ELEMENTE DE PROTOCOL - necesare activitatii de secretariat

ELEMENTE DE PROTOCOL - Necesare activitatii de secretariat

1. Rolul protocolului

Ceremonialul creeaza cadrul si atmosfera in care urmeaza sa se desfasoare raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codifica regulile care guverneaza ceremonialul, al carui obiect este de a oferi fiecarui participant prerogativele, privilegiile si imunitatile la care are dreptul. Ceremonialul si protocolul garanteaza egalitatea in drepturi a partenerilor, care permite fiecareia dintre ei sa-si faca auzita in mod liber vocea. Si unul si celalalt impun curtoazia care trebuie sa guverneze raporturile intre oamenii de buna credinta. Ceremonialul si protocolul guverneaza, de asemenea, negocierea, incheierea si intrarea in vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o incidenta zilnica asupra vietii si activitatii de afaceri.

Protocolul pune problema regulilor care determina ordinea de precadere intre parteneri.

2. Eticheta

„Regulile de conduita” sau „regulile de comportare” la care se refera eticheta contribuie la buna desfasurare a relatiilor din societate, in general, si la o desfasurare normala a activitatii in afaceri in special. Este foarte importanta cunoasterea si aplicarea acestor reguli de catre fiecare partener, dat fiind ca necunoasterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretari eronate, la complicatii relationale care depasesc sfera relatiilor strict personale ale celor in cauza. Nu se pot concepe relatii intre parteneri fara contactul uman necesar si, in cadrul acestui contact, fara respectarea unor reguli de eticheta.

Necunoasterea acestor reguli poate fi considerata, in ultima instanta, o lipsa de competenta profesionala a unei persoane chemate sa reprezinte interesele unei parti pe planul relatiilor specifice. In concluzie, insusirea si respectarea unor reguli de eticheta pot si trebuie sa constituie o sarcina de ordin profesional.

A. Tinuta fizica (pe strada si in societate)

Este foarte important ca partenerii sa aiba o tinuta corecta, ingrijita, sa se controleze permanent in fiecare ocazie asupra acesteia. In societate este gresit sa te sprijini de spatarul unui scaun sau de perete, sa tii mainile in buzunar sau sa te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe cat posibil, trebuie evitat sa stai cu spatele la alta persoana care este asezata pe scaun, fotoliu sau canapea. Asezarea pe scaun sau canapea trebuie facuta de asa maniera incat sa nu denote o stare de plictiseala sau satisfactia de a fi cucerit un loc pe care nu esti dispus sa-l cedezi. Trebuie evitata strangerea genunchilor cu mainile, sprijinirea capului de spatar, batutul cu degetele pe bratele scaunului. Incrucisarea genunchilor la prea mare inaltime trebuie, de asemenea, evitata. Femeile trebuie sa acorde mare atentie felului cum stau pe scaun si cum isi incruciseaza picioarele, astfel incat rochia sa poata acoperi genunchii. In timpul conversatiei este nepoliticos sa-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai multa greutate argumentelor personale sau sa-l aprobi batandu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiva, un ras zgomotos, tusea, stranutul si alte zgomote dizgratioase (aerofagii etc.)

B. Salutul

Salutul este o manifestare de curtoazie fata de o alta persoana sau de un grup de persoane. El comporta, in mimica si in tinuta, o serie de nuante care pot sa-i modifice sau sa-i completeze sensul, sa constituie o expresie de stima sau o simpla obligatie formala. Cateva reguli de baza in legatura cu salutul:

ˇbarbatii saluta primii femeile;

ˇpersoanele mai tinere saluta primele pe cele mai in varsta;

ˇsubalternii saluta pe superiorii in grad.

Raspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lipsa de politete. Este recomandabil ca barbatul cand saluta cu palaria sa o tina de calota, inclinand usor capul si privind la persoana salutata. Daca mainile ii sunt ocupate, se accepta salutul printr-o simpla inclinare a capului. In alte cazuri, salutul se face printr-o inclinare a capului. De obicei, femeia raspunde la salut printr-o usoara inclinare a capului, arborand uneori un suras. In cazul intalnirii cu o persoana cunoscuta pe care nu doresti, totusi, s-o saluti, eschivarea trebuie facuta cu tact. Cand este intalnita o persoana care pare cunoscuta, fara a o putea identifica imediat, este preferabil, sa fie salutata. Persoanele care se afla intr-o masina saluta primele persoanele cunoscute de pe strada, in cazul in care au fost vazute. Daca persoana cunoscuta este impreuna cu mai multi prieteni, necunoscuti celui care saluta, se saluta tot grupul. In timpul salutului se folosesc si formulele: „buna dimineata, buna ziua sau buna seara”. La intalnirile oficiale se pronunta denumirea rangului: „buna ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#.

Strangerea de mana poate interveni fie cand persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorba sau a continua drumul impreuna, fie cu ocazia prezentarii lor. In cazul strangerii de mana rolurile sunt inversate: femeia este aceea care intinde prima mana, persoana cea mai in varsta celei mai tinere si persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secunda, cele doua persoane se privesc in ochi in momentul strangerii mainii.

In toate imprejurarile, barbatii se scoala pentru a strange mana interlocutorului; femeile, in schimb, nu se ridica in picioare decat cand este vorba de o persoana mult mai in varsta sau pe care doreste s-o onoreze in mod special.

Sarutul mainii continua inca sa fie practicat in numeroase locuri sau imprejurari, fiind considerat ca o forma de curtoazie, mai ales cand este vorba de femei in varsta sau casatorite, de sotii de inalti demnitari etc. Sarutul mainii se face intr-o forma politicoasa, prin aplecarea corpului, iar in anumite imprejurari este recomandabil sa se simuleze gestul (in aer liber, de exemplu). Este gresit sa se sarute mana inmanusata. De asemenea, este gresit sa se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afla impreuna.

C. Prezentarile

In probleme de eticheta, de o deosebita importanta in activitatea partenerilor este felul in care se fac prezentarile. In aceasta privinta trebuie respectate urmatoarele reguli:

ˇbarbatul este prezentat femeii;

ˇpersoana mai tanara este prezentata celei mai in varsta;

ˇpersoana cu gradul inferior este prezentata celei cu grad superior .

Persoana care face prezentarile se adreseaza cu formula: „imi permiteti sa va prezint pe…”. Daca persoana recomandata are mai multe titluri, se pronunta numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre soti de catre celalalt se spune simplu: „sotul meu” sau „sotia mea”. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul si doamna Ionescu sau domnul Ionescu si doamna, incepandu-se intotdeauna cu sotul. Formule ca „incantat”, „sunt fericit de a va fi intalnit / cunoscut” se folosesc in mod curent.

