Angajarea , lichidarea , ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice

Angajarea , lichidarea , ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice

In baza prevederilor art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, institutiile publice, indiferent de subordonare si de modul de finantare a cheltuielilor, au obligatia sa respecte procedurile privind parcurgerea celor 4 faze ale executiei bugetare a cheltuielilor, respectiv angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor, precum si sa organizeze, sa conduca evidenta si sa raporteze angajamentele bugetare si legale incepand cu anul bugetar 2003.

Executia bugetara se bazeaza pe principiul separarii atributiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atributiile persoanelor care au calitatea de contabil.

Ordonatorii de credite ai bugetelor prevazute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002 sunt autorizati sa angajeze, sa lichideze si sa ordonanteze cheltuieli pe parcursul exercitiului bugetar, in limita creditelor bugetare aprobate, iar plata cheltuielilor se efectueaza de persoanele autorizate care, potrivit legii, poarta denumirea generica de contabil.

Operatiunile specifice angajarii, lichidarii si ordonantarii cheltuielilor sunt in competenta ordonatorilor de credite si se efectueaza pe baza propunerilor compartimentelor de specialitate ale institutiei publice.

Ordonatorii de credite pot delega aceasta calitate inlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane imputernicite in acest scop.

Actele de delegare a atributiilor desemneaza persoanele din cadrul institutiilor publice imputernicite sa semneze pentru si in numele ordonatorilor de credite. In actul de delegare trebuie sa se specifice limitele si conditiile delegarii, respectiv atributiile persoanelor delegate sa semneze documentele de angajare, lichidare si ordonantare a cheltuielilor, precum si subdiviziunile clasificatiei bugetului aprobat pentru care au fost imputernicite sa efectueze aceste operatiuni si termenul de valabilitate a imputernicirii.

Actele de delegare, insotite de specimenele de semnaturi ale persoanelor care au fost imputernicite, trebuie comunicate:

- persoanelor imputernicite;

- conducatorului compartimentului financiar (financiar-contabil) care nu poate efectua nici o plata ordonantata de o persoana care nu a fost imputernicita in acest sens;

- persoanei imputernicite sa exercite controlul financiar preventiv.

De asemenea, actele de incetare a delegarii se comunica persoanelor mentionate mai sus.

1. Angajarea cheltuielilor

1. Credite bugetare si credite de angajament

Sumele aprobate, la partea de cheltuieli, prin bugetele prevazute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002, in cadrul carora se angajeaza, se ordonanteaza si se efectueaza plati, reprezinta limite maxime care nu pot fi depasite.

Pentru actiunile multianuale se inscriu distinct in buget creditele de angajament si creditele bugetare.

Pentru actiunile multianuale ordonatorii de credite incheie angajamente legale in limita creditelor de angajament aprobate in buget pentru exercitiul bugetar respectiv.

Cheltuielile de investitii se angajeaza individual in cadrul angajamentelor multianuale care reprezinta limita superioara de angajare.

Toate angajamentele legale din care rezulta o cheltuiala pentru investitii publice sau alte cheltuieli asimilate investitiilor, cofinantate de o institutie internationala, se vor efectua in conformitate cu prevederile acordului de finantare.

Creditele bugetare aferente actiunilor multianuale reprezinta limita superioara a cheltuielilor care urmeaza a fi ordonantate si platite in cursul exercitiului bugetar.

Platile respective sunt aferente angajamentelor legale efectuate in limita creditelor de angajament aprobate in exercitiul bugetar curent sau in exercitiile bugetare anterioare.

Angajarea cheltuielilor bugetare, altele decat cele care privesc actiuni multianuale, se face numai in limita creditelor bugetare aprobate. Ordonatorii de credite au obligatia de a angaja si de a utiliza creditele bugetare numai in limita prevederilor si potrivit destinatiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea institutiilor publice si cu respectarea dispozitiilor legale.

