PROGRAMUL NATIUNILOR UNITE PENTRU DEZVOLTARE

FONDUL GLOBAL DE MEDIU - PROGRAMUL DE GRANTURI MICI

ROMANIA

INSTRUCTIUNI DE APLICARE

I. INTRODUCERE

MISIUNEA PROGRAMULUI DE GRANTURI MICI AL FONDULUI GLOBAL DE MEDIU

Misiunea pe termen lung a Programului de granturi mici (’Small Grants Programme’ - SGP) al Fondului Global de Mediu (’Global Environment Facility’ - GEF) in Romania, denumit in continuare GEF SGP, este de a contribui la obtinerea unor beneficii de mediu globale cu ajutorul actiunilor intreprinse la nivel de comunitate, prin proiecte implementate de organizatii neguvernamentale (ONG) si organizatii comunitare (OC)[1] in vederea conservarii biodiversitatii, contracararii efectelor schimbarilor climatice, protejarii apelor internationale, managementului durabil al terenurilor si eliminarii poluantilor organici persistenti. In acelasi timp, GEF SGP isi propune sa contribuie si la obtinerea de beneficii locale pentru comunitati, din perspectiva reducerii saraciei si a capacitarii comunitatilor locale de a participa la luarea deciziilor.

STRUCTURA PROGRAMULUI

In prezent, GEF SGP functioneaza in 121 de tari.  Sediul central aflat la New York gestioneaza si administreaza reteaua GEF SGP din intreaga lume. Programul este implementat de catre Programul Natiunilor Unite pentru Dezvoltare (UNDP), iar managementul financiar al programului se realizeaza de catre Biroul Natiunilor Unite pentru Servicii de Implementare a Proiectelor (UNOPS).

In fiecare tara, GEF SGP este reprezentat de un Comitet National de Coordonare (CNC) si un Coordonator National (CN) care lucreaza impreuna cu un Asistent de Program (AP).

DOMENIILE TEMATICE ALE PROGRAMULUI

Domeniile tematice ale GEF SGP sunt:

conservarea biodiversitatii (CB),

schimbarile climatice (SC),

ape internationale (AI),

managementul durabil al terenurilor (MDT) si

poluanti organici persistenti (POP).

Fiecare domeniu este caracterizat de un numar de programe operationale (PO). Lista programelor operationale pentru fiecare domeniu tematic este prezentata in Anexa 1

IMPORTANT: In aceasta sesiune majoritatea fondurilor sunt destinate proiectelor in domeniul schimbarilor climatice (665 484,29 dolari SUA). Pentru propunerile in celelalte domenii tematice GEF sunt disponibile fonduri in valoare totala de 81 024,90 dolari SUA.

DOMENIILE CONEXE ALE PROGRAMULUI

In afara beneficiilor de mediu, proiectele din componenta Programului GEF SGP produc, in cadrul comunitatii respective, si impact in urmatoarele domenii:

reducerea saraciei;

capacitarea comunitatilor locale de a participa la luarea deciziilor, in special cu implicarea femeilor si tineretului din zona rurala, precum si a grupurilor defavorizate.

PRINCIPIILE PROGRAMULUI

GEF SGP genereaza impacturi pozitive asupra mediului, precum si in privinta reducerii saraciei si a cresterii capacitatii locale de participare la luarea deciziilor. Impacturile asupra mediului acopera cele cinci domenii globale de interes ale GEF, respectiv: schimbarile climatice, conservarea biodiversitatii, protectia apelor internationale, managementul durabil al terenurilor si poluantii organici persistenti (POP). Impacturile asupra reducerii saraciei sunt cele ce se refera la necesitatile de trai, situatia socio-economica, sanatate, educatie etc. Impacturile asupra cresterii capacitatii locale de participare la luarea deciziilor implica o mai buna constientizare a rolului comunitatii in procesul de luare a deciziilor, o mai buna organizare, capacitati imbunatatite de reprezentare si promovare, precum si imbunatatirea unui mediu juridic si politic motivant care afecteaza grupurile vulnerabile si marginalizate.

Lantul ierarhic al rezultatelor este compus din rezultate, efecte si impact legate intre ele printr-un lant de relatii cauza-efect.

LANT IERARHIC AL REZULTATELOR

Rezultate Efecte Impact

Lantul ierarhic al rezultatelor seamana cu o piramida. Impactul se bazeaza pe atingerea unui numar cat mai mare de efecte, efectele se bazeaza pe realizarea unui numar si mai mare de rezultate, iar rezultatele se bazeaza pe finalizarea unui set vast de activitati.

Rezultatele sunt consecinta finalizarii activitatilor si se realizeaza pe termen scurt/imediat. Ele trebuie sa fie realizate in timpul executarii sau implementarii proiectului sau proiectelor si inainte de incheierea proiectului sau proiectelor. Un proiect poate produce mai multe rezultate sau unul singur. Rezultatele trebuie realizate pentru a permite atingerea efectelor scontate.

Efectele sunt rezultate pe termen mediu sau care se realizeaza la sfarsitul proiectului. Ele sunt consecinta realizarii unui set de rezultate produse de unul sau mai multe proiecte.

Impactul este un rezultat semnificativ pe termen lung si reprezinta consecinta logica a realizarii efectelor specifice. Cu toate ca unele impacturi pot fi imediat cuantificabile, majoritatea acestora pot fi atinse sau cuantificate dupa ani de zile de la incheierea proiectului (proiectelor).

In contextul GEF SGP, efectele sunt atinse prin proiecte, iar impacturile reies din imaginea de ansamblu a proiectelor la nivelul programului.

Un lant ierarhic complet al rezultatelor poate fi reprezentat astfel:

LANT IERARHIC COMPLET AL REZULTATELOR

Contributii Activitati Rezultate Efecte Impact

Contributiile se refera la resursele umane si fizice cu care factorii interesati au contribuit la proiect in mod direct sau indirect. Resursele includ bani, timp si efort necesare planificarii si implementarii activitatilor care vor produce un rezultat.