Desi in practica noastra nu se obisnuieste autoprezentarea, in tot mai multe tari ea este cunoscuta in randul oficialitatilor si in corpul diplomatic. In astfel de ocazii trebuie sa se evite ca la autoprezentare sa se adauge, in afara de nume, apelative „domnul” sau „doamna …”, adaugandu-se, eventual, functia sau calitatea. In unele situatii prezentarea sau autoprezentarea este urmata de schimbul cartilor de vizita.

Unele exceptii de la regulile de prezentare:

ˇfata tanara va fi ea prezentata unui barbat in varsta si nu invers;

Daca se prezinta o personalitate politica sau bine cunoscuta in viata publica se va pronunta numai titlul acesteia nu si numele; ex. „domnul presedinte ” etc.

D. Conversatia

Orice reuniune sau actiune protocolara, oricat de atent ar fi pregatita, risca sa devina plictisitoare in lipsa unor conversatii interesante si utile. Pentru crearea unei atmosfere placute, gazda trebuie sa se gandeasca la alegerea oaspetilor, astfel incat intre acestia sa existe anumite puncte de contact, fie prin faptul ca lucreaza in aceleasi domenii de activitate sau in domenii care au contingenta intre ele, fie prin formatia lor intelectuala.

Organizarea acestor actiuni nu constituie un scop in sine. Ele trebuie sa devina instrumente de munca, sa constituie un element principal al activitatii diplomatice, o componenta principala a muncii de informare si de relatii.

Arta conversatiei nu poate fi insusita dupa anumite formule. Pentru desfasurarea unei conversatii placute si mai ales utile muncii de informare se cer o buna pregatire politica si profesionala, cunostinte variate de cultura generala, tact, atentie, politete si alte asemenea insusiri pe care diplomatii trebuie sa le posede si care pot fi obtinute printr-o munca staruitoare, permanenta de pregatire multilaterala.a

In ceea ce priveste atitudinea in timpul unei conversatii, de obicei se spune ca nu este frumos „sa pari nici mai inteligent si nici mai instruit decat interlocutorul tau”. In timpul unei conversatii, diplomatul trebuie sa aiba o atitudine corecta, insa degajata, sa fie placut in conversatie si sa o canalizeze in problemele care il intereseaza. Desigur, respectul opiniei personale obliga pe oricine sa asculte cu politete tezele interlocutorului sau. Aceasta nu inseamna ca nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil sa se intervina insa intr-o forma politicoasa, dar ferma, in explicarea pozitiilor proprii atunci cand ele sunt interpretate in mod eronat. Acest lucru trebuie facut cu calm si tact, astfel incat modul in care se sustine o parere contrarie sa nu se faca de pe o pozitie de superioritate ostentativa sau persiflare. Trebuie evitate intreruperile partenerului cu exclamatii de felul: „nu aveti dreptate!”, „ce eroare!” etc.

Se va evita, pe cat posibil, tusea sau stranutul zgomotos in timpul conversatiilor, acestea facandu-se cat mai discret posibil si intotdeauna in dosul batistei, cu corpul intors intr-o parte fata de interlocutor.

La o masa este recomandabil ca diplomatul sa se intretina cu partenerul din dreapta si din stanga sa si sa evite, pe cat posibil, discutiile cu partenerii indepartati. La receptii, cocktailuri este recomandabil sa se circule printre invitati, sa nu se evite conversatia cu strainii, iar reprezentantii din cadrul acelorasi ministere sau ambasade sa nu se adune in grupuri.

E. Convorbirea telefonica

Telefonul este un mijloc important si extrem de util in rezolvarea sarcinilor profesionale curente, cat si in mentinerea legaturilor firesti intre cunoscuti, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesita respectarea unor anumite reguli de care este indicat sa se tina seama. In acest sens, trebuie cunoscuta in primul rand necesitatea de a se face prezentarile de rigoare, iar in al doilea rand, in cazul secretarelor, cum se face o legatura telefonica. Prezentarea trebuie sa se faca indicandu-se numai numele apelantului (fara apelativul domnul…), precum si institutia la care lucreaza, evitandu-se de obicei sa se indice si functia.

In situatia cand legatura telefonica a fost facuta prin secretariat, apelantul trebuie sa astepte la telefon legatura cu persoana cautata. Tot in cazul legaturii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara sa nu faca imediat legatura, ci sa procedeze in prealabil la identificarea persoanei care solicita convorbirea si sa ceara asentimentul celui chemat, intrucat anumite ratiuni pot impune ca o convorbire sau alta sa nu aiba loc atunci cand este solicitata.

In cazul unei convorbiri oficiale care comporta o anumita importanta este bine sa se identifice persoana care o receptioneaza, tinand seama de obligatia de a intocmi nota telefonica. Pe nota transmisa se va preciza data, ora si numele persoanei care a receptionat comunicarea. In cazul transmiterii unei comunicari de o deosebita importanta, nu este gresit si nici nepoliticos sa se ceara citirea, pentru controlul exactitatii, a notei transmise.

F. Reguli ce urmeaza a fi respectate cu prilejul unor actiuni protocolare (mese, receptii, cocktailuri).

Tinuta si comportarea lucratorului diplomatic in timpul actiunilor protocolare mentionate prezinta o deosebita importanta.

Tinuta si comportarea in timpul unei mese

Tinuta vestimentara va fi cea indicata in invitatie. In cazul cand o asemenea precizare nu exista, se va imbraca un costum adecvat ocaziei respective.

Tinuta fizica trebuie sa fie degajata, nu fortata. Picioarele se tin normal pentru a nu incomoda vecinii. Coatele nu se tin pe masa. In timpul mesei numai capul poate sa fie putin aplecat deasupra marginei mesei si nicidecum umerii sau intregul bust. In mod normal ducerea mancarii la gura se executa cu antebratul si mainile fara a antrena miscarea bratului si a umerilor.

La inceputul mesei, servetul se pune desfacut pe genunchi. El nu se va prinde in rascroiala hainei, in decolteu sau de gat. Stersul gurii cu servetul se va face in mod cat mai discret posibil. La terminarea mesei, servetul nu se pliaza la loc, ci se strange si se pune langa farfurie. Nu se mananca in graba sau nervos. Gestul de a tine degetul mic in sus cand se bea sau se mananca nu este recomandabil. Lingura si cutitul se folosesc numai cu mana dreapta. Furculita se tine insa cu mana stanga cand, in acelasi timp, se foloseste si cutitul. Daca se foloseste numai furculita, ea poate fi tinuta in mana dreapta. In cazul stangacilor adaptarea se face discret pe masura desfasurarii mesei, fara schimbarea ostentativa a tacamurilor. In timp ce se mananca, tacamurile se tin usor deasupra farfuriei, fara a le ridica cu varful in sus sau a gesticula cu ele. Cand se bea, tacamurile se pun pe farfurie, incrucisate sau unul langa altul, cutitul in partea dreapta iar furculita cu dintii in sus. Dupa terminarea fiecarui fel de mancare, furculita si cutitul se pun in prealabil pe farfurie, in aceeasi pozitie: furculita va avea insa, de asta data, dintii in jos. Este nepoliticos sa se manance direct de pe cutit. Cand se scapa un tacam pe jos, se ridica, se pune pe marginea mesei si se cere altul. In timpul mesei se vor evita zgomotele inutile si dizgratioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacamurilor, scobirea in dinti etc.

