Interviul ca tehnica de evaluare

INTERVIUL CA TEHNICA DE EVALUARE

Organizatiile au inteles ca utilizarea metodelor performante de evaluare in vederea selectiei profesionale este singura optiune valabila pentru eficienta. Ca metoda de evaluare, interviul de selectie are menirea, conform tendintelor actuale, sa se centreze, mai mult decat pe urmarirea intr-o maniera structurata a unor specificatii impuse de post, pe identificarea gradului in care un anumit candidat se potriveste ca structura atitudinala culturii organizatiei in care urmeaza sa fie angajat. Acesta este motivul pentru care tehnicile de interviu s-au diversificat, incercand sa inlature, pe langa clasicele erori de evaluare (Pitariu, 2000) si credinta conform careia un candidat se va putea integra fara probleme in organizatie doar daca poate performa pe post.

Exista autori (Beaty, 2002) care sustin, in baza unor studii recente, faptul ca angajatorii sunt din ce in ce mai interesati in a aborda tehnici de interviu care sa diferentieze intre candidatii care pot obtine performante „superioare” si candidatii care pot obtine performante „medii” in organizatie. Conform acestor studii, productivitatea organizatiei creste cu cel putin 20% in cazul in care procesul de selectie este centrat pe alegerea candidatului „superior”, candidat care va deveni angajatul care va depasi mereu cerintele impuse de postul ocupat.

Un fenomen cu care se confrunta in acest moment angajatorii in etapa de selectie este „fenomenul angajatului adaptat” (Tanculescu, 2003). Ca si “copilul adaptat” al lui Berne (Berne, 1969), “candidatul adaptat” face pe plac angajatorului.

Profilulul, cel mai probabil, al acestui candidat:

poseda o inteligenta sociala si emotionala foarte bine dezvoltata,

vorbeste mult, si de cele mai multe ori, face o salata de cuvinte “bine-potrivite”, placute la ureche angajatorului dar, de putine ori, sustinute de experienta practica

stie sa-si adapteze discursul in functie de persoana din fata sa

a invatat tehnicile de interviu “pe de rost”

este un foarte bun vanzator al propriei imagini

are o incredere debordanta in sine si in capacitatea sa de persuasiune

este charismatic.

nu concepe sa piarda.

are un CV impresionant si din punct de vedere al formei si al continutului (acelas tip de cuvinte “bine-potrivite” apar si in CV).

sustine ca s-a intalnit cu multe aspecte in viata sa profesionala, dar despre putine poate sa vorbeasca specific.

Un astfel de candidat invinge multi intervievatori, mai ales daca acestia din urma nu au o experienta vasta in selectia de personal si daca interviul este nestructurat.

Vom aborda mai jos o serie de aspecte legate de cele mai frecvent intalnite tipuri de interviu, cele mai utilizate tehnici de interviu precum si aspecte ce tin de strategiile abordate in cadrul unui interviu de selectie.

TIPURI DE INTERVIU

Procesul de selectie in vederea ocuparii unei pozitii in cadrul unei companii incepe inca din etapa de analiza a aplicatiei depuse. Mai relevant insa pentru selectie, ramane momentul intalnirii cu candidatul. Exista mai multe modalitati prin care aceasta intalnire poate avea loc, modalitati descrise divers in literatura de specialitate. Ne-am oprit asupra unei clasificari a tipurilor de interviu propusa de Beaty in 2002. Autorul aminteste o serie de tipuri de interviu cum ar fi: interviul initial de „scanare” (screening interview), interviul unu-la-unu (one-to-one interview), interviul cu un grup de evaluatori (group interview), interviul structurat si interviul nestructurat, interviul situational, centrele de evaluare (assessment centre), interviul psihologic.

Interviul initial de „scanare”

Este un interviu cu o durata relativ scurta, utilizat de catre angajator pentru a determina daca potentialul candidat are suficiente calificari pentru a fi supus unui proces formal de selectie. De regula, acest interviu este condus de o singura persoana si nu dureaza mai mult de o jumatate de ora.

Acest tip de interviu se desfasoara, de cele mai multe ori, la telefon si se constituie ca pas preliminar in luarea deciziei de a invita candidatul la sediul firmei pentru interviul fata-in-fata. Scopul acestui tip de interviu este de a asigura angajatorul ca informatiile incluse in aplicatie (CV) sunt veridice si sustinute in practica si ca respectivul candidat intruneste conditiile minime anuntate pentru a aplica pentru ocuparea postului vacant. O intelegere mai aprofundata asupra calitatilor profesionale ale candidatului va urma intr-o etapa ulterioara de selectie, interviul initial de „scanare” avand menirea de a descalifica acei candidati care nu se potrivesc profilului impus de postul vacant.