Activitatile presupun coordonare, asistenta tehnica, formare si alte sarcini din cadrul proiectului organizate si executate de personalul proiectului in vederea producerii unor efecte. Activitatile sunt actiuni intreprinse pe durata de derulare a proiectului, de exemplu „ateliere de lucru pentru formarea ONG-urilor in vederea protejarii cunostintelor traditionale din regiunea X'. [2]

Proiectele trebuie sa obtina efecte si rezultate masurabile in domeniile:

protectia mediului in domeniile de interes GEF

reducerea saraciei

capacitarea comunitatilor locale

Pentru masurarea efectelor si rezultatelor, proiectele trebuie sa utilizeze cel putin cate un indicator din fiecare dintre aceste trei domenii. Lista din care se pot selecta acesti indicatori, in contextul impacturilor, efectelor si rezultatelor proiectelor, ingloband domeniile tematice si cele conexe, este prezentata in Anexa 2.

Proiectele GEF SGP trebuie sa se bazeze pe initiative si actiuni la nivelul comunitatilor locale si sa implice comunitatile in cat mai multe din stadiile proiectului, de la ideea de proiect si conceperea proiectului, pana la implementarea, monitorizarea si evaluarea acestuia. Printr-o astfel de participare, membrii comunitatilor invata in mod practic cum se realizeaza o propunere de proiect, cum se solicita finantarea, cum se implementeaza un proiect, iar prin sentimentul de apartenenta a rezultatelor generat in acest proces se asigura eficienta si continuitatea activitatilor initiate prin proiect.

Proiectele trebuie sa contribuie la implementarea principiului dezvoltarii durabile, prin integrarea actiunilor de protectie a mediului in dezvoltarea socio-economica locala. Astfel, proiectele trebuie sa contribuie la realizarea unor alternative de dezvoltare economica durabila pentru comunitati, prin promovarea si realizarea de activitati generatoare de venituri pentru acestea, pe baza utilizarii durabile a resurselor naturale (de exemplu, eco/agro-turism; colectarea, prelucrarea si comercializarea ciupercilor, fructelor de padure, mierii, plantelor medicinale s.a.), a surselor de energie regenerabila etc.

Proiectele trebuie sa porneasca de la o situatie de referinta bine evaluata si sa arate evolutia realizata prin proiect in rezolvarea problemei de mediu (socio-economica etc.) fata de situatia de referinta. Situatia de referinta (ce trebuie definita in detaliu in cadrul proiectului) este ansamblul datelor referitoare la starea zonei de interes inainte de interventie, care descriu situatia asupra careia urmeaza sa intervina proiectul si care vor servi drept punct de plecare pentru masurarea performantelor proiectului (prin indicatori).

GEF SGP incurajeaza cooperarea si parteneriatul activ intre diferite institutii si organizatii: ONG-uri nationale si internationale, organizatii comunitare (OC), comunitati locale, administratia centrala si locala, institutii de invatamant superior, firme private, alte proiecte GEF SGP si UNDP, precum si alti donori si programe nationale si internationale. Se incurajeaza in mod special parteneriatul intre organizatia ce solicita finantarea si organizatii comunitare/comunitati locale din zona de implementare a proiectului.

ONG-urile si OC-urile se vor stradui sa realizeze continuitatea activitatilor si rezultatelor proiectelor prin asigurarea unor finantǎri suplimentare, prin consolidarea capacitatilor si cunostintelor lor si ale partenerilor locali, ca si prin dezvoltarea unor activitati generatoare de venit, cooperarea si participarea activa a comunitatilor.

Proiectele trebuie sǎ demonstreze potentialul de replicare si diseminare a rezultatelor in alte localitati sau regiuni.

II. ASISTENTA FINANCIARA SI COFINANTAREA (CONDITIONARI)

Suma maxima pentru un grant alocat este de 50 000 dolari SUA

Pentru a se putea demonstra sustinerea proiectului pe plan local si durabilitatea rezultatelor, proiectul trebuie sa fie cofinantat din alte surse, la un nivel de cel putin 40% (recomandabil 50%) din costurile totale ale proiectului. Cofinantarea se poate face in numerar si in natura (contributii proprii ale organizatiei care solicita finantarea si/sau organizatii partenere, alti donori, primarii, firme etc.). Din totalul cofinantarii, se recomanda ca cca 50% sa fie in numerar si cca 50% in natura.

IMPORTANT: Daca sumele sunt dovedite cu documente justificative corespunzatoare (de exemplu, copii dupa statele de plata etc.), iar cheltuielile respective sunt efectuate in perioada de implementare a proiectului, atunci acest tip de cofinantare se considera monetara. Daca sumele nu sunt dovedite prin documente justificative, ci printr-o scrisoare din partea institutiei/organizatiei cofinantatoare, in care se expliciteaza modul in care s-a calculat cofinantarea respectiva (corespunzator pretului pietei pentru bunurile, serviciile etc. respective), atunci cofinantarea se considera in natura.

Dovada co-finantarii obtinute se depune ca anexǎ la propunerea de proiect In cazul obtinerii finantarii GEF SGP, cofinantarea monetara si in natura se vor raporta per cofinantator, atat in rapoartele intermediare, cat si in cel final, pe baza de documente justificative. Daca la rapoartele intermediare se constata nerealizarea cofinantarii scontate, suma totala a grantului/ transele urmatoare ale grantului vor fi afectate corespunzator (procentual).

GEF SGP isi rezerva dreptul de a acorda o suma mai mica decat suma solicitata in propunerea de proiect.

