Relatia control intern-control extern

In literatura de specialitate exista o intreaga tipologie a controlului, dar din punct de vedere al exercitarii acestuia, avem:

control intern, care cuprinde ansamblul controalelor in interiorul entitatii.

control extern, care cuprinde totalitatea controalelor care se adreseaza entitatilor, din afara acesteia.

Controlul intern s-a confruntat in permanenta cu o largire sistematica a ariei de aplicare. In prezent, controlul intern se refera la toate activitatiile, toate procedurile, toate informatiile, la intreg patrimoniul, la toti membrii intreprinderii si actioneaza permanent. Controlul intern este perceput ca un atribut al managementului care raspunde de organizarea acestuia, dar mai ales este preocupat de permanenta actualizare a sistemului de control intern, datorita evolutiei riscurilor cu care se confrunta entitatea. Controlul intern este propus intr-o maniera europeana, in sensul ca legea nu prevede decat atributiile generale ale acestuia, modul de organizare si exercitare ramanand la dispozitia managementului entitatii publice.

Controlul extern a evoluat si s-a restructurat continuu, in prezent concretizandu-se in urmatoarele forme:

controlul financiar preventiv delegat, exercitat de Ministerul Finantelor Publice, prin controlatori delegati, la ordonatorii principali de credite ai bugetului de stat.

controlul fiscal, exercitat de Ministerul Finantelor Publice, prin inspectori din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

Document online: Unificarea paneuropeana azi Document online: Economia bunastarii si rolul statului in economie - reglementarea preturilor

atatea C.C.I. cate misiuni de audit sunt de realizat.

Chestionarul trebuie sa fie format din toate intrebarile relevante ce trebuie formulate

pentru a efectua o analiza completa. Acest chestionar va reprezenta ghidul auditorului in demersul sau de realizare a acestui program: este un element calauzitor, de unde importanta sa ca instrument metodologic.

Chestionarul trebuie sa cuprinda cinci intrebari fundamentale:

Cine? - intrebari referitoare la personalul operativ daca el exista, care este

competenta lui si in ce masura exista o corespondenta intre realitate si sistemul de referinta.

Ce? - ne permite sa aflam despre ce este vorba, care este nu subiectul ci obiectul operatiunii.

Unde? - pentru a nu omite verificarea tuturor locurilor in care se desfasoara operatiunea.

Cand? - permite regruparea intrebarilor referitoare la timp: inceput, sfarsit,

durata, sezon, planificare.?

Cum? - intrebari referitoare la descrierea modului de operare.

Chestionarul de control intern, imbunatatit prin indicarea mijloacelor ce trebuie utilizate

pentru a raspunde la intrebari si prin analiza riscurilor antrenate de fiecare element devine ghid de Audit.

11.  In ce consta munca pe teren in cadrul auditului public intern?

Munca pe teren

1. Prezentarea demersului logic.

Auditorul efectueaza o divizare secventiala sau logica a operatiunilor, etapa

prealabila necesara identificarii riscurilor.

Pornind de la aceasta identificare a riscurilor, auditorul isi defineste

obiectivele (Raportul de orientare) si stabileste un Program de lucru.

Pentru fiecare problema a acestui Program de lucru, el elaboreaza un

chestionar de Control Intern.

Pentru fiecare problema de control, acesta isi pune, daca este cazul,

intrebarile cine, ce, unde, cand, cum?

El trece eventual la o detaliere a chestionarului sau.

El raspunde la intrebari - in special in activitatea de teren - prin efectuarea

de teste cu ajutorul instrumentelor aflate la dispozitia sa.

Fiecare disfunctie, fiecare anomalie va duce la intocmirea unei FIAP (foaie

de identificare si de analiza a problemelor )

12.  Care sunt caracteristicile pe care trebuie sa le intruneasca o constatare in auditul public intern pentru a fi considerate viabila?

Formularele constatarilor de audit public intern - se utilizeaza pentru

prezentarea fundamentata a constatarilor auditului public intern.

a)Fisa de identificare si analiza problemelor (FIAP) - se intocmeste pentru fiecare

disfunctionalitate constatata. Prezinta rezumatul acesteia, cauzele si consecintele, precum si recomandarile pentru rezolvare. FIAP trebuie sa fie aprobata de catre coordonatorul misiunii, confirmata de reprezentantii entitatii/structurii auditate si supervizata de seful compartimentului de audit (sau de catre inlocuitorul acestuia).

b)Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor - se intocmeste in cazul in care

auditorii interni constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se

transmite imediat sefului compartimentului de audit public intern, care va informa in

termen de 3 zile conducatorul entitatii publice si structura de control abilitata pentru

continuarea verificarilor.