2.Agajamentul legal

Angajarea oricarei cheltuieli din fonduri publice imbraca doua forme de angajamente:

Angajamentul legal - actul juridic prin care se creeaza (in cazul actelor administrative sau ale contractelor) sau se constata (in cazul legilor, hotararilor Guvernului, acordurilor, hotararilor judecatoresti), obligatii de plata pe seama fondurilor publice.

Angajamentul legal trebuie sa se prezinte sub forma scrisa si sa fie semnat de ordonatorul de credite. Angajamentul legal ia forma unui contract de achizitie publica, comanda, conventie, contract de munca, acte de control, acord de imprumut etc.

In toate actele juridice prin care se contracteaza o datorie a statului rezultata din contractarea unor imprumuturi interne sau externe sau o datorie rezultata dintr-un contract, comanda etc. trebuie sa se faca mentiuni cu privire la institutia care are prevazute in buget creditele aferente angajamentului respectiv si subdiviziunea bugetara la care sunt prevazute acestea si de la care urmeaza sa se faca plata.

Sarcina inscrierii datelor respective revine compartimentelor de specialitate care elaboreaza proiectele angajamentelor legale.

Inainte de a angaja si a utiliza creditele bugetare, respectiv inainte de a lua orice masura care ar produce o cheltuiala, ordonatorii de credite trebuie sa se asigure ca masura luata respecta principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sanatos, in special ale economiei si eficientei cheltuielilor.

In acest scop utilizarea creditelor bugetare trebuie sa fie precedata de o evaluare care sa asigure faptul ca rezultatele obtinute sunt corespunzatoare resurselor utilizate.

Proiectele angajamentelor legale reprezinta decizii de principiu luate de ordonatorii de credite, care implica o obligatie de efectuare a unei cheltuieli fata de terte persoane.

Aceste proiecte de angajamente legale nu pot fi aprobate de catre ordonatorul de credite decat daca au primit in prealabil viza de control financiar preventiv in conditiile legii.

Angajarea si ordonantarea cheltuielilor se efectueaza numai cu viza prealabila de control financiar preventiv propriu, potrivit dispozitiilor legale.

La institutiile publice la care operatiunile sunt supuse controlului financiar preventiv delegat angajarea si ordonantarea cheltuielilor se efectueaza si cu viza prealabila a controlorului delegat, conform legislatiei in vigoare.

Proiectul de angajament legal se prezinta pentru viza de control financiar preventiv impreuna cu "Propunerea de angajare a unei cheltuieli" si "Angajamentul bugetar individual/global".

Angajarea cheltuielilor se efectueaza in tot cursul exercitiului bugetar, astfel incat sa existe certitudinea ca bunurile si serviciile care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, respectiv prestate, si se vor plati in exercitiul bugetar respectiv.

Ordonatorii de credite nu pot angaja cheltuieli intr-o perioada in care se stie ca bunul, lucrarea sau serviciul nu va putea fi executat, receptionat si platit pana la data de 31 decembrie a exercitiului bugetar curent, respectiv ultima zi de plata prevazuta in Programul calendaristic pentru derularea principalelor operatiuni de incheiere a exercitiului bugetar, cu exceptia actiunilor multianuale.

In situatia in care, din motive obiective, angajamentele legale de cheltuieli nu pot fi platite pana la finele anului, acestea se vor plati din creditele bugetare ale exercitiului bugetar urmator.

Ordonatorilor de credite li se interzice sa ia cu buna stiinta masuri care au ca obiect angajarea de cheltuieli peste sumele aprobate in buget, la partea de cheltuieli, cu exceptia angajamentelor multianuale efectuate in conditiile legii.

Ordonatorii de credite nu pot incheia nici un angajament legal cu terte persoane fara viza de control financiar preventiv decat in conditiile autorizate de lege.

Dupa semnarea angajamentului legal de catre ordonatorul de credite acesta se transmite compartimentului de contabilitate pentru inregistrare in evidenta cheltuielilor angajate.