GEF SGP nu finanteaza:

Activitǎti de infiintare sau reabilitare a unor zone de recreere, sau de colectare a deseurilor, daca astfel de activitati nu influenteaza in mod direct imbunǎtǎtirea parametrilor de mediu in domeniile prioritare ale GEF SGP si nu se asigura continuitatea acestora;

Participarea la seminarii/simpozioane/conferinte, daca acestea nu sunt direct legate de implementarea proiectului;

Constructia de cladiri;

Achizitionarea de terenuri, vehicule, cladiri;

Plata personalului institutiilor publice, al companiilor de stat, regiilor si al companiilor private care sunt parteneri in proiect (de exemplu, primǎrii, Romsilva etc.). IMPORTANT: Sumele aferente contributiei la proiect a personalului institutiilor publice, companiilor de stat, regiilor, companiilor private etc. pot fi cuantificate in cadrul proiectului drept cofinantare in numerar sau in natura din partea institutiilor/companiilor respective partenere in proiect;

Cheltuielile legate de consultanti/experti straini, inclusiv firme/companii;

Proiectele cu o singura componentǎ/functie, de ex.: numai constientizare/ numai cresterea capacitatii prin sesiuni de instruire/ numai diseminare de informatii etc.

GEF SGP poate finanta:

Plata (la o ratǎ medie) pentru coordonatorul de proiect, contabil si persoanele care executa proiectul pentru munca efectuata, calculata in functie de numarul de luni/ zile/ ore lucrate la proiect.

Contractele de consultanta, studiile si expertizele (tehnice, financiare, de planificare, de afaceri, de management si altele) incheiate numai cu consultanti/ experti/ firme/ companii din Romania.

Sumele cheltuite cu salariile coordonatorului de proiect si personalului de executie (costurile de management cu salarii) nu pot depasi 30% din grantul acordat de GEF SGP, in functie de natura proiectului.

Activitati de cercetare/ studii (cercetare aplicata - practica, daca este necesara pentru proiect).

Cheltuieli de cazare si transport numai pe teritoriul Romaniei.

Elaborarea, tiparirea si distribuirea unor materiale de informare si constientizare (publicatii, brosuri, stickere, postere, emisiuni TV etc.), cu respectarea Instructiunilor de redactare a materialelor de comunicare si promotionale GEF SGP (acestea se vor transmite organizatiilor castigatoare la inceputul derularii proiectelor).

Cumpararea de echipamente necesare pentru proiect, inclusiv echipament de birou, precum si achizitionarea de produse si servicii, cu conditia ca selectia firmei furnizoare sa fie facuta pe baza a trei oferte, daca pretul unui articol depaseste echivalentul in RON a 500 dolari SUA (cinci sute dolari SUA). Procesul verbal de evaluare a celor trei oferte comerciale pentru echipamentele de acest gen cu durata de viata mai mare de un an se va anexa la raportul financiar al proiectului. Echipamentele de birou cumparate in cadrul proiectului nu vor depasi 5% din suma grantului GEF SGP.

Colectarea si analizarea datelor si informatiilor.

Seminarii, conferinte, cursuri de pregatire, intalniri, studii si altele (in calitate de componente ale proiectului).

Cheltuieli pentru producerea de bunuri si furnizarea de servicii (daca este vorba de un proiect cu activitǎti generatoare de venit).

Cheltuieli cu implementarea activitatilor de monitorizare si evaluare, cu participarea comunitatii.

Contractarea de servicii pentru proiect (se va realiza pe baza a trei oferte, iar cererile de oferta, cele minimum trei oferte si procesul verbal de evaluare se vor anexa la raport).

Cheltuieli de comunicare pentru nevoile proiectului (telefon, fax, Internet, posta), daca nu sunt oferite sub forma unor contributii in natura.

Cheltuieli de regie cu personalul proiectului (intretinerea biroului), daca nu se prezinta sub forma de contributii in natura.

Includerea in buget pentru cheltuieli neprevazute a unui procent de 3% din totalul finantarii solicitate de la GEF SGP este obligatorie. Aceasta linie de buget va acoperi cheltuieli ocazionate de intalniri/instruiri organizate la nivel de program, fluctuatii ale cursului valutar, precum si cheltuieli neprevazute care apar in implementarea proiectului, cu conditia ca aceste cheltuieli sa fie aprobate in prealabil de CN. Sumele ramase necheltuite din aceasta linie de buget vor putea fi alocate in ultima perioada de implementare a proiectului, cu aprobarea prealabila a CN, pentru realizarea de activitati care sa contribuie la obtinerea rezultatelor finale ale proiectului.

Calculul contributiilor in natura la buget se va baza pe costurile medii curente ale activitatilor/ salariilor similare, materialelor, chiriilor etc. din localitate. Contributia in natura poate consta din: salarii, munca voluntarilor, materiale, echipamente, cladiri, terenuri etc. Toate contributiile in natura vor fi fundamentate in rapoartele proiectului prin foi de pontaj, facturi pentru intretinerea biroului, chiria pe ora sau zi a diferitelor echipamente etc.

Documentele financiare se vor pastra timp de trei ani dupa incheierea proiectului.

Durata de implementare a unui proiect finantat de GEF SGP nu va depasi 36 de luni.

III. PROCEDURI DE SOLICITARE SI APROBARE A FINANTARII

III.1. ELIGIBILITATE

Organizatiile eligibile ca aplicanti directi la GEF SGP sunt organizatii neguvernamentale (ONG) si organizatii comunitare (OC) inregistrate legal in Romania, cu conditia sǎ aibǎ cel putin un partener din aria de implementare a proiectului, care sǎ desfǎsoare activitǎti in cadrul proiectului. Experienta anterioara a aplicantilor directi privind lucrul in parteneriat, in special cu parteneri locali din zona de implementare a proiectului si/sau cu comunitatile locale din zona proiectului constituie un avantaj.

Solicitarile de finantare se pot inainta de catre ONG-uri si OC-uri care isi desfasoara activitatea in diferite domenii, cu conditia ca interesele acestora sa corespunda scopurilor si principiilor GEF SGP.

