ROMANIA

MINISTERUL AGRICULTURII SI DEZVOLTARII RURALE

AGENTIA DE PLATI PENTRU DEZVOLTARE RURALA SI PESCUIT

MANUAL OPERATIONAL DE ACHIZITII PENTRU BENEFICIARII PRIVATI AI PNDR

CUPRINS:

1. DEFINITII SI PRESCURTARI

2. SCOP

3. Domeniu de aplicare

4. DESCRIEREA ACTIVITATII

4.1 PROCEDURI DE ACHIZITIE

CONFORMITATEA DOSARULUI DE ACHIZITII

ADJUDECAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII

Modificarea contractelor de achizitii

4.2 PREVEDERI GENERALE

DEPUNEREA DE CATRE BENEFICIAR A DOSARULUI DE ACHIZITII

CONFLICTUL DE INTERESE

VERIFICAREA LA CRPDRP- SA

4.9 CONTROLAE LA FATA LOCULUI

4.10 ANALIZA DE RISC

5. FORMULARE

A0. FISA DE VERIFICARE A DOSARULUI DE ACHIZITII Invitatia de participare si dosarul cererii de oferte

A1. FISA DE VERIFICARE A DOSARULUI DE ACHIZITII Raportul de selectie si contractul

A2. FISA DE VERIFICARE PE ESANTION

A3. REGISTRUL DE INREGISTRARE SI MONITORIZARE A FISEI DE VERIFICARE/AVIZARE A DOSARELOR DE ACHIZITII

A4. FISA DE AVIZARE A DOSARELOR DE ACHIZITII

A5. BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR DE LA OJPDRP – CA LA CRPDRP – SA

A6. BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR/ PROCES VERBAL DE PREDARE PRIMIRE DE LA CRPDRP- SA la OJPDRP - CA

A7. RAPORT DE VERIFICARE LA FATA LOCULUI CRPDRP - SA/APDRP-SA

A8. RAPORT DE VERIFICARE PE ESANTION CRPDRP- SA

A9. SOLUTIONAREA DIFERENTELOR DE EVALUARE

A10. RAPORT SEMESTRIAL DE ANALIZA

A11. REGISTRUL DE ACHIZITII PENTRU PROIECT

6. FISA POSTULUI EXPERT CA-OJPDRP

MANUAL OPERATIONAL DE ACHIZITII PENTRU BENEFICIARII PRIVATI AI PNDR

1. DEFINITII SI PRESCURTARI

FEADR – Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurala – Contributia financiara comunitara pentru sprijinirea dezvoltarii rurale, destinata finantarii programelor de dezvoltare rurala derulate in conformitate cu legislatia comunitara;

PERE - Planul European de Redresare Economica;

APDRP – Agentia de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit, institutie responsabila cu implementarea tehnica si financiara a PNDR;

CE – Comisia Europeana

PNDR – Programul National de Dezvoltare Rurala

MADR – Ministerul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale

CRPDRP – Centrul Regional de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit, entitate regionala a APDRP

OJPDRP – Oficiul Judetean de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit, entitate judeteana a APDRP

OJPDRP-CA - OJPDRP-Compartimentul achizitii

SVT - Serviciul Verificare Tehnica

CRPDRP-SA - CRPDRP-Serviciul Achizitii

2. SCOP          

Prezenta procedura stabileste modul de verificare a contractelor de achizitii de servicii, bunuri cu sau fara montaj si de executie lucrari (constructii, montaj) in cadrul proiectelor finantate prin PNDR cu fonduri din FEADR sau PERE pentru beneficiarii privati.

3. Domeniu de aplicare

Manualul se aplica pentru adjudecarea contractelor de achizitii de servicii, bunuri cu sau fara montaj si de executie lucrari (constructii, modernizari) in cadrul proiectelor finantate prin PNDR cu fonduri din FEADR sau PERE pentru beneficiarii privati.

Astfel, in vederea achizitionarii de servicii, bunuri sau lucrari, beneficiarii privati ai PNDR cu fonduri din FEADR sau PERE au posibilitatea de a opta pentru una din variantele de mai jos:

1. Procedurile de achizitii se vor desfasura fie prin aplicarea prezentului manual;

2. Procedurile de achizitii se vor desfasura fie prin aplicarea legislatiei nationale in domeniul achizitiilor publice.

In acest caz beneficiarii privati vor respecta cerintele APDRP impuse prin 'Instructiunile privind achizitiile publice pentru beneficiarii PNDR (volumul 1 al Manualului de proceduri pentru atribuirea contractelor de achizitie publica pentru proiectele finantate prin PNDR M01-06) si vor aplica procedurile de licitatie prin cerere de oferta, licitatie deschisa etc. in functie de pragurile valorice impuse prin legislatia nationala, respectand conditiile de publicare a invitatiilor sau anunturilor de participare in SEAP, termenele limita de depunere a ofertelor, modalitatea de evaluare a ofertelor, de semnare a contractelor, de solutionare a contestatiilor si toate celelalte prevederi din OUG nr. 34/2006 si HG 925/2006 (Norme de aplicare) cu modificarile si completarile ulterioare. Dupa semnarea contractelor de finantare si inaintea organizarii primei licitatii de achizitii, beneficiarii privati care doresc sa aplice legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice vor solicita APDRP aprobarea unui act aditional pentru inlocuirea Anexei IV cu 'Instructiunile privind achizitiile publice pentru beneficiarii PNDR'.

Beneficiarii privati care intra sub incidenta articolului nr. 9 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare vor aplica obligatoriu legislatia nationala in domeniul achizitiilor publice, iar contractele de finantare se vor incheia avand ca Anexa IV Instructiunile privind achizitiile publice pentru beneficiarii PNDR.

La nivelul APDRP manualul se aplica de catre personalul cu atributii in achizitii din cadrul OJPDRP-CA si CRPDRP-SA.

In cazul aplicarii de catre beneficiarii privati ai PNDR a legislatiei nationale in domeniul achizitiilor publice, acestia vor depune documentatia de achizitii pentru verificare si avizare numai la Serviciile Achizitii din cadrul CRPDRP.

Este necesar ca in cadrul proiectelor PNDR, componentele care se finanteaza prin PERE sa fie evidentiate separat, avand alocare financiara distincta. Achizitiile de servicii/bunuri/lucrari  finantate prin PERE vor fi licitate pe loturi distincte pentru care se vor incheia contracte de achizitie separate de restul loturilor finantate prin FEADR, cu precizarea ca procedura aplicata se va alege in functie de valoarea cumulata a tuturor loturilor finantate prin FEADR si PERE. Personalul desemnat cu atributii in achizitii din cadrul OJPDRP-CA va intocmi fise de avizare distincte pentru componentele care se finanteaza prin PERE.

4. DESCRIEREA ACTIVITATII

4.1. Proceduri de ACHIZITIE

4.1.1. Selectia de oferte

Contracte > 15.000 EURO, fara TVA, trebuie adjudecate prin procedura de selectie de oferte cu conditia publicarii pe site-ul www.apdrp.ro a unei invitatii de participare si a dosarului cererii de oferte si primirii de catre beneficiarul privat a cel putin 3 oferte conforme din punct de vedere tehnic si financiar al ofertantilor. Ofertele conforme trebuie sa se incadreze in valoarea licitata corespunzatoare din bugetul indicativ. Invitatia de participare trebuie inregistrata in Registrul de intrari - iesiri al beneficiarului privat.

Aditional, beneficiarul privat are dreptul de a transmite invitatii de participare in mod direct agentilor economici (in ziua publicarii pe site-ul www.apdrp.ro), in vederea asigurarii unui grad de competitie adecvat.

Termenul limita de depunere a ofertelor este de minim 10 zile lucratoare de la data publicarii pe site-ul www.apdpr.ro.

4.1.2. O singura oferta

Contracte 15.000 EURO, fara TVA, pot fi adjudecate folosind procedura cu o singura oferta sau procedura mai sus mentionata daca beneficiarul privat doreste aceasta. In acest caz beneficiarul privat depune spre verificare si avizare numai contractul si Anexa 4 Declaratia pentru respectarea regulilor privind evitarea conflictului de interese.

Este interzisa divizarea achizitiilor de acelasi tip respectiv servicii, bunuri sau lucrari a caror valoare depaseste 15.000 de EURO, fara TVA, in contracte mai mici cu scopul evitarii procedurii de selectie de oferte.

Initierea procedurilor de achizitie se face prin invitatia de participare formular Anexa 2 care trebuie sa contina urmatoarele prevederi minimale:

- Denumirea beneficiarului privat

- Cod unic de inregistrare (cu exceptia persoanelor fizice)

- Adresa

- Telefon/fax/e-mail

- Denumire invitatie: se vor detalia serviciile/bunurile/lucrarile eligibile separat fata de cele neeligibile

- Criteriul de selectie estepretul cel mai mic.

- Ofertantii vor demonstra ca au domeniul de activitate principal sau secundar inscris in certificatul ORC/institutii echivalente pentru furnizorii externi, care raspunde cererii de oferte

- Tip contract (servicii, bunuri sau lucrari)

- Termenul limita de depunere a ofertelor

- Adresa la care se trimit ofertele

- Data si ora deschiderii ofertelor

- Valoarea supusa licitatiei (eligibila + neeligibila)

Sunt considerate servicii, bunuri si lucrari de acelasi tip urmatoarele:

Servicii de acelasi tip (deviz financiar cap.3):

1. Studii de teren (geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrametrice, topografice si de stabilitate a terenului pe care se amplaseaza investitia.

2. Proiectare si inginerie (SF / PTH + DDE + Documentatii pentru avize acorduri si autorizatii + expertiza tehnica + audit energetic /Verificare tehnica).

3. Consultanta (consultanta la elaborarea memoriului justificativ, studiilor de piata, de evaluare, la intocmirea cererii de finantare / Consultanta in domeniul managementului investitiei sau administrarea contractului de executie).

4. Asistenta tehnica (AT din partea proiectantului cand aceasta nu intra in tarifarea proiectului / Diriginte de santier).

