Etapele organizarii procesuale in managementul activitatii sportive

Realizarea organizarii procesuale a structurilor sportului va putea fi infaptuita in bune conditiuni daca se va proceda la parcurgerea a doua etape :

1. Prima etapa este acea a stabilirii obiectivelor fundamentale ale bazei sportive.

2. In cea de a doua etapa este necesar sa se raspunda la urmatoarea intrebare: "Care sunt domeniile in care se considera necesara desfasurarea de activitati pentru a se putea atinge obiectivul fundamental?"

O parte din raspuns este sugerat chiar de formularea obiectivului: baza sportiva școlara va dezvolta activitati pentru a realiza produsul specific sub forma performantei in domeniul unor ramuri de sport. Obiectul domeniului care se ocupa de realizarea produselor bazelor sportive școlare nu se limiteaza la cele de mai sus. Sunt necesare activitati care vizeaza realizarea infrastructurii adecvate, activitati care urmaresc infaptuirea unor produse si servicii aducatoare de venituri (ex. activitati economice sub forma unor servicii ori infiintarea si dezvoltarea unor societati comerciale). Cele de mai sus (dar nu numai acestea) fac obiectul domeniului (functiunii) de productie specifica, tehnica. Alaturi de acestea vor mai trebui dezvoltate activitati in domeniile de cercetare, financiar-contabil, resurse umane, comercial, de marketing.

Odata cu delimitarea domeniilor vor trebui stabilite si obiectivele derivate de rangul I, principale, aferente fiecarui domeniu (functiuni ale organizatiei). Obiectivele principale decurg din obiectivul fundamental si au menirea de a concura la realizarea acestuia.

In ceea ce priveste organizarea procesuala mai facem urmatoarele mentiuni:

in stabilirea sarcinilor individuale se are in vedere ca toate componentele domeniilor (functiunilor), activitatilor si atributiilor sa fie acoperite cu sarcini de munca menita sa asigure realizarea acestora;

stabilirea sarcinilor de munca este ultima etapa a organizarii procesuale, prin intermediul careia se realizeaza legatura cu organizarea structurala, in cadrul careia prima componenta, de baza, este postul;

in determinarea sarcinilor de munca nu se vor avea in vedere postul sau persoana care ocupa un post si competentele acesteia; se vor urmari toate activitatile considerate necesare sa fie sustinute de sarcini de munca individuale menite sa conduca la realizarea acestora;

abia dupa ce managerul s-a asigurat de faptul ca sarcinile de munca individuale satisfac necesitatile realizarii activitatilor organizatiei se trece la prima etapa a organizarii structurale si anume la gruparea sarcinilor pe posturi dupa criterii specifice. Mentionam ca postul este componenta primara, de baza si principala a structurii organizatorice si ca gruparea functionala a sarcinilor in posturi constituie o conditie esentiala a functionarii structurii si constituie fundamentul justificarii postului si al intocmirii fisei postului pentru salariatii bazei sportive școlare.

Totodata consideram necesar sa accentuam importanta pe care o are in acest demers actiunea de delimitare clara a proceselor de munca fizica si munca intelectuala, a proceselor de executie si a celor de management, considerate necesare functionarii organizatiei ca premisa a constituirii corecte a posturilor si a alcatuirii unei structuri organizatorice functionale. Gruparea sarcinilor de munca individuale pe posturi trebuie sa fie stimulativa pentru ocupantii posturilor, avandu-se in vedere ca sarcinile individuale de munca aferente unui post sa fie realizabile. Acestea constituie o premisa a delimitarii functiilor, compartimentelor, nivelurilor ierarhice, precum si a determinarii corecte a responsabilitatilor, a relatiilor organizationale, in masura sa asigure functionalitatea organizatiei ca sistem, realizarea si utilizarea judicioasa a resurselor si implicit, indeplinirea obiectivelor bazelor sportive.

