MOTIVARE SI COMUNICARE -Teoriile motivatiei, motivarea membrilor organizatiei, comunicarea organizationala

MOTIVARE SI COMUNICARE

1.Teoriile motivatiei

Motivatia este starea interioara care determina ca o persoana sa actioneze intr-un anumit mod pentru indeplinirea unor obiective.

Motivatia exprima faptul ca la baza conditiei umane se afla intotdeauna un ansamblu de elemente - trebuinte, tendinte, idealuri - care se interpun intre stimulii mediului extern si relatiile individului, determinand un anumit comportament, adoptarea anumitor atitudini in realizarea sarcinilor. Altfel spus, motivatia explica de ce oamenii actioneaza intr-o modalitate specifica. Cu cat un manager intelege mai bine comportamentul subordonatilor, cu atat va fi mai capabil sa influenteze comportamentul lor, pentru ca acesta sa fie in concordanta cu realizarea obiectivelor organizatie.

Performanta fiecarui individ, in esenta productivitatea este rezultatul direct al comportamentului, al atitudinii pe care fiecare membru al organizatiei o adopta fata de responsabilitatile ce-i revin. De aceea, motivarea este elementul esential care contribuie la succesul organizatiei.

Procesul de motivare (fig.1) incepe cu necesitatile individului, care reflecta anumite lipsuri. Ca raspuns la anumite nevoi, el cauta (cerceteaza) noi cai de satisfacere a acestora.

Fig. 1. Procesul de motivare

In decursul timpului au fost elaborate o serie de teorii privind motivatia. In functie de continut, acestea se grupeaza in teorii bazate pe studiul nevoilor si teorii ale comportamentului.

Teorii bazate pe studiul nevoilor

Aceste teorii pun accentul pe trasaturile interioare ale oamenilor, pe cunoasterea nevoilor general umane si pe modul cum pot fi satisfacute acestea.

Omul este o fiinta foarte complexa iar identificarea tuturor nevoilor umane este practic imposibila. Reprezentantii abordarilor sociologice si a relatiilor umane au conceput teorii care demonstreaza ca majoritatea oamenilor au nevoi puternice pentru respectul de sine, respect din partea altora, promovare si dezvoltare psihologica. Principalele astfel de teorii sunt: teoria ierarhizarii nevoilor a lui Maslow; teoria ERG a lui Alderfer; teoria nevoilor dobandite a lui Mc. Clelland; teoria factorilor motivatori in munca a lui Herzberg.

1.Teoria ierarhizarii nevoilor. Autorul acestei teorii, Abraham Maslow, sustine ca nevoile umane se impart in cinci grupe, fiind ierarhizate in ordinea crescanda a importantei lor (fig.2).

Fig. 2. Ierarhia nevoilor umane

Teoria lui Maslow subliniaza doua idei principale si anume:

−fiecare nevoie il motiveaza pe individ determinandu-l sa actioneze intr-un anumit mod;

−nevoile se manifesta progresiv, ierarhic, incepand de la nevoile de baza, care, daca sunt satisfacute, apar cele de securitate, s.a. In varful ierarhiei se situeaza nevoile de autoperfectionare care reflecta dorinta oamenilor de a-si maximiza propriul potential.

Desi teoria lui Maslow a fost acceptata de multi manageri ca teorie de baza a motivatiei, totusi sunt de subliniat doua deficiente si anume:

−cele cinci tipuri de necesitati nu sunt prezente intotdeauna;

−ordinea in care se manifesta necesitatile nu este intotdeauna aceeasi.

2.Teoria ERG a lui Alderfer vine ca raspuns la deficientele teoriei lui Maslow. Autorul acestei teorii grupeaza nevoile umane in trei categorii:

−nevoi de existenta, corespund necesitatilor fiziologice si de securitate;

−nevoi privind relatiile sociale, se concentreaza pe legatura oamenilor cu mediul social, incluzand necesitatile sociale si de stima din teoria lui Maslow;

−nevoi de crestere (de dezvoltare), cuprind necesitatile de autoapreciere, autoevaluare si autoconfirmare.