Exemplu:

Postul disponibil: Reporting Manager

Conditii minime: Studii superioare economice, Experienta practica de raportare

conform Standardelor Internationale de Contabilitate (IAS), Foarte bune cunostinte de

limba engleza (scris si vorbit), Disponibilitate de a calatori.

In cadrul interviului initial de „scanare”, candidatul este intrebat daca a raportat

conform IAS. Daca raspunsul este negativ, persoana respectiva este pastrata in atentia

companiei pentru o alta oportunitate cand nu va fi impusa aceasta cerinta, iar daca

raspunsul este pozitiv, se poate opta fie pentru a invita candidatul la interviul formal,

fie la a adresa o intrebare legata de compania la care lucreaza pentru a stabili daca

exista conditii care sa impuna acest tip de raportare, respectiv daca acea companie

raporteaza unei firme mama din strainatate. Apoi se adreseaza intrebari legate de

nivelul de cunoastere al limbii engleze, precizandu-se inca o data ca este obligatoriu

ca persoana care va fi aleasa pentru a ocupa respectiva pozitie va sustine un test in

vederea certificarii nivelului cunostintelor de limba engleza.

Interviul unu-la-unu

In acest interviu participa o singura persoana din partea angajatorului care intalneste candidatul selectionat pentru aceasta etapa. Este, de regula, folosit pentru angajarea in organizatie a unor persoane cu atributii administrative, care sunt la inceput in cariera lor (secretare, functionari etc.).

Acest tip de interviu este de preferat pentru cazurile in care angajatorul poate verifica si masura cu usurinta calificarile si abilitatile candidatului. De aceea, este rar intalnit in cazul in care trebuie angajat in organizatie un specialist sau un manager, unde criteriile de selectie sunt mai complexe si mult mai dificil de masurat. In acest caz, angajatorul ar putea opta pentru interviul cu un grup de evaluatori.

Interviul cu un grup de evaluatori

Spre deosebire de interviul unu-la-unu, interviul cu un grup de evaluatori este folosit in selectia specialistilor si a managerilor intr-o companie. In unele cazuri, intervievatorii intalnesc candidatul simultan. De cele mai multe ori, insa, evaluatorii intalnesc candidatul separat si confrunta ulterior notele de interviu.

De regula, echipa de evaluatori are in alcatuire un reprezentant al departamentului de Resurse Umane, managerul direct al persoanei care urmeaza sa fie angajata, posibil si alti membri din echipa din care persoana care urmeaza sa fie angajata va face parte. Daca postul care urmeaza sa fie ocupat ocupa o pozitie strategica in organizatie, in procesul de selectie poate fi implicat si directorul companiei.

Interviul nestructurat. Interviul structurat.

Interviul nestructurat este o forma de interviu cu un grup de evaluatori in care rolurile acestora nu sunt bine determinate, fiecare dintre acestia avand libertatea de a adresa orice intrebare o gaseste ca relevanta. Fara indoiala acest tip de interviu are dezavantajele sale, dintre care cele mai importante ar fi lipsa criteriilor de selectie riguros stabilite si respectiv imposibilitatea de a aplica aceeasi procedura in vederea selectiei pentru toti candidatii, probabilitatea ca toti evaluatorii sa abordeze aceleasi aspecte in cadrul intalnirii. Din punctul acesta de vedere, interviul structurat are avantajul structurarii criteriilor de selectie, a asumarii rolurilor clar stabilite intre evaluatori in functie de aria lor de compententa, asa incat candidatul sa fie evaluat din perspectiva mai multor persoane dar si din perspectiva mai multor arii de compententa.

Analiza: Toxicomanie - elemente etiologice ale toxicomaniei Analiza: Concentrarea teritoriala a saraciei

Interviul situational

Interviul situational se situeaza intre a fi un “stil” de interviu si o “tehnica” de interviu. Cand folosesc interviul situational, angajatorii selecteaza anumite dimensiuni relationate cu performanta angajatului pe post drept criterii pentru evaluare. Pentru fiecare dintre aceste dimensiuni legate de performanta pe post se defineste o situatie, reala sau ipotetica, care simuleaza aspectele cu care angajatul este posibil sa se confrunte in respectiva pozitie.

Candidatul este apoi intrebat asupra modului in care el/ea ar actiona in acea situatie, iar membrii echipei de intervievatori evalueaza calitatea raspunsului candidatului raportat la raspunsurile standard. Pe langa aceasta, membrii echipei fac observatii asupra celor mai importante aspecte legate de comportamentul candidatului confruntat cu situatia prezentata. Aceste observatii se pot referi la aspecte precum: creativitatea, abilitatile de comunicare etc.

