Controlul integritatii si al administrarii patrimoniului

Obiective:

Precizarea masurilor care conduc la asigurarea integritatii si a bunei gospodariri a patrimoniului.

Prezentarea modului in care se asigura controlul efectiv al integritatii patrimoniului.

Descrierea pagubelor pe care le pot suferi agentii economici si prezentarea modului de evaluare a acestora.

Prezentarea raspunderilor generate de pagubele produse agentilor economici.

Descrierea modului de recuperare a pagubelor provocate intreprinderilor.

Necesitatea unui asemenea gen de control decurge din indatoririle fundamentale de ordin economic, social, juridic si etico-moral privind apararea proprietatii si a dreptului de proprietate, indiferent care sunt titularii acestui drept.

1. Controlul masurilor de prevenire a pagubirii patrimoniului

Orice unitate patrimoniala este raspunzatoare fata de proprietarii ei (stat, actionari, asociati) pentru modul in care isi gospodareste patrimoniul propriu, avand obligatia adoptarii unor masuri concrete si eficiente de prevenire a pagubelor, risipei si cheltuielilor supra dimensionate. In categoria acestor masuri se cuprind: organizarea si exercitarea formelor proprii de control; masurile de buna gospodarire a patrimoniului; respectarea conditiilor de incadrare a gestionarilor si de constituire a garantiilor materiale; organizarea si conducerea corecta a evidentei patrimoniului. In acest context, organele de control economic, financiar si gestionar  si indeosebi cele de control gestionar pot si trebuie sa verifice cu toata atentia operativitatea si eficienta masurilor preventive adoptate de catre unitatile patrimoniale si conducerile lor.

1.1. Controlul organizarii si exercitarii formelor proprii de control

O asemenea problema trebuie abordata in mod diferit, in functie de natura si competentele organelor de control.

Din punctul de vedere al continutului, acest control poate urmari obiective cum sunt:

a) existenta documentelor de dispozitie de ordine interioara prin care sunt organizate formele proprii de control, respectiv controlul ierarhizat si controlul financiar preventiv;

b) daca respectivele Ordine sau Decizii ale conducerii sunt actualizate, in functie de structura si miscarea personalului;

c) modul in care au fost distribuite sarcinile de control, atat pentru controlul financiar preventiv (persoanele imputernicite), cat si pentru controlul ierarhizat (pe niveluri ale conducerii si pe functii);

d) daca sarcinile nominale de control au fost comunicate in scris persoanelor abilitate;

e) modul de cuprindere in control a operatiunilor patrimoniale (in cazul controlului financiar preventiv) sau de alta natura (in cazul celorlalte forme), in conformitate cu normele legale si metodologice in vigoare;

f) fixarea sarcinilor concrete sau obiectivelor de urmarit pentru fiecare operatiune, document sau activitate;

g) daca in intreprindere sau institutie se tine o evidenta a controalelor efectuate (in cazul controlului ierarhizat si a celui gestionar) sau a refuzurilor de viza (in cazul controlului preventiv);

h) temeinicia constatarilor facute si refuzurilor de viza si modul de solutionare a acestora;

i) atitudinea conducerii fata de formele proprii de control (receptivitatea fata de constatari si modul de valorificare a propunerilor);

j) eventualele consecinte negative ale organizarii si exercitarii necorespunzatoare a formelor proprii de control.

1.2. Controlul masurilor de buna gospodarire a patrimoniului

Masurile de buna gospodarire a patrimoniului vizeaza in principal modul de organizare a receptiilor de bunuri, asigurarea conditiilor de depozitare si conservare, precum si sistemele de paza si securitate a valorilor materiale si banesti.

A. In ce priveste receptiile de bunuri, este cunoscut faptul ca orice bun care intra intr-o unitate patrimoniala, indiferent daca provine din aprovizionari, transferuri sau investitii, trebuie supus unor operatiuni riguroase de receptie cantitativa si calitativa, efectuate de comisii special constituite (cu caracter permanent sau pentru fiecare caz in parte).

