FUNCTIILE MANAGEMENTULUI DIN ADMINISTRATIA PUBLICA

1 Istoricul Managementului Administratiei Publice

Cvasinecunoscut in anul 1900, conceptul de management a inregistrat o evolutie rapida in cursul secolului al XX-lea. In prezent managementul este una dintre foarte putinele institutii necontestate, cu o larga cunoastere internationala.

Exista opinii ca in perspectiva, in management se vor produce transformari profunde care vor schimba in mod semnificativ restrictiile, sistemul de control, structura, puterea si retorica sa, lucru care va face sa se verifice in practica potentialul managementului de a transpune realizari coerente[1].

Managementul reprezinta o caracteristica esentiala a administratiei publice ca sistem, ca ansamblu unitar de elemente si de actiuni, a caror functionalitate normala depinde nu numai de natura acestora si de relatiile dintre ele ci si de modul de organizare si de coordonare a componentelor sale.

Folosit initial in tarile anglo-saxone, conceptul de management a cunoscut o rapida dezvoltare pe toate meridianele globului[2].

Managementul Administratiei Publice

In sensul larg al cuvantului, managementul este o tehnica sau o metoda dezvoltata datorita tendintei proprii omului de a se constitui in grupuri directionare de conducere si control al eforturilor unui grup de indivizi in vederea realizarii unui anumit scop comun, in conditiile unui minim de cheltuieli, de resurse de eforturi[3].

Reece si O’Grady definesc managementul ca fiind procesul de coordonare a resurselor umane, informationale, fizice si financiare in vederea realizarii scopurilor organiztiei[4].

In prezent managementul este definit ca ansamblul tehnicilor de organizare si administrare, de previzionare si modernizare a structurilor organizationale, acceptand noile provocari ce privesc competitivitatea, reglementarile, exigentele sociale, nevoile multiple ale utilizatorilor, restrictiile cu privire la mijloacele utilizate.

In administratia publica, managementul urmareste definirea si stabilirea modului de gestionare a resurselor umane, materiale si financiare ale comunitatii, cu ajutorul subiectelor de drept public:

statul;

judetul;

orasul;

comuna.

Pentru a indeplini acest scop, conducerea activitatii administratiei trebuie sa indeplineasca o serie intreaga de cerinte cum ar fi:

receptivitate;

adaptabilitate;

operativitate.

Punctul de pornire al managementului din administratie consta in definirea corecta a obictivelor de atins astfel incat acestea sa aiba un caracter realist si mobilizator.

Administratia locala, care in varf are consiliul local, in mijloc primarul si aparatul propriu, iar la baza cetateanul, trebuie sa se transforme intr-o forma care sa cuprinda pe o latura consiliul local, pe alta latura primarul si pe cealalta aparatul propriu iar la mijloc sa stea cetatenii, in asa fel incat apropierea de acestia sa fie facilitata cat mai mult cu putinta[5].

Autoritatile administratiei publice locale au urmatoarele competente si raspunderi in ceea ce priveste finantele publice locale:

1.     elaborarea si aprobarea bugetelor locale la termenele stabilite;

2.     stabilirea, incasarea si urmarirea impozitelor si taxelor locale, in conditiile legii;

3.     urmarirea executiei bugetelor locale si rectificarea acestora, pe parcursul anului bugetar, in conditii de echilibru bugetar;

4.     stabilirea si urmarirea modului de prestare a servici- ilor publice locale, inclusiv optiunea trecerii sau nu a acestor servicii in raspunderea unor agenti economici specializati sau servicii publice locale, urmarindu-se eficientizarea acestora in beneficiul cetatenilor;

5.     administrarea eficienta a bunurilor din proprietatea publica sau privata a unitatilor administrativ-teritoriale;

6.     angajarea de imprumuturi pe termen scurt, mediu si lung si urmarirea achitarii la scadenta a obligatiilor de plata rezultate din acestea;

7.     administrarea resurselor financiare pe parcursul executiei bugetare, in conditii de eficienta;

8.     stabilirea optiunilor si a prioritatilor in aprobarea si in efectuarea cheltuielilor publice locale;

9.     elaborarea, aprobarea, modificarea si urmarirea realizarii programelor de dezvoltare in perspectiva a unitatilor administrativ-teritoriale ca baza  a gestionarii bugetelor locale anuale;

10.  organizarea si urmarirea efectuarii controlului financiar de gestiune asupra gestiunilor proprii, gestiunilor institutiilor si serviciilor publice din subordinea consiliilor locale, consiliilor judetene si a Consiliului General al Municipiului Bucuresti[6].

