Costurile unui economic

O estimare exacta a costurilor unui proiect ofera o baza solida pentru controlul si deciziile manageriale. Motivul cel mai evident pentru care se fac estimarile de costuri este crearea unui instrument de sprijin in luarea deciziilor privind preturile, dar acesta nu este nici pe departe singurul. Estimarile de costuri sunt necesare, de regula, in toate proiectele comerciale, inclusiv cele de uz intern si cele fara preturi fixe de vanzare. Stabilirea termenelor de executie, alocarea preliminara a resurselor proiectului, crearea bugetelor de finantare, forta de munca si controlul costurilor, precum si evaluarea realizarilor in raport cu performanta scontata fac necesara existenta unor estimari cat mai corecte.

1. Definitii si principii esentiale privind costurile

Este general acceptat printre contabili faptul ca termenul "cost" nu trebuie folosit niciodata de unul singur, fara un adjectiv care sa-l califice. Intotdeauna trebuie sa se spuna clar despre ce costuri este vorba. Exista mai multe modalitati de a descrie costurile, dar in acest ne intereseaza sa prezentam cativa dintre termenii pe care trebuie sa-i cunoasca estimatorii de costuri si managerii de proiect. Nu este nevoie sa explicam termenii evidenti, care se inteleg de la sine (cum sunt costurile de manopera, costurile de materiale etc.), de aceea lista care urmeaza se limiteaza la cativa termeni esentiali.

Abaterile

Sunt diferentele inregistrate intre cantitatile planificate sau prevazute in buget si cele masurate in realitate imediat dupa terminarea activitatii respective. Se folosesc de obicei legat de costuri, in special de costurile standard. Termenul este utilizat, de exemplu, pentru a descrie erorile (preferabil mici) care rezulta atunci cand in contabilitatea bugetelor si costurilor se folosesc valorile medii pentru costurile de munca si de materiale: acele erori evidentiate de statele de plata si registrele de achizitii sunt confruntate peri­odic cu sistemul de costuri al proiectului.

Abaterile sunt deosebit de utile pentru managementul de proiect, deoarece pun in evidenta erorile si satisfac principiul managementului prin exceptie.

Cost de fabrica

Aplicabil in cazul proiectelor industriale, costul de fabrica este costul total al unei activitati sau al unui proiect, inainte de a i se adauga marja de profit, si cuprinde toate costurile directe si indirecte ale muncii, materialelor si ale altor elemente.

Costul primar

Suma tuturor costurilor directe necesare pentru realizarea unei anumite actiuni sau a unui proiect (munca directa plus materialele directe plus cheltuielile directe).

Costuri directe

Costuri care pot fi atribuite direct unei activitati din cadrul proiectului. Astfel, daca unei persoane ii trebuie doua ore ca sa produca o componenta necesara unui anume proiect, atunci cele doua ore pot fi clasificate drept munca directa, iar costul lor inregistrat este un cost direct, care trebuie adaugat direct la proiect. In mod similar, materialele, componentele si cheltuielile atribuite direct unui anume proiect sunt considerate costuri directe.

Incarcarea suplimentara a costurilor de manopera

Un adaos (exprimat de obicei in procente) la costul orei sau saptamanii de lucru a angajatilor, pentru a compensa sarbatorile, probabilitatea statistica a imbolnavirilor sau absentelor, precum si sumele per capita platite de angajator ca beneficii in contul angajatului sau ca obligatii legale (in Anglia, de exemplu, acestea includ cota platita de angajator la asigurarile nationale).

Incarcarea suplimentara a costurilor materiale

Un adaos la costurile materialelor propriu-zise achizitionate pentru un proiect, cu scopul recuperarii costurilor administrative si de transport asociate acestora. Aceste adaosuri variaza intre 15 % (sau mai putin) pentru obiectele foarte mari si costisitoare expediate direct pe santier si 25 % sau mai mult pentru obiecte mici si cu pret scazut, care necesita multa manipulare si costuri administrative mari in raport cu valoarea lor. Cota cea mai frecvent intalnita este de 15 %.

Costuri "de sub linie"

Denumire colectiva pentru diferitele alocari ce se adauga dupa efectuarea estimarii totale primare a costurilor. Aici sunt incluse rezervele care trebuie sa compenseze o eventuala escaladare a costurilor, fluctuatiile ratei de schimb si alte situatii neprevazute.

Costuri fixe

Costurile sunt considerate fixe atunci cand raman neschimbate si continua sa se produca indiferent daca volumul de munca este zero sau la capacitatea maxima. Aceste costuri includ salariile managerilor si administratiei, chiria, taxele, incalzirea, asigurarile etc. Costurile fixe reprezinta de obicei componentul cel mai important al costurilor indirecte sau de regie ale unei companii (v. urmatoarea definitie).

Costuri indirecte (costuri de regie sau regia)

Asigurarea dotarilor si serviciilor, cum ar fi spatiile pentru fabrica si birouri, serviciile de management, personal si asigurari sociale, instruire, contabilitate, administratie generala, incalzire, iluminare si intretinere - toate acestea genereaza costuri care sunt, de regula, obligatorii pentru orice activitate de afaceri. Aceste costuri pot include salariile, cheltuielile pentru materiale etc., dar aceste costuri generale nu pot fi alocate direct unei singure activitati sau proiect (cu exceptia cazului deosebit al unei organizatii create special pentru a realiza un singur proiect). Ele sunt de aceea numite costuri indirecte sau costuri de regie (sau doar "regie").

Trebuie remarcat ca asigurarea dotarilor pe santierul unui proiect de constructii pot fi clasificate drept costuri directe, chiar daca poate include si servicii care, la sediul central al companiei, sunt considerate indirecte. Aceasta deoarece ele sunt asigurate special pentru proiectul in discutie si pot fi identificate, prin urmare, doar in asociatie cu acel proiect si subsumate direct lui.

