Contabilitatea activitatii de cazare,alte prestari de servicii pentru populatie si a activitatii de turism

Contabilitatea activitatii de cazare,alte prestari de servicii pentru populatie si a activitatii de turism

Cazarea calatorilor este o activitate importanta care se dezvolta continuu ca urmare a dezvoltarii economiei, serviciilor si mobilitatilor interne si internationale.

1 Aspecte specifice ale activitatii de cazare, prestari servicii si turism

Activitatea hoteliera este o activitate de prestare servicii cu un pronuntat caracter sezonier si fluctuant datorita unor factori naturali si sociali, fiind mai intensa in perioadele de sezon si sarbatori.Aceste particularitati impun intreprinderea de actiuni care sa reduca decalajele de realizare de venituri, sa asigure folosirea bazei materiale cat mai intens, sa se utilizeze permanent forta de munca calificata.

Specificul activitatii de cazare, prestari servicii si turism a generat particularitati si la nivelul evidentei in comparatie cu alte categorii de activitati economice.

Indicatorii specifici activitatii hoteliere nu se regasesc la alte societati(numar de persoane cazate, numar de nopti-om cazare pe scopuri de calatorii, pe tari etc.

Unitatile de cazare se diferentiaza intre ele prin dotare, grad de confort, modalitati de acordare a serviciilor si diversitatea acestora.Toate acestea se reflecta in nivelul veniturilor si tarifelor percepute pentru serviciile prestate.

Unitatile de cazare din tara noastra sunt diferentiate in raport cu gradul de confort in 5 categorii ierarhizate de la una la cinci stele.

Principalele tipuri de unitati de cazare reglementate in tara noastra sunt:

hoteluri, hanuri turistice, moteluri, cabane, sate de vacanta, popasuri, pensiuni, bungalouri, camere de inchiriat in locuinte familiale.

Tarifele de cazare sunt tot mai mult influientate de cerere si oferta ceea ce face ca acestea sa se diferentieze pe sezon si chiar zile ale saptamanii.

Unitatile de cazare isi diversifica tot mai mult pachetul de servicii pe care-l ofera pentru a fi cat mai atractive, cat mai competitive pe piata.

Astfel, pe langa cazare acestea pot oferi si alte servicii cum sunt:

- masa;

- tratament balnear;

- agrement;

- schimb valutar;

- coafura, frizerie,cosmetica, inchirieri de obiecte, spalatorie, curatatorie,tratament terapeutic;

- internet, telefon,fax etc.

Cadrul institutional si legal pentru desfasurarea activitatii de cazare si prestari servicii in tara noastra a fost adaptat cerintelor actuale.

HG 843/1999 privind incadrarea pe tipuri a unitatilor de alimentatie publica neincluse in structurile de primire turistice este cadrul legal pentru acordarea autorizatiei de functionare acestor structuri care pot functiona in cadrul hotelurilor oferind clientilor pachete de servicii sau pot functiona independent.

1.1 Evidenta operativa si documentele specifice activitatii de cazare hoteliera

Particularitatile activitatii hoteliere influienteaza documentele care asigura evidenta operativa in aceste structuri.

In functie de operatiile care se efectueaza se intocmesc documente de evidenta operativa pentru:

operatii de rezervare si inchiriere spatii de cazare si

operatii de urmarire si incasare a tarifelor pentru serviciile prestate.

Pentru rezervare spatii de cazare se intocmeste „Nota de comanda” de catre solicitant. Aceasta se inregistreaza in „Registrul de evidenta a comenzilor” aflat la receptia hotelului.

Cazarea persoanelor in hotel este inregistrata in „Cartea de imobil” a hotelului care cuprinde datele de identitate ale persoanelor cazate.

In cazul grupurilor se intocmeste „Diagrama grupului” pentru repartizarea pe camere.

Aceasta cuprinde informatii cu privire la tariful de cazare, numarul de zile si suma de plata.

Aceste date sunt centralizate ulterior in „Situatia prestarilor si decontarilor” intocmita pe pasageri. Pentru serviciile prestate pasagerilor de unitatile prestatoare se transmit la receptie „Bonuri de servicii prestate” intocmite in doua exemplare care se inregisteaza in „Situatia prestarilor si decontarilor”.La sfarsitul sejurului receptia emite „Nota de plata” sau factura pentru decontare.

