Functionarea si functiile organizatiilor

FUNCTIONAREA SI FUNCTIILE ORGANIZATIILOR

Analiza organizatiilor prin prisma teoriei sistemelor, studiul evolutiei teoriei organizatiei, specificarea organizatiilor cu grad inalt de ierarhizare, toate acestea intemeiaza posibilitatea concentrarii investigatiei asupra unei tinte majore – functionarea organizatiei. Fara indoiala, ceea ce intereseaza in ultima instanta este “viata interna” a organizatiilor, functionarea acestora si realizarea actiunilor specifice in conditii de eficienta.

1. Functionarea organizatiilor

Functionarea semnifica, in general, procesul realizarii activitatilor specifice ale unei organizatii, proces prin care este exprimata, in primul rand, capacitatea organizatiei de a corela dinamic resursele (umane si extraumane) cu scopul asumat.

Functionalitatea are in vedere starea de functionare a organizatiei, calitatea (masura) realizarii functiilor specifice, atat in fiecare moment in parte, cat si in totalitatea timpului de existenta a organizatiei. Functionalitatea este variabila, ea fiind dependenta de starea “intrarilor” si a “iesirilor” si de natura proceselor organizationale interne. Gradul de functionalitate indica starea de “sanatate organizationala”. La limita, organizatiile pot fi “sanatoase” sau “bolnave”.

Functiile organizatiei semnifica grupurile de activitati omogene prin care aceasta isi realizeaza scopul organizational. In sistemele deschise, cu autoorganizare, functia reprezinta contributia pe care un element o aduce la satisfacerea unei cerinte a sistemului din care face parte si dezvoltarea acestuia.

Perspectiva sistemica asupra organizatiilor scoate in evidenta semnificatia componentelor organizatiei, in primul rand al structurii si a proceselor interne, a intrarilor si a iesirilor si a modului in care sunt prelucrate (“procesate”) si corelate intrarile si iesirile, realizandu-se in acest mod adaptarea organizatiilor.

In acest perimetru, al comportamentelor organizatiei si a legaturilor dintre ele, ies in relief conditiile de functionare a organizatiei. Acestea sunt:

a)       Realizarea si mentinerea structuralitatii optime a organizatiei, proces extrem de complex, in interiorul caruia sunt simultan si in interdependenta avute in vedere:

- structura formala, de autoritate, de putere si raspundere, reteaua ierarhica a organizatiei si marimea ca atare a organizatiei (diviziuni si subdiviziuni, numar de indivizi cuprinsi); sub acest unghi, optimul structural semnifica proportionarea adecvata (prin raportare la influentele mediului extern si la capacitatea organizatiei de s-si indeplini scopul) a puterii si raspunderii (prin centralizare/descentralizare), a retelelor ierarhice si a componentei numerice a organizatiei;

- structura informala, exprimata prin relatiile de acceptare si preferinta dintre membrii grupurilor, dintre indivizi si lideri; daca structura informala, la un moment dat, exista ca atare si poate fi diagnosticata, sub aspect practic este importanta compararea structurii informale cu structura formala, in scopul evitarii unor decalaje mari, a unor tensiuni conflictuale intre “planul formal” si “planul informal”; aici, optimul structural se exprima prin corelatia functionala, pozitiva intre “formal” si “informal”

b)         Gestionarea granitelor organizatiei, cu scopul de a se realiza:

- observarea permanenta a “invelisului” organizational, a granitelor dintre organizatie si mediu, garantandu-se starea deschisa si activa a intrarilor si iesirilor;

- asigurarea permanentei feed-back-ului, a conexiunii dintre iesiri si intrari;

- realizarea si cresterea, prin toate acestea, a potentialului de adaptare a organizatiilor la noile influente si noile solicitari ale mediului extern.

Proiect: Un atu in jungla afacerilor: cunoasterea factorului uman Proiect: Sinteza factorilor determinanti ai investitiilor straine directe

Realizarea structuralitatii si gestionarea granitelor asigura indeplinirea functiilor si face posibil echilibrul organizatiei.

2. Functiile si echilibrul organizatiei

In mod schematic, organizatia are doua functii esentiale: a) functia finala, care reprezinta insusi scopul organizatiei si b) functia laterala, de realizare a scopurilor individuale. Cele doua tipuri de functii vor exercita totdeauna presiuni una asupra celeilalte si aici se situeaza de fapt sursa de tensiune si conflict in cadrul organizatiei.