Pentru aprecierea calitatii receptiilor de bunuri organele de control economic, financiar si gestionar vor verifica in fapt respectarea de catre intreprinderi si institutii a prevederilor legale specifice domeniului, urmarind aspecte sau obiective cum sunt:

a) modul de constituire a comisiilor de receptie si autoreceptie, respectiv competenta membrilor acestora in identificarea bunurilor aprovizionate, stabilirea cantitatilor si aprecierea starilor calitative;

b) modul de functionare a comisiilor, in sensul daca acestea se intrunesc la timp si ori de cate ori este nevoie, daca la receptie participa toti membrii comisiei si daca operatiunile de masurare, verificare si analiza se desfasoara in conditii normale de exigenta;

c) modul de valorificare a constatarilor si propunerilor comisiilor de receptie, sub aspectul masurilor luate de intreprindere in cazul aprovizionarii unor valori materiale necorespunzatoare din punct de vedere cantitativ si calitativ (restituirea materialelor necomandate, refuzul de plata total sau partial, inregistrarea si eventual imputarea diferentelor cantitative etc.).

B. La randul sau, asigurarea conditiilor de depozitare si conservare a valorilor materiale are un rol hotarator in evitarea degradarii sau deprecierii unor bunuri si a sustragerii acestora de catre diferite persoane din intreprindere sau din afara. Organele controlului gestionar de fond sau alte organe interesate pot controla asigurarea conditiilor de depozitare si conservare, urmarind obiective cum sunt:

a) existenta capacitatilor de depozitare si nivelul lor tehnic sau starea acestora;

b) modul de organizare a magaziilor si depozitelor, in sensul specializarii lor si compartimentarii interioare in functie de natura bunurilor gestionate;

c) masurile luate de intreprindere pentru utilizarea rationala si intretinerea curenta a capacitatilor de depozitare;

d) inzestrarea tehnica a depozitelor cu mijloacele necesare transportului si manipularii bunurilor, cu aparate de cantarire, masurare si control (care trebuie sa fie verificate si validate periodic de catre organele de metrologie), cu rafturi si stelaje care sa permita accesul usor la bunurile depozitate si cu puncte de paza contra incendiilor echipate in mod corespunzator;

e) delimitarea valorilor materiale din gestiuni in functie de situatia sau regimul acestora (destinate proceselor de productie sau rezultate din acestea, procurate din fondurile pentru investitii, sosite si nereceptionate inca, refuzate la receptie si preluate in custodie, primite pentru prelucrare sau in consignatie etc.); o atentie speciala trebuie acordata existentei si modului de reflectare in documentele de evidenta operativa a materialelor eliberate din gestiuni si neconsumate inca in sectii, ca si produselor ori semifabricatelor terminate, dar care nu au trecut probele de control tehnic de calitate si nu sunt predate la magazie;

f) daca toate bunurile din unitate si indeosebi cele aflate in folosinta (obiecte de inventar, echipament de protectie, truse de scule) sunt date in grija directa a unor persoane si modul in care acestea se ocupa de pastrarea, folosirea sau consumarea lor;

g) daca bunurile din gestiuni sunt etichetate si descrise in mod corespunzator (simbol, cod, denumire, dimensiuni) pentru a putea fi identificate rapid si cu maxima precizie;

h) daca intreprinderea a stabilit si daca gestionarii cunosc persoanele care au dreptul sa dispuna eliberarea bunurilor din gestiunile lor (lista acestor persoane si specimenele de semnaturi se comunica fiecarui gestionar);

Analiza: Metode financiare de evaluare a proiectelor de investitii Proiect: Procesul politico-juridic in Uniunea Europeana

i) daca unitatea utilizeaza limite minime si maxime de stocuri si daca gestionarii respecta obligatiile ce le revin in cazul depasirii acestora (sesizarea in scris a compartimentelor aprovizionare, financiar sau productie); alte asemenea obligatii revin gestionarilor in cazul aparitiei unor pericole iminente de distrugere sau degradare a valorilor gestionate;

j) daca in unitate se face in mod curent instructajul gestionarilor atunci cand acestia sunt pusi in situatia de a pastra sau manipula materiale ori produse cu caracteristici deosebite (inflamabile, explozibile, toxice, urat mirositoare).

C. In sfarsit, organizarea pazei si asigurarea securitatii valorilor materiale si banesti joaca un rol important in prevenirea pagubirii avutului public si privat. In aceasta directie, organele de conducere din unitatile patrimoniale au sarcini si responsabilitati precise, care vizeaza trei aspecte mai importante:

a) asigurarea pazei si masurilor de siguranta la magaziile sau depozitele intreprinderii;

b) organizarea controlului de poarta;

c) securitatea numerarului din casieria intreprinderii, precum si pe timpul transportului acestuia la si de la banca.

