Construirea unei echipe eficiente

CONSTRUIREA UNEI ECHIPE EFICIENTE

1. Etapele dezvoltarii echipei

Modelul cel mai cunoscut si mai raspandit de evolutie a echipei (Tuckman, 1965) presupune 5 stadii: formarea, etapa de agitatie, normarea, etapa de functionare si intreruperea activitatii.

Formarea

La acest nivel apare adesea un grad ridicat de anxietate. Membrii echipei pun intrebari care reflecta interesul cu privire la rolurile atribuite si la resurse. Indivizii din cadrul echipei cauta informatii despre alti membri, mai ales legate de background-ul acestora si experienta in tipul de sarcina pe care echipa trebuie sa o execute.

Etapa este caracterizata de incercari repetate de a identifica sarcinile in termeni de parametri relevanta si de a stabili cum anume se vor realiza, precum si de stabilirea tipului de informatii necesare si a modului in care vor fi utilizate.

Cea mai importanta sarcina este stabilirea clara si de comun acord a obiectivelor.

Tipuri de comportamente disfunctionale in echipele aflate in tranzitie

Etapa de agitatie

In timpul acestui stadiu apar conflictele intre indivizi si subgrupuri. Sunt vizate alegerile, autoritatea si/sau competenta coordonatorului, iar membrii nu accepta eventuale incercari de dominare din partea conducerii.

Acest stadiu se caracterizeaza prin onestitate si deschidere in rezolvarea divergentelor.

Normarea

In timpul normarii are loc rezolvarea conflictelor, iar echipa incepe sa abordeze sarcina din perspectiva unei cooperari pozitive. Se intocmesc planuri si se stabilesc standarde. Apar norme sau reguli acceptate si modalitati de lucru referitoare la comportamentul individual si colectiv.

Normele trebuie impuse in conformitate cu nevoile organizatiei.

Etapa de functionare

Membrii echipei incep sa vada rezultatele date de concentrarea constructiva a energiei asupra sarcinii comune. Se stabileste o structura de lucru eficienta, in mijlocul careia indivizii se simt bine si incep sa colaboreze mai relaxati.

La acest nivel trebuie organizate sisteme de revizuire regulata pentru ca echipa sa dea randament in continuare si sa fie in legatura cu mediul in care actioneaza.

Intreruperea activitatii

La acest stadiu nu ajung, de regula, toate echipele, dar, in timp, membri importanti vor parasi grupul, iar proiectele majore vor fi finalizate sau intrerupte.

Nu toate grupurile urmeaza schema propusa de Tuckman. In unele cazuri se constata reluarea unor etape pentru a le parcurge gradat, la diverse niveluri.

Implicatiile statutului de membru al grupului

Deoarece in primele faze rezultatele sunt minime, exista tentatia de a le parcurge in viteza sau de a le scurt-circuita, sperand ca prin aceasta, grupul va atinge productivitatea maxima.

Desi tentanta, acesta idee nu da rezultate. La fel ca si oamenii, care trec prin stadii de evolutie in functie de varsta, experienta, maturitate si alti factori, echipele trec si ele prin etape previzibile, a caror durata depinde de factori precum: maturitatea indivizilor si a echipei, complexitatea sarcinilor, conducerea acesteia, climatul organizational si cel extern.

Grupurile isi pot inceta evolutia la diferite etape; unele nu ajung niciodata pe deplin functionale.

Dat fiind caracterul inevitabil al acestor etape, timpul necesar pentru ca echipa nou constituita sau cea modificata sa devina pe deplin productiva se poate reduce prin impartasirea preocuparilor si asteptarilor legate de grup, ceea ce duce la reducerea tensiunilor, a ingrijorarii sau anxietatii tipice etapelor de formare si antrenare. Membrii grupului se pot intelege intre ei pentru a evita "surprizele" si astfel se poate accelera realizarea unei atmosfere de incredere, care permite renuntarea la aspectele interpersonale in favoarea celor legate de sarcinile profesionale, echipa putand acum sa mearga inainte si sa functioneze.

Apartenenta la echipa

In ceea ce priveste componenta echipelor, e necesar sa existe o combinatie de persoane cu abilitati si caractere diferite. Daca sunt prea asemanatoare, crearea de noi idei va fi limitata si toata lumea va dori sa joace aceleasi roluri si sa indeplineasca aceleasi sarcini.