Angajamente legale pentru diferite tipuri de cheltuieli:

1.Salariile personalului cuprins in statele de functii anexate bugetului aprobat si obligatiile aferente acestora, se considera angajamente legale si bugetare de la data de 1 ianuarie a fiecarui an cu intreaga suma a creditelor bugetare aprobate.

2.Pensiile si ajutoarele sociale stabilite conform legilor in vigoare, se considera angajamente legale si bugetare de la data de 1 ianuarie a fiecarui an cu intreaga suma a creditelor bugetare aprobate.

3.Cheltuielile cu dobanzile si alte cheltuieli aferente datoriei publice se considera angajamente legale si bugetare de la data de 1 ianuarie a fiecarui an cu intreaga suma a creditelor bugetare aprobate.

4.Cheltuielile de natura administrativa cum ar fi: energie electrica, termica, apa, canal, salubritate, telefoane, etc cuprinse in bugete previzionale care nu sunt acoperite in timpul anului de angajamente legale individuale cu valoare certa pentru a fi inregistrate in contul "Angajamente legale", se inregistreaza in contul angajamentelor legale cu valoarea facturilor emise pentru serviciile prestate urmare contractelor incheiate a caror valoare nu este individualizata anual.

Document online: Unificarea paneuropeana azi Document online: Economia bunastarii si rolul statului in economie - reglementarea preturilor

5.Transferurile si subventiile alocate de la bugetul de stat, bugetele locale, bugetele fondurilor speciale si de la alte bugete, prin bugetele ordonatorilor principali sau secundari de credite, pentru institutiile publice subordonate finantate din venituri proprii si subventii, pentru bugetele altor institutii publice, precum si pentru regiile autonome, societatile sau companiile nationale si societatile comerciale, se vor inregistra in contabilitate ca angajamente legale in limita sumelor aprobate prin buget, stabilite in baza unor acte normative.

3. Angajamentul bugetar

Angajamentul bugetar - actul administrativ prin care se rezerva creditul bugetar in vederea stingerii prin plata a obligatiei de plata ce rezulta din executia ulterioara a angajamentului legal.

In aplicarea principiului anualitatii, potrivit caruia 'platile efectuate in cursul unui an bugetar in contul unui buget apartin exercitiului corespunzator de executie a bugetului respectiv', si a prevederilor legale, potrivit carora pentru a efectua o plata este obligatorie parcurgerea prealabila a celor trei faze, respectiv angajarea, lichidarea, ordonantarea, se impune punerea in rezerva a creditelor bugetare angajate, astfel incat toate angajamentele legale incheiate in cursul unui exercitiu bugetar sau in exercitiile precedente de ordonatorul de credite sau de alte persoane imputernicite sa poata fi platite in cursul exercitiului bugetar respectiv, in limita creditelor bugetare aprobate.

In vederea respectarii acestei cerinte, angajamentul bugetar prin care au fost rezervate fonduri publice unei anumite destinatii, in limita creditelor bugetare aprobate, preceda angajamentul legal.

Este interzis ordonatorilor de credite aprobarea unor angajamente legale fara asigurarea ca au fost rezervate si fondurile publice necesare platii acestora in exercitiul bugetar, cu exceptia actiunilor multianuale.

Valoarea angajamentelor legale nu poate depasi valoarea angajamentelor bugetare si, respectiv, a creditelor bugetare aprobate, cu exceptia angajamentelor legale aferente actiunilor multianuale care nu pot depasi creditele de angajament aprobate in buget.

Angajarea cheltuielilor trebuie sa se faca intotdeauna in limita disponibilului de credite bugetare si, respectiv, in limita disponibilului de credite de angajament pentru actiuni multianuale.

In scopul garantarii acestei reguli, angajamentele legale, respectiv toate actele prin care statul sau unitatile administrativ-teritoriale contracteaza o datorie fata de tertii creditori, sunt precedate de angajamente bugetare, respectiv de rezervarea creditelor necesare platii angajamentelor legale.