Pornind de la aceste prevederi , se poate spune ca in context legislativ se poate trece de la o conducere empirica la o conducere stiintifica, care sa aiba in vedere aplicarea formelor din managementul adminstrativ si care astfel sa potenteze valentele existente in cadrul administratiei publice locale cu accent pe urmatoarele functii[7]:

previziunea;

organizarea;

coordonarea;

antrenarea;

control-evaluarea.

2 Functiile Managementului in Administratia Publica

Problematica functiilor managementului public poate fi inteleasa din faptul ca administratia publica este legata de existenta, organizarea si functionarea statului si a colectivitatilor locale, fara de care nu se poate concepe o societate moderna[8].

ESEU: Dezvoltare regionala - test grila ESEU: Politicile de solidaritate, politici sociale si coeziunea europeana

In continutul procesului managerial la acest nivel se regasesc toate functiile manageriale, prezentate in figura de mai jos:

2.1 Functia de previziune

Functia de previziune consta in ansamblul proceselor prin intermediul carora se determina obiectivele adminstratiei publice, se formuleaza modalitatile si directiile de actiune in vederea realizarii acestora, se aloca resursele necesare.

Rezultatele previziunii in functie de orizont, gradul de detaliere si obligativitate recurge la trei instrumente de lucru:

prognoze , ce acopera un orizont minim de 10 ani, au un caracter aproximativ, nefiind obligatorii;

planuri, in care se finalizeaza cea mai mare parte a proceselor de previziune, se refera, de regula, la perioade cuprinse intre 5 ani si o luna;

programe, care au orizontul cel mai redus, de regula cuprins intre o decada, o saptamana, o zi, un schimb, o ora.

Ultimele decenii au marcat progrese in domeniul previziunii ele reflectandu-se, in plan teoretic prin conturarea planificarii firmei ca un domeniu de sine statator, iar in cel operational observandu-se imbogatirea sensibila a arsenalului metodologic utilizat in previzionarea activitatilor micro sau macroeconomice.

Metodele utilizate pot fi urmatoarele:

extrapolarea;

scenariile;

tehnica Delphi;

simularea;

analiza de corelatie[9].

Recurgerea la planificare, reconsiderarea acestei activitati, a devenit realitate incepind cu3005 si in mod deosebit dupa 2007 ca atitudine de abordare fata de politicile promovate de Uniunea Europeana.

2.2 Functia de organizare

Organizarea este actiunea prin care se asigura ca resursele necesare implementarii planului vor fi disponibile la timp si ca activitatile cuprinse in plan vor contribui la atingerea obiectivelor institutiiilor publice, neinterferand una cu alta[10]

Functia de organizare curpinde acel ansamblu de activitati prin care, atat procesele de munca fizica si intelectuala, cat si componentele acestora ( sarcini, operatii, miscari )sunt definite, stabilite si delimitate in vederea gruparii lor in raport cu structura organizatorica a organizatiei: posturi, locuri de munca si compartimente[11]

In cadrul administratiei publice, indeplinirea obiectivelor de interes general este repartizata intre administratia publica centrala si administratia publica locala din judete, municipii, orase, comune, persoane juridice politico-teritoriale carora le revin sarcina de a organiza corespunzator activitatile pentru satisfacerea interesului public[12]. Prevederile privind modul de organizare se afla in Legea organizarii si functionarii nr 202/1998[13]

In cadrul organizarii delimitam doua subdiviziuni principale:

organizarea de ansamblu a societatii comerciale sau regiei autonome;

organizarea principalelor componente ale intreprinderii ( cercetarea-dezvoltarea, productia, personalul[14].

Exercitarea functiei de organizare are in vedere operarea cu mai multe categorii socio-economice si anume:

autoritatea, care consta in dreptul si puterea managerului asupra subordonatilor de a le influenta actiunile;

responsabilitatea, care reprezinta obligatia unui membru al organizatiei de a executa una sau mai multe sarcini ce ii revin unui post;

raspunderea, rezulta din asumarea responsabilitatii, fiind asociata direct cu autoritatea, individul raspunzand de felul in care sarcinile pe care le-a acceptat sunt indeplinite, el raspunde atat pentru indeplinirea sau pentru neindeplinirea sarcinilor cat si pentru actiunile care au conditionat executarea acestora;

delegarea, este onsiderata ca una dintre posibilitatile de marire a performantelor functiei de organizare, delegarea de autoritate si responsabilitate realizandu-se incepand de la varful piramidei ierarhice cuprinzand tot celelalte nivele ajungand pana la baza;

cooperarea, consta in participarea in comun pe baza unor reguli dinainte stabilite a doi sau mai multi indivizi la un proces de munca executoriu sau de conducere[15]

2.3 Functia de coordonare

Daca prin organizare se creeaza statica subsistemului conducator, a celui condus si a legaturilor dintre acestea din institutiile publice, atunci prin coordonare se exprima dinamica acestora.

