Metode si metodologii de control

biective:

Precizarea intelesului notiunii de metoda si descrierea etapelor ei.

Clasificarea metodelor si procedeelor utilizate in controlul economic, financiar si gestionar si descrierea lor.

Prezentarea metodologiilor de planificare si de exercitare a controlului financiar si gestionar.

1. Consideratiuni teoretice asupra metodei si metodologiilor de control

Calitatea muncii de control economic, financiar si gestionar , ca si rezultatele acesteia depind in mare masura de metodele si tehnicile utilizate in cercetarea fenomenelor din economie, de procedeele prin care organele de control ajung la fundamentarea opiniilor, concluziilor sau a masurilor de adoptat.

In general, notiunea de metoda simbolizeaza drumul rational ce trebuie parcurs pentru infaptuirea unui deziderat. Ea provine de la latinescul methodus care inseamna mod de expunere sau de actiune, iar acesta la randul sau are la origine cuvintele grecesti meta -cu si odos -drum, cale.

In intelesul ei teoretic, metoda controlului financiar si gestionar consta in esalonarea cercetarii fenomenelor pe patru trepte distincte: informarea, verificarea, analiza si sinteza.

Informarea ofera organelor de control posibilitatea cunoasterii modului in care s-au desfasurat sau se desfasoara activitatile verificate. Ea poate avea un caracter de ansamblu sau de detaliu (documentare), referindu-se in primul rand la unitatile, compartimentele sau organismele supuse controlului (continutul activitatii, structuri interne, niveluri ierarhice, competente si responsabilitati). Informarea permite organelor de control sa se orienteze cu prioritate asupra problemelor mai importante sau asupra acelor sectoare ori laturi ale activitatii care prezinta deficiente sau riscuri mai mari.

Verificarea este treapta de baza in cercetarea operatiunilor, proceselor sau fenomenelor supuse controlului si are ca element principal confruntarea sau comparatia ce trebuie facuta intre realitatile constatate si situatiile ideale continute in programe, normative sau norme. In functie de scopul urmarit, de sfera controlului si de domeniul in care se exercita acesta, pot fi utilizate forme si instrumente specifice de verificare, astfel incat sa se asigure o cat mai completa cunoastere si o cat mai corecta interpretare a fenomenului controlat.

Analiza foloseste pentru aprofundarea verificarii unor fenomene complexe a caror apreciere globala nu este posibila sau suficienta. Ea consta in descompunerea fenomenelor sau proceselor economice in partile lor componente si cercetarea separata a fiecareia dintre acestea. In munca de control economic, financiar si gestionar  analiza permite stabilirea factorilor de influenta si a marimii acestor influente, identificarea cauzelor care au generat anumite stari de lucruri si a eventualilor vinovati. Necesitatea unor analize temeinice decurge

din faptul ca actiunile de control sunt total lipsite de eficienta daca se limiteaza la simpla constatare a realitatilor si la caracterizarea superficiala a lor, fara sa contribuie la cunoasterea tuturor detaliilor si la prevenirea deficientelor.

In sfarsit, sinteza urmareste valorificarea eforturilor depuse in munca de control, permitand generalizarea faptelor, stabilirea unor raporturi cauza-efect si formularea concluziilor finale. Sintetizarea constatarilor facute de catre organul de control cu ocazia informarii, verificarii si analizei sta la baza propunerii sau adoptarii masurilor de perfectionare a activitatilor economico-sociale.

2. Metode de tehnica utilizate in controlul financiar si gestionar

Totalitatea metodelor si tehnicilor utilizate in activitatea de control economic, financiar si gestionar formeaza metodologia generala a controlului, realizandu-se in practica prin intermediul mai multor procedee de lucru. Metodele de tehnica sunt diferentiate in functie de natura actiunilor de control, obiectivele urmarite si competenta organelor insarcinate cu executarea lor. O parte dintre acestea sunt metode specifice controlului, altele sunt metode comune (in sensul ca se utilizeaza si in alte domenii de activitate economico-sociala sau chiar sunt preluate de la acestea).

2.1. Metodele de tehnica specifice controlului financiar si gestionar

Aceste metode au drept principala caracteristica faptul ca se folosesc exclusiv sau prioritar in munca de control. In categoria acestor metode se cuprind verificarea documentara, inventarierea de control si utilizarea unor mijloace proprii de consemnare sau confirmare a constatarilor.

