Delegarea - metodele frecvent utilizate de managerii organizatiilor

Delegarea

Una din metodele frecvent utilizate de managerii organizatiilor romanesti este delegarea. Aceasta consta in atribuirea temporara a exercitarii unei/unor sarcini, de catre manager subordonatului sau nemijlocit, impreuna cu competenta si responsabilitatea necesare.

Examinarea definitiei permite evidentierea mai multor caracteristici:

transferul de sarcini, competente si responsabilitati, dinspre manager spre un subordonat nemijlocit acestuia, este temporar. Daca ar fi definitiv poate fi invocata descentralizarea.

fac obiectul delegarii toate elementele de definire a unui post: sarcini, competente (dreptul de a decide) si responsabilitati.

relatiile de delegare se stabilesc intotdeauna intre un manager si un subordonat nemijlocit al acestuia.

Cele trei caracteristici conduc, innevitabil, spre componentele delegarii, evidentiate in continuare:

"insarcinarea", respectiv deplasarea temporara a unei/unor sarcini de importanta minora pentru manager, cu caracter repetitiv, rutinier. In felul acesta, asistam la "imbogatirea" postului subordonatului (persoanei delegate) evident, pe o perioada scurta, solicitata de exercitarea acestei/acestor sarcini.

atribuirea competentei, a autoritatii oficiale (a dreptului de a decide) persoanei delegate fara de care sarcina/sarcinile delegata(e) nu ar putea fi indeplinita(e).

acordarea responsabilitatii pentru consecintele deciziilor adoptate pe parcursul delegarii. Aceasta se manifesta fie ca raspundere, fie ca obligatie de a exercita sarcina/sarcinile delegata(e) intr-o anumita maniera precizata de managerul care deleaga. Indiferent de forma de manifestare, este necesara precizarea faptului ca, in materie de delegare, se intilneste fenomenul de dedublare a responsabilitatii. Aceasta presupune luarea in considerare a doua tronsoane de manifestare a responsabilitatii: pe de-o parte, persoana delegata raspunde pentru rezultatele obtinute din exercitarea sarcinii/sarcinilor delegate, iar pe de alta parte, raspunderea finala, si pentru asemenea rezultate, revine managerului care a delegat. Cu alte cuvinte, delegarea nu trebuie asociata cu "fuga de raspundere", folosita de unii manageri pentru a scapa de sarcini minore, dar incomode.

O intrebare fireasca se poate ridica in contextul utilizarii acestei metode. Cand deleaga managerii? Raspunsul trebuie sa fie unul nuantat. In primul rand, cand bugetul lor de timp este supraincarcat, singura solutie pentru utilizarea eficienta si eficace a acestuia constituind-o delegarea. In al doilea rand, cand se doreste formarea viitorilor manageri. Este bine stiut faptul ca, pe parcursul delegarii, persoana delegata se manifesta precum managerul care a delegat. Ca atare, aceasta trebuie sa posede suficiente cunostinte, calitati si aptitudini manageriale care sa ii permita un tratament decizional adecvat al problemelor aparute. In al treilea rand, nu trebuie neglijat si impactul favorabil al delegarii asupra parametrilor constructivi si functionali ai organizarii structurale.

Lucrare: Definitia si fizica culorilor - valuarea prin culoare Referat: Proiect la gestiunea financiara a intreprinderii

Reusita delegarii este marcata profund de doua premise importante. Prima este data de regulile delegarii, de a caror respectare este responsabil in exclusivitate managerul care deleaga. Acestea se refera la:

Nu se deleaga sarcini de importanta strategica, de importanta deosebita, sarcini cu impact uman deosebit ori sarcini ce definesc postul de management.

Transmiterea sarcinilor, competentelor si responsabilitati ce fac obiectul delegarii trebuie realizata in scris.

Managerul este obligat sa creeze si sa intretina un climat propice manifestarii persoanei delegate pe tot parcursul delegarii.

controlul trebuie axat cu prioritate - daca nu in exclusivitate - pe rezultate si nu pe maniera de obtinere a acestora.

O a doua premisa o reprezinta mecanismul metodologic al utilizarii delegarii, structurat in mai multe etape si faze, dupa cum urmeaza:

Pregatirea delegarii in sensul de:

identificarea sarcinilor delegabile

nominalizarea persoanei delegate

obtinerea acordului de vointa al persoanei delegate, pentru delegare

informarea colectivului din care face parte persoana delegata in legatura cu statutul dublu al acesteia - de subordonat, dar si de persoana desemnata sa preia, prin delegare, unele sarcini, competente si responsabilitati ce revin managerului

informarea si obtinerea acordului de principii al managerului amplasat pe un nivel ierarhic superior celui care deleaga (faza necesara, in opinia noastra, din perspectiva fenomenului de dedublare a responsabilitatii)

Transmiterea, in scris, catre persoana delegata, atat a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor delegate, cat si a rezultatelor ce se asteapta si a criteriilro de evaluare. O asemenea modalitate este necesara pentru a se evita interpretarea unor aspecte ce definesc delegarea ori neintelegearea, de catre persoana delegata a unora dintre acestea.

Derularea efectiva a delegarii, in sensul de exercitare a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor delegate.

Pe parcursul acestei etape este necesara mentinerea unui echilibru constant intre increderea pe care managerul trebuie s-o aibe in potentialul profesional si managerial al persoanei delegate si controlul pe care trebuie sa il exercite pe parcursul si la finalul delegarii.

Supra- ori subdimensionarea unuia dintre acesti doi termeni pot conduce la manifestarea a doua erori tipice ale delegarii:

eroare de tutelare, concretizata in lipsa increderii in capacitatea delegatului coroborata cu controlul exagerat asupra acestuia (este vizata, mai ales, maniera de obtinere a rezultatelor).

eroarea de abdicare, ce consta in increderea exagerata in competenta manageriala siprofesionala a persoanei delegate si lipsa controlului.

Evitarea acesteia "tine" de experienta managerului in ceea ce priveste delegarea, dar si de maniera de alegere a persoanei delegate dintre subordonati.

Evaluarea rezultatelor delegarii si adoptarea conduitei motivationale corespunzatoare fata de persoana delegata. Avem in vedere motivarea adecvata a acesteia, in special prin acordarea de recompense moral-spirituale, in masura in care rezultatele obtinute corespund asteptarilor