Lucrari de acelasi tip:

1. Cap 1.2 + 1.3 + 4.1 + 4.2 + 4.3 +5.1.1 + 6.2 Executie de lucrari.

2. Cap 2 Asigurarea utilitatilor necesare obiectivului.

Bunuri de acelasi tip

1. Cap. 4.4 Utilaje si echipamente fara montaj, mijloace de transport, alte achizitii specifice.

2. Cap. 4.5 Dotari.

3. Cap. 4.6 Active necorporale (ex programe software)

Tipul procedurii de selectie se stabileste in functie de valoarea totala a serviciilor sau bunurilor sau lucrarilor din fiecare linie bugetara mentionata.

4.2. PREVEDERI GENERALE

In acceptiunea prezentului Manual, prin achizitie se intelege dobandirea, de catre Beneficiarul privat al finantarii nerambursabile prin PNDR a unor bunuri (ex: tractoare, masini, utilaje si instalatii tehnologice cu sau fara montaj), lucrari, sau servicii (ex: contracte pentru consultanta, atribuirea unui contract de achizitie pentru proiecte care prevad si lucrari de constructii sau modernizari).

Cofinantarea din fonduri publice in cadrul PNDR se acorda pentru toate contractele de achizitii lucrari, bunuri si servicii, incheiate de beneficiarii privati care indeplinesc urmatoarele conditii:

• Costurile oricaror servicii, bunuri si lucrari, sunt eligibile daca beneficiarii privati au obtinut cel putin 3 oferte conforme in cazul aplicarii procedurii de selectie de oferte.
• Obiectul contractului de achizitii sa corespunda cerintelor in ceea ce priveste parametrii de performanta - productivitate prevazuti in documentatia tehnica si financiara a proiectului.

Ofertele conforme reprezinta oferte comparabile, care raspund cerintelor din punct de vedere al performantelor si parametrilor tehnici din caietele de sarcini, proiectul tehnic si cererea de oferte, al obiectului acestora si din punct de vedere financiar si sunt transmise de catre operatori economici reali si care indeplinesc conditiile de calificare, verificabile de catre expertii evaluatori.

Se considera ca procedura de selectie de oferte este respectata in situatia in care se prezinta cel putin 3 oferte conforme din punct de vedere tehnic si financiar.

Ofertele financiare cu valoarea (eligibila si neeligibila) mai mare decat valoarea (eligibila si neeligibila) supusa licitatiei se resping de comisiile de evaluare si sunt declarate neconforme.

Ofertele trebuie sa se incadreze in valoarea licitata (atat eligibila cat si neligibila) corespunzatoare din bugetul indicativ.

Serviciile/bunurile/lucrarile care se compun din cheltuieli eligibile plus neeligibile si sunt inseparabile se supun procedurilor de achizitii conform prezentului manual.

In cazul in care procedura de achizitie este neavizata de catre OJPDRP – CA, cu recomandarea de solicitare de clarificari/informatii suplimentare, beneficiarul privat este obligat sa prezinte respectivele clarificari/informatii suplimentare in termen de 10 zile lucratoare cu exceptia cazului in care s-a solicitat prelungirea termenului de depunere a dosarelor de achizitii. In caz contrar dosarul va fi respins de catre OJPDRP – CA iar beneficiarul privat va depune un nou dosar complet in vederea primirii avizului favorabil.

Ofertantii trebuie sa nu se afle intr-o situatie care intra sub incidenta conflictului de interese.

La verificarea dosarului de catre reprezentantul legal/comisia de evaluare numita de catre beneficiarul privat se va solicita certificatul ORC in original sau copie legalizata pentru toate firmele participante la licitatie. In cazul in care ofertantul nu prezinta certificatul ORC solicitat oferta respectiva va fi declarata neconforma. Certificatele ORC sau cele echivalente pentru furnizorii externi se vor prezenta atat pentru firmele ofertante cat si pentru subcontractanti si toate persoanele juridice (firme) actionare pana la proprietarii finali ale acestora (persoane fizice).

Beneficiarul privat poate primi o suma in avans reprezentand un procent maxim asa cum este precizat in legislatia in vigoare, din valoarea eligibila a cofinantarii nerambursabile din bugetul indicativ. Avansul poate fi acordat dupa primirea avizului favorabil din partea APDRP a procedurii de achizitii prioritar majoritara - de exemplu in cazul proiectelor care prevad constructii dupa avizarea achizitiei de lucrari sau in cazul proiectelor pentru achizitii de bunuri (bunuri si lucrari) dupa primirea avizarii a cel putin 50% din valoarea eligibila a proiectului. Acest fapt va fi mentionat in scris in Fisa de avizare a dosarelor de achizitii de catre expertul 1 care o intocmeste si reconfirmat de expertul 2 CA-OJPDRP in cererea de plata pentru avans.

Procedura va fi actualizata ca urmare a modificarilor intervenite in reglementarile Comisiei Europene in conformitate cu prevederile Capitolului 5 din Manualul de metodologie.

Dosarele de achizitii si fisele de verificare se arhiveaza la nivelul fiecarei entitati de personalul responsabil cu arhivarea, in conformitate cu Manualul de Arhivare.

4.3. DEPUNEREA DE CATRE BENEFICIARUL PRIVAT A DOSARULUI DE ACHIZITII

Dosarul de achizitii trebuie sa aiba un opis si fiecare fila numerotata. Dosarul de achizitii se intocmeste in 3 exemplare, 1 exemplar original, cu documente in original ramane la beneficiarul privat, 1 exemplar pe suport de hartie si 1 exemplar in format electronic pe CD (copii conforme cu originalul) care se depun la OJPDRP.

Dosarul de achizitii 1 exemplar pe suport de hartie si 1 exemplar in format electronic pe CD va fi depus la OJPDRP, fiecare exemplar avand:

• Numele beneficiarului privat
• Titlul proiectului
• Tipul de achizitie si procedura aplicata.

Conformitatea dintre cele doua exemplare (cel pe suport de hartie si cel in format electronic pe CD) ale dosarului de achizitii se certifica de catre beneficiarul privat prin Declaratia de conformitate formular Anexa 6 .

Depunerea de catre beneficiarul privat a dosarului de achizitii la OJPDRP in vederea verificarii si avizarii se face in doua etape:

Etapa 1: Beneficiarul privat depune la OJPDRP-CA Invitatia de participare si dosarul cererii de oferte pe suport de hartie si in format electronic pe CD (punctele 1, 2 si 11 de mai jos).

In acest sens beneficiarul privat va descarca Invitatia de participare de pe site-ul www.apdrp.ro , o va completa si o va copia pe CD. Totodata invitatia completata va fi printata, semnata de reprezentantul legal si scanata in format '.pdf.'

Atat Invitatia descarcata de pe site cat si Invitatia scanata si dosarul cererii de oferte scanat in format '.pdf' vor fi copiate pe CD-ul care se va depune la OJPDRP CA. OJPDRP-CA verifica si avizeaza Invitatia de participare si dosarul cererii de oferte pe care le publica pe site-ul www.apdrp.ro.

In Invitatia de participare beneficiarul privat va preciza data limita de depunere a ofertelor luand in considerare termenul limita de depunere a ofertelor de minim 10 zile lucratoare procedurale + termenul de verificare si avizare de minim 5 zile lucratoare.

Etapa 2: Beneficiarul privat depune la OJPDRP Anuntul de adjudecare, Raportul de selectie si Contractul insotite de anexele acestora pe suport de hartie si in format electronic pe CD (punctele 3 - 11 de mai jos). Acestea vor fi prezentate pe CD in format '*.pdf'. OJPDRP-CA verifica si avizeaza Raportul de selectie si contractul. Pentru completarea Anuntului de adjudecare beneficiarul privat va proceda identic ca pentru Invitatia de participare. Anuntul de adjudecare va fi publicat pe site-ul www.apdrp.ro de catre OJPDRP-CA.

Termenul de verificare si avizare pentru fiecare etapa este de 5 zile lucratoare.

Pentru procedura de selectie de oferte dosarul de achizitii trebuie sa contina urmatoarele:

1. Invitatia de participare Anexa 2 care se publica pe site-ul www.apdrp.ro.

2. Dosarul cererii de oferta.

3. Decizia de numire a comisiei de evaluare.

4. Declaratiile de confidentialitate si impartialitate semnate de catre membrii comisiei de evaluare la data deschiderii ofertelor (Anexa 3).

5. Raportul de selectie.

6. Hotararea / Decizia de aprobare a Raportului de selectie

7. Notificarile catre ofertantii castigatori si necastigatori (inclusiv dovada transmiterii).

8. Contractul cu oferta tehnica si financiara si celelalte oferte necastigatoare.

9. Anexa 4 Declaratie pentru respectarea regulilor privind evitarea conflictului de interese.

10. Anexa 5 Declaratie privind respectarea procedurii de achizitie.

11. Anexa 6 Declaratia de conformitate.

12. Anexa 7 Anuntul de adjudecare.

Dosarul de achizitii trebuie sa contina obligatoriu o copie din fila Registrului de intrari - iesiri al beneficiarului privat in care sunt inregistrate invitatiile de participare si cererile de oferta transmise.

Pentru achizitiile simple beneficiarul privat este obligat sa depuna la OJPDRP-CA dosarele de achizitii in doua exemplare, in maxim 3 luni de la semnarea Contractului de finantare.

Prin achizitie simpla se intelege dobandirea, in urma aplicarii unei proceduri de licitatie, de catre beneficiarul privat al finantarii prin PNDR a unor bunuri (de ex: tractoare, masini, utilaje si instalatii tehnologice fara montaj) si servicii (ex: consultanta daca este cazul) prin atribuirea unui contract de achizitie.

Pentru achizitiile care prevad constructii montaj (sau mixte care prevad atat achizitii cu constructii montaj cat si achizitii simple) beneficiarul privat este obligat sa depuna la OJPDRP-CA cel putin un dosar de achizitii (ex: dosar achizitii prestari servicii) si Proiectul tehnic, in doua exemplare, in maxim 4 luni de la semnarea contractului de finantare.

Prin achizitie care prevede constructii montaj se intelege dobandirea, in urma aplicarii unei proceduri de licitatie, de catre beneficiarul privat al finantarii prin PNDR a unor bunuri (ex.: utilaje si instalatii tehnologice cu montaj cap. 4.2 si 4.3 din bugetul indicativ), si/sau lucrari de constructii si instalatii (cap. 4.1 din bugetul indicativ) si servicii prin atribuirea unui contract de achizitie.

