Comunicatia birotica in modernizarea activitatii de secretariat

COMUNICATIA BIROTICA in MODERNIZAREA ACTIVITATII DE SECRETARIAT

1.TRANSE INFORMATIONALE si COMUNICATIONALE IN ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

Tehnica utilizarii computerelor nu mai poate fi disociata de birouri. Programele de prelucrare a textelor, de calcul tabelar si cele grafice au devenit de la sine intelese, cerinte de profesionalizare si noile versiuni solicitand o permanenta adaptare. Utilizarea doar izolata a acestor programe nu este suficienta pentru a face fata cerintelor practice, prezente si viitoare, fiind necesara folosirea complementara a pachetelor de programe  si a retelelor de computere, ca si a formelor moderne de comunicare birotica.

Cand se discuta de modernizarea muncii in secretariate si birouri, se foloseste des notiunea de comunicatie birotica. Prin aceasta se inteteg toate actiunile care au ca obiectiv asigurarea unui sprijin corespunzator tuturor activitatilor de birou, prin utilizarea unor noi tehnologii. Comunicatia birotica a avut in ulimul timp o evolutie extrem de rapida prin aparitia unor noi medii. O data cu evolutia spre computerele multi-media, conectarea acestora in retelele locale si publice, ca si prin tehnologia Internet-ului s-a creat posibilitatea ca tehnologii odinioara separate (telefonia, tehnologia informatica, cea a comunicatiilor, prelucrarea imaginilor etc.) sa fie interconectate si sa deschida domenii noi de aplicatii, care au o insemnatate deosebita si in birourile secretarelor.

In realizarea solutiilor de comunicare birotica joaca un rol deosebit infrastructura tehnologica informatica si conlucrarea componentelor tehnice, in prezent cristalizandu-se urmatoarele tendinte:

Sistemele client/server formeaza platforme. intr-un mediu client/server, clientii (computerele de la locul de munca) comunica cu modulele server centrale (sistemele de computere centrale). Clientii preiau comanda aplicatiilor, efectueaza anumite etape de prelucrare si transmit, daca este necesar, cereri: de pilda solicita pregatirea anumitor date si documente. Componenta de infrastructura a sistemelor de programe (software) client/server transmite aceste cereri server-elor corespunzatoare. Acestea executa comenzile si transmit raspunsurile, care ajung ulterior la clientul solicitant.

Gestiunea distribuita a datelor si a documentelor este indispensabila. Memorarea datelor si a documentelor se poate efectua atat centralizat, cat si descentralizat. Sistemele de comunicatie birotica ofera posibilitatea accesului directionat la materialul informational arhivat centralizat.

Comunicatia sistemelor este posibila atat prin intermediul echipamentelor (hardware), cat si prin cel al sistemelor de programe (software). Intrucat procesele de munca (mai ales in secretariat) decurg in mod tipic prin implicarea mai multor persoane, ca si prin comunicarea cu furnizorii, clientii si restul mediului, componenta comunicationala castiga multa importanta. Aceasta comunicatie este posibila indiferent de felul sistemelor de computere instalate.

Deservirea aplicatiilor este in continuare simplificata si standardizata. Conceptiile moderne privitoare la deservire si la formele de dialogare pot contribui substantial la marirea gradului de adaptare la necesitatiile utilizatorilor si la facilitarea deservirii solutionarii aplicatiilor bazate pe calculatoarele electronice. Tocmai in ultimul timp au aparut aici progrese importante: multi-media, hiper-media si prelucrarea vocala.

Secretariatul este tot mai mult intr-o centrala de comunicatie a informatiilor, unde acestea converg din toate partile intreprinderii si din exterior. Munca moderna de secretariat se caracterizeaza prin prelucrarea, memorarea si transmiterea informatiilor de diferite feluri: date, texte, grafice, imagini si vorbire, rezultatele muncii fiind,de regula, documentele. Pe langa cele compuse numai din text sau

configuratii de numere, apar din  ce in ce mai multe documente mixte. Intrucat elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop in sine, este importanta distribuirea acestora la destinatari.