Teoria ERG subliniaza doua idei principale si anume:

−se pot manifesta simultan, nevoi din mai multe grupe (de exemplu, dorinta de bani, prietenia si facilitatile pentru perfectionare, pot constitui factori simultani de motivatie);

−pe masura ce nevoile dintr-o grupa sunt satisfacute mai putin, cu atat mai intens se manifesta nevoile dintr-o alta grupa (de exemplu, cu cat nevoile de crestere se realizeaza mai putin cu atat mai intens se manifesta nevoile de relatii).

3.Teoria nevoilor dobandite a lui Mc. Clelland, se focalizeaza asupra nevoilor pe care oamenii le dobandesc pe parcursul experientelor traite in viata. Autorul pune accentul pe trei dintre numeroasele nevoi care se manifesta pe parcursul vietii:

−nevoia de realizari (n Realizari), dorinta de a face ceva mai bine sau mai eficient decat a fost realizat;

−nevoia de putere (n Putere), dorinta de a controla, de a influenta sau de a fi responsabil de altii;

−nevoia de asociere (n Asociere), dorinta de a pastra relatii personale stranse, prietenesti.

4.Teoria factorilor motivatori in munca a lui Herzberg Autorul acestei teorii grupeaza factorii determinanti ai satisfactiei in munca in doua categorii si anume:

−factori care privesc continutul muncii;

−factori care privesc conditiile de munca (factori igienici)

Factorii care privesc continutul muncii asigura motivarea intrinseca a individului si stabilesc relatia acestuia cu sine si cu ceilalti. Acesti factori sunt:

−realizarile in munca;

−recunoasterea meritelor si realizarilor in munca prestata;

−dezvoltarea profesionala a carierei;

−responsabilitatea si autoritatea atribuita;

−promovarea.

Conform opiniei autorului, prezenta acestor factori creeaza satisfactie, insa absenta lor nu atrage insatisfactie.

Factorii care privesc conditiile de munca, numiti de autor factori igienici, se refera la recompensarea extrinseca a individului. Sunt factori care stabilesc relatia individului cu mediul organizational din care face parte. Acesti factori sunt:

−politica de personal promovata in cadrul organizatiei;

−salariul;

−conditiile fizice de lucru;

−conditiile privind ambientul de lucru;

−securitatea si siguranta muncii;

−relatiile cu superiorii, subordonatii, colegii.

Conform opiniei autorului, prezenta acestor factori nu aduce satisfactie, insa absenta lor genereaza intotdeauna insatisfactie.

Modelul lui Herzberg este important din doua motive :

−releva specificul motivatiei privind mediul de munca;

−permite identificarea si evaluarea prezentei celor doua categorii de factori, in vederea constituirii unor structuri motivationale adecvate.

Teorii bazate pe studiul comportamentului

Aceste teorii studiaza comportamentul uman incercand sa explice optiunile oamenilor pentru diferite tipuri de actiuni considerate capabile sa le satisfaca asteptarile.

Referat: Integrarea cerealelor in elaborarea si implimentarea tehnologiei ecologice de producere a fainoaselor aglutenice: produse de panificatie si biscuiti Referat: Documentatia investitiilor si studiul de fezabilitate

Principalele teorii bazate pe studiul comportamentului sunt: teoria asteptarii a lui Vroom; teoria echitatii; teoria Porter-Lawler.

1.Teoria asteptarii a lui Vroom subliniaza ideea ca nevoile dau nastere comportamentului uman si ca forta motivatiei depinde de dorinta persoanei de a urma un anumit comportament. Conceptul de baza al teoriei lui Vroom este forta motivatiei, prezentata sub forma unei ecuatii (fig.3).

Fig. 3. Ecuatia asteptarii a lui Vroom

Din ecuatia de mai sus rezulta ca intensitatea motivatiei este influentata de doi factori si anume:

−probabilitatea sau asteptarea ca o crestere a efortului depus, respectiv o modificare a comportamentului, sa fie recompensata;

−valoarea perceputa de individ asupra castigului asteptat.

Forta motivatiei respectiv dorinta de a urma un anumit comportament creste pe masura ce ambii factori inregistreaza o valoare mai mare.

