Exemplu de procedura de evaluare a furnizorilor - intocmirea listei de furnizori agreati

1. Intocmirea listei de furnizori agreati

1.1 La selectarea furnizorilor/subcontractantilor si, acolo unde este relevant a subfurnizorilor, avem in vedere o prima clasificare a fpotentialilor furnizori, in trei categorii:

"A": furnizori de importanta ridicata ("strategici"), detinand o pondere importanta in asigurarea cu resurse a organizatiei; uzual, furnizorii de tip A detin circa 60-70 % din volumul total al intrarilor de resurse si reprezinta circa 20-30 % din totalul furnizorilor!

"B": furnizori de importanta medie, detinand o pondere relativ scazuta in asigurarea cu resurse a organizatiei; uzual, furnizorii de tip B detin circa 20-30 % din volumul total al intrarilor de resurse si reprezinta circa 40-50 % din totalul furnizorilor!

"C": furnizori de importanta scazuta, cu o pondere scazuta in asigurarea cu resurse a organizatiei; uzual, furnizorii de tip C detin circa 10 % din volumul total al intrarilor de resurse si reprezinta circa 30-40 % din totalul furnizorilor!

1.2 Apoi sunt cateva intrebari suplimentare la care ar trebui dat un raspuns:

este furnizorul "X" unicul capabil sa asigure o anumita resursa organizatiei?

exista variante de inlocuire a diferitilor furnizori?

care este costul de inlocuire al unui furnizor?

care este natura relatiilor existente intre organizatie si furnizorii sai?

Evaluarea preventiva a furnizorului se va face pe criteriile:

1.3 Importanta criteriilor si calificativele obtinute de fiecare dintre cei trei furnizori sunt prezentate in tabelul de mai jos. Care va fi furnizorul ales?

C - criteriul

IC - importanta criteriului

F 1 3 - furnizorii pe grupe de produse/servicii

Reguli de evaluare:

Sistem in curs de certificare - 3; sistem certificat - 5    

      Sistem eficace - 5 (fara neconformitati majore);

sistem in curs de implementare - 3; sistem in curs de documentare - 2; nu s-a luat decizia implementarii sistemului - 1

     Rezultatul autoevaluarii SMI - punctaj 100% - 5; punctaj 75% - 4; punctaj 50% - 3; punctaj 25% -2; sub 25% - 1        

(4) Respectarea cerintelor SA 8000: punctaj 100% - 5; punctaj 75% - 4; punctaj 50% - 3; punctaj 25% -2; sub 25% - 1        

(5) calitatea produselor: "foarte ridicata" - 5 puncte, "ridicata" - 4 puncte, "medie" - 3 puncte, "scazuta" - 2 puncte, "foarte scazuta" - 1 punct

(6) nivelul preturilor: "foarte scazut" - 5 puncte, "scazut" - 4 puncte, "mediu" - 3 puncte, "ridicat" - 2 puncte, "foarte ridicat" - 1 punct

(7) termenul de livrare: "foarte prompt" - 5 puncte, "prompt" - 4 puncte, "mediu" - 3 puncte, "intarziat" - 2 puncte, "foarte intarziat" - 1 punct

perioada de garantie: "foarte lunga" - 5 puncte, "lunga" - 4 puncte, "medie" - 3 puncte, "scurta" - 2 puncte, "foarte scurta" - 1 punct

termenul de plata: "foarte lung" - 5 puncte, "lung" - 4 puncte, "mediu" - 3 puncte, "scazut" - 2 puncte, "foarte scazut" - 1 punct

Rezultatele anchetei sunt evaluate si in functie de aceasta se stabileste nivelul la care se situeaza fiecare furnizor/ subcontractor si, unde este relevant, subfurnizor in ceea ce priveste performantele sale privind calitatea, mediul, sanatatea si securitate, securitatea informatiei, responsabilitatea sociala precum si angajamentul pentru responsabilitate sociala fata de proprii angajati. Angajamentul in sris al acestor organizatii cu privire la responsabilitate sociala poate fi cuprins in intelegerile contractuale. Prin aceste intelegeri contractuale furnizorii/subcontractorii si subfurnizorii se angajeaza :

-sa se conformeze tuturor cerintelor standardului SA 8000: 2008 si sa ceara acelasi lucru si subfurnizorilor;

-sa participe la activitati de monitorizare cerute de organizatie

-sa identifice cauza de baza si sa implementeze promt actiuni corective si preventive pentru a rezolva orice neconformitate identificata fata de cerintele standardului SA 8000: 2008

-sa informeze promt si complet organizatia de relatiile relevante de afaceri cu alti furnizori/subcontractori si subfurnizori.