Arta conducerii organizatiei si problema ei fundamentala sunt de a mentine intr-un echilibru dinamic aceste doua functii, utilizand una ca mijloc de realizare a celeilalte. Un decalaj, in indeplinirea celor doua functii conduce inevitabil la dezechilibrul ansamblului, la micsorarea eficientei lui. Chris Argyris vorbeste, in lucrarea sa “Participare si organizatie”, de energia psihologica ca de una din cele mai importante surse de energie ale organizatiei. Aceasta energie creste o data cu obtinerea succesului psihologic si descreste proportional cu esecul. Succesul psihologic se atinge tocmai cand se realizeaza echilibrul intre cele doua sisteme: sistemul social si sistemul personalitatii omului si acest lucru poate fi influentat in primul rand de ansamblul societatii prin cultura careia ii apartin cele doua sisteme. De altfel, Chris Argyris scrie: “Consideram ca organizatiile si personalitatea constituie unitati discontinue, avand legile lor proprii, care le fac susceptibile de a fi studiate ca unitati distincte. De asemenea, consideram ca aspecte importante ale existentei fiecarei unitati depind de conexiunea lor cu altele. Nu poate fi inteles deplin individul daca nu se intelege organizatia din care el face parte integranta si invers”.

In fond, problema semnificativa ramane cum sa se ordoneze actiunea comuna, cum pot fi determinati indivizii sa participe la activitatea organizatiei, realizand comportamentele prescrise prin normele organizatiei.

Organizatia stabileste un ansamblu de norme care fixeaza fiecarui individ limite si directii de actiune, o anume intensitate a actiunii.

Incercand sa se adapteze conditiilor impuse de organizatie, indivizii tind sa-i modifice structura, adaugand structurii formale (oficiale), asa cum am vazut, o structura informala, neoficiala. Norma este o regula, un model de activitate, de comportare care se impune prin uz, traditie, consens sau autoritate. Autoritatea este cea care impune si mentine normativitatea in cadrul organizatiei si ea reprezinta puterea care-i revine unei persoane sau unui grup in virtutea rolului sau pozitiei intr-o organizatie. Pentru a impune normativitatea, puterea dispune de un intreg sistem care cuprinde mijloace de control, de sanctiune si de recompensa.

In organizatie, in general, s-a observat existenta unei presiuni spre uniformitate, adica respingerea deviantelor, a membrilor care nu adopta valorile si scopurile propuse. Un rol important revine aici motivatiei. Cu cat motivatia este mai puternica, cu atat este mai pregnanta tendinta membrilor organizatiei de a respinge deviatia.

Echilibrul organizatiei ca sistem depinde in foarte mare masura de comportamentul membrilor organizatiei conform normelor. Sistemele de norme sunt in marea lor majoritate generalizari ale activitatii anterioare, rezultatul observatiilor privind factorii care inlesnesc sau pe cei care impiedica obtinerea performantelor pozitive propuse.

Marea majoritate a sistemelor de norme presupune ideea de ierarhie, adica existenta unor deosebiri intre agenti din punctul de vedere al drepturilor si obligatiilor; astfel, agentii sunt incadrati in niveluri (trepte) ierarhice diferite. Dar, tot normele, pot situa agentii pe aceeasi treapta ierarhica, stabilindu-le aceleasi drepturi si obligatii, caz in care putem vorbi de identitatea de rol sau de statut a agentilor.

3. Natura si functiile conducerii organizatiilor

Conducerea – apreciaza Mihaela Vlasceanu in lucrarea sa “Psihologia organizatiilor si conducerii” – este un proces dinamic de organizare si coordonare de catre un grup, intr-o anumita perioada de timp si intr-un context organizational specific, a altor grupuri de membrii ai organizatiei, in scopul realizarii unor sarcini specifice.