Verificarea masurilor luate de intreprindere pe linia pazei avutului propriu este de competenta organelor de control ierarhizat, dar poate face si obiectul unor actiuni ale organelor de control gestionar de fond sau altor categorii de organe, care exercita in acest caz un  control faptic si mai putin un control documentar. Important este ca verificarile faptice sa fie inopinate si repetate de mai multe ori, pentru a surprinde realitatea fenomenului controlat.

In legatura cu asigurarea pazei la depozite trebuie controlat daca intreprinderea foloseste personal propriu sau din unitatile specializate de paza, modul de organizare a schimburilor, existenta proceselor verbale de predare a serviciului. De asemenea, se verifica starea depozitelor, asigurarea lor cu obloane la usi si ferestre, calitatea incuietorilor, modul de sigilare si desigilare, iar in cazul depozitelor in aer liber se verifica daca acestea sunt imprejmuite si supravegheate, iluminate, astfel incat sa se previna orice posibilitate de sustragere sau instrainare a bunurilor.

In ceea ce priveste organizarea controlului de poarta, organele de control au obligatia sa verifice daca exista posturi de paza la toate intrarile si iesirile din unitate, daca se exercita in mod corespunzator controlul individual asupra persoanelor care ies din intreprindere, daca se tine corect evidenta mijloacelor de transport care ies incarcate (pe baza unui registru special), daca se verifica documentele de insotire a bunurilor care intra si ies din unitate si daca se aplica pe aceste documente stampila "executat controlul de poarta".

Controlul masurilor de asigurare a securitatii numerarului se refera atat la modul de inzestrare si functionare a casieriei (daca acesta ocupa o incapere separata, daca are grilaje metalice, daca operatiunile de incasari si plati se fac la ghiseu, daca numerarul si celelalte valori se pastreaza in case de bani), cat si la asigurarea mijloacelor de transport, insotitorilor sau pazei inarmate (in functie de marimea sumelor), pentru deplasarea numerarului de la intreprindere la banca sau invers, precum si la punctele de efectuare a platilor.

1.3. Controlul respectarii conditiilor de incadrare a gestionarilor si de constituire a garantiilor materiale

In cadrul agentilor economici, dar si in interiorul altor unitati patrimoniale, salariatii desfasoara activitati dintre cele mai diverse, avand specializari, niveluri de calificare si atributii de serviciu diferite, astfel incat raspunderea lor fata de patrimoniul unitatii este fragmentata si distribuita in mod neuniform. Aceste considerente au impus ca, in cadrul fiecarei unitati, sa fie desemnate anumite persoane care sa se ocupe exclusiv sau aproape exclusiv, cu gestionarea valorilor materiale si banesti. Persoanele cu functii gestionare au un regim distinct, deosebindu-se de restul personalului atat prin natura activitatii pe care o desfasoara, cat si prin prisma conditiilor legale ce trebuie indeplinite pentru incadrarea, trecerea sau mentinerea lor in functie.

Pentru a intelege mai bine particularitatile activitatii desfasurate de gestionari va trebui sa ne ocupam mai intai de problemele generale ale gestiunilor.

Calitatea de gestionar este nemijlocit legata de existenta unor gestiuni. In acceptiunea ei economica gestiune reprezinta totalitatea valorilor (materiale sau banesti) incredintate unei persoane, care are obligatia primirii, pastrarii si eliberarii lor in conformitate cu sarcinile unitatii in care functioneaza si cu legislatia economica in vigoare. Din acest punct de vedere gestiunea este un compartiment specializat, o subdiviziune a unitatii patrimoniale.

In teoria si practica noastra exista insa si o acceptiune juridica a notiunii de gestiune, intemeiata pe faptele materiale la care sunt supuse valorile gestionate. Din acest punct de vedere, gestiunea reprezinta, "totalitatea operatiunilor de primire, pastrare si eliberare a bunurilor materiale sau a valorilor banesti, indeplinite de angajatul unei organizatii in cadrul atributiunilor sale principale de serviciu' .

