Planificarea - functie a managementului - obiectivele organizatiei

1.Obiectivele organizatiei

2.Elementele fundamentale ale planificarii

3.Scopurile planificarii

4.Avantajelesi dezavantajele planificarii

5.Etapele procesului de planificare

6.Aptitudinile planificatorilor

1. Obiectivele organizatiei

= tintele spre care se indreaptasistemul deschis de management, ele rezultand din scopul sau misiunea organizatiei

Scopul organizatiei este motivul pentru care exista organizatia in conditiile unui anumit grup de clienti si a nevoilor acestor clienti

De ex. scopul unui spital este oferirea unor servicii medicale de inalta calitate pentru comunitate; scopul principal al unei firme este, de regula, acela de a obtine profit, etc.

Obiectivele trebuie sa fie SMART:

S = specifice

M = masurabile

A = aplicabile

R = realiste

T = definite in Timp

Obiectivele reprezinta o 'busola' pentru activitatea unui manager, repere importante pentru actiune

Tipuri de obiective

dupa categoria vizata: obiective ale firmei si obiective individuale

dupa durata: obiective pe termen scurt, mediu si lung

dupa scopul urmarit: obiective financiare, obiective privind mixul produs-piatasi obiective functionale

dupa gradul de generalitate: obiective generale si operationale

dupa locul lor intr-o ierarhie a obiectivelor: obiective de ansamblu si subobiective

dupa domeniul vizat: de productie, de vanzari, de imagine, etc.

Ex. Obiective, mijloace si masuri pentru un hotel (indicatori):

Obiective	Mijloace	Masuri
Cota sporita de piata	Servicii bune	Rata clientilor care aleg din nou hotelul pt.cazare Gradul de ocupare a camerelor din hotel Reactiile informale din partea clientilor
	Moralitatea si loialitatea salariatilor	Rata plecarilor de personal din hotel Lucrare: Definitia si fizica culorilor - valuarea prin culoare Referat: Proiect la gestiunea financiara a intreprinderii Absenteismul Reactiile informale din partea clientilor
Stabilitatea financiara	Imaginea pe pietele financiare	Raportul pret-castiguri Pretul actiunilor
	Profitabilitatea	Castigurile pe actiune Profitul brut operational Tendinta costurilor Fluxul de numerar
	Forta echipei de management	Cifra de afaceri Profiturile diviziilor Ponderea managementului in totalul personalului
Satisfactia proprietarilor	Flux de numerar adecvat	Gradul de ocupare a hotelului Vanzarile Profitul brut operational Profitul pe compartimente

2. Elementele fundamentale ale planificarii

Planificarea este procesul de stabilire a modului in care sistemul de management isi va indeplini obiectivele, altfel spus, este procesul de stabilire exactaa actiunilor pe care le va intreprinde organizatia pentru a-si indeplini obiectivele

Ea precede si constituie baza pentru functiile de organizare, influentare si control

3. Scopurile planificarii

-scopul fundamental: este acela de a ajuta organizatia sa-si indeplineascaobiectivele si de a facilita succesul firmei

-alte scopuri: -de protectie, adicade minimizare a riscului prin reducerea incertitudinilor care inconjoarasituatia firmei si prin clarificarea consecintelor actiunilor de management care privesc aceste incertitudini;

-de a impune un efort conjugat in cadrul organizatiei; atunci cand planificarea lipseste, lipseste si eficienta coordonarii si organizarii;

4. Avantajele si dezavantajele planificarii

Avantaje:

-ii ajuta pe manageri sa previzioneze situatiile viitoare;

-imbunatateste coordonarea deciziilor (orice decizie luata astazi trebuie sa tina cont de influenta ei asupra unei decizii de maine);

-punand accentul pe obiective, planificarea tine treaza atentia managerilor asupra a ceea ce doreste sa indeplineasca organizatia lor

Dezavantaje ( apar atunci cand functia de planificare nu este bine indeplinita):

-accentul prea mare pe planificare ocupa prea mult din timpul managerilor;

-neglijarea unor activitati, atunci cand managerul nu realizeaza un echilibru intre planificare -organizare -influenta si control