Aplicantii directi trebuie sa dovedeasca ca au capacitatea de a implementa proiectul propus. In acest scop, trebuie sa demonstreze ca dispun de urmatoarele:

Referat: Parlamentul European - puterea legislativa si bugetara Proiect: Substratul filosofic al democratiei grecesti

• Experienta anterioara in elaborarea, implementarea si evaluarea proiectelor;
• Experienta resurselor umane in domeniile prioritare si programele operationale ale GEF SGP;
• Logistica pentru implementarea proiectului (spatiu pentru birouri, computere, fax, telefon, acces la Internet etc.).

De asemenea, aplicantii directi trebuie sa dovedeasca urmatoarele:

• Ca sunt inregistrate legal in Romania, in conformitate cu legislatia romaneasca (se anexeaza copii ale Hotararii judecatoresti de infiintare a organizatiei, Statutului, Certificatului de inregistrare fiscala si Actului constitutiv);
• Sunt organizatii non-profit, autonome si independente;
• Nu sunt subordonate nici unei institutii guvernamentale.

In toate cazurile, fondurile primite de la GEF SGP trebuie sa fie utilizate pe plan local, in zona de implementare a proiectului.

O organizatie (ONG/OC) nu poate fi solicitant direct decat intr-un singur proiect per ciclu de finantare. O organizatie care lucreaza in prezent la un proiect finantat de GEF SGP nu poate beneficia de un alt grant GEF SGP inainte de incheierea proiectului si de acceptarea raportului final de catre CN al GEF SGP.

Suma totala pe care o poate primi o organizatie (ONG/OC) intr-o faza operationala (OP) nu poate depasi 50 000 de dolari SUA.

Aplicantii directi colaboreaza in elaborarea, implementarea si evaluarea proiectelor cu diversi parteneri, care isi aduc si ei contributia (financiara sau de alta natura) la realizarea obiectivelor proiectului. Partenerii pot fi:

• Autoritatile locale
• Reprezentanti ai comunitatilor locale
• Institutii guvernamentale nationale si locale  (ministere, institute de cercetare, agentii etc.)
• Alte ONG-uri si/sau OC-uri, asociatii profesionale, asociatii de proprietari de terenuri, composesorate, asociatii de fermieri etc.
• Filiale ale unor organizatii internationale
• Companii private
• Institutii sociale si de invatamant (spitale, camine pentru batrani sau pentru copii, centre comunitare, institutii pentru persoanele cu handicap etc., precum si scoli, universitati etc.).

Propunerile de proiecte se vor elabora in formatul prezentat la Capitolul V – Formulare pentru propunerea de proiect.

Termenul limita pentru depunerea propunerilor de proiecte este:

16 noiembrie 2009, ora 17.00

Propunerile de proiect (in original si 2 copii pe hartie, impreuna cu un exemplar pe CD) se depun sau se trimit prin curier la adresa:

Casa ONU, Bd. Primaverii, nr. 48A, sector 1, 011975 Bucuresti

Attn.: Dnei Tania Mihu, Coordonator National, Programul GEF de granturi mici

III.2. EVALUAREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

Dupa primirea propunerilor de proiect, se verificǎ daca acestea se conformeaza criteriilor de eligibilitate si daca sunt complete. Daca sunt necesare informatii suplimentare, CN va solicita organizatiei sa furnizeze datele lipsa. Pentru a putea intra in procesul de evaluare, organizatia va furniza informatiile solicitate in termenul prevazut.   

Propunerile de proiect eligibile si complete sunt evaluate de catre membrii CNC pe baza urmatoarelor criteriil de evaluare (ponderea acestora este prezentata in formularul de evaluare, la Anexa 3):

• Conformitatea cu domeniile tematice GEF SGP si cu programele operationale
• Ponderea cofinantarii de cel putin 40% din valoarea totala a proiectului
• Conformitatea cu impacturile, efectele, rezultatele scontate la nivel de proiect si cu utilizarea indicatorilor corespunzatori pentru domeniile tematice si cele conexe
• Acuratetea cu care este evaluata si descrisa situatia de referinta, precum si contributia estimata a proiectului la realizarea impacturilor din matricea logica a Strategiei GEF SGP (Anexa 2)

• Masura in care proiectul contribuie la constientizarea publicului privind problemele de mediu cu impact la nivel global
• Masura in care proiectul dezvolta capatitatile comunitatilor locale de participare la luarea deciziilor
• Masura in care proiectul promoveaza moduri de viatǎ durabile, cu generarea de beneficii pentru comunitatile locale
• Masura in care proiectul contribuie la reducerea saraciei in comunitatea de interventie (de exemplu, prin realizarea unor activitati generatoare de venituri prin utilizarea durabila a resurselor naturale)
• Masura in care proiectul implica femeile din comunitate, tineretul si grupurile vulnerabile
• Potentialul de replicare (repetare in alta locatie) si/ sau de extindere a proiectului (aplicare la o scara mai larga)
• Continuitatea proiectului
• Diseminarea lectiilor invatate si a bunelor practici
• Cooperarea si parteneriatul intre diferite organizatii si institutii, pe parcursul tuturor etapelor proiectului
• Justificarea corecta a bugetului.

III.3. SELECTIA PROIECTELOR PENTRU FINANTARE

Decizia finala privind finantarea unui proiect se ia de catre CNC, care poate invita experti independenti (fara drept de vot) pentru a ajuta la evaluarea proiectelor in discutie sau poate avea in vedere opinia acestora exprimata in scris.

In cazul in care propunerea de proiect este selectata spre finantare de catre CNC, se comunica acest lucru organizatiei care solicita finantarea, impreuna cu eventualele conditii suplimentare care trebuie indeplinite, stabilite de CNC, pentru ca proiectul sa poata fi finantat.

Numai dupa ce toate conditiile sunt indeplinite, se semneazǎ contractul de finantare pentru grant. Contractul include datele de raportare si transele de finantare. Grantul GEF SGP se transfera in trei etape, astfel:

prima transǎ (35%) dupa semnarea contractului de finantare;

a doua transǎ (50%) dupa aprobarea primului raport intermediar;

iar a treia transa (15%) dupa aprobarea ultimului raport intermediar.