A. Verificarea documentara este cea mai frecvent folosita dintre metodele de tehnica specifice controlului financiar si gestionar. Ea consta in esenta ei, in analiza si aprecierea unor operatiuni, procese sau fenomene pe baza actelor scrise care le reflecta. Controlul documentar poate fi preventiv (efectuat asupra documentelor de dispozitie) sau ulterior (efectuat cu ajutorul documentelor de executie, care fac dovada producerii efective a operatiunilor economice si financiare). Subliniem si faptul ca actele pe baza carora se exercita verificarea documentara pot reprezenta documente justificative sau centralizatoare, evidente tehnic-operative, registre si documente de contabilitate, conturi anuale sau previzionale.

Evident, verificarea documentara urmareste in primul rand aspectele de fond, adica legalitatea, realitatea, oportunitatea si economicitatea operatiunilor ce fac obiect al controlului. Asta nu inseamna ca pot fi neglijate aspectele de forma sau de continut. Verificarea de forma stabileste daca un document contine toate elementele necesare (denumirea si numarul documentului, unitatea care il intocmeste, explicarea continutului operatiunii si eventual temeiul legal, data si semnaturile autorizate), iar verificarea continutului sau verificarea aritmetica urmareste exactitatea cifrelor inscrise in document, a calculelor efectuate si a reporturilor.

Analiza: Metode financiare de evaluare a proiectelor de investitii Proiect: Procesul politico-juridic in Uniunea Europeana

In aceste conditii, sarcinile organelor de control in verificarea documentelor sunt foarte complexe. Ele trebuie sa urmareasca concomitent valabilitatea sau autenticitatea documentelor justificative, incadrarea operatiunilor consemnate in ele in prevederile legale si in disciplina financiara, modul de completare (in special a celor tipizate si a celor cu regim special) si de circulatie a documentelor.

In practica controlului financiar si gestionar, verificarea documentara utilizeaza mai multe procedee sau tehnici de lucru, care se diferentiaza atat din punct de vedere al scopului urmarit, cat si sub aspectul modalitatilor concrete de realizare, dupa cum urmeaza:

Procedeul compararii documentelor se foloseste in cazurile in care organele de control au neclaritati sau suspiciuni in legatura cu autenticitatea, respectiv cu intocmirea sau aprobarea documentelor justificative; in asemenea cazuri se compara mai multe documente care contin scrisul sau semnatura aceleiasi persoane, se consulta specimenele de semnaturi si numai in cazuri de exceptie se va recurge la confirmarea sau recunoasterea scrisului ori semnaturii de catre autorii acestora.

Procedeul verificarii reciproce a documentelor consta in confruntarea unor documente diferite, dar care contin anumite date comune sau se refera la una si aceeasi problema; de exemplu, confruntarea cantitatilor de produse finite din Notele de predare cu cele din Raportul de fabricatie si cu cele din documentele de preluare in gestiune sau, confruntarea datelor din documentele de transport cu cele din factura furnizorului(date referitoare la cantitati, localitatea de expeditie, distanta etc.)

Procedeul verificarii incrucisate (contraverificarii) documentelor consta in confruntarea exemplarelor diferite ale aceluiasi document, aflate la unitati, sectoare sau locuri diferite. De exemplu, confruntarea exemplarelor din factura ajunse la beneficiar (odata cu marfa sau prin banca) cu cele ramase la furnizori, sau confruntarea originalului chitantei (care se gaseste in toate cazurile la platitor) cu copia ramasa in carnetul chitantier.

Procedeul ridicarii unor documente de catre organele de control reprezinta, in primul rand, o masura asiguratorie si se foloseste in toate cazurile in care exista pericolul ca unele documente (considerate nelegale, incorecte sau dubioase) sa fie sustrase sau distruse de cei interesati (mai ales daca reprezinta unica dovada a unor nereguli), sa fie modificate sau completate cu mentiuni suplimentare fata de cele constatate initial. In toate cazurile documentele ridicate se inlocuiesc cu copii certificate de catre organul de control si de conducatorul unitatii sau compartimentului verificat; pe copie se mentioneaza obligatoriu locul unde se afla documentul original, organul care l-a ridicat si calitatea acestuia.