5. Etapele procesului de planificare

1) Prezentarea obiectivelor organizatiei

2) Enumerarea modalitatilor alternative de indeplinire a obiectivelor

3) Stabilirea premiselor pe care se bazeazafiecare alternativa

4) Alegerea celei mai bune alternative pentru indeplinirea obiectivelor

5) Conceperea planurilor pentru punerea in aplicare a alternativei alese

6) Transpunerea planurilor in actiune

Planificarea -subsistem al sistemului de management

6. Aptitudinile planificatorilor

sa dispuna de o experienta practica apreciabila, de preferat sa fi condus unul sau mai multe compartimente ale organizatiei;

sa fie capabili sa renunte la o abordare ingusta a organizatiei ( dobandita anterior, cand conduceau un compartiment ) si sa abordeze organizatia ca intreg; ei trebuie sa stie cum functioneaza toate partile organizatiei si interdependenta dintre ele;

sa aiba cunostinte si preocupari legate de tendintele sociale, politice, tehnice si economice care pot influenta viitorul organizatiei;

sa fie capabili sa lucreze cu alti semeni ai lor, sa colaboreze, sa dea sfaturi eficiente, sa comunice clar, atat oral cat si scris

Planurile si instrumentele de planificare

Planul este o activitate specifica menita sa ajute organizatia sa-si indeplineasca obiectivele

caracteristici

- repetitivitate - reflecta masura in care planul este folosit din nou. Unele planuri sunt concepute pentru o situatie speciala, altele sunt valabile pentru mai multe situatii.

- timpul - perioada pentru care este conceput planul

- sfera - partea din sistemul de management vizata de plan

- nivelul - reflectanivelul organizatiei pe care il vizeazaplanul

Cauzele esuarii planurilor

1.Planificarea nu este integratain sistemul general de management

2.Nu sunt cunoscute diferitele etape ale programului de planificare

3.Managementul de la diferte niveluri nu s-a angajat sau nu a contribuit corespunzator la activitatile de planificare

4.Responsabilitatea pentru planificare revine,gresit,doar compartimentului de planificare

5.Managementul se asteaptaca planurile concepute safie implementate printr-un efort scazut

6.La inceputul planificarii se urmaresc prea multe tinte deodata

7.Managementul nu reuseste safunctioneze conform planului

8.Proiectiile financiare sunt confundate cu planificarea

9.In proiectul de planificare sunt folosite intrari inadecvate

10.Managementul nu reuseste satinapasul cuprogramul general de planificare

Instrumente de planificare - sunt tehnici pe care managerii le pot folosi pentru a concepe planuri

prognoza

programarea

Prognoza

- este un instrument de planificare folosit pentru previzionarea evolutiilor viitoare de mediu care vor influenta functionarea organizatiei.  

Ea consta in:

-stabilirea legaturilor dintre sectorul de activitate si indicatorii nationali, economici si sociali

-stabilirea impactului unor hotarari guvernamentale asupra activitatii organizatiei

-evaluarea potentialului de crestere a vanzarilor, profitabilitatii, a resurselor necesare, precum si a riscului impus de fiecare dintre domeniile pietei: comercial, sectorial, institutional, guvernamental si rezidential

-evaluarea potentialului pentru extinderea eforturilor de marketing in alte zone geografice

-stabilirea probabilitatii aparitiei progreselor tehnice care vor face ca liniile existente de produse sadevinauzate moral

Metode de prognozare (in domeniul vanzarilor)

-metoda opiniilor grupului de directori: ii solicita pe acestia sa-si spuna opiniile privind evolutia vanzarilor

-metoda estimarilor reprezentantilor de vanzari: analizeaza opiniile acestora priviti ca un grup(metoda valoroasa avand in vedere interactiunea reprezentantilor de vanzari cu clientii

-metoda analizei seriilor cronologice: urmareste evolutia vanzarilor in timp; ea consta dintr-un grafic ce evidentiaza evolutia vanzarilor, de regula in ultimul deceniu. O astfel de analiza trebuie sa tina cont de ciclul de viata al produsului care parcurge cinci etape: lansarea, cresterea, maturitatea, saturatia, declinul

Ex.TV alb-negru Congelatoare Frigidere Cuptoare cu microunde Telefoane celulare Calculatoare personale Aparate pt Cd  Lansare Crestere Maturitate Saturatie Declin

Programarea

- conceperea unei liste detaliate de activitati, de alocare a resurselor necesare si de stabilire a termenelor in vederea indeplinirii unui obiectiv.

Programarea se realizeaza cu ajutorul a doua tehnici: graficul GANTT si tehnica de evaluare si trecere in revista a programului PERT

Graficul GANTT