Proiectarea sistemului de contabilitate pe documente, evidente si registre - delimitarea activitatilor pe grupe de operatii omogene

Proiectarea sistemului de contabilitate pe documente, evidente si registre - delimitarea activitatilor pe grupe de operatii omogene

Identificarea documentelor justificative pe operatii

Datele privind operatiile care se produc in activitatea unei unitati, consemnate in documentele justificative, sunt inregistrate in ordine cronologica, grupate si sistematizate in cadrul unor formulare denumite generic registre.
Notiunea si clasificarea registrelor
Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul carora se realizeaza inregistrarea operatiilor economice si financiare in conturi si furnizarea, pe aceasta baza, de informatii privind situatia si miscarea patrimoniului. Ele se prezinta sub forma unor caiete, foi volante, fise sau documente informatice cu continutul si structura adecvate scopului pentru care s-au deschis.
Teoria si practica contabila au generat o diversitate de forme privind continutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de inregistrare a operatiilor economice si financiare in cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru:
- evidenta cronologica;
- evidenta sistematica;
- realizarea combinata a celor doua feluri de evidente.

Modul de completare, utilizare, circulatie si arhivare a documentelor

Contabilitatea are sarcina de a urmari, controla si inregistra situatia economica-finandara si activitatea intreprindelor. Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunzator care sa permita cunoasterea fenomenelor si proceselor economice in dimensiunile in care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comporta si implicatiile pe care le produc. Procesul cunoasterii contabile incepe in mod obligatoriu cu actiunea de conservare si de culegere a informatiilor, a datelor despre patrimonial intreprinderii. Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea datelor ei pe baza de acte scrise. Nici o operatie economica un se poate inregistra in contabilitate fara un act scris in care sa fie consemnata operatia respectiva.

Documental serveste la formalizarea in scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu carácter economic care produc modificari ale patimoniului.

Documentele sunt acte scrise in care se consemneaza cifric si letric, in etalon natural, banesc sau de munca, de regula in momentul si la locul infaptuirii lor, operatiile economice-financiare precum si evenimentele determinate de necesitati organizatorice si administrative, cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii acestor operatii si ca baza a inregistrarii lor in contabilitate. in functie de continutul si destinatia lor rolul documentelor se manifesta pe multiple planuri.

Alcatuirea de grafice sau scheme operationale pentru ilustrarea circulatiei documentelor.

Documentele   stau la baza organizarii celor trei forme ale evidentei economice: evidenta operativa, statistica si contabilitatea. Pentru inregistrarea unor operatii, cele trei forme ale evidentei economice folosesc, in unele cazuri aceleasi documente. indeplinirea acestor functii este conditionata de calitatea documentelor, de operativitatea intocmirii lor si circulatiei pana la locul inregistrarii si valorificarii lor.

Totodata este necesar ca documentele sa fie intocmite la timp, pentru a asigura operativitatea informatiilor contabile, pentru conducerea activitatilor economice. De aceea, intre producerea operatiilor economice si intocmirea documentelor justificative trebuie sa existe o deplina concordanta. Toate operatiile economice efectuate trebuie reflectate in documente. Documentele constituie baza inregistrarile in contabilitate si influenteaza nemijlocit exactitatea si operativitatea informatiilor contabile.

Atributii si raspunderi de verificare, certificare, control si arhivare a documentelor

Drumul pe care il parcurg documentele din momentul emiterii sau intrarii in intreprindere si pana la arhivare constituie circuitul documentelor. Pentru asigurarea circulatiei rationale si unitare a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate precum si pentru tinerea la zi a contabilitatii, se pot intocmi grafice de circulatie a documentelor. Circulatia documentelor trebuie sa se faca intr-o anumita ordine dinainte stabilita, nefiind permisa retinerea documentelor in mod nejustificat de catre un compartiment sau altul. Necesitatea circulatiei documentelor este determinata de faptul ca date din acelasi document sunt necesare mai multor compartimente si persoane din inreprindere si un se poate asigura cate un exemplar pentru fiecare utilizator.

Inainte de a se inregistra in contabilitate, documentele economice trebuie sa fie supuse unei verificari minutioase, care are ca scop sa descopere eventualele erori, actiunile ilegale sau incorecte, asigurinduse exactitatea datelor contabile. Deci, urmeaza verificarea documentelor care se face sub trei aspecte si anume: verificarea sub aspectul formei, verificarea aritmetica si verificarea de fond.