Trebuie avut in vedere ca precizarea domeniilor al caror continut (activitati, atributii, sarcini) este considerat necesar pentru ca baza sportiva școlara sa-si atinga scopul si obiectivele asumate prin documentele de functionare este importanta cel putin din urmatoarele considerente:

a. se contureaza cadrul de functionare al bazei sportive școlare in conditiile diversitatii naturii acestora, determinata de cadrul juridico-normativ de organizare si functionare si de o serie de factori  precum: diversitatea produselor si serviciilor posibil de realizat, caracteristicile particulare ramurilor de sport, natura proprietatii, posibilitatile de realizare a resurselor, interesele persoanelor care au construit baza sportiva si conceptele strategice promovate, etc. si, nu in ultimul rand, caracteristicile mediului in care functioneaza aceasta;

b. este primul demers prin care se implementeaza viziunea manageriala strategica specifica fiecarei baze sportive școlare in cadrul unor componente ale activitatii ce constituie premise majore si suport in realizarea misiunii organizatiei sportive.

Cu privire la etapizarea operatiilor considerate necesare pentru realizarea organizarii procesuale specifica bazelor sportive școlare se impun urmatoarele mentiuni:

in primul rand precizarea ca bazele sportive in cvasimajoritatea acestora fac parte din categoria organizatiilor mici si mijlocii si foarte rar din categoria organizatiilor mari; in acest context si structura organizatorica a acestora este redusa, in primul rand ca numar de posturi;

aceasta face ca in cadrul bazelor sportive școlare sa nu poata fi constituite compartimente speciale care sa aiba competente determinate de necesitatea realizarii activitatilor specifice unei functiuni a organizatiei; de multe ori nu se poate delimita nici macar un post care sa cuprinda competente ce urmaresc realizarea, de exemplu, a activitatilor specifice functiunii de cercetare - dezvoltare;

in acest context se impune o delimitare clara a activitatilor, atributiilor si sarcinilor aferente fiecarei functiuni a bazei sportive, pentru ca mai apoi acestea sa poata fi cuprinse in atributiile si sarcinilor diferitelor posturi care se creeaza in cadrul organizatiei sportive, chiar daca atributiile si sarcinile nu vizeaza exclusiv realizarea activitatilor specifice unei functiuni, ci se creeaza posturi cu valente diferite (mozaic);

din acest punct de vedere subliniem importanta delimitarii activitatilor considerate necesare pentru functionarea organizatiei astfel incat toate necesitatile legate de functionarea bazei sportive școlare sa fie acoperite prin activitati menite sa contribuie la aceasta;

in delimitarea functiunilor / domeniilor, activitatilor, atributiilor si sarcinilor trebuie avut in vedere urmatorul lant logic: functiunea se realizeaza prin mai multe activitati, activitatea se realizeaza prin mai multe atributii, iar o atributie prin mai multe sarcini; nu poate exista activitate realizata printr-o singura atributie si nici o atributie rezolvata printr-o singura sarcina;

Compartimentele

Compartimentele sunt componente ale structurii bazelor sportive școlare rezultate din gruparea unor functii (posturi) cu continut similar, asemanator ori complementar. Aceasta  presupune ca:

personalul implicat realizeaza activitati relativ omogene sau complementare care implica o pregatire speciala in domeniile specifice profilului activitatii bazelor sportive școlare;

utilizeaza metode si proceduri adecvate realizarii obiectivelor acestora;

personalul este subordonat nemijlocit aceluiasi titular de functie de conducere.

In cadrul bazelor sportive școlare compartimentele pot avea denumiri diferite, ordinea ierarhica a acestora fiind servicii, directii, departamente/catedre. Oricare ar fi denumirea, acestea trebuie sa aiba obiective specifice clar diferite si sa respecte conditii de constituire prealabil definite. Dupa modul de exercitare a autoritatii regasim:

a.          compartimente de baza, care sunt compuse din doua niveluri (de executie si de conducere), vizeaza in principal sarcini de executie, reuneste activitati omogene si constituie, de regula, o unitate productiva distincta (fig. 5.2.)

Fig. 5.2. Structura compartimentului de baza

b.          compartimentele de ansamblu, care sunt rezultate din gruparea mai multor organisme de baza in care se desfasoara activitati convergente, omogene si/sau complementare (fig. 5.3.)

