Sistemul informational contabil

Sistemul informational contabil

Sistemele informationale contabile sunt implicate - in primul rand - in folosirea a doua tipuri de informatii pentru conducere: informatii financiare si informatii generate de prelucrarea tranzactiilor economice.

Un sistem informational contabil este definit ca un set de resurse umane si de capital dintr-o organizatie care se ocupa cu pregatirea informatilor contabile si, de asemenea, de informatiile obtinute prin colectarea si prelucrarea tranzactiilor economice. Aceste informatii sunt facute disponibile tuturor nivelelor conducerii prin realizarea planificarii si controlului activitatilor organizatiilor economice.

Compartimentul sistemului informational contabil se refera indeosebi la contabilitatea interna, care are urmatoarele responsabilitati:

- aprecierea independenta a realizarilor de pe diferite nivele ale conducerii in ceea ce priveste eficienta si aderenta la politica intregii firme;

- urmarirea continua si recomandarea imbunatatirilor din sistemul controlului intern si asigurarea securitatii patrimoniului unei organizatii;

- urmarirea periodica a sigurantei inregistrarilor financiare si a eficientei metodelor de prelucrare.

Sistemul contabil este principalul sistem informational cantitativ in aproape fiecare organizatie. Sistemul trebuie sa furnizeze informatii pentru trei scopuri principale:

Raportarea interna de rutina pentru manageri in scopul de a furniza informatii si a influenta comportamentul fata de managementul costului, planificarea si controlul asupra operatiunilor;

Raportarea interna speciala spre manageri pentru decizii strategice si tactice in materie, cum ar fi preturile, stabilirea pretului pentru produse si servicii, alegerea produsului de baza sau de eliminat, formularea politicilor generale, planificarilor pe termen lung;

Raportarea externa prin situatii financiare catre investitori, autoritati guvernamentale si alte parti exterioare.

Fiecare scop principal al contabilitatii poate cere un mod diferit de agregare sau raportare de date. Contabilul combina sau ajusteaza acele date pentru a servi dorintelor clientilor externi - in mod particular - si celor interni - in mod special - pentru a ghida deciziile. O organizatie contine un numar de sisteme informationale sau retele informatizate. Uneori exista sisteme de informatii separate pentru personal, financiar etc. Exista o integrare intre aceste subsisteme, dar rar sistemul informational este total integrat cu toate aspectele cerintelor managementului de planificare, control si luarea deciziilor.

Fundamentele unui sistem informational al costurilor

Constituirea unui sistem informational contabil al costurilor cere o intelegere profunda a:

structurii organizationale;

proceselor de productie;

tipului de informatie de cost dorita si ceruta de toate nivelele managementului.

Managerul este responsabil pentru fixarea obiectivelor si scopurilor si masurarea rezultatelor cu ajutorul sistemului informational contabil al costurilor. Interfata dintre sisteme si manageri la toate nivelele este plina de implicatii comportamentale. Sistemul poate permite sau impiedica realizarea rezultatelor dorite depinzand de extinderea judecatilor comportamentale aplicate in dezvoltarea si ameliorarea sistemului.

Eseu: Comunicare de baza cu bazele de date externe prin intermediul importului si al combinarilor Document online: UCM RESITA - piata tinta - strategii de intrare pe piata

Sistemul informational contabil al costurilor - cu conturile sale operationale - trebuie sa corespunda diviziunii de autoritate a organizatiei, astfel incat managerul sa poata fi tinut la curent cu costul implicat in fiecare departament. Sistemul trebuie sa reflecte procedurile, procesele de productie, metodele de vanzare si organizare, de marketing, administrarea si procesele particulare ale intreprinderii pentru care este proiectat. Economistul contabil, proiectand sistemul, trebuie sa stie tipul planului de plata a muncii, metoda de calculare a orelor lucrate, darea in consum si controlul stocurilor, costul mijloacelor de munca, alte informatii legate de operatiuni.

In timp ce detaliile pot fi diferite de la o intreprindere la alta, fiecare sistem informational contabil al costurilor ar trebui sa fie perfectat in urmatoarea maniera:

ajutor in planificarea viitorului si controlarea prezentului;

realizarea unei metode de cost;

calcularea costului de productie;

masurarea eficientei personalului, materialelor, masinilor etc.;

ajutor in stabilirea pretului de vanzare.