Procedeul confectionarii unor copii sau extrase dupa documentele verificate se utilizeaza in cazurile in care datele sau operatiunile economice si financiar contabile continute in documente sunt necesare pentru sustinerea ori confirmarea constatarilor facute de catre organul verificator, pentru fundamentarea concluziilor inscrise in actele de control, fara sa existe riscul ca documentele respective sa fie sustrase, distruse sau falsificate. Copiile si extrasele trebuie sa fie conforme cu documentele ramase la unitatea verificata si trebuie certificate pentru exactitate de catre organul de control si seful compartimentului de la care emana actul original.

Alte procedee de verificare documentara deriva din modul de ordonare sau grupare a documentelor si sunt urmatoarele:

Procedeul verificarii cronologice se caracterizeaza prin aceea ca toate documentele ce stau la baza controlului, indiferent de continutul lor, sunt examinate in ordinea stricta in care au fost intocmite, inregistrate sau indosariate. O asemenea verificare este suficient de comoda, dar are dezavantajul ca nu permite urmarirea unei probleme sau grup de operatiuni de la inceput pana la sfarsit si formularea unor concluzii sintetice. De altfel, in practica unitatilor economico-sociale documentele primare, centralizatoare, de evidenta operativa sau contabila sunt sistematizate si indosariate pe probleme, astfel incat verificarile strict cronologice (in intelesul pe care l-am dat mai sus acestui procedeu) sunt destul de rare.

Procedeul verificarii invers-cronologice are un mod similar de desfasurare, cu deosebirea ca incepe cu documentele cele mai recente si continua cu cele mai vechi, in ordinea intocmirii, inregistrarii sau indosarierii lor. Acest procedeu se recomanda cu precadere in doua situatii specifice: atunci cand se constata anumite omisiuni sau erori de inregistrare, pentru identificarea carora este necesara cercetarea document cu document sau pozitie cu pozitie, a lucrarilor intocmite anterior, in cazul constatarii unor deficiente, neglijente, abateri sau falsuri in acte, pentru stabilirea momentului din care acestea au inceput sa se produca.

Procedeul verificarii sistematice sau pe probleme a documentelor face posibila urmarirea unui aspect sau grup de operatiuni distincte si formularea unor concluzii unitare cu privire la fenomenul cercetat. Practica economica ofera nenumarate exemple de asemenea verificari: controlul documentelor de incasari si plati, verificarea documentelor privind remunerarea muncii, verificarea documentelor referitoare la aprovizionarea tehnico-materiala si altele similare. Sistematizarea si verificarea pe probleme a documentelor aduce muncii de control o eficienta sporita si inlatura posibilitatile de omitere a unor acte, care in conditiile verificarii globale ar putea scapa organului de control.

Verificarea combinata sau mixta a documentelor reprezinta de fapt o imbinare a procedeelor de mai sus, care presupune gruparea actelor pe feluri, probleme sau operatiuni si examinarea fiecarui set sau pachet de documente in ordinea cronologica ori invers cronologica a intocmirii, inregistrarii ori indosarierii lor. Avantajele pe care le ofera acest procedeu sunt incontestabile, astfel incat el a devenit uzual in practica controlului financiar si gestionar.

B. Inventarierea de control (cunoscuta si sub denumirile de control faptic sau inventar fizic)

Ca metoda specifica de control economic, financiar si gestionar , inventarierea reprezinta in primul rand o verificare faptica, pe teren, a existentelor de valori materiale si banesti. Prin extensie, inventarierea de control poate fi folosita si pentru verificarea unor documente sau evidente (sub raportul existentei acestora si tinerii lor la zi), precum si pentru identificarea unor elemente patrimoniale de natura titlurilor, drepturilor de creanta, obligatiilor.

O conditie esentiala pentru succesul inventarierii de control, respectiv pentru surprinderea realitatilor efective, este ca interventiile controlului sa se produca inopinat. In caz contrar persoanele care raspund de gestiuni, sectoare sau compartimentele verificate pot lua masuri de acoperire provizorie si fictiva a lipsurilor, de modificare a evidentelor operative, de mascare a plusurilor, de substituire a sortimentelor si altele similare. In acelasi timp, inventarierea inopinata ofera o imagine clara si reala asupra starii calitative, modului de pastrare sau de folosinta a bunurilor si mijloacelor ce compun avutul public sau privat al unitatilor patrimoniale.

