ANEXA V la Contractul de finantare

Cap.I. PREVEDERI GENERALE

Pentru acordarea ajutorului financiar nerambursabil, beneficiarii contractelor de finantare cu Agentia SAPARD trebuie sa completeze si sa depuna la BRIPS cereri de plata (in functie de numarul de transe ales), stampilate si semnate de reprezentantul legal al beneficiarului..

La data depunerii cererii de plata, beneficiarul trebuie sa se afle in situatia juridica mentionata in cererea de finantare si in notele de completare a acesteia, efectuate pe parcursul procedurii de evaluare, situatie ramasa definitiva si obligatorie pentru beneficiar cu ocazia semnarii contractului de finantare. Schimbarea acestei situatii poate fi admisa numai daca in prealabil beneficiarul a notificat in scris catre BRIPS schimbarea survenita, iar BRIPS a admis si anexat aceasta notificare la cererea de plata supusa verificarii.

Beneficiarul finantarii poate solicita rambursarea cheltuielile eligibile (cheltuieli care nu se afla pe lista cheltuielilor neeligibile) efectuate in procentul stabilit pentru masura si submasura in care se incadreaza proiectul. Valoarea cheltuielilor eligibile efectuate pentru prima cerere de plata trebuie sa fie mai mare sau egala cu 30% din valoarea totala eligibila a proiectului. Suma tuturor transelor trebuie sa fie cel mult egala cu valoarea ajutorului financiar nerambursabil din contractul de finantare cu Agentia SAPARD

Cheltuielile efectuate conform contractului de finantare a proiectului pentru achizitia de lucrari, bunuri sau servicii se evidentiaza de catre beneficiar in contabilitate separata si distincta a proiectului, in conformitate cu prevederile art.1 si art.11(2) din Legea contabilitatii nr.82/1991 si ale Regulamentului de aplicare a acesteia, pct.1 si pct.6.

Nici o plata sau incasare de suma aferenta realizarii proiectului nu se va face in numerar sau in alt mod decat cel specificat in contractul de achizitii. Aceste operatiuni se vor efectua prin:

-ordin de plata-hartie (OPH) sau CEC,in conformitate cu Regulamentele Bancii Nationale a Romaniei nr.8/19.02.1994 privind ordinul de plata(anexe:Norme cadru 15/1994 si Norme tehnice nr.16/1994)si nr.10/14.11.1994 privind platile interbancare fara numerar;

-pe suport hartie(anexe: Norme cadru 7/1994 si Norme tehnice nr.9/1994-privind cecul).

Schimbarea datelor de definire a identitatii furnizorilor pe timpul implementarii proiectului se notifica de catre Beneficiar la BRIPS in aceleasi conditii cu cele de la punctul 2.

Cererea de plata, impreuna cu toate documentele justificative ale cheltuielilor formeaza dosarul cererii de plata.Obiectul cererii de plata se constituie in solicitarea ajutorului nerambursabil acordat pentru transa respectiva,fiind cheltuieli achitate efectiv si inregistrate in contabilitatea beneficiarului.Ajutorul nerambursabil reprezinta partea (conform procentului acordat pe masura/submasura) din cheltuielile eligibile care au fost prevazute in contractul de finantare si cererea de finantare anexata acestuia.

Cap. II. CONFORMITATEA DOSARULUI CERERII DE PLATA

Dosarul cererii de plata se intocmeste la fiecare solicitare de plata de beneficiar, conform programarii din Declaratia de esalonare a platilor sau a unei reesalonari ulterioare. Declaratia de esalonare a platilor trebuie completata cu toate datele solicitate (valorile se completeaza in lei). Daca pe parcursul implementarii proiectului datele din Declaratia de esalonare a platilor se modifica este necesara redepunerea acesteia, cu cel putin 30 de zile inainte de depunerea urmatoarei cereri de plata. Beneficiarul poate alege numai un singur modul de transe de plata (din cele cinci disponibile) pentru rambursarea cheltuielilor eligibile efectuate in cadrul proiectului.

Beneficiarul va semna si stampila (pentru persoanele fizice este suficienta semnatura) fiecare copie a unui document original pe care va mentiona „Conform cu originalul”. Fiecare pagina din dosarul cererii de plata, va fi numerotata, stampilata si semnata de reprezentantul legal al proiectului. Pagina corespunzatoare fiecarui document va fi inscrisa in Opisul de documente.