Exista diferente considerabile in modul cum se interpreteaza costurile directe si indirecte in diverse companii. De exemplu, unele firme adauga la proiecte costul imprimarii planurilor, pentru a-1 recupera direct de la client. Altele considera ca acestea sunt costuri indirecte si le adauga la regie. Cateodata, impartirea costurilor in directe si indirecte variaza chiar de la un proiect la altul, in functie de ce s-a convenit cu clientul sa se includa in plata directa.

Estimatorii de costuri si managerii de proiect trebuie sa stie clar ce constituie costurile directe sau indirecte in compania lor si sa fie atenti la prevederile speciale continute in oferta sau contractul fiecarui proiect.

Desi sunt predominant costuri fixe, costurile indirecte pot include uneori elemente specifice costurilor variabile. Mentinerea unui birou central permanent poate fi un cost indirect fix, deoarece el se produce indiferent de fluctuatiile normale ale volumului de munca. Angajarea de personal temporar de birou pentru lucrul in departamentele admi­nistrative este un cost variabil, deoarece numarul si tipul de personal temporar angajat variaza dupa factori precum volumul de munca si disponibilitatea personalului perma­nent. Conducerea poate decide sa sporeasca sau sa reduca numarul lucratorilor temporari (si de aici costul lor) dupa cum gaseste potrivit. Clasificare cheltuielilor de regie in costuri fixe si variabile nu este relevanta din punctul de vedere al acestei carti, dar este importanta in contabilitate, ca mijloc de control al preturilor relative, al profitabilitatii si al volumului de productie.

Indiferent de domeniul de activitate, managerii trebuie sa caute intotdeauna sa mentina cheltuielile de regie la un nivel cat mai scazut posibil in raport cu costurile directe, deoarece o regie mare poate reduce competitivitatea pe piata a companiei. Cele mai mari si mai usor de obtinut economii se fac la nivelul acestor costuri de regie variabile (exceptand solutiile de genul mutarii sediului central sau al disponibilizarii unei parti din personalul administrativ si managerial permanent).

Costurile standard de materiale

Se pot stabili rate de costuri standard pentru materialele aflate in mod obisnuit in stocul companiilor industriale sau pentru componentele cumparate de acestea din afara. Aceste standarde sunt bineinteles calculate ca medii pe baza costurilor per unitate din facturile furnizorilor.

Costurile standard de munca

Ar fi obositor si impracticabil ca la estimarea costurilor, la stabilirea bugetelor, la contabilizarea si raportarea costurilor pentru fiecare activitate a proiectului sa se utilizeze toate ratele de plata posibile, asa cum difera ele de la individ la individ. Este posibil ca doi ingineri cu acelasi grad de competenta si cu functii identice sa primeasca salarii total diferite. Bineinteles ca aceste diferente pot sa apara din motive reale la orice nivel al conducerii sau al personalului lucrator. Contabilul nu poate sa stie numele persoanei care va executa o sarcina ce poate sa nu inceapa decat dupa cateva luni sau chiar ani de la efectuarea estimarii. Chiar daca s-ar cunoaste numele, nu exista nici o garantie ca acele persoane chiar vor efectua munca respectiva. In plus, este nevoie sa se pastreze si confidentialitatea salariilor personalului.

Solutia consacrata pentru aceasta problema este adoptarea unui sistem standard de stabilire a costurilor.

Pentru costurile cu forta de munca, primul pas este sa se clasifice persoanele dupa cateva reguli adecvate (de obicei pe baza unei combinatii intre tipul de munca pe care o fac si pozitia lor pe grila de salarii).

Cel mai bine este ca numarul de categorii sa fie mentinut la minimum (nu mai mult de zece, daca se poate). Contabilii calculeaza un cost mediu pentru salariile fiecarei categorii. Toate estimarile, ca si activitatile propriu-zise, sunt apreciate apoi folosind aceste rate standard.

Deoarece ratele standard sunt calculate in interiorul departamentului de contabilitate, metoda are avantajul de a pastra confidentialitatea salariilor: estimatorii de costuri si personalul administrativ nu afla decat ratele standard. Dar si ratele standard trebuie considerate tot confidentiale (altfel, concurenta s-ar putea folosi de ele).

Costuri variabile

Costurile variabile sunt acele costuri care apar in functie de nivelul productiei. Ele se asociaza de obicei doar cu costurile directe, dar pot avea si un mic continut indirect.

Escaladarea costurilor

Crestere a oricarui element al costurilor proiectului, intre un moment de referinta si un alt moment in timp (de exemplu, acum si peste doi ani). Aceasta crestere poate fi cauzata de cresterile salariale ori de presiunea inflatiei asupra preturilor materialelor si componentelor cumparate din afara; escaladarea costurilor este adesea exprimata ca o rata procentuala anuala.

Recuperarea costurilor de regie

Majoritatea sistemelor de calculare a costurilor de proiect functioneaza pe baza calcularii costurilor directe de munca (inclusiv a celor suplimentare) ca fiind timpul de executie al unei operatii inmultit cu costul standard al orei de munca. Se adauga apoi o suma proportionala cu costul muncii (de obicei ca o rata procentuala), pentru recuperarea unei parti a costurilor indirecte, de regie, ale companiei.

Aceeasi rata de regie (75 % in figura 1) se poate aplica si altor proiecte similare realizate de compania respectiva. In unele domenii de activitate, rata de regie se poate ridica la 100 %, 200 % sau chiar mai mult (ca de exemplu in companiile care trebuie sa finanteze multe activitati de cercetare si dezvoltare). In industriile care angajeaza multa forta de munca, fara prea multa activitate de cercetare si dezvoltare si fara spatii de lucru pretentioase, rata de regie poate fi de 50 % sau mai putin. Avand in vedere scopul acestei carti, este imposibil sa emitem norme in aceasta privinta, deoarece situatia fiecarei companii poate fi foarte diferita (chiar daca efectueaza aceeasi munca). Evident ca acea companie care reuseste sa-si mentina costurile indirecte (si rata de regie) la minimum are un avantaj competitiv in privinta costurilor si preturilor.