13.  In ce consta etapa de incheiere in auditul intern si ce trebuie sa cuprinda aceasta?

Auditorul se intoarce la biroul sau cu toate foile FIAP si cu documentele sale de lucru.

Pentru a putea face o validare generala, el redacteaza un document: Proiectul de Raport de Audit. Apoi are loc reuniunea de incheiere si validare de ude va rezulta Raportul de Audit in forma sa nfinala, raport, caruia trebuie sa i se dea utilitatea necesara.

In etapa de incheiere a misiunii de audit intern, auditorii se afla atat la sediul entitatii auditate dar revin in cele din urma la sediul structurii de audit intern. Etapa necesita o mare capacitate de sinteza, precum si aptitudini dezvoltate de redactare si comunicare. Este etapa in care auditorii isi prezinta rezultatele activitatii, fiind momentul prelucrarii acestora.

14.  In ce consta "Reuniunea de inchidere" in auditul public intern?

Reuniunea de incheiere

Reuneste aceiasi participanti ca si reuniunea de deschidere, participanti care, dupa ce au

ascultat ce intentioneaza sa faca auditorii interni, vor discuta pe marginea actiunilor efectuate. Asadar, pe langa echipa misiunii de audit, se vor afla si entitatea auditata, colaboratorii sai si conducerea acesteia ( eventual ).

Aceasta reuniune se organizeaza si se desfasoara in functie de modalitati practice

precise.

Nimic nu poate fi trecut in Raportul de Audit Intern fara a fi mai intai prezentat si

comentat in fata celor auditati. Trebuie prezentate toate documentele, toate dovezile care au permis enuntarea observatiilor din Proiectul de Raport.

Auditorii informeaza in primul rand entitatea auditata, responsabilul direct, impreuna cu

care valideaza informatiile. De aceea Proiectul de Raport si continutul sau nu sunt nici publicate, nici divulgate atat timp cat reuniunea de incheiere ( si de validare ) nu s-a sfarsit.

Recomandarile auditorilor care apar in Proiectul de Raport sunt prezentate in functie de

importanta lor. Asadar intocmim un clasament al constatarilor enuntate in foile FIAP, clasament efectuat pornind de la analiza consecintelor.

Imediat ce entitatea auditata a fost informata, ea va fi incurajata -fara a mai astepta

publicarea Raportului oficial -sa ia imediat masuri corective, bineinteles, daca are posibilitatea. Daca da, Raportul de audit mentioneaza ca s-a luat atitudine si ca sa ajuns deja la rezultate bune.

Ca si reuniunea de deschidere, reuniunea de incheiere se desfasoara chiar la locul

auditului; ea reuneste aceleasi persoane care se vor intalni pentru a face validarea si a trage concluziile.

Principalul punct al ordinii de zi este examinarea Proiectului de Raport distribuit

fiecarui participant, daca este posibil cu cateva zile inainte de reuniune pentru a putea fi citit.

Raportul de audit nu este si nu trebuie sa fie un document surpriza pentru a pune in incurcatura

entitatea auditata. Aceasta examinare se face pornind de la o prezentare realizata de auditori si permite rezolvarea eventualelor contestatii.

Prezentarea trebuie sa fie animata si ilustrata cu exemple. Se realizeaza dispozitive

care sa prezinte problemele principale ce trebuie discutate.

Dupa prezentarea integrala a operatiunilor de audit, auditorii trec la stadiul prezentarii

Recomandarilor: aici apar cel mai adesea contestatiile.

Uneori pot aparea contestatiile si atunci sunt posibile doua situatii:

- fie este in masura sa ofere dovada pe care isi sprijina afirmatia, iar contestatia devine

imediat nula;

- fie el nu este in masura sa ofere aceasta dovada si asta din cauza ca concluziile sale au

fost prea pripite sau pentru ca nu a stiut sa-si clasifice si sa-si pastreze dovezile. In

acest caz se abandoneaza cauza.

La sfarsitul acestei reuniuni care dureaza foarte mult (intre 2 ore si o zi), participantii se

vor despartii.