Evidenta operativa se asigura cu ajutorul urmatoarelor documente:

- „Diagrama locurilor libere si ocupate” care serveste la cunoasterea numarului de locuri ocupate si libere;

- „Situatia prestarilor si decontarilor”, ofera informatii despre sumele datorate de pasageri si a celor incasate pe feluri de prestatii;

- „Raportul de gestiune” se intocmeste zilnic in trei exemplare si ofera informatii privind valoarea serviciilor prestate, a incasarilor si diferentei de incasat, numarul de camere puse la dispozitie, ocupate efectiv, servicii prestate pe categorii, tara din care vine pasagerul etc. Originalul Raportului de gestiune se depune la serviciul financiar, cu un exemplar din Notele de plata incasate si facturile de incasat, exemplarul 2.

Statiunile balneo-climaterice mai intocmesc unele documente specifice:

„Evidenta sosirilor si plecarilor” completata pe baza biletelor de odihna si tratament;

„Situatia realizarilor si decontarii prestatiilor pe beneficiari si perioade”.

1.2 Organizarea contabilitatii activitatii hoteliere

Pentru organizarea contabilitatii in unitatile hoteliere se folosesc conturile din Planul Contabil General.

Eseu: Abordare integrata a riscurilor pentru corporatiile transnationale Eseu: Politici de atragere a Investitiilor Internationale (II) in era globalizarii

Cazarea si prestatiile efectuate se evidentiaza in contul „Venituri din prestari servicii”(704).Activitatea hoteliera este supusa TVA in conditiile legii iar cota este de 9% conform Codului fiscal.

Activele fixe detin o pondere insemnata in totalul activelor acestor societati la fel si activele circulante de natura obiectelor de inventar.

Cheltuielile cu intretinerea si reparatiile sunt insemnate in totalul cheltuielilor acestor unitati.

Situatiile financiare intocmite de unitatile hoteliere respecta prevederile legale in vigoare.

Aplicatie: Prin Nota de comanda nr. 123 Ministerul Sanatatii din Germania solicita cazarea unui grup 40 persoane pentru 3 nopti pentru organizarea unei manifestari stiintifice medicale la Univ.de medicina din Tg. Mures.Alte servicii solicitate de organizatori sunt: pensiune completa, sala pentru conferinte de 150 locuri, sistem de traducere silmutana etc.Plata se face cu fila de cec a Ministerului Sanatatii din Germania.

Societatea hoteliera inregistreaza comanda in Registrul comenzilor si pregateste pentru lucrarile congresului sala cu toate dotarile necesare desfasurarii lucrarilor in conditii corespunzatoare.

Tariful pentru cazare pe noapte,pe persoana este de 100 euro, chiria pentru sala de conferinte este de 2ooo euro pe zi, masa 120 euro pe zi.

Receptia intocmeste „Diagrama locurilor libere si ocupate” si opereaza in „Cartea de imobil” a hotelului datele de identitate ale celor 40 de persoane din Germania.

In timpul sejurului 4 dintre persoane au solicitat efctuarea unui masaj terapeutic,conform „Bonului de servicii prestate” emis de sectia de chineto-terapie in valoare de 100 euro. 7 doamne au solicitat servicii de coafura conf.„Bonului de servicii prestate” in valoare de 200 euro.Iar de la barul din camera s-au consumat marfuri in 12 camere care totalizeaza 700 euro.

Receptia inregistreaza zilnic in „Situatia prestarilor si decontarilor” toate prestatiile efectuate grupului. „Raportul de gestiune” prezinta in prima zi urmatoarea situatie: cazare 4.000 euro, in a doua cazare 4.000, masa 4.800 euro, sold datorat la sfarsitul zilei a doua 12.800 euro.

La finalul lucrarilor beneficiarul datoreaza 29.400 euro.Prestatorul emite factura pentru toate prestatiile efctuate in valoare de 29.4oo euro.In evidenta analitica se opereaza fiecarei structuri veniturile si cheltuielile.

In evidenta contabila inregistrarea prestatiilor se face in baza „Raportului de gestiune” si a „Situatiei prestarilor si decontarilor.”

1. Inregistrarea facturii nr.444 in valoare de 29.400 euro, curs euro=3,4 lei total valoare 99.960 lei

411 % 99.960 lei (29.400 euro)

704.01 40.8oo (12.000 euro- cazarea)

704.02 340 (100 euro masaj terapeutic)

704.03 680 (200 euro – coafor)

706 800 (2.000 euro – chirie sala)

707.01 48.960 (14.400 euro – masa la restaurant

707.02 2.380 (700 euro – cons. racorit.in camer.