Munca de secretariat poate avea succes in prezent numai daca exista posibilitatea utilizarii eficiente a cunostintelor interne si externe si cea a prelucrarii si distribuirii directionate a acestora, atunci munca de secretariat si cea de asistenta manageriala sunt incununate de succes. De aceea este atat de importanta gestiunea profesionala a informatiilor in secretariat si ameliorarea proceselor informationale si comunicationale, folosindu-se tehnica moderna de comunicatie birotica.

Urmatoarea trecere in revista confera orientarea privind desfasurarea generala a proceselor informationale si comunicationale, reprezentarea grafica, impartirea in doua moduri a proceselor de munca din birouri si secretariate:

-dobandirea, prelucrarea si memorarea informatiilor reprezinta asa-numitele procese infortionale;

schimbul de informatii in interiorul firmelor si intre organizatii, in scopul realizarii sarcinilor, este denumit comunicatie. Procesele comunicationale cuprind fazele de predare, transmitere si primire a informatiilor.

Experienta practica arata ca: procurarea, culegerea, valorificarea si transmiterea directionata a informtiilor reprezinta o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat. Legat de acestea, pot fi subliniate in esenta urmatoarele obiective globale pentru optimizarea proceselor informtionale si comunicationale:

modul simplu de preluare si intretinere a informtiilor pentru toate tipurile de informatii (documente, date structurate, termene etc.);

imbunatatirea calitatii informatiilor prin punerea la dispozitie a tuturor informatiilor necesare si existente;

scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere si asteptare, ca si prin scurtarea duratelor de prelucrare;

accelerarea cautarii informatiilor prin instrumente adecvate (banci de date pentru cautarea directionata si structurata, sisteme de gestiune a documentelor

pentru posibilitatile de accesare a documentelor arhivate dupa continutul acestora, posibilitatea cautarii in hiper-text);

reutilizare directionata a informatiilor (de pilda, pentru evaluari, redactarea de scrisori in serie);

calitatea mai inalta a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date si prin asigurarea actualitatii documentelor/datelor folosite.

2.   ECHIPAMENTE DE BIROU

2.1  PROCESOARELE DE TEXTE

Posedand functii suplimetare, posibilitate de memorare superioara si ecrane tip LCD ce permit afisarea simultana a mai multor randuri, procesoarele de texte pot suplini cu succes PC-urile in activitatile de birotica generala. Prin dischetele 3,5" posibilitatea de memorare devine practic nelimitata si creste gradul de compatibilitate si conectivitate la calculatoare.

Document online: Test grila management Document online: Managementul inovarii, spiritul de initiativa si de intreprinzator

La preturi destul de accesibile, procesoarele de texte pot constitui astfel o alternativa pentru multe firme sau birouri care nu au inca posibilitatea de achizitionare a unor echipamente informatice, permitand elaborarea facila a unor documente estetice si profesionale.

2.2  INTEGRAREA PRODUSELOR DE BIROU SI

REALIZAREA DE DOCUMENTE INTEGRATE

Daca modul de functionare al unor masini ca imprimanta, scanner-ul, fax-ul, telefax-ul este cunoscut celor mai multi dintre noi, mai putin cunoscut este faptul ca exista tehnologii care reunesc intr-o singura masina toate aceste functii si care prezinta in plus alte facilitati. Producatorii de software si hardware din lumea intreaga isi indreapta deja atentia asupra unor tehnologii digitale:crearea; prelucrarea si transmiterea informatiilor.

Dupa ce PC-urile au fost introduse si dupa ce retelele locale de calculatoare s-au raspandit tot mai mult, a aparut ideea biroului fara hartie. Dar atata timp cat cele mai multe activitati dintr-un birou presupun folosirea hartiei, ideea pare nerealista. Micrograficele digitalizate imbratisaza ideea eliminarii hartiei, si vor deveni o componenta integrala a documentului de management.

Un produs integrat de birou este o masina care detine imprimanta laser, fax, scanner, copiator cu toate facilitatile si de dimensiuni cat mai reduse.