Acest  mod de interpretare a notiunii de gestiune permite a se face distinctie intre gestionarii de drept si gestionarii de fapt. Gestionarii de drept sunt cei incadrati ca atare si care efectueaza acte de gestiune (primire, pastrare si eliberare de bunuri si valori) ca atributii principale de serviciu. In schimb, gestionarii de fapt sunt alti salariati ai unitatii care efectueaza acte de gestiune numai ocazional sau temporar si in contextul altor atributii de baza; de exemplu, soferul care transporta marfurile aprovizionate (daca nu este insotit de merceolog sau delegat) devine gestionar de fapt pentru intreaga perioada de timp cuprinsa intre momentul preluarii marfurilor la furnizor si momentul predarii lor la gestiunile unitatii proprii.

Gestiunile pot fi de bunuri, banesti sau mixte, cu evidenta cantitativa sau cu evidenta valorica, individuale sau colective. Pot reprezenta gestiuni independente depozitele, magaziile, silozurile, turmele de animale, magazinele de marfuri sau raioanele acestora, chioscurile si tonetele, numerarul si imprimatele de valoare, operele de arta si obiectele pretioase, inventarul unitatilor de diverse tipuri sau subunitatilor acestora.

In cadrul unitatilor patrimoniale, organizarea sistemului de gestiuni este influentata de mai multi factori, intre care locul principal il ocupa volumul mijloacelor administrate si frecventa operatiunilor de predare-primire, natura si destinatia bunurilor, dispersarea teritoriala a subunitatilor de productie etc. La intreprinderile si institutiile mici se organizeaza de regula o gestiune de mijloace banesti (casierie) si o singura gestiune pentru toate bunurile corporale. In schimb, la unitatile economice mari se infiinteaza gestiuni specializate pentru materii prime, materiale, piese de schimb, carburanti, produse finite etc. Mai mult decat atat, pentru aceeasi categorie de bunuri se pot organiza mai multe gestiuni, sub forma unor depozite centrale si sub forma unor magazii la nivelul sectiilor de productie, subunitatilor cu sediu distinct sau filialelor.

In toate cazurile, numarul si natura gestiunilor se stabileste prin organigrama (la intreprinderi si organizatii economice) sau prin statul de functiuni (la institutiile publice). Conducerile unitatilor patrimoniale au obligatia sa precizeze pentru fiecare gestiune in parte denumirea sau numarul de ordine (nominalizarea gestiunii), obiectul acesteia (respectiv natura bunurilor), gestionarul sau gestionarii (adica persoanele care raspund de administrarea bunurilor respective). Evident, in scopul desfasurarii normale a activitatii gestionare, conducerile unitatilor patrimoniale trebuie sa stabileasca si alte elemente, cum sunt: data infiintarii gestiunilor, persoanele care au dreptul sa dispuna eliberarea bunurilor din gestiune (gestionarii trebuie sa fie in posesia unor liste cu specimenele de semnaturi ale acestora), lista normelor de stoc si altele.

In economia noastra activitatea gestionara este reglementata prin lege. Din punct de vedere juridic, gestionarii sunt acele persoane ale caror contracte de munca prevad ca atributie principala de serviciu primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri (valori materiale si mijloace banesti). In cazul acestor persoane ocuparea functiei de gestionar presupune indeplinirea unor conditii legale cum sunt cele referitoare la varsta, studii, stagiu sau cele care privesc conduita juridica si profesionala. Astfel, legea nr. 22/1969 stabileste ca regula generala ca un gestionar trebuie sa aiba varsta de 21 de ani impliniti, sa fi absolvit scoala generala sau o scoala echivalenta, sa aiba cunostintele necesare pentru administrarea bunurilor incredintate si sa prezinte suficiente garantii de moralitate. Dar, aceasta regula nu este aplicabila intocmai in toate cazurile particulare; in functie de complexitatea gestiunilor, de natura si valoarea bunurilor, precum si de nivelul cunostintelor necesare pentru gestionarea lor, legea stabileste o suita de exceptii de la regula de drept comun, cum sunt:

a) in cazul unor gestiuni mai mici si de o complexitate mai redusa, functia de gestionar poate fi indeplinita si de persoanele care au 18 ani impliniti;

b) pentru gestiunile complexe, cuprinzand bunuri de o natura deosebita sau de mare valoare, se poate stabili drept conditie de studii absolvirea unei scoli profesionale de specialitate, a liceului sau a unei scoli echivalente cu acestea;

c) in sfarsit, la gestiunile importante sau foarte complexe poate fi instituita si conditia unui stagiu (vechime) in munca de gestionar.