Angajamentele bugetare pot fi:

- angajamente bugetare individuale;

- angajamente bugetare globale.

a)Angajamentul bugetar individual este un angajament specific unei anumite operatiuni noi care urmeaza sa se efectueze.

Angajamentul bugetar individual se prezinta la viza persoanei imputernicite sa exercite controlul financiar preventiv in acelasi timp cu proiectul angajamentului legal individual si cu propunerea de angajare a cheltuielii respective.

b)Pentru cheltuieli curente de natura administrativa, ce se efectueaza in mod repetat pe parcursul aceluiasi exercitiu bugetar, se pot intocmi propuneri de angajamente legale provizorii, materializate in bugete previzionale, care se inainteaza pentru viza de control financiar preventiv impreuna cu angajamentele bugetare globale si cu propunerea de angajare a cheltuielilor respective.

Angajamentul bugetar global este un angajament bugetar aferent angajamentului legal provizoriu care priveste cheltuielile curente de functionare de natura administrativa, cum ar fi:

- cheltuieli de deplasare;

- cheltuieli de protocol;

- cheltuieli de intretinere si gospodarie (incalzit, iluminat, apa, canal,

salubritate, posta, telefon, radio, furnituri de birou etc.);

- cheltuieli cu asigurarile;

- cheltuieli cu chiriile;

- cheltuieli cu abonamentele la reviste, buletine lunare etc.

Documentele privind angajarea cheltuielilor

Documentele privind angajarea de cheltuieli din fonduri publice sunt:

1) Proiectul de angajament legal (proiect de contract, comanda, referat, etc), intocmit de compartimentul de specialitate, care poate fi oricare dintre compartimentele functionale ale institutiei. Dupa aprobare sa de catre ordonatorul de credite , propunerea se tranforma evident in angajament legal (contract, comanda, conventie, contract de munca, etc).Se utilizeaza in situatia angajamentului bugetar individual.

2) Bugetul previzional cuprinde cheltuielile curente de natura administrativa estimate pe intregul an. Bugetul previzional aprobat constituie pe parcursul anului si angajamentul legal provizoriu.

3) 'Propunerea de angajare a unei cheltuieli' - anexa 1 la Normele metodologice aprobate prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1.792 din 24 decembrie 2002.

Aceasta anexa furnizeaza persoanelor care urmeaza a viza si aproba angajarea cheltuielii, informatii legate de subdiviziunea din clasificatia bugetara in care se incadreaza cheltuiala generata de angajamentul propus, creditele aprobate, creditele angajate deja pana la data propunerii si cele care mai pot fi angajate, suma propusa a fi angajata si ce credite raman disponibile daca se accepta propunerea. Ea insoteste proiectul de angajament legal.

4) 'Angajamentul bugetar' - anexa 2 la Normele metodologice aprobate prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1.792 din 24 decembrie 2002. Acesta este documentul cu

ajutorul caruia o parte a creditelor bugetare sunt rezervate acoperirii obligatiilor generate de angajamentul legal propus.

Exercitarea controlului financiar preventiv

Angajamentele bugetare se realizeaza prin emiterea unui document scris privind angajamentul bugetar individual si angajamentul bugetar global, prin care se certifica existenta unor credite bugetare disponibile si se pun in rezerva (se blocheaza) creditele aferente unei cheltuieli, potrivit destinatiei prevazute in buget.

Propunerile de angajamente se inainteaza din timp persoanei imputernicite cu exercitarea controlului financiar preventiv, pentru a da posibilitate acesteia sa isi exercite atributiile conform legii.

Propunerile de angajare a cheltuielilor trebuie insotite de toate documentele justificative aferente si, daca este cazul, de orice alte documente si informatii solicitate de catre persoana imputernicita sa exercite controlul financiar preventiv.

Dupa avizarea angajamentului bugetar individual sau global, dupa caz, de catre persoana imputernicita sa exercite controlul financiar preventiv, acesta se semneaza de ordonatorul de credite si se transmite compartimentului de contabilitate pentru inregistrare in evidenta cheltuielilor angajate.