Inregistrarea in evidenta contabila se face atat in lei cat si in euro la cursul zilei.

2. Incasarea in contul de la banca se face in euro.

Cursul euro la data incasarii este 3,5 lei.

5124 % 102.900

411 99.960

765 2.94o

Societatea are deschise analitice pentru fiecare structura pentru a urmari descentralizat cheltuielile si veniturile realizate de fiecare componenta pentru ca nu se justifica organizarea contabilitatii de gestiune la aceasta data.

2 Activitatea de turism

2.1 Continutul si trasaturile activitatii de turism

Turismul este ramura a economiei nationale, cu functii complexe, ce reuneste un ansamblu de bunuri si servicii oferite spre consum persoanelor care calatoresc in afara mediului lor obisnuit pe o perioada mai mica de un an si al caror motiv principal este altul decat exercitarea unei activitati remunerate in interiorul locului vizitat.(OG 58/1998);

Statul sprijina activitatea de turism prin politici si mecanisme economico-financiare si actiuni pentru amenajarea si protectia patrimoniului turistic.

Turismul a devenit cea mai importanta forma a comertului definit comert invizibil Francois Vellas, Le Tourism, Economica, Paris, p.5)El se practica la intern sau international.

Tendinta actuala in lume este de incurajare a dezvoltarii turismului pentru ca antreneaza si alte activitati cu efecte cum sunt : efectele economice, sociale, culturale etc.

Activitatile turistice se grupeaza in functie de scopul lor in activitati de turism de agrement,de odihna si recreere, balneao-climateric si de tratament, de afaceri, sportiv, stiintific, clutural etc.

Aceste activitati se organizeaza in structuri adecvate, numite structurire turistice care functioneaza pe baza de autorizatii, licente, brevete emise de autoritatile in domeniu.

Agentiile de turism isi pot desfasura activitatea de oferire, comercializare si vanzare a serviciilor si a pachetelor de servicii turistice pe teritoriul Romaniei numai in baza licentei de turism.

Structurile de primire turistica reprezinta - orice constructie si amenajare destinata prin proiectare si executie, cazarii turistilor, servirii mesei pentru turisti, agrementului, transportului special destinat turistilor, tratamentului balnear pentru turisti, impreuna cu serviciile aferente.

In functie de locul de provenienta a turistilor, turismul poate fi intern si international.

Turismul intern se practica in limita granitelor tarii iar turismul international in afara granitelor tarii de resedinta.

Turismul international poate fi clasificat astfel:

- turism de primire sau exportul de turism- se refera la primirile de turisti straini intr-o tara si

- turism de trimitere sau importul turistic – se refera la plecarile de turisti intr-o alta tara.

In functie de modul de anagajre a prestatiilor turistice, turismul poate fi :

- organizat ;

- neorganizat ;

- semiorganizat.

2.2 Cadrul legal pentru organizarea activitatii de turism in Romania

Cadrul legal pentru organizarea activitatii de turism in tara noastra este format din :

O.G.58/ 1998, privind organizarea si desfasurarea activitatii de turism in Romania ;

Legea 755/2001 pentru aprobarea O.G.58 /2001.

H.G. 238/2001 privind conditiile de acordare a licentei si brevetului de turism ;

H.G.843/1999 privind incadrarea pe tipuri a unitatilor de alimentatie publica neincluse in structurile de primire turistice.

2.3 Reflectarea in contabilitate a activitatii de turism intern

Turismul prezinta o serie de particularitati care influienteaza organizarea contabilitatii in acest sector.

Diversitatea serviciilor asigurate turistului pe parcursul calatoriei (cazare, masa, transport, program cultural, vizite) alcatuieste produsul turistic.

Un alt concept cu care se opereaza in turism este actiunea turistica(programul de vacanta, de excursie etc).

Fiecare actiune turistica se incredinteaza unui agent de turism care primeste imputernicire pentru a efectua cheltuielile actiunii si totodata devine debitorul societatii pentru ca manuieste valori materiale si banesti pe toata perioada de desfasurare a actiuni turistice

La incheierea actiunii acesta justifica cheltuielile efctuate cu documente justificative, moment la care se contabilizeaza cheltuielile in evidenta contabila sintetica si analitica pe actiuni. De aceea, pana la prezentarea decontului justificativ sumele avansate raman inregistrate in contul ”Debitori “a carui evidenta analitica este organizata pe actiuni turistice si debitor.