2.Teoria echitatii conceputa de J. Stacy Adams, analizeaza echitatea unei situatii de munca asa cum este perceputa de un salariat si considera ca inechitatile percepute pot conduce la modificari ale comportamentului. Perceperea inechitatilor poate sa apara in atribuirea sarcinilor, evaluarea rezultatelor, atribuirea posturilor, promovari, acordarea salariilor.

3.Teoria Porter -Lawler completeaza teoria asteptarii a lui Vroom (fig.4).

Fig. 4. Teoria Porter-Lawler a motivatiei

Teoria Porter − Lawler subliniaza trei aspecte esentiale ale procesului de motivatie si anume:

a)       Valoarea perceputa a recompensei este influentata atat de recompensele intrinseci care tin de sentimentul responsabilitatii cat si de cele extrinseci (salariu, conditii de munca);

b)       Gradul in care o persoana indeplineste eficient o sarcina este influentat de doi factori: perceperea a ceea ce trebuie facut pentru indeplinirea sarcinii si capacitatea persoanei de a indeplini sarcina;

c)        Recompensele percepute ca echitabile, influenteaza satisfactia produsa de aceste recompense.

2. Motivarea membrilor organizatiei

Principalele metode care pot fi utilizate de manageri pentru motivarea membrilor unei organizatii sunt: comunicarea; stilul de management, stimularea baneasca, stimulente nemonetare

1.Comunicarea este elementul de baza pentru satisfacerea nevoilor membrilor organizatiei. Comunicarea eficienta manager subordonat poate sa satisfaca nevoi umane de baza, cum ar fi: nevoia de recunoastere a meritelor,sentimentul de apartenenta la un grup, nevoia de siguranta.

2.Stilul managerial influenteaza intr-o masura foarte mare comportamentul membrilor organizatiei.

Pe baza studiului intreprins, Rensis Likert, un cunoscut specialist in domeniul managementului, a concluzionat ca stilurile de management din organizatie pot fi impartite in urmatoarele sisteme:

Sistemul 1 se caracterizeaza prin lipsa de incredere in subordonati, acestia fiind motivati prin teama, amenintari, pedepse, recompense ocazionale.

Sistemul 2 se caracterizeaza printr-o incredere binevoitoare in subordonati, acestia fiind motivati prin recompense, pedepse reale sau potentiale.

Sistemul 3 se caracterizeaza printr-o incredere semnificativa in subordonati, acestia fiind motivati prin recompense, pedepse ocazionale si printr-o anumita implicare in luarea deciziilor din organizatie.

Sistemul 4 se caracterizeaza prin impartirea puterii, delegarea responsabilitatilor, incredere completa in subordonati, acestia fiind motivati prin recompense economice, prin participarea la luarea deciziilor in organizatie.

Likert a subliniat ca, pe masura ce stilurile de management se indreapta de la sistemul 1 catre sistemul 4, nevoile salariatilor din organizatie tind sa fie satisfacute mai bine pe termen lung. Desi pe termen scurt, o organizatie care se indreapta spre sistemul 4 poate sa inregistreze un declin, totusi pe termen lung sunt sanse mari sa devina mai eficienta. Acest lucru se explica prin faptul ca se dezvolta relatii mai bune intre manageri si subordonati, iar participarea membrilor organizatiei la luarea deciziilor determina o mai buna intelegere si o crestere a eficientei implementarii acestora.

O alta clasificare a stilurilor de management este data de modelul Vroom − Yetton - Jaro astfel:

Stilul autoritar I, caracterizat prin luarea deciziilor in varful organizatiei fara a exista nici un fel de comunicare cu salariatii;

Stilul autoritar II, in care managerul solicita informatii de la subordonati dar ia decizia de unul singur, subordonatii pot sau nu sa fie informati in legatura cu situatia existenta.

Stilul consultativ I, caracterizat prin consultarea membrilor organizatiei in solutionarea unor probleme decizionale, dar in final, deciziile sunt luate de manageri fara a tine seama de opiniile subordonatilor.

Stilul consultativ II, in care managerul si subordonatii se intalnesc in grup pentru analiza problemelor, dar decizia este luata de catre manager.

Stilul participativ in care managerii si subordonatii abordeaza solutionarea problemelor ca un grup, impreuna evaluand alternativele si stabilind deciziile prin consens.

