Efectuarea expertizei contabile in procesele civile

EFECTUAREA EXPERTIZEI CONTABILE IN PROCESELE CIVILE

Obiectul expertizei contabile si intrebarile formulate clar si exact la care trebuie sa raspunda expertul se stabilesc de instanta prin incheiere de sedinta.

Expertiza contabila poate fi efectuata:

in instanta, daca problemele asupra carora urmeaza sa se pronunte expertul contabil pot fi lamurite prin simpla expunere a parerii acestuia si in acest caz expertul contabil este ascultat de instanta in sedinta publica, iar parerea lui este consemnata de grefier intr-un proces verbal de sedinta;

in afara instantei, in situatia in care pentru efectuarea expertizei contabile sunt necesare verificari de documente, analize, masuratori, declaratii ale persoanelor implicate si din afara procesului.

Procedural, efectuarea expertizei contabile presupune realizarea urmatoarelor activitati:

1.     Examinarea materialului documentar aflat la dosarul cauzei;

2.     Examinarea altor documente precum ar fi alte acte si evidente aflate la parti sau la alte terti, ceea ce conduce la efectuarea expertizei la fata locului;

3.     Analiza explicatiilor partilor;

4.     Analiza actelor de control financiar si a eventualelor rapoarte de expertiza contabila efectuate anterior in aceeasi cauza;

5.     Studierea concluziilor expertizelor tehnice, acolo unde este cazul.

1.     Examinarea materialului documentar aflat la dosarul cauzei

Se face la sediul instantei de judecata care a dispus expertiza. Daca materialul aflat la dosar este insuficient pentru efectuarea expertizei contabile, expertul contabil solicita motivat organului beneficiar (instanta de judecata), completarea acestuia.

In cazul proceselor civile, completarea dosarului se impune in situatiile in care lipsesc inscrisurile ce trebuie expertizate.

2.     Examinarea altor acte aflate la parti sau la alte terti care au legatura cu cauza, prin expertiza la fata locului

Se efectueaza atunci cand expertul contabil apreciaza ca pentru rezolvarea obiectivelor ce i s-au dat spre rezolvare nu ii sunt suficiente documentele existente la dosarul cauzei.

In multe cazuri documentele aflate la dosar sunt insuficiente pentru a raspunde la obiectivele impuse, fiind necesarǎ cercetarea si a altor acte si documente de evidentǎ primarǎ, tehnico-operative si contabile aflate la partile in litigiu.

Pentru expertiza la fata locului expertul contabil are obligatia sa anunte prin citare (art.208 din Codul de Procedura Civila) partile prin citare despre data si locul efectuarii acesteia..

Citarea (anuntarea) de catre expertul contabil a partilor asupra datei si a locului efectuarii expertizei contabile sau cercetarii documentelor este necesara in toate cazurile in care se cerceteaza si alte documente, decat cele de la dosarul cauzei la sediul uneia din parti sau la terte persoane care au legatura cu litigiu.

Citarea este o garantie a dreptului de aparare a partilor si se face in scris prin sistemul de expediere a recomandatelor cu dovada de primire care se anexeaza la raportul de expertiza contabila pentru a se face dovada parcurgerii acestei etape procedurale.

Cerinta legala a citǎrii nu este considerata satisfacuta daca expertul contabil a anuntat partile chiar in ziua in care a efectuat deplasarea la fata locului si respectiv lucrarea, deoarece nu exista certitudinea ca partea a luat cunostinta de locul citarii si termen inainte de inceperea lucrarii si dacǎ ii da posibilitatea sa participe la efectuarea expertizei.

Expertiza contabila este valabila daca partile au fost citate cu scrisoare recomandata, dar acestea nu s-au prezentat la data, locul si ora comunicate.

Expertiza contabila facuta fara citarea partilor poate intra sub incidenta nulitatii, nulitatea decurgand din necitare, poate fi invocata de parti la primul termen dupa depunerea raportului de expertiza contabila.

Nulitatea si respectiv anularea raportului de expertizǎ contabilǎ presupune refacerea expertizei contabile cu respectarea procedurii de citare a partilor. Nu este necesara citarea partilor cand se cere si se efectueaza un supliment de expertiza contabila numai pe baza documentelor existente la dosarul cauzei de la instanta.

Referat: Functiunile intreprinderii Referat: Profesia de vanzator

Oricare ar fi natura unei expertize contabile respectiv amiabila sau judiciara in materie civila, lucrarile tehnice referitoare la verificarea registrelor si actelor justificative sunt aceleasi. In orice verificare care i se incredinteaza, in primul rand expertul contabil trebuie sa analizeze organizarea si conducerea contabilitatii pe care este insarcinat sa o examineze si sa s asigure de sinceritatea acesteia.

Sunt cazuri in care contabilitatea este intentionat aranjata sau condusa in asa fel in cat sa poata favoriza si sǎ ascunda fraudele si falsurile urmarite de anumite persoane.

