Sistemul informational economic si documentele de evidenta

Importanta documentelor

Documentele sunt acte scrise intocmite in momentul efectuarii operatiilor economice si financiare prin care se dovedeste efectuarea acestor operatii. Operatiile consemnate in documente genereaza relatii de drepturi si de obligatii intre parametrii de afaceri.

Pentru ca un act sa fie considerat document de evidenta trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii :

-sa cuprinda o operatie care a determinat in realitate modificari sau transformari la un element patrimonial.

-sa fie intocmit cu respectarea dispozitiilor legale deosebita pentru contabilitate deoarece :

- justifica operatiile economice si stau la baza inregistrarii lor in contabilitate;

-furnizeaza date necesare organelor de conducere ; organelor de prognoza economica si organelor de control (fiscale,bancare);

- constituire proba in justitie.

Pe baza documentelor se stabileste :

-realitatea operatiei economico-financiare (daca operatia economica inscrisa in document a avut loc in realitate;nu este financiara);

-legalitatea(daca documentul este intocmit in conformitate cu normele legale);

-oportunitatea si rentabilitatea agentului economic;

-raspunderea materiala si penala a persoanelor care se fac vinovate de ilegalitatea intocmirii unor documente.

Structura documentelor

Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor pentru a dobandi calitatea de document insificativ trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente prevazute in structura documentelor aprobate :

> denumirea documentului (factura ,chitanta ,bon de consum);

> denumirea si sediul unitatii patrimoniale care intocmeste documentul ;

> numarul documentului si data intocmirii lui

> mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei economice si financiare;

> continutul operatiei economice si financiare atunci cand este necesar si termenul legal de efectuare ;

> datele cantitative si valorice aferente operatiilor economice si financiare efectuate;

> numele si prenumele precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiei ,care le-au vizat si aprobat;

alte elemente care sa asigure consemnarea completa a operatiei in documentele justificative.

Clasificarea documentelor

1) Dupa natura elementelor patrimoniale :

Documente privind imobilizarile coprorape si necorporale ; ex: process-verbal de receptie a mijloacelor fixe.

Documente privind activele circulante materiale ex : NIR ,bonul de predare la magazie etc.

Documente privind disponibilitatilor banesti (incasari si plati) ex : chitanta de casa ,ordinul de plata ;

Documente privind salariile si alte drepturi cuvenite angajatilor ex : lista de avans chenzinal , statul de plata , decontul de cheltuieli etc.

Documente privind vanzarile

ex: avizul de expeditie ,factura fiscala , etc.

2) Dupa locul de intocmire :

Documentele interne - documente ce se stabilesc in cadrul intreprinderii ,pentru operatiile economice referitoare la activitatea acesteia.

Unele raman in incinta intreprinderii : bon de consum ,NIR ,satul de plata ,etc.

Altele circula in afara intreprinderii : chitanta de casa emisa catre client etc.

-documente externe - se intocmesc de catre alte intreprinderi/institutii ,care sunt adresate intreprinderii ex: factura fiscala primita de la furnizor ,chitanta de casa primita de la furnizor etc.

3) Dupa modul de intocmire :

-documetne primare - consemneaza pentru prima oara operatiile economice ,ex :NIR ,bon de consum ,stat de plata etc.

-documente centralizatoare - grupeaza si cumuleaza datelor inscrise in documentele primare ,cuprinzand operatii de acelasi fel.

Ex: Centralizatorul facturilor fiscale(vanzarilor)

Centralizatorul bonurilor de consum(consumurilor)

Centralizatorul NIR(intrarilor)

4) Dupa functia pe care o indeplinesc :

-documente de dispozitie - prin care se transmite ordinul de a se executa o anumita operatie economica ex: dispozitia de plata din caserie-prin care se transmite casierului ordinul de a plati o anumita suma de bani catre o persoana fizica ,pentru un anumit scop etc.

-documente de executie - prin care se face dovada executarii unei anumite operatii. Stau la baza inregistrarii operatiilor in conabilitate.ex: chitanta de casa - consemneaza efectuarea unei incasari de la client sau a unei plati catre furnizor.

-documente mixte: - reunesc caracteristicile primelor doua grupe.ex : dispozitia de livrare-aviz de expediere - consemneaza simultan oridnul de livrare catre clienti a produsellor si marfurilor ,precum si livrarea propriu-zisa.