Aceasta abordare este din ce in ce mai des adoptata de catre angajatori, dar, in ciuda caracaterului de noutate pe care-l adauga procesului de selectie clasic, acest tip de interviu nu este suficient pentru crearea unei opinii valide prognostice relationate cu performanta unui candidat pe un anumit post.

Centrele de evaluare(ASSESSMENT CENTER)

Utilizarea centrelor de evaluare ca instrumente de interviu este o metoda moderna, dar destul de rar folosita de catre angajatori. In unele cazuri, angajatorii apeleaza la acest tip de interviu pentru a masura si prognoza probabilitatea succesului unui candidat intr-un anumit post.

In cadrul acestui tip de interviu, angajatorul solicita candidatului sa efectueze o serie de sarcini relationate cu pozitia pentru care candidatul concureaza si apoi observa cat de bine candidatul le poate executa.

Exemplu:

Un domeniu potrivit pentru a demonstra utilitatea abordarii tip centru de evaluare este domeniul asigurarilor. In acest caz, unui candidat pentru pozitia de agent de vanzare polite de asigurare I se solicita sa “vanda” o polita de asigurare pentru o casa unui potential client (“interpretat” de un angajat al firmei). Candidatului I se dau toate informatiile legate de respectiva polita de asigurare precum si de polite de asigurare concurente pe piata iar, dupa o perioada de studiu, candidatul este rugat sa vanda, efectiv, respectiva polita clientului imaginar.

Evaluatorii observa prezentarea candidatului, urmarind acele comportamente si standarde de performanta care sunt critice in activitatea de vanzari. Ca urmare a acestei simulari, evaluatorii discuta observatiile lor si ofera un verdict cu caracter prognostic cu privire la performanta candidatului respectiv intr-o situatie reala de viata. Spre deosebire de interviul situational, centrul de evaluare incearca sa recreeze, in plan fizic, si mediul profesional, in felul acesta ajungandu-se, pe cat posibil, mai aproape de situatia de viata reala.

Evaluarea psihologica

Cu toate ca nu imbraca, in sine, formatul unui interviu, evaluarea psihologica in cadrul interviului este un instrument aditional utilizat de unii angajatori pentru a masura gradul de dezirabilitate pe care un candidat il manifesta relationat la un anumit post.

Nu toate organizatiile isi permit angajarea unui psiholog pentru a servi acestui scop, dar acele companii care isi doresc ca acest tip de evaluare la angajare sa aiba loc, pot alege sa apeleaze la serviciile profesionale ale unui consultant extern.

Psihologul aplica, de obicei, candidatului o baterie de instrumente psihologice pentru a masura acele trasaturi de personalitate si/sau acele aptitudini necesare succesului pe post. Acest exercitiu poate fi insotit de un interviu detaliat asupra aspectelor evaluate. Acest proces poate dura pana la o jumatate de zi. Rezultatele evaluarii psihologice sunt cuprinse intr-un raport inaintat angajatorului, raport ce contine consideratiile psihologului evaluator impreuna cu recomandarile acestuia.

Evaluarea psihologica este o practica ce incepe sa castige teren in cadrul procesului de selectie. Multe dintre companii au realizat faptul ca aceasta procedura este o investitie si nu un cost.

TEHNICI DE INTERVIU

Exista candidati care dezvolta automat, atunci cand sunt confruntati cu situatia de interviu, o masca sociala care ii ajuta sa faca fata presiunii create de evaluare. Acesti candidati nu iau in considerare faptul ca interviul nu este un monolog pe care ei sunt obligati sa-l sustina in fata unei comisii sau o situatie in care doar ei sunt cei evaluati.

Abordarea pe care candidatii obisnuiti cu conditia de intervievat au inceput sa o adopte este aceea a unei discutii libere, in care ambele „tabere” prezente au un interes bine conturat. Libertatea in exprimare si comportament a candidatului poate fi un punct forte in relatia cu evaluatorul (angajatorul), ea fiind interpretata ca siguranta, verticalitate, profesionalism. De asemenea, faptul ca un candidat participa la interviu avand ca linie directoare situatia de castig reciproc a partilor („win-win situation”), confera acestuia un avantaj real in comparatie cu acei candidati care nu privesc la fel interviul.

Exista o serie de tehnici de interviu, dintre care, pe cele mai comune le vom prezenta mai jos, asa cum au fost ele descrise in literatura de specialitate (Beaty, 2002).

