Continutul si functiile documentelor justificative

CONTINUTUL Si FUNCTIILE DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE.

Aceasta categorie de documente are o influenta importanta asupra organizarii contabilitatii precum si asupra operativitatii obtinerii informatiilor contabile.

Documentele indeplinesc functii in exercitarea controlului economic si financiar, servind ca mijloc pentru identificarea cheltuielilor efectuate fara o baza legala, a lipsurilor si sustragerilor din gestiune, precum si a abaterilor de la disciplina economico-financiara.Trasaturile lor de acte justificative, confera acestor documente calitatea de forta probanta in justitie.

Potrivit legii contabilitatii o caracteristica esentiala  a documentelor justificative consta in aceea ca ele angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, a celor care efectueaza controlul preventiv, acelor care au aprobat efectuarea operatiunilor pe care le contin, precum si a celor care le inregistreaza in contabilitate, dupa caz.

Indiferent de specificul lor, documentele justificative cuprind de regula urmatoarele elemente principale:

1.denumirea documentului;

2.denumirea si sediul unitatii patrimoniale care intocmeste documentul;

3.numarul si data intocmirii;

4.mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii respective;

5.continutul operatiunii;

6.datele cantitative si valorice referitoare la operatiunea data;

7.numele si prenumele precum si semnaturile persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat dupa caz.

Toate documentele justificative in care sunt consemnate operatiuni economico-financiare supuse inregistrarii in contabilitate (facturi, chitante, avize de expeditie) si care circula pe teritoriul Romaniei, se intocmesc obligatoriu in limba romana si in moneda nationala.

Inscrierea datelor in documentele justificative si in registrele contabile se poate face manual sau cu ajutorul mijloacelor tehnice moderne astfel incat acestea sa fie cat mai lizibile.