Dreptul de a stabili aceste conditii suplimentare revine, potrivit legii, ministerelor si celorlalte organe centrale, precum si consiliilor locale. In functie de specificul gestiunilor din raza lor de activitate, organele mai sus mentionate reglementeaza, prin norme departamentale proprii, conditiile concrete de varsta, studii si stagiu ale gestionarilor, in mod diferentiat, pentru fiecare categorie de gestiuni. In cazul societatilor comerciale, organizatiilor si intreprinderilor particulare care nu sunt subordonate (nici economic si nici juridico-organizatoric), dreptul de a stabili conditii suplimentare de varsta, studii si stagiu revine consiliilor de administratie.

In afara de aceasta, incadrarea unui gestionar sau trecerea ori mentinerea unei persoane intr-o functie gestionara presupune cunoasterea antecedentelor juridice si profesionale ale persoanei in cauza. In acest sens, legea stabileste interdictia incadrarii pe posturi de gestionari a persoanelor care au suferit condamnari penale (chiar daca au fost gratiate, sau daca pedeapsa a fost executata prin munca corectionala ori prin amenda penala), a persoanelor care se afla in curs de urmarire penala sau de judecata, a celor judecati si obligati la trecerea in proprietatea statului a bunurilor dobandite in mod ilicit. De asemenea, pentru incadrarea intr-o functie gestionara solicitantul trebuie sa faca dovada ca la vechiul loc de munca nu a produs pagube avutului public sau privat. Pentru cunoasterea acestor aspecte, unitatile patrimoniale au obligatia sa ceara organelor de politie certificatul de cazier judiciar, iar de la unitatea la care a functionat anterior persoana in cauza documentele referitoare la garantiile de moralitate si profesionale (o dovada din care sa rezulte daca a produs pagube, natura acestora si modul de acoperire a lor). In cazul particular al gestiunilor colective, incadrarea unui nou gestionar nu se poate face fara avizul scris al celorlalti cogestionari.

In sfarsit, incadrarea, trecerea sau mentinerea in functie a gestionarilor mai este conditionata de evitarea unor incompatibilitati de functii (cum este cazul conducatorilor de unitati sau ai compartimentelor de care tin gestiunile, organelor de control gestionar sau financiar de gestiune, personalului cu atributii contabile) precum si de constituirea garantiilor materiale. In legatura cu acest  din urma aspect retinem faptul ca garantiile materiale folosesc pentru acoperirea eventualelor prejudicii pe care le-ar putea produce gestionarul si sunt de doua feluri: garantii banesti sau garantii suplimentare.

Garantia in numerar este obligatorie in toate cazurile si se constituie fie prin depunerea unei sume de bani, fie prin retinerea acesteia in rate lunare de 1/10 din retributia tarifara ori din castigul mediu lunar; garantia in numerar se consemneaza la CEC sau la banca pe numele gestionarului, iar libretul sau alte documente se pastreaza de unitatea patrimoniala. Cuantumul acestei garantii este de minimum una si maximum trei remuneratii de baza lunare fara a putea depasi valoarea bunurilor gestionate. La baza constituirii garantiei in numerar sta contractul de garantie prin care gestionarul consimte retinerea lunara a ratelor, folosirea sumelor pentru recuperarea pagubelor in gestiune ramase neacoperite in termen de o luna de la data emiterii titlurilor executorii si reintregirea garantiei consumate prin retinerea unor sume reprezentand 1/3 din retributia lunara (castigul mediu lunar). Obligatiile legate de retinerea ratelor, consemnarea lor, reintregirea sumelor consumate, recalcularea garantiilor (in cazul modificarii drepturilor salariale) si intocmirea formelor pentru restituirea garantiilor in numerar (la incetarea contractului de munca sau la trecerea gestionarului intr-o alta functie) revin compartimentului financiar-contabil.

Garantia suplimentara se constituie numai pentru anumite categorii de gestiuni si gestionari, putand imbraca mai multe forme:

a) afectarea unor bunuri mobile ori imobile ale gestionarului sau ale familiei sale (este vorba de bunuri de folosinta indelungata si cu valori relativ mari, cum ar fi de exemplu case ori apartamente proprietate personala , autoturisme, terenuri, frigidere, televizoare etc.);

b) consemnarea la CEC sau la banca a unor sume de bani egale cu valoarea stabilita drept garantie suplimentara;

c) asumarea obligatiei de a acoperi, integral sau numai intr-un cuantum limitat, eventualele lipsuri de inventar ale gestionarului, de catre terte persoane garante.