Autorii acestei clasificari subliniaza necesitatea abordarii contextuale a stilului de management (ca si a procesului de management), tinand seama de conjunctura situatiei, de natura problemelor de rezolvat, de calitatile proprii ale managerului, de caracteristicile subordonatilor. De exemplu, daca o decizie trebuie luata intr-un timp foarte scurt, cel mai eficient este stilul autoritar.

3.Stimularea baneasca ramane unul din principalele mijloace de motivare a salariatilor. Aceasta se poate realiza prin diferite programe monetare de compensatie cum ar fi:

−detinerea actiunilor de catre salariati;

−acordarea de prime sub forma unei sume globale in functie de performantele realizate;

−impartirea castigurilor intre membrii echipei atunci cand  echipa depaseste un obiectiv.

4.Stimulentele nemonetare se refera in special la acordarea autonomiei si a flexibilitatii in ceea ce priveste realizarea sarcinilor. Aceasta se poate realiza printr-o serie de actiuni cum ar fi:

−cresterea libertatii decizionale privind desfasurarea propriei munci (metode de lucru, esalonarea sarcinilor de realizat);

−cresterea simtului responsabilitatii, prin implicarea in luarea unor decizii;

−asigurarea dreptului la autocontrol al propriilor performante;

−asigurarea posibilitatii ca fiecare membru al organizatiei sa poata percepe clar contributia propriei munci la obtinerea performantelor organizatiei;

−implicarea lucratorilor in analiza si schimbarea conditiilor de munca;

−program flexibil de lucru;

−cresterea atractivitatii postului.

3. Comunicarea organizationala

Comunicarea poate fi definita ca procesul complex prin care are loc schimbul de mesaje intre oameni in vederea realizarii obiectivelor individuale si comune ale organizatiei.

Comunicarea sta la baza desfasurarii oricarei activitati deoarece stabileste si mentine relatiile intre membrii organizatiei oferindu-le informatiile necesare orientarii si evaluarii propriei munci in raport cu a celorlalti si cu cerintele obiectivelor organizatiei. Lipsa de comunicare duce la o calitate slaba a lucrarilor, la conflicte de munca intre membrii organizatiei.

De asemenea, comunicarea se afla la baza procesului de motivare facand posibila identificarea, cunoasterea si utilizarea corecta a diferitelor categorii de nevoi si stimulente pentru orientarea comportamentului membrilor organizatiei.

Toate activitatile de management sunt intreprinse prin intermediul comunicarii, motiv pentru care capacitatea de a comunica reprezinta aptitudinea fundamentala a managerilor.

Comunicarea interpersonala

Comunicarea ca schimb de informatii intre persoane se numeste comunicare interpersonala, proces care se desfasoara conform schemei din figura 5.

Fig.5. Procesul de comunicare interpersonala

Emitentul este orice angajat (manager sau subordonat) care detine idei, informatii, intentii pe care doreste sa le transmita, avand posibilitatea sa aleaga mesajul informational, modul de codificare a mesajului, mijlocul de transmitere si receptorul.

Codificarea consta in selectarea anumitor simboluri care sa exprime semnificatia unui mesaj. In cadrul organizatiei, forma principala de codificare este limbajul.

Transmiterea mesajului consta din deplasarea mesajului codificat de la emitent la receptor, cu ajutorul mijloacelor de comunicare ( vorbire directa, telefon, fax, retele de computere, intranet, posta electronica).

Decodificarea mesajului consta in descifrarea simbolurilor transmise. Descifrarea sensului si interpretarea mesajului informational depind de anumite caracteristici ale receptorului (experienta, abilitatea de a interpreta si descifra mesaje).

Receptorul este orice angajat care primeste mesajul informational al emitentului. Pentru reusita comunicarii, este foarte important ca emitentul si receptorul sa inteleaga mesajul in acelasi mod.

Succesul comunicarii depinde foarte mult de modul in care emitentul stie sa foloseasca feedback-ul, prin care verifica daca mesajul a fost inteles corect, sau a suferit filtrari - deformarea sensului unui mesaj datorita incapacitatii receptorului de a decodifica simbolurile.