5) Dupa regimul de tiparire si utilizare :

-documentele cu regim special - pentru care exista dispozitii legale privind modul lor de completare ,circulatie si pastrare.

Ex: Factura fiscala ,chitanta de casa ,fila de CEC numerar ,avizul de expeditie.

Aceste documente se prezinta sub forma unor imprimate - inseriate din tipografie ,care necesita numerotarea si stampilarea lor de catre intreprindere mentionand pe verso-ul ultimei file ,numarul de foi existente. Pentru aceste documente se organizeaza in cadrul intreprinderii o evidenta operativa speciala -in sensul ca se consemneaza in fise de evidenta umratoarele elemente : cumpararea carnetelor respective ,cantitatea cumpararea si pretul unitar,darea in consum ,cantitatea si pretul unitar ,stocul la sfarsitul fiecarei luni.

-documente fara regim special - se folosesc cu respectarea normelor generale de intocmire ,circulatie si pastrare.ex :stat de plata ,bon de consum ,process-verbal de receptie etc.

6) Dupa sfera lor de aplicare :

-documente specifice : devizul de lucrari - in constructii ,fisa consumului de furaje si actul de fatare - in zootehnie.

7) Dupa rodul lor in cadrul sistemului informationale contabil :

-documente justificative - documente primare ce se intocmesc la locul si in momentul producerii operatiilor economice. Ele stau la baza inregistrarilor contabile si se prezinta sub forma de imprimate ex :NIR ,bon de consum ,chitanta fiscala, etc.

-registre contabile - documente sub forma de registru se consemneaza operatiile economice sub forma de inregistrari contabile (in conturi).ex: registrul jurnal , Registrul Cartea-Mare ,registrul inventar.

-documente de sinteza si raportare - prin care se centralizeaza si se transmit informatii in afara intreprinderii.ex : bilantul contabil ,Contul de profit si pierderi si Anexele la bulant.

Periodic ,legislatia in vigoare elaboreaza norme si instructiuni precise privind :forma ,continutul si structura documentelor contabile ,precum si pentru intocmirea si utilizarea acestora.

Intrucat pentru operatii de aceleasi tip - se utilizeaza acelasi gen de document ,un rol deosebit de important il are tipizarea documentelor (stabilirea unor tipuri unitare de documente - ca marime ,continut ,format si destinatie).

Rolul tipizarii documentelor :

-de a reduce documentele ,asigurand un continut si o forma rationala de a usura intocmirea ,verificarea si inregistrarea de a asigura un sistem de lucru si eficient;

-permite pentru intocmirea documetelor documentelor ,folosirea calculului.

Intocmirea documentelor

Documentele se intocmesc in conformitate cu prevederile legale care reglementeaza circuitul acestora. Normele legale privind intocmirea documentelor prevad ca documentele se intocmesc intr-un anumit numar de exemplare cu cerneala ,pasta ,pix ,cu masina de scris sau la calculator ,in mod clar ,citet ,fara stersaturi ,completandu-se toate cerintele formularului.

Spatiile necompletate se bareaza.

In documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi si alte asemenea procedee ,si nici lasarea de spatii libere intre operatiile inscrise in document.

Verificarea documentelor.

Are ca scop constatarea respectarii regulilor privind intocmirea documentelor si cuprinde :

-verificarea formei documentelor prin care se constata daca s-a folosit formularul corespunzator operatiei economice consemnata in document si daca au fost respectate dispozitiile lor privind intocmirea.

-verificarea calculelor prin care se pot depista eventualele erori privind calculul.

-verificarea de fond considerate cea mai cuprinzatoare prin care se verifica realitatea operatiilor ,legalitatea si oportunitatea .

Dupa momentul in care are loc verificarea ,fata de momentul inregistrarii documentelor in contabilitate ,controlul poate fi :

-control operativ current - se realizeaza concomitent cu inregistrarea operatiei economice.

-controlul preventiv - se realizeaza dupa ce documentul a fost inregistrat in contabilitate la anumite intervale de timp .

Corectarea documentelor

In documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturile sau alte asemenea procedee. Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a testului si a liniei graficului ,astfel incat aceasta sa poata fi citita ,apoi se inscrie intr-un spatiu alaturat covantul sau suma corecta. Corectarea se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit documentul mentionandu-se si data efectuarii operatiei.