Prestatiile turistice se realizeaza de obicei pe baza de contracte sau comenzi angajate inaintea datei de incepere si necesita plata unui avans iar la sfarsitul prestatiei se deconteaza valoarea prestatiilor efective.

Societatile de turism pot efectua operatiuni de incasari si plati pe teritoriul tarii atat in moneda nationala cat si in valuta in baza unei autorizatii emisa de B.N.

Reflectarea in contabilitate a operatiilor activitatilor din turism se efectueaza pe baza documentelor justificative specifice.

Pentru evidenta operatiilor rezultate din turismul intern se intocmesc urmatoarele documente justificative:

biletele de tratament si odihna ;

borderoul de incasari-restituiri ;

situatia trimiterilor la odihna si tratament ;

programul excursiilor ;

analize de pret ;

dosarul actiunii turistice ;

factura ;

ordinul de plata ;

chitanta.

In turismul international se intocmesc si alte documente justificative :

graficul excursiei ;

dispozitie de plata externa ;

decontul excursiei.

Biletele de tratament si odihna contin de regula servicii complete(masa, cazare, transport, tratament). Comisionul societatii de turism se percepe la valoarea serviciilor in cote procentuale.

Pentru locurile ocupate cu bilete de tratament si odihna se intocmeste ,,Situatia trimiterilor la odihna si tratament,, care sta la baza decontarilor dintre societatea de turism si contractor.

In cazul in care serviciile de tratament sunt achizitionate direct de clienti, societatea de turism va face decontul societatii balneare pentru serviciile prestate clientilor sai.

Exista situatii cand din motive justificate trecuie restituita c.v biletelor. Acestea se vor restitui pe baza unei cereri.

Periodic se face confruntul si se intocmeste decontul de regularizare cand nu este concordanta intre locurilor efectiv ocupate si cele contractate.

Operatiile privind actiunile de odihna si tratament necesita inregistrarea avansurilor primite, constituirea veniturilor, efectuarea cheltuielilor si decontarea acestora Diversitatea activitatii unitatilor de turism (cazare, transport, vanzari de marfuri,alimentatie publica, tratament, excursii, programe de recreere,s.a) creaza dificultati in evidenta contabila, necesitand utilizarea a numeroase conturi.

Conturile de baza care sunt mai mult utilizate sunt urmatoarele:

- Venituri inregistrate in avans(472) ;

- Venituri din prestari servicii(704) ;

- Conturile de cheltuieli ;

- Conturile de trezorerie ;

- Conturile de terti.

Contul „Venituri inregistrate in avans”(472) evidentiaza veniturile agentiei de turism incasate in avans. Are functie contabila de pasiv si se crediteaza cu sumele incasate din bilete de odihna si tratament si alte sume incasate inainte de efectuarea prestatiei. Se debiteaza odata cu prestarea serviciilor cand se inregistreaza la venituri realizate.(704).

Aplicatie: O agentie de turism a valorificat 100 bilete de odihna, costul unui bilet este 500 lei, comisionul agentiei este 5%, cheltuielile agentiei pentru sunt urmatoarele : salarii 100 lei, contributii 30,5 lei, amortizarea activelor fixe 20 lei, servicii prestate de terti 50 lei.

1. Incasarea biletelor de odihna de agentia de turism de la clienti :

5311= % 58.273

472 50.000

704 250

4427 8.023

2. Inregistrarea veniturilor curente la inceputul sezonului:

472 = 704 50.000

3. Inregistrarea serviciilor prestate conf. Facturii nr.. emisa de unitatea prestatoare( hotel, baza de odihna).

% 401 50.000

628 42.017

4426 7.983

4. Cheltuieli cu salariile si contributiile angajatorului :

641 = 421 100

CAS 645 = 431 20,50

Asigurari de sanatate 7%

645 = 431 7

Contributia la fondul de somaj 2,5% :

645 = 437 2,50

Contributia la fondul de risc…. 0,5%

645 = 431

5. Se inregistreaza serviciile prestate de furnizorul Y conf. Facturii nr…

% = 401 59,50

628                               50

4426                            9,50

Inregistrat amortizarea activelor fixe :

681 = 281 20

La sfarsitul lunii se inchid conturile de cheltuieli si venituri, se calculeaza impozitul pe profit.

Reflectarea in contabilitate a operatiunilor determinate de turismul international se particularizeaza de operatiile efectuate pentru turismul intern prin platile efectuate in valuta, aparitia diferentelor de curs valutar si documentele specifice necesare in aceste operatiuni.