Analiza: Bucataria romaneasca, franceza si italiana - caracteristici Referat: LIPIDELE (sau GRASIMILE) - grasimile care maresc colesterolul

Fig. 5.3. Structura compartimentelor de ansamblu

Dupa specificul activitatilor desfasurate si al finalitatilor acestora, compartimentele pot fi:

a. functionale - unde se desfasoara activitatea de indrumare organizatorica, administrativa, economica, tehnica, etc., se efectueaza studii si analize, se pregatesc decizii, planuri si programe pentru activitatea bazelor sportive școlare, se acorda asistenta lucratorilor din compartimentele operationale. Acestea se regasesc sub forma departamentelor si serviciilor.

b. operationale - al caror obiect sunt procesele de executie ce au ca efect realizarea nemijlocita a produselor si serviciilor specifice bazelor sportive școlare si care se regasesc sub forma sectiilor, atelierelor, laboratoarelor.

Viziunea manageriala asupra organizarii functionarii celor doua categorii de compartimente in cadrul bazelor sportive școlare ar trebui fundamentata si pe urmatoarele aspecte:

ambele categorii de compartimente (sau posturi cu astfel de atributii) sunt necesare in orice baza sportiva;

ponderea compartimentelor (posturilor) operationale si functionale este diferita pe niveluri ierarhice: compartimentele operationale au o pondere mai mare la nivelurile inferioare ale sistemului, pe cand cele functionale sunt predominante la nivelurile superioare;

criteriul pe baza caruia se determina compartimentele si numarul acestora este cel generat de natura activitatii si obiectivele organizatiei, de necesitatea asigurarii functionalitatii optime. In cadrul sistemului national de educatie fizica si sport, la nivelul agentiei si ministerelor predomina compartimentele functionale, iar la nivelul structurilor sportive cele operationale;

managementul bazelor sportive școlare are obligatia de a fundamenta, organiza si asigura functionarea ambelor categorii de compartimente, asigurand totodata intelegerea de catre indivizii organizationali a necesitatii si modalitatilor de functionare a acestora in cadrul organizatiei sportive.

Nivelul ierarhic, ponderea ierarhica si coeficientul de incadrare

Nivelurile ierarhice se definesc ca "ansamblul componentelor structurii plasate pe linii orizontale, la aceeasi distanta ierarhica fata de managementul de varf". Bazele sportive școlare pot avea un numar diferit de niveluri ierarhice, in functie de o serie de factori, dintre care mentionam dimensiunea bazei, diversitatea si complexitatea activitatilor desfasurate, competenta corpului managerial si tipul de management promovat, cultura organizationala, etc.

Principalele probleme care trebuie rezolvate prin delimitarea nivelurilor ierarhice sunt urmatoarele:

asigurarea fluiditatii procesului de comunicare in cadrul sistemului informational;

asigurarea unei durate optime a proceselor de fundamentare a deciziilor manageriale;

reducerea consumurilor de resurse (umane, materiale, financiare, informationale, de timp);

evitarea circuitelor informationale lungi, a fluxurilor calibrate necorespunzator, a posibilitatilor de filtrare, de distorsiune a informatiei;

eficienta in implementarea deciziei de management;

promovarea pe scara larga a descentralizarii ca instrument de eficientizare a managementului.

Credem ca in contextul specificului bazelor sportive școlare sunt recomandate structurile organizatorice cu un numar relativ mic de niveluri ierarhice, cu o dezvoltare corespunzatoare pe orizontala.

Ponderea ierarhica reprezinta numarul de persoane conduse nemijlocit de un titular de post de conducere. Aceasta este determinata de o serie de factori, cum ar fi: natura si complexitatea sarcinilor, nivelul de pregatire al personalului, experienta, capacitatea si aptitudinile personale ale managerilor, posibilitatea de comasare a unor activitati omogene sau complementare, nivelul delegarii competentelor, etc. De asemenea, pe orizontala ponderea ierarhica poate fi diferita la acelasi nivel ierarhic datorita naturii competentei posturilor, in sensul ca sarcinile standardizate genereaza o pondere ierarhica mai mare, iar cele de conceptie tehnica, de creativitate, o pondere ierarhica mai mica. Aria de control este modul de concretizare al ponderii ierarhice, preluand caracteristicile acesteia. In consecinta, aria de control este invers proportionala cu numarul de niveluri ierarhice: la nivelurile operationale de baza, unde de regula sarcinile sunt mai putin complexe, aria de control va fi mai mare, iar la nivelul managementului de top - caracterizat de sarcini mai complexe - aria de control va fi mai mica. De asemenea, pe orizontala aria de control poate fi diferita la acelasi nivel ierarhic datorita naturii competentelor posturilor: in cazul sarcinilor standardizate aria de control va fi mai mare, iar in cazul sarcinilor care presupun conceptie tehnica, creativitate, aria de control va fi mai mica.