Documentele care se introduc in dosarul cererii de plata trebuie sa indeplineasca cerintele de completitudine si de conformitate prin specificarea tuturor datelor privind identitatea si resedinta emitentului si destinatarului, numarul si data de inregistrare a documentului la emitent si destinatar. Documentele trebuie semnate si stampilate (pentru persoanele fizice este suficienta semnatura).

Toate formularele specifice Programului SAPARD trebuie sa fie completate conform modelelor disponibile la BRIPS. Beneficiarul(reprezentantul legal) poate solicita informatii privind modul de completare al acestora la Biroul Preautorizare Plati din cadrul BRIPS.

Toate documentele din dosarul cererii de plata care au regim de document tipizat vor fi in conformitate cu prevederile legale. Formularele solicitate de Agentia SAPARD vor fi disponibile la BRIPS-uri sau pe site-ul Agentiei, si se vor redacta clar si explicit. In cazul in care pe un document tipizat se opereaza modificari ale continutului initial, in dreptul fiecarei modificari se va mentiona:

Lucrare: Scoala geopolitica romaneasca Referat: Organizarea Tribunalul de Prima Instanta

Modificat de . . . ..(nume ,prenume ,functie) . . . . . . la data de . . . . . dupa care cel care a operat modificarea va mentiona numele in clar si va semna. Neindeplinirea celor de mai sus anuleaza conformitatea documentului in cauza.

Documentele redactate intr-o alta limba decat romana trebuie sa fie insotite de o traducere in limba romana. Traducerea va fi autorizata sau va fi realizata de beneficiar cu mentiunea din partea acestuia „Imi asum raspunderea privind corectitudinea traducerii” dupa care se va mentiona numele in clar al responsabilului legal care va semna si aplica stampila beneficiarului.

Dosarul cererii de plata trebuie sa cuprinda formularele emise de Agentia SAPARD si copii ale documentelor originale mentionate in cererea de plata, avand in vedere ca fotocopierea sa fie de buna calitate.

Agentia SAPARD sau Serviciile Tehnice Delegate in cadrul Programului SAPARD pot solicita si alte documente justificative in conformitate cu legislatia romana in vigoare.

Cap. III DEPUNEREA DE CATRE BENEFICIAR A DOSARULUI CERERII DE PLATA

Dosarul cererii de plata se intocmeste pentru fiecare transa de plata solicitata. Dosarul cererii de plata se depune personal de catre reprezentantul legal al beneficiarului la BRIPS. Beneficiarul trebuie sa depuna fiecare cerere de plata in conformitate cu Declaratia de esalonare a platilor respectand termenul de depunere(data) si suma aferenta transei respective (valoarea din formular).

La depunere beneficiarul trebuie sa fie in posesia documentelor originale a caror copie a fost introdusa in dosarul cererii de plata.

Ultima cerere de plata trebuie depusa inainte de data limita (trei luni inainte de perioada de expirare – 31 decembrie a celui de-al doilea an de finantare care urmeaza anului de alocare financiara) 

Cap.IV VERIFICAREA DE CATRE BRIPS A DOSARELOR-CERERE DE PLATA

Conformitatea Dosarului cererii de plata se va efectua la sediul BRIPS, de catre un expert din cadrul Biroului Preautorizare Plati prin Fisa de de verificare a conformitatii dosarului cererii de plata.La cererea beneficiarului, verificarea conformitatii se poate efectua in prezenta acestuia. Acest formular trebuie semnat de catre expertul care a efectuat verificarea si de beneficiar, care are obligatia sa semneze de luare la cunostinta de rezultatul verificarii. Un exemplar al acestui formular va fi inmanat beneficiarului. Dupa confruntarea documentelor originale cu copiile atasate la dosar, acestea se vor restitui beneficiarului. La solicitarea Agentiei SAPARD sau a Serviciilor Tehnice delegate aceste documente trebuie sa fie puse la dispozitie ori de cate ori sunt  solicitate.

In situatia in care a dosarul cererii de plata este complet acesta va fi inregistrat la BRIPS. Daca dosarul cererii de plata nu este complet se acorda beneficiarului un termen de 10 zile calendaristice , incepand cu urmatoarea zi de la prezentarea dosarului, pentru a reveni cu dosarul complet. Conformitatea dosarului completat se va certifica prin completarea unei alte Fise de verificare a conformitatii dosarului cererii de plata.