In cazul in care nu sunt respectate termenele de mai sus dosarele de achizitii nu se avizeaza iar beneficiarii privati vor incheia act aditional la contractul de finantare pentru prelungirea acestora. In cazul in care se depun dosare de achizitii spre verificare in ultimele zile ale perioadelor de mai sus acestea se pot aviza in termenul procedural de 5 zile lucratoare. In cazul in care nu se avizeaza si se solicita clarificari nu este necesara intocmirea unui act aditional la contractul de finantare pentru prelungirea termenului. Acesta va fi insa necesar in cazul in care dosarul de achizitii este neavizat cu recomandarea de anulare a licitatiei.

4.4. CONFORMITATEA DOSARULUI DE ACHIZITII

Verificarea dosarelor de achizitii se realizeaza in felul urmator:

OJPDRP-CA verifica dosarele de achizitii pentru toate proiectele beneficiarilor privati. Termenul maxim de verificare si avizare este de 5 zile lucratoare pentru fiecare etapa de la data primirii si inregistrarii.

CRPDRP-SA verifica dosarele de achizitii pentru proiectele beneficiarilor privati pe un esantion de verificare de 1% din achizitii verificate de OJPDRP- CA. Termenul maxim de verificare este de 10 zile lucratoare de la data primirii si inregistrarii.

Dosarele de achizitii vor fi verificate in maxim 5 zile lucratoare de la data primirii si inregistrarii (in SPCDR) de catre expertii OJPDRP-CA.

In Etapa 1 expertii OJPDRP-CA completeaza „Fisa de verificare a dosarelor de achizitii – formularul A0. pentru Invitatia de participare si dosarul cererii de oferte”. Invitatia de participare si dosarul cererii de oferta se publica pe site-ul www.apdrp.ro in aceeasi zi, asigurandu-se ca perioada dintre data publicarii si termenul limita de depunere a ofertelor este de minim 10 zile lucratoare. Fisa de verificarea A.0 se transmite in aceeasi zi beneficiarului privat.

In Etapa 2 expertii OJPDRP-CA completeaza „Fisa de verificare a dosarelor de achizitii – formularul A1 pentru Raportul de selectie si contract”, iar in cazul avizarii favorabile prin Fisa de avizare A4. Ambele Fise se transmit in aceeasi zi beneficiarului privat. De asemenea, Anuntul de adjudecare se publica in aceeasi zi pe site-ul www.apdrp.ro.

Dupa avizarea favorabila/nefavorabila a Fisei de verificare a dosarelor de achizitii, expertul 1 OJPDRP-CA va completa Registrul de inregistrare si monitorizare a Fisei de verificare/avizare a dosarelor de achizitii A3 si in Registrul de achizitii pentru proiect A11.

Expertii din cadrul OJPDRP-CA vor completa in Registrul de achizitii pentru proiect A11 si numele membrilor participanti in comisiile de evaluare la verificarea fiecarui dosar de achizitii prin procedura de selectie de oferte. De asemenea vor intocmi un centralizator separat (format Excel) cu urmatoarele date:

Un exemplar al Fisei de verificare a dosarelor de achizitii A0 in prima etapa si A1 in etapa a doua i se transmite beneficiarului privat, iar in cazul avizarii favorabile acesta mai primeste si Fisa de avizare a dosarelor de achizitii A4.

Toate etapele procedurale sunt inregistrate consecutiv in „Pista de audit'. Fiecare expert care a intocmit/completat documentele aferente dosarului de achizitie completeaza rubrica respectiva si semneaza. In mod corespunzator, persoana care a efectuat verificarea semneaza formularele sus mentionate.

Formularul „Pista de audit” se completeaza pentru achizitiile aferente fiecarui proiect de catre OJPDRP.

In functie de tipul achizitiei, documentatia de achizitii pentru procedura prin selectie de oferte trebuie sa contina urmatoarele documente:

Certificatele ORC pentru persoanele juridice romane sau cele echivalente pentru furnizorii externi nu trebuie sa aiba o vechime mai mare de 6 luni de la data depunerii ofertelor.

Certificatele ORC pentru beneficiarul privat si toate persoanele juridice (firme) actionare ale acestuia pana la proprietarii finali ai acestuia (persoane fizice) nu trebuie sa aiba o vechime mai mare de 6 luni de la data depunerii ofertelor. Beneficiarii privati pot depune aceste certificate doar la prima achizitie daca le finalizeaza si pe celelalte in termenul de 6 luni. In caz contrar beneficiarii privati vor trebui sa depuna certifcatele ORC actualizate.

Dosarul cererii de oferta

Cererile de oferte sunt documente obligatorii care trebuie avute in vedere la depunerea dosarului cu oferte. Toate cererile de oferte trebuie sa fie identice intre ele si trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:

sa fie inregistrate in Registrul de intrari - iesiri, personalizate, datate si semnate;

sa precizeze perioada de valabilitate a ofertelor;

sa nu contina nominalizari de firme care sa poata pune in avantaj anumite tipuri de bunuri/lucrari sau servicii (sa nu se regaseasca referinte la nume de firme furnizoare de bunuri/servicii/lucrari);

in cazul proiectarii aceasta va trebui sa fie explicita, detaliata, si suficient de clara pentru proiectant;

pentru achizitiile de bunuri se vor avea in vedere solicitarea unor oferte prin detalierea specificatiilor tehnice de baza;    

pentru achizitiile de lucrari (constructii) cererea de oferta trebuie sa aiba anexat caietul tehnic de sarcini, detaliat, conform legislatiei in vigoare;

se vor detalia serviciile/bunurile/lucrarile eligibile separat fata de cele neeligibile.

Dosarul cererii de oferta contine:

A. Instructiunile pentru ofertanti trebuie sa contina urmatoarele informatii necesare pentru intocmirea corecta a ofertelor:

ofertantii vor demonstra ca au domeniul de activitate principal sau secundar inscris in certificatul ORC care raspunde cererii de oferte;

ofertantii vor depune certificate ORC (documente echivalente pentru ofertanti externi) pentru ei si pentru toate persoanele juridice actionare/asociate pana la proprietarii finali (persoane fizice). Aceste certificate nu trebuie sa aiba o vechime mai mare de 6 luni de la data depunerii ofertelor.

certificatul de inregistrare cu datele de identificare a ofertantului;

programul sedintei comisiei de evaluare a ofertelor (termenul limita de depunere a ofertelor, data sesiunii de deschidere a ofertelor, locatia);

daca se organizeaza sau nu o inspectie pe teren sau o intalnire pentru clarificari, daca da, se va mentiona locul si data acestora;

redactarea ofertelor va fi in limba romana (sau traducere autorizata sau o traducere efectuata pe responsabilitatea reprezentantului legal);

moneda folosita la intocmirea ofertei financiare este RON sau EURO (cu precizarea cursului de schimb din bugetul indicativ);

perioada de valabilitate a ofertelor;

criteriul de selectie a ofertelor este pretul cel mai scazut;

declaratiile tuturor ofertantilor ca nu se afla in conflict de interese conform art. 15 din OUG 66/2011;

conditiile pentru semnarea contractului inclusiv durata de executie a contractului;

Instructiunile pentru ofertanti vor cuprinde in mod obligatoriu informatii privind termenul limita de depunere a eventualelor contestatii, ulterior notificarii rezultatului procesului de selectie catre operatorii economici participanti.

B. Specificatiile tehnice pentru bunuri si lucrari sau termenii de referinta pentru achizitii de servicii

C. Garantii, daca este cazul

Raportul de selectie (pentru procedura de selectie de oferte) trebuie sa mentioneze:

date referitoare la sedinta comisiei de evaluare a ofertelor (nume ofertanti, nr de inregistrare a ofertelor, daca ofertele au fost primite in termen, cine a participat din partea ofertantilor la deschiderea ofertelor, valoarea ofertelor financiare, daca au existat observatii scrise din partea ofertantilor prezenti la deschiderea ofertelor);

certificarea prin codul CAEN inscris in certificatul ORC a domeniului de activitate prevazut in cererea de oferta;

indeplinirea clauzei privind absenta conflictului de interese;

respectarea termenilor de referinta/specificatiilor tehnice prevazute in studiul de fezabilitate/memoriul justificativ din dosarul administrativ al cererii de finantare si impuse prin cererea de oferta;

concluzia comisiei de selectie a ofertelor.

Raportul de selectie va fi aprobat printr-un act (hotarare/decizie, etc) de catre organul de conducere al beneficiarului privat.

In cazul in care o oferta prezinta un pret aparent neobisnuit de scazut in raport cu ceea ce urmeaza a fi furnizat, executat sau prestat atunci cand pretul ofertat, fara TVA, reprezinta mai putin de 85% din valoarea licitata, comisia de evaluare are obligatia de a efectua verificari detaliate in sensul ca va solicita ofertantului inclusiv documente privind, dupa caz, preturile la furnizori, situatia stocurilor de materii prime si materiale, modul de organizare si metodele utilizate in cadrul procesului de lucru, nivelul de salarizare a fortei de munca, performantele si costurile implicate de anumite utilaje sau echipamente de lucru. In cazul in care ofertantul nu prezinta informatiile solicitate in termen de 3 zile lucratoare sau aceste informatii nu pot justifica pretul aparent neobisnuit de scazut, oferta va fi respinsa.

Graficul de executie a lucrarilor trebuie sa contina toate activitatile care se vor derula prin contractul de lucrari (ex.: activitati de constructii, instalare, montare, etc.), luna/lunile in care se vor desfasura aceste activitati si costurile implicate de acestea (programarea cash-flow-ului).

PRETURILE CONTRACTELOR NU SE ACTUALIZEAZA. ORICE MAJORARE A VALORII UNUI CONTRACT DE ACHIZITIE SE POATE FACE DOAR IN CONDITIILE DESCRISE LA SECTIUNEA 4.6.