In functie de natura elementelor verificate si de obiectivele urmarite prin actiunea de control, se pot utiliza ca procedee de lucru inventarierea totala si inventarierea prin sondaj.

Inventarierea totala permite cunoasterea integrala a realitatilor si formularea unor concluzii exacte, dar este mai greu de realizat. Ea reclama un timp de executare indelungat, un efort mai substantial si sistarea operatiunilor de primire si eliberare a bunurilor din gestiuni.

In schimb, inventarierea prin sondaj se realizeaza cu mai multa usurinta, este mai operativa, dar are o precizie mai scazuta. Cu toate acestea, in practica economica actuala, inventarierea de control (conceputa ca metoda de tehnica specifica) se realizeaza in principal pe calea sondajului. Explicatia poate fi data si de faptul ca, in conditiile actuale, volumul valorilor ce trebuie inventariate si sortimentele acestora inregistreaza o crestere si respectiv o diversificare continua. In orice caz, procedeul inventarierii prin sondaj nu trebuie sa conduca la diminuarea gradului de precizie al actiunilor de control.

Evident, inventarierea prin sondaj nu poate fi generalizata in mod absolut. De altfel, legea interzice folosirea sondajului pentru verificarea gestiunilor de mijloace banesti sau a gestiunilor de obiecte pretioase. De asemenea, atunci cand sondajul descopera existenta unor deficiente sau lipsuri in gestiune, este obligatorie trecerea la inventarierea totala in vederea stabilirii volumului si valorii integrale a prejudiciilor provocate.

C. Utilizarea de mijloace proprii de consemnare si confirmare

In practica controlului financiar si gestionar apar frecvente situatii in care informatiile curente ce stau la dispozitia organelor de control nu satisfac integral cerintele unei interpretari realiste a fenomenelor si proceselor economice complexe sau foarte dinamice. In asemenea imprejurari sunt necesare investigatii suplimentare indreptate spre cunoasterea unor aspecte particulare si a mobilurilor ce stau la baza unor actiuni, identificarea tuturor implicatiilor si efectelor, valorificarea unor initiative, optiuni sau puncte de vedere ale personalului din unitatile controlate.

In principiu, organele de control pot cere informatii (verbale sau scrise) oricaror persoane fizice sau juridice care au legatura cu problemele verificate. Mai frecvent folosite in munca de control sunt notele scrise si consemnarea unor detalii in actele finale de control. La randul lor, notele scrise imbraca doua forme concrete: procesele-verbale de constatare si note explicative.

Procesele-verbale de constatare se intocmesc pentru consemnarea unor deficiente constatate de catre organul de control, a caror reconstituire ulterioara nu este posibila sau care nu vor putea fi dovedite mai tarziu. Avem in vedere absentele temporare de la locul de munca, organizarea defectuoasa a depozitelor si magaziilor, folosirea necorespunzatoare sau ilegala a utilajelor si a mijloacelor de transport, existenta unor materiale neasigurate impotriva degradarii, lipsa sau organizarea necorespunzatoare a pazei valorilor materiale si altele similare. Procesele-verbale de constatare consemneaza situatia de fapt si se semneaza de catre organul de control, de conducatorul unitatii, subunitatii sau compartimentului respectiv si, eventual de martori  asistenti. Ele se mai intocmesc cu ocazia verificarilor prin sondaj si a controalelor efectuate la subunitatile sau filialele care isi au sediul in alta parte decat unitatile supuse verificarii.

Notele explicative se utilizeaza atunci cand organele de control constata abateri sau deficiente pentru care urmeaza sa propuna sanctiuni sau imputatii sau care intrunesc elementele constitutive ale unor infractiuni. Aceste note au forma unor raspunsuri la intrebari. Evident, intrebarile se formuleaza de catre organul de control, iar raspunsurile se dau de catre cei considerati vinovati sau de alte persoane care cunosc imprejurarile in care s-au produs faptele respective. Intrebarile si raspunsurile sunt numerotate in ordine, iar ultima intrebare are o formulare tip: 'Daca mai aveti ceva de adaugat in legatura cu constatarea facuta?'. In felul acesta notele explicative capata si caracterul unor declaratii, evitand posibilitatile de invocare ulterioara a viciilor de forma sau de procedura.