Firmele care, in urma evaluarii, obtin un total de punctaj maxim de 500 puncte sunt preferate.

Firmele care, in urma evaluarii obtin un total de punctaj de 250 puncte sunt acceptate.

Firmele care, in urma evaluarii obtin un total de punctaj sub 250 puncte sunt respinse.

Performantele furnizorilor sunt urmarite prin controlul in propriile lui unitati si/sau supravegherea pe parcurs a respectarii cerintelor produselor livrate sau serviciilor prestate.

Acceptarea sau respingerea produselor/serviciilor constituie unul din criteriile de acordarea unui calificativ furnizorului. Celalalt criteriu deosebit de important il constituie modul in care furnizorul/subcontractorul, subfurnizorul respecta clauzele standardului SA 8000: 2008 fata de proprii angajati.

Contractele sau comenzile pot contine angajamente ale furnizorilor/ subcontractorilor, subfurnizorilor de conformare fata de clauzele standardului

SA 8000:2008 si de acceptare a monitorizarii activitatilor si proceselor, cu privire la responsabilitatea sociala, cerute de organizatie.

1.2. La aparitia unei cereri noi furnizorul se trece pe Lista furnizorilor potentiali (cod F-7.4-01).Se intocmeste Fisa de evaluare a furnizorului (cod F-7.4-02).

1.3. Pe baza fiselor de evaluare a mai multor furnizori este selectat cel mai bun furnizor. Acesta este trecut in Lista furnizorilor acceptati (cod F-7.4-03).

1.4. Periodic, furnizorul este reevaluat (anual)

2. Investitii

Investitiile pot fi planificate sau extraordinare, dupa caz. Si in cazul investitiilor, se face evaluarea furnizorilor si selectia de oferte. Aprobarea contractarii se face de catre director.

3. Consumabile si servicii

3.1. Responsabilul cu aprovizionarea contacteaza mai multi furnizori, compara preturile, conditiile de livrare.

3.2. Adreseaza cereri de oferta pe care le inainteaza furnizorilor si analizeaza raspunsul furnizorului (se solicita cantitati mai mari decat cele avute in vedere, pentru a putea face o analiza corecta)

3.3. Dupa identificarea celui mai convenabil furnizor, pe baza rapoartelor de necesitate si a negocierilor cu furnizorii se intocmeste comanda care este trimisa furnizorului si care constituie solicitare oficiala.

3.4. Cu ajutorul comenzii se va putea verifica ulterior daca au fost livrate articolele solicitate, in cantitatile cerute, la data si la pretul convenit.

3.5. Dupa verificarea comenzii se distribuie marfa solicitata, sefului de departament.

3. Periodic (semestrial) se intocmeste o fisa de evaluare a furnizorului care va ajuta la evaluarea in mod corect a performantelor tuturor furnizorilor cu care se colaboreaza.

3.7. Finalizarea acestor decizii de competenta a furnizorului reiese din formularul compararea ofertelor.

3.8. Pentru servicii de mentenanta si metrologie, alegerea furnizorilor se face tot prin evaluare, exceptand cazul cand acestia sunt unici pe tara.

INREGISTRARI

7.1. Fisa de evaluare a furnizorului - F-7.4-01 se intocmeste intr-un exemplar care se pastreaza la Responsabilul Aprovizionare timp de 3 ani dupa care se distruge.

7.2. Cerere de oferta - se pastreaza exemplarul primit de la furnizor timp de 3 ani dupa care se distruge.

7.3. Comanda de aprovizionare se intocmeste in 2 exemplare, unul la furnizor , copia la Responsabilul Aprovizionare. Se pastreaza timp de 3 ani dupa care se distruge.

7. Lista furnizorilor potentiali- F-PO-10-01 si Lista furnizorilor acceptati F-PO-10-02 se intocmesc intr-un exemplar care se pastreaza timp de 3 ani la Responsabilul Aprovizionare.

7.7. Cod de conduita etica cod F-7.4-04

7.8. Chestionar evaluare furnizor - Responsabilitate sociala F-7.4-05