4.5. ADJUDECAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII

Ofertele firmelor participante (termenii de referinta pentru achizitii de servicii, specificatiile tehnice pentru achizitii de bunuri sau caietele de sarcini pe specialitati/listele de cantitati din Proiectul Tehnic de executie a lucrarilor) trebuie sa contina toate datele tehnico-financiare de identificare a achizitiei, date ce trebuie sa fie in concordanta cu cerintele tehnico-financiare din proiectul selectat de Agentia de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit. Timpul permis ofertantilor pentru a-si prezenta ofertele, care va fi specificat in cererea de oferta, trebuie sa fie suficient pentru a permite intocmirea de oferte fundamentate tehnic si financiar.

Ofertantii trebuie sa-si pastreze ofertele pe perioada specificata in Cererea de oferta. Aceasta perioada trebuie sa permita beneficiarului privat sa examineze ofertele, sa aprobe propunerea de adjudecare, sa anunte ofertantul castigator si sa semneze contractul

La primirea ofertelor, beneficiarul privat trebuie sa le inregistreze. Toate ofertele se transmit pe hartie, semnate pe fiecare pagina de reprezentantul imputernicit al ofertantului.

Ofertele primite vor fi considerate conforme daca sunt compatibile din punct de vedere al performantelor si parametrilor tehnici din caietele de sarcini, proiectul tehnic si cererea de oferte, al obiectului acestora si se incadreaza in valoarea supusa licitatiei (eligibila si neeligibila).

Ofertele trebuie defalcate pe componentele si preturile acestora. Ofertele trebuie sa fie verificabile din punct de vedere al emitentului si al continutului. Ofertele trebuie sa fie redactate in limba romana sau sa fie insotite de o traducere autorizata in limba romana.

Traducerea va fi autorizata sau va fi realizata de beneficiarul privat, cu mentiunea din partea acestuia: „Imi asum raspunderea privind corectitudinea traducerii” dupa care se va mentiona numele in clar al reprezentantului legal care va semna.

Beneficiarul privat va alege oferta cu pretul cel mai scazut care corespunde obiectivelor proiectului propuse prin memoriul justificativ/studiul de fezabilitate/proiectul tehnic si planului de afaceri si care este conforma.

Contractul va fi incheiat in mod obligatoriu cu ofertantul castigator.

Contractul trebuie sa mentioneze datele de identificare a celor doua parti semnatare (identificarea administrativa si identificarea financiara - sediu social, telefon, fax, e-mail, codul unic de inregistrare, banca, contul bancar), obiectul, valoarea, documentele contractului, durata si conditiile contractuale. Contractul trebuie sa fie semnat de ambele parti si datat. Contractul trebuie sa fie valabil pe o perioada suficient de mare, astfel incat sa se permita implementarea proiectului in conformitate cu datele din cererea de finantare, cu documentele anexate acesteia.

Daca ofertantul castigator nu semneaza contractul in termenii stabiliti, beneficiarul privat poate relua procedura de achizitie.

De asemenea in cazul rezilierii contractului, beneficiarul privat poate relua procedura de achizitie iar daca termenul de depunere a dosarului de achizitie este depasit, este necesara intocmirea unui act aditional la contractul de finantare. Beneficiarul privat poate rezilia un contract incheiat cu un furnizor de servicii, bunuri sau lucrari in cazul in care nu sunt respectate conditiile contractuale, pe baza unei decizii de reziliere. In cazul in care se reziliaza un contract de lucrari, noul dosar al cererii de oferte va contine obligatoriu expertiza tehnica autorizata pentru lucrarile executate si caiete de sarcini actualizate pentru lucrarile ramase de executat.

In cazul in care achizitiile necesita subcontractanti, ofertele firmelor participante vor declara subcontractantii. Contractele de subcontractare insotite de certificatele constatatoare ORC se vor prezenta in dosarul de achizitie care se depune la APDRP pentru verificare si avizare. Pe parcursul derularii contractului, contractantul nu are dreptul de a inlocui subcontractantii nominalizati in oferta fara acceptul beneficiarului privat (prin act aditional), iar eventuala inlocuire a acestora nu trebuie sa conduca la modificarea conditiilor initiale.

Solutionarea contestatiilor: Orice ofertant nemultumit de rezultatul procesului de adjudecare are dreptul de a depune contestatie catre beneficiarul privat.Termenul de asteptare in vederea depunerii unor eventuale contestatii este de minim 6 zile de la transmiterea notificarilor catre ofertantul castigator si ofertantii necastigatori. In caz contrar contestatiile nu se vor lua in consideratie. In cazul primirii unei contestatii beneficiarul privat are obligatia de a numi prin hotarare/decizie o comisie de solutionare a contestatiei formata obligatoriu din alti membri decat cei care au facut parte din comisia de evaluare. Comisia va analiza si solutiona contestatia in termen de maxim 10 zile de la primirea acesteia, care se va finaliza printr-un Raport de solutionare a contestatiei. Comisia are dreptul de a solicita clarificari din partea contestatarului, caz in care perioada de solutionare poate fi prelungita cu perioada in care se primesc clarificarile. Raportul va fi semnat de catre membrii comisiei si de catre Reprezentantul legal de proiect spre luare la cunostinta si va fi inregistrat in Registrul de intrari/iesiri dupa care va fi comunicat contestatarului. Reprezentantul legal de proiect nu are dreptul de a face parte din Comisia de solutionare a contestatiilor. In cazul in care exista contestatii, Raportul de solutionare a contestatiilor va face parte din dosarul de achizitii care va fi depus la OJPDRP. Atat in perioada de asteptare in vederea depunerii unor eventuale contestatii de minim 6 zile cat si in perioada de solutionare a contestatiilor beneficiarul privat nu are dreptul de a incheia contractul de achizitie cu ofertantul castigator. In caz contrar contractul devine nul. In cazul in care contestatarul nu este multumit nici de rezultatul Raportului de solutionare a contestatiei acesta are dreptul de a se adresa justitiei, in conditiile legii contenciosului-administrativ dar beneficiarul privat va avea dreptul de a incheia contractul cu ofertantul castigator. In perioada de solutionare a contestatiilor de catre beneficiarul privat se suspenda procesul de verificare si avizare a documentatiei de achizitii depusa la OJPDRP.

4.6. Modificarea contractelor de achizitii

Contractele de achizitii pot fi modificate pe durata derularii lor daca in timpul implementarii proiectului survin anumite circumstante temeinic justificate si independente de vointa beneficiarului privat, care modifica conditiile initiale din momentul semnarii contractului de achizitie (ex.: achizitii de servicii, bunuri, lucrari aditionale sau suplimentare pentru care exista surse financiare in contractul de finantare la capitolul diverse si neprevazute din bugetul indicativ). Modificarile la contract se realizeaza in baza documentelor justificative aferente si a unui Act aditional la contractul initial, semnat de ambele parti inainte de data finalizarii contractului initial si nu trebuie sa cuprinda servicii/lucrari/bunuri anterioare sau sa intre in vigoare inaintea datei la care a fost semnat de parti. Actele aditionale vor fi avizate prin fisa de verificare A1 si Fisa de avizare A4 din Manualul Operational de catre OJPDRP-CA.

Trebuie respectate urmatoarele principii:

Modificari la contract se pot face doar in perioada de executie a contractului si nu au efect retroactiv.

Scopul actului aditional trebuie sa fie strans legat de natura proiectului din contractul initial, fara a modifica criteriile de eligibilitate si calificare inscrise in cererea de oferta.

Prin actul aditional nu se pot face modificari care afecteaza termenii de referinta sau dupa caz specificatiile tehnice din oferta. Pentru contractele de achizitie de bunuri nu se accepta modificari ale specificatiilor tehnice ofertate initial.

Actul aditional nu trebuie sa modifice conditiile de concurenta stabilite in perioada adjudecarii contractului.

Majorarea preturilor contractelor de executie se poate face doar in baza unei noi proceduri de negociere directa in cazul achizitiilor de lucrari neprevazute pentru care exista surse financiare in contractul de finantare la capitolul diverse si neprevazute din bugetul indicativ si pentru care aceste suplimentari au fost acceptate din punct de vedere tehnic de catre serviciile de specialitate. In acest caz se va intocmi un raport de negociere de catre beneficiarul privat, acceptat si semnat de catre contractantul initial.

In cazul unor modificari prin act aditional la contractul de finantare in sensul suplimentarii cantitatilor de bunuri/servicii/lucrari acestea vor fi obiectul unor noi proceduri de achizitie. In cazul suplimentarii cantitatilor de bunuri/servicii/lucrari de acelasi tip procedura aplicata va fi in functie de valoarea insumata a acestora cu bunurile/serviciile/lucrarile contractate anterior. Daca valoarea insumata a acestora depaseste 15.000 de Euro fara TVA (valoarea initiala fiind sub 15.000 Euro), licitatia initiala trebuie anulata si se va initia o noua licitatie prin procedura de selectie de oferte pentru intreaga valoare a bunurilor/serviciilor/lucrarilor de acelasi tip.

Urmatoarele modificari nu necesita avizarea unui act aditional la contractul de furnizare/presatare servicii/executie lucrari: modificari de adresa, cont bancar, schimbarea reprezentantului imputernicit al contractantului, prelungirea duratei de executie, modificari ale transelor de plata.

4.7. CONFLICTUL DE INTERESE

Situatiile de conflict de interese in cazul selectiei de oferte se definesc prin:

I.       Conflictul de interese intre beneficiarul privat/comisiile de evaluare si ofertanti:

Actionariatul beneficiarului privat (pana la proprietarii finali), reprezentantii legali ai acestuia, membrii in structurile de conducere ale beneficiarului privat (administratori, membri in consilii de administratie etc) si membrii comisiilor de evaluare:

detin actiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanti sau subcontractanti;

fac parte din structurile de conducere (reprezentanti legali, administratori, membri ai consiliilor de administratie etc.) sau de supervizare ale unuia dintre ofertanti sau subcontractanti;

sunt in relatie de rudenie pana la gradul IV sau afin cu persoane aflate in situatiile de mai sus.

II.     Conflictul de interese intre ofertanti:

Actionariatului ofertantilor (pana la proprietarii finali), reprezentantii legali, membrii in structurile de conducere ale beneficiarului privat (consilii de administratie etc):

Detin pachetul majoritar de actiuni la celelalte firme participante pentru aceeasi achizitie (conform. HG. 224/2008 si OUG 66/2011);

fac parte din structurile de conducere (reprezentanti legali, administratori, membri ai consiliilor de administratie etc.) sau de supervizare ale unui alt ofertant sau subcontractant;

sunt in relatie de rudenie pana la gradul IV sau afin cu persoane aflate in situatiile de mai sus.