Aceasta metoda de recuperare a cheltuielilor de regie printr-o cota aplicata costurilor directe se numeste calcularea costurilor prin metoda absorbtiei. Stabilirea ratei procentuale de regie este o activitate contabila care necesita inteligenta si pricepere. Gasirea raspunsului corect depinde de acuratetea prognozelor privind volumul de munca, de estimarea corecta a costurilor de regie si de controlul lor corect.

Daca volumul de munca direct planificat nu se materializeaza dintr-un motiv sau altul (posibil din cauza unor comenzi anulate sau a unor prognoze prea optimiste), fiecare operatie are alocata mai putina munca directa si este taxata mai putin in facturi. Aceasta rezulta intr-o reducere proportionala a recuperarii costurilor de regie scontate. Cand are loc o astfel de situatie neplacuta, avem de a face cu o subestimare a regiei. Principalele remedii care se pot aplica sunt urmatoarele:

Se pot creste veniturile din vanzari prin cresterea ratei de regie, implicit crescand preturile (ceea ce poate avea drept consecinta reducerea volumului de munca vandabila).

Se pot creste veniturile din vanzari prin vanzarea unui volum mai mare de munca.

Clientul poate fi convins sa accepte ca unele din activitatile initial indirecte sa fie considerate directe si individualizate, astfel incat sa poata fi decontate prin proiectul respectiv (de exemplu, imprimarea planurilor, convorbirile telefonice, cheltuieli de calatorie etc.).

Se pot face economii pentru a reduce cheltuielile de regie.

Clientii proiectelor mari de investitii pot sa nu accepte ratele de regie puse in contul proiectelor lor. Ei solicita adesea sa li se explice in detaliu ce anume includ costurile de regie. De aceea, pentru a castiga o comanda, rata de regie care se aplica trebuie negociata cu clientul.

Supraestimarea cheltuielilor de regie se produce atunci cand volumul de munca si cheltuielile pe munca directa depasesc asteptarile, iar rata procentuala stabilita se dovedeste astfel a fi prea mare. Desi acest fenomen duce cateodata la cresterea profitabilitatii pe termen scurt, el trebuie evitat, deoarece atrage atentia asupra faptului ca preturile firmei respective nu sunt suficient de competitive pe piata, ceea ce poate avea consecinte daunatoare pentru proiectele viitoare.

Referat: CALIVITA INTENATIONAL - obiectivele firmei Calivita International Eseu: Functiunile intreprinderii

Stabilirea costurilor standard

Sistem prin care se alcatuiesc estimarile de costuri si bugetele folosind costurile standard estimate (derivate din costurile medii) pentru munca si materiale.

In cazul proiectelor, aceste standarde se folosesc atat pentru calculul costurilor, cat si in inregistrarea ulterioara a costurilor activitatilor de rutina (foi de pontaj, fise de materiale etc.). Se poate obtine o masura a performantei prin compararea costurilor standard reale cu standardele corespunzatoare din bugete. Din analiza abaterilor se pot obtine informatii utile pentru controlul managerial. Din cand in cand (preferabil la intervale regulate), contabilii calculeaza ratele de costuri reale si le compara cu ratele standard in uz, generand un nou set de abateri. Atunci cand aceste abateri devin semnificative (de obicei din cauza inflatiei costurilor), standardele trebuie revizuite si corectate acolo unde este cazul.

2. Precizia estimarii costurilor

Estimarea trebuie bineinteles sa se faca pornind de la o forma oarecare a specificatiilor proiectului. Este clar ca sansele de a face greseli de estimare sunt cu atat mai mici, cu cat este mai bine definit proiectul inca de la inceput. Probabilitatea erorilor nu poate fi insa niciodata redusa la zero si nici un om rational nu ar declara vreodata ca estimarile initiale de costuri ale unui intreg proiect sunt complet lipsite de erori si perfect corecte. Estimarea presupune intotdeauna un element de apreciere personala. Proiectul, ca orice intreprindere noua, contine intotdeauna surprize. Bineinteles ca este un motiv de bucurie atunci cand costurile finale ale proiectului chiar sunt in final egale cu estimarile initiale, dar aceasta este si o chestiune de noroc. In multe cazuri, nu se poate spune cu certitudine care sunt costurile reale nici macar la sfarsitul proiectului, din cauza complexitatii inventarierii si alocarii costurilor, precum si a metodelor contabile folosite.

Se poate incerca, bineinteles, sa se elimine unele surse posibile de erori de estimare si sa se instituie sisteme eficiente pentru masurarea costurilor care urmeaza sa apara. Estimatorii costurilor trebuie sa fie constienti de problemele existente, fara a permite insa ca acestea sa-i abata de la sarcina principala, anume de a utiliza intotdeauna toate datele disponibile si tot timpul la indemana pentru a produce estimari cat mai precise, cu alte cuvinte de a face o evaluare rationala a cat ar trebui sa coste proiectul daca toate lucrurile merg conform asteptarilor.

Estimarile facute cu un grad sporit de certitudine sunt foarte utile pentru cei care raspund de stabilirea unor preturi competitive. Estimarile precise sporesc eficienta bugetelor de costuri si a planificarii resurselor.

3. Clasificarea estimarilor dupa gradul de certitudine

Unele companii din constructii, sectorul petrochimic, constructia de drumuri si poduri si alte domenii gasesc mai convenabil sa clasifice estimarile de costuri de proiect in functie de increderea in precizia pe care o pot avea estimatorii. Aceste clasificari depind evident de calitatea informatiilor de care dispun acestia si de timpul alocat prepararii estimarilor. Fiecare organizatie are propriile sale idei cu privire la acest subiect, dar iata cateva care sunt tipice si care pot constitui un exemplu util.