Definirea conducerii intr-o asemenea perspectiva permite, considera Mihaela Vlasceanu, scoaterea in evidenta a catorva implicatii importante:

- conducerea, in general, nu este redusa doar la una din ipostazele sale, la “conducerea unipersonala”; in contextul organizatiilor moderne, conducerea este opera unui grup de conducatori, insarcinati cu raspunderi in diverse sectoare de activitate si in raport cu diferite grupuri de oameni;

- contextul organizational, in care sunt incluse scopul si climatul organizational, schimbarile posibile si influentele permanente din exterior, situatiile specifice cu care se confrunta organizatia si grupul de conducatori, este decisiv pentru realizarea practica a actelor de conducere; drept urmare, contextul organizational fiind extrem de diversificat, nu se poate vorbi de un stil de conducere unic, universal valabil, eficient in orice situatie; adecvarea stilului de conducere la specificul contextului organizational este problema-cheie a oricarui conducator;

- perspectiva dinamica asupra conducerii, perceperea acesteia ca proces in permanenta desfasurare inlesnesc intelegerea unui fapt esential: sarcina conducerii este aceea de a transforma potentialul in realitate, de a determina concretizarea potentialului organizatiei in rezultate conforme scopului asumat; aici trebuie neaparat sa se observe ca este vorba de o “realitate viitoare”, definita prin scopul organizatiei, o realitate care poate fi “actualizata”, “atinsa” doar daca exista capacitatea conducerii de a se confrunta cu toate problemele noi ce vor aparea su de a le solutiona si de a fi ea insasi factor de schimbare, de inovare; conducerea eficienta implica forta de anticipare a ceea ce urmeaza sa se intample si nu simpla adaptare la ceea de deja s-a produs; conducatorul eficient este conducatorul orientat spre viitor, spre schimbare, spre adaptarea la schimbari a organizatiei;

- nu in ultimul rand, definirea conducerii din perspectiva grupala, prin evidentierea corelatiei dintre grupul conducator si grupurile umane conduse permite accentuarea importantei resurselor umane, a factorului uman in organizatii; indiscutabil, eficienta conducerii nu poate rezulta decat din insumarea performantelor individuale ale conducatorului (grupului de conducatori) cu performantele grupurilor conduse; in situatiile de desconsiderare a aspiratiilor si a motivatiei subordonatilor conducatorului, acestia vor deveni apatici, lipsiti de initiativa si in ultima instanta, total dependenti de conducator, singura alternativa normala fiind implicarea lor activa si creativa in adoptarea si realizarea deciziilor.

4. Eficacitate si eficienta

Ideea centrala a conducerii organizatiei consta in realizarea eficienta a activitatilor organizatiei. In mod obisnuit, in acest plan sunt utilizate doua concepte, aflate in stransa legatura – eficacitate si eficienta.

Eficacitatea reprezinta masura in care o activitate satisface o necesitate, realizeaza un obiectiv, indeplineste o functie. Spre exemplu, eficacitatea invatamantului este data de gradul in care acesta reuseste sa transmita cunostintele necesare elevilor. Eficacitatea unei activitati poate fi p o z i t i v a (functia, activitatea avute in vedere sunt realizate intr-o oarecare masura), n u l a (o activitate de propaganda nu convinge pe nimeni, de exemplu) sau n e g a t i - v a (prin activitatea respectiva obtinandu-se efecte contrare celor urmarite). In concluzie, eficacitatea este o caracteristica a functiilor organizatiei (si, in particular, a functiilor conducerii), indicand gradul de realizare, masurat prin efecte, a acestora.

Eficienta semnifica masura rezultatelor unei activitati prin raportare la eforturile facute in timpul desfasurarii activitatii respective. Sunt foarte cunoscute si lesne de inteles sensurile eficientei in fizica si in economie, unde aceasta reprezinta randamentul utilizarii energiei (randamentul fiind cu atat mai mare cu cat energia pierduta intre intrare si iesire este mai mica), respectiv raportul dintre castigul economic si cheltuieli (eficienta fiind ridicata atunci cand castigurile sunt mai mari cu cheltuieli cat mai reduse). In stiintele sociale, in sociologie, in teoria organizatiilor si in management, analiza eficientei este mai dificila decat in fizica si in economie, in primul rand datorita dificultatilor de a compara intrarile (input-urile) si iesirile (output-urile), acestea avand, de regula, unitati de masura, diferite. Drept urmare, atat in stiintele sociale, cat si in limbajul comun, eficienta inseamna maximizarea rezultatelor si diminuarea costurilor. Altfel spus, eficienta este raportul dintre eficacitate (care consta, cum aratam, in gradul de realizare a obiectivului stabilit, a functiei) si cost (cheltuielile de resurse si efectele negative ale respectivei activitati).

Deci:

In sens general, a fi eficient inseamna a face un lucru cat mai bine, cu costuri cat mai reduse.