Verificarea sub aspectul formei consta in controlul intocmirii documentelor pe formulare corespunzatoare naturii operatiei economicee, completarea tuturor rubricilor, existenta tuturor semnaturilor persoanelor imputernicite sa vizeze, daca nu au avut loc stersaturi sau corectari fara a fi certificate.

Verificarea documentelor, in general se efectueaza de alte persoane decit cele care le-au intocmit. Controlul operatiilor inregistrate in contabilitate se efectueaza de catre persoanele care conduc contebilitatea, de cele care executa controlul financiar preventiv, controlul financiar de gestiune sau alte persoane imputernicite de intreprindre.

Eseu: Comunicare de baza cu bazele de date externe prin intermediul importului si al combinarilor Document online: UCM RESITA - piata tinta - strategii de intrare pe piata

Dupa completare si verificare, documentele sunt supuse operatiei de prelucrare. Aceasta consta in gruparea documentelor pe operatii, exprimarea valorica a marimii operatiei economico-financiare inregistrata in document, cumularea unor documente primare si obtinerea celor centralizatoare.

Organizarea interna a gestiunii documentelor, formularelor si imprimatelor

Documentele cu regim special vor fi inregistrate in mod obligatoriu in fisa documentelor special deschisa in acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obisnuite, precum si cele cu regim special, de regula , nu vor fi puse spre utilizare decit dupa justificarea prealabila a documentelor care au fost eliberate anterior, justificindu-se utilizarea integrala si corecta. Acest fapt se poate asigura prin vizile ce trebuie acordate pentru punerea in circulatie a acestor documente.

In compartimentul financiar-contabil, documentele se conteaza, adica se inscrie pe document formula contabila. in baza documentelor contate se completeaza registrele contabile.

Faza finala a circulatiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar, dupa rezolvarea completa si definitiva a acestora. Prin clasare se intelege aranjarea documentelor intr-o anumita ordine, strict determinata, in scopul asigurarii pastrarii lor in bune conditii si pentru usor gasite in vederea obtinerii informatiilor necesare.

Formulare si registre cu regim special

Evidenta operativa a imobilizarilor corporale intrate si iesite din unitatea patrimoniala ,in functie de categoria din care fac parte si locul unde se afla, se tine cu ajutorul registrului numerelor de inventar. Fiecarui mijloc fix i se acorda un numar de inventar , in ordine cronologica, pe baza documentelor primite.Este intocmit de seviciul Financiar-Contabilitate , pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate.

Fisa mijlocului fix serveste ca document pentru evidenta analitica a mijloscelor fixe se intocmeste intr-un exemplar, pentru ficare mijloc fix ;

Procesul-verbal de punere in functiune a mijlocului fix se intocmeste pentru utilajele si instaltiile care necesita montaj si probe tehnologice ;

Procesul-verbal de scoatere din functiune a mijloculi fix se intocmeste la scoaterea din functiune a mijloscelor fixe ;

Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii materialelor :

N.I.R.-ul serveste ca : document pentru receptia bunurilor aprovizionate,pentru incarcare in

gestiune,pentru diferentele constate la receptie, document de inregistrare in contabilitate.

Circula la gestiune , la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica , atasata la documentele de livrare(factura sau avizul de insotire a marfii).Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Bonul de consum serveste ca document de eliberare din magazie pentru consumul de materiale, pentru scaderea din gestiune.Se intocmeste in doua exemplare, circula la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute,la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate,se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Aviz de insotire a marfii serveste ca document de insotire a marfii pe timpul transportului, sta la baza intocmirii facturii fiscale ,dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta .Circula la furnizor, la delegatul unitatii care face transportul la magazie , pentru incarcarea de gestiune ,la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate

Fisa de magazie serveste ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale ; Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare fel de material, si se completeaza de gestionar.Inregistrarile se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatiune inregistrata, dar in mod obligatoriu zilnic.

Fisa de magazie a formularelor cu regim special serveste document de evidenta intrarilor iesirilor si stocurilor de formulare, cu regim special ,de evidenta a formularelor anulate .Nu circula, fiind document de inregistrare si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii mijloacelor banesti.

Foaia de varsamant se intocmeste de casiera in doua exemplare , unul insoteste banii la banca iar celalalt (vizat de banca ) ramane la registrul de casa.

CEC-ul de numerar . Este CEC-ul cu ajutorul caruia se ridica banii din banca pentru efectuarea diferitelor plati (salarii, furnizori , avansuri de trezorerie etc).