Caracteristicile standard sunt: o rezolutie de 400 pct./inch pentru aplicatii cu imprimanta, 256 de gradatii pentru culori, viteza de copiere de 30 de pagini pe

minut, controlul expunerii, reductor de magnetism si doua casete de hartie de 500 de pagini capacitate. La acestea se vor adauga optional un disc optic pentru incarcarea

si stocarea sistemului si o unitate automata de copiere de 50 de pagini. Nu inseamna ca masina ocupa spatii relativ mici, ceea ce ar face-o unica, dar compactarile sale sunt un mare avantaj pentru birourile mici.

Aceasta tehnologie aparuta permite utilizatorilor sa creeze, sa prelucreze si sa transmita informatii intr-un flux digital uniform, continuu. Interfata si software-ul special permit imbinarea electronica a telefonului, procesorului vocal, postei si a imaginilor video.

Un birou "integrat" permite utilizatorilor sa creeze documente, sa produca copii pentru distribuire in interior, sa le plaseze intr-o retea locala de comunicatii sau intr-o retea larga de comunicatii, fara a folosi fax-ul si, in final, sa le inregistreze pentru referiri viitoare.

2.3  ECHIPAMENTE si INSTALATII TELEFONICE

Callmaker (dispozitiv de formare a numarului) - serveste formarii automate a numerelor selectate anterior si stocate in memorie.

Telefon fara fir - un telefon care poate fi purtat de utilizator oriunde, pe raza unei distante date fata de ansamblul de baza. Functioneaza prin radio transmisie intre

receptorul fara fir si ansamblul de baza, iar alimentarea receptorului este asigurata de baterii care sunt reancarcate ori de cate ori receptorul este asezat pe ansamblul de baza.

Telefon cu difuzor - un dispozitiv care permite utilizatorului sa dea si sa primeasca telefoane fara sa tina receptorul. Este util si pentru conferinte cu participare restransa, deoarece persoanele prezente pot auzi ceea ce spune cel care a chemat, iar cele care participa la conferinta pot raspunde.

Telefon mobil - un mijloc de a comunica rapid cu colegii si clientii cand acestia se deplaseaza. Radio telefoanele actionate cu baterii cu doua cai pot fi folosite pentru a lua legatura cu alte persone care au regim de circuit inchis; existenta telefoanelor celulare a extins zona de acoperire prin montarea "celulelor" fiecare cu propriul sau transmitator, in diferite parti ale tarii.

Telefonul celular - permite utilizatorului sa telefoneze la un numar de telefon obisnuit sau la alt utilizator de telefon celular. Exista trei tipuri de telefoane celulare:

Mobil - instalat permanent in masina;

Portabil- poate fi folosit in orice situatie si este alimentat la baterii;

Transportabil - poate fi folosit in sau afara unei masini, fiind alimentat de o baterie reincarcabila.

Pager - un dispozitiv pentru contactarea persoanelor care se afla la distanta de birourile lor, folosind o sonerie ce le anunta ca sunt chemate la telefon sau care foloseste un sistem de convorbire cu doua cai. Message Master este un radio -pager alfa numeric actionat cu baterii, avand capacitatea de a afisa mesaje scrise de pana la 70 de caractere.

Tablouri de comanda/ distributie - un sistem care permite apelurilor de intrare sa fie primite pe un tablou de comanda si dirijate prin intermediul unui operator spre diferite derivatii. Apelurile exterioare pot fi facute si de la panoul de distributie, desi este normal ca aceste apeluri sa se faca de la interioare. Panourile de distributie ale centralelor telefonice particulare moderne sau sistemele de conectare apel, asa sunt numite uneori, incorporeaza o tehnologie de microprocessor si sunt

actionate electronic pentru a asigura legaturi rapide si eficiente de comunicatie, atat in interiorul organizatiei, cat si in exterior. Instalatiile furnizate de centralele digitale pot  cuprinde:

Convorbiri interne si exterioare de la toate terminalele - se face distinctia intre cele interne si cele externe, prin semnale diferite de sonerie, iar convorbirile se pot face prin apasare de buton;

O memorie stocheaza ultimul numar chemat si va reconecta persoana care cheama prin apasarea unui buton, ceea ce elimina formarea repetata a numerelor care au prezentat semnalul de ocupat;

Folosirea repertoarelor - formarea automata dintr-o carte de tefefon a numerelor stocate, care sunt folosite frecvent;

Soneria de reapel la eliberare - de la un numar ocupat se ia legatura cu cel care a chemat, dupa ce s-a incheiat convorbirea in curs;

O convorbire ramane "pe fir" in timp ce utilizatorul cere informatii sunand alt numar sau transferand convorbirea la alt interior.