Dupa incheierea activitatilor proiectului, organizatia finantata trebuie sa intocmeasca raportul final, care cuprinde toata perioada de desfasurare a proiectului.

Sumele din contractul de finantare sunt exprimate in dolari SUA, transferurile fiind operate in RON, folosing cursul de schimb oficial al ONU din ziua efectuarii transferului. Sumele ce constituie asistenta financiara a GEF SGP in cadrul contractului se transfera in contul bancar al organizatiei ce implementeaza proiectul. Toate dobanzile inregistrate in cont se vor reinvesti in proiect.

Perioada estimata intre aprobarea propunerii de proiect in varianta finala si prima plata in cadrul finantarii SGP este de aproximativ o luna - lucru de care trebuie sa se tina seama la elaborarea planului de lucru din cadrul proiectului.

Datele privind proiectele castigatoare vor fi publicate pe Internet, la adresa: https://sgp.undp.org. Aici vor aparea numele organizatiilor castigatoare, titlurile si descrierea pe scurt a proiectelor, incadrarea in domeniile prioritare GEF SGP si bugetele proiectelor.

IV. DESFASURAREA PROIECTULUI

IV.1. MANAGEMENTUL PROIECTULUI

Organizatiile neguvernamentale sau comunitare care au aplicat direct si au obtinut finantarea de la GEF SGP sunt responsabile pentru implementarea conform planului de lucru a tuturor activitatilor de proiect, pentru utilizarea fondurilor in scopul prevazut, precum si pentru inaintarea la timp a rapoartelor complete cǎtre biroul GEF SGP.

Organizatiile vor respecta in totalitate legislatia romaneasca in vigoare.

Organizatiile finantate de GEF SGP vor incheia contracte de parteneriat cu partenerii din cadrul proiectului, contracte care vor stipula clar rolul fiecarui partener in realizarea activitatilor din cadrul proiectului, resursele, modalitatea de raportare catre ONG-ul care a primit finantarea etc. Partenerii vor inainta periodic rapoarte ale activitatilor realizate catre organizatia finantata. Aceste rapoarte vor fi atasate la rapoartele prezentate catre GEF SGP de catre organizatia finantata.

Daca se impune, organizatiile finantate pot angaja sub-contractanti pe baza de oferte. Ofertele/ propunerile comerciale primite (minimum trei), precum si copii ale contractelor incheiate se vor depune ca anexe la rapoartele prezentate in cadrul contractului de finantare. 

Plata personalului institutiilor publice, a companiilor de stat, regiilor si a companiilor private care sunt parteneri in proiect (de ex. primǎrii, Romsilva etc.), precum si procurarea de bunuri/ servicii pentru acestea nu reprezinta costuri eligibile in cadrul granturilor GEF SGP. Sumele aferente vor putea fi constitui co-finantare monetara sau in natura din partea institutiilor/ companiilor respective partenere in proiect, dupa cum urmeaza:

• daca sumele sunt dovedite cu documente justificative corespunzatoare (de exemplu, copii dupa statele de plata etc.), iar cheltuielile respective sunt efectuate in perioada de implementare a proiectului, atunci acest tip de co-finantare se considera monetara;
• daca sumele nu sunt dovedite prin documente justificative, ci printr-o scrisoare din partea institutiei/ organizatiei co-finantatoare, in care se expliciteaza modul in care s-a calculat co-finantarea respectiva (corespunzator pretului pietei pentru bunurile, serviciile etc. respective), atunci co-finantarea se considera in natura.

La elaborarea tuturor materialelor promotionale si de diseminare a informatiei elaborate pe parcursul proiectului (carti, brosuri, pliante, articole, bannere, pagini de web, filme, tricouri, standuri etc.) se vor respecta in totalitate „Instructiunile de realizare a materialelor de comunicare GEF SGP”, care sunt disponibile la adresa de web: www.sgp-romania.ro/implementare.html

Inainte de publicare, textul si prezentarea grafica in varianta de proiect ale tuturor materialelor promotionale si de diseminare a informatiilor vor fi trimise spre aprobare Coordonatorului national (CN) al GEF SGP. Publicarea materialelor se va putea realiza numai dupa obtinerea acordului CN. Daca aceasta conditie nu este indeplinita, GEF SGP poate refuza sa acopere costurile publicarii, chiar daca aceste costuri au fost cuprinse in bugetul aprobat al proiectului.

Coordonatorul de proiect trebuie sa mentina contactul permanent cu CN, informandu-l pe acesta despre stadiul atins in derularea proiectului, seminariile/ intalnirile programate si alte evenimente importante din cadrul proiectului.

IV.2. MODIFICARI SI INCETAREA FINANTARII

In timpul implementarii proiectului poate apǎrea necesitatea modificǎrii planului de lucru sau a bugetului propus pentru proiect. Daca modificarea depaseste 10% pe linie de buget, coordonatorul de proiect trebuie sa solicite si sa justifice catre CN modificarile propuse. Modalitatea este aceeasi si pentru modificarile privind planul de lucru. Modificarile se vor opera numai dupa primirea acordului CN. Daca planul de lucru si/sau bugetul revizuit implica modificari asupra perioadelor de raportare sau a duratei de implementare a proiectului, se va solicita si incheierea unui amendament la contractul de finantare care sa stipuleze aceste modificari.

Pentru orice cheltuieli din linia de buget de neprevazute (3% din suma finantata de GEF SGP) se va cere in prealabil acordul CN.

Managerul de proiect va informa CN si despre orice alte modificari in implementarea proiectului aprobat, inclusiv privind valoarea cofinantarilor. In cazul cand cofinantarea se dovedeste a fi inferioara celei planificate in propunerea de proiect, transele urmatoare ale grantului vor fi micsorate proportional.