Pentru a creasi mentine echipe performante trebuie luate in considerare toate elementele care influenteaza eficacitatea grupurilor. Printre aceste elemente diversitatea membrilor are un loc aparte. Atunci cand membrii echipei sunt omogeni exista o serie de avantaje: usurinta de a crea relatii sociale intre membriisi inceputul interactiunii necesare pentru a munci impreuna. Pe de alta parte omogenitatea poate sa limiteze punctele de vedere, ideilesi creativitatea. Din diversitate provine o baza mai mare de talente, informatiisi perspective variate care pot sa imbunatateasca procesul de luare a deciziilor sau de solutionare a unor probleme. Aceste aspecte sunt importante atunci cand echipa lucreaza la sarcini complexe.

Cercetarile au aratat ca diversitatea poate crea probleme in stadiile initiale de formare a echipelor. Aceasta apare atunci cand conflictele interpersonale care pornesc din diversitate vin sa incetineasca procesele de grup cum ar fi construirea relatiilor, definirea problemei si partajarea informatiilor. Chiar daca echipele ar putea intampina dificultati in a rezolva aceste probleme, se poate dezvolta un potential de performanta o data aceste probleme au fost rezolvate.

Trebuie sa ne asiguram ca membrii echipei sunt tratati egal. Intr-o echipa de pana la 6 membri este probabil ca toti sa devina implicati. Cei mai tacuti nu vor fi dominati de personalitatile mai puternice, iar aceia care nu doresc sa munceasca nu se pot ascunde atat de usor. In general, aceasta este marimea ideala. Grupurile mai mari, de pana la 10 persoane, cuprind adesea una sau doua persoane care nu contribuie foarte mult, dar care pot fi productive. In cele mai mari, se observa o implicare redusa.

Odata ce au fost stabiliti membrii echipei, acestia trebuie sa invete sa lucreze impreuna. Munca in echipa poate avea legatura cu persoane din afara grupului; de exemplu, pot fi implicati agenti economici sau organizatii comunitare.

Proiect: Infiintarea filialelor si sediilor secundare ale societatii comerciale pe actiuni Lucrare: Analiza rentabilitatii

Claritatea sarcinii

Trebuie sa ne asiguram ca sarcina este clara pentru toti. Acest aspect nu ar trebui sa se limiteze doar la a le spune in ce consta; trebuie sa le permitem sa se gandeasca la ea si sa puna intrebari pentru clarificare. Aceasta nu numai ca le va furniza informatii concrete, ci le va si permite sa-si formeze o viziune mai clara in privinta sarcinii si a ceea ce ar trebui sa realizeze.

Pe parcursul unei activitati mai indelungate in echipa, fixarea unor termene face sarcina mai usor de abordat, poate contribui la cresterea motivatiei, fiecare etapa poate fi realizata cu succes, iar progresul va fi mai usor de monitorizat.

Implicarea membrilor echipei

Pentru ca o echipa sa functioneze cu succes, membrii sai ar trebui sa fie complet dedicati finalizarii sarcinii si realizarii obiectivelor. Ei trebuie sa sprijine procesul si produsul muncii in echipa.

Realizarea unui consens si asumarea sarcinii de catre fiecare membru al echipei este foarte importanta, atat in vederea obtinerii succesului in echipa, cat si in vederea dezvoltarii fiecarui membru.

Competitia dintre membrii unei echipe joaca rar un rol intr-o munca de echipa eficace. Membrii trebuie sa devina camarazi, sa-si ofere sprijin, sa-si imparta echitabil munca, intr-o maniera care sa promoveze eficacitatea.

In conceptia lui V. Ricu, construirea unei echipe eficiente presupune un bun design al lucrului in echipa, in care sunt specificate obiectivele care trebuie indeplinite, strategia si succesiunea pasilor, sarcinile specifice, numarul necesar de oameni, rolurile pe care acestia trebuie sa le indeplineasca si abilitatile pe care trebuie sa le posede.

Autorul descrie 3 tipuri de abilitati de care o echipa trebuie sa tina cont pentru a ajunge la rezultate bune pe plan profesional:

• are nevoie de oameni cu expertiza tehnica;
• echipa trebuie sa includa persoane capabile sa identifice problemele si persoane cu abilitati de rezolvare a problemelor;
• sa decida competent.

