Administratie
Procedura achizitiilor pubice - prevederi generale1 - Prevederi generale; 2 - Instructiuni de achizitii pentru beneficiarii privati; 3 - Eligibilitatea contractorilor si contractelor 1 - Prevederi generale Cofinantarea din fonduri publice in cadrul programelor cu finantare nationala sau internationala se acorda pentru toate contractele de achizitii, lucrari, bunuri si servicii, incheiate de beneficiarii programelor, care indeplinesc urmatoarele conditii: obiectul unui contract de achizitii - achizitie de servicii, bunuri sau lucrari - sa fie inclus in cererea de finantare in baza careia a fost atribuit contractul de finantare; costurile eligibile ale oricaror servicii, bunuri si lucrari, mai mari de echivalentul in lei a 10.000 euro, sunt eligibile daca beneficiarii privati au obtinut oferte conforme de la cel putin 3 furnizori; costurile oricaror servicii, bunuri si lucrari, care valoreaza mai putin de echivalentul in lei a 10.000 euro sunt eligibile daca beneficiarii privati au obtinut o oferta conforma de la un singur furnizor; ofertele conforme reprezinta oferte comparabile, care raspund in cea mai mare parte cerintelor din cererile de oferta si sunt transmise de entitati economice reale, verificabile de catre expertii evaluatori; obiectul contractului de achizitii sa corespunda cerintelor programelor respective, in ceea ce priveste originea si parametrii de performanta si productivitate prevazuti in documentatia tehnica si financiara a proiectelor respective; atribuirea contractelor sa fie in stricta concordanta cu principiul liberei concurente, al transparentei, al respectarii parametrilor de calitate ai obiectelor achizitiilor si ai eficientei utilizarii fondurilor. Derularea efectiva si platile contractelor de achizitii nu vor putea avea loc decat dupa data semnarii contractelor de finantare respective, cu exceptia cheltuielilor de consultanta si de proiectare (care, in cazul programelor SAPARD, de exemplu, nu trebuie sa depaseasca 12 la suta din valoarea totala eligibila a proiectului respectiv). 2. Instructiuni de achizitii pentru beneficiarii privati Beneficiarii privati ai programelor cu finantare nationala sau internationala trebuie sa depuna dosare de achizitii pentru toate tipurile de achizitii (servicii, bunuri si lucrari) conform contractelor de finantare incheiate. In maximum 3 luni de la data incheierii contractului de finantare respectiv, beneficiarii privati ai programelor cu finantare nationala sau internationala, trebuie sa depuna cel putin un dosar specific unui anumit tip de achizitie, care sa fie declarat conform. Daca investitia presupune mai multe tipuri de achizitii (servicii/bunuri/lucrari) pentru fiecare tip este necesar un dosar de achizitii. Un dosar de achizitii trebuie sa cuprinda documentele solicitate pentru unul din cele trei tipuri de achizitie (bunuri, lucrari sau servicii). Dosarele de achizitii se pot depune pe tot parcursul implementarii proiectului, cu cel putin 30 zile inainte de data depunerii unei cereri de plata pentru tipul respectiv de achizitie. In functie de tipul de achizitie, un Dosar de achizitii, in cazul programelor SAPARD, trebuie sa contina urmatoarele documente:
* - pentru achizitii mai mari de 10.000 EURO, minim 3 oferte - pentru achizitii mai mici de 10.000 EURO, o singura oferta ** ”optional” semnifica dreptul beneficiarului de a incheia un contract de achizitie numai dupa ce Agentia SAPARD a avizat procedura de achizitie, pentru a evita riscurile ce pot decurge din neavizare. Toate contractele de achizitii trebuie finalizate si depuse la Agentia SAPARD in termen de cel mult 15 zile calendaristice, de la data verificarii dosarului de achizitie. Analiza care urmeaza este alcatuita tot pe baza exemplelor de instructiuni - cele mai precise, concise si preluate dupa modelul achizitiilor publice europene - oferite de Agentia care implementeaza programele SAPARD: Primul dosar de achizitii trebuie insotit de Graficul de implementare fizica si financiara a proiectului si Declaratia de esalonare a platilor. Graficul de implementare fizica