Intr-o baza sportiva școlara exista o corelatie intre numarul de persoane cu atributii de executie si numarul de persoane cu atributii manageriale, corelatie determinata prin impartirea numarului persoanelor cu atributii de conducere la numarul persoanelor de executie.

Pentru exemplificare am elaborat trei modele teoretice ale organizarii structurale in cazul unei baze sportive (fig. VI.1.), in care am avut in vedere acelasi numar de posturi de executie, respectiv 15, aceleasi categorii de activitati (sportiva, administrativa si financiar-contabila), dar cu arii de control si numar de compartimente de baza diferite. In prima situatie am determinat patru compartimente de baza: doua specifice activitatii sportive, respectiv sporturi individuale si jocuri sportive, la care se adauga compartimentele administrativ si financiar-contabil. In acest context poate rezulta o structura cu patru nivele ierarhice si un coeficient de incadrare de 0,406. Acesta poate fi definit ca fiind la limita superioara a acceptabilului, intrucat numarul de posturi de conducere si de niveluri ierarhice este deja mare. In cea de-a doua varianta am avut in vedere acelasi numar de posturi de executie ca in prima varianta, aceleasi activitati, dar am realizat o grupare diferita in compartimente, cu pondere catre activitatea sportiva. Compartimentele sportive au ramas aceleasi - jocuri sportive si sporturi individuale, dar au crescut ca pondere, iar activitatile financiar-contabile si administrative au fost comasate sub forma compartimentului economic. Rezulta o structura cu numai trei nivele si cu un coeficient de incadrare de 0,206, care poate fi caracterizat ca un coeficient bun.

Exista si o a treia varianta, cea a unei structuri cu patru niveluri si cu un coeficient de incadrare de 0,333, pe care o consideram chiar mai potrivita pentru organizatiile sportive mici si mijlocii.

Aceasta structura reflecta mai bine ponderea activitatilor ce trebuie sa existe intr-o baza sprtiva școlara, accentul fiind pus pe activitatile de baza, sportive, care dau specificul bazei si nu pe cele de sustinere si de deservire.

aria de control medie = 3,75

coeficientul de incadrare = 0,406

aria de control medie = 5

coeficientul de incadrare = 0,206

aria de control medie = 5

coeficientul de incadrare = 0,333

Fig. VI.1. Relatia dintre aria de control, numarul de niveluri ierarhice generate si coeficientul de incadrare

Relatiile organizationale (organizatorice)

Relatiile organizatorice se referala legaturile care se stabilesc intre componentele structurii organizatorice (posturi, functii, compartimente, niveluri ierarhice) prin reglementari oficiale. Acestea au rolul de a asigura conexiunea si functionalitatea dintre componentele structurii unei baze sportive școlare.

In managementul organizational se considera ca fundamentarea relatiilor organizationale este sustinuta de existenta unor tipuri de legaturi si ca demersul de operationalizare a proiectarii organizarii procesuale si structurale a organizatiilor sportive trebuie sa tina cont de acestea. Categoriile de legaturi (relatii) invocate sunt:

a.      legatura logica universala, determinata de interactiunea tuturor obiectivelor si fenomenelor;

b.      legatura tip cauza-efect, conform careia in cadrul proceselor de divizare se delimiteaza doua fenomene legate  intre ele prin determinarea cauza-efect sau determinarea variabila independenta-variabila dependenta;

c.       legatura functionala ca expresie ca interdependentei fenomenelor, conform careia schimbarea unui fenomen (element) determina modificarea necesara si a altora;

d.      legaturi care se disting dupa criteriul unor succesiuni si anume:

legaturi ierarhice, ceea ce inseamna de exemplu, ca obiectivele vor determina intotdeauna continuturile de activitate;

legaturi de dirijare, fundamentate pe principiul "ce este mai activ determina", in sensul ca un continut determina selectia metodelor, mijloacelor de implementare; acest tip de legaturi sunt fie functionale, fie legaturi de dezvoltare