GEF SGP are dreptul de a rezilia un contract si de a retine de la plata fondurile alocate, in cazul in care se efectueaza modificari fara aprobarea prealabila a CN, rapoartele nu se depun la timp, sau monitorizarea/ evaluarea confirma ca organizatia nu implementeaza proiectul in mod adecvat sau cheltuieste fondurile GEF SGP in mod necorespunzator. In cazul raportarii de cheltuieli neeligibile la GEF SGP, sumele corespunzatoare vor fi returnate la GEF SGP sau deduse din urmatoarele transe de finantare, dupa caz.

Toate fondurile GEF SGP care raman necheltuite la incheierea proiectului trebuie returnate prin transfer bancar in contul UNDP, in afara de situatia in care se convine in alt mod, dupa consultarea si acordul CN.

IV.3. MONITORIZAREA SI EVALUAREA

Monitorizarea si evaluarea contribuie la asigurarea succesului si stabilitatii proiectului, presupunand o trecere in revista si evaluare a desfasurarii si rezultatelor activitatilor din cadrul proiectului. Acestea ajuta la identificarea obstacolelor in implementare (dand posibilitatea sa se ia masuri necesare pentru corectare) si la verificarea realizarii scopurilor propuse.

Avand in vedere ca, adesea, efectele de mediu sunt observabile abia dupa un an sau chiar mai multi, organizatiile finantate trebuie sa planifice modalitǎti de evaluare a unor astfel de efecte la un moment ulterior.

GEF SGP recomandǎ implicarea activǎ a comunitǎtilor la pregǎtirea si implementarea proiectului, dar si la monitorizarea si evaluarea acestuia. ONG/ OC vor include in buget resursele necesare pentru implementarea activitatilor de monitorizare si evaluare cu participarea comunitatii. In procesul de evaluare se recomandǎ si incurajarea participǎrii reprezentantilor altor categorii implicate in mod direct sau indirect in proiect, cum ar fi: autoritǎti locale, sectorul privat, institutii de invǎtǎmant si ai altor organizatii implicate.

In procesul de monitorizare si evaluare se masoara realizarile proiectului conform obiectivelor (formularul de monitorizare si evaluare 1.10), utilizandu-se in mod obligatoriu cel putin cate un indicator pentru fiecare dintre categoriile: mediu, reducerea saraciei si capacitarea comunitatilor. Pentru fiecare indicator se va tine evidenta si se va raporta asupra:

(1) valoarea initiala (din situatia de referinta)

(2) valorii propuse a fi atinsa prin proiect,

(3) valorii reale realizate pentru indicatorul respectiv (se va completa in rapoarte pe parcursul desfasurarii proiectului).

IV.4. CERINTE DE RAPORTARE

Organizatiile finantate prin programul GEF SGP vor intocmi si depune rapoarte intermediare si finale in cursul implementarii proiectelor, in conformitate cu cele stipulate in contractul de finantare.

Rapoartele sunt documente esentiale pentru bunul mers al proiectului, deoarece plata la timp a transelor depinde de calitatea acestora (atat a partilor narative, cat si a partilor financiare ale rapoartelor). Raportul financiar va cuprinde si copii dupa chitante si facturi (factura fiscala + chitanta, factura fiscala + bon fiscal). Doar bonul fiscal nu este acceptat de catre GEF SGP ca document justificativ, singura exceptie constituind-o bonurile de combustibil pentru autovehiculele folosite in implementarea proiectului.

Rapoartele vor fi semnate de persoana care reprezinta organizatia in raport cu tertii si de coordonatorul de proiect. Rapoartele financiare vor fi semnate si de un contabil. Numai facturile emise pe numele organizatiei beneficiare a grantului vor fi considerate cheltuieli legitime in cadrul proiectului (de exemplu, sub-contractantii vor emite facturi catre ONG/OC ce beneficiaza direct de grant).

Co-finantarea monetara si in natura se vor raporta per co-finantator, pe baza de documente justificative.  In cazul in care co-finantarea se dovedeste a fi inferioara celei corespunzatoare activitatilor implementate pana la momentul raportarii, in conformitate cu bugetul aprobat al proiectului (parte din contractul de finantare), suma totala acordata prin grant, respectiv transele urmatoare ale grantului vor fi micsorate in mod corespunzator (procentual).

In raportul final, beneficiarul grantului va trebui sa justifice intreaga suma corespunzǎtoare grantului GEF SGP.

V.  FORMULARELE PENTRU PROPUNEREA DE PROIECT

1.1. Pagina introductivǎ a propunerii de proiect

1.2. Rezumatul proiectului in limba engleza cel mult o jumatate de pagina.

1.3. Descrierea situatiei de referintǎ privind starea parametrilor de mediu si socio-economici relevanti, precum si a contextului institutional/ strategic.

Situatia de referintǎ reprezintǎ ansamblul datelor referitoare la starea zonei de interes inainte de interventie, ce descriu situatia asupra careia va interveni proiectul si care  vor servi drept punct de plecare pentru masurarea performantelor proiectului. Acesta este esentiala pentru a se putea evalua impactul produs prin implementarea proiectului. Evaluarea si descrierea situatiei de referinta se vor face urmarind indicatorii selectati pentru proiectul respectiv.

Aceiasi indicatori folositi la descrierea situatiei de referinta vor fi folositi si la monitorizarea si evaluarea proiectului. Ulterior, la terminarea proiectului, se vor evalua performantele acestuia pe baza acelorasi indicatori, evidentiindu-se contributia proiectului fata de situatia de referintǎ.

Se recomandǎ ca evaluarea situatiei de referintǎ descrise in propunerea de proiect sǎ se realizeze anterior, printr-un proces participativ de planificare si elaborare a propunerii de proiect, impreunǎ cu comunitǎtile din zona de implementare a proiectului si cu alti actori locali (autoritati locale, sectorul privat, scoli etc.).