4.8. VERIFICAREA LA CRPDRP- SA

Toate dosarele de achizitii pentru proiectele beneficiarilor privati vor fi verificate la nivelul OJPDRP-CA in cel mult 5 zile lucratoare de la primirea si inregistrarea documentelor.

CRPDRP-SA va reverifica dosarele de achizitii pentru un esantion de minim 1% din valoarea proiectelor, verificate anterior la OJPDRP-CA. Primirea de CRPDRP-SA a dosarelor de achizitii prin intermediul borderoului A5, se realizeaza de catre seful CRPDRP-SA, care face repartitia pe experti.

Centralizatorul privind stabilirea sumei totale eligibile se intocmeste pe baza Listei proiectelor contractate.

La sfarsitul fiecarei sesiuni de proiecte, pe baza Listei proiectelor contractate, seful SA va stabili esantionul de minim 1% din valoarea proiectelor, care se va determina pe baza unei analize de risc descrise mai jos.

OJPDRP-CA va transmite (prin fax sau e-mail) dupa finalizarea verificarilor si intocmirea fisei de verificare A1 catre SA - CRPDRP informatii referitoare la stadiul achizitiilor fiecarui proiect comunica pe cale electronica catre OJPDRP-CA proiectele selectate pentru a fi verificate .

OJPDRP-CA nu va intocmi Fisa de avizare A4 pentru nici un dosar de achizitii pana cand nu va primi confirmarea prin e-mail din partea CRPDRP - SA ca proiectul sau proiectele respective nu se regasesc in esantionul de verificat.

In cazul in care CRPDRP - SA constata ca un dosar de achizitii a fost verificat si a primit fisa de verificare A1 din partea OJPDRP-CA, dar se regaseste in esantionul de verificat de catre CRPDRP-SA, va solicita Oficiului Judetean transmiterea unui exemplar al dosarului respectiv la Centrul Regional in vederea reverificarii.

Un exemplar al dosarelor de achizitii selectate conform esantionului, va fi transmis de catre Oficiile Judetene la Centrele Regionale dupa efectuarea verificarilor de catre OJPDRP- CA si numai insotite de Fisele de verificare a dosarelor de achizitii A1. In cazul in care documentatia de achizitii nu este conforma si sunt necesare clarificari CRPDRP-SA le va solicita de la OJPDRP-CA sau beneficiarilor privati si va consemna aceasta in Fisa de verificare pe esantion A2.

In cazul diferentelor de evaluare intre CRPDRP si OJPDRP, evaluarea la nivel CRPDRP-SA va fi definitiva.

Scopul verificarii pe esantion este ca Centrul Regional de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit sa verifice modul de respectare a procedurii de achizitii de catre OJPDRP-uri.

Dosarele de achizitii se vor verifica utilizand explicatiile tehnice mentionate in prezentul manual.

Dupa verificarea dosarelor de achizitii aferente proiectelor alese pe esantion, Serviciul Achizitii-CRPDRP va emite Fisele de verificare a dosarelor de achizitii A0 si A1, Fisa de verificare pe esantion A2 si Raportul de verificare pe esantion A8. Fisele de verificare a dosarelor de achizitii A0 si A1 vor fi intocmite de un expert SA si verificate de un alt expert SA si vor insoti Raportul de verificare A8 avizat de Seful SA-CRPDRP si Aprobat de Directorul General Adjunct CRPDRP.

Dupa aprobarea de catre Directorul General Adjunct CRPDRP a Raportului de verificare A8, acesta se transmite la OJPDRP-CA prin intermediul formularului A6.

Chiar daca valoarea TVA nu se liciteaza si nu se verifica de catre CRPDRP-SA sau OJPDRP-CA, aceasta va fi mentionata in Fisele de avizare A4 daca este precizata in contractele incheiate intre beneficiarii privati si ofertantii castigatori.

Fisele de verificare A0, A1 si Fisele de avizare A4 se vor intocmi pentru fiecare contract de achizitie in parte. Fisa de avizare A4 nu se poate emite pe o valoare partiala a unui contract. Totusi in situatia in care licitatia a fost efectuata pe loturi, Fisa de avizare A4 se poate emite pe o valoare partiala corespunzatoare loturilor pentru care s-a respectat procedura, cu solicitare de clarificari sau recomandarea de reluare a licitatiei in Fisa de verificare A1 pentru loturile la care nu s-a respectat procedura (de exemplu oferte neconforme cu cererea de oferte).

Fisele de avizare A4 emise de OJPDRP-CA nu pot fi anulate la solicitarea altor servicii din cadrul OJPDRP sau CRPDRP.

Raport semestrial de analiza A10 asupra activitatii OJPDRP

La nivelul CRPDRP-SA, principalele constatari, identificandu-se eventual cele comune mai multor proiecte verificate de OJPDRP, se vor preciza intr-un Raport semestrial de analiza A10, in care se va face o trecere in revista a evolutiilor de la Raportul semestrial precedent si in functie de gravitatea neregularitatilor constatate se vor face propuneri de remediere ale acestora.

Expertii OJPDRP-CA care au verificat dosarele de achizitii vor intocmi un Raport justificativ in care vor motiva modul de evaluare in comparatie cu Raportul de verificare pe esantion A8 pe care il vor transmite la CRPDRP-SA in termen de 5 zile lucratoare.

Semestrial, seful CRPDRP-SA va analiza Rapoartele de verificare pe esantion A8 si va prezenta Directorului General Adjunct CRPDRP propuneri de imbunatatire a activitatii de evaluare.

Solutionarea sesizarilor

In cazul neavizarii dosarelor de achizitii, beneficiarul privat are dreptul de a sesiza APDRP daca este nemultumit de decizia emisa prin Fisa de verificare. Beneficiarul privat poate sesiza in scris in termen de maxim 10 zile, precizand motivele pentru care nu este de acord cu decizia de neavizare a dosarului respectiv.

Analiza si rezolvarea sesizarilor se va face de catre CRPDRP-SA pentru achizitiile verificate de catre OJPDRP-CA. Pe esantionul de verificat analizarea sesizarii si formularea raspunsului vor fi efectuate de catre alti experti decat cei care au verificat initial dosarul de achizitie. Solutionarea sesizarii se finalizeaza prin intocmirea fisei de verificare A1 si a Raportului de verificare A8 de catre CRPDRP-SA, care vor fi transmise beneficiarului privat.

In vederea efectuarii unei analize impartiale a sesizarii, APDRP poate solicita beneficiarului privat informatii si documente suplimentare (daca este cazul). Raspunsul acestuia cu informatiile suplimentare si documentele solicitate se va face in termen de maxim 5 zile lucratoare de la data primirii solicitarii.

Termenul pentru a analiza si raspunde la sesizari, este de 30 de zile de la primirea sesizarii. Termenul de analiza si raspuns se va prelungi cu perioada necesara realizarii corespondentei cu beneficiarul privat in cazul necesitatii obtinerii de informatii si documente suplimentare.

4.9. Controale la fata locului

Controlul la fata locului se va efectua prin reverificarea intregii documentatii de achizitii (in original) conform Fiselor de verificare specifice fiecarei proceduri pentru proiectele beneficiarilor privati ai PNDR la sediile acestora pe un esantion determinat de DPP, ulterior emiterii Fiselor de avizare, de catre doi experti din cadrul SA-CRPDRP/SA-APDRP altii decat cei care au efectuat verificarile initiale ale documentatiei. Expertii Serviciilor Achizitii vor insoti expertii SVT la sediul beneficiarului privat.

Acestia se vor deplasa la sediul beneficiarului privat dupa ce acesta a fost instiintat in scris ca urmeaza o astfel de verificare. Expertii verificatori vor intocmi Fisele de verificare specifice fiecarei proceduri (avizate anterior) la fata locului la sediul beneficiarilor privati. O copie a acestor Fise va fi inmanata beneficiarului privat care va semna de primire (daca beneficiarul privat nu doreste sa semneze de primire acest fapt va fi consemnat de expertii verificatori In cazul in care se constata ca exista abateri de la prevederile procedurale, Fisa/ Fisele de verificare A1 si Fisa/Fisele de avizare A4 initiale vor fi anulate iar cheltuiala pentru achizitia respectiva devine neeligibila.

De asemenea expertii verificatori vor intocmi Raportul de verificare A7 la intoarcerea in sediul Agentiei. O copie a acestor liste de verificare si a Raportului de verificare vor fi anexate Raportului de control pe teren intocmit de expertii SVT.

Rezultatele controalelor efectuate de SA-APDRP precum si listele de verificare intocmite se comunica CRPDRP in vederea pastrarii evidentei controalelor la fata locului. CRPDRP va completa Registrul de achizitii pentru proiect (A11) cu fiecare control realizat pe teren.

Pregatirea controlului:

DPP va transmite lunar catre SA-APDRP lista beneficiarilor privati pentru intocmirea esantionului. SA-APDRP va transmite catre SA-CRPDRP lista beneficiarilor privati pentru intocmirea esantionului pentru punctarea factorilor de risc I1 - I5 iar Centrele Regionale vor intocmi Formularele de risc care vor fi transmise catre SA-APDRP. SA-APDRP va centraliza Formularele de risc si va transmite centralizatorul catre DPP in vederea stabilirii esantionului.

DPP va notifica lunar SA-APDRP cu privire la cererile de plata verificate pe esantion si la calendarul propus estimativ. Notificarea se va efectua conform Formularului de esantionare lunara.

Formularul de esantionare se va trimite la SA-CRPDRP pentru completarea cu dosarele avizate pentru fiecare proiect esantionat iar acesta va fi completat (coloanele 5 si 6) si retransmis la SA-APDRP in aceeiasi zi in care este primitSeful SA-APDRP stabileste participarea la controale a expertilor SA-APDRP sau SA CRPDRP, prin completarea ultimelor coloane ale Formularului de esantionare.