De asemenea pieptanatul, pudrarea sau rujarea in timpul mesei nu sunt un semn de buna crestere. Controlul tinutei trebuie facut inaintea intrarii in sufragerie.

La mese se poate ura vecinilor „pofta buna”. Supele si bauturile se servesc de catre ospatar din partea dreapta, in timp ce restul felurilor de mancare se servesc din partea stanga.

Serviciul incepe cu femeia care ocupa locul de onoare la dreapta gazdei barbat, ultima servita fiind gazda femeie; apoi se trece la barbati, incepandu-se cu barbatul care ocupa locul din dreapta gazdei femeie si terminand cu gazda barbat. Semnalul de incepere a mesei il da gazda femeie, invitand oaspetii sa serveasca. Barbatul gazda invita oaspetii pentru servirea bauturii. Ridicarea de la masa va fi facuta la semnul dat de gazda femeie, dupa ce s-a asigurat insa ca toti invitatii au terminat de mancat.

Toastul se rosteste, de obicei, la desert. Sunt cazuri insa cand acesta este rostit si la inceputul mesei. Intr-o asemenea situatie trebuie sa se asigure ca bautura alcoolica sa fie deja turnata in pahare. Nu se toasteaza cu bauturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaza se ridica pana la nivelul fetei. Daca in timpul toastului barbatii se ridica de pe scaune, femeile pot ramane jos. Ele se vor ridica numai dupa un toast oficial, impreuna cu barbatii.

Organizarea unei mese-bufet se obisnuieste foarte des, mai ales cand exista interesul de a se invita un numar mai mare de persoane. In acest caz, mancarurile (bufetul) se aranjeaza pe mese lungi, in centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspetii se servesc singuri sau ajutati de cativa ospatari. Se poate manca in picioare, caz in care este nevoie de mai multa dexteritate, intrucat cu mana stanga se va tine farfuria si se va manca cu mana dreapta, folosirea cutitului fiind foarte anevoioasa. Daca este loc, se mai poate manca asezand farfuria pe masa de bufet sau pe mese alaturate special amenajate in acest scop.

Cocktailurile si receptiile au loc in picioare. In acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de ospatari, care circula printre invitati, cu platourile de mancare si bautura, fie prin instalarea unor mese-bufet in centrul sau pe laturile saloanelor, oaspetii servindu-se singuri, sau cu ajutorul catorva ospatari.

G. Fumatul

In aceasta problema, o prima regula de politete impune ca nefumatorii sa nu fie stingheriti de catre fumatori. Se recomanda ca un barbat sa nu fumeze in apropierea unei femei, un tanar langa o persoana mai in varsta, un functionar in fata sau langa superiorul sau, daca stie ca toti acestia nu suporta fumul de tigara. In asemenea imprejurari, intrebarea „imi permiteti sa fumez?”, mai ales cand este insotita de gestul de a scoate tigara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasata, deoarece interlocutorului ii va fi greu sa raspunda negativ. Abtinerea de a fuma, in asemenea situatii, este cea mai buna solutie. De asemenea, trebuie avute in vedere si alte cateva reguli esentiale:

ˇ   nu se saluta cu tigara in gura;

ˇ   nu se vorbeste cu tigara sau pipa in coltul gurii si nu se tine tigara permanent in gura pufaind din ea;

ESEU: EURO - primii pasi ESEU: Institutiile Uniunii Europene - consiliul European, consiliul Uniunii Europene

ˇ   nu se intra cu tigara sau pipa aprinsa in locuinta unde esti invitat sau in biroul superiorilor in grad.

Se recomanda ca femeile sa nu fumeze pe strada sau daca fumeaza sa nu dea fumul pe nas. In societate barbatul ofera foc mai intai femeilor si apoi barbatilor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal sa ofere foc barbatilor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de tigara este absolut obligatorie. Este inadmisibil sa se foloseasca la intamplare oricare vas drept scrumiera. Gazda nu va incepe sa fumeze inainte de a oferi tigari invitatilor sai; invitatii nu vor fuma inainte de a cere permisiunea gazdei. La o masa oficiala nu se fumeaza decat din momentul cand sunt oferite tigari de catre gazda, de obicei nu inainte de a se trece la felul principal de mancare, respectiv la friptura.

H. Tinuta vestimentara

In activitatea de relatii cu publicul, tinuta vestimentara are o deosebita importanta. Regula de eticheta vestimentara cere o imbracaminte corecta, in plina armonie cu conformatia corpului si imprejurarile in care este purtata. In aceasta consta si adevarata eleganta. A fi elegant nu inseamna preocuparea exclusiva pentru numarul si pretul toaletelor, copierea fidela a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de buna calitate si o croiala corespunzatoare, capabile sa raspunda unor nevoi cat mai variate si fara a se demoda prea repede. La barbati accesoriile au mare importanta. Se cere: o camasa curata si bine calcata, o cravata discreta, asortata, ca si incaltamintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile si desenul materialului ca si croiala rochiei trebuie sa fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face decat sa-si evidentieze si mai mult paloarea daca se va imbraca in culori galbene sau verzi. O femeie corpolenta si de statura mica nu va purta o rochie plisata sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croiala scurta, dupa cum o femeie inalta nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obtinerea unei note de mai multa eleganta, ci dimpotriva.

Tinuta de zi sau tinuta de oras (se foloseste dimineata si dupa-amiaza)

La actiunile la care se impune tinuta vestimentara de oras, pot fi oferite urmatoarele sugestii:

Pentru femei:

ˇ   rochie scurta de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale si culori potrivite sezonului (ziua nu se imbraca rochii din materiale lucioase – lamé sau dantela);

ˇ   manusi simple si palarie, asortate cu imbracamintea;

ˇ   accesorii discrete;

ˇ   poseta obisnuita de o culoare asortata cu imbracamintea;

ˇ   pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortata cu imbracamintea (nu se recomanda pantofi din piele lucioasa);

ˇ   palton, pardesiu sau haina de blana, dupa sezon.