1. Estimarile aproximative sunt cele facute inainte sa inceapa proiectul, cand nu exista decat informatii foarte vagi si trebuie formulate practic toate detaliile activitatii viitoare. Estimarile aproximative se fac si in cazuri de urgenta, cand exista destule informatii pentru a face o estimare mai exacta, dar nu si timpul necesar (de exemplu, cand un manager de productie primeste o documentatie tehnica detaliata si declara, dupa ce "cantareste" dosarul in mana si se gandeste putin, ca este vorba de o lucrare de "vreo douazeci de mii de euro"). Estimarile aproximative sunt mult folosite in numeroase domenii de activitate. Ele sunt deosebit de utile pentru efectuarea verificarilor preliminare privind necesarul posibil de resurse, pentru selectarea cererilor de oferta si pentru alte decizii de planificare in prima faza. Este improbabil ca estimarile aproximative sa aiba suficienta acuratete pentru alte scopuri. Ele nu trebuie, de exemplu, folosite ca baza pentru preturi fixe in licitatii. O estimare aproximativa bine argumentata poate atinge o acuratete de ±25 %, cu mult noroc si o buna judecata.

2. Estimarile comparative asa cum o sugereaza numele, se fac prin compararea muncii care trebuie facute pentru un proiect nou cu munca din alte proiecte similare din trecut. Ele pot fi facute inainte sa inceapa proiectarea detaliata, cand nu exista liste de materiale sau calendare de activitate precise. Estimarile de acest tip depind de o buna definire generica a proiectului, care sa permita estimatorului sa identifice toate elementele principale si sa le aprecieze dimensiunile si complexitatea. Cealalta cerinta esentiala este accesul la arhivele de costuri si de documentatie tehnica din proiectele trecute care contin elemente comparabile (nu neaparat identice). Pe langa riscurile comerciale care nu sunt sub controlul estimatorului (de exemplu, fluctuatiile ratei valutare de schimb), acuratetea acestor estimari depinde foarte mult de gradul de incredere insuflata de solutiile de proiectare propuse, de metodele de lucru alese pana la sfarsit si de asemanarea dintre proiectul nou si cele anterioare. Este posibil sa nu se atinga o acuratete mai buna de ± 15%. Estimarile comparative sunt folosite de obicei ca baza pentru licitatii in proiectele industriale si tehnologice in general, atunci cand marja de profit preconizata este mare, comparativ cu eroare probabila de estimare. Si contractorii din constructii pot ajunge in situatia de a recurge la estimarile com­parative, atunci cand timpul disponibil pentru pregatirea licitatiei este foarte scurt, dar, in cazul lor, estimarile trebuie sa lase atat loc liber pentru situatiile neprevazute cat este posibil fara sa se micsoreze competitivitatea ofertei de preturi.

3. Estimari de fezabilitate pot fi facute numai dupa efectuarea unor activitati semnificative de conceptie preliminara a proiectului. In proiectele din constructii, de exemplu, este nevoie sa existe specificatiile cladirilor, datele despre locul de amplasare, planurile si schemele provizorii pentru servicii. Trebuie, de asemenea, obtinute de la furnizorii potentiali ai principalelor echipamente din proiect sau de la subcontractori cotatiile necesare, la fel si listele de achizitii de materiale si celelalte planificari, care ajuta la estimarea costurilor materialelor. "Factorul de incredere" in acuratetea estimarilor de fezabilitate este ceva mai bun de ±10%. Aceasta categorie de estimari se foloseste des in licitatiile din constructii.

Estimarile definitive nu pot fi efectuate decat spre sfarsitul muncii de proiectare, dupa ce s-au lansat toate comenzile importante de achizitii, la preturi cunoscute, iar munca propriu-zisa de constructie sau asamblare in cadrul proiectului se afla intr-o faza avansata. Estimarile definitive pot fi facute plecand de la zero, dar cea mai buna metoda este sa se actualizeze estimarile comparative sau de fezabilitate facute anterior, din cand in cand sau in mod continuu, ca parte a procedurii de raportare sau de control al costurilor. Acuratetea estimarii se imbunatateste, evident, in timp, pe masura ce costurile reale cunoscute iau locul valorilor estimate corespunzatoare din estimarile totale de costuri de proiect. Estimarile sunt "definitive" atunci cand acuratetea lor declarata este de ±5% sau mai buna. La sfarsitul proiectului, daca sistemele de contabilitate si de con­trol al costurilor nu au greseli, cifrele costurilor reale de proiect si estimarile definitive trebuie sa convearga spre aceleasi valori.

Gradele de acuratete citate in aceste exemple sunt corecte in limita posibilului. Este posibil ca unele organizatii sa le aloce limite mai largi. Se pot intalni de asemenea si limite asimetrice fata de zero. O companie poate, de exemplu, sa presupuna ca estimarile sale aproximative pot avea o precizie de +50 sau -10%.

Este important, atunci cand se face o estimare de costuri fie intr-un proiect de constructii fie intr-unul tehnologic sau industrial, ca cifrele produse sa fie insotite si de gradul lor estimat de acuratete. Daca se adopta un sistem de clasificare precum cel descris mai sus, este relativ simplu sa se semnaleze ca estimarile de proiect sunt aproximative, comparative, de fezabilitate, definitive sau de alte feluri. Daca firma adopta o procedura coerenta, constanta si bine inteleasa, toti cei care au de-a face cu estimarile in deciziile de preturi, in pregatirea bugetelor, la planificare sau pentru alte scopuri, stiu cata incredere pot sa aiba in estimari si pot lua hotarari in consecinta.

Acuratetea estimarii in relatie cu preturile si profiturile

Este dificil sa se stabileasca reguli ferme despre ce ar trebui sa insemne acuratetea in estimarile facute pentru stabilirea preturilor si pentru control. In cazul preturilor, depinde mult de marja de profit estimata, deoarece marjele mari amortizeaza in general erorile mici de estimare. Marjele variaza mult, in functie de conditiile de piata si, in special, de practicile adoptate in industria respectiva. Estimarile bune sunt de mare valoare pentru manageri atunci cand se confrunta cu dificila sarcina de a incerca sa stabileasca un pret bun pentru un proiect, amenintati fiind de coltii unei concurente acerbe, in care nu este loc pentru luxul de a avea un factor de siguranta materializat in incarcari ale cheltuielilor sau in alocatii pentru situatii speciale.