si financiara a proiectului trebuie sa contina toate activitatile care se vor derula in proiectul contractat cu Agentia SAPARD (ex. activitati de constructie, achizitie, instalare, montare, etc.), luna/lunile in care se vor desfasura aceste activitati si costurile implicate de acestea. In Declaratia de esalonare a platilor se vor mentiona datele depunerii cererilor de plata si valoarea in lei a transelor de plata. Daca pe parcursul implementarii proiectului datele din Declaratia de esalonare a platilor sau din Graficul de implementare fizica si financiara a proiectului se modifica este necesara redepunerea acestora, cu cel putin 30 de zile inainte de depunerea urmatoarei cereri de plata. Actualizarea valorii contractelor de achizitii poate fi invocata in limita prevazuta in bugetul proiectului, din contractul de finantare incheiat cu Agentia SAPARD. In cazul in care, in contractele de achizitii nu este prevazuta clauza de actualizare, conform legii, cheltuielile privind actualizarea nu pot fi solicitate la plata. Coeficientul de actualizare acceptat de Agentia SAPARD va fi calculat conform prevederilor legale. Pentru contractele a caror durata de indeplinire nu depaseste 90 de zile, preturile din oferta nu se actualizeaza. In functie de datele tehnice ale proiectului, beneficiarul finantarii poate incheia mai multe contracte pentru un anumit tip de achizitii (servicii/bunuri/lucrari), valoarea totala a acestora trebuind sa se incadreze in valoarea totala alocata in bugetul contractat pentru tipul respectiv de achizitie. Daca in urma elaborarii proiectului tehnic si a detaliilor de executie, precum si in urma selectarii ofertelor, apar modificari de natura tehnica sau in bugetul estimativ din contractul de finantare (fara a creste valoarea totala eligibila a proiectului), aceste modificari vor face obiectul unui act aditional la contractul de finantare. Orice solicitare de modificare a contractului de finantare incheiat cu Agentia SAPARD va fi insotita de formularul tip „Nota explicativa de modificare a contractului” (formular C1.9, aflat pe site-ul Agentiei) insotita de o nota de fundamentare tehnica detaliata, in original sau pe fax, cu numar de inregistrare. Agentia SAPARD urmeaza sa analizeze propunerea de modificare, in conformitate cu conditiile initiale de eligibilitate si viabilitate, exprimate in studiul de fezabilitate si planul de afaceri si sa avizeze favorabil sau nefavorabil propunerea. Numai in baza avizului favorabil se va putea semna un act aditional la respectivul contract. In baza aceluiasi aviz favorabil, vor putea fi facute si realocari intre capitolele, sub-capitolele sau liniile din bugetul estimativ al proiectului. Valorile din contractele de achizitii trebuie sa corespunda valorilor din devizul general refacut si din noul buget aprobat prin actul aditional. Efectele de orice natura produse de asemenea modificari, anterioare incheierii cu Agentia SAPARD a unui act aditional, cad in sarcina exclusiva a beneficiarului. Orice alte modificari ulterioare survenite in datele din Dosarele de achizitii, in Graficul de implementare fizica si financiara a proiectului sau in Declaratia de esalonare a platilor vor face obiectul unei note explicative de modificare a contractului in care beneficiarul trebuie sa ofere o justificare documentata si bine argumentata a modificarilor survenite. Notele explicative vor fi analizate si aprobate sau respinse, in functie de justificarea oferita, de Agentia SAPARD. Dosarul de achizitii, care respecta conditiile mentionate mai sus, trebuie sa aiba un opis si fiecare fila numerotata. Dosarul de achizitii va fi depus in trei exemplare, fiecare exemplar avand mentionat pe coperta: Numele beneficiarului Titlul proiectului Tipul de achizitie Mentiunea “Original”, “Copie 1” si, respectiv, “Copie 2” Exemplarul care contine documentele originale va purta mentiunea “Original”. Cele trei exemplare ale dosarului de achizitii se certifica pentru conformitate de catre beneficiar, prin stampilare si semnatura (pentru persoanele fizice este suficienta semnatura), aplicate