Creditele bugetare neangajate, precum si creditele bugetare angajate si neutilizate pana la finele exercitiului bugetar sunt anulate de drept.

Orice cheltuiala angajata si neplatita pana la data de 31 decembrie a exercitiului bugetar curent se va plati in contul bugetului pe anul urmator din creditele bugetare aprobate in acest scop.

In angajamentele legale individuale si cele provizorii, precum si in angajamentele bugetare individuale sau globale se precizeaza subdiviziunile bugetului aprobat.

In situatia in care se impune majorarea sau diminuarea unor angajamente legale, este necesara elaborarea unor propuneri de modificare a angajamentelor legale si bugetare initiale, insotite de memorii justificative.

2. Lichidarea cheltuielilor

Lichidarea cheltuielilor este faza in procesul executiei bugetare in care se verifica existenta angajamentelor, se determina sau se verifica realitatea sumei datorate, se verifica conditiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care sa ateste operatiunile respective.

Verificarea existentei obligatiei de plata se realizeaza prin verificarea documentelor justificative din care sa rezulte pretentia creditorului, precum si realitatea 'serviciului efectuat' (bunurile au fost livrate, lucrarile executate si serviciile prestate sau, dupa caz, existenta unui titlu care sa justifice plata: titlu executoriu, acord de imprumut, acord de grant etc.).

Documente de lichidare pentru diferite tipuri de cheltuieli:

Salariile si indemnizatiile vor fi lichidate in baza statelor de plata colective, intocmite de compartimentul de specialitate, cu exceptia cazurilor in care este necesara lichidarea individuala.

Bunurile livrate, lucrarile executate si serviciile prestate vor fi lichidate in baza documentelor: Factura fiscala sau Factura cuprinse in anexa nr. 1A 'Catalogul formularelor tipizate, comune pe economie, cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, privind activitatea financiara si contabila' la Hotararea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora, sau alte formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii.

Determinarea sau verificarea existentei sumei datorate creditorului se efectueaza de catre persoana imputernicita de ordonatorul de credite, pe baza datelor inscrise in factura si a documentelor intocmite de comisia de receptie constituita potrivit legii (Proces-verbal de receptie, in cazul mijloacelor fixe, Nota de receptie si constatare de diferente, in cazul bunurilor materiale, altele decat mijloacele fixe).

Acordarea vizei "Bun de plata"

Documentele care atesta bunurile livrate, lucrarile executate si serviciile prestate sau din care reies obligatii de plata certe se vizeaza pentru 'Bun de plata' de ordonatorul de credite sau de persoana delegata cu aceste atributii, prin care se confirma ca:

- bunurile furnizate au fost receptionate, cu specificarea datei si a locului primirii;

- lucrarile au fost executate si serviciile prestate;

- bunurile furnizate au fost inregistrate in gestiune si in contabilitate, cu specificarea gestiunii si a notei contabile de inregistrare;

- conditiile cu privire la legalitatea efectuarii rambursarilor de rate sau a platilor de dobanzi la credite ori imprumuturi contractate/garantate sunt indeplinite;

- alte conditii prevazute de lege sunt indeplinite.

Prin acordarea semnaturii si mentiunii 'Bun de plata' pe factura, se atesta ca serviciul a fost efectuat corespunzator de catre furnizor si ca toate pozitiile din factura au fost verificate.

Conditiile de exigibilitate a obligatiei se verifica pe baza datelor cuprinse in angajamentele legale, care trebuie sa cuprinda si date cu privire la termenele de plata a obligatiei.

Persoana imputernicita sa efectueze lichidarea cheltuielilor verifica personal documentele justificative si confirma pe propria raspundere ca aceasta verificare a fost realizata.

Documentele care atesta parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor stau la baza inregistrarii in contabilitatea patrimoniala a institutiei publice pentru reflectarea serviciului efectuat si a obligatiei de plata fata de tertii creditori.