Vulnerabilitatea profitului

Vulnerabilitatea profitului planificat, supus erodarii din cauza costurilor care depasesc estimarile nu este intotdeauna apreciata asa cum trebuie. Un exemplu simplu poate ilustra acest lucru.

Profiturile planificate sunt intotdeauna riscante si supuse multor variabile. Unele dintre acestea pot fi prezise, altele insa apar adesea ca niste surprize neplacute. Scopul este sa se reduca cat mai mult posibil numarul variabilelor necunoscute si sa se lase o rezerva suficienta pentru acoperirea efectelor celor care raman.

Din cauza ca profiturile sunt atat de vulnerabile, ele trebuie protejate prin estimari bine facute. Gestionarea unui proiect estimat in minus poate fi o experienta devastatoare, in care toate activitatile sunt in depasire de termen si toate prognozele de cost ramase nu au alt scop decat sa aprecieze dimensiunea pierderilor iminente.

5. Controlul versiunilor multiple ale estimarilor de costuri

Este foarte probabil sa se faca mai multe estimari de costuri inca dinainte sa se autorizeze lucrarea. Aceasta se intampla ca rezultat a aplicarii mai multor solutii tehnologice alternative pentru realizarea specificatiilor proiectului sau din cauza ca specificatiile insesi sufera mai multe modificari in urma discutiilor dintre contractor si clientul potential.

In aceste cazuri, apare pericolul de a confunda diferitele versiuni ale estimarilor si de a folosi pana la urma pentru stabilirea bugetelor si pregatirea licitatiei o versiune gresita, anume una care se refera la un set de specificatii sau la o solutie tehnologica diferita de cea convenita.

Prin urmare, este necesar sa se dea fiecarei estimari un numar de identificare unic si clar, care se poate baza pe numarul serial al cererii de oferta sau pe numarul specificatiilor. Aceste numere seriale de referinta formeaza insa doar partea principala a elementului de identificare, facand doar legatura cu cererea de oferta sau proiectul respectiv. Ori de cate ori este posibil ca un proiect sa aiba doua sau mai multe seturi de estimari (ceea ce se intampla de obicei), se aloca un numar de caz pentru fiecare set de conditii. Estimarea relevanta pentru fiecare caz se va identifica intotdeauna prin citarea numarului sau de caz, pe langa identificatorul principal.

6. Defalcarea proiectului pe lucrari mai mici

Sa luam un proiect de dezvoltare pentru un complex minier sau alta instalatie de extractie si procesare a resurselor minerale dintr-o regiune nelocuita anterior si aflata la mai multi kilometri de cea mai apropiata cale ferata, port sau aeroport. Proiectul de constructie a instalatiei costa cu mult peste 100 milioane euro, dar acesta este doar unul din aspectele activitatii. Este posibil sa fie nevoie sa se construiasca drumuri, eventual si o cale ferata, o pista de aterizare, locuinte, scoli, biserici, un spital, magazine, intr-un cuvant un oras intreg (reprezentand infrastructura proiectului).

Figura nr. 1. se bazeaza pe o situatie reala, dar unele elemente au fost eliminate pentru mai multa claritate. Este ilustrat modul in care, plecand de la proiectul in totalitate, are loc defalcarea activitatilor prin pasi logici, mergand spre un nivel de detaliu din ce in ce mai mare. Schema completa continua pana la nivelul sarcinilor si elementelor individuale de echipament.

Imaginati-va acum ca incercati sa estimati costul unui astfel de proiect vast, pregatind bugetele si planurile necesare pentru controlul activitatii. Majoritatea proiectelor, chiar daca nu sunt de asemenea anvergura, sunt prea complexe pentru a fi estimate, planificate si controlate eficient, de aceea ele sunt descompuse mai intai pe componente mai mici, de dimensiuni controlabile. Prin urmare, daca proiectul este foarte mare, el poate fi impartit in proiecte sau subproiecte mai mici. Fiecare dintre acestea trebuie la randul sau defalcat pe loturi mai mici de activitati si sarcini.

7. Ierarhia de tip "arbore genealogic"

Defalcarea unui proiect trebuie facuta si analizata in chip sistematic, dupa un model logic, ierarhic (in stilul arborilor genealogici). Importanta acestor relatii structurale dintre diferitele componente ale activitatii din cadrul proiectului a dus la incetatenirea termenului de "structura de defalcare a proiectului", pentru care vom folosi abrevierea SDP. Conceptul de structura de defalcare a proiectului este ilustrat in fig. 2, cu ajutorul exemplului referitor la proiectul minier. Figura arata pachetele mari de activitati identificate la inceputul procesului de defalcare. In realitate, procesul de defalcare a unui proiect ar fi dus mai departe, obtinandu-se pachete din ce in ce mai multe si mai mici de activitati, pana cand s-ar fi ajuns la sarcinile individuale de la baza structurii. Vezi si fig. 2 si 3, care ilustreaza o defalcare a activitatilor intr-un proiect indus­trial relativ mic.

Fig. 1. Un fragment din schema de defalcare a proiectului intr-un proiect minier de anvergura

8. Interfatarea logica si integritatea sistemului

Pe langa "arborele genealogic", sistemul de defalcare a proiectului mai poate fi infatisat si ca un joc de puzzle, in care fiecare piesa este pusa la locul ei si nici una nu lipseste. Conceptul este util daca sunt realizate urmatoarele doua conditii:

Trebuie gasita o metoda care sa identifice clar si simplu fiecare piesa a puzzle-ului, precum si locul respectivei piese in raport cu celelalte. Acest lucru poate fi facut daca se dau pieselor numere de identificare care, prin folosirea unui sistem logic, alcatuit cu grija, sa serveasca drept element de localizare sau adresa .

Este important ca defalcarea activitatilor sa includa toate piesele puzzle-ului, fara nici o piesa lipsa care sa strice tabloul de ansamblu. Acest obiectiv este mai dificil, dar riscul de a omite ceva poate fi redus daca se folosesc liste de verificare adecvate.