pe fiecare fila, in coltul din dreapta sus. Fiecare dosar de achizitie va fi legat de beneficiar. Toate copiile documentelor vor fi clare, lizibile si vor avea mentiunea „Conform cu originalul”. In cazul in care pe un document, in continut/sau alaturat continutului se opereaza modificari ale continutului initial, in dreptul fiecarei modificari se va mentiona: 'Modificat de . . . . . . . . . .., la data de . . . . . . . . .. ', dupa care, cel care a operat modificarea va mentiona numele in clar si va semna. Dosarul de achizitii intocmit in conformitate cu cele de mai sus, se depune la Biroul Regional de Implementare a Programelor SAPARD (BRIPS), de catre reprezentantul legal al beneficiarului insotit de declaratia de esalonare a platilor. In cazul in care beneficiarul nu a incheiat toate contractele de achizitii, acestuia i se va acorda permisiunea sa incheie aceste contracte si sa le prezinte la BRIPS intr-o perioada de 15 zile calendaristice, de la data depunerii dosarului de achizitii. Dosarul de achizitii se inregistreaza la BRIPS, dupa care se face verificarea celor trei exemplare. Daca beneficiarul nu a prezentat la depunere toate contractele de achizitie incheiate, avizarea procedurii de achizitii se va face dupa prezentarea tuturor documentelor sau dupa expirarea termenului de 15 zile calendaristice. Daca dupa 15 zile calendaristice, beneficiarul nu prezinta toate contractele de achizitie, nu va fi avizata procedura de achizitii si dosarul va fi respins, urmand ca acesta sa fie depus si reverificat ulterior, cu rezerva primului dosar de achizitii, pentru care se vor aplica prevederile contractuale. Efectuarea platilor in cadrul contractelor din dosarul de achizitii se poate face numai dupa aprobarea Fisei de verificare a dosarului de achizitii de catre Agentia SAPARD. 3 - Eligibilitatea contractorilor si contractelor Regula privind nationalitatea si originea Contractele de achizitii sunt deschise in termeni egali pentru toate persoanele fizice si juridice din Statele Membre UE si tarile candidate la care se face referire in Anexa Acordului Multianual de Finantare incheiat intre Comisia Europeana si Romania, Sectiunea A, Articolul 14, Paragraful 2.7. Regula nationalitatii se aplica tuturor furnizorilor
de servicii, bunuri sau lucrari care iau parte cu oferte. Pentru dovedirea
conformitatii cu regula nationalitatii se cere
ofertantilor sa declare Toate bunurile cumparate in cadrul contractelor trebuie sa fie originare din Statele Membre UE sau din tarile candidate, la care se face referire in Anexa Acordului Multianual de Finantare incheiat intre Comisia Comunitatii Europene si Romania, Sectiunea A, Articolul 14, Paragraful 2.7. Aceeasi regula se aplica pentru echipamentele si achizitiile realizate de contractanti pentru contractele de servicii si lucrari daca acestea sunt destinate sa ramana in proprietatea beneficiarului Programului SAPARD dupa finalizarea contractului. In oferta sa ofertantul trebuie sa mentioneze originea
achizitiilor. Furnizorii trebuie sa prezinte autoritatii
contractante certificatul de origine, cand aduc bunurile in Certificatele de origine trebuie eliberate de autoritatile competente ale furnizorilor din tara respectiva si sa fie conforme cu acordurile internationale la care tara respectiva este semnatara. Autoritatea contractanta trebuie sa verifice certificatul de origine. Unde exista serioase dubii este de datoria departamentelor Agentiei SAPARD sau a Comisiei Europene de a decide asupra acestui aspect. MOTIVE DE EXCLUDERE A PARTICIPARII LA CONTRACTELE DE ACHIZITII Persoanele fizice si juridice care nu sunt indreptatite sa participe la competitia de ofertare sau sa nu li se acorde contracte sunt cele care: sunt insolvabile sau in stare de faliment sau lichidare, au afacerile administrate de un judecator sindic, sunt in incetare de plati, au suspendate activitatile de afaceri sau sunt in situatii similare prevazute in legislatia nationala; fac obiectul unei actiuni in justitie pentru declararea starii de faliment, lichidare, administrare de un judecator sindic, pentru un