Teleconferintele se pot aranja cu cativa utilizatori de extensii;

Se poate permite terminalelor selectate sa intrerupa convorbirile pentru a transmite mesaje urgente;

Apelurile de intrare sunt plasate automat intr-un sistem de asteptare, astfel incat operatorul sa le poata raspunde in ordine;

Prin conectarea la un echipament de inregistrare toate apelurile pot fi inregistrate, asigurand o imprimare a numerelor formate si a interioarelor de unde s-a sunat;

Sistem de a reaminti intalnirile- centrala cheama atunci cand e momentul ca cineva sa plece la o intanire;

Dirijare convorbire - apelurile de intrare sunt transferate la un alt numar;

Afisajul cu cristale lichide de pe panoul de distributie prezinta ora, data, numarul format, interiorul cerut sau un mesaj de la un interior;

Robot telefonic - dispozitiv folosit pentru a raspunde la telefon, prezentand un mesaj preinregistrat si inregistrand mesajul primit.

Telex - serviciu principal de comunicare prin teleimprimator. Asigura un mijloc rapid de comunicare sub forma imprimata intre abonati, combinand viteza telefonului cu impactul de care se bucura cuvantul tiparit. Copia imprimata a mesajului este produsa de teleimprimatoare existente atat la abonatii care trimit, cat si la cei care primesc mesajul. Serviciul este disponibil zi si noapte, iar mesajele pot fi transmise la un abonat chiar in lista operatorului, cu conditia ca teleimprimatorul sau sa fie cuplat.

Exista o taxa standard pentru asigurarea echipamentului necesar si pentru inchirierea liniei de la centrala telex. Taxele sunt percepute in functie de distanta

dintre centrele telex ale abonatilor care cheama fata de cei chemati si de durata transmiterii mesajului.

Teleimprimatoarele electronice moderne folosesc microprocesoare care au "memorii",astfel incat mesajele telex pot fi stocate si transmise automat cu viteze

foarte mari cand e necesar. Daca numarul chemat este ocupat, teleimprimatorul electronic va face incercari suplimentare; acelasi mesaj poate fi transmis la mai multe destinatii. Alte instalatii includ editarea mesajului (similar cu un procesor de cuvinte) prin care operatorii pot introduce, corecta sau sterge parti ale unui mesaj, iar textul poate fi rearanjat.

Teleimprimatorul are un ecran cu afisaj vizual. mesajele de iesire sunt dactilografiate intr-o memorie electronica si prezentate operatorului pe ecran, in timp ce teleimprimatorul continua sa primeasca mesajele de intrare sau sa transmita alte mesaje de iesire. Copiile mesajelor transmise sunt produse pe imprimanta teleimprimatorului.

Cand se foloseste dispozitivul "casutei vocale", mesajele telex pot fi transmise direct de la o masina de scris electronica, procesor de cuvinte sau computer, oferind acces mai multor persoane la comunicatiile telex. Mesajele

primite pot fi citite pe un ecran VDU sau imprimate pe o masina de scris electronica sau pe o imprimanta.

Fax (telegrafie faximil)-echipament care foloseste reteaua telefonica pentru a transmite, in decurs de cateva minute, orice forma de material imprimat, dactilografiat sau scris de mana, desene sau scheme si fotografii de la o localitate in alta in aceeati tara sau in strainatate. Copiile documentelor pot fi transmise la orice distanta cu precizie maxima, prin combinarea vitezei telefonului cu facilitatea de reproducere a copiatorului de birou.

Teletext-un mijloc de a transmite textul sau datele direct de la sursa si un procesor de cuvinte sau computer asigurand un sistem de posta electronica, fara a utiliza serviciul postal. Este o retea electronica de comunicatii internationale proiectata in mod special pentru utilizarea cu masini automate de procesare a textelor, eliminand astfel necesitatea de a transforma semnalele digitale in forma de banda perforata. Teletextul este de peste 50 de ori mai rapid decat telexul, poate reproduce caractere majuscule si toate simbolurile unei tastaturi standard de masina de scris, iar imprimarile sale sunt identice cu un exemplar de scrisoare procesata, de calitate superioara.