3. Ordonantarea cheltuielilor

Ordonantarea cheltuielilor este faza in procesul executiei bugetare in care se confirma ca livrarile de bunuri au fost efectuate sau alte creante au fost verificate si ca plata poate fi realizata.

Persoana desemnata de ordonatorul de credite confirma ca exista o obligatie certa si o suma datorata, exigibila la o anumita data, si in acest caz ordonatorul de credite bugetare poate emite 'Ordonantarea de plata' (Anexa 3) pentru efectuarea platii.

Ordonantarea de plata este documentul intern prin care ordonatorul de credite da dispozitie conducatorului compartimentului financiar (financiarcontabil) sa intocmeasca instrumentele de plata a cheltuielilor.

Ordonantarea de plata trebuie sa contina date cu privire la:

- exercitiul bugetar in care se inregistreaza plata;

- subdiviziunea bugetara la care se inregistreaza plata;

- suma de plata (in cifre si litere) exprimata in moneda nationala sau in moneda straina, dupa caz;

- datele de identificare a beneficiarului platii;

- natura cheltuielilor;

- modalitatea de plata.

Ordonantarea de plata este datata si semnata de ordonatorul de credite sau de persoana delegata cu aceste atributii. Ordonantarea de plata va fi insotita de documentele justificative in original si va purta viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care sa confirme corectitudinea sumelor de plata, livrarea si receptionarea bunurilor, executarea lucrarilor si prestarea serviciilor, existenta unui alt titlu care sa justifice plata, precum si, dupa caz, inregistrarea bunurilor in gestiunea institutiei si in contabilitatea acesteia.

Facturile in original sau alte documente intocmite in vederea platii cheltuielilor vor purta obligatoriu numarul, data notei contabile si semnatura persoanei care a inregistrat in contabilitate lichidarea cheltuielilor.

In cazuri exceptionale, cand nu este posibila prezentarea documentelor justificative in original, vor fi acceptate si copii ale documentelor justificative, certificate pentru conformitatea cu originalul de catre ordonatorul de credite sau de persoana delegata cu aceste atributii.

In situatia in care, in conformitate cu prevederile contractuale, urmeaza sa se efectueze plata in rate a bunurilor livrate, lucrarilor executate si a serviciilor prestate, se vor avea in vedere urmatoarele:

- prima ordonantare de plata va fi insotita de documentele justificative care dovedesc obligatia catre creditor pentru plata ratei respective;

- ordonantarile de plata ulterioare vor face referire la documentele justificative deja transmise conducatorului compartimentului financiar (financiar-contabil).

La emiterea ordonantarii de plata finale ordonatorul de credite confirma ca operatiunea s-a finalizat.

Exercitarea controlului financiar preventiv:

Inainte de a fi transmisa compartimentului financiar (financiar-contabil) pentru plata ordonantarea de plata se transmite pentru avizare persoanei imputernicite sa exercite controlul financiar preventiv.

Scopul acestei avizari este de a stabili ca:

ordonantarea de plata a fost emisa corect;

- ordonantarea de plata corespunde cu cheltuielile angajate si suma respectiva este exacta;

- cheltuiala este inscrisa la subdiviziunea corespunzatoare din bugetul aprobat; exista credite bugetare disponibile;

- documentele justificative sunt in conformitate cu reglementarile in vigoare;

- numele si datele de identificare ale creditorului sunt corecte.

Nici o ordonantare de plata nu poate fi prezentata spre semnare ordonatorului de credite decat dupa ce persoana imputernicita sa exercite controlul financiar preventiv a acordat viza.

Persoana imputernicita sa exercite controlul financiar preventiv se asigura ca ordonantarile supuse vizei se refera la angajamente de cheltuieli deja vizate si ca sunt indeplinite conditiile de lichidare a angajamentelor.

Ordonantarile de plata nevizate de persoana imputernicita sa exercite control financiar preventiv sunt nule si fara valoare pentru conducatorul compartimentului financiar (financiar-contabil) care urmeaza sa faca plata, daca nu sunt autorizate in conditiile prevazute de lege.