legaturi de tip genetic, care fixeaza ce este inainte si ce urmeaza in mod genetic; conform acestui tip de legaturi mai intai se fixeaza obiectivele si apoi continuturile, iar continuturile odata fixate genereaza modalitatile de realizare si de evaluare;

legaturi de functionare, menite sa intretina existenta unui fenomen si care se refera la realizarea si rolul feedback-ului asupra functionalitatii componentelor sistemului;

legaturi de dezvoltare, adica acele tipuri de relatii care determina schimbari in functionare si care se pot referi la inovatiile legate de continutul activitatilor, de metode, de mijloace, etc.

Ca mod de exprimare a conexiunilor in cadrul sistemului managerial al bazelor sportive școlare, relatia poate functiona intre componente sistemice:

in interiorul bazei intre componentele activitatii acesteia;

intre componentele activitatii bazei sportive si componente ale mediului organizational specific;

intre sistemul bazelor sportive școlare si sistemele de specialitate supraetajate sau subetajate.

Luand in considerare continutul, relatiile specifice managementului bazelor sportive școlare se pot imparti in urmatoarele categorii:

- relatii de autoritate - legaturile instituite prin reglementari oficiale (acte normative, regulamente interne, s.a.) si care sunt obligatorii. In cadrul relatiilor de autoritate deosebim urmatoarele tipuri:

relatii ierarhice, care se refera la raporturile dintre titularii posturilor de conducere si ai celor de executie sau ai celor de conducere pe niveluri ierarhice.

relatii functionale, consecinta a organizarii compartimentelor functionale si a exercitarii autoritatii functionale specifice continutului activitatii acestor compartimente;

relatii de stat major, care cuprind acele categorii de relatii care apar in interiorul bazei sportive școlare atunci cand se constituie colective speciale pentru implementarea unor proiecte si se deleaga autoritatea si responsabilitatea aferenta acestora relatii de parteneriat, colaborare, sprijin, sustinere, legaturile care se stabilesc intre organizatia sportiva si alte persoane juridice ori/si fizice, in raport cu care nu pot exista relatii ierarhice. Acest tip de relatii genereaza integrarea activitatilor, actiunilor, proceselor necesare realizarii unor produse organizationale ori servicii pe care baza sportiva nu le poate infaptui singura. In acest context regasim tipul de relatii exercitate in afara bazei sportive școlare in cadrul unor echipe constituite in vederea implementarii in comun a unor proiecte. Promovarea acestui tip de relatii reprezinta vointa partilor legata de interese care vizeaza dezvoltarea organizationala si sunt materializate sub forma unor documente scrise (contracte, parteneriate, colaborari) ce exprima concretizarea juridica a vointei partilor, in contextul suprematiei legii.

relatii de control sunt cele stabilite intre compartimentele sau persoanele specializate sau care au atributii de control (evaluare, indrumare) si celelalte compartimente sau persoane din cadrul bazei sportive. Pot exista relatii de control stabilite de managementul bazei, cu competente referitoare la interiorul organizatiei si relatii de control stabilite prin acte normative, care se refera la atributiile de control pe care le exercita organisme din afara organizatiei situate pe scara ierarhica superioara sau provenind din alt domeniu. Exemplu, relatiile de control ierarhice exercitate de organul ierarhic superior (minister, agentie, directie) si relatiile de control exercitate de organisme ale statului imputernicite legal in acest scop (Curtea de Conturi, Garda Financiara, s.a.)

relatiile de reprezentare, adica legaturile stabilite de managerii bazelor sportive școlare (ori de persoanele desemnate de acestia) cu elemente ale mediului extern pentru a asigura reprezentarea acesteia in raporturile cu alte structuri (sportive ori de alta natura).

BIBLIOGRAFIE

Adair, J. (2006) Arta de a conduce, Ed. Cosmos Viking Pinguin, București;

Alaphilippe, Fr. (1995) Legitimitatea și legalitatea structurilor internaționale ale sportului, Buletin informativ nr.473-474, Ed. C.C.P.S., București;

Burduș, E., Caprarescu, Gh., Androniceanu A., Miles, M (2003)Managementul schimbarilor organizațional, ediția a II-a, Ed. Economica, București;