Dirijarea resurselor presupune corelatii in timp si spatiu ale activitatii administrative de ansamblu, cu activitatile subansamblelor organizatorice, iar functia de coordonare implica un sistem adecvat de comunicare.

Coordonarea imbraca doua forme:

bilaterala, care se deruleaza intre un manager si subordonat;

multilaterala, ce implica un proces de comunicare concomitenta intre un manager si mai multi subordonati[16]

La nivelul administratiei publice locale, functia de coordonare este in general lasata pe seama activitatii consiliului local, caruia din pacate legea nu ii confera inca un statut special, mai ales sub aspectul urmaririi modului de indeplinire a hotararilor[17]

Functia de coordonare are rolul de a lega si armoniza faptele, eforturile si actele ce se petrec intr-o organizatie, scopul fiind influentarea pozitiva a activitatii si asigurarea atingerii succesului scontat.

In fapt coordonarea asigura, integrarea dinamica a actiunilor diferitelor elemente ale administratiei publice, in scopul realizarii acestora in mod ritmic, proportional si eficient.

2.4 Functia de antrenare

Scopul functiei de antrenare este implicarea cat mai profunda si eficace a functionarilor publici la realizarea obiectivelor ce le revin, deduse din obiectivele structurilor organizatorice administrative. Indeplinirea functiei presupune intelegerea de catre managerii publici a rolului si particularitatilor factorului uman subordonat, a motivatiilor oamenilor si practicarea unui stil managerial adecvat prin stabilirea unor comunicatii adecvate.

Functia de antrenare cuprinde ansamblul proceselor de munca prin care se determina personalul din administratia publica sa contribuie la identificarea si satisfacerea interesului public, pe baza luarii in considerare a factorilor care il motiveaza pentru realizarea obiectivelor[18]

Pentru a realiza o antrenare eficace este necesar ca procesul motivarii personalului sa intruneasca simultan mai multe caracteristici:

sa fie complex;

sa fie diferentiat;

sa fie gradual[19].

2.5 Functia de monitorizare-control-evaluare

Demersul de a verifica daca functionarii publici se comporta si actioneaza in conformitate cu planurile, procedurile si regulile stabilite, se realizeaza prin activitatea de monitorizare-control-evaluare. Aceasta activitate reprezinta ansamblul procedurilor prin care performantele structurilor administratiei publice se compara cu obiectivele propuse, se verifica conformitatea actiunilor acestora cu reglementarile juridice in vigoaren in vederea eliminarii deficientelor constatate[20].

Functia se realizeaza de sus in jos de catre sefii ierarhici, dar si partial, prin activitatea de coordonare a consiliilor alese la nivelul UAT..

Procesele de evaluare-control implica patru faze:

dimensionarea realizarilor;

compararea realizarilor cu obiectivele si standardele stabilite initial, evidentiind abaterile produse;

determinarea cauzelor care au generat abaterile constatate;

efectuarea corecturilor care se impun si actionarea asupra cauzelor care le-au generat[21].

Controlul trebuie sa determine o intensificare a realizarii actiunilor administrative de natura sa asigure indeplinirea functiilor administratiei publice, esenta ei constand in compararea administratiei asa cum este si cum va trebui sa fie[22].

Aceasta functie incheie ciclul de management, continutul si eficacitatea sa conditionand sensibil calitatea de ansamblu a procesului de conducere si in special eficienta muncii depuse de personal pe termen scurt, mediu si lung[23].

Puternica determinare de natura economica conferita de spatiul de exercitare a libertatii de miscare, coroborata cu circulatia unei monede de schimb unice si a unor politici economice coordonate, a impus necesitatea unor schimbari majore si in managementul institutional aferent sistemului administrativ public.

Adaptarea cu intarziere a Administratiei Publice din Romania, la nivelul exigentelor administratiei publice din tarile dezvoltate, in sensul cresterii capacitatii institutionale si administrative, promovarii unui management strategic, eficient si performant pentru fiecare perioada tranzitorie si postranzitorie spre o economie de piata competitiva si a unui management public bazat pe calitate, eficienta si performanta, a ingreunat procesul reformator in cadrul sistemului, cu consecintele de rigoare.

Faptul ca s-a neglijat clarificarea unei perspective strategice privind pregatirea manageriala a responsabililor administrativi care sa conduca la o profesionalizare a activitatii desfasurate de autoritatile publice si la o schimbare a valorilor si modului de actiune a personalului public dar si la dezvoltarea unei conceptii manageriale caracteristice unei administratii publice moderne, depolitizate, au fost factori de natura subiectiva care au stagnat mersul reformei in Romania.