Managementul strategic al institutiilor publice

Managementul strategic al institutiilor publice

Managementul strategic desemneaza acea componenta a activitatii unui manager public care consta in a largi orizontul imediat pentru a “gandi in perspectiva” actiunea entitatii pe care o conduce. El contine doua aspecte:

definirea obiectivelor, a strategiei, a structurii si principiilor de functionare a acestei entitati;

masurarea impactului, in spatiu si timp, a unei decizii importante ce este luata.

Astfel definit, managementul strategic priveste functionarii publici situati in posturi de raspundere, functionari ce nu trebuie doar sa indeplineasca mecanic munca de zi cu zi ci sa se raporteze la obiectivele generale ale organizatiei. El este insa, in principal, direct legat de functionarii publici aflati la nivele superioare, acolo unde se elaboreaza deciziile de ordin strategic.

Managementul strategic defineste orientarile fundamentale ale unei organizatii sau unitati administrative. Tehnicile managementului strategic (TMS) sustin procesul de concepere si punere in practica a acestor orientari. In administratia publica actuala se pot utiliza diferite tehnici:

1. proiectul de serviciu

2. scrisoarea de definire a misiunilor

3. planul de activitate

4. proiectul strategic al formarii/perfectonarii functionarilor

5. controlul managerial

Toate aceste elemente concureaza la punerea in practica a politicilor de modernizare in cadrul serviciului public.

1. Mobilizarea energiilor in cadrul serviciului public

Mobilizarea energiilor persoanelor care activeaza intr-o organizatie publica constituie o conditie  a reusitei acestei organizasii. Ea este direct legata de conceptul de management strategic, odata ce consta in definirea optiunilor fundamentale pe baza carora se va incerca o reunire a eforturilor tuturor, in vederea realizarii misiunilor ce sunt incredintate organizatiei. Unul din rolurile esentiale ale functionarilor superiori, mai precis a managerilor publici, consta in “a da sens” actiunii persoanelor ce activeaza in cadrul institutiilor administratiei publice, chiar in perioade de schimbari sau transformari semnificative. Expresia “a da sens” trebuie perceputa in doua sensuri:

- a oferi o semnificatie actiunii desfasurate,

- a oferi o directie de evolutie.

Mobilizarea poate fi perceputa deci ca o combinatie de genul:

Mobilizare = Focalizare + Motivare

Definirea obiectivelor prioritare reprezinta misiunea centrala a conducatorilor unei institutii publice, fiind esenta efortului de focalizare a energiilor.

Managerii publici dispun de doua parghii fundamentale pentru a motiva:

1. motivarea de ordin financiar,

2. motivarea non-financiara.

Managerilor publici le revine obligatia de:

- a defini fundamentele motivarii in cadrul entitatii pe care o conduc (principii, valori, instrumente ce pot fi utilizate),

- a le face cunoscute,

Referat: Parlamentul European - puterea legislativa si bugetara Proiect: Substratul filosofic al democratiei grecesti

- a initia o dinamica de punere in practica a acestor principii si valori in activitatea cotidiana,

- a da un exemplu pozitiv, fata de echipa proprie si cu ocazia contactelor cu alti colaboratori (reuniuni, etc.).

Mobilizarea energiilor constituie una din functiile esentiale ale managerilor publici; ei sunt persoanele ce au indatorirea de a clarifica misiunea entitatii din subordine, a fixa obiectivele, a defini strategia si a alege elementele (financiare si non-financiare) esentiale pentru a motiva colaboratorii.

2. Coordonarea schimbarii intr-o organizatie publica

Posibile motive pentru schimbarea modului de functionare a administratiei publice:

1. Ratiuni de tip economic: modificarea resurselor ce stau la dispozitia administratiei publice, presiunea firmelor private pentru a prelua anumite servicii care apartineau traditional organizatiilor publice, nevoia sectorului privat de a lucra cu o administratie adaptata realitatilor actuale.