acord cu creditorii sau orice alta situatie similara prevazuta de legislatia nationala; au fost declarate vinovate de o infractiune privind conduita profesionala printr-o actiune judecatoreasca, ce are putere de res judicata (actiune judecatoreasca definitiva si irevocabila); sunt vinovate de o grava greseala profesionala dovedita prin orice mijloace pe care autoritatea contractanta le poate dovedi; nu si-au indeplinit obligatiile privind plata taxelor si impozitelor conform prevederilor legale ale tarii unde isi are sediu; nu si-au indeplinit obligatiile privind plata contributiei la bugetul asigurarilor sociale in concordanta cu prevederile legale ale tarii in care isi au sediu; sunt vinovate de prezentarea denaturata a informatiilor solicitate de autoritatile contractante, ca o conditie de participare la invitatia de ofertare sau contract; au declarat ca au incalcat un contract (in sensul ca au produs insuccesul acestuia) urmare a obligatiilor pe care le-au avut intr-un alt contract cu aceeasi autoritate contractanta sau alt contract finantat din fonduri comunitare. Ofertele vor fi solicitate candidatilor alesi de beneficiarul Programului SAPARD. Cererile de oferte (termenii de referinta pentru achizitii de servicii, specificatiile tehnice pentru achizitii de bunuri sau caietele de sarcini pe specialitati din Proiectul Tehnic de executie a lucrarilor) vor contine toate datele tehnico-financiare de identificare a achizitiei, date care trebuie sa fie in concordanta cu datele tehnico-financiare din proiectul selectat de Agentia SAPARD sau din actul aditional la contractul de finantare. Timpul permis ofertantilor pentru a-si prezenta ofertele, care va fi specificat in cererea de oferta, trebuie sa fie suficient pentru a permite intocmirea de oferte fundamentate tehnic si financiar, si pentru incheierea contractului cu ofertantul castigator. Ofertantii sunt legati prin ofertele lor pe perioada specificata in solicitarea pentru cererea de oferta. Aceasta perioada trebuie sa fie suficienta pentru a permite beneficiarului sa examineze ofertele, sa aprobe propunerea de adjudecare, sa anunte ofertantul castigator si sa semneze contractul. La primirea ofertelor, beneficiarul trebuie sa le inregistreze. O oferta primita prin mijloace electronice poate fi inregistrata si analizata, dar va fi considerata conforma numai daca este anexata, in dosarul de achizitii, in varianta originala (tiparita, semnata si stampilata; pentru ofertele externe nu va fi obligatorie stampila). Ofertele primite vor fi considerate conforme daca sunt compatibile din punct de vedere al valorii, performantelor tehnice si al obiectului acestora. Ofertele trebuie defalcate pe componentele si preturile acestora. Ofertele trebuie sa fie verificabile din punct de vedere al emitentului si al continutului. Documentele redactate intr-o alta limba decat romana trebuie sa fie insotite de o traducere in limba romana. Traducerea va fi autorizata sau va fi realizata de beneficiar cu mentiunea din partea acestuia „Imi asum raspunderea privind corectitudinea traducerii” dupa care se va mentiona numele in clar al responsabilului legal, care va semna si aplica stampila beneficiarului. Beneficiarul va alege acea oferta care permite cel mai bine realizarea obiectivelor proiectului propuse prin studiul de fezabilitate si planul de afaceri. Dupa alegerea ofertantului castigator, beneficiarul programului intocmeste procesul verbal de adjudecare a contractului, prin care va argumenta alegerea facuta pe baza unor criterii de performanta tehnica, calitate, servicii, garantii, pret, etc. Contractul trebuie sa mentioneze datele de identificare a celor doua parti semnatare, obiectul, valoarea si durata contractului. Vor fi prevazute in mod expres conditii referitoare la livrare, montaj, punere in functiune, receptie, standarde de calitate, service, garantii, etc., conform prevederilor legale. Contractul trebuie sa fie semnat de ambele parti, stampilat si datat. Contractul trebuie sa fie valabil pe o perioada suficient de mare, astfel incat sa se permita implementarea