Inainte de a se desparti, entitatilor auditate li se va comunica termenul in care trebuie sa

trimita Auditului Intern un raspuns scris la Recomandari, li se va aminti si procedura de urmarire a auditului utilizata in institutie pentru ca fiecare sa poata cunoaste rolul pe care fiecare trebuie sa il joace.

Auditorii se vor intoarce la serviciul lor pentru a trece apoi la etapa finala a lucrarilor:

redactarea Raportului de Audit.

15.  Ce este "Proiectul de Raport de Audit Public Intern si de ce se elaboreaza?

Proiectul de Raport de Audit Intern

Este numit astfel din trei motive:

1. observatiile pe care le contine nu au facut inca obiectul unei validarii

generale, deci nu pot fi considerate ca definitive;

2. acest document contine deja recomandarile auditorilor, in schimb, el nu

contine raspunsurile entitatilor auditate la aceste recomandari;

3. nu contine inca planul de actiune, care este acel document anexat la

Raportul definitiv in care entitatea auditata precizeaza cand si cine va

pune in aplicare recomandarile pe care le-a acceptat.

Acest document va reprezenta ordinea de zi a reuniunii de incheiere.

16.  Ce informatii trebuie sa cuprinda "Proiectul de Raport de Audit Public Intern" si de ce este necesara elaborarea lui?

Nimic nu poate fi trecut in Raportul de Audit Intern fara a fi mai intai prezentat si

comentat in fata celor auditati. Trebuie prezentate toate documentele, toate dovezile care au permis enuntarea observatiilor din Proiectul de Raport.

Auditorii informeaza in primul rand entitatea auditata, responsabilul direct, impreuna cu

care valideaza informatiile. De aceea Proiectul de Raport si continutul sau nu sunt nici publicate, nici divulgate atat timp cat reuniunea de incheiere ( si de validare ) nu s-a sfarsit.

Recomandarile auditorilor care apar in Proiectul de Raport sunt prezentate in functie de

importanta lor. Asadar intocmim un clasament al constatarilor enuntate in foile FIAP, clasament efectuat pornind de la analiza consecintelor.

Imediat ce entitatea auditata a fost informata, ea va fi incurajata -fara a mai astepta

publicarea Raportului oficial -sa ia imediat masuri corective, bineinteles, daca are posibilitatea.

Daca da, Raportul de audit mentioneaza ca s-a luat atitudine si ca sa ajuns deja la rezultate bune.

Ca si reuniunea de deschidere, reuniunea de incheiere se desfasoara chiar la locul

auditului; ea reuneste aceleasi persoane care se vor intalni pentru a face validarea si a trage concluziile.

Principalul punct al ordinii de zi este examinarea Proiectului de Raport distribuit

fiecarui participant, daca este posibil cu cateva zile inainte de reuniune pentru a putea fi citit.

Raportul de audit nu este si nu trebuie sa fie un document surpriza pentru a pune in incurcatura entitatea auditata. Aceasta examinare se face pornind de la o prezentare realizata de auditori si permite rezolvarea eventualelor contestatii.

Prezentarea trebuie sa fie animata si ilustrata cu exemple. Se realizeaza dispozitive

care sa prezinte problemele principale ce trebuie discutate.

Dupa prezentarea integrala a operatiunilor de audit, auditorii trec la stadiul prezentarii

Recomandarilor: aici apar cel mai adesea contestatiile.

17.  Ce reprezinta contestatiile si cum se rezolva acestea in cadrul auditului public intern?

Principalul punct al ordinii de zi este examinarea Proiectului de Raport distribuit

fiecarui participant, daca este posibil cu cateva zile inainte de reuniune pentru a putea fi citit.

Raportul de audit nu este si nu trebuie sa fie un document surpriza pentru a pune in incurcatura entitatea auditata. Aceasta examinare se face pornind de la o prezentare realizata de auditori si permite rezolvarea eventualelor contestatii.

Prezentarea trebuie sa fie animata si ilustrata cu exemple. Se realizeaza dispozitive

care sa prezinte problemele principale ce trebuie discutate.

Dupa prezentarea integrala a operatiunilor de audit, auditorii trec la stadiul prezentarii

Recomandarilor: aici apar cel mai adesea contestatiile.