Seful SA CRPDRP repartizeaza expertii participanti la control pentru verificarea proiectelor repartizate Centrului Regional respectiv (conform rezolutiei Sefului SA-APDRP).

Dupa completarea Formularului si de catre SA-CRPDRP respectiv SA-APDRP acesta va fi retransmis prin grija SA APDRP la SVT-DPP in forma finala.

Participarea expertilor SA-CRPDRP/SA-APDRP se va face doar in situatia in care beneficiarul privat are avizate dosare de achizitii care nu au fost controlate anterior pe teren. Pentru contractele verificate cu ocazia unor controale anterioare (cereri de plata anterioare) expertii SVT vor anexa fisele de verificare intocmite cu ocazia acelor controale.

Formular de esantionare lunara

* Se va completa de SA-CRPDRP

** Se va completa de SA-CRPDRP/SA-APDRP

Formular de risc

Urmatorii factori de risc vor fi folositi numai in cazul controalelor la fata locului:

Pentru fiecare proiect se va determina punctajul pentru fiecare factor de risc pe o scara de la 0 la 5. Pentru situatiile care nu se incadreaza in limitele prevazute la factorii de risc I2 - I5 se vor puncta cu 0 puncte.

4.10 Analiza de risc

Pasul 1. Stabilirea sumei totale eligibile pe masura si judet

Pentru aceasta se va intocmi tabelul de mai jos.

Centralizator privind repartitia pe judetele din raza fiecarui Centru Regional a sumelor totale eligibile

Centralizatorul privind stabilirea sumei totale eligibile se intocmeste de catre un expert din cadrul Serviciului Achizitii-CRPDRP pe baza Listei proiectelor eligibile contractate pe esantion pentru fiecare masura si sesiune de proiecte transmisa de Serviciile Evaluare Contractare – CRPDRP si a Listei proiectelor eligibile contractate. Esantionul va fi verificat de catre seful Serviciului Achizitii-CRPDRP si aprobat de catre Directorul General Adjunct CRPDRP .

Pasul 2. Determinarea sumei totale eligibile de verificat

Pentru efectuarea verificarii se va calcula suma de verificat, adica proiectele avand o valoare de min 1% din suma total eligibila a proiectelor prevazuta in tabelul de mai sus.

Centralizator privind suma eligibila de verificat

* Suma de verificat = total suma eligibila X 1%

Dupa determinarea sumelor ce trebuie verificate pe fiecare judet se va trece la selectarea proiectelor ce trebuie verificate astfel incat sa fie acoperita intreaga suma de verificat.

Pasul 3. Se determina daca exista situatii care impun selectarea sau neselectarea unui proiect (dosar de achizitii) pentru a fi verificat

Daca exista situatii care impun selectarea unor proiecte care se considera a avea un grad ridicat de risc, acestea vor fi verificate prioritar in completarea esantionului de 1% dupa care se continua selectarea folosind metoda analizei de risc. Cazurile speciale completeaza lista initiala a esantionului determinat pe baza analizei de risc.

Pasul 4. Pentru selectarea proiectelor (dosarelor de achizitii) ce vor fi verificate se va determina riscul fiecarui proiect folosind un numar de 5 factori de risc (I1, I2, I3, I4, I5, I6, I7)

Masura ce urmeaza fi implementata (se mentioneaza numai in cazul verificarilor la sediul CRPDRP)

Pasul 5. Se calculeaza riscul fiecarui proiect

Riscul (R ) = (ponderea factorului I1)*(punctajul obtinut de beneficiarul privat pentru factorul de risc I1) + . + (ponderea factorului I7)*(punctajul obtinut de beneficiarul privat pentru factorul de risc I7)

Pasul 6. Se ordoneaza proiectele in ordinea descrescatoare a riscului

In cazul in care exista mai multe proiecte cu acelasi grad total de risc, acestea se ordoneaza in ordine descrescatoare in functie de valoarea proiectului.

Pasul 7. Se selecteaza proiectele ce vor fi verificate in limita sumei de verificat

Vor fi selectate proiectele cu cel mai mare risc si in limita sumei de 1 %.

Daca nu exista date suficiente pentru determinarea punctajului fiecarui factor de risc atunci selectia se va face in mod aleator in limita sumei de verificat.

Pasul 8. Intocmirea listelor proiectelor dosarelor de achizitii de verificat

Pentru fiecare judet se va intocmi un tabel cu proiectele de verificat ca in exemplul de mai jos.

Judet . - Proiecte de verificat

In acest tabel trebuie incluse si proiectele care la pasul 3 au fost extrase ca fiind obligatoriu de verificat.

Centralizatorul privind repartitia pe regiuni a sumelor totale eligibile se intocmeste de catre un expert din cadrul Serviciului Achizitii-CRPDRP pe baza Listei proiectelor contractate (Formular C 1.15 din Manualul de Contractare) pentru fiecare masura si sesiune de proiecte primita de la Serviciul Evaluare Contractare. Esantionul va fi verificat de catre seful serviciului achizitii si aprobat de catre Directorul General Adjunct CRPDRP. Esantionul poate fi suplimentat conform pasului 3, la solicitarea Sefului SA-CRPDRP sau Directorului General Adjunct CRPDRP.

Dupa verificarea de catre personalul CA-OJPDRP a fiecarui dosar de achizitii din esantion, acesta va instiinta prin e-mail Serviciul Achizitii - CRPDRP pentru fiecare dosar de achizitii de servicii, bunuri sau lucrari, faptul ca verificarea a fost finalizata, fara a emite insa fisa de avizare A4. Fisele de verificare A0 si A1 se vor intocmi catre CA-OJPDRP dar nu se vor transmite beneficiarului privat. Pentru a nu intra sub incidenta nerespectarii prevederilor din manual privind obligativitatea emiterii fisei de avizare in max. 5 zile lucratoare, OJPDRP va notifica beneficiarul privat ca documentatia de licitatie aferenta proiectului sau constituie obiectul verificarii pe esantion efectuata de CRPDRP – Serviciul Achizitii si ca dupa finalizarea raportului de verificare, va fi notificat cu privire la conformitatea procedurii.

Verificarea esantionului de proiecte selectate de catre expertii Serviciului Achizitii-CRPDRP se va face in felul urmator:

- Dosarele de achizitii de servicii, bunuri sau lucrari, inclusiv fisele de verificare A1 vor fi scanate de catre expertii Compartimentelor Achizitii - OJPDRP si transmise electronic in serverul Agentiei corespunzator fiecarui Centru Regional pentru fiecare procedura in parte. Expertii SA-CRPDRP vor efectua verificarile la sediul Centrului Regional.

Dupa verificarea proiectelor alese pe baza analizei de risc, Serviciul Achizitii - CRPDRP va intocmi un Raport de verificare pe esantion la A8, pentru fiecare dosar de achizitii in parte care va fi transmis la OJPDRP in termen de maxim 10 zile lucratoare de la data primirii instiintarii de la OJPDRP. Raportul de verificare se va intocmi pentru fiecare procedura de achizitii finalizata de servicii, bunuri si lucrari.

Raportul de verificare va fi intocmit de Expertul 1 si verificat de Expertul 2 din cadrul Serviciului Achizitii-CRPDRP, avizat de Seful Serviciului Achizitii-CRPDRP si aprobat de Directorul General Adjunct CRPDRP la sediul Centrului Regional.

Raportul de verificare emis de SA - CRPDRP poate avea urmatoarele rezolutii, obligatoriu de indeplinit de catre personalul Compartimentelor Achizitii-OJPDRP:

1. <Procedura de achizitii s-a desfasurat cu respectarea prevederilor Instructiunilor de achizitii pentru beneficiarii privati ai PNDR>.

In acest caz CA-OJPDRP are obligatia de a intocmi si transmite beneficiarului privat fisa de avizare A4 in aceeasi zi in care primeste Raportul de verificare de la SA-CRPDRP.

2. <S-au constatat urmatoarele diferente de evaluare:>

In acest caz CA-OJPDRP are obligatia de a solicita beneficiarului privat clarificari/ informatii suplimentare si de a le transmite la SA-CRPDRP insotite de formularul Solutionarea diferentelor de evaluare A9. SA-CRPDRP poate solicita clarificari/informatii suplimentare si direct de la beneficiarul privat.

I. - SA-CRPDRP poate accepta aceste clarificari pentru toate procedurile mentionate in formularul A9 si va preciza la concluzii urmatoarele: '1. Procedura de achizitie de lucrari de a fost respectata si CA - OJPDRP va emite fisa de avizare A4, 2. idem, etc' caz in care CA-OJPDRP va emite si transmite beneficiarului privat (si catre SA-CRPDRP) fisele de avizare.

II. - SA-CRPDRP poate accepta partial unele din clarificari mentionate in formularul A9 si va preciza la concluzii urmatoarele: '1. Procedura de achizitie de lucrari de a fost respectata si CA - OJPDRP va emite fisa de avizare A4, 2. Procedura de achizitie de bunuri de nu a fost respectata si CA - OJPDRP va emite fisa de verificare A1 de neavizare cu motivele precizate in Raportul de verificare A8 emis de SA-CRPDRP, 3. dupa caz, etc' caz in care CA-OJPDRP va emite si transmite beneficiarului privat (si catre SA-CRPDRP) fisa de avizare, fisa de verificare de neavizare cu recomandarea de anulare a licitatiei, dupa caz etc.

III. - SA-CRPDRP nu accepta nici o clarificare pentru toate procedurile mentionate in formularul A9 si va preciza la concluzii urmatoarele: '1. Procedura de achizitie de lucrari de nu a fost respectata si CA - OJPDRP va emite fisa de verificare A1 de neavizare cu motivele precizate in Raportul de verificare A8 emis de SA-CRPDRP idem, etc' caz in care CA-OJPDRP va emite si transmite beneficiarului privat (si catre SA-CRPDRP) fisele de verificare de neavizare cu recomandarea de anulare a licitatiilor.

3. <Procedura de achizitii nu s-a desfasurat cu respectarea prevederilor Instructiunilor de achizitii pentru beneficiarii privati ai PNDR>.

In acest caz CA-OJPDRP va emite si transmite beneficiarului privat (si catre SA-CRPDRP) fisa de verificare A1 cu mentiunea neavizat si anularea licitatiei cu motivele prezentate in Raportul asupra verificarii A8 emis de SA-CRPDRP.