proiectului in conformitate cu datele din cererea de finantare, cu documentele anexate acesteia si cu graficul de implementare tehnico-financiara a proiectului. Daca ofertantul castigator nu semneaza contractul in termenii stabiliti, beneficiarul poate relua procesul de achizitie, fie cu ofertantul imediat urmator, fie sa solicite din nou trei oferte, cu conditia respectarii contractului de finantare. CHELTUIELI NEELIGIBILEIN CADRUL PROGRAMULUI SAPARD cumpararea, inchirierea sau luarea in leasing a terenurilor si cladirilor existente, indiferent daca leasingul are ca rezultat trecerea in proprietate a celui care ia in leasing; impozite, taxe vamale si taxe de import care sunt recuperabile, rambursabile sau compensate prin orice mijloace, respectiv nu fac parte din sistemul fiscal general din Romania; costuri operationale, inclusiv costurile de intretinere si inchiriere; leasingul de utilaje, instalatii si echipamente tehnologice specifice proiectului sunt eligibile in cazul in care vor ramane in proprietatea beneficiarului proiectului dupa incheierea contractului de leasing; costurile oricaror servicii, bunuri si lucrari care valoreaza mai mult decat echivalentul in lei a 10.000 euro, pentru care beneficiarul nu a obtinut oferte de la cel putin trei furnizori, originalele acestora fiind incluse in declaratia de cheltuieli; comisioane bancare, costurile garantiilor si cheltuieli similare; costuri de schimb valutar, taxe si pierderi ocazionate de schimburile valutare asociate contului euro SAPARD; cheltuieli efectuate de catre administratia publica, incluzand Agentia SAPARD si, in special, cheltuieli de regie, chirii si salarii ale personalului angajat in activitati de management, implementare, monitorizare si control; acea parte de costuri, precum onorariile platite arhitectilor, inginerilor sau consultantilor, taxe legale, studii de fezabilitate, achizitii de patente si licente, costuri ce privesc pregatirea si/sau implementarea unui proiect, direct legate de masura in care depasesc 12 % din totalul costului eligibil al proiectului; cheltuieli legate de produse sau servicii care nu respecta regulile de achizitie si de origine; cheltuiala privind proiectele care au generat taxe de utilizator sau participant inainte de incheierea proiectului fara ca sumele respective sa fi fost deduse din costurile eligibile; cheltuieli promotionale, altele decat de interes comun. Daca in contractele de achizitii se face referire la una sau mai multe cheltuieli mentionate mai sus, beneficiarul finantarii prin Programul SAPARD trebuie sa suporte din surse proprii aceste cheltuieli, ele neputand fi solicitate la plata. Contractele de achizitii pot fi modificate pe durata derularii lor daca anumite circumstante de implementare modifica, conditiile initiale din momentul semnarii contractului. Modificarile contractului de achizitie se realizeaza in baza unei Note explicative de modificare a contractului, semnata de beneficiar, care urmeaza sa fie depusa la BRIPS pentru evaluare. Avizarea va fi favorabila daca actul aditional nu influenteaza procedura de achizitii publice. Daca BRIPS nu avizeaza actul aditional beneficairul are obligatia sa remedieze neconcordantele semnalate si sa redepuna dosarul de achizitii respectiv in vederea unei noi verificari. In urma obtinerii avizului favorabil se va incheia un act aditional la contractul initial, semnat de ambele parti. Schimbarile de adresa si de cont bancar vor fi notificate in scris de contractant catre beneficiar. Nota explicativa de modificare a contractului de achizitii trebuie facuta astfel incat sa permita semnarea actului aditional inainte de data finalizarii contractului initial. Actul aditional trebuie sa fie datat. Acesta nu trebuie sa cuprinda servicii anterioare sau sa intre in vigoare inaintea datei la care a fost semnat de parti. Partile sunt legate de actul aditional din momentul semnarii. Trebuie respectate urmatoarele principii: modificari la contract se pot face doar in perioada de executie a contractului si nu au efect retroactiv; scopul actului aditional trebuie sa