Verificarea continutului dosarului cererii de plata se va face de Biroul Preautorizare Plati BRIPS. Daca in timpul verificarii continutului documentelor din dosarul cererii de plata se constata erori sau neconcordante, BRIPS va notifica beneficiarul asupra acestor constatari, acordandu-i un termen de 15 zile calendaristice, urmatoare zilei de confirmare de catre beneficiar a primirii notificarii, pentru a solutiona erorile sau neconcordantele. In cazul in care, in acest interval de timp, beneficiarul nu solutioneaza neconcordantele conform notificarii,sau nu prezinta justificari argumentate pentru situatia constatata prin prezentarea si depunerea la BRIPS a documentelor solicitate, se poate propune declansarea procedurii de reziliere a contractului de finantare.

Cap.V VERIFICAREA DE CATRE SERVICIILE TEHNICE DELEGATE (STD) A DOSARELOR –   CERERI DE PLATA CONFORME

Verificarile STD a dosarului cererii de plata se efectueaza in prezenta reprezentantului legal sau tehnic al beneficiarului, care pe toata durata efectuarii acestor verificari are urmatoarele obligatii:

sa fie prezent la data, ora si locul de intalnire stabilite anterior cu expertul (expertii) verificatori STD si sa-i insoteasca  pe acestia pe toata durata verificarilor;

sa asigure accesul neingradit al expertului (expertilor) verificatori STD la intregul obiectiv al investitiei, inclusiv la zonele adiacente acesteia, precum si la intreaga baza de date administrative, tehnice si financiar-contabile legate de realizarea proiectului;

sa asigure toate informatiile necesare formularii unor concluzii clare si fara echivoc in legatura cu fiecare obiect al verificarii;

sa ia cunostinta asupra rezultatelor verificarilor efectuate de expertul (expertii) STD si sa confirme acest fapt prin semnarea, la terminarea verificarilor, a documentelor de verificare, asa cum sunt prevazute de procedura de preautorizare plati.

sa prezinte si sa permita fotocopierea tuturor documentelor financiar contabile, relevante pentru implementarea proiectului, solicitate de expertii verificatori STD sau ai Agentiei SAPARD, si in special a urmatoarele conturi contabile:

a.      contul sintetic 131-Subventii pentru investitii, individualizat in Bilantul contabil, in Pasiv, la Capitaluri proprii, care va contine date privind toate finantarile nerambursabile obtinute din fonduri publice de beneficiarii persoane juridice.

b.      registrul jurnal care va contine date privind toate finantarile nerambursabile obtinute din fonduri publice de beneficiarii persoane fizice.

Beneficiarii persoane juridice vor deschide doua conturi analitice la contul 131:

131.1-individualizeaza finantarile nerambursabile din fonduri publice obtinute de beneficiar pentru proiectul verificat (altele decat cele obtinute prin Programul SAPARD)

131.2-individualizeaza finantarile nerambursabile din fonduri publice obtinute de beneficiar pentru proiectul verificat, prin Programul SAPARD.

Verificarile efectuate de STD si de Agentia SAPARD au drept scop sa evidentieze, la momentul efectuarii verificarii, daca beneficiarul:

si-a mentinut statutul de beneficiar eligibil conform Programului SAPARD

a respectat intocmai angajamentele si obligatiile administrative, tehnice si economice stipulate in cererea de finantare, contractul de finantare, contractele de achizitii si in declaratiile si rapoartele prezentate cu privire la realizarea proiectului;

a solicitat corect si in conditii de eligibilitate finantarea nerambursabila acordata prin Programul SAPARD, prin raportarea reala a realizarilor fizice cu cele financiare cuprinse in dosarul cererii de plata.

Daca in etapa de verificare documentara STD se identifica o situatie de incompletitudine sau neconformitate a dosarului cererii de plata, faptul se notifica imediat la BRIPS care la randul sau va notifica beneficiarul in vederea solutionarii situatiei de incompletitudine sau neconformitate. De la data notificarii STD a unei asemenea situatii si pana la solutionarea sa de catre BRIPS (prin si cu concursul beneficiarului) verificarea dosarului cererii de plata se suspenda.

Rezultatele verificarilor efectuate de expertul (expertii) STD se consemneaza in documentele de verificare care se aduc la cunostinta beneficiarului si trebuie confirmate de acesta prin semnatura. In situatiile de refuz al beneficiarului de a semna rezultatele verificarilor, acestea nu-si pierd valabilitatea, dosarul  cererii de plata urmand a fi declarat eligibil la nivelul cheltuielilor eligibile admise sau neeligibil.