Comunicarea si transparenta decizionala

1 Particularitati ale procesului de comunicare interna

Principiile de rationalizare a structurii organizatorice sunt :

principiul suprematiei obiectivelor

principiul unitatii de decizie si actiune

principiul apropierii managementului de executie (reducerea nr de niveluri ierarhice)

principiul permanentei managementului (pt fiecare post de management trebuie sa fie prevazuta o persoana care sa poata inlocui titularul sau)

principiul interdependentei minime- definirea obiectivelor, competentelor, responsabilitatilor trebuie formulata astfel incat sa se reduca la minimum dependenta dintre el.Cu cat dependenta dintre posturi si compartimente este mai mare, cu atat sarcinile, competentele si responsabilitatile sunt mai dispersate, conlucrarea mai confuza si autoritatea mai diluata

principiul economiei de comunicatii –volumul prea mare de informatii care parcurg circuitele informationale

principiul definirii armonizate a posturilor si functiilor

principiul concordantei cerintelor postului cu caracteristicile titularului

principiul instituirii unor echipe intercopartimentale

principiul determinarii variantei optime (structura organizatori- catrebuie elaborata in mai multe variante)

principiul reprezentarii structurii (prin organigrama)

2 Particularitati ale relatiilor publice-extern

Directia relatii publice si informare are ca obiect de activitate asigurarea legaturii intre Primarul General, Viceprimari, Secretarul general al municipiului Bucuresti, compartimentele din structura organizatorica a Primariei Municipiului Bucuresti si institutiile administratiei publice centrale, administratiei publice locale, alte unitati, cetateni etc. pentru informarea si solutionarea problemelor ce sunt de competenta Primariei Municipiului Bucuresti. Indeplineste atributiile ce decurg din aplicarea Ordonantei 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor, aplicarea Legii nr.544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public si raspunde de relatia cu societatea civila, conform Legii nr. 52/2003 privind transpareanta decizionala in administratia publica.

In vederea indeplinirii obiectului de activitate Directia relatii publice si informare stabileste relatii de cooperare (colaboreaza) cu toate compartimentele din structura organizatorica a Primariei Municipiului Bucuresti, precum si cu institutii ale administratiei centrale, locale, agenti economici, Guvernul Romaniei, Institutia avocatul poporului, Presedintie, serviciile mass- media etc.

I. Centrul de Informare si Documentare pentru Relatii cu Cetatenii

Este organizat ca serviciu si are urmatoarele compartimente:

1. Registratura Generala

Primeste petitiile cetatenilor (cereri, reclamatii, sugestii, etc.) si le inregistreaza pe tipuri de probleme;

Clasifica documentele pe tipuri de probleme;

Verifica documentatia cetatenilor conform bazei de date existenta in Centrul de Informare si Documentare pentru Relatii cu Cetatenii si daca aceasta este completa, o inregistreaza. Daca documentatia este incompleta, aceasta este returnata petentului in vederea completarii;

Elibereaza un bon care contine: numar de inregistrare, data, numele petentului, adresa si telefonul la care poate fi contactat pentru eventuale completari si nelmauriri in legatura cu cele solicitate;

Informeaza referitor la stadiul unei lucrari si solicita lamuririle necesare de la compartimentele de specialitate din cadrul Primariei Municipiului Bucuresti;

Informeaza cetatenii privind diverse tipuri de probleme legate de activitatea Primariei Municipiului Bucuresti si a altor institutii publice aflate in subordinea C.G.M.B.;

Transmite catre compartimentele de specialitate din cadrul Primariei Municipiului Bucuresti lucrarile centralizate, printr-un curier;

Primeste si elibereaza raspunsurile transmise de compartimentele de specialitate din cadrul Primariei Municipiului Bucuresti;

Lucrare: Scoala geopolitica romaneasca Referat: Organizarea Tribunalul de Prima Instanta

Aduce la cunostinta conducerii propunerile si sesizarile cetatenilor in vederea unei bune functionari a Primariei Municipiului Bucuresti;

Urmareste solutionarea si redactarea, in termenul legal, a raspunsurilor elaborate de directiile de specialitate ale Primariei Municipiului Bucuresti, catre petenti.

Intocmeste lunar un raport privind situatia lucrarilor scadente la nivelul Primariei Capitalei pe care il inainteaza Primarului General.

Raspunde de cunosterea si aplicarea legislatiei din domeniul lor de activitate;

Indeplineste si alte sarcini dispuse de conducerea directiei si a Primariei Municipiului Bucuresti.

2. Compartimentul pentru aplicarea Legii 544

Compartimentul pentru aplicarea Legii 544 are doua componente: Ghiseul de  informatii si Punct de informare-documentare. Printre activitatile acestuia se numara:

Furnizarea, verbala de informatii de interes public legate de activitatea Primariei Municipiului Bucuresti si a altor institutii publice aflate in subordinea C.G.M.B.(prin Ghiseul de Informatii) cetatenilor;

Pune la dispozitia cetatenilor, in vederea consultarii, documente ce contin informatii de interes public, prin Punctul de Informare-Documentare(ex.: Hotarari ale C.G.M.B., Dispozitii ale Primarului General);

Solicita de la compartimentele de specialitate din Primaria Municipiului Bucuresti, prin telefon, lamuririle necesare asupra unor probleme neclare ridicate de cetateni, prin Ghiseul de Informatii;

Ofera cetatenilor care telefoneaza la Centrul de Informare si Documentare pentru Relatii cu Cetatenii, informatii de interes public, in masura in care acestea sunt de competenta Primariei Municipiului Bucuresti si pot fi furnizate telefonic;

In cazul in care informatia de interes public solicitata se acorda la cerere, indruma cetatenii catre Registratura Generala a Primariei Municipiului Bucuresti.