Dispozitia de plata / incasare .Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se ridica sau se depun banii in casierie . Se inregistreaza intr-un registru de numere, casiera plateste sumele de bani sau elibereaza chitanta pentru sumele de bani incasate.Acestea raman la Registrul de casa ca documente justificative.

Chitanta .Se elibereaza de casiera in momentul in care incaseaza sume de bani .

Registrul de casa lei tine evidenta incasarilor si platilor zilnice , in numerar.Se intocmeste zilnic, in doua exemplare : un exemplar ramane la casierie iar celalalt se arhiveaza in compartimentul financia-contabil unde se si opereaza inregistrarile in evidenta contabila a unitatii.

Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii drepturilor salariale

stat de salarii lichidare -fluturas- se distribuie salariatilor se arhiveaza 50 de ani.

stat de salarii -lichidare- cu toate datele conform legii un exemplar se arhiveaza 50 de ani iar alt exempl se depune la ITM .

stat concedii de odihna- ramane ca act justificativ pentru inregistrarea in registrul de casa.

Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii cheltuielilor si veniturilor.

Jurnal de vanzari serveste pentru inregistrarea vanzarilor de valori materiale sau prestarilor de servicii .Se intocmeste intr-un singur exemplar , in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinareaTVA colectata datorata. Circula la compartimentul financiar-contabil si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.

Jurnal de cumparari serveste pentru inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii.Se intocmeste intr-un singur exemplar , in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA deductibila.Circula la compartumentul financiar-contabil si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.

Factura(furnizor / client) serveste ca document de baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor,a lucrarilor executate sau a serviciilor prestateSe arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.  

Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii generale.

Balanta de verificare

In cadrul SC CATISAN SRL se foloseste balanta de verificare cu patru egalitati , este emisa de programul de contabilitate serveste la verificarea exactitatii inregistrarilor,controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si analitica intocmirea situatiilor financiare.Nu circula fiind document de sinteza.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului

Principalele documente utilizate in activitatea de inventariere a elementelor patrimoniale de activ si de pasiv sunt : decizia de inventariere ,declaratia de inventar ,lista de inventariere ,decizia de imputare ,angajamentul de plata ,registrul-inventar ;

7.Formulare si registre fiscal

In cadrul SC CATISAN SRL , evidenta formularelor cu regim special se tine la gestiunea de materiale folosind pentru fiecare tip de formular o "Fise de magazie a formularelor cu regim special".Nu se elibereaza din gestiune asemenea formulare pana nu se prezinta un raport in care se consemneaza cum s-au folosit formularele ridicate anterior.

Registrele contabile obligatorii.

Principalele registre ce se folosesc, obligatoriu, in contabilitate sunt: Registrul-jurnal, Cartea-mare, Registrul-inventar,Registrul general de evidenta a salariatilor, Registrul unic de control , Registrul de evidenta fiscala.

Registrul-jurnal este documentul in care se inregistreaza contabile, in mod cronologic, operatiile patrimoniale,pe baza inregistrarilor efectuate zilnic. Se listeaza la sfarsitul lunii , iar totalurile (rulajul) se inscrie manual in registrul jurnal (formularul tipizat) snuruit si inregistrat la Administratia finantelor publice la data infiintarii firmei.

Registrul "Cartea-mare" este un document in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, inregistrarile efectuate in registrul-jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale.Forma folosita drept registru este cea de fise de cont pentru operatiuni diverse,se listeaza si arhiveza odata pe an - la sfarsitul anului.

Registrul-inventar este documentul contabil in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legaleAcest registru se completeaza odata pe an avand la baza inventarele intocmite in fiecare gestiune.

Registrul general de evidenta a salariatilor cuprinde elementele de identificare a tuturor salariatilor , data incheierii contractului individual de munca , data inceperii activitatii, modificarea si suspendarea contractului, durata acestuia , durata muncii eta in ore/zi, respectiv codul acesteia potrivit Clasificarii ocupatiilor din Romania(C.O.R.), salariul de baza la data incheierii contractului, data incetarii contractului si temeiul legal .

Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de catre toate organele de control specializate, in toate domeniile.

Registrul de evidenta fiscala are ca scop inscrierea tuturor informatiilorcare au stat la determinarea profitului impozabil si a calculului impozitului pe profit ,sunt inregistrate in ordine cronologica si corespund cu operatiunile fiscale si cu datele privind impozitul pe profit din declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat. Registrul de evidenta se pastreaza la sediul fiscal .