In cazul documentelor cu regim special nu se admit nici un fel de corecturi.

Un astfel de document intocmit gresit se anuleaza si ramane in carnetul respectiv, apoi se intocmeste documentul corespunzator.

Pastrarea documentelor

Unitatile patrimoniale au obligatia de a pastra documentele primare si cele contabile timp de 10 ani de la data incheierii exercitiului in cursul carora au fost intocmite cu exceptia statelor si a bilantului contabil care se pastreaza timp de 50 de ani.

In cursul perioadei de gestiune documentele se pastreaza la compartimentul fincional in arhiva curenta.

La sfarsitul anului se predau la arhiva generala. De organizarea arhivei raspunde administratorul sau seful compartimentului contabil.

Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile locale si a urmatoarelor reguli generale:

-documentele se grupeaza in dosare numerotate ,snuruite pafarate.

-gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acesta.

Evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul registrului evidentei curente in care sunt tinute evidentele dosarelor si documentelor contabile intrate in arhiva ,precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Referat: Tehnicile de comunicare in activitatea curenta Proiect: Activitatea financiara si riscul in cadrul unei organizatii

Eliminarea din arhiva a ducomentelor se face de o comisie sub conducerea administratorului (pentru cele la care timpul a expirat). Cu acest prilej se intocmeste un proces verbal ,pe baza lui operandu-se documentele eliberate in registrul de evidenta curenta al arhivei.

In caz de pierdere ,sau distrugere a unor documente din arhiva ,exista obligatia reconstituirii documentului respectiv. Persoanele vinovate se sanctioneaza. Documentele reconstituite vor purta obligatoriu in mod vizibil mentiunea RECONSTITUIT ,cu slecificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza caruia s-a facut reconstituirea.

FACTURA FISCALA

Este un formular cu regim special ,distribuit de unitatea fiscala teritoriala. Se intocmeste in 3 exemplare si serveste ca :

-document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor livrate ,lucrarilor executate sau a serviciilor prestate;

-document de insotire a marfirulor pe timpul transportului;

-document de incarcare in gestiunea patrimoniului;

-document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si cumparatorului.

Se intocmeste de compartimentul desfacere sau de alt compartiment pe baza dispozitiei de livrare ,avizului de insotire a marfii sau a altor documente care atesta executarea lucrarii sau prestarea serviciului.

In cazul in care factura nu se poate intocmi in momentul livrarii marfurilor respective ,acestea sunt insotite de avizul de insotire a marfii ,al carui numar se trece ulterior pe factura.

FISA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE

-se intocmeste intr-un singur exemplar ,pentru acele conturi sintetice care exprima elementele patrimoniale numai valoric;

ex: contul furnizori ,clienti ,creditori;

-cu ajutorul lor se cunoaste in orice moment pe fiecare furnizor obligatiile de plata ,pentru fiecare client dreptul de a incasa s.a.m.d.

-provine de la forma unilaterala a contului

-serveste la tinerea(evidentei) contabilitatii sintetice a operatiilor economice si financiare in unitatile care utilizeaza furma de inregistrare contabila "maestrul-sah" simplificat.

-nu circula ,fiind un document de inregistrare contabila.

-se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

BONUL DE CONSUM

Serveste ca:

x document de eliberare din magazie pentru consum a unuia sau mai multor materiale;

x document justificativ de scarede din gestiune ;

x document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

-se intocmeste in 2 exemplare ,pe masura lansarii si eliberarii materialelor din magazie pentru consum ,de compartimentul care efectueaza lansarea ,pe baza programelor de productie si a consumurilor normate ,sau de alte compartimente ale unitatii ,care solicita materiale spre a fi consumate.

-se poate intocmi intr-un singur exemplar in conditiile utilizarii tehnicii de calcul.

FISA DE MAGAZIE

Serveste ca :

-document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor ,iesirilor si stocurilor de valori materiale ,cu una sau cu doua unitati de masura ,dupa caz;

-document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ-contabile(pe solduri).

-sursa de informatii pentru controlul operativ current si contabil al stocurilor de valori materiale.

Se intocmeste intr-un singur exemplar ,separate pentru fiecare fel de material si se completeaza de catre :

-compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei(datele cu antet) si la verificarea inregistrarilor (data si semnatura de control). In coloana "Data si semnatura de control" semneaza si organul de control financiar cu ocazia verificarii gestiunii.