Uneori pot aparea contestatiile si atunci sunt posibile doua situatii:

- fie este in masura sa ofere dovada pe care isi sprijina afirmatia, iar contestatia devine

imediat nula;

- fie el nu este in masura sa ofere aceasta dovada si asta din cauza ca concluziile sale au

fost prea pripite sau pentru ca nu a stiut sa-si clasifice si sa-si pastreze dovezile. In

acest caz se abandoneaza cauza.

18.  Cand se elaboreaza Raportul de Audit Pubic Intern si pe baza caror principii?

Raportul de Audit Intern

Raportul de audit respecta anumite principii, o anumita forma, iar continutul sau se

supune anumitor norme.

Principiile referitoare la Raportul de Audit Intern sunt:

1. nu exista audit intern fara Raport de Audit Intern

2. acest document este ultimul act al misiunii de audit intern. Este document final.

3. prezentarea prealabila in fata entitatilor auditate.

4. dreptul de a raspunde entitatii auditate (verbal si neoficial sau scris si oficial).

19.  Care este forma Raportului  de Audit Pubic Intern si care sunt informatiile care le cuprinde?

Forma. Raportul de Audit Intern prezinta o structura, in general, agreata cu cateva mici

nuante. Aceasta structura este imposibil de evitat deoarece ea raspunde celor doua functii ale Raportului, care sunt relativ contradictorii:

Raportul de Audit Intern este si trebuie sa fie document de informare

pentru conducere.

Raportul de Audit Intern mai trebuie sa fie din punct de vedere al entitatii

auditate si un instrument de lucru.

Raportul de audit va trebui sa raspunda acestor doua exigente prin adaptarea unei

structuri originale pe care o putem analiza in 4 parti:

20.  Ce reprezinta recomandarile auditorului intern si cum se monitorizeaza acestea in cadrul institutiei publice?

Fiecare constatare da nastere unei Recomandari a auditorului care este prezentata

entitatilor auditate in timpul Reuniunii de incheiere. Daca entitatile auditate au rezerve in privinta realismului si aplicabilitatii lor, si le vor exprima acum. Auditorii interni vor tine cont de acest lucru, sau nu, in functie de cum apreciaza observatiile facute. Deoarece Recomandarea a devenit astfel definitiva din punctul de vedere al formei, se cere un raspuns oficial din partea entitatilor auditate pentru ca observatiile lor sa poata fi integrate in Raport.

Aceste raspunsuri la recomandari se materializeaza in doua feluri:

Fie raspunsul este si notat inca de la reuniunea de incheiere, in asa fel incat la sfarsitul

reuniunii sa existe un text definitiv.(practica anglo -saxona ).

Fie intre exprimarea orala in timpul reuniunii si luarea de pozitie in scris dorim sa

lasam entitatii auditate un ragaz de gandire care variaza in functie de unitate.(de la 8

zile la trei saptamani).(practica franceza).

Responsabilitatea monitorizarii trebuie definita in scris in carta de audit, o cerinta care

impune sa fie precizate responsabilitatile pentru a sti clar cine va fi tras la raspundere in cazul in care recomandarile nu sunt aplicate sau se intampina dificultati neasteptate la punerea lor in aplicare.

21.  Prezentati principiile la care trebuie sa raspunda recomandarile auditorului intern?

Aceste raspunsuri la recomandari trebuie sa raspunda la trei principii fundamentale:

1. trebuie sa reprezinte o luare de pozitie clara fara ambiguitati prin care entitatea

auditata:

- accepta recomandarea

- nu o accepta decat partial, si numai pentru unele dispozitii.

- o refuza, ceea ce se intampla in mod exeptional.

2. materializarea raspunsurilor entitatii auditate este Planul de Actiune. Da

recomandarilor auditorului un efect care ii pune in valoare actiunea.

3. daca recomandarea nu este decat partial acceptata, sau daca este refuzata total,

raspunsul entitatii auditate

controlul operativ si inopinat privind prevenirea, descoperirea si combaterea oricaror acte si fapte din domeniul economic, financiar si vamal, exercitat de comisarii Garzii Financiare.

controlul financiar, exercitat de Curtea de Conturi a Romaniei, prin controlori financiari, pentru urmarirea modului de formare, de administrare si de intrebuintare a resurselor financiare ale statului si sectorului public.

expertize contabile realizate de Corpul Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania (CECCAR), prin lucrarile de stricta specialitate, la solicitarea instantelor sau persoanelor fizice si juridice.