Ca si in cazul garantiilor banesti, garantiile suplimentare au si ele la baza contracte de garantie in forma autentica sau conventionala.

Ceea ce merita a fi subliniat este faptul ca bunurile sau valorile gajate sau ipotecate prin contractele de garantie nu implica o deposedare a proprietarului (ele raman in folosinta gestionarului sau tertilor garanti), ci numai o indisponibilizare (in sensul ca nu pot fi instrainate fara consimtamantul unitatii in favoarea careia a fost constituita garantia).

Desprindem concluzia ca respectarea normelor legale cu privire la incadrarea gestionarilor si constituirea de garantii reprezinta o importanta cale de prevenire a pagubirii avutului oricarei unitati. De aceea, organele de  control economic, financiar si gestionar (fie cele proprii, fie cele din esaloanele superioare) trebuie sa-i acorde o atentie deosebita, putand verifica o intreaga suita de obiective specifice, cum sunt:

a) daca gestionarii indeplinesc conditiile de varsta, studii si stagiu cerute de lege sau impuse prin norme proprii ale agentilor economici;

b) daca intreprinderea a solicitat si obtinut documentele legale prin care este atestata garantia juridica, morala si profesionala a gestionarilor (certificatul de cazier judiciar si dovada eliberata de unitatile la care au lucrat anterior gestionarii);

c) existenta acordului scris al cogestionarilor;

d) respectarea incompatibilitatilor de functii ale gestionarilor cu functiile de conducere, control si evidenta;

e) daca s-au constituit garantiile materiale cerute de lege, modul de calcul al cuantumului acestora si eventualele recalculari impuse de schimbarea conditiilor de incadrare;

f) modul de utilizare a garantiei in numerar pentru acoperirea pagubelor provocate de gestionari si actiunea de reintregire a acestora; etc.

Reamintim si faptul ca, in cazul particular al societatilor comerciale, in afara de gestionari, mai constituie garantii administratorii (valoarea a zece actiuni sau dublul remuneratiei lunare) si cenzorii (o treime din garantiile administratorilor). Obligatia legala de a verifica garantiile administratorilor revine in acest caz comisiei de cenzori.

1. Controlul organizarii si conducerii corecte a evidentei patrimoniului

Asigurarea integritatii patrimoniului public si privat impune o evidenta stricta a mijloacelor si resurselor, a proceselor de productie si de circulatie, a operatiunilor patrimoniale si nepatrimoniale de orice fel.

Pentru a-si face o imagine asupra contributiei sistemelor de evidenta la prevenirea producerii de prejudicii materiale, organele de control economic, financiar si gestionar vor avea in vedere cateva obiective sintetice, dintre care cele mai reprezentative sunt urmatoarele:

a) Intocmirea corecta si la timp a documentelor justificative si a celor centralizatoare, precum si organizarea rationala a circuitului lor. Organele de control economic, financiar si gestionar vor urmari daca documentele folosite sunt cele stabilite prin dispozitiile legale si daca completarea acestora se face potrivit indicatiilor continute in formularul respectiv sau in actele normative in vigoare. Este cunoscut faptul ca, in practica economica, documentele primare sunt intocmite adesea in mod incomplet (omisiuni de date, neglijarea unor coloane, cifre si text nedescifrabile, simplificarea abuziva a modului de completare) sau cu intarziere. Toate acestea au ca efect intarzierea operatiunilor economice, producerea de neclaritati in sistemul de evidenta si favorizarea instrainarii valorilor materiale sau banesti. Tocmai de aceea se impune un control sever asupra modului de intocmire si circulatie a documentelor justificative si, indeosebi, a celor ce consemneaza operatiuni patrimoniale.

b) Tinerea corecta a evidentelor tehnic-operative organizate la gestiuni si la locurile de productie, pe feluri de mijloace si in functie de persoanele care raspund de integritatea lor. Fisele de magazie si registrele speciale de evidenta operativa trebuie tinute la zi, cu stabilirea stocului (si eventual soldului) dupa fiecare operatiune. Organele de control trebuie sa verifice modul de inregistrare in evidentele operative ale gestionarilor a documentelor care atesta intrarea valorilor materiale (facturi, avize de insotire, note de intrare-receptie), a documentelor de iesire (bonuri de materiale, fise limita de consum, ordine de transfer, dispozitii de livrare, ordine de trimitere spre prelucrare la terti). Evidentele tehnico-operative trebuie sa asigure identificarea mijloacelor materiale pe locuri de depozitare si pe feluri de mijloace, indicand corect denumirile, codurile, cantitatile, calitatile, preturile unitare si valoare totala (daca este cazul).