Intrebarile deschise

Bunele practici in domeniu tin sa sublinieze faptul ca in cadrul unui interviu intrebarile deschise solicita candidatului un raspuns mai vast decat „da” sau „nu”. Pentru a aprecia valoarea intrebarilor deschise comparativ cu cea a intrebarilor inchise urmariti exemplele de mai jos: Exemplu:

Un evaluator experimentat care foloseste cu usurinta tehnica intrebarilor deschise il va determina pe candidat sa formuleze un raspuns mult mai complet si mai putin superficial decat ar face-o raspunzand la o intrebare inchisa.

Tehnica penetrarii

Pentru a aprofunda o arie de interes, intervievatorul experimentat foloseste tehnica penetrarii care se constituie dintr-o serie de intrebari deschise adresate succesiv. Acesta tehnica determina candidatul sa detalieze din ce in ce mai mult subiectul abordat, in masura in care rezistenta initiala a candidatului este ridicata. Exact ca si in jurnalism, intrebarile deschise incep cu: „Ce”, „Unde”, „Cand”, „Cine”, „De ce”, „Cum”. Din experienta practica precizam faptul ca intrebarile care incep cu „De ce?” este de preferat sa nu fie adresate ca prime intrebari datorita faptului ca maresc probabilitatea defensei din partea candidatului. De ce atrage dupa sine o justificare, moment in care candidatul a imbracat deja „scutul de aparare” si, implicit, abordeaza adaptat (respectiv falsificat) situatia de interviu. Acesta intrebare poate fi inlocuita prin formulari de genul „Ce v-a determinat sa”, care, cu toate ca au acelasi inteles, sunt intelese indirect si, respectiv, mai putin agresiv, de catre candidat. Iata, pentru exemplificare, suita de intrebari de mai jos: Exemplu

1.     Ce v-a determinat sa demisionati de la Compania X?

2.     Ce factori au stat la baza deciziei dumnevoastra?

3.     Cum ati gestionat aceasta situatie?

4.     Ce anume ati spus angajatorului dumneavoastra?

5.     Ce reactie au avut?

Prin urmare, tehnica penetrarii este foarte folositoare atunci cand se doreste „desconspirarea” unei situatii intentionat pastrate „sub tacere” sau asupra careia nu se insista.

Pauza /Tacerea

Utilizarea tacerii sau a pauzei este o tehnica extrem de eficienta la care intervievatorii experimentati recurg de multe ori. Aceasta tehnica este destul de dificil de utilizat de catre incepatori pentru ca poate bloca persoana intervievata daca nu este folosita intr-o maniera adecvata. De obicei, tehnica este folosita pentru a facilita candidatului detalierea unui subiect, prin continuarea unei idei deja exprimate.

Candidatul: „Banuiesc ca as fi putut sa ma pregatesc mai bine”

Aceasta strategie poate fi folosita in cadrul interviului si de catre candidat. Iata exemplul de mai jos: Exemplu:

Repetitia

In cadrul acestei tehnici, intervievatorul repeta, pur si simplu, ceea ce a spus candidatul. O atentie sporita trebuie, insa, alocata utilizarii acestei tehnici pentru ca, nu trebuie folosita in exces si intr-o maniera evidenta. Daca un intervievator nu se simte confortabil utilizand-o, este de sfatuit sa o inlocuiasca cu o alta (Tehnica tacerii /Pauzei).

Exemplu:

Comparatia /Contrastul

Tehnica comparatiei /contrastului este utilizata de angajator pentru a determina candidatul sa ofere mai multe informatii despre un subiect propus. Aceasta tehnica se bazeaza pe a solicita candidatului sa gaseasca asemanari si deosebiri intre doi sau mai multi itemi sau situatii:

Exemplu:

1.   Ce stil managerial are actualul dumneavoastra sef in comparatie cu seful dumneavoastra de la fostul angajator?

2.   Ce diferente ai perceput a fi intre mediul de lucru din departamentul de Credite si departamentul de Planificare Financiara? Prin ce se diferentia atmosfera de lucru?

Utilizarea exemplelor

De cele mai multe ori, in cadrul unui interviu, evaluatorul cere candidatului sa ofere exemple prin care sa sustina afirmatiile formulate. Prin folosirea acestei tehnici se doreste sa se evalueze raspunsuri mai specifice decat afirmatii generale.

Exemplu:

Tehnicile de interviu descrise mai sus sunt la fel de eficiente pentru ambii parteneri de discutie. Singurul amendament care trebuie facut este ca tine de experienta utilizarea uneia sau alteia dintre tehnici, astfel incat discursul sa fie unul adecvat si natural. In lipsa acestei fluente in discurs, celalalt partener poate realiza ca demersul este unul studiat (fals) si pierde increderea in partenerul de discutie.