Daca pentru definirea mai exacta a situatiei de referinta este necesar sa se realizeze anumite activitati (de exemplu, intalnire cu comunitatile pentru stabilirea participativa a situatiei de referinta, studiere documente, legislatie, anuare statistice etc)., acestea vor putea face parte integranta din proiect. Bugetul aferent acestor activitati nu va depasi 10% din totalul bugetului solicitat de la GEF SGP si din totalul perioadei afectate implementarii proiectului. Se recomanda ca acoperirea cheltuielilor aferente stabilirii situatiei de referinta sa se faca din surse proprii sau din alte surse atrase (cofinantare). Evaluarea si prezentarea situatiei de referinta sunt obligatorii.

Descrierea situatiei de referintǎ va include si o trecere in revista a altor interventii din domeniu, atat in curs de derulare cat si planificate, care apartin unor organizatii locale, nationale si internationale. Pentru datele utilizate se vor mentiona sursele.

Descrierea situatiei de referintǎ nu va depǎsi douǎ pagini.

1.4. Justificarea proiectului va cuprinde:

- descrierea detaliata a problemei de mediu asupra careia intervine proiectul;

- justificarea incadrǎrii proiectului in prioritatile GEF SGP: in domeniile tematice (inclusiv in programele operationale corespunzatoare acestora), in zonele geografice eligibile si in domeniile conexe;

se va demonstra capacitatea organizatiei aplicant direct de a contribui, prin sine insasi sau in cadrul parteneriatelor formate, de a sugera solutionarea problemelor si de a implementa cu succes activitatile pentru obtinerea rezultatelor si impactelor;

- descrierea detaliata a ariei de implementare a  proiectului: aceasta va cuprinde coordonatele geografice ale ariei de implementare, in scopul introducerii proiectului in harta digitala a tuturor proiectelor GEF SGP;

- definirea grupurilor tintǎ si a beneficiarilor proiectului (enumerati cel putin grupurile tinta ce vor beneficia direct; specificati cum vor fi grupurile tinta implicate in activitatile proeictului si care va fi contributia lor sau cum vor fi atinse grupurile tinta).

Justificarea proiectului nu va depǎsi douǎ pagini.

1.5. Descrierea proiectului

Scopul proiectului

Se va preciza in mod clar scopul proiectului. Scopul trebuie sa fie in concordanta cu misiunea, principiile, domeniile tematice si conexe ale GEF SGP Romania, precum si cu rezultatele scontate la nivel de proiect.

Obiectivele proiectului

Obiectivele proiectului trebuie sǎ fie SMART, adica Specifice, Masurabile, Abordabile (Realizabile), Realiste si Trasate in timp. Ele trebuie sa conduca la realizarea scopului proiectului si sa fie in concordanta cu misiunea, principiile, domeniile tematice si conexe ale GEF SGP Romania, precum si cu rezultatele scontate la nivel de proiect.

Activitatile din cadrul proiectului

Se vor descrie pe rand activitatile din cadrul proiectului care concura la realizarea fiecarui obiectiv in parte, cu mentionarea incadrarii in timp si a riscurilor (conditiilor ce ar putea conduce la neindeplinirea lor).

Exemplu:

Obiectivul 1: [titlul obiectivului]

Activitatea 1.1: [titlul activitatii]

[descrierea detaliata a activitatii – a se vedea indicatiile de mai jos]

[mentionarea perioadei de implementare, conform cu planul de lucru – luna 1 etc.]

[descrierea rezultatelor scontate – a se vedea indicatiile de mai jos]

[descrierea riscurilor corespunzatoare indeplinirii activitatii – a se vedea indicatiile de mai jos]

[bugetul estimat pentru implementarea activitatii respective, cu explicitarea cheltuielilor]

Activitatea 1.2:

Activitatea 1.3:

Obiectivul 2: [titlul obiectivului]

Activitatea 2.1:

Activitatea 2.2:

Activitatea 2.3:

Activitatile trebuie sa conduca la realizarea rezultatelor la nivel de proiecte. Descrierea rezultatelor se va face tinand cont de indicatorii proiectului. Descrierea activitatilor va fi corelata cu planul de lucru si bugetul proiectului. Propunerea de proiect va descrie concret, in cadrul activitatilor respective, modul in care participa direct comunitatile locale la realizarea proiectului.

Proiectul va cuprinde minimum trei dintre tipurile posibile de activitati/componente de proiect listate mai jos. Lista de mai jos nu este exhaustiva (o lista mai cuprinzatoare a activitatilor posibile in functie de domeniile tematice sunt prezentate in Anexa 1).

Tipuri posibile de activitǎti/componente de proiect:

a) constientizarea publicului asupra problemelor de mediu cu impact la nivel global;

b) activitati de instruire/pregatire in scopul dezvoltarii capacitatii ONG-urilor/OC-urilor si a comunitatilor locale;

c) participarea ONG/OC si a comunitatilor locale la luarea deciziilor;

d) promovarea si realizarea de activitati generatoare de venituri pe baza utilizarii durabile a resurselor naturale in cadrul comunitatilor;

e) proiecte demonstrative in scopul creǎrii conditiilor de investitie la scarǎ mai largǎ;

f) activitati practice de protectie a mediului;

g) activitǎti de colectare si analizǎ a datelor/ informatiilor;

h) diseminarea informatiilor despre proiect, problemele si realizarile sale, seminarii, publicatii;

i) activitǎti de advocacy si lobby pentru imbunatatirea cadrului legislativ in domeniile GEF SGP;

j) activitǎti de cercetare aplicata in domeniile SGP legate de scopul proiectului.

Se vor preciza in mod clar grupurile tintǎ si beneficiarii pentru fiecare activitate. Se va preciza clar rolul organizatiei ce solicita finantarea directa si rolul partenerilor in proiect (acolo unde este cazul) in derularea fiecarei activitati.

Se va mentiona perioada de timp a implementarii.

Se vor explicita calculele pentru costurile de implementare a activitatii respective (pe categorii de costuri). Suma totala trebuie sa concorde cu cea care va figura pentru activitatea respectiva in tabelul de monitorizare si evaluare (formular 1.10).

Se vor descrie riscurile care pot aparea la derularea fiecarei activitati in parte si cum pot fi acestea contracarate/ minimizate.