Feedback-ul poate fi atat verbal cat si nonverbal. Pentru a obtine feedback-ul verbal, emitentul poate sa puna receptorului intrebari pertinente legate de mesaj; raspunsurile primite trebuie sa indice daca mesajul a fost perceput asa cum s-a dorit. Pentru a obtine feedback-ul nonverbal, emitentul poate observa reactia receptorului fata de mesaj.

Tipuri de comunicari organizationale

Comunicarile interpersonale dintre membrii unei organizatii sunt de tip formal si informal.

1.Comunicarea formala stabileste si mentine relatiile dintre membrii organizatiei fiind determinata de existenta nivelurilor ierarhice din organigrama.

In functie de directiile de vehiculare a mesajelor informationale distingem urmatoarele tipuri de comunicari formale:

a) Comunicare descendenta(de sus in jos) - corespunde relatiilor ierarhice de subordonare si are drept continut transmiterea de decizii, sarcini, instructiuni, reglementari, solicitarea de informatii. O problema importanta a acestui tip de comunicare o reprezinta distorsionarea (deformarea voita a mesajului) sau filtrarea pe parcursul vehicularii de la un nivel ierarhic la altul, deoarece, de cele mai multe ori mesajele sunt interpretate in functie de propriile obiective ale angajatilor.

b) Comunicare ascendenta - transmiterea de mesaje de jos in sus, de la nivelele ierarhice inferioare catre cele superioare, avand drept continut: rapoarte privind realizarea deciziilor, informatii financiare si contabile, plangeri si dispute, sugestii pentru imbunatatirea activitatii. Tendinta actuala este de a incuraja acest tip de comunicare folosind diferite mecanisme cum ar fi: cutii cu sugestii, sondaje intre angajati, discutii directe intre manageri si subordonati.

c) Comunicare orizontala − transmiterea de mesaje intre persoane din acelasi compartiment sau aflate in compartimente diferite dar situate pe acelasi nivel ierarhic. Scopul acestei comunicari este de a rezolva problemele interne ale unui departament, sau de a coordona activitati interdepartamentale cum ar fi realizarea unor proiecte sau sarcini combinate comune.

Dupa modul de transmitere a mesajelor informationale distingem:

−comunicare scrisa sub forma de note interne, rapoarte, planuri, decizii;

−comunicare verbala, utilizata in proportie de aproximativ 70%, avand avantajul obtinerii imediate a feedback-ului si  dezavantajul pierderii substantei informationale;

−comunicare nonverbala sub forma mimicii si a gesturilor care insotesc intotdeauna comunicarea verbala.

2.Comunicarea informala consta in transmiterea de mesaje sub forma de stiri, noutati, care apar in mod spontan si neregulat in organizatie. Mesajele informale sufera frecvente distorsiuni si filtrari, dar au avantajul unei viteze foarte mari de transmitere si o mare disponibilitate din partea angajatilor.

Comunicatiile informale coexista cu cele formale, dar pot sari peste nivelele ierarhice, pentru a face legatura intre diferite persoane din organizatie.

Din punct de vedere managerial este foarte important cunoasterea modului de functionare atat a canalelor formale cat si a celor informale, pentru a le putea folosi si controla.

Comunicare eficienta

Principalii factori care determina disfunctionalitati in comunicarea interpersonala sunt:

−diferentele de perceptie prin receptia si interpretarea diferita a mesajelor, datorita diferentelor de personalitate dintre emitator si receptor, a structurii fizice si mentale a fiecarui individ;

−diferentele de statut;

−diferentele de cultura intre participantii la comunicare;

−probleme semantice legate de modul de exprimare a mesajului, de folosirea unor cuvinte cu mai multe intelesuri

−zgomotul ca factor perturbator, se refera la spatiul,  (semnale parazite pe canalele de comunicare),timpul sau starea psihica a participantilor la comunicare (folosirea unui numar exagerat de cuvinte in care se pierde semnificatia mesajelor).

O comunicare eficienta trebuie sa inlature aceste disfunctionalitati, prin respectarea unor reguli si anume:

a)cantitate - in ceea ce spune emitentul trebuie sa ofere numai informatia necesara, un plus de cuvinte poate sa deformeze mesajul sau sa fie inteles gresit de receptor;

b) calitate - mesajul informational transmis de emitent trebuie sa reflecte corect realitatea,

c) relatie - mesajul informational ales trebuie sa fie adecvat scopului comunicarii;

d) semnificatie - informatia transmisa trebuie sa fie semnificativa pentru contextul si circumstantele in care se desfasoara comunicarea;

e) stil - mesajul informational trebuie sa fie exprimat clar si concis;

f) receptivitate - emitentii trebuie sa-si adapteze mesajele la caracteristicile receptorilor si la cunostintele presupuse de acestia.