Inregistrarile contabile nu furnizeaza toate informatiile necesare conducerii gestiunii efective. Informatia cuantificata, ca si cea necuantificata - din care pot rezulta estimari pentru viitor, poate furniza detalii vitale, in special pentru procesul de luare a deciziei. Cu ajutorul calculatorului electronic toate datele trecute, prezente si viitoare, contabile si necontabile vor fi stocate pentru rapida incarcare intr-un sistem informational complet. De asemenea, este important sa comparam costul sistemului cu valoarea sa. Sunt anumite cerinte externe impuse intreprinderii care necesita stabilirea unui minim de cerinte ale sistemului.

Aspecte ale sistemului informational al costurilor

Inainte de a explora detaliile sistemului informational al costurilor, vom lua in considerare urmatoarele aspecte:

criteriul cost-beneficiu, este central in proiectarea sistemelor contabile de gestiune si decisiv - cand se schimba sistemele. Sistemele elaborate sunt costisitoare din punct de vedere al timpului si al banilor, trebuind luate in calcul costul educatiei manageriale si a celuilalt personal. Sistemele mai sofisticate sunt instalate numai daca managerii cred ca operatiile colective vor fi suficient imbunatatite intr-un sens net cost-beneficiu;

sistemele ar trebui sa fie croite pentru operatiile de baza, si nu invers; orice schimbare semnificativa in operatiile de baza justifica o schimbare corespunzatoare a sistemului informational insotitor. Cele mai bune proiecte de sisteme incep cu un studiu atent al operatiilor si al determinarii rezultatelor oricarei informatii corectate;

cele mai multe organizatii au sisteme pentru planificare si controlul activitatilor din departamente;

sistemele informationale ale costurilor pe produs difera remarcabil; ele depind de natura industriei, tipul de productie sau servicii si de alti factori;

managementul costului nu este sinonim pentru sistemul informational al costurilor; managementul costului este rezultatul conducerii si al altor activitati; 

sistemul informational al costurilor exista pentru a furniza informatii care sa ajute conducerea in realizarea sarcinilor de gestiune a costurilor;

sistemele informationale sunt doar o sursa de informare pentru conducere.           

Alte surse includ observarea personala a operatiilor si personalului si masurarea rezultatelor nefinanciare privind productia, marketingul, si nu datele contabile. Exemplele de masurari ale rezultatelor nefinanciare includ timpii de organizare, ratele absentelor, numarul reclamatiilor de la clienti, numarul de unitati produse, vandute etc. Sistemul informational al costurilor exista pentru a furniza informatii care sa ajute conducerea in indeplinirea sarcinilor de gestiune a costurilor.

Conceptul de organizare al sistemului informational al costurilor

Organizarea calculatiei, analizei si controlului costurilor cuprinde totalitatea activitatilor desfasurate de o unitate economica productiva pentru armonizarea si folosirea optima a metodelor si procedeelor de productie a mijloacelor materiale, a fortei de munca si a tuturor premiselor de care dispune unitatea respectiva, in scopul realizarii unui sistem informational contabil al costurilor productiei cat mai eficient.

Continutul organizarii sistemului informational contabil al costurilor il constituie combinarea optima sau integrarea tuturor informatiilor, metodelor, procedeelor, regulilor, principiilor, tehnicilor, mijloacelor materiale si profesiilor umane intr-un tot unitar si atotcuprinzator, in vederea realizarii cu maximum de eficienta a tuturor obiectivelor formarii sau calculatiei, analizei si controlului costurilor. Desfasurarea acestei organizari depinde de o serie de factori, dintre care cei mai importanti sunt tehnologia si organizarea productiei, natura indicatorilor costurilor, marimea intreprinderii etc. Sub influenta acestor factori, sistemul informational contabil al costurilor se poate organiza dupa mai multe metode, variante si forme de organizare. Factorii cu influenta hotaratoare de care depinde in cea mai mare masura modul de organizare a sistemului informational contabil al costurilor sunt tehnologia si organizarea productiei. Sub influenta acestor factori se stabileste mai intai cadrul general al organizarii sistemului informational al costurilor pe zone si pe purtatori de cheltuieli. Acest cadru se diferentiaza, apoi, in raport de specificul tehnologiei si organizarii productiei din fiecare ramura, subramura, intreprindere, sectie sau chiar centru de productie. In cadrul fiecarui purtator de cheltuieli prelucrarea informatiilor costurilor se organizeaza pe articole de calculatie, iar la nivelul intregii productii globale - si pe elemente primare de cheltuieli.