Pentru fiecare activitate se vor lista rezultatele estimate a se obtine la sfarsitul activitatii. Rezultatele pot fi cantitative si calitative.

1.6. Continuitatea proiectului

Se va descrie modul in care se va asigura continuitatea proiectului dupa incheierea finantǎrii GEF SGP. Se va mentiona cum vor fi sustinute realizarile proiectului dupa incheierea activitatilor – prin ce initiative ale aplicantului direct sau ale partenerilor.

1.6.1. Sustenabilitatea financiara – calcule economice, plan de afaceri etc.

1.6.2. Integrarea in procese pe termen lung (inclusiv posibilitatea de multiplicare a proiectului intr-o alta zona sau de extindere la o scara mai larga)

1.6.3. Resurse umane

1.7. Cooperarea cu alte proiecte din sfera GEF SGP (inclusiv suprapunerea teritoriala cu alte proiecte finantate prin GEF) - Se va descrie modul in care proiectul coopereaza si se coordoneaza cu alte initiative/ proiecte/ programe pe domenii similare GEF SGP din zona de implementare a proiectului (daca este cazul). A se mentiona numele proiectului si in ce consta cooperarea.

1.8. Planul de lucru

Se va tine cont de cont de faptul ca implementarea proiectelor va putea incepe cel mai probabil in ianuarie 2010.  Se vor adauga randuri si coloane astfel incat sa corespunda numarului de activitati si duratei totale a proiectului.

1.9. Justificarea bugetului – se va folosi formularul de buget in Excel (Anexa 4).

1.10. Monitorizare si evaluare

(se vor adauga cate randuri este necesar in continuare, pentru includerea tuturor obiectivelor, rezultatelor si activitatilor proiectului)

Sumarul documentelor propunerii de proiect

Pentru a fi eligibila si completa, propunerea de proiect va cuprinde toate formularele de la capitolele 1.1-1.10, in stricta conformitate cu instructiunile de mai sus, plus urmatoarele documente doveditoare care trebuie anexate:

Copii dupǎ Hotararea judecatoreascǎ de infiintare a organizatiei, Statut, Certificat de inregistrare fiscala si Actul constitutiv.

Descrierea experientei organizatiei si a proiectelor derulate de organizatie relevante pentru GEF SGP (lista proiectelor – inclusiv perioada, donori, sume).

CV-urile pentru:

o      personalul propus pentru implementarea proiectului;

o      contabil;

o      consultanti.

In CV-uri se va mentiona pentru fiecare persoanǎ functia propusa in cadrul proiectului.

Daca posturile pentru consultanti urmeaza a fi ocupate ulterior depunerii propunerii de proiect, pentru fiecare post se va descrie modalitatea de recrutare si se vor atasa Termenii de referinta - adica un document care sa contina descrierea sarcinilor din cadrul proiectului si competentele necesare.

Descrierea logisticii avute la dispozitie pentru implementarea proiectului (birou, computere, fax, telefon, acces la Internet etc.).

Dovada co-finantǎrii proiectului: copii ale acordurilor incheiate cu alti donori; documente privind imprumuturile contractate; copii ale Hotǎrarilor Consiliilor Locale prin care se alocǎ sume pentru proiect sau se stabilesc contributii in natura la proiect, sau copii ale acordurilor de principiu ale Consiliilor Locale de a contribui monetar si/ sau in natura la proiect etc.; extrase de cont prin care se demonstreazǎ co-finantarea monetarǎ provenind din diferite surse; altele.

IMPORTANT: Chiar daca la depunerea propunerii de proiect se accepta acorduri de principiu ale Consiliilor Locale, in cazul in care propunerea este selectata finantarea nu se acorda (contractul de finantare nu se semneaza) pana ce nu sunt furnizate copiile Hotararilor Consiliilor Locale care consfintesc acordul de principiu dat initial, prin mentionarea sumelor si/sau a contributiilor in natura alocate pentru proiect.

Copia procesului verbal al sedintei Comitetului Director al organizatiei aplicant direct, din care rezulta ca organizatia, respectiv Comitetul Director al organizatiei sunt informate si sunt de acord cu depunerea propunerii de proiect la GEF SGP.

Copii dupa autorizatii emise de diferite agentii guvernamentale sau proprietari/ administratori de terenuri (de ex. modificari ale limitelor parcurilor, utilizarea terenurilor degradate etc.).

Dovada participarii si a acordului comunitatii privind dezvoltarea si implementarea proiectului (de ex. tabel cu numele si semnaturile participantilor la intalnirea/ intalnirile cu comunitatea privind propunerea de proiect, data/ datele la care au avut loc intalnirile si agenda intalnirii/ intalnirilor);

Scrisori de intentie din partea expertilor/ consultantilor/ sub-contractorilor, semnate de acestia, in care isi exprima disponibilitatea si dorinta de a lucra in cadrul proiectului.

Declaratii de parteneriat completate conform modelului de mai jos:

DECLARATIE DE PARTENERIAT

Am citit si consimtit asupra continutului proiectului inaintat Programului GEF de granturi mici. Ne angajam sa respectam principiile practicii unui bun parteneriat, recunoscand urmǎtoarele:

• impǎrtirea responsabilitǎtilor si rolul organizatiei noastre in cadrul proiectului;
• solicitantul direct  ne va consulta in permanentǎ si ne va informa in detaliu asupra evolutiei proiectului;
• modificǎrile esentiale ale proiectului vor fi consimtite de parteneri inainte de a fi trimise coordonatorului national al SGP spre aprobare; dacǎ nu se ajunge la un acord prealabil, solicitantul direct va informa coordonatorul national asupra acestui lucru atunci cand va inainta acestuia propunerile de modificare spre aprobare;
• inainte de terminarea proiectului, partenerii trebuie sa ajunga la un acord privind distribuirea echitabila intre partenerii locali a echipamentelor, vehiculelor si bunurilor cumparate cu finantarea SGP; copii ale titlurilor de transfer vor fi anexate la raportul final.