Psihologia resurselor umane - comunicarea in resursele umane - complexitatea sporita a comunicarii

CURS

Exista doua activitati fundamentale care formeaza un suport al existentei organizatiilor: comunicarea si motivarea Fara acestea organizatia s-ar autodistruge.

COMUNICAREA

Elementele structurale ale comunicarii sunt datele, informatiile si cunostintele.

Fenomenele si procesele din natura si societate sunt percepute de oameni ca entitati faptice care ulterior sunt reflectate neevaluat sub forma de date, acele informatii primare venite prin canalele perceptive, legate de atribute (exemplu: rosu, cald, dulce, incomod etc).

Sistemul psihic uman proceseaza aceste date inregistrate si le transforma in informatii care reprezinta interpretari ale datelor in raport cu anumite situatii particulare sau cu intelegerea de catre mintea umana in general.

Evolutia umana demonstreaza acelasi lucru. Copilul, de exemplu, opereaza cu date; ulterior ajunge la nivelul cauzalitatii simple, raport cauza → efect, dar nu face conexiuni cu situatii ample. Daca se ramine la nivelul datelor nu se ajunge la intreg. Prelucrarea datelor urmareste evaluarea, selectarea, ordonarea si agregarea lor in scopul obtinerii unor informatii care sa reduca incertitudinea intelegerii si cunoasterii.

Se constata ca oamenii nu se opresc doar la informatii ci apeleaza si la cunostinte, forme mai complexe. La cunostinte se ajunge prin formularea unor rationamente ce se concretizeaza in idei, principii, teorii, sisteme cognitive. Cunostintele sunt enunturi logice formulate si generalizate in urma intelegerii unor relatii.

Din motive de concizie terminologica, cele trei exprimari – date, informatii, cunostinte – sunt prezentate sub termenul generic de informatie. Acest lucru este benefic in limbajul comun, dar in limbajul specializat al psihologiei este necesar sa se faca diferentierea.

Acestea sunt elementele structurale pe care se bazeaza comunicarea in cadrul resurselor umane.

Complexitatea sporita a comunicarii in psihologia resurselor umane are mai multe cauze:

cresterea gradului de diversificare a mijloacelor de productie si comercializare;

ridicarea nivelului cultural si profesional al resurselor umane;

multiplicarea si intensificarea dinamicii factorilor de mediu care influenteaza operatiile organizatiei.

Aceste cauze determina aparitia, la nivelul conducerii organizatiilor, a nevoii de control si de cunoastere a tuturor informatiilor care circula si exista in organizatie. In cazul in care aceste informatii sunt scapate de sub control, organizatiile pot suporta efecte negative, de la stari tensionale intre membri pina la dezintegrare.

Astfel, a devenit necesar ca informatiile si modul lor de transmitere intr-o organizatie sa fie in permanenta monitorizate, lucru care revine psihologului si/sau sociologului organizatiei. Acesta trebuie sa ia cunostinta de toate circuitele informationale existente, dar sa prelucreze in primul rand acele informatii „de calitate“ (cu semnificatie).

Pentru ca o informatie sa fie de calitate, trebuie sa indeplineasca urmatoarele patru conditii

1. exactitatea: insusirea informatiei de a contine elemente de cunoastere care sa asigure conturarea unei imagini reale a procesului sau fenomenului la care se refera acea informatie;
2. adecvarea: este asigurata de capacitatea informatiei de a fi necesara, destinata in mod specific rolului ei, definit in raport cu emitatorul, cu destinatarul sau cu amindoi;
3. oportunitatea: reprezinta insusirea informatiei de a ajunge la destinatar in momentul in care este realmente nevoie de ea;
4. eficienta: este data de capacitatea informatiei de a asigura un efect determinat superior efortului depus pentru obtinerea ei.

O data identificate, informatiile de calitate trebuie sa conduca la intelegerea si cunoasterea fenomenelor care se intampla in organizatia respectiva. Informatia ajuta la intelegere, dar nu da si solutia pentru rezolvarea problemelor ivite. Informatiile sunt caile de ajungere la problema; cu cat aceste cai sunt mai functionale, cu atat se intalnesc probleme mai putin amplificate.

FORMELE COMUNICARII

comunicarea interpersonala (comunicarea existenta intre membrii organizatiei);

comunicarea organizationala (comunicarea existenta intre diferite subdiviziuni sau grupuri ale organizatiei).

COMUNICARE INTERPERSONALA:

Exista atunci cand un ins transmite o idee, opinie sau informatie unui alt ins sau unui grup;

Actiunea este complexa, cu caracter procesual;

Transmiterea se face in mod direct, fata in fata;

Modalitati de manifestare

Analiza: Studiu de caz asupra familiei - chestionare si raspunsuri pentru parinti si copii Referat: Cand intervine Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului?

Comunicarea orala

Utilizeaza ca vector cuvantul rostit si presupune conversatia fata in fata, discutia in grup sau teleconferinta.

Cercetatorul american H. Mintzberg afirma ca oamenii dintr-o organizatie consuma pina la 90% din timpul lor vorbind cu alti oameni. Acest fapt este benefic pentru ca reuseste sa intretina, sa controleze si sa ajute activitatile si actiunile umane prin informatiile oferite si prin legaturile afective care se construiesc astfel intre oameni.

Avantajele comunicarii orale

rapiditatea circulatiei informatiei;

siguranta informatiei;

feed-back rapid;

interactivitatea;

confortul, gradul scazut de efort pe care-l solicita.