-gestionar sau persoana desemnata ,care completeaza coloanele privitoare la intrari,iesiri si stoc.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale ,pe feluri de materiale ordonate pe conturi,grupe ,eventual sub grupe sau in ordine alfabetica.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distince ,care se tin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

-nu circula ,fiind un document de inregistrare

-se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

BON PREDARE-TRANSFER-RESTITUIRE

Serveste ca :

-document justificativ pentru incarcare in gestiune

-document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei sin in contabilitate

-sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei

-sursa de date pentru calculul si plata salariilor in cazul utilizarii ca bon de predare la magazie.

In cazul utilizarii ca bon de transfer a materialelor refolosibile la magazie serveste ca: si a produselor finite;(transferul dintre doua gestiun aflate in incinta unitatii) :

-dispozitie de transfer de la o gestiune la alta

-document justificativ pentru scaderea din gestiune la predator si incarcarea in gestiune la primitor

In cazul utilizarii ca bon de restituire :

*dispozitie de restituire la magazie

*document justificativ de incarcare in gestiunea primitorului

*document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei in contabilitate.

Declaratia privind obligatiile de plata la bugetul de stat

Se completeaza si se depune de platitorii de impozite si taxe carora ,potrivit legislatiei in vigoare ,le revin obligatiile de plata la bugetul de stat cuprinse in aceasta declaratie.

Declaratia se completeaza si se depune la organul fiscal in a carui raza teritoriala se afla sediul platitorului sau la care acesta este luat in evidenta fiscala ,dupa caz astfel :

lunar ,pana la data de 25 a lunii urmatoare la care se refera ,pentru obligatiile de plata reprezentand :

-impozitul pe profit datorat de BNR si de banci

-accize

-impozitul la titeiul si la gazele naturale din productia interna;

-impozitul retinut prin stopaj la sursa ,conform reglementarilor legale privind impozitul pe venit;

-cota aplicata asupra fondului de salarii realizat lunar ,inclusive asupra castigurilor;

-sume datorate conform art.43 din (O.G) Ordonanta de Urgenta privind protectia speciala si incadrarea in munca a persoanelor cu handicap;

-contributia pentru turism;

-taxa de timbru social asupra jocurilor de noroc;

-taxa de timbru social asupra valorii autovehiculelor noi din import ,cu capacitate cilindrica de maximum 2000 cmc;

-taxa pentru jocuri de noroc.

Trimestrial ,pana la data de 25 a primei luni din trimestrul urmator ,pentru obligatiile de plata reprezentand:

-impozitul pe profit ;

-impozitul pe veniturile microintreprinderilor ;

-partea din profitul net al Institutului National de Formare si management pentru Turism ;

-cota din veniturile realizate de persoanele juridice romane care presteaza activitatile prevazute la art.2 lit. a ,din O.G. nr 47/1998 privind constituirea si utilizarea Fondului special al aviatiei civile ,aprobata si modificata prin Legea nr 212/2001;

Anual ,in termen de 30 de zile de la fata termenului legal de depunere a bilantului contabil ,daca prin legi speciale nu se predeve astfel ,pentru obligatiile de plata reprezentand varsamintele din profitul net ,conform legii.

Formularul se completeaza in doua exemplare :

-originalul se depune la organul fiscal in a carui raza teritoriala isi are sediul platitorul sau unde acesta este luat in evidenta ,dupa caz ;

-copia se pastreaza de platitor.

Sumele inscrise in declaratie nu cuprind diferente de impozite si taxe stabilite prin actele de control.

Formele de inregistrare contabila si registrele contabile.

Contabiltatea inregistreaza documentele de evidenta in mod cronologic si sistematic ,utilizand procedee specifice cu respectarea dispozitiilor legale. Documentele de evidenta care consemneaza operatiile economice de aceeasi natura si din aceeasi perioada se centralizeaza intr-un document cumulative de unde rezulta suma globala de operat in registru.

Unele inregistrari se fac pe baza notelor contabile in general pentru acele operatii care nu se consemneaza in acte cum ar fi :calculul uzurii lunare a mijlocului fix ,repartizarea cheltuielilor de interes general.

Inregistrarea in contabilitate se face numai pe baza documentelor de evidenta ,documente care inainte de a fi operate sunt verificate pentru a stabili daca indeplinesc conditiile de forma ,de exactitate a calculelor si de fond.