9. Sistemele de codificare a costurilor

Desi aceasta sectiune are in titlu ideea de codificare a costurilor, persoanele responsabile de conceperea codurilor trebuie sa aiba totdeauna in minte faptul ca sistemele de acest tip nu trebuie tratate separat de celelalte sisteme de informatii manageriale si tehnologice din companie. Se pot obtine importante beneficii daca in toate proiectele companiei, precum si in toate domeniile de activitate ale acesteia, se foloseste acelasi sistem de codificare a costurilor, aceleasi estimari de costuri, acelasi control contabil si bugetar. Cateva din aceste beneficii sunt prezentate mai incolo in aceasta sectiune.

10. Functiile codului

Codul este o metoda de prezentare succinta a datelor esentiale referitoare la un anume element. Din punctul de vedere al managementului de proiect, acest element poate fi orice, de la proiectul in ansamblu la o mica parte a acestuia, concreta sau abstracta. El poate fi o componenta, un desen tehnic, o sarcina, o operatie de productie, o lucrare de constructie, o activitate de proiectare inginereasca - adica orice lucru necesar pentru proiect. Singurul lucru pe care toate aceste lucruri il au in comun este ca, aproape intotdeauna, ele sunt asociate cu un anumit cost. Fiecare element (fie in sine, fie grupat cu altele) are un cost care trebuie estimat, trecut in buget, cheltuit, masurat, raportat, evaluat si (daca este cazul) recuperat.

Exista mai multe motive pentru care elementelor li se aloca coduri, in loc sa fie simplu descrise in cuvinte. De exemplu, codurile pot fi concepute precis si lipsit de ambiguitate. Ele au si avantajul, esential in sistemele informatice, de a usura catalogarea, analiza, editarea si sortarea in vederea raportarii si a controlului. Functiile codului includ prima dintre caracteristicile urmatoare sau pe amandoua:

Codul trebuie sa functioneze ca un nume unic, care identifica elementul la care se refera.

Codul de identificare, luat ca atare sau prin adaugarea unor subcoduri, poate fi aranjat astfel incat sa categoriseasca, sa califice sau sa descrie in orice alt mod elementul la care se refera.

Cele mai bune sisteme de codificare sunt cele care reusesc sa combine amandoua aceste functii in modul cel mai simplu posibil, folosind numere care pot fi utilizate in toate sistemele de management al informatiilor din companie.

11. Exemple tipice

Mai jos sunt prezentate tipurile de informatii ce pot fi incluse in codurile de costuri ale elementelor. Sistemele date ca exemplu sunt luate din industriile usoara si grea si din minerit, dar principiile generale aplicate sunt aplicabile in toate aceste sisteme, precum si intre toate celelalte tipuri de proiecte.

Numarul de identificare al proiectului Fig. 2 arata structura de defalcare a proiectului (arbore genealogic) intr-un proiect de cercetare si construire a unui echipament pentru radiocomunicatii. Numarul proiectului este 110-000, numar prin care proiectul este identificat in toate operatiile de contabilitate, proiectare si productie. Numerele de acest tip sunt luate de obicei dintr-un registru. Ele pot fi denumite si "numere de contract" sau "de comanda de lucru".

Fig. 2. Defalcarea proiectului si structura codurilor de costuri intr-un proiect industrial

Se poate concepe o metoda de numerotare in care numarul sa contina si unele informatii cheie legate de proiect, in loc sa fie doar un simplu identificator (cateva exemple sunt date in fig. 4 si 5).

Numerele de cod sunt aranjate in grupuri ierarhice. Astfel, transformatorul 110-221 este identificat prin numarul sau ca facand parte din grupul modulatorului de transmisie 110-220, care, la randul sau, este o componenta a transmitatorului 110-200. Primele trei cifre identifica toate elementele apartinand proiectului 110-000 (v. si figura 3). Structurile logice de divizare de acest tip sunt necesare pentru estimarile de detaliu si contabilitatea costurilor. Ar fi lipsit de sens sa nu se foloseasca acelasi sistem si pentru numerele de componente sau de desene.

Numarul de identificare al componentei de proiect Numerele pot fi o modalitate lipsita de ambiguitate de a desemna orice componenta a proiectului, cu conditia sa fie unice in sistem. In realitate, insa, este intotdeauna mai practic sa se treaca in paranteza o descriere verbala concisa care sa insoteasca numarul ori de cate ori se fac referiri la componenta respectiva, pentru a se evita erorile adminis­trative. Astfel, intotdeauna este preferabil sa ne referim la "Transformatorul 110-221", decat la "Componenta 110-221".

Relatia in proiect Daca privim in continuare fig. 2, vedem ca numerele de cod au fost concepute sa corespunda cu structura de defalcare a proiectului sau "arborele genealogic". Pastrand exemplul transformatorului 110-221, faptul ca acest component are un numar de cost si de component incepand cu 110-22 il identifica ca fiind folosit in modulatorul 110-221 care, la randul sau, este parte a proiectului 110-000 (aceste numere se pot vedea in partea stanga a arborelui din fig. 2). Acest proces de numerotare continua in toata structura de defalcare a proiectului, astfel incat chiar si componentele elementare pot primi coduri care definesc relatia lor cu restul ierarhiei. Acest lucru este ilustrat de fig. 3, unde este analizat numarul de cod al bobinei folosite in transformatorul 110-221.

Fig. 3. Un exemplu de sistem de coduri pentru un proiect industrial

Pentru acest exemplu, s-a ales la intamplare bobina transformatorului din proiectul prezentat in figura 2. Analiza indica faptul ca numarul de component al bobinei slujeste drept un cod care situeaza acest component pe ramura sa din arborele genealogic. Beneficiul cel mai mare de pe urma utilizarii acestui tip generic de sisteme de coduri se obtine atunci cand numerele de componente, numele desenelor si codurile de costuri folosesc acelasi sistem.

Numarul de identificare al operatiei Activitatea de bobinare si asamblare a transformatorului special 110-221 poate capata si ea un cod de cost asociat, cum ar fi 110-221B, unde B indica operatia de bobinare. Mai frecvent se folosesc sufixe cu doua cifre in loc de o singura litera, pentru a permite mai bine divizarea in continuare a operatiilor pana la nivelul elementar.