c) Organizarea si conducerea contabilitatii financiare si de gestiune a valorilor materiale. In cadrul acestui obiectiv se va tine seama, in mare masura, de metodele de evidenta utilizate in contabilitatea financiara (metoda inventarului permanent sau metoda inventarului intermitent) si in contabilitatea de gestiune (cantitativ-valorica, operativ-contabila, global-valorica), precum si de specificul valorilor administrate. Contabilitatea va trebui sa fie clara si exacta, astfel incat sa asigure in orice moment reflectarea in expresie baneasca a patrimoniului (prin inregistrarea corecta si la timp a tuturor operatiunilor economice), precum si exercitarea unui control permanent asupra existentei si miscarii valorilor patrimoniale.

d) Confruntarea periodica a evidentelor operative cu datele din contabilitatea analitica si sintetica, precum si modul de solutionare si inregistrare a eventualelor diferente. In cazul constatarii unor nepotriviri, organele de control vor verifica daca inregistrarile in evidenta operativa si in contabilitate se fac pe baza acelorasi documente si la aceleasi perioade de timp.

e) Modul de elaborare si realitatea calculelor periodice de sinteza ale contabilitatii si a raportarilor catre Directiile generale ale finantelor publice si controlului financiar de stat. Prin urmare se vor avea in vedere nu numai conturile anuale (bilantul contabil la sfarsit de exercitiu), dar si celelalte sinteze contabile, cum sunt balantele de verificare lunare, calculatiile de cost, analizele comparative si previzionale, raportarile trimestriale sau semestriale catre finantele publice si eventual catre structurile ierarhic superioare. Controlul va urmari respectarea normelor motodologice si a prevederilor legale care reglementeaza elaborarea, fundamentarea si inaintarea acestora.

f) Modul de procurare, evidenta si utilizare a documentelor cu regim special si a celor care contin secrete deosebite ale firmei sau ale statului. Organele de control vor verifica daca documentele cu regim special sunt procurate de la furnizorii autorizati sa le livreze, daca au fost corect receptionate si inregistrate integral, daca au fost incredintate spre pastrare unor persoane anume desemnate (care indeplinesc conditiile cerute de lege). In cadrul unitatilor economico-sociale formularele cu regim special nu pot fi gestionate si utilizate fara a avea o evidenta stricta asupra felului, cantitatii, locului de pastrare, seriei sau numarului de ordine. Retinem si faptul ca asemenea formulare se elibereaza numai pe baza de semnatura si numai acelor persoane care le utilizeaza prin specificul activitatii sau muncii lor. In aceste conditii, organele de control vor verifica daca gestionarii cunosc persoanele imputernicite a ridica formulare cu regim special, daca eliberarea  se face pe bonuri de materiale special intocmite si daca in aceste bonuri se in scriu toate datele necesare (felul documentelor, cantitatea, seriile si numerele de ordine, persoanele care le ridica). O atentie speciala se va acorda modului de justificare a formularelor cu regim special, in sensul stabilirii modului in care au fost folosite (prin indicarea operatiunilor evidentiate in ele), precum si formalitatilor de restituire a documentelor neutilizate, eronat completate sau gresit tiparite.

In legatura cu documentele ce contin secrete ale firmei sau secrete de stat, organele de control pot verifica daca conducerea unitatii a stabilit persoanele care au acces la asemenea documente, conditiile de utilizare a lor si daca sunt asigurate masurile de siguranta (cel putin fisete metalice) pentru pastrare.

Masurile de prevenire a pagubirii patrimoniului indiferent daca se refera la exercitarea formelor proprii de control, la buna gospodarire si gestionare a patrimoniului sau la evidenta acestuia, indeplinesc un rol activ in apararea si consolidarea proprietatii si a dreptului de proprietate. Legislatia noastra stabileste sarcini si responsabilitati precise in legatura cu realizarea acestor masuri, precum si sanctiuni severe impotriva acelora care nesocotesc indatoririle lor pe linia apararii integritatii avutului public si privat.