Pentru barbati:

ˇcostum (haina si pantaloni) de aceeasi culoare (nu prea inchisa), de croiala obisnuita;

ˇcamasa alba sau cu dungi de culoare asortata la costum;

ˇcravata, ciorapi si pantofi asortati la culoarea costumului;

ˇmanusi numai cand se poarta si palarie;

ˇpalton sau pardesiu, numai cand este cazul.

Unele precizari:

ˇcostumul „uni” se poarta cu camasa „uni” si cravata cu dungi discrete;

ˇ   la camasa in dungi se poarta si cravata „uni”;

ˇ  cravata moderna, inflorata sau cu diferite modele geometrice, trebuie sa fie aleasa cu multa grija;

ˇ   culoarea ciorapilor se asorteaza cu cea a cravatei;

ˇ   nu se poarta cravata la camasa cu maneca scurta;

ˇ   toamna, iarna si primavara se vor purta manusi din piele, in circumstantele care impun eleganta.

Tinuta de seara sau tinuta de culoare inchisa

La actiunile la care se impune tinuta vestimentara de culoare inchisa, se recomanda:

Pentru femei

ˇ   rochie de seara din matase, lamé, dantela, lana, jersé etc., de obicei de lungime obisnuita sau daca moda impune, mai lunga;

ˇ   manusi din piele sau matase, scurte (la rochie cu maneci) sau lungi -3/4 (la rochie fara maneci);

ˇ   bijuterii de pret, dar discrete si in numar redus;

ˇ   poseta de dimensiuni mici din piele, matase sau materiale lucioase (paiete, margele etc.), de culoare asortata cu imbracamintea;

ˇ   pantofi din piele lucioasa sau mata si ciorapi din matase sau dantela, in culori asortate cu imbracamintea;

ˇ   in sezonul rece, palton, pardesiu sau haina de blana de culoare inchisa.

ˇ   Aceasta este tinuta vestimentara recomandata pentru diferite ocazii oficiale, mese, receptii, gale de film, spectacole teatrale etc., insa in oras poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confectionat din materiale de buna calitate si cusut cu mult gust. Nu se recomanda folosirea pantofilor cu tocul inalt la tinuta cu pantaloni.

Pentru barbati

ˇ   costum de culoare neagra sau inchisa, cu pantaloni si vesta de aceeasi culoare (stofa uni sau cu dungi discrete din acelasi fir);

ˇ   camasa alba;

ˇ   cravata argintie sau asortata la culoarea costumului;

ˇ   ciorapi negri;

ˇ   manusi, cand se poarta si palarie;

ˇ   pantalon sau pardesiu cand este cazul (totdeauna cu manusi).

Tinuta pentru ceremoniile cu caracter funerar

La ceremoniile cu caracter funerar se recomanda urmatoarea tinuta vestimentara:

Pentru femei

ˇimbracaminte de sezon, de culoare neagra;

ˇciorapi negri subtiri;

ˇposeta neagra;

ˇpantofi negri;

ˇbatista alba, indoliata;

ˇpalarie si manusi de culoare neagra;

ˇpalton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagra, in functie de anotimp.

Pentru barbati

La inmormantari:

ˇcostum de culoare neagra;

ˇcamasa alba;

ˇcravata, ciorapi si pantofi de culoare neagra;

ˇpalton, pardesiu, fulgarin, manusi si palarie de culoare neagra (in functie de anotimp);

ˇfular alb, de matase.

b) La prezentarea de condoleante – haina neagra sau tinuta de culoare inchisa. La prezentarea de condoleante se recomanda haina neagra, dar nu este obligatorie.

c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomanda folosirea tinutei de culoare inchisa.

Tinuta de ceremonie sau tinuta speciala

In practica internationala, tinuta variaza de la o tara la alta, observandu-se tendinta de renuntare la imbracamintea clasica de mare ceremonie si anume; smoking, jacheta si frac. In ultimul timp, in multe tari, la ceremoniile de mare fast se foloseste costumul negru sau inchis.

De regula la actiunile cu caracter diplomatic, trebuie respectata tinuta indicata pe invitatie. In cazul cand nu exista o asemenea precizare, se va folosi imbracamintea corespunzatoare practicii locale pentru toate actiunile prevazute in programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoasterea dinainte a practicii locale in vederea confectionarii din timp a vestmintelor necesare.

De retinut:

ˇdaca barbatul este imbracat in smoking, partenera va purta rochie scurta, fara maneci, fara palarie si manusi (in unele tari, la mesele care au loc la ore tarzii se indica rochie lunga);

ˇdaca barbatul este imbracat in jacheta (de obicei, la vizite oficiale in cursul zilei), partenera va purta rochie scurta cu palarie si manusi;

ˇdaca barbatul este imbracat in frac, partenera va purta rochie lunga, fara maneci si cu manusi lungi.

Este imperios necesar ca in toate ocaziile, la actiunile protocolare, vizite, mese, receptii, cocktailuri, ceaiuri etc., sa se poarte imbracamintea indicata in program sau pe cartea de invitatie. In lipsa unei asemenea precizari, se poate tine cont de urmatoarele recomandari:

Portul manusilor

Purtatul manusilor depinde de obiceiurile locale. Pe strada insa, barbatul isi va scoate manusa din mana dreapta pentru a saluta. Femeile nu-si scot manusile decat daca intalnirea este fixata dinainte. In interior, barbatul nu intra cu mana dreapta in manusa. Este preferabil ca ea sa se scoata inainte de a suna la usa. Manusile se scot in restaurant si intr-o sala de dans, dar ele se pot purta in tren, la sport si pentru condusul masinii. La bal, la teatru, ca si la toate manifestarile publice care au loc in interior, barbatii isi vor scoate manusile, in timp ce femeile – daca doresc – pot sa le pastreze. La o invitatie la masa, nu se intra in sufragerie cu manusile in mana. Cand se imbraca pardesiul, mantoul, paltonul, manusile sunt obligatorii.

Alte reguli de eticheta:

ˇPe strada – prioritatea de trecere este urmatoarea: femeia trece inaintea barbatului, cel mai in varsta inaintea celui mai tanar, gradul superior inaintea celui inferior.

ˇInitiativa de a intra in discutie apartine femeii, celui mai in varsta sau mai mare in grad (cu exceptia cazurilor cand sunt de comunicat probleme urgente si importante pentru interlocutori).

ˇLa urcarea in mijloacele de transport public se da intaietate femeilor, persoanelor mai in varsta si superiorilor in grad. La coborare se procedeaza invers: barbatul sau persoana mai tanara coboara primul si ajuta apoi femeile sau pe cei mai in varsta.

ˇIn cazul unei deplasari cu masina, locul de onoare este la spate in dreapta banchetei, dupa care urmeaza cel din stanga, iar locul trei, in fata, langa sofer. In cazul cand doua femei si un barbat sau doua femei si doi barbati se afla impreuna, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai in varsta stand la dreapta, iar a barbatilor in fata.