Fig.  Sistemul de numerotare folosit de o companie de utilaj greu

Fig. 5. Sistemul de numerotare folosit de o companie de echipamente miniere

Numerele de identificare pentru departamente, domenii sau categorii comerciale si de productie Codul cuprinde adesea un subcod de una sau doua cifre, care indica departamentul responsabil de activitatea sau elementul de cost respectiv. Se pot adauga si alte cifre, pentru a desemna domeniul comercial sau tehnologic implicat. Sa luam, de exemplu, activitatea de proiectare a transformatorului 110-221. Codul de cost ar putea sa fie 110-221-153, sufixul de trei cifre 153 aratand in acest caz departamentul de proiectare (1) responsabil de aceasta activitate, domeniul electrotehnic (5) si, (3), functia persoanei (de exemplu inginerul prin­cipal, inginerul sau proiectantul) care executa in mod normal operatia de proiectare a acestui transformator. Cifra finala poate sa indice, de asemenea, rata de cost standard per ora pentru functia persoanei implicate.

Numarul de identificare al familiei Multe dintre elementele care se codifica pot fi clasificate in familii. Aceste familii se regasesc in toate proiectele si pot fi folosite atat in marile proiecte de investitii, cat si in cele mai mici proiecte industriale. Gruparea elementelor in familii ce contin si alte elemente cu caracteristici comune sau similare este importanta pentru efectuarea de comparatii si alte scopuri similare. Acest mod de grupare si identificare poate fi transpus in coduri de elemente si, unde este cazul, subcoduri de cifre definitorii.

O familie poate sa cuprinda, de exemplu, toate pompele specificate de o companie miniera sau petrochimica. Intr-un alt exemplu, cifrele de subcod 01 care apar intr-un anumit loc din codul unui component de echipament industrial pot indica intotdeauna faptul ca este vorba de un sasiu de asamblare. Un alt tip de familie se intalneste atunci cand se iau in considerare repere cu similaritati de prelucrare, prin forma si prin operatiile de prelucrare suferite, lucru vital pentru producerea de componente in celule tehnologice de grup. Fig. 4 prezinta un sistem de codificare care include si identificatori de familii. Sistemul este folosit de o companie care executa proiecte industriale. Fig. 5 ilustreaza un alt sistem, aplicabil in cazul unei organizatii care executa proiecte miniere de anvergura.

12. Beneficiile unui sistem logic de coduri

Desi scopul primordial al unui sistem de coduri este identificarea componentelor sau alocarea costurilor, exista numeroase alte beneficii pentru companiile care reusesc sa mentina un sistem de codificare logic, in care toate codurile si subcodurile au aceeasi semnificatie in toate sistemele de management al informatiei din companie. Aceste beneficii cresc odata cu trecerea timpului si acumularea arhivelor de informatii, dar aceasta numai daca sistemul este utilizat coerent, fara adaptari sau adaosuri neautorizate. Beneficiile depind de capacitatea de a gasi si procesa eficient datele, ceea ce depinde invariabil de folosirea unui sistem de calculatoare, preferabil cu o baza de date relationala. Daca sistemul de codificare este conceput logic si tine seama de structura ierarhica si de familii, si daca mai este si gestionat eficient, ne putem astepta la unele din beneficiile urmatoare sau chiar la toate:

O cautare si o extragere rapida a datelor din evidentele proiectelor trecute care corespund cu elementele similare din proiectele noi, ceea ce este esential pentru efectuarea unor estimari comparative de costuri.

O cautare si o extragere rapida a informatiilor legate de proiectare (in special tabele, calcule si desene) pentru procesele, asamblarile si componentele utilizate in proiectele trecute si care au relevanta pentru proiectul curent. Atunci cand documentatia anterioara poate fi refolosita sau adaptata, partial sau in totalitate, acest tip de "inginerie remanenta" poate duce la o reducere considerabila a muncii de proiectare tehnologica, a timpului si costurilor implicate. Aceasta recuperare a documentatiei permite nu numai eliminarea costurilor presupuse de proiectarea de la zero, dar si incorporarea in proiect a unor concepte verificate si corectate, ceea reduce posibilitatea sa apara erori. Gratie proiectarii asistate de calculator sau a altor sisteme care permit stocarea documentatiei in format digital posibilitatile de recuperare devin din ce in ce mai mari si mai atractive.

Aceasta companie proiecteaza si executa sisteme de masini unelte speciale de dimensiuni mari

Identificarea rapida a ordinelor de achizitii si a specificatiilor din proiectele anterioare, pentru confruntare cu noile cerinte. Acesta este un alt exemplu de inginerie remanenta, care arata cum se poate urgenta pregatirea specificatiilor pentru noile achizitii (mai ales atunci cand textul principal al specificatiilor anterioare poate fi extras din memorie intr-un procesor de text).

Gruparea componentelor dupa forma si dimensiunile lor in familii relevante pentru procesele de productie in care sunt folosite, in scopul maximizarii eficientei organizarii productiei (ca in cazul celulelor tehnologice de grup).

Daca este posibil sa se utilizeze acelasi sistem pentru toate, estimarile de costuri, bugetele, costurile inregistrate, calendarele de proiectare, precum si multe alte documente si activitati de planificare a proiectului pot fi corelate intre ele intr-o baza de date utila pentru administrarea proiectului, pentru rapoartele de mana­gement si control.

Posibilitatea de a efectua analize statistice asupra costurilor si a altor date din proiectele anterioare, pentru o multitudine de scopuri, printre care si monitorizarea tendintelor inregistrate de performantele proiectului in curs. Amandoua au avut o mare valoare practica intr-o companie de utilaj greu si ilustreaza doua dintre multele posibilitati de exploatare a sistemelor de date bine codate:

Calcularea valorii medii a costurilor activitatilor dintr-un numar mare de proiecte anterioare a permis pregatirea unor tabele de estimari (exprimate in ore de munca/lucrator si costuri de materiale actualizate). Aceste tabele s-au dovedit foarte utile in planificarea proiectelor noi si in efectuarea de verificari globale asupra estimarilor de detaliu pentru propunerile de noi proiecte.