Forma de inregistrare contabila utilizata in cadrul agentului economic influenteaza modul de operare a documentelor in registru.

Prin forma de inregistrare se intelege un sistem de mijloare de lucru specifice ,precum si regulile de utilizare ale acestora in scopul reflectarii obiectului contabilitatii.

Mijloacele de lucru sunt registrele si fisele contabile aflate ontr-o interdependenta deplina folosind un sistem de lucru contabil.

REGISTRELE CONTABILE sunt formulare cu liniatura speciala care se prezinta sub forma condicilor sau a foilor volante in care se fac inregistrarile contabile si de evidenta operativa.

Tehnica de lucru consta in modul de completare a registrelor din cadrul unei anume forme de inregistrare.

Registrele contabile servesc la inregistrarea operatiilor economice ,la gruparea si centralizarea acestora si furnizeaza date necesare analizei economice.

Clasificarea registrelor :

Dupa forma exterioara - registre legate

-registre sub forma de fise (foi volante)

-registrele legate

-registre sub forma de foi volante(fise)

Dupa destinatie

-registre de evidenta operativa

-registre de evidenta contabila

Dupa ordinea inregistrarilor

-registre de evidenta cronologica

-registre de evidenta sistematica

Dupa importanta

-registre obligatorii(impuse de M.F.)

-registre facultative(la nivelul agentilor economici sau folosite la nivelul de ramura de activitate).

Registrele de contabilitate se utilizeaza in stransa concordanta cu destinatia acestora si prezinta in mod ordonat completate astfel incat sa permita in orice moment identificarea si controlul operatiilor financiare.

Fiecare registru trebuie sa cuprinda :

-denumirea intreprinderii care le foloseste

-denumirea registrului

-perioada de referinta

Filele registrului se numeroteaza si snuruiesc ,se parafeaza.

Inscrierea datelor justificative in registru se face cu pasta sau cerneala sau in sistem informatizat nefiind admise corecturi sau stersaturi.

Pentru erorile privind inregistrarea sumelor in conturi corectarea se face prin intocmirea notei de contabilitate de stornare ,a articolului contabil(rosu sau negru) dupa care se introduce nota cu articolul contabil correct.

In registru nu se admit spatii libere,nici inscrierea printer randuri. Dupa completarea unei pagini ultimul rand este rezervat inscrierii totalurilor cu mentiunea "de raportat". Primul rand de pe pagina urmatoare va cuprinde totalul din pagina anterioara cu mentiunea : "report pagina".

Registrele de contabilitate sunt :

*registrul jurnal

*registrul de incasari si plati

*registru inventar

*Cartea-Mare

*Cartea-Mare-Sah

*Fise de cont analitic pentru operatii diverse

*Fise de cont analitic pentru valori materiale.

-la sfarsitul lunii registrele contabile se evidentiaza sistematica se totalizeaza pe reglaje ,stabilindu-se soldurile finale.

-la inceputul unui nou an de gestiune se deschid registre noi in care se inscriu soldurile finale din anul precedent.

-registrele prvind perioada curenta se pastreaza la compartimentul financiar contabil in cartoteci si dusare.

-registrele privind perioada expirata se predau la arhiva intreprinderii unde se pastreaza timp de 10 ani,de la data incheierii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite.

-in caz de pierdere ,sustragere sau distrugere trebuie reconstituite in termen de 30 de zile de la constatare.

Formele de inregistrare contabila

*sunt subordonate metodei evidentei contabile prin faptul ca la eliberarea registrelor si a regulilor de folosire a lor trebuie sa se tina seama de principiile ,normele ,continutul procedeelor utilizate de metoda contabilitatii.

*formele de inregistrare contabila au aparut si s-au dezvoltat ca urmare a progresului economic si ethnic ,si a sporirii nevoilor de informare operativa si eficienta a organelor de decizie si fiscale.

*prima forma de inregistrare contabila bazata pe dubla inregistrare este cunoscuta sub denumirea de forma italiana ,fiind opera lui Luca Paciollo. Aceasta forma este utilizata de numeroase tari ale lumii.

*de la forma italiana se pastreaza si astazi denumirea registrelor de "jurnal" si "Cartea-Mare" ,precum si Tehnica de lucru prin transscriere dintr-un registru in altul astfel :

-documente jurnal cartea mare bilant

Formele de inregistrare sontabila sunt :

*forma de inregistrare contabila "maestru sah" ;

*forma de inregistrare contabila "pe jurnale" ;

*forma de inregistrare electronica.