Factorii de personalitate nu pot fi ignorati. In mod ideal, membrii unei echipe de succes inregistreaza scoruri inalte la dimensiunile: extraversie, agreabilitate, constiinciozitate si stabilitate emotionala.

Echipele eficiente tind sa aiba dimensiuni reduse - mai putin de 10 membrii. Cand este vorba de numarul membrilor unei echipe, expertii propun abordarea "Think small", respectiv o echipa sa fie formata din cel mai mic numar de membrii care pot realiza sarcina ceruta.

O echipa performanta necesita un leadership eficient, care sa fie in masura sa traseze directii clare si sa genereze un climat de incredere membrilor sai.

Echipele au un tel sau un obiectiv spre care tind toti membrii sai, insa liderul trebuie sa aiba grija sa mentina energia si concentrarea acestora, mentinandu-i orientati spre telul colectiv, chiar daca circumstantele se schimba permanent.

N. Ceaus considera ca "daca avem cateva persoane care lucreaza impreuna, se ajuta reciproc si stau in acelasi birou, nu putem vorbi de o echipa, ci doar de cateva persoane care impart acelasi spatiu si fac acelasi tip de activitate. Pentru a vorbi de o echipa, trebuie identificat acel "ceva" in jurul caruia s-a format colectivul" . In practica, impactul pe care aceste grupuri de lucru il au asupra performantei organizatiei sunt urmatoarele:

1. eficienta sporita: o echipa sudata poate fi coordonata mai eficient si va urmari coerent sarcinile;

comunicare mai buna: datorita existentei unui scop comun, barierele de comunicare se estompeaza, iar membrii grupului dialogheaza deschis si degajat despre probleme si solutii;

3. grad ridicat de motivare: existenta colaborarii si comunicarii cu cei din echipa in vederea realizarii obiectivelor comune reprezinta pentru fiecare membru al grupului de lucru un motiv de a veni la munca "din placere";

4. retentie sporita: nimeni nu-si doreste sa plece dintr-o echipa in care se simte bine;

5. profit pentru companie: existenta unor angajti eficienti si motivati are in timp efecte benefice asupra profitului companiei.

Esenta construirii unei echipe rezida in clarificarea sperantelor despre scopuri si roluri. O echipa este un eco-sistem. Dezvoltarea echipei si a individului se petrece dinauntru in afara. Indivizii participanti se concentreaza mai intai asupra schimbarii pe care trebuie sa o faca in ei insisi si apoi asupra extinderii la alte domenii de influenta din echipa .

Alcatuirea unei echipe performante reprezinta o activitate foarte complexa. Avem de-a face cu indivizi diferiti, cu profiluri psihologice diferite, cu interese si asteptari diferite; din scopurile echipei trebuie delimitate obiectivele de urmarit pentru fiecare membru, iar acestea trebuie percepute ca fiind scopuri proprii.

Initial, echipa se prezinta ca un grup in formare in care au loc fenomene psihosociale specifice de relationare a persoanelor, de acomodare a unora cu altele, de asimilare a statutelor si rolurilor lor. Atunci cand toate aceste procese se stabilizeaza si functioneaza normal se poate vorbi de un grup structurat si coeziv, deci de o echipa .

Gh. Aradavoaice arata faptul ca selectia celor mai potriviti oameni trebuie sa se realizeze dupa un set de criterii , precum:

• pregatire profesionala de specialitate, in concordanta cu specificul domeniului de activitate;
• experienta;
• caracter integru, personalitate bine conturata, atitudine ferma si principiala;
• loial institutiei, liderului si celor cu care lucreaza;
• spirit de echipa, capacitate de a pune la dispozitia grupului intregul sau potential de munca;
• puterea si deprinderea de a sesiza disfunctiile, cauzele acestora si de a propune solutii pentru imbunatatirea muncii;
• abilitati relationale pentru a instaura si mentine raporturi interumane corecte;
• forta morala pentru eventualele esecuri;
• taria de a-i comunica nemijlocit sefului ce aspecte din actul de conducere sunt deficitare, de a formula si avansa metode de lucru noi;
• creativitate, spirit inovator, preocupare pentru implementarea elementelor de noutate, pentru schimbari radicale atunci cand necesitatile muncii o cer.