Dupa aprobare ordonantarea de plata impreuna cu toate documentele justificative in original se inainteaza conducatorului compartimentului financiar (financiar-contabil) pentru plata.

Primele trei faze ale procesului executiei bugetare a cheltuielilor se realizeaza in cadrul institutiei publice, raspunderea pentru angajarea, lichidarea si ordonantarea cheltuielilor revenindu-i ordonatorului de credite bugetare sau persoanelor imputernicite sa exercite aceasta calitate prin delegare, potrivit legii.

4. Plata cheltuielilor

Plata cheltuielilor este faza finala a executiei bugetare prin care institutia publica este eliberata de obligatiile sale fata de tertii-creditori.

a)Persoane autorizate cu efectuarea platii:

Plata cheltuielilor se efectueaza de persoanele autorizate care, potrivit legii, poarta denumirea generica de contabil, in limita creditelor bugetare si destinatiilor aprobate in conditiile dispozitiilor legale, prin unitatile de trezorerie si contabilitate publica la care isi au conturile deschise, cu exceptia platilor in valuta, care se efectueaza prin banci, sau a altor plati prevazute de lege sa se efectueze prin banci.

Plata cheltuielilor este asigurata de seful compartimentului financiar (financiar contabil) in limita creditelor bugetare deschise si neutilizate sau a disponibilitatilor aflate in conturi, dupa caz.

In cazul institutiilor publice care nu au in structura lor un compartiment financiar sau financiar-contabil, plata cheltuielilor se va efectua de catre persoana desemnata de ordonatorul de credite sa indeplineasca aceasta atributie in cadrul institutiei publice.

Instrumentele de plata utilizate de institutiile publice, respectiv cecul de numerar si ordinul de plata pentru trezoreria statului, se semneaza de doua persoane autorizate in acest sens, dintre care prima semnatura este cea a conducatorului compartimentului financiar (financiar-contabil), iar a doua, a persoanei cu atributii in efectuarea platii.

b)Conditii pentru efectuarea platii:

Plata se efectueaza de conducatorul compartimentului financiar (financiar-contabil) numai daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

- cheltuielile care urmeaza sa fie platite au fost angajate, lichidate si ordonantate;

- exista credite bugetare deschise/repartizate sau disponibilitati in conturi de disponibil;

- subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectueaza plata este cea corecta si corespunde naturii cheltuielilor respective;

- exista toate documentele justificative care sa justifice plata;

- semnaturile de pe documentele justificative apartin ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta sa exercite atributii ce decurg din procesul executarii cheltuielilor bugetare, potrivit legii;

- beneficiarul sumelor este cel indreptatit potrivit documentelor care atesta

serviciul efectuat;

- suma datorata beneficiarului este corecta;

- documentele de angajare si ordonantare au primit viza de control financiar preventiv;

- documentele sunt intocmite cu toate datele cerute de formular;

- alte conditii prevazute de lege.

Nu se poate efectua plata:

- in cazul in care nu exista credite bugetare deschise si/sau repartizate ori disponibilitatile sunt insuficiente;

- cand nu exista confirmarea serviciului efectuat si documentele nu sunt

vizate pentru 'Bun de plata';

- cand beneficiarul nu este cel fata de care institutia are obligatii;

- cand nu exista viza de control financiar preventiv pe ordonantarea de plata si nici autorizarea prevazuta de lege.

c)Constatarea unor erori:

In cazul constatarii unei erori in legatura cu plata ce urmeaza sa fie efectuata, conducatorul compartimentului financiar (financiar-contabil) suspenda plata. Motivele deciziei de suspendare a platii se prezinta intr-o declaratie scrisa care se trimite ordonatorului de credite si, spre informare, persoanei imputernicite sa exercite controlul financiar preventiv.