Copiile pot fi stocate electronic pe dischete sau imprimate in sistem de "copie hard" pentru fisier normal.

2.4      FOLOSIREA  INTERNET-ULUI in SECRETARIAT

Pentru tot mai multe secretariate accesul public la Internet va deveni pe viitor un lucru de la sine inteles. Posibilitatile de utilizare indica ce potential poseda Internet-ul si pentru munca asistentelor manageriale.

Posibilitatile de aplicare sunt deja multiple in present, paleta sa extinzandu-se de la serviciile informationale, la prestarile de servicii si pana la tele-cumparaturi. in general, accesul la Internet este interesant pentru multi utilizatori pentru ca ofera informarea si comunicarea globala.

Potentiale de utilizare a Internet-ului

	5 .Telelearning (tele-invatarea)

	4 .Publicarea Marketing de produse PR (relatii publice) Oferte de locuri de munca
			3 .Comunicarea E-Mail, E-Fax Foruri internationale Telefon, conferinte

Pentru a putea lucra pe Internet trebuie indeplinite conditiile prealabile pentru acces. Dotarea minima pentru conectarea la Internet este un computer cu capabilitate de comunicare. Pe langa telefon si computer - care se gasesc in present la fiecare loc de munca de secretariat - in forma cea mai simpla de utilizare este suficienta conexiunea prin modem. Pentru a putea rula aplicatii extinse, trebuie sa existe capabilitatea multi-media.

Accesul la Internet-ul propriu-zis este posibil prin intermediul asa-numitilor Provider (furnizori) sau prin serviciile on-line. Pentru a putea folosi unul din serviciile on-line, pe langa dotarea cu echipamente (modem sau ISDN) mai este nevoie si de pachete de programe corespunzatoare pentru acces. De regula, acestea sunt puse la dispozitie de ofertanti, dupa abonare.

Pachetele speciale de programe de acces sunt indispensabile pentru lucrul pe Internet. Doar prin intermediul unui program special de afisare  -Browser

(navigator) - este posibila afisarea continutului Internet-ului. in fruntea pietei de programe de navigare se afla cel numit Netscape Navigator.

Pentru a introduce documente proprii in Internet, acestea trebuie sa stea la dispozitie in formatul HTML. in masura in care este cunoscut limbajul de programare HTML, se pot elabora pagini proprii in Internet cu ajutorul acestuia.

Pachetele de programe birotice in Internet

Folosirea Internet-ului in secretariat se impune nu numai pentru propria aprovizionare de date, ci si pentru sprijinirea alimentarii cu informatii a cadrelor de conducere. De obicei, bancile de date externe sunt specializate pe domenii profesionale. Din punct de vedere al continutului, in present predomina informatiile economice, de exemplu informatiile despre piete si despre ramurile economice, datele despre firme, informatiile financiare si statisticile economiilor nationale. Alte domenii principale sunt informatiile din domeniul tehnicii (constructii de masini, electrotehnica etc.), din stiintele naturale (chimie, medicina, informatii despre materiale), ca si altele (date de presa etc.).

In principiu, informatiile pot fi procurate prin intermediul oricarui serviciu Internet, in acestea existand aproape orice se poate imagina. Dar gasirea celor cautate este dificila si dureaza mult, intrucat noile informatii introduse in Web nu sunt anuntate nici unui for central. Deci nu exista nimeni care sa aiba o privire de ansamblu asupra cantitatilor mereu mai mari de date.

Pentru a usura cautarea informatiilor in retea, Internet-ul ofera spre selectare o multime de asa-numite instrumente de cautare (cunoscute si sub denumirea de motoare de cautare ). in principiu exista doua feluri de motoare de cautare:

indiciile, niste uriase banci de date, elaborate de calculatoare, cu informatii despre milioane de pagini Web;

cuprinsurile, niste liste de pagini Web ordonate ierarhic, sortate dupa continut. Aceste pagini nu sunt realizate prin activitati automate, ci prin munca unor redactori.