Atunci cand persoanele in cauza refuza sa dea nota explicativa sau sa raspunda la unele intrebari, organele de control vor formula in scris intrebarile respective, printr-o adresa inregistrata la unitatea verificata, in care vor preciza si termenul limita pentru primirea raspunsurilor. Daca nici in acest caz, nu primesc raspunsurile solicitate, organele de control stabilesc concluziile pe baza informatiilor existente, dar vor consemna refuzul in documentele finale de control.

Se impune si precizarea ca notele scrise sunt mijloace suplimentare de informare si confirmare. In consecinta, ele trebuie folosite cu tact si numai in cazuri bine justificate pentru a nu provoca stari de tensiune, neincredere sau suspiciune in randul personalului din unitatea sau compartimentele supuse verificarii.

2.2. Metodele si procedeele comune utilizate in controlul financiar si gestionar

In categoria acestor metode, folosite si in alte domenii de activitate, se cuprind observarea directa, probele de laborator, expertizele tehnice, metodele analizei economice si financiare.

A. Observarea directa este o metoda utilizata cu prioritate in controlul concomitent (ierarhizat sau operational) si consta in urmarirea la fata locului a modului de organizare si desfasurare a muncii din diferite sectoare sau compartimente specializate.

In actiunile de control economic, financiar si gestionar  observarea directa poate imbraca forma generala a inspectiilor sau poate utiliza procedee tehnice mai evoluate, cum sunt cronometrarea, fotografierea, normarea, testarea de aptitudini etc. De asemenea, controlul prin observarea directa permite cunoasterea unor situatii de fapt care nu fac obiectul inregistrarilor in documente sau evidente, cum sunt: asigurarea pazei la magazii si depozite, respectarea normelor de securitate a muncii, realizarea masurilor de siguranta privind pastrarea si manipularea numerarului (existenta casei de fier si a grilajelor metalice la usa si ferestrele casieriei, efectuarea operatiunilor de incasari si plati la ghiseu) si altele similare.

B. Probele de laborator si expertizele tehnice se utilizeaza in munca de control economic, financiar si gestionar  atunci cand complexitatea unor probleme depaseste nivelul de pregatire, aparatura de care dispune sau competenta legala atribuita organului de control. In aceste cazuri se recurge la serviciile (si, evident, la metodele) unor specialisti din domeniul tehnic, chimic, sanitar etc. Probele de laborator folosesc pentru determinarea calitatii, compozitiei sau continutului unor bunuri (materii prime minerale sau organice, produse alimentare, materiale textile, betoane, etc.). Expertizele tehnice sunt necesare pentru cunoasterea parametrilor de functionare, a utilajelor, rezistentei unor materiale sau constructii, randamentelor energetice si termice, consumului de materiale si de manopera pentru o lucrare sau produs.

C. Metodele analizei economice si financiare sunt foarte utile in munca de control datorita complexitatii activitatilor ce trebuie verificate, dar si evolutiei lor sub influenta directa sau indirecta a mai multor factori. In actiunile de control economic, financiar si gestionar  se utilizeaza cu succes comparatia sau analiza comparativa, generalizarea, gruparea corelata a factorilor si masurarea influentei lor. Ca suport pentru efectuarea analizelor economico-financiare organele de control folosesc datele din evidentele operative, inregistrarile din contabilitatea curenta si calculele periodice de sinteza (indeosebi bilantul contabil si anexele sale).

Folosind metodele analizei, organele de control economic, financiar si gestionar  pot determina dinamica unor fenomene sau operatiuni, ritmicitatea proceselor de aprovizionare, productie si desfacere, structura mijloacelor, resurselor sau cheltuielilor si greutatea specifica a elementelor componente, legaturile de cauzalitate dintre diferitele fenomene economico-financiare si cele juridice ori sociale. In acest fel, metodele analizei economice si financiare permit organelor de control sa adanceasca cunoasterea realitatilor, sa fundamenteze mai stiintific concluziile lor si sa propuna masuri mai eficiente.