SA - CRPDRP va intocmi un Raport semestrial de analiza A10 care va cuprinde doua sectiuni:

Sectiunea I: Masura, Denumire beneficiar privat, Judetul, Oficiul Judetean, Raport de verificare nr./data, Procedura de licitatie, Diferente de evaluare DA/NU, Valoare contract, Valoare diferenta, Observatii, Procent de eroare.

Sectiunea II: Concluzii si Propuneri.

5. FORMULARE

A0. FISA DE VERIFICARE A DOSARELOR DE ACHIZITII

Invitatia de participare si dosarul cererii de oferte

Emitent: Oficiul Judetean de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit

Centrul Regional de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit

Data si numarul de inregistrare la emitent:

Destinatar (Beneficiarul privat )

Titlul contractului:

Codul contractului:

Natura contractului de achizitii Servicii

Bunuri

Lucrari

Tipul procedurii de achizitie aplicata O singura oferta                

Selectie de oferte

Descrierea achizitiei:

Valoarea licitata (fara TVA, actualizare si cheltuieli diverse si neprevazute):

Din liniile bugetare:

Concluzia OJPDRP-CA Avizat                      Neavizat (rugam prezentati din nou)

Motivele neavizarii si recomandari:.

Intocmit

Expert 1 CA-OJPDRP/ Expert 1 SA-CRPDRP*

Nume si prenume . . . . . . . . . . . . . . . . .

Semnatura . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Data . . / . . . . ../ . . . . . . .

Verificat

Expert 2 CA-OJPDRP/Expert 2 SA*CRPDRP

Nume si prenume . . . . . . . . . . . . . . . . .

Semnatura . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Data . . / . . . . ../ . . . . . . .

Aprobat

Director OJPDRP

Nume si prenume . . . . . . . . . . . . . . . . .

Semnatura . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Data . . / . . . . ../ . . . . . . .

*Se va completa de Serviciul Achizitii din cadrul CRPDRP numai pentru proiectele din esantionul de verificat.

Transmis la data de __/__/___ de catre: .. posta cu confirmare de primire curier Fax

A1. FISA DE VERIFICARE A DOSARULUI DE ACHIZITII

Raportul de selectie si contractul

Emitent: Oficiul Judetean de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit

Centrul Regional de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit

Data si numarul de inregistrare la emitent:

Destinatar (Beneficiarul privat )

Titlul contractului:

Codul contractului:

Natura contractului de achizitii Servicii

Bunuri

Lucrari

Tipul procedurii de achizitie aplicata O singura oferta                

Selectie de oferte

Descrierea achizitiei:

Valoarea contractului (fara TVA, actualizare si cheltuieli diverse si neprevazute):

Din liniile bugetare:

Concluzia OJPDRP-CA Avizat                      Neavizat (rugam prezentati din nou)

Motivele neavizarii si recomandari:.

Intocmit

Expert 1 CA-OJPDRP/ Expert 1 SA-CRPDRP*

Nume si prenume . . . . . . . . . . . . . . . . .

Semnatura . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Data . . / . . . . ../ . . . . . . .

Verificat

Expert 2 CA-OJPDRP/Expert 2 SA*CRPDRP

Nume si prenume . . . . . . . . . . . . . . . . .

Semnatura . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Data . . / . . . . ../ . . . . . . .

Aprobat

Director OJPDRP

Nume si prenume . . . . . . . . . . . . . . . . .

Semnatura . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Data . . / . . . . ../ . . . . . . .

*Se va completa de Serviciul Achizitii din cadrul CRPDRP numai pentru proiectele din esantionul de verificat.

Transmis la data de __/__/___ de catre: .. posta cu confirmare de primire curier Fax

Metodologia de aplicat pentru verificarea dosarelor de achizitii

Motivele neavizarii si recomandari: fie solicitare de clarificari/informatii suplimentare fie anularea licitatiei. In cazul in care clarificarile/informatiile suplimentare nu sunt prezentate in termenul procedural de 10 zile lucratoare sau sunt incorecte, recomandarea va fi anularea licitatiei.

A0. Fisa de verificare a dosarelor de achizitii

Invitatia de participare si dosarul cererii de oferte

Se verifica daca Invitatia de participare prevede termenul limita de depunere a ofertelor de minim 10 zile lucratoare (in cazul contractelor mai mari de 15.000 de Euro fara TVA) si daca aceasta contine prevederile minimale.

Se verifica existenta specificatiilor tehnice pentru achizitiile de bunuri din care rezulta ca nu contin nominalizari de firme care sa poata pune in avantaj anumite tipuri de bunuri.

Se verifica existenta termenilor de referinta in cazul achizitiei de servicii din care rezulta ca nu contin nominalizari de firme care sa poata pune in avantaj anumite tipuri de servicii.

Se verifica existenta caietului de sarcini, pentru achizitiile de lucrari din care rezulta ca nu contin nominalizari de firme care sa poata pune in avantaj anumite tipuri de lucrari.

Se verifica concordanta intre specificatiile tehnice ale cererii de oferte si solutia propusa la faza de memoriu justificativ/studiu de fezabilitate.

Se verifica conformitatea specificatiilor tehnice din cererea de oferta cu continutul memoriului justificativ pentru achizitiile de bunuri pentru minim 3 firme participante.

Se verifica conformitatea termenilor de referinta respectiv a caietului de sarcini din cererea de oferta cu continutul proiectului tehnic pentru achizitiile de lucrari (ex. listele de cantitati prezentate in oferta trebuie sa fie conforme cu cele prezentate in proiectul tehnic din care face parte si caietul de sarcini) pentru minim 3 firme participante. Se verifica existenta stampilei verificatorului de proiect si referatul privind verificarea de calitate specifica proiectului.

Se verifica daca bunurile/serviciile/lucrarile achizitionate sunt eligibile pentru finantare in conformitate cu prevederile Ghidului Solicitantului aferent masurii si PNDR (conform Fisei masurii in cauza).

A1. Fisa de verificare a dosarelor de achizitii

Raportul de selectie si contractaul

Se verifica daca termenul limita de depunere al ofertelor prevazut in Instructiunile pentru ofertanti a fost respectat de catre minim 3 firme participante.

Se verifica daca a fost prezentat certificatul de inregistrare de catre minim 3 firme participante.

Se verifica existenta Certificatelor constatatoare emise de ORC pentru minim 3 firme participante si se constata daca: codul CAEN corespunde cu domeniul de activitate prevazut in cererea de oferta. In cazul in care persoanele care instrumenteaza considera ca este necesara o verificare suplimentara a certificatelor ORC, acestea pot accesa site-ul Oficiului National al Registrului Comertului.

Se verifica daca minim 3 oferte indeplinesc criteriile de calificare.

1.5 Se verifica existenta graficului de executie a lucrarilor si a duratei de executie din contract (numai in cazul executiei de lucrari constructii sau modernizari) pentru minim 3 firme participante

Se verifica concordanta dintre ofertele prezentate (minim 3) caracteristicile tehnice solicitate in cererea de oferte.

. Se verifica existenta contractului, daca contractul a fost incheiat cu ofertantul castigator respectiv cu persoana juridica care a participat la licitatie.

Daca valoarea ofertelor se incadreaza in suma prevazuta in bugetul indicativ aprobat de APDRP (total valoare din care suma eligibila aprobata).

Daca denumirea contractantului corespunde cu cea din oferta prezentata si din raportul de selectie.

Daca contractul este semnat de ambele parti si inregistrat.

Daca obiectul contractului corespunde cu specificatiile cerute de beneficiarul privat in cererea de oferte.

Se verifica existenta rapoartelor de selectie si hotararea/decizia organului de conducere privind adjudecare a ofertei castigatoare daca este cazul, semnate de membrii comisiei de evaluare. Se verifica daca oferta castigatoare raspunde criteriilor enuntate in cererea de oferta si daca procesul de selectie a fost realizat conform prevederilor procedurale.

Se verifica existenta notificarile transmise la ofertantul castigator si ofertantii necastigatori si Anuntul de adjudecare

Daca durata contractului se incadreaza in durata de executie prevazuta in contractul de finantare.

Se verifica existenta declaratiei de conformitate.

Se verifica daca a fost respectat termenul minim de 6 zile de la transmiterea notificarilor catre ofertantul castigator si ofertantii necastigatori in vederea incheierii contractului.

Se verifica daca a fost prezentat Raportul de solutionare a contestatiilor si acesta respecta prevederile procedurale.

Se verifica daca au fost transmise clarificarile solicitate de comisia de evaluare referitoare la conditiile prevazute la cap. 4.4 Conformitatea dosarului de achizitie, punctul Dosarul cererii de oferte, paragraful Raportul de selectie.

Se verifica alte elemente care pot conduce la suspiciunea de prezentare a unor oferte neautentice/formale.

In situatiile in care forma ori continutul ofertelor prezentate indica riscul unor oferte formale/neautentice, expertul verificator trebuie sa solicite firmelor ofertante confirmarea oficiala a ofertelor transmise. De asemenea expertul verificator trebuie sa solicite firmelor ofertante confirmarea oficiala a ofertelor transmise daca diferenta dintre preturile ofertelor este mai mica de 2%. In acest sens, expertul verificator va transmite ofertantului o solicitare de confirmare. In aceasta situatie, termenele de verificare se suspenda pana la primirea raspunsului oficial din partea ofertantului/ofertantilor in cauza.

In cazul in care acestia, prin raspunsul lor, nu confirma ofertele prezentate, sau nu raspund in maxim 5 zile lucratoare atunci dosarul de achizitie se va respinge. In aceasta situatie expertul verificator va neaviza dosarul de achizitie prin bifarea punctului de verificare corespunzator din Fisa de verificare a dosarului de achizitii A1 si are obligatia de a mentiona in mod clar in sectiunea Motivele neavizarii si recomandari/ alte motive elementele care releva riscul unor oferte neautentice/formale. Directorul OJ/Seful SA are obligatia de a verifica, de asemenea, existenta unor oferte formale/neautentice, inclusiv prin aplicarea etapei de verificare descrisa anterior. In cazul in care, ulterior parcurgerii acestei etape, persista indicii privind derularea formala a procedurii de achizitie, Directorul OJ/Seful SA va notifica DCA in vederea efectuarii de verificari suplimentare.