ˇDaca doi barbati insotesc o femeie, cel mai in varsta sau superior in grad sta pe bancheta din spate, la stanga femeii, iar al doilea barbat in fata.

3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, receptiilor si intalnirilor prietenesti

A. Organizarea meselor (dejun, dineu)

Organizarea si participarea la mese, unde sunt invitati oaspeti straini si personalitati locale, a incetat sa mai fie o simpla actiune de curtoazie, protocolara devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai putin oficial in care se desfasoara, poate permite atat realizarea unor contacte mai stranse intre participanti, cat si discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munca.

Reusita unor astfel de mese, atingerea scopului urmarit, depind atat de oportunitatea actiunii si de alegerea oaspetilor, cat si de priceperea si tactul cu care gazda invita, primeste si se ocupa de invitati.

a) Oportunitatea organizarii meselor

In general, organizarea meselor diplomatice trebuie sa urmareasca un obiectiv precis, sa constituie o actiune de munca, care sa contribuie la sustinerea si dezvoltarea activitatii organizatorului, la largirea si intarirea contactelor cu persoanele invitate.

b) Alegerea invitatilor

Alegerea invitatilor, ca nivel si numar, este determinata de:

ˇ   importanta persoanei sau delegatiei in cinstea careia este oferita masa;

ˇ   scopul care se urmareste;

ˇ   nivelul la care are loc actiunea respectiva.

Practica a demonstrat ca pentru reusita unei actiuni de acest fel este necesar sa existe un echilibru intre nivelul si numarul oaspetilor straini invitati si cel al reprezentantilor gazdei, astfel ca participantii sa poata gasi subiecte de discutie de interes comun.

La alegerea invitatilor se va avea in vedere ca participantii sa se poata intelege intre ei intr-o limba de circulatie internationala, accesibila tuturor. Oaspetele care nu cunoaste nici o limba de circulatie internationala, dar a carui prezenta este dorita in mod deosebit, va fi invitat cu translatorul sau.

c) Trimiterea invitatiilor

Transmiterea si primirea invitatiilor reprezinta primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel ca modul in care se deruleaza acest moment va contribui sau nu la reusita actiunii. Transmiterea invitatiilor se face dupa ce in prealabil, persoanele care urmeaza a fi invitate au fost consultate asupra datei si posibilitatii de participare. Mentionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitatia este un semn de respect si consideratie fata de cel invitat.

Textul invitatiei va fi redactat in numele celui care va oferi masa si va fi adresata persoanei si nu functiei celui invitat. In masura in care uzantele locale prevad, pe invitatii va fi indicata si tinuta dorita la actiune. In cazul protocolului romanesc se foloseste, in special, „tinuta de oras”, la dejun si „haina de culoare inchisa”, pentru dineu. In functie de nivelul si importanta care se acorda mesei, haina inchisa poate fi folosita si pentru dejun. Practica internationala prevede pentru acest gen de actiuni:

ˇ   „tenue de ville” – „informal dress” – costum de oras

ˇ   „habit foncé” – „dark suit” – costum de culoare inchisa

ˇ   „cravate noire” – „black tie” – smoking.

Pe invitatiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, in coltul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitatiile transmise fara consultarea celui invitat vor purta mentiunea RSVP (repondez s'il vous plait).

De obicei, raspunsul la invitatie trebuie dat in timp util, pentru a permite gazdei, in caz de neparticipare, sa invite o alta persona. Este recomandabil ca raspunsul sa fie dat printr-o formula care sa includa multumiri pentru invitatie si precizarea ca se va putea sau nu onora invitatia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o masa de o alta persoana, fara incunostiintarea si asentimentul prealabil al gazdei.

Este important ca invitatia sa ajunga la destinatar cu cel putin 10-14 zile inaintea actiunii.

d) Plasamentul la masa

Locul de onoare este asezat totdeauna pe latura care ofera, in functie de incapere, privirii ocupantului fie usa de intrare, fie fereastra daca usa este laterala, fie, in cazul in care si usa si fereastra sunt asezate lateral, perspectiva cea mai larga.

Plasamentul se face intotdeauna dupa ce a fost stabilita ordinea de precadere, atat a barbatilor cat si a femeilor. Ordinea de precadere se face tinand cont de functie. La nivel de reprezentare egal, vechimea in functie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza carora se poate realiza ordinea de precadere. Femeile vaduve sau divortate au precadere – in principiu – asupra celor necasatorite, atunci cand nu au functie.

Pentru a inlesni identificarea locului la masa al fiecarui invitat, se vor folosi cartonase dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cand numarul invitatilor este mare, pentru a se evita circulatia in jurul mesei pentru identificarea plasamentului la masa, se foloseste al doilea rand de cartonase pe care este schitat planul general al mesei si este marcat locul invitatului. In functie de numarul participantilor si formatul mesei, poate fi alcatuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspetilor. Se pot avea in vedere si solutii combinate, de plasament la masa in forma de potcoava cu mese rotunde sau dreptunghiulare, in functie de nivelul participarii la actiuni si numarul invitatilor. In situatia cand la o masa se invita o persoana cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urma poate ceda locul sau acesteia. In caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cand gazda este un celibatar sau sotia este absenta, se obisnuieste ca locul de onoare din fata gazdei sa fie oferit sotiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cand se doreste sa se acorde oaspetelui de onoare (necasatorit sau a carei sotie este absenta) o atentie deosebita, locul de onoare va fi cel din fata sotiei gazdei. In acest caz, gazda-barbat se aseaza fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc – ceea ce este mai politicos. In functie de nivelul la care are loc actiunea, in situatia in care exista, locul translatorului poate fi: in spatele gazdei sau la masa, in stanga ei.

Masa Bufet

Se organizeaza cand exista interesul de a se invita un numar mai mare de persoane. Mancarurile vor fi asezate pe mese lungi, in centrul sau pe laturile salonului. Oaspetii se servesc singuri sau ajutati de cativa ospatari. Se poate manca in picioare in acelasi salon sau saloane alaturate, unde se pot aranja grupuri de masute, pe care se aseaza farfurii si tacamuri. Nu se face plasament.

e) Aranjarea mesei

Aranjarea corecta si cu gust a mesei creeaza o ambianta placuta si usureaza atat serviciul ospatarilor, cat si consumul mancarurilor pregatite[1].

ˇScaunele trebuie aranjate la distante potrivite: sa nu fie prea aproape pentru ca vecinii sa se jeneze reciproc in timpul manuirii tacamurilor si nici prea departate incat discutiile sa fie stanjenite.