FORMA DE INREGISTRARE CONTABILA "maestru sah"(fisa de conturi corespodente)

Aceasta dorma de inregistrare contabila prezinta particularitatea ca pentru fiecare cont sintetic se dschid dou fise sah: una pentru debitul contului si conturile corespondente; si cealalta pentru creditul contului si conturile corespondente corespunzatoare, fisa sintetica sah si fisele analitice.

Tehnica de lucru consta in contarea documentelor de evidenta(se inscrie formula contabila pe documente). Se intocmesc note ,contabile pentru acele operatii economico-financiare care nu sunt consemnate in documente de evidenta. Se centralizeaza documentele de evidenta care consemneaza aceleasi operatii economico-financiare. Inregistrarea sumelor din documentele de evidenta si din documentele centralizatoare si din alte note contabile in jurnalul de inregistrare se face in ordine cronologica.

-fiecare ducmoent priemste un numar de jurnal.

-dupa inscrierea in jurnal ,operatiile economice se inscriu in fisele sinttice sah(fisa de conturi corespondente).

-fisele sah la sfarsitul lunii se totalizeaza obtinandu-se pentru fisele din debit totalul sumelor debitore ale conturilor care trebuie sa fie egal cu suma rulajelor creditoare ale conturilor corespondente. Pentru fisele din credit totalul sumelor creditoare ale contului trebuie sa fie egal cu suma rulajelor debitoare ale conturilor corespondente.

-inregistrarea in evidenta analitica se face pe baza documentelor in fise separate deschise pe fiecare cont. Fisele analitice se totalizeaza la sfarsitul lunii. Forma fiselor analitice difera in functie de continutul economic al conturilor.

-pentru evidenta analitica a clientilor ,debitorilor ,creditorilor ,unde operatiile se inscriu numai valoric si utilizeaza fisa de cont pentru operatii diverse care are un singur etalon de evidenta(banesc).

-pentru evidenta analitica a materialelor si a altor mijloace circulare materiale ,unde este necesara exprimarea cu ajutorul etalonului banesc si cantitativ ,se utilizeaza fisa de cont analitic pentru valori materiale.

-la sfarsitul lunii se verifica exactitatea inregistrarilor cu ajutorul balantei de verificare(sintetice s analitice) iar anual se intocmeste bilantul contabil.

FORMA DE INREGISTRARE "pe jurnale"

*particularitatea acestei forme consta in faptul ca operatiile economico-financiare sunt grupate pe grupe de operatii avand la baza contul sau grupa de conturi care se crediteaza.

In aceasta forma se utilizeaza :

*jurnalele care reprezinta registre principale ale acestei forme care se deschid lunar pentru un cont(grup de conturi) care se crediteaza. Creditul fiecarui cont se afla intr-un singur jurnal ,pe cand debitul apare in diferite jurnale ,in functie de conturile care se crediteaza.

*exista pentru unele conturi jurnale distincte(casa ,conturi curente la banci).

*la sfarsitul lunii jurnalele se totalizeaza si se inscriu in Cartea Mare.

-Cartea-Mare se completeaza numai la sfarsitul lunii avand rolul de a stabili rulajele si soldurile conturilor sintetice.

-rulajul debitor se desfasoara pe conturi corespundente creditoare ,iar rulajul creditor este reflectat global.

-Cartea-Mare se utilizeaza timp de un an ,completandu-se cate un rand in fiecare luna.

-evidenta analitica se tine cu ajutorul fiselor analitice.

FORMA DE INREGISTRARE ELECTRONICA

-consta in executare integului process de prelucrare cu ajutorul calculatorului.

-in cadrul formei de contabilitate in care se utilizeaza calculatorul si elimina situatiile intermediare ,deoarece memoria calcolatorului retine informatiille in diferite faze de prelucrare si creeaza conditii pentru adancimea evidentei analitice.

-in aceasta forma de inregistrare ,principiile de baza ale contabilitatii raman neschimbate.

-forma de inregistrare electronica are la baza articolul contabil inscris pe documente si acesta sta la baza intregului process de prelucrare.

-utilizarea calculatorului elimina intocmirea fiselor.

-calculatorul ,pe baza formulei contabile introduse reda zilnic registrul jurnal(realizeaza inregistrarea cronologica).