STRATEGIA DE INTERVIU

Orice demers in cadrul organizatiei, inclusiv cel de interviu in vederea selectiei, trebuie sa fie aliniat strategiei globale a organizatiei si in acord cu scopul procesului de selectie. Intr-un fel intervieveaza candidatii un birou de avocatura si intr-un alt fel o companie care activeaza in productia publicitara, precum exista diferente semnificative intre abordarea unei companii care doreste sa selecteze 30 de juniori recrutati din randul proaspat absolventiolor pentru a-si incepe cariera in domeniul bancar si abordarea pe care aceeasi companie din domeniul bancar o adopta pentru selectia unui director de sucursala.

Conceptul de interviu

Prin definitie, interviul este o situatie de evaluare in care doua persoane dintre care una este persoana care solicita evaluarea competentelor sale in vederea ocuparii unui post intr-o organizatie si cea de-a doua este evaluatorul, reprezentantul organizatiei angajatoare, poarta o discutie prin care se doreste a evalua modul in care competentele candidatului sunt in acord cu asteptarile angajatorului, in vederea adoptarii unei decizii de angajare.

Performantele si comportamentele trecute sunt singurii si cei mai fideli factori prognostici pentru performanta si comportamentele viitoare – aceasta este teoria conform careia multe dintre procesele de selectie se desfasoara astazi. Datorita acestui fapt, multe dintre sesiunile de interviu sunt construite in jurul performantelor trecute ale candidatului relationate cu ariile considerate ca a fi importante pentru succesul pe post al acestuia. Aceste arii sunt cunoscute, in limbaj comun, drept criterii de selectie. In functie de aceste criterii de selectie angajatorul compara calificarile candidatilor si ajunge, in final, la decizia de angajare.

Construirea Specificatiilor Postului

Primul pas pe care un angajator il face in vederea structurarii strategiei de interviu este construirea specificatiilor postului. Ca parte integranta a fisei postului, specificatiile postului descriu candidatul ideal pentru respectivul post din punct de vedere al calificarilor (cunostinte, abilitati, experienta profesionala) si a altor dimensiuni considerate a fi necesare pentru o performanta ridicata in respectiva functie. Specificatiile postului sunt alcatuite de seful departamentului unde postul exista, asistat de alti sefi de departamente si/sau un specialist din departamentul de resurse umane.

Daca specificatiile postului sunt bine intocmite, ele pot servi ca termen de referinta in cadrul interviului pentru angajator, pe de o parte, pentru constructia strategiei adoptate in aceasta etapa si pentru candidat, pe de alta parte, pentru pregatirea in vederea sustinerii interviului. Candidatul nu este anuntat in avans despre aceste specificatii ale postului, darl, de cele mai multe ori, candidatul poate avea acces la acestea studiind anuntul de angajare. Toate conditiile specificate ca esentiale sau de dorit in cadrul acestui anunt de angajare constituie specificatii ale postului sau, cu alte cuvinte, criterii de selectie.

Specificatiile Postului cuprind urmatoarele arii: Studii

q         Scoala profesionala

q         Liceu

q         Scoala postliceala

X         Diploma universitara

q         Diploma post-universitara

Experienta in domeniul: Finaciar-Contabil

q         Fara experienta

X         6 la 12 luni

q         1 la 2 ani

q         2 la 3 ani

q         4 la 6 ani

q         8 la 10 ani

q         10+ ani

Experienta aferenta postului:

q         Fara experienta

q         6 la 12 luni

X         1 la 2 ani

o         2 la 3 ani

q         4 la 6 ani

q         8 la 10 ani

q         10+ ani

Cunostinte:

q         Limba engleza - nivel avansat

q         PC: Word, Excel, Power-Point, Outlook nivel avansat

q         Specificul activitatii financiar-contabile

q         Legislatie de specialitate

Aptitudini:

q         Capacitatea de organizare si ordonare a timpului de lucru si a

lucrarilor

q         Abilitati de comunicare, lucrul cu oamenii, flexibilitate

q         Capacitate de selectare a prioritatilor, in abordarea situatiilor

operative si de criza

q         Atentie sporita la detaliu si precizie in lucrul cu cifrele

q         Rezistenta la munca sub presiune

Specificul interviului structurat este acela ca specificatiile postului sunt folosite drept criterii in vederea evaluarii candidatului pentru postul vacant. Orice alt tip de interviu nu permite mai bine decat interviul structurat compararea candidatilor in cadrul sesiunii de evaluare finale si adoptarea unei decizii obiective.