Ordonatorul de credite poate solicita in scris si pe propria raspundere efectuarea platilor.

d)Alte obligatii ale institutiilor publice in vederea efectuarii platilor:

In vederea efectuarii cheltuielilor, institutiile publice au obligatia de a prezenta unitatilor de trezorerie si contabilitate publica la care au conturile deschise bugetul de venituri si cheltuieli aprobat si repartizat pe trimestre, pe modelele elaborate de Ministerul Finantelor Publice.

Pentru efectuarea cheltuielilor de capital institutiile publice vor prezenta unitatilor de trezorerie si contabilitate publica si programul de investitii aprobat in conditiile legii.

Creditele bugetare aprobate in buget vor putea fi utilizate la cererea ordonatorilor de credite numai dupa deschiderea de credite de catre ordonatorii principali de credite, repartizarea creditelor bugetare pentru bugetul propriu si pentru ordonatorii de credite secundari sau tertiari, dupa caz, si/sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe seama acestora.

Deschiderea conturilor de cheltuieli si de disponibilitati de catre institutiile publice se efectueaza potrivit normelor privind organizarea si functionarea trezoreriilor statului.

Dreptul de administrare si dispozitie asupra conturilor de cheltuieli bugetare sau de disponibil, deschise la unitatile de trezorerie si contabilitate publica si banci, se va exercita in mod exclusiv de catre institutiile publice pe seama carora au fost deschise, prin persoanele special imputernicite in acest sens, dupa comunicarea catre trezorerie sau banca a imputernicirilor si a fiselor cu specimenele de semnaturi ale persoanelor abilitate sa efectueze plata, impreuna cu amprenta stampilei.

Ordinele de plata se emit pe numele fiecarui creditor. Acestea vor fi datate si vor avea inscrise in spatiul rezervat obiectul platii si subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata.

Ordinele de plata se inscriu intr-un registru distinct, vor purta un numar de ordine unic, incepand cu numarul 1 in ordine crescatoare pentru fiecare ordonator de credite si pentru fiecare exercitiu bugetar.Un ordin de plata nu poate cuprinde plati referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat.

Ordinele de plata se emit pe baza documentelor justificative din care sa reiasa ca urmeaza sa se achite integral sau partial o datorie contractata si justificata.

Se excepteaza de la aceasta regula ordinele de plata ce se emit pentru plata de avansuri.

Actiunile si categoriile de cheltuieli pentru care se pot acorda plati in avans din fonduri publice sunt cele stabilite prin hotarari ale Guvernului.Sumele reprezentand plati in avans nejustificate prin bunuri livrate, lucrari executate si servicii prestate pana la sfarsitul anului se recupereaza de catre institutia publica care a acordat avansurile si se vor restitui bugetului din care au fost acordate, cu perceperea dobanzilor si penalitatilor de intarziere aferente, potrivit legii.

Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibilitati, dupa caz, institutiile publice pot ridica, pe baza de cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea platilor de salarii, premii, deplasari, precum si pentru alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi: drepturi cu caracter social, burse pentru elevi si studenti, ajutoare etc. In fila de cec se mentioneaza si natura cheltuielilor care urmeaza sa se efectueze din numerarul ridicat.

Institutiile publice vor lua masurile necesare pentru reducerea la maximum a platilor in numerar, efectuand prin casieria proprie numai acele cheltuieli de volum redus care nu se justifica a fi efectuate prin virament.

Sumele ridicate in numerar se pastreaza in casieria institutiei publice in conditii de siguranta. In vederea efectuarii de plati in numerar pentru deplasari sau achizitionarea de bunuri, executarea de lucrari sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri in numerar persoanelor desemnate pe baza 'Dispozitiei de plata - incasare catre casierie' (cod 14-4-4), semnata de conducatorul compartimentului financiar (financiar-contabil) si de persoanele cu atributii in efectuarea platilor in numerar.

Justificarea avansurilor in numerar se efectueaza in baza documentelor justificative eliberate de agentii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv facturi fiscale, facturi, chitante, bon de comanda-chitanta sau alte formulare ori documente privind activitatea financiara si contabila cu regim special, aprobate potrivit legii.