Verificarea actelor justificative pe baza carora se fac inregistrari contabile trebuie sa formeze obiectul unei proceduri deosebite si ca atare se recomandǎ ca verificarile sa se faca atat din punct de vedere al sinceritatii si legalitatii acestor acte cat si al concordantei lor cu inregistrarile din registrele contabile si balantele de verificare.

Atunci cand expertul contabil este insarcinat cu verificarea gestiunii unei societati comerciale este indicat sa studieze si sa ia cunostinta in prealabil de actul constitutiv al societatii, de procesele verbale ale Consiliului de Administratie si Adunarii Generale a Actionarilor, precum si de regulamentul de organizare interioara, care ii pot furniza date utile realizarii misiunii incredintate.

Expertiza contabila isi bazeaza concluziile pe acte, documente si evidente care sunt intocmite cu respectarea normelor legale si care contin date reale.

Documentele si evidentele neoficiale neprevazute de normele contabile (nomenclatorul documentelor pe economie) care sunt rezultatul initiativei personale a celor care le intocmesc in vederea justificarii unor valori sau fapte asa cum ar fi cazul bonurilor de mana sau a registrelor personale se apreciaza ca marturii scrise care faciliteaza examinarea documentelor si evidentelor oficiale reglementate.

Concluziile obtinute pe baza documentelor si evidentelor neoficiale se confirma obligatoriu cu documente si evidente legale, fara aceasta confirmare, documentele si evidentele neoficiale nu constituie argumente pentru concluziile expertizei contabile.

De aceea prin analiza si corelare intre documente, evidente si alte surse de informare, expertul contabil stabileste in primul rand valabilitatea documentelor justificative, a corectitudinii inregistrarilor contabile si a gradului in care aceasta exprima realitatea si legalitatea operatiunilor patrimoniale in legatura cu care s-au formulat intrebarile, la care expertul trebuie sa raspunda in raportul sau.

Pentru a se argumenta raspunsurile la intrebarile dispuse in legatura cu fapte, tranzactii, fenomene economice sau alte operatiuni economico-financiare, neinregistrate sau inregistrate eronat in documente si in evidentele contabile se pot folosi tehnicile specifice expertizei contabile dintre asa cum sunt:

a)     Reconstituirea cantitativa a unor evidente global valorice pe baza inventarelor si a actelor de gestiune, in cazul unitatilor de vanzare cu amanuntul;

b)     Comparatia de control prin stabilirea soldurilor maxime posibile la inventarul final.

Soldul maxim posibil = stocul la inventarul initial + intrari de marfuri pe baza de documente - iesiri de marfuri pe baza de documente.

Tehnica comparatiei de control se utilizeaza pentru stabilirea realitatii operatiunilor, a datelor de inventariere si a preturilor practicate in cazul unitatilor de vanzare a marfurilor cu plata direct la vanzator. Aceastǎ tehnicǎ se dovedeste utila pentru argumentarea fraudelor din gestiune deoarece face posibila stabilirea cat mai aproape de realitate a cuantumului pagubei.

c) Corelarea intrarilor de materiale, produse sau marfuri in functie de consum, eliberari sau vanzari.

Aceasta modalitate de control se utilizeaza la gestiuni global valorice, unde desfacerea se face pe baza bonurilor de vanzari si are menirea sa constate:

lipsuri acoperite prin documente sau evidente;

valabilitatea unor documente intocmite;

realitatea operatiunilor inscrise in documentele de intrare si iesire contestate de gestionar;

Tehnica de lucru consta in reconstituirea evidentei cantitative a gestiunilor pentru o anumita (sortiment) si confruntarea cu situatia stocul inventariat.

d)     Corelarea actelor contabile pentru stabilirea realitatii unui fapt economic cu alte fapte de influenta reciproca asa cum ar fi corelarea facturilor de aprovizionare cu notele de intrare-receptie, a bonurilor de lucru cu nota de predare a produselor.

e)     Controlul intergestionar este o tehnica care se utilizeaza de expertiza contabila pentru stabilirea adevarului in situatiile in care se invoca drept explicatiei a unor lipsuri in gestiune cu plusuri la aceleasi articole existente intr-o alta gestiune.

Controlul intergestionar scoate in evidentǎ si explica imprejurarile care au determinat producerea pagubei.

Prin aceasta tehnica de expertizare se demonstreaza daca exista o legatura cauzala intre plusul dintr-o gestiune si lipsa din alta gestiune, daca se intrunesc conditiile de compensare legala sau daca diferentele s-au datorat neintocmirii documentelor de predare-primire  a bunurilor intre gestiuni.

3.     Analiza explicatiilor partilor

Se face functie de datele expertizate si are menirea de a stabili concordanta sau neconcordanta dintre explicatiile date.

In realizarea expertizei partile au obligatia sa dea expertului orice lamurire in legatura cu obiectivul lucrarii, impiedicarea expertului contabil de a efectua lucrarile necesare ordonate de instanta, nu poate fi inlaturatǎ decat prin mijloace procedurale, asa cum ar fi:

obligarea partii la despagubiri pentru impiedicarea lucrarilor;

dispunerea prin incheiere executorie ca partile sa permita accesul expertului contabil si sa-i dea tot sprijinul precum si solicitarea concursului autoritatilor publice locale, al politiei si al procuraturii.