Analiza de detaliu a evidentelor de expeditii anterioare a permis compilarea unui tabel cu valorile medii si maxime probabile ale greutatii produselor folosite in diferitele tipuri de proiecte de utilaje grele. Tabelul a fost intocmit cu ajutorul unei companii de transport, pentru a sluji managerului responsabil cu controlul materialelor in chip de sistem rapid de identificare si, actualizat periodic, a fost folosit eficient pentru estimarea greutatilor care trebuiau expediate in proiectele viitoare, precum si a costurilor pentru diferitele tari de destinatie.

13. Alegerea unui sistem de coduri

Dupa instituirea sistemului de codificare, este dificil si periculos sa i se mai faca vreo modificare fundamentala. De aceea, alegerea sistemului trebuie facuta cu foarte multa atentie. Sa presupunem ca o companie foloseste de mai multi ani un sistem complet de coduri, care se aplica in toate sistemele sale de numerotare a desenelor si a altor documente, de estimare a costurilor, contabilitate a costurilor si de numerotare a componentelor. Daca aceasta companie face o schimbare in sistemul de numerotare, prin care unele numere ce aveau anterior o semnificatie capata acum alta, complet diferita, este posibil sa apara unele din problemele urmatoare:

Desenele sunt indosariate in doua sisteme diferite.

Se creeaza astfel de dificultati si clientilor mai vechi, care au propriile lor arhive pentru proiectele respective.

Devine dificil sa se identifice operatiile anterioare similare, in vederea efectuarii de estimari comparative de costuri.

Apar dificultati in gasirea desenelor mai vechi.

Personalul trebuie sa invete si sa lucreze cu doua sisteme in loc de unul.

Apar probleme pentru magazioneri, care trebuie sa lucreze cu doua sisteme de numerotare a pieselor. Componentele intalnite in proiectele mai vechi pot avea alte numere in proiectele noi, aparand stocuri de piese absolut identice inmagazinate in locuri diferite, cu numere diferite.

Se creeaza un haos total daca se incearca sa se foloseasca o baza de date relationala bazata pe coduri.

1 Nevoia de simplitate

Este momentul sa mai lansam un avertisment, in privinta pericolului de a include prea multa informatie codificata. Rezultatul poate fi un sistem de numere de 14, 15 cifre sau mai mult. Creatorul unui astfel de sistem poate fi mandru de el si este posibil ca sistemele de calculatoare sa-1 accepte si sa-1 proceseze, dar nu trebuie uitat elementul uman - "interfata umana". Oamenii sunt cei care trebuie sa lucreze cu aceste numere, sa le treaca in registre scrise sau electronice. Codurile simple ocupa mai putin timp de lucru si duc la mai putine greseli.

Ce se intampla atunci cand clientul spune "Folositi sistemul meu de coduri!"

Nu de putine ori apare o problema iritanta, in care clientii insista sa se foloseasca sistemul lor de numerotare in locul celui practicat in mod normal de contractorul proiectului. Aceasta se intampla mai ales atunci cand obligatiile contractuale prevad ca trebuie sa i se prezinte clientului un set complet de desene sau de documentatie tiparita, set pe care acesta sa-1 arhiveze impreuna cu altele in propriul sau sistem. Totusi, acesta este unul din cazurile in care "clientul are intotdeauna dreptate".

Problema folosirii sistemelor de numerotare ale clientilor se limiteaza de obicei la desenele tehnice, dar poate aparea in unele proiecte si la numerele de echipamente sau de componente. Se mai poate produce, cu efecte suparatoare, si in codificarea costurilor pentru pachetele de activitati sau pentru utilajele din proiectele majore, unde clientul si contractorul trebuie sa conlucreze la solicitarea, autorizarea si perfectarea finantarilor (fie din rezervele proprii ale clientului sau de la o alta organizatie financiara). In aceste cazuri, este posibil ca beneficiarul proiectului sa insiste ca toate rapoartele privind estimarile, bugetele si costurile rezultante sa fie integrate in sistemul sau bugetar sau alte coduri proprii de costuri.

Trei optiuni

Exista trei optiuni de luat in considerare atunci cand clientul solicita contractorului sa foloseasca un sistem de codificare "strain".

Optiunea 1: Ii spuneti clientului "nu!"

Cei care adopta aceasta varianta au fie o doza considerabila de curaj, fie o viziune foarte limitata. Lucrul poate fi chiar imposibil din cauza prevederilor contractuale. In orice caz, pare sa fie cea mai scurta cale de a strica relatiile cu un client sau de a-1 pierde pur si simplu.

Optiunea 2: Treceti cu totul la sistemul clientului

In acest caz, contractorul declara proiectul "caz special", abandoneaza sistemul sau in­tern, solicita clientului un set de proceduri si le aplica la proiectul respectiv. Aceasta optiune este nerecomandabila din urmatoarele motive:

Beneficiile oferite de folosirea sistemului intern propriu in managementul informatiilor nu s-ar putea aplica la datele din proiectul respectiv.

Se descopera foarte repede ca toate proiectele sunt "cazuri speciale". Contractorul se poate trezi ca foloseste tot atatea sisteme de codificare cati clienti are.

Optiunea 3: Folosirea simultana a ambelor sisteme

Aceasta optiune, calea compromisului rational, ofera singura solutie corecta. Fiecare desen si fiecare component afectat trebuie numerotat de doua ori, cate o data pentru fiecare sistem.

Sigur, ambele sisteme trebuie corelate cu rabdare pentru toate codurile folosite. Aceasta operatie este dificila, consuma timp si sileste personalul sa invete doua sisteme, inainte, munca suplimentara implicata era suficient de multa cat sa constituie un argu­ment timid pentru a solicita clientului sa o deconteze. Din fericire, sistemele informatice pot reduce mult efortul necesar corelarii, sortarii si extragerii datelor numerotate in doua sisteme paralele.