2. Ratiuni tehnologice: revolutia tehnologica semnifica informatizarea serviciului public, ceea ce presupune un alt tip de activitate.

3. Ratiuni sociologice: atitudinea cetatenilor se modifica, profilul consumatorului se schimba; asteptarile acestora fata de administratia publica nu mai sunt aceleasi.

4. Ratiuni institutionale: integrarea Romaniei intr-un cadru international deschis, respectiv descentralizarea institutiilor statului conduc structurile si modelele traditionale inspre o criza de solutii.

Vom trata in continuare:

- principalele obstacole in calea schimbarii,

- ce fel de schimbare se opereaza si cum?

Obstacole in calea schimbarii

Aceste obstacole, ce se constituie in principalele piedici in calea schimbarii, sunt in acelasi timp si parghii ce trebuie folosite pentru a reusi in operarea transformarilor. Putem identifica trei obstacole majore:

- mentalitatile conducatorilor si functionarilor publici,

- cultura organizatiei,

- jocurile interne.

Mentalitatile

De fapt, pe fondul unui mediu in schimbare, daca persoanele care lucreaza in administratia publica, si mai ales cei situati la nivele de decizie nu evolueaza in acelasi ritm si din punctul de vedere al mentalitatilor, ei vor lua deciziile pe baza unor premise false si vor bloca transformarile necesare. Trebuie deci, ca in mod permanent, liderii administratiei publice sa se deschida spre exterior, sa se formeze, sa calatoreasca, sa participe la colocvii de

specialitate, pentru a integra schimbarile mediului si a le transmite colaboratorilor.

Cultura organizatiei

Cultura unei organizatiei reprezinta ansamblul elementelor care permit membrilor acesteia sa traiasca, sa comunice si sa lucreze in comun.

Ea prezinta doua functii principale:

Constituie un factor esential al coeziunii interne pentru ca permite membrilor sa traiasca in colectivitate, fiind, din acest punct de vedere, o forta conservatoare, un obstacol in calea schimbarii.

Furnizeaza o modalitate de adaptare la provocarile externe, oferind metode pozitive de rezolvare a problemelor.

Cultura organizatiei s-a nascut pe baza provocarilor la care aceasta a trebuit sa raspunda de-a lungul existentei sale. Avem deci, de-a face cu o realitate profunda ce nu poate fi eliminata fara riscuri, modificata fara probleme. Experienta ne arata ca acele organizatii si tari care au reusit (Japonia, Germania) sunt cele care s-au concentrat asupra culturii proprii pentru a o face sa evolueze si nu cele care au respins-o fara precautii.

Jocurile interne

Toate organizatiile administratiei publice se bazeaza pe factorul uman; oamenii sunt cei care fac organizatia sa traiasca, sa evolueze sau sa aiba o evolutie negativa. Ori, acesti “actori” au o tendinta naturala de a refuza schimbarea, pe baza unui motiv esential: fiecare stie ce va pierde si nu stie ce va castiga.

In fapt, in toate organizatiile publice care au o anumita vechime fiecare “actor”, de la cei mai putin importanti la cei cu putere de decizie, se prevaleaza de o anumita “ libertate” ce se bazeaza pe trei elemente esentiale: informatiile de care dispune fiecare, informatii care nu ii servesc in mod real decat in cadrul organizatiei proprii; experienta acumulata, experienta ce risca sa nu mai fie de nici un folos, intr-o organizatie modificata; retelele in care functionarul este integrat si care ii permit sa actioneze de o maniera eficace.

Toate modificarile dintr-o institutie a administratiei publice ameninta functionarii existenti care au ca o prima reactie, o atitudine de refuz sau cel putin de neincredere. 

Managementul strategic al angajarilor si competentelor are ca obiect identificarea diferentelor intre nevoile actuale si cele viitoare ale institutiei publice in acest domeniu. Este nevoie de anticiparea diferentelor existente inainte de a angaja politici si planuri de actiune pentru a le reduce.