ˇFata de masa clasica este alba sau cu desene discrete de aceeasi culoare (damasc). Inainte de a fi folosita, este indicat sa fie controlata daca este perfect curata si recent calcata, astfel incat pliurile sa nu impiedice aranjarea mesei. In cazul cand sunt necesare mai multe fete de masa (ceea ce trebuie evitat in masura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor sa se faca pe o linie cat mai putin perceptibila. Sub fata de masa se intinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai buna fixare a tacamurilor si, totodata, fereste masa de pete.

ˇIn ultimul timp, se folosesc in mod curent fete mici de masa, individuale, facute dintr-o panza fina, de obicei cu broderie, din pai sau rafie in diferite culori. Fetele de masa individuale se folosesc numai cand gazda dispune de o masa din lemn de calitate superioara si perfect lustruita.

ˇServetelele se aranjeaza in diferite forme, pliate in forma dreptunghiulara sau triunghiulara, fie direct pe farfurie, fie la stanga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui in forma triunghiulara, cu varful in sus, la stanga farfuriei, astfel incat sa mascheze feliile de paine sau chifle.

ˇTacamurile folosite la o masa oficiala trebuie sa fie de calitate buna, de preferinta din argint sau argintarie. Gazda are obligatia sa le controleze inaintea fiecarei mese, spre a se incredinta ca sunt curate si in buna stare. Nu este nimic mai neplacut decat ca, in timpul unei mese, vreunui invitat  sa-i cada, de exemplu, manerul cutitului sau ca acesta sa nu taie. De regula, fiecare fel de mancare se mananca cu tacam separat. De aceea si tacamurile se aranjeaza in ordinea servirii meniului, in jurul farfuriei. Iata, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu:

la dreapta farfuriei: lingura de supa, cutitul de peste, cutitul de carne;

la stanga farfuriei: furculita de peste si cea de carne;

in fata paharelor: furculita, cutitul si lingurita de desert.

lamele cutitelor vor fi intotdeauna indreptate spre farfurie.

ˇPaharele se aranjeaza in fata farfuriei, drept, oblic sau in semicerc, numarul lor depinzand de cel al bauturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi doua feluri de vin si sampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru apa. Daca aperitivul se serveste direct la masa, se pune in plus paharelul de tuica (sau alta bautura)care, de obicei, se umple inainte de asezarea oaspetilor la masa. Paharele de lichior sau coniac se pun pe masa odata cu cafeaua sau putin mai inainte.

ˇMasa se aranjeaza, de obicei, cu flori, pe mijloc, intre cele doua randuri de tacamuri. Ornamentul cel mai practic consta intr-un aranjament de diferite flori cu tijele taiate scurt, puse intr-o vaza joasa, astfel incat oaspetii plasati fata in fata sa se poata vedea cu usurinta. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaza fructe de sezon, bomboniere, precum si diferite bibelouri de calitate superioara. Buchete mai mari de flori se pot pune in vaze speciale pe mobilele din jur.

ˇCa piese accesorii, la o masa mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mustar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. In cazul cand la masa se serveste peste sau fructe care necesita folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a samburilor, se obisnuieste ca in dreptul fiecarui invitat sa se puna cate un bol cu apa, in care oaspetii isi vor putea clati degetele. In apa se pot pune petale de flori, felii de lamaie etc.

f) Meniul

Meniul va fi intocmit in functie de oaspeti si sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o constituie calitatea mesei si felul in care este servita. Se vor evita mesele prea incarcate sau care presupun un consum exagerat de alcool.

La o masa (dejun, dineu) nu este indicat sa se serveasca, in afara desertului, mai mult de doua feluri, cand sunt suficient de consistente sau trei, cand se stabileste un meniu mai usor. In general, nu se serveste decat un singur fel de mancare din carne. Numai la banchete se poate introduce si al doilea fel. Alegerea desertului se face in functie de restul meniului: un desert mai usor (salata de fructe, inghetata), daca celelalte feluri de mancare au fost mai grele si un desert mai consistent (tort, placinta etc.) in caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salata), fie dupa acesta, daca masa nu a fost prea incarcata.

Vinurile se aleg dupa componenta meniului. La o masa nu se vor servi mai mult de doua feluri de vin (alb, rosu) si un vin dulce, desert sau sampanie.

Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servita la masa sau intr-un salon separat. Daca se serveste separat, dupa terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitand oaspetii in salonul respectiv.

Unele reguli de eticheta referitoare la actiunile protocolare enuntate

In cazul cand seful unei institutii ofera o masa cu un numar mai mare de oaspeti, este bine ca cel putin unul dintre colaboratori sa fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Daca vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator sa intampine oaspetii la iesirea din vestiar, ajutandu-i sa ia cunostinta de plasamentul la masa. Acesta se face pe o placa speciala, de obicei confectionata din piele sau material plastic, in care se introduc bucati mici de carton, pe care se scrie numele fiecarui invitat, aranjate in jurul unei piese, de forma mesei, montata in mijlocul placii;

Sosirea la masa cu punctualitate trebuie respectata cu strictete, pe de o parte avand in vedere ca se pot servi unele mancaruri fixe care se pregatesc „la minut”, pe de alta parte, pentru a evita ca ceilalti invitati sa astepte pe cel intarziat. Pentru preintampinarea unor asemenea situatii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicata pe invitatie sa se serveasca drink-uri si mici aperitive, in picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact intre toti participantii la masa.

Tinuta la o masa este cea indicata pe invitatie. In cazul cand o asemenea precizare nu exista, in functie de anotimp si ora mesei, se va imbraca un costum corespunzator, care poate fi de culoare mai deschisa la pranz si in orice caz de culoare inchisa seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice masa, barbatii imbraca insa camasa alba, cu pantofi si ciorapi asortati culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grija ca intre ciorapi si cravata sa nu fie un contrast izbitor. La o masa de pranz, femeile pot imbraca o rochie simpla de zi, bine croita si potrivita varstei – in privinta modelului si culorii. La o masa de seara (dineu) se va prefera o rochie de matase sau lana, mai inchisa, cu croiala simpla. Rochia de seara (de obicei mai lunga, dintr-un material inchis si mai greu) nu se poarta decat atunci cand barbatul este in smoking sau frac. Portul palariei la pranz este uzual, chiar la o rochie de strada. De asemenea, in special la o masa de seara, se obisnuieste sa se poarte manusi. Lungimea si culoarea acestora depind de croiala rochiei si de gustul personal.

Cand ospatarul anunta ca masa este servita, gazda-barbat invita pe sotia oaspetelui principal si o conduce la locul ei. Gazda-femeie invita pe oaspetele de onoare sa intre in sufragerie, dar ea trece dupa intrarea tuturor oaspetilor. La sfarsitul mesei, gazda-femeie se ridica si iese prima din sufragerie.