10.1. Se verifica existenta certificatelor constatatoare emise de ORC pentru minim 3 firme participante si certificatele ORC sau cele echivalente pentru furnizorii externi pentru subcontractanti si toate persoanele juridice (firme) actionare pana la proprietarii finali ale acestora.

10.2. Se verifica existenta declaratiilor tuturor ofertantilor ca nu se afla in conflict de interese conform art. 15 din OUG 66/2011 semnate de reprezentatii acestora.

10.3. Se verifica existenta certificatelor constatatoare emise de ORC pentru beneficiarul privat si certificatele ORC sau cele echivalente pentru furnizorii externi pentru subcontractanti si toate persoanele juridice (firme) actionare pana la proprietarii finali ale acestora.

10.4. Se verifica existenta declaratiilor de confidentialitate si impartialitate semnate de catre toti membrii comisiei de evaluare.

10.5. Se verifica existenta declaratiei pentru respectarea regulilor privind evitarea conflictului de interese semnata de reprezentantul legal.

10.6 Se verifica daca beneficiarul privat nu detine actiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanti sau subcontractanti pana la proprietarii finali.

10.7. Se verifica daca beneficiarul privat nu face parte din structurile de conducere (reprezentanti legali, administratori, membri ai consiliilor de administratie etc.) sau de supervizare ale unuia dintre ofertanti sau subcontractanti pana la proprietarii finali.

10.8. Se verifica daca beneficiarul privat nu este in relatie de rudenie pana la gradul IV sau afin cu persoane aflate in situatiile de mai sus pana la proprietarii finali.

10.9. Se verifica daca membrii comisiilor de evaluare nu fac parte din structurile de conducere (reprezentanti legali, administratori, membri ai consiliilor de administratie etc.) sau de supervizare ale unuia dintre ofertanti sau subcontractanti pana la proprietarii finali.

10.10. Se verifica daca membrii comisiilor de evaluare nu fac parte din structurile de conducere (reprezentanti legali, administratori, membri ai consiliilor de administratie etc.) sau de supervizare ale unuia dintre ofertanti sau subcontractanti pana la proprietarii finali.

10.11. Se verifica daca membrii comisiilor de evaluare nu sunt in relatie de rudenie pana la gradul IV sau afin cu persoane aflate in situatiile de mai sus pana la proprietarii finali.

10.12. Se verifica daca nici una din firmele participante nu detine pachetul majoritar de actiuni la celelalte firme participante pentru aceeasi achizitie (conform. HG. 224/2008 si OUG 66/2011) pana la proprietarii finali.

10.13. Se verifica daca nu exista structuri de conducere (reprezentanti legali, administratori, membri ai consiliilor de administratie etc.) sau de supervizare comune la nici una din firmele participante pana la proprietarii finali.

10.14. Se verifica daca nu sunt relatii de rudenie pana la gradul IV sau afin cu persoane aflate in situatiile de mai sus din firmele participante pana la proprietarii finali.

In cazul in care persoanele care instrumenteaza considera ca este necesara o verificare suplimentara a certificatelor ORC, acestea pot accesa site-ul Oficiului National al Registrului Comertului.

In vederea verificarii relatiilor de rudenie, atunci cand sunt persoane cu acelasi nume sau exista alte indicii, expertii care instrumenteaza vor solicita beneficiarului privat sa ceara declaratii din partea ofertantilor ca nu sunt rude de gradul I - IV sau afini.

Act aditional

Se verifica daca data incheierii actului aditional este in perioada de executie a contractului de achizitie

Se verifica daca beneficiarul privat a prezentat documentele justificative aferente emiterii actului aditional.

Se verifica daca actul aditional prezentat respecta cel putin cerintele prevazute in Anexa 1 din Instructiunile de achizitii pentru beneficiarii privati.

Se verifica existenta unui potential conflict de interese.

Se verifica daca scopul actului aditional este legat de natura proiectului din contractul initial si nu sunt modificate criteriile de eligibilitate precizate in cererea de oferta in baza careia a fost adjudecat contractul de achizitie.

Se verifica daca durata de executie a contractului de achizitie stipulata prin actul aditional permite ca implementarea si platile finale sa fie realizate in perioada de executie a contractului de finantare nerambursabila.

Se verifica daca se respecta principiile privind modificarea contractelor de achiztie asa cum sun acestea definite la sectiunea 4.5.

Procedura cu o singura oferta

Se verifica daca obiectul contractului corespunde cu cerintele din Cererea de finantare.

Se verifica daca valoarea contractului se incadreaza in limitele aprobate din bugetul indicativ.

Se verifica daca contractul nu a fost divizat in scopul evitarii procedurii de selectie de oferte.

Se verifica existenta declaratiei pentru respectarea regulilor privind evitarea conflictului de interese semnata de Reprezentantul legal de proiect.

A2. FISA DE VERIFICARE PE ESANTION

Emitent: Centrul Regional de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit

Data si numarul de inregistrare la emitent:

Titlul contractului:

Codul contractului:

Natura contractului de achizitii Servicii

Bunuri

Lucrari

Tipul procedurii de achizitie aplicata O singura oferta                

Selectie de oferte

Descrierea achizitiei:

Se va completa numai de catre CRPDRP-SA pentru dosarele de achizitii verificate pe esantion

Dosarul de achizitii este complet, cu toate documentele atasate?

Verificare expert CRPDRP- SA DAo sau NUo

Fisa de verificare a dosarului de achizitie A1 are toate bifele si semnaturile expertilor?

Verificare expert CRPDRP- SA DAo sau NUo

Fisa de verificare a dosarului de achizitie A1 este corect completata si semnata?

Verificare expert CRPDRP- SA DAo sau NUo

Pista de audit este completata si semnata?

Verificare expert CRPDRP- SA DAo sau NUo

5. A fost respectata procedura de verificare a dosarelor de achizitii?

Verificare expert CRPDRP- SA DAo sau NUo

Au fost respectate termenele de verificare ale dosarelor de achizitii?

Verificare expert CRPDRP- SA            DAo sau NUo

Observatiile CRPDRP- SA:

Aprobat de Director General Adjunct CRPDRP

Semnatura si stampila. DATA . ./ . ../

Verificat de . . . . . . . . Sef SA – CRPDRP

Semnatura .. . . . . .      DATA . ./ . ../..

Intocmit de . . . . . . . .         Expert SA – CRPDRP

Semnatura . . . . . . . . . .. DATA . ./ . ../..

A3. REGISTRUL DE INREGISTRARE SI MONITORIZARE A FISEI DE VERIFICARE/AVIZARE A DOSARELOR DE ACHIZITII

A4. FISA DE AVIZARE A DOSARELOR DE ACHIZITII

Emitent: Oficiul Judetean de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit

Data si numarul de inregistrare la emitent:

Destinatar (Beneficiarul privat )

Titlul contractului:

Codul contractului:                - contract finantat prin FEADR**

- contract finantat prin PERE **

Natura contractului de achizitii Servicii        Bunuri       Lucrari

Tipul procedurii de achizitie aplicata O singura oferta Selectie de oferte

Documente anexate: Fisa de verificare a dosarului de achizitie Nrdin data de si Descrierea achizitiei (se va descrie exact tipul achizitiei care face obiectul avizarii):.

Beneficiarul privat a semnat contractul/contractul pe lotul/loturile de achizitii servicii/bunuri/lucrari (nr./data) cu Contractantul (denumirea conform specificatiilor din contract) in valoare de din liniile bugetare (fara actualizare si cheltuieli diverse si neprevazute):

*** in cazul contractelor incheiate in Euro se va mentiona si suma in Ron la cursul de schimb din bugetul indicativ)

** expertul 1 va bifa in casuta corespunzatoare

Avizat pana in prezent:

servicii = (suma)

bunuri =

lucrari =

Valoarea avizata pentru avans (se va completa daca este cazul) =..%

Intocmit : Verificat : Aprobat:

Expert 1 CA                 Expert 2 CA Director OJPDRP

Nume/Prenume                     Nume/Prenume: Nume/Prenume:

Semnatura: Semnatura: Semnatura:

Data : __/__/____ Data : __/__/____ Data : __/__/____ Stampila

Transmis la data de __/__/___ de catre: .. posta cu confirmare de primire curier     Fax

Prezenta fisa de avizare priveste exclusiv punctele de verificare din fisa de verificare anexata. Aceasta Fisa de avizare nu exonereaza beneficiarul privat de obligatia respectarii in integralitate a instructiunilor de achizitii. Responsabilitatea pentru deciziile adoptate pe parcursul procesului de adjudecare a contractelor revine beneficiarului privat.

A5. BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR DE LA

OJPDRP – CA la CRPDRP – SA

OJPDRP.. . . . .

Nr. de inregistrare :

Data: . ./ . ../.

Masura

Cererea de proiecte: -n/a-D

Nr. inregistrare . . . din . . ..

Catre CRPDRP – SA

In atentia Sef Serviciu . . . . . . . . .

Obiect: Borderou de transmitere a documentelor de la OJPDRP la CRPDRP

Va trimitem alaturat . . . . . . .. . . . . . . . .. (documentele), conform borderoului anexat.

Director OJPDRP

Nume Prenume . . . . . . .

Semnatura . . . . . . . . . . . . . ..

Stampila

BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR DE LA OJPDRP- CA LA CRPDRP-SA

A6. BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR/ PROCES VERBAL DE PREDARE PRIMIRE DE LA

CRPDRP-SA la OJPDRP- CA

Masura

Cererea de proiecte :

Nr. inregistrare . . . din . . ..

Catre: OJPDRP-CA

Va predam alaturat:

Raportul de verificare A8

Am predat,                                           Am primit,

Data:                                                                              Data:

Sef SA -CRPDRP Expert CA-OJPDRP

Nume si prenume:                                                   Nume si prenume:

Semnatura                                                                     Semnatura

BORDEROU DE TRANSMITERE A DOCUMENTELOR LA CA

A7. RAPORT DE VERIFICARE PE ESANTION CRPDRP-SA/APDRP-SA

Aprobat

Director General Adjunct CRPDRP/Plati