4.     Analiza actelor de control si de expertiza contabila efectuate anterior in aceasta cauza.

Pentru asigurarea calitatii expertizei contabile, expertul contabil analizeaza actele de control si expertizele contabile efectuate anterior in aceeasi cauza pentru a se convinge daca au fost respectate normele legale in vigoare, daca au fost efectuate concret calculele si daca au fost delimitate just perioadele de gestiune si raspunderile persoanelor implicate in cauza.

Expertul contabil prezinta datele comparativ pe fiecare problema, situatia stabilita de controlul si de expertiza anterioara in raport cu cea stabilita de expertiza contabila curenta. Daca, in cauza respectiva, s-au derulat mai multe actiuni de control pe aceeasi problema dar cu concluzii diferite este necesar ca expertul sa analizeze separat fiecare proces verbal de control pentru a prezenta cauzele care au dus la concluzii diferite precum si pozitia sa fata de aceste concluzii.

Expertul contabil examineaza procesul verbal de control in care s-au constatat abateri si lipsuri si pe baza cǎruia s-a initiat cauza in care s-a dispus expertiza atat sub aspectul formei cat si a fondului.

Sub aspectul formei procesului verbal de control expertul contabil examineaza daca exista note sau explicatii scrise ale persoanelor responsabile, deferite justitiei, concluziile comparatiilor financiar-contabile ale entitatii economice din care face parte gestiunea si masurile dispuse de conducere in raport cu constatarile controlului.

Sub aspectul fondului actelor de control expertul contabil are in vedere daca:

documentele si evidentele pe care s-au intemeiat concluziile controlului sunt intocmite cu respectarea normelor legale si daca contin date reale.

exista documente care au legatura directa cu obiectivele expertizei, dar care nu au fost luate in considerare de control;

s-a determinat argumentat cuantumul lipsurilor si s-a stabilit legal raspunderea unor persoane pentru fiecare faptǎ sau lipsǎ;

concluziile controlului sunt in concordanta cu prevederile legale.

Consultarea organelor de control si a expertilor care au efectuat lucrarile anterioare in cauza expertizata reprezinta o necesitate pentru elucidarea tuturor aspectelor pe care le ridica expertiza contabila.

In acest mod de consultare expertul contabil lamureste complet punctele de vedere diferite si rezolva deosebirile de pareri ale celor care s-au pronuntat anterior in aceiasi cauzǎ.

Aceasta consultare contribuie la asigurarea calitatii expertizei dar are caracter facultativ pentru concluziile expertului contabil.

Consultarea organului de control de catre expertul contabil este obligatorie in situatia in care expertiza reduce substantial prejudiciul stabilit la control si pentru a se evita obiectiunile ulterioare si eventualele erori si pentru a se formula concluziile in mod ferm in cadrul expertizei contabile.

5.     Studierea concluziilor expertizei tehnice

Aceasta activitate presupune sa se efectueze mai intai expertiza tehnica si apoi cea contabila.

Concluziile expertizei tehnice nu sunt obligatorii pentru expertiza contabila care pe baza datelor contabile le poate confirma sau infirma.

Expertiza tehnica se foloseste pentru stabilirea integritatii valorilor materiale, realizarea unor operatiuni, determinarea calitatii unor produse, continutul anumitor lucrari, volumul manoperei si cantitatea de  materiale necesare pentru executarea lor si altele.

Aceste expertize se realizeaza de catre experti tehnici, specialisti in diverse domenii ale vietii economice.

Expertul contabil poate fi pus in imposibilitatea efectuarii expertizei contabile determinata de diverse situatii cum ar fi:

necesitatea efectuarii, in prealabil, a unui control gestionar;

aducerea la zi a evidentei tehnic-operative si contabile;

necesitatea efectuarii prealabile a unor expertize tehnice sau grafologice;

insuficienta actelor de control puse la dispozitie s.a.

Pentru constatarea imposibilitatii efectuarii expertizei contabile, expertul va analiza cu raspundere materialul din dosarul cauzei astfel ca numai in situatii absolut necesare sa recurga la masura de neefectuare a expertizei cu repercursiuni in prelungirea termenului de solutionare a cauzei.

Atunci cand se intalnesc situatii de genul celor de mai sus si nu se poate efectua expertiza se intocmeste un proces verbal de imposibilitate a efectuarii expertizei care se depune la beneficiarul acesteia pentru inlaturarea sau remedierea cauzelor.

Sunt cazuri cand pe baza documentelor aflate la dosar pot fi solutionate numai o parte din obiectivele stabilite si in aceste situatii expertul sesizeaza organul beneficiar pentru a dispune masurile necesare rezolvarii tuturor obiectivelor date spre solutionare expertului sau intocmeste raport numai cu obiectivele pentru care se pot obtine concluzii corespunzatoare, iar pentru celelalte aratǎ motivele pentru care nu se poate raspunde si indicǎ lucrarile care sunt necesare in vederea efectuarii expertizei.