Inainte de invitarea la masa, gazda va avea grija sa recomande intre ei pe oaspetii care nu se cunosc.

Servitul mesei incepe intotdeauna cu oaspetii-femei, in ordinea de precadere a acestora si continua apoi cu barbatii, astfel incat gazda-sotie va fi servita ultima dintre femei, iar gazda-sot ultimul dintre barbati.

Se va controla cu grija imbracamintea ospatarilor, ea trebuind sa fie curata si de aceeasi croiala. De asemenea, ospatarii vor fi instruiti cu privire la ordinea in care vor fi serviti oaspetii si la comportarea in timpul mesei (sa nu fie zgomotosi, sa nu serveasca sau sa circule in timpul toasturilor, decat daca este necesar sa umple paharele etc.).

Cei ce stau impreuna la aceeasi masa au obligatia de a discuta intre ei. A proceda altfel inseamna o totala lipsa de politete. In cazul cand doi oaspeti plasati unul langa altul nu se cunosc, barbatul poate arata vecinei sale cartea lui de vizita, din dreptul tacamului, spunand: „Numele meu, al dv.?” sau numai „numele meu”, in timp ce se uita spre cartea de vizita a persoanei necunoscute.

Se poate fuma din momentul in care ospatarii servesc oaspetii cu tigari. In cazul cand tigarile sunt pe masa, de obicei nu se fumeaza inainte de a se trece la ultimul fel de mancare (carne) sau pana cand gazda nu face o invitatie in acest sens.

Oaspetele principal, care de obicei da semnalul de plecare, paraseste locuinta gazdei, in mod obisnuit, dupa 1/2-1 ora de la terminarea mesei. Bineinteles, in aceasta privinta nu exista o regula fixa, plecarea oaspetelui principal fiind in functie si de alte elemente ca: atmosfera existenta si natura discutiilor care se poarta, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. In cazul cand unii invitati au obligatii care nu le permit sa astepte plecarea invitatului principal, vor putea parasi locuinta, scuzandu-se atat fata de acesta, cat si fata de gazda.

B. Organizarea cocktailurilor si receptiilor

Cocktail-urile si receptiile se organizeaza in diferite imprejurari ca: ziua nationala, prezenta in tara a unei delegatii straine etc. In general, cocktailurile se organizeaza in ocazii mai putin oficiale si au loc dupa-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Receptiile au un caracter mai oficial, in cinstea unei delegatii de inalt nivel etc., ele avand loc mai ales seara, in jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitatii se mentioneaza, de obicei, ocazia cu care se ofera cocktailul sau receptia respectiva. Oaspetii vor fi salutati, la sosire si plecare, de catre gazda si sotia sa si, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebita trebuie sa se acorde atentiei fata de oaspeti, urmarindu-se ca gazdele sa se intretina cu cat mai multi oaspeti si in special cu personalitatile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul sa le abordeze in ziua respectiva sa fie pregatite cu multa grija, indicandu-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele si cui anume, astfel incat aceleiasi persoane sa nu i se ridice probleme similare de catre diferiti membri ai institutiei.

C. Ceaiuri si intalniri prietenesti

Ceaiurile sunt actiuni protocolare organizate, fara o ocazie deosebita, cu scopul de a se crea o ambianta propice unor discutii amicale. Ceaiurile se organizeaza fie dimineata intre orele 10.30-11.30 sau dupa-amiaza, incepand cu orele 16.00 pana la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolata, iar in incheiere diferite sucuri.

4. Uzante de ceremonial si protocol diplomatic practicate in Romania

Primirea sefilor de misiune

Misiunea diplomatica este rugata sa comunice Ministerului Afacerilor Externe, in timp util, data sosirii, mijlocul de transport si punctul de intrare in Romania a noului sef de misiune pentru a fi intampinat conform uzantelor diplomatice. La sosirea la post, sefii de misiune sunt salutati in Bucuresti, la gara sau aeroport, in numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Daca sosirea sau plecarea sefului de misiune are loc in zilele de sambata sau duminica, sarbatori sau alte zile in care oficial nu se lucreaza precum si dupa orele 22.00 sau inainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un functionar al Directiei Protocol.

Vizitele protocolare ale sefilor de misiune la sosirea la post

Dupa sosirea sa la Bucuresti, seful de misiune face o vizita directorului Protocolului Ministerului Afacerilor Externe, care il informeaza asupra uzantelor locale privind ceremonia prezentarii scrisorilor de acreditare si asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de sefii misiunilor diplomatice in Romania.

Cu ocazia acestei vizite, seful de misiune solicita o audienta, in legatura cu prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau in lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaza pe seful de misiune despre ziua si ora cand va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat in vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare.

Insarcinatul cu afaceri titular inmaneaza directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care este numit in aceasta functie si a celei de rechemare a predecesorului, in cazul ca acesta nu a depus-o la plecare.

In ziua si ora fixate pentru audienta la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, seful de misiune este asteptat si prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu seful de misiune. Seful de misiune inmaneaza ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare si ale scrisorilor de rechemare a predecesorului sau, in cazul in care acesta nu le-a depus la plecare.

Directorul Protocolului informeaza pe seful de misiune de data si ora fixate pentru audienta la presedintele Romaniei in vederea prezentarii scrisorilor de acreditare. Seful  de misiune comunica in prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor sai cu grad diplomatic care urmeaza sa-l insoteasca la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; numarul acestora poate fi de 1-3 persoane.

Numirea unui insarcinat cu afaceri a.i., va fi comunicata ministrului afacerilor externe al tarii acreditare printr-o scrisoare sau telegrama, de catre ministrul afacerilor externe al tarii acreditante.

Ceremonia prezentarii scrisorilor de acreditare

In  ziua fixata pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Directiei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la resedinta sau ambasada la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispozitie de Protocolul Presedintiei. Colaboratorii care il insotesc (1-3) se deplaseaza cu masini ale ambasadei.

La intrarea in curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboara din masina si este salutat de seful Protocolului Presedintiei, care il invita sa treaca in revista garda militara de onoare. Aceasta ceremonie se desfasoara in acordurile Marsului de intampinare. Ambasadorul se opreste in dreptul drapelului Romaniei si saluta printr-o usoara inclinare a capului, dupa care continua trecerea in revista a garzii. Dupa trecerea in revista a garzii militare de onoare, ambasadorul este invitat in masina, unde il asteapta directorul Directiei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odata ajunsi la Palat, ambasadorul si colaboratorii sai sunt condusi intr-un salon de asteptare in care sunt arborate steagurile respectivei tari si al Romaniei.