Dezavantaje

nu asigura in timp informatia, putand sa apara erori si confuzii ale acesteia, in unele cazuri aceasta putand dispare chiar in intregime.

1. Comunicarea nonverbala

Consta in transmiterea unei informatii fara cuvinte sau, daca se utilizeaza si cuvinte, se transmite mai mult decat simplul lor inteles semantic.

Elementele constitutive ale comunicarii nonverbale sunt: gestica, mimica, pantomimica, distanta fizica, ambianta spatiala, decorurile. Generic, ele sunt cuprinse in terminologia de „limbaj al corpului“.

Comunicarea nonverbala are un rol major in transmiterea de informatii, putind sa eficientizeze sau distorsioneze comunicarea. Din alegerea cuvintelor, intonatie, durata de pronuntie s.a.m.d., o propozitie poate capata diverse sensuri.

Un studiu realizat in anii ’89-’91 indica faptul ca, din intregul continut semantic al unei comunicari:

55% este transmis prin expresia faciala si pozitia corpului;

38% deriva din tonul si inflexiunea vocii;

7% este sustinut de semantica cuvintelor (in Orient 25%).

2. Comunicarea cu ajutorul mijloacelor tehnice

Avantaje

poate intretine comunicarea interpersonala la distante foarte mari, fapt care usureaza legaturile dintre societati, grupuri etc;

costuri minimale si eficienta 100%.

In comunicarea interpersonala sunt importante doua fenomene: perceptia selectiva (capacitatea de analiza pregnanta informatiilor cunoscute) si organizarea perceptuala (procesul mental de grupare si completare a informatiilor incomplete sau contradictorii).

Cu cat aceste doua fenomene sunt mai bine dezvoltate, cu atat comunicarea este mai usoara. Aceste componente stau la baza sociabilitatii.

COMUNICAREA ORGANIZATIONALA

Este data de pozitia agentilor comunicatori in organizatie si este de doua tipuri: formala si informala.

1. Comunicarea formala

Exista atunci cand circulatia informatiei se realizeaza intre subdiviziuni oficiale ale organizatiei;

Utilizeaza canale de transmitere prevazute in organigrama;

In functie de directia de vehiculare a informatiei poate fi:

1. comunicarea verticala presupune transmiterea informatiei intre sef si subalterni, iar sensul acestei transmiteri poate fi ascendent sau descendent.

comunicarea ascendenta priveste in general transmiterea informatiei despre performantele realizate, precum si informatii despre situatiile concrete de activitate. In Romania, un studiu efectuat la Iasi in anii ’98-’99 a identificat aceasta comunicare ascendenta in 11% din 35 de organizatii studiate, din care jumatate erau particulare.

comunicarea descendenta porneste de la nivelurile superioare spre baza piramidei ierarhice. Intr-un sistem de management, aceasta forma de comunicare este cea mai importanta. Prin ea sunt transmise deciziile, regulile si principiile de functionare ale organizatiei. Cand acest tip de comunicare nu functioneaza sau este deficitar, organizatia se dezintegreaza. Mai grav, eficienta acestei comunicari poate sa hotarasca gradul tensiunilor existente intre nivelurile ierarhice din organizatie.

2. comunicarea orizontala presupune transmiterea de mesaje si informatii intre colegi aflati la acelasi nivel ierarhic. Se poate spune ca, cu cit comunicarea orizontala functioneaza mai bine, cu atit organizatia este mai omogena. Acest tip de comunicare este o sursa importanta de informatii despre nemultumirile oamenilor. Propriile conflicte ale organizatiei se pot afla investigind comunicarea orizontala.

2. Comunicarea informala

Vizeaza retelele de comunicare realizate ad-hoc in baza simpatiilor si intereselor comune;

Este intretinuta de omogenitatea grupurilor;

Daca grupurile sunt dinamice, comunicarea informala exista; daca grupurile sunt statice, aceasta tinde spre zero;

Formele comunicarii informale: „stea“ si „ciorchine“:

a. comunicarea tip „stea“

liderul se afla in centrul relatiei informationale din respectivul grup, iar membrii formeaza colturile stelei;

mesajul trece prin lider;

acest tip de comunicare este performant pentru ca are un grad redus de distorsiune a limbajului;

exista doar in grupurile bine structurate si care au un lider necontestat.

b. comunicarea tip „ciorchine“:

exista in grupurile mai slab structurate;

mesajul este transmis unui numar restrans de persoane, care continua transmiterea;

gradul de distorsiune a informatiei este mare;

pot fi realizate filtre pentru analizarea mesajului.

Comunicarea informala de tip stea este mai prezenta in grupurile mici si mijlocii (12-16 oameni), in timp ce comunicarea informala tip ciorchine caracterizeaza grupurile mari.

Avantajele comunicarii informale

canalele informale propaga informatia cu viteza mare in organizatie;

intareste sentimental de solidaritate si spirit de echipa;

faciliteaza intercunoasterea membrilor.

Dezavantaje

mesajul poate fi distorsionat.

Comunicarea in organizatie se poate imbunatati prin inlaturarea barierelor comunicationale

evitarea mesajelor confuze si inconsistente lucru care se poate realiza prin cunoasterea si intelegerea liderilor informali (filtre);

evitarea persoanelor lipsite de credibilitate (de fapt dificila este identificarea acestor persoane);

evitarea existentei in organizatie doar a unei singure forme de comunicare (de obicei doar a celei formale);

evitarea aparitiei si manifestarii conflictelor interpersonale;

evitarea utilizarii unei semantici necunoscute de membrii organizatiei;

evitarea unui surplus informational care duce la saturatie, repulsie fata de sursa.