-lunar ,calculatorul emite "cartea mare" pentru toate conturile sincetice si bilantele de verificare pentru luna respectiva.

-in acest fel munca de evidenta si calcul este mult simplificata.

REGISTRUL JURNAL

*se prezinta sub forma unui registru legat si serveste ca:

-document obligatoriu de inregistrare cronologica a miscarii patrimoniului

-proba in litigii

*se intocmeste zilnic sau lunar prin inregistrarea cronologica fara stersaturi si spatii libere documentului in care se refleta miscarea patrimoniului.

*se numeroteaza ,se snuruieste si se parafeaza de catre organelle in drept la inceperea activitatii ,la incetarea activitatii ,precum si ori de cate ori este cazul.

*administratia financiara trebuie sa certifice existenta registrului

REGISTRUL JURNAL DE INCASARI SI PLATI

*se prezinta sub forma unui registru legat care serveste ca :

-document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor pe baza actelor justificative.

-document de stabilire a situatiei financiare a agentului economic.

*se intocmeste intr-un singur exemplar inregistrandu-se zilnic operatiile pe baza actelor justificative pe fiecare operatie in parte.

*se numeroteaza ,se snuruieste si se vizeaza de catre organul fiscal territorial la inceperea activitatii ,la incetarea activitatii ,precum si anual.

*vizeaza toate incasarile care au loc intr-o perioada de timp atat prin casieria unitatii ,cat si prin banca.

"Cartea-Mare"

Serveste la :

*stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice la unitatile care aplica forma de inregistrare pe jurnale ;

*verificarea inregistrarilor contabile efectuate ;

*furnizarea de date pentru efectuarea analizei economice si financiare a unitatii ,activitatii ei.

*intocmirea balantei de verificare

-se intocmeste la sfarsitul lunii ,la compartimentul financiar contabil pentru fiecare cont sau grup de conturi pentru partea din creditul acestora.

-nu circula ,fiind un document de inregistrare contabila

-se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

"Cartea-Mare-Sah"

Serveste la :

*tinerea contabilitatii sintetice a operatiilor economice si financiare in unitatile care utilizeaza forma de inregistrare maestru-sah ;

*intocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice

*furnizarea de date pentru analiza economico-financiara ;

-se intocmeste intr-un singur exemplar ,la compartimentul financiar contabil lunar ,separate pentru debitul si separate pentru creditul fiecarui cont de contabilitate.

-la inceputul anului ,la deschiderea fiselor ,pe primul rand al coloanei "suma" se inregistreaza S.I pe baza balantei conturilor sintetice incheiata la finele anului precedent. Soldul inscris in fise se bareaza si apoi se efectueaza inregistrarea operatiei lunii ianuarie. La sfarsitul lunii sumele se aduna pe verticala si pe orizontala. Cartea Mare Sah poate fi folosita pe perioada unui trimestru ,semestru sau an.

-nu circula ,fiind document de inregistrare contabila

-se arhiveaza la compartimentul financia-contabil.

REGISTRUL - INVENTAR

Serveste ca :

*documentul contabil obligatoriu de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului ;

*constituie proba de litigii ;

-se intocmeste la sfarsitul anului ,fara stersaturi ,fara spatii libere pe baza documenteulor de inventariere.

-aici(documentele) elementele patrimoniale sunt grupate pe conturi sau grupe de conturi.

-se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarei pozitii cuprinse in toate conturile din bilant. Cand inventarierea are loc pe parcursul anului ,in registrul-inventar se inregistreaza soldurile evidentiate in listele de inventariere actualizate cu valoarea intrarilor si iesirilor pana la data inchiderii exercitiului.

-se paragrafeaza de catre organul fiscal territorial la incetarea activitatii unitatii ,precum si in cazul epuizarii filelor si deschiderii unui nou registru.

-nu circula ,fiind un document de inregistrare contabila

-se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil ,impreuna cu documeltele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

FISA DE CONT ANALITIC PENTRU VALORI MATERIALE

-are acelasi rol ca si fisa de cont pentru operatiile diverse doar ca pe aceasta fisa se inscriu acele elemente patrimoniale ale caror reflectre se face utilizand etalonul banesc si etalonul natural.

-se deschid cate una pentru fiecare cont analytic de valori materiale

-provine de la forma unilaterala a contului.