Identificarea disfunctionalitatilor de comunicare la nivel organizational si gasirea unor modalitati prin care acestea pot fi depasite (tab. 1.), reprezinta una din preocuparile principale ale managementului modern.

Tabel 1. Disfunctionalitati ale comunicarii organizationale

Managerii pot concepe organizatia astfel incat sa incurajeze si sa realizeze in mod efectiv si pozitiv comunicarea. Aceasta activitate manageriala include atat abilitati individuale cat si actiuni organizatorice.

Dintre abilitatile individuale, cea mai importanta este tehnica ascultarii active. Aceasta inseamna receptarea, decodificarea si verificarea mesajului prin dialog imediat cu emitentul. Emitentul constata ca este ascultat, iar receptorul isi clarifica propriile impresii.

Printre actiunile organizatorice se numara:

−crearea unui climat de incredere sincer;

−dezvoltarea si utilizare canalelor de informatii multiple, incluzand atat comunicatiile formale cat si pe cele informale

−adoptarea unei structuri organizatorice adecvata nevoilor de comunicare din organizatie.

Concluzii

Motivarea si comunicarea reprezinta elemente ale procesului de management care se asigura functionarea eficienta a structurilor organizatorice.

In functie de continut, teoriile motivationale se grupeaza in teorii bazate pe studiul nevoilor si teorii ale comportamentului. Din studiul acestor teorii, rezulta urmatoarele principii pe care managerii le pot utiliza in motivarea angajatilor:

1.Nevoile determina comportamentele care urmaresc sa satisfaca aceste nevoi.

2.Dorinta de a urma un anumit comportament este influentata de valoarea perceputa de catre salariat a rezultatelor care vor fi obtinute prin adoptarea unui anumit comportament si de probabilitatea perceputa ca acel comportament sa dea nastere respectivelor rezultate.

3.Valoarea perceputa a recompensei pentru un anumit comportament este influentata atat de recompensele intrinseci, cat si de cele extrinseci care duc la satisfacerea nevoilor atunci cand este urmat un anumit comportament.

4.Persoanele pot sa indeplineasca eficient o sarcina numai daca inteleg continutul sarcinii respective si daca au abilitatea si capacitatea sa o indeplineasca.

5.Echitatea perceputa a recompensei influenteaza gradul de satisfactie obtinut atunci cand este primita recompensa.

Aplicarea in practica a acestor principii presupune urmatoarele: comunicare eficienta; adoptarea unui stil de management corespunzator diferitelor situatii; stimularea baneasca. De asemenea, se pot aplica si o serie de stimulente nemonetare cum ar fi: acordarea de autonomie in ceea ce priveste realizarea sarcinilor; cresterea simtului responsabilitatii prin implicarea in luarea unor decizii; asigurarea dreptului la autocontrol al propriilor performante; asigurarea posibilitatii ca fiecare salariat sa poata percepe clar contributia muncii sale la obtinerea performantelor organizatiei.

Comunicarea organizationala include atat comunicarea formala cat si comunicarea informala. Comunicarea formala este determinata de necesitatea realizarii sarcinilor stabilite prin organizarea structurala. Existenta mai multor niveluri ierarhice ale organizatiei determina existenta canalelor formale descendente, ascendente si orizontale.

Cresterea eficientei comunicarii organizationale se realizeaza prin abilitati individuale si actiuni organizatorice.

Test de autoevaluare

1.     Care este esenta teoriei ierarhizarii nevoilor?

2.     Care sunt conceptele de baza ale teoriei asteptarii si ce relatie stabileste intre ele autorul?

3.     Care sunt aspectele procesului de motivatie, evidentiate de modelul Porter−Lawler?

4.     Care este legatura intre stilul de management si motivare?

5.     Identificati elementele cheie ale unei comunicari organizationale eficiente.