fie strans legat de natura proiectului din contractul initial; Prin actul aditional nu se pot face modificari care afecteaza fundamental termenii de referinta sau dupa caz a specificatiilor tehnice din oferta; actul aditional nu trebuie sa modifice conditiile de concurenta stabilite in perioada adjudecarii contractului; preturile unitare trebuie sa fie identice cu cele din contractul initial, daca in contractul initial nu se stipuleaza posibilitatea revizuirii acestora; orice modificare care prelungeste durata de executie a contractului trebuie facuta astfel incat implementarea si platile finale sa fie realizate inaintea expirarii contractului de finantare in cauza; prin actul aditional nu se mareste bugetul initial total. Transmiterea spre publicare in Sistemul Electronic de Achizitie Publica (SEAP) a anunturilor de intentie, de participare si atribuire a contractelor de achizitie publica se va putea realiza numai prin completarea formularelor specifice disponibile in acest sistem si numai de catre autoritatile contractante inregistrate in SEAP. Prevederea este inclusa in normele de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica prin mijloace electronice, adoptata prin Hotarare de Guvern. Incepand cu 1 ianuarie 2007, publicarea anunturilor de intentie, participare si de atribuire se va face in principal in Sistemul Electronic de Achizitii Publice disponibil la adresa de Internet https://www.e-licitatie.ro/. Ramane insa de vazut ce se intelege prin formularea destul de ambigua „in principal” si ce licitatii vor putea ocoli astfel transparenta stabilita de aceasta hotarare de Guvern. Anunturile publicate in SEAP vor fi accesibile in mod gratuit si nerestrictionat tuturor operatorilor economici de pe piata. Potrivit actului normativ, SEAP pune la dispozitia autoritatilor contractante facilitati tehnice pentru aplicarea, integrala sau partiala, prin mijloace electronice, a procedurilor de atribuire a contractelor de achizitie publica. De asemenea, SEAP pune la dispozitia autoritatilor contractante posibilitatea tehnica de a achizitona direct, prin intermediul unui catalog electronic, produse, servicii sau lucrari a caror valoare estimata nu depaseste echivalentul in lei a 5.000 euro pentru fiecare achizitie. In cazul in care publica un astfel de catalog, operatorii economici au obligatia de a mentiona detaliile cu privire la produsele, serviciile si lucrarile oferite, pretul, astfel incat autoritatea contractanta sa aiba suficiente informatii pentru a alege in mod corect si obiectiv. SEAP are obligatia de a asigura oricarui operator economic inregistrat in Sistem, accesul liber si restrictionat la fiserul electronic cuprinzand documentatia de atribuire. In cazul in care un operator economic inregistrat in SEAP incalca normele si procedurile de utilizare si securitate ale Sistemului Electronic de Achizitii Publice, operatorul SEAP, prin decizie, poate suspenda dreptul respectivului operator economic de a participa la procedurile de atribuire din sistem. Perioada maxima de suspendare din SEAP nu poate depasi doi ani. Normele si procedurile de utilizare si securitate ale SEAP vor fi adoptate prin decizie a operatorului SEAP, in termen de 20 de zile de la intrarea in vigoare a Hotararii. Pentru a participa la o procedura de atribuire aplicata integral prin utilizarea mijloacelor electronice sau la o licitatie electronica, orice operator economic inregistrat in SEAP are obligatia sa plateasca operatorului acestui sistem informatic un tarif de participare al carui cuantum va fi stabilit prin decizie a operatorului SEAP, dar care nu va depasi suma de 20 de lei plus TVA/procedura. De asemenea, orice autoritate contractanta care a declansat in SEAP o procedura de atribuire aplicata integral prin utilizarea mijloacelor electronice sau o licitatie electronica are obligatia sa plateasca operatorului SEAP un tarif de utilizare. Cuantumul acestui tarif este stabilit in functie de numarul si de tipul procedurii derulate prin mijloace electronice in SEAP si variaza intre suma de 5 lei si 80 lei plus TVA/procedura.
|