Raspunde solicitarilor de informatii de interes public venite pe site-ul Primariei.

Raspunde de cunosterea si aplicarea legislatiei din domeniul lor de activitate.

Indeplineste si alte sarcini dispuse de conducerea directiei si a Primariei Municipiului Bucuresti.

II. Serviciul pentru Relatia cu Mass-Media si Audiente

1. Compartimentul Audiente

Organizeaza inscrierea in audiente la Primarul General, Viceprimari si Secretarul general al municipiului Bucuresti;

Pregateste materialele pentru audiente in functie de cererile depuse si inregistrate;

Participa la audiente si intocmeste procesul verbal;

Comunica raspunsurile catre cetateni in termenele stabilite de prevederile legale in vigoare;

Urmareste solutionarea solicitarilor adresate de catre petenti in timpul audientei si intocmeste un raport privind rezolvarea acestora;

Primeste solicitarile cetatenilor venite prin posta pe adresa P.M.B., le analizeaza si, daca sunt de competenta Directiei Relatii Publice si Informare, elaboreaza si trimite raspunsul petentului in termenul prevazut de lege, iar daca solicitarea este de competenta altei directii, transmite petitia la compartimentul de specialitate;

Raspunde de cunosterea si aplicarea legislatiei din domeniul lor de activitate;

Indeplineste si alte sarcini dispuse de conducerea directiei si a Primariei Municipiului Bucuresti.

2. Compartimentul pentru Relatia cu Mass-Media

Colaboreaza cu toate directiile din aparatul propriu al C.G.M.B., toate institutiile publice si regiile autonome aflate sub autoritatea C.G.M.B., reprezentantii mass-media acreditati la Primaria Municipiului Bucuresti;

Redacteaza comunicate de presa;

Analizeaza si evalueaza modul in care se reflecta actiunile intreprinse de Primaria Municipiului Bucuresti in presa;

Furnizeaza ziaristilor, prompt si complet, orice informatie de interes public care priveste activitatea Primariei Municipiului Bucuresti;

Acorda fara discriminare, in termen de cel mult doua zile de la inregistrare, acreditarea ziaristilor la Primaria Municipiului Bucuresti;

Intocmeste lucrari de specialitate (analize si sinteze);

Organizeaza conferinte de presa;

Informeaza in timp util si asigura accesul ziaristilor la activitatile si actiunile de interes pubhlic organizate de Primaria Municipiului Bucuresti;

Protejarea imaginii primariei, scop in care colaboreaza cu toate structurile din Primaria Municipiului Bucuresti;

Analizeaza, evalueaza si planifica comunicarea in probleme de interes pentru Primaria Municipiului Bucuresti;

Consilierea si acordarea de asistenta de relatii publice si imagologica Primarului general si membrilor staff-ului acestuia;

Organizarea si intretinerea relatiilor cu mass-media, cu opinia publica in general;

Intretinerea relatiilor cu organismele guvernamentale, comisiile parlamentare, partidele politice si organizatiile apolitice in vederea informarii corecte a acestora despre activitatea si problemele Primariei Municipiului Bucuresti si realizarea unei atitudini favorabile fata de indeplinirea functiunilor acesteia;

Intretinerea de relatii profesionale amiabile cu structurile corespunzatoare din alte organizatii similare – romanesti si straine;

Informeaza, ori de cate ori este necesar, pe Primarul General al Capitalei asupra aspectelor referitoare la imaginea Primariei Municipiului Bucuresti si dinamica acesteia si se ocupa de gestionarea mediatica a crizelor ce pot afecta imaginea institutiei si/sau a Primarului General;

Organizeaza culegerea, prelucrarea, analiza, stocarea (sau difuzarea) informatiilor ce apar in mass-media interna si internationala privind problemele si activitatile Primariei Municipiului Bucuresti, realizand banci de date, in colaborare cu mass-media si Directia relatii internationale;

Difuzeaza ziaristilor dosare de presa legate de evenimente sau activitati ale Primariei Municipiului Bucuresti;

Analizeaza evolutia imaginii Primariei Municipiului Bucuresti pe plan intern si extern, utilizand si sondaje sociologice contractate cu institutii specializate.

Raspunde de cunosterea si aplicarea legislatiei din domeniul lor de activitate.

Indeplineste si alte sarcini dispuse de conducerea directiei si a Primariei Municipiului Bucuresti.

III. Compartimentul Dispecerat – Comunicare

Tine evidenta amplasarii si functionarii echipamentelor de radiocomunicatii;

Tine evidenta configurarii retelei de radiocomunicatii a Primariei Municipiului Bucuresti;

Prin intermediul sistemului radio asigura legaturile intre P.M.B., primariile de sector si regiile subordonate C.G.M.B.;

Primeste si inregistreaza sesizarile si reclamatiile telefonice de la cetateni;

Transmite sesizarile telefonice ale cetatenilor la unitatile implicate si urmareste rezolvarea operativa a acestora;

Tine evidenta masurilor de rezolvare a sesizarilor;

Semnaleaza disfunctionalitatile aparute in functionarea retelei de radiocomunicatii si urmareste rezolvarea acestora;

Mentine in stare de functionare statiile de emisie-receptie fixe, mobile si portabile distribuite corespondentilor municipalitatii, primariilor de sectoare, altor unitati aflate in subordinea C.G.M.B. si coordonate de catre Primaria Municipiului Bucuresti;

Urmareste derularea contractului de service, a operatiunilor de depanare-intretinere a echipamentelor de radiocomunicatii;

Raspunde de cunoasterea si aplicarea legislatiei din domeniul lor de activitate;

Indeplineste si alte sarcini dispuse de conducerea directiei si a Primariei Municipiului Bucuresti.