Ambasadorul, insotit de directorul Directiei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urmati de colaboratorii ambasadorului, intra in Sala Unirii si se opresc la 4-5 pasi in fata presedintelui Romaniei. Sunt prezenti ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat si un consilier prezidential sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adreseaza presedintelui Romaniei cu formula “Domnule presedinte, am onoarea sa va prezint pe Excelenta Sa, domnul ….., ambasadorul extraordinar si plenipotentiar al ….. in Romania”.

Ambasadorul il saluta pe presedintele Romaniei printr-o usoara inclinare a capului si se adreseaza cu urmatoarele cuvinte: “ Domnule presedinte, permiteti-mi sa va inmanez scrisorile prin care presedintele ….., Domnul ….. ma acrediteaza in calitate de ambasador extraordinar si plenipotentiar al ….. in Romania, precum si scrisorile de rechemare a predecesorului meu”.

Ambasadorul se apropie de presedinte pentru a-i inmana scrisorile de acreditare, precum si scrisorile de rechemare a predecesorului sau, daca este cazul. Inmanarea se face cu ambele maini de la o distanta de circa un metru.

Dupa primirea scrisorilor, presedintele ii strange mana ambasadorului.

Presedintele prezinta ambasadorului persoanele oficiale romane care asista la ceremonie. La randul sau, ambasadorul prezinta presedintelui pe colaboratorii sai. Presedintele il invita pe ambasador pentru o fotografie oficiala langa steagul Romaniei.

Presedintele are apoi o intrevedere, intr-un salon contiguu – Biblioteca – cu noul ambasador. La intrevedere asista ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul prezidential sau de stat, seful Protocolului Presedintiei si colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage intr-un salon alaturat in asteptarea incheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute.

Dupa terminarea convorbirii, marcata de oferirea unei cupe de sampanie, presedintele isi ia ramas bun de la ambasador. Ambasadorul si colaboratorii sai ies din palat si se indreapta spre masini. De aceasta data, autoturismul oficial in care se afla ambasadorul are arborat fanionul national al tarii respective (pe aripa din fata dreapta).

Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador pana la resedinta sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cupa de sampanie sau cocktail restrans.

Tinuta la ceremonia prezentarii scrisorilor de acreditare este costum de culoare inchisa, uniforma diplomatica sau costum national.

Ordinea de precadere a sefilor de misiune

Ordinea de precadere a sefilor de misiuni diplomatice va fi determinata, pentru ambasadori, de ziua si ora prezentarii scrisorilor de acreditare presedintelui Romaniei, iar pentru insarcinatii cu afaceri a.i. de data notificarii la MAE a asumarii conducerii misiunii diplomatice;

Ziua si ora prezentarii scrisorilor de acreditare de catre ambasadori sunt stabilite in functie de ziua si ora prezentarii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat;

Ziua si ora prezentarii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc in functie de ziua si ora sosirii la Bucuresti;

Daca in aceeasi zi si la aceeasi ora sosesc doi sau mai multi ambasadori – in acelasi avion sau nava maritima – ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilita pe criterii alfabetice (denumirea tarii) sau prin tragere la sorti.

Absenta sefului de misiune

In caz de plecare temporara din Romania, seful misiunii trimite o Nota Verbala Ministerului Afacerilor Externe – Directia Protocol – indicand numele colaboratorului care il inlocuieste pe timpul absentei sale, in calitate de insarcinat cu afaceri a.i.

De asemenea, seful misiunii notifica in scris Ministerului Afacerilor Externe – Directia Protocol – intoarcerea si reluarea functiilor sale;

In caz de plecare definitiva sau temporara din Romania a unui insarcinat cu afaceri a.i., notificarea inlocuirii acestuia cu un alt insarcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegrama adresata ministrului afacerilor externe al Romaniei de catre ministrul afacerilor externe al tarii respective.

Plecarea definitiva din Romania a sefilor de misiune

La plecarea definitiva din Romania, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Presedintele Romaniei fie personal de catre sefii de misiune, fie de succesorii acestora, odata cu depunerea scrisorilor lor de acreditare;

Scrisorile de rechemare ale insarcinatilor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odata cu scrisorile lor de cabinet.

Sefii de misiune care parasesc definitiv Romania sunt salutati la plecare, la gara sau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia.

Daca sosirea sau plecarea sefului de misiune are loc in zilele de sambata sau duminica, sarbatori sau alte zile in care oficial nu se lucreaza precum si dupa orele 22.00 sau inainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un functionar al Directiei Protocol.

Plecarea definitiva a sefului de misiune se notifica de catre respectiva misiune prin Nota Verbala in care se mentioneaza data plecarii definitive, dorinta efectuarii unor vizite de ramas bun (la presedintele tarii, primul ministru si ministrul afacerilor externe) de a caror perfectare se ocupa Ministerul Afacerilor Externe – Directia Protocol.

La plecarea definitiva a unui ambasador sau sef de misiune, un membru al conducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofera un dejun sau dineu iin onoarea respectivului sef de misiune.

Obligatiile protocolare ale sotiilor sefilor de misiune

Dupa prezentarea scrisorilor de acreditare de catre seful de misiune, sotia acestuia poate solicita o vizita protocolara de prezentare la sotia ministrului afacerilor externe. Sotiile sefilor de misiune trimit carti de vizita sotiilor personalitatilor romane carora sotii lor le-au facut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis carti de vizita.

Prezentarea scrisorilor de cabinet de catre insarcinatii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe

In ziua si la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, insarcinatul cu afaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului caruia ii inmaneaza, intr-o scurta intrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dupa aceasta intrevedere, directorul Protocolului il conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat.

Insarcinatul cu afaceri titular inmaneaza ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa si pe aceea de rechemare a predecesorului sau, in cazul ca acesta nu a depus-o inainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurta convorbire.

Tinuta pentru audienta la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a insarcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare inchisa.

Prezentarea colaboratorilor sefului de misiune

Seful de misiune prezinta pe primul sau colaborator, sosit la post, printr-o vizita pe care o face directorului Protocolului si directorului de relatii din Ministerul Afacerilor Externe.

Ceilalti membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentati, la sosireala post, directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Directii

Atasatii militari si atasatii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Apararii Nationale si, respectiv, la Ministerul Industriei si Comertului, conform uzantelor respectate in aceste ministere.

Decanul Corpului Diplomatic

Decan al Corpului Diplomatic este seful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar si plenipotentiar, cu cea mai mare vechime la pot. In Romania, decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului – respective Nuntiul Apostolic.

Intrarea si iesirea din functie a decanului Corpului Diplomatic se face in mod automat, fara nici o ceremonie. In absenta acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat dupa Nuntiul Apostolic, in ordinea de precadere. Notificarea acestei situatii la Ministerul Afacerilor Externe – Directia Protocol – intra in practica diplomatica.