R. Eales-White afirma ca o echipa se formeaza din motive organizationale si motive individuale .

Rezultatele obtinute in urma unui sondaj realizat pe 230 de manageri resurse umane din SUA, indica faptul ca printre beneficiile muncii in echipa se numara: o viziune mai buna in legatura cu stabilirea directiilor majore privind productia, o programare detaliata si eficienta a productiei si cresterea capacitatii angajatilor cooptati in echipe de a rezolva conflictele dintre ei.

Majoritatea firmelor isi stabilesc sau trec printr-un proces de stabilire a valorilor si a propriei viziuni asupra viitorului lor. Datorita schimbarii rapide si nesigurantei din mediile de afaceri,, daca acest proces este perceput ca necesar si poate fi eficient daca viziunea si valorile sunt stabilite in comun, daca ele coincid cu cele ale liderului si, de asemenea, daca exista schimbare la nivel de structura si sistem, care sa asigure alinierea la viziunea si valorile mentionate.

Figurile urmatoare prezinta comparativ echipa eficienta si echipa ineficienta.

Fig. 1 Echipa eficienta[7]

Produc performante semnificative

Fig. 2 Echipa ineficienta[8]

Produc performante slabe

M.A. West prezinta cateva indicatii cu privire la infiintarea unei echipe eficiente[9]:

1. Echipele trebuie sa aiba de executat sarcini interesante.

Indivizii vor lucra mai intens daca sarcinile impuse ii motiveaza, fiind interesante, provocatoare si placute in acelasi timp. Cand sarcina e interesanta, indivizii devin mult mai angajati, mai motivati si mai cooperanti in indeplinirea ei.

Indivizii trebuie sa simta ca au un rol important in soarta companiei.

Fenomenul de "lene sociala" apare mai ales cand indivizii cred ca nu au o contributie semnificativa la realizarea sarcinii. O modalitate de a-i face pe membri sa se simta importanti pentru echipa este utilizarea strategiilor de negociere si clarificare a rolului. Examinarea atenta a indatoririlor fiecarui participant si identificarea obiectivelor individuale si de echipa fac ca membrii sa inteleaga si sa demonstreze celorlalti contributia personala la succesul echipei.

3. Indivizii trebuie sa aiba de executat sarcini semnificative.

Sarcinile individuale trebuie sa fie semnificative si sa aduca satisfactii. La fel cum pentru o echipa este important sa aiba o sarcina interesanta de realizat, tot astfel si membrii vor depune mai mult efort, vor fi mai creativi si mai dedicati daca sarcinile individuale sunt captivante si provocatoare.

4. Contributiile individuale trebuie sa fie indispensabile, unice si evaluate in conformitate cu un standard.

Investigarea fenomenului de lene sociala indica faptul ca acesta este rar intalnit atunci cand oamenii isi percep contributia ca fiind indispensabila performantei intregii echipe. La fel de important este ca si munca individuala sa fie supusa evaluarii. Indivizii trebuie sa simta ca nu doar munca lor este indispensabila, ci si ca realizarile lor sunt vizibile pentru ceilalti.

5. Trebuie sa existe obiective clare de echipa insotite de feedback in vederea atingerii performantei.

Din aceleasi motive pentru care este important ca indivizii sa aiba scopuri clare si feedback asupra activitatii, este vital casi intreaga echipa sa aiba succes la aceste aspecte. Cercetarile arata ca performanta este ridicata atunci cand oamenii primesc sarcini precise (Locke si Latham, 1991). Obiectivele constituie un factor de impulsionare daca se asigura si feedback.

Reguli necesare in vederea mentinerii unei echipe eficiente

• respectati-va colegii, tratati-i asa cum ati dori sa fiti voi tratati, ca pe niste oameni capabili, cu calitati, cu trebuinte, aspiratii si scopuri la fel de legitime ca ale voastre;
• lucrati bine si intens, urmariti obtinerea performantelor nu pentru a-i surclasa pe colegi, pentru a le dovedi ca sunteti mai inteligent si mai priceput decat ei, sau pentru a demonstra sefului ca sunteti mai valoros decat oricine, ci din intelegerea necesitatilor muncii, a nevoii de a indeplini bine indatoririle de serviciu;
• comunicati, informati-va reciproc, consultati-va cu ceilalti, ajutati-va in procesul pregatirii si derularii unei actiuni; in caz de succes, bucurati-va impreuna; in caz de esec, pastrati-va calmul si luciditatea, nu va invinuiti unul pe altul; cautati impreuna cauzele esecului si reluati cu incredere actiunea initiala;
• nu transformati divergentele de opinii si solutii in motive de cearta sau acuze. Priviti-le ca pe ceva firesc, cautati sa sesizati elementele comune, aveti taria de a recunoaste si a aprecia deschis ideea celuilalt atunci cand este mai buna;
• evitati denigrarea si calomnia, nu comentati negativ diversi colegi si nu formati grupulete care sa dezbine echipa;
• ajutati-va si cooperati activ. Acceptati ideea ca astfel va completati reciproc nu din compasiune sau pentru a acoperi, substitui nepriceperea celuilalt, ci pentru reusita actiunii, pentru indeplinirea activitatilor organizatiei;
• indiferent de valoarea si experienta pe care o aveti, de aportul personal la realizarile grupului, nu afisati aere de superioritate, evitati aroganta si trufia, ci promovati lauda sincera si indemnul prietenesc;
• apreciati cu franchete si onestitate rezultatul muncii colegilor, nu le subapreciati initiativele si stradaniile de a obtine performante. Discutati pe marginea lor, invatati din experienta celorlalti, cereti-le ajutorul atunci cand aveti nevoie;
• nu-i invinuiti pe altii pentru greselile personale; asumati-le, recunoasteti deschis in ce consta vina voastra - acest lucru va consolida imaginea personala in ochii colegilor;
• dezvoltati si consolidati sentimentul de prietenie, impartasiti din trairile, framantarile si satisfactia voastra, abordati cu tact si discretie si problemele care depasesc cadrul profesional.

J.C. Maxwell descrie 10 etape care trebuie parcurse pentru a investi in propria echipa[10]:

1. Luati decizia de a pune bazele unei echipe!

Hotararea de a dezvolta membrii echipei reprezinta primul pas spre construirea unei echipe mult mai bune.

Selectati cei mai buni oameni cu putinta!

Cu cat oamenii din echipa sunt mai buni, cu atat potentialul lor este mai mare.

3. Platiti pretul necesar instruirii echipei!
4. Faceti lucrurile impreuna ca o echipa!

Singurul mod de a dezvolta identitatea si coeziunea intre membrii echipei este sa ii reuniti nu numai intr-o formula profesionala, ci si intr-o formula personala.

5. Conferiti membrilor echipei responsabilitate si autoritate!

Cea mai semnificativa evolutie a oamenilor apare deseori ca urmare a incercarilor si greselilor din experienta personala. Orice echipa care doreste sa treaca la un nivel superior de randament trebuie sa ofere membrilor echipei autoritate si responsabilitate.

6. Ridicati in slavi succesele obtinute de echipa voastra!

Oamenii sunt dispusi sa munceasca din greu daca sunt apreciati pentru eforturile lor.

7. Verificati daca investitiile facute in echipa dau roadele scontate!

Trebuie sa observati daca obtineti un castig pentru timpul, energia si resursele pe care le investiti. Unii oameni se dezolta foarte repede, altii mai incet, dar rezultatul final dorit este progresul.

8. Nu mai investiti in jucatorii care nu se dezvolta!

Una dintre cele mai dificile experiente pentru orice membru al unei echipe este sa lase in urma un coechipier. Dar este necesar sa faceti acest lucru daca un membru din echipa refuza sa se dezvolte sau sa se schimbe pentru binele colegilor.

9. Creati noi oportunitati pentru echipa!

Atunci cand o echipa are posibilitatea de a pasi pe un teritoriu nou sau are sansa de a se confrunta cu noi provocari, trebuie sa se extinda pentru a le putea face fata cu succes.

10. Oferiti echipei cea mai mare sansa pentru a reusi!

Una din cele mai importante sarcini pe care le aveti de indeplinit este indepartarea obstacolelor in asa fel incat echipa sa aiba o sansa cat mai mare de a obtine succesul.