COMUNICATIA BIROTICA

1.     CONCEPTUL DE BIROTICA

Unul dintre cele mai importante resorturi ale progresului si reinoirii in soci-etatea noastra, il constituie patrunderea informaticii si electronicii in cele mai variate domenii ale vietii stiintifice, economice si sociale. Prin aparitia si raspandirea sistemelor multimedia, care imbina in mod optim telecomunicatiile, tehnica de calcul si audiovizualul, prelucrarea informatiei capata noi dimensiuni, atat calitative, cat si cantitative.

Din punct de vedere calitativ, prelucrarea electronica a informatiei numerice s-a imbogatit cu forme noi: texte, documente, grafica, voce si sunet, imagine video. Sub aspect cantitativ, prin intermediul sistemelor moderne de comunicatii, informatia digitala a patruns in activitatea profesionala a multor utilizatori de tehnica de calcul, centrul de greutate deplasandu-se de la informaticieni spre neinformaticieni, de la institutii spre publicul larg, de la specialisti in informatica spre utilizatori de informatica.

In acest context, informatizarea muncii de birou, care face obiectul disciplinei moderne de birotica, este nu numai necesara, dar si posibila.

Definirea domeniului biroticii este o problema pe cat de necesara pe atat de dificila in contextul actualei revolutii tehnico-stiintifice, in miezul careia informatica si telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiei sunt prioritati incontestabile ale acestui proces de innoire, cu largi aplicatii in viata economica, stiintifica si sociala.

Birotica, desi vizeaza automatizarea activitatilor administrative si de birou, depaseste cadrul tehnic al proceselor administrative si de birou, in care tratarea textelor ocupa un loc important. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicatii, cu noile mijloace de stocare si transmitere a informatiei

audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica si electronica a informatiei si indeosebi cu noile tehnici de tratare a textelor, sunetului si imaginii, valente profesionale si economice cu multiple efecte sociale.

In esenta, birotica studiaza ansamblul activitatilor de producere, distributie si exploatare a informatiei din perspectiva muncii de birou, fara a se substitui disciplinelor invecinate: informatica, telecomunicatiile, etc.

Birotica s-a nascut din nevoia integrarii mijloacelor si tehnicilor muncii administrative si de birou cu nevoile tehnicii de comunicatie si de prelucrare automata a datelor, vizand cresterea performantei si calitatii muncii de birou in orice domeniu de manifestare a acesteia. Deoarece informatia constituie obiectul principal al activitatii de birotica, se impune necesitatea unei clasificari a informatiei si a proceselor informationale.

Birotica este un mod de utilizare a calculatoarelor electronice si a devenit posibila odata cu aparitia si raspandirea pe scara larga a calculatoarelor care, prin costul relativ redus si accesibilitatea utilizarilor, au putut ajunge in orice birou, sporind considerabil productivitatea si calitatea muncii administrative.

Ca definitie, birotica este ansamblul de tehnici si mijloace tinzand spre automatizarea muncii de birou si in principal a prelucrarii si comunicarii cuvantului, textului si imaginii.(Humbert Lesca, Jean-Louis Peaucelle-Elements d'informatique applique a la gestion, Edition Dalloz, Paris, 1988, p.287)

Birotica reprezinta, dupa Phillipe Vuitton si Michel Desaigne, un ansamblu de tehnici pentru informatii si comunicatii intre organizatii. Ele fac apel la tehnicile informaticii si comunicatiilor de date si asigura mijloace electronice, functii de clasare si ordonare, organizarea in pagina a textelor, pregatirea documentelor, a corespondentei electronice, analiza si simulare, interogare si consultare la distanta, vizualizare grafica si alte functii de gestiune a datelor; pentru realizarea acestor functii se pot utiliza diferite tehnici si procedee.

Denumirea acestui domeniu a fost introdusa in limba franceza de E. Berger, L. Nauges, dupa Conventia Informatica din anul 1976, pentru a traduce expresia

activitatilor de birou: bureautique-bureau automatique. Din insasi etimologia cuvantului rezulta ca domeniul sau principal il constituie biroul, iar obiectivul sau il reprezinta automatizarea acestuia prin utilizarea tehnicii electronice si informatice de prelucrare, memorare si transmitere a informatiei.

2.INFORMATIZAREA MUNCII DE BIROU

Pentru definirea exacta a conceptului de birotica e necesara sublinierea particularitatilor si tendintelor muncii de birou, indiferent de continutul sau economico-social.

Astfel, o prima particularitate a muncii de birou o constituie predominanta proceselor informationale si decizionale. Materia prima a oricarei activitati de birou o constituie informatia care, in urma unor procese de analiza si elaborare de variante, ofera suportul deciziei manageriale in orice sistem sau organizatie economico-sociala. O alta particularitate a activitatii de birou o reprezinta ponderea mare pe care o ocupa comunicarea de informatii si decizii. Comunicarea se poate realiza in doua moduri:

comunicarea orala, realizata prin dialog direct, prin convorbiri in grupuri de diferite marimi, convorbiri la distanta, mediate de retele de telecomunicatii sau convorbiri intre birourile aceleiasi organizatii mediate de retele de telecomunicatii interfonice sau telefonice;

comunicarea scrisa cunoaste o mare varietate de forme si modalitati, in functie de suportul fizic al comunicarii (documente clasice, legislatie, acte decizionale ale conducerii, rapoarte asupra activitatilor desfasurate sau controlate, cereri, solicitari, sesizari, contracte, documente de plan, intregul sistem de documente de evidenta contabila, fiscala sau sociala, schite, planuri, desene de specialitate, imagini pe suport de hartie sau pe film, microfilm).

Dezvoltarea informaticii in general, a noilor tehnologii de prelucrare a informatiei, in special, au facut ca munca, in continutul si natura sa, sa se schimbe, sa evolueze. Cresterea ponderii activitatilor cu continut informational si de birou, in raport cu activitatile tehnic-industriale, produce in societatile puternic informatizate reducerea simtitoare a diferentelor dintre munca fizica si cea intelectuala, de natura informational-decizionala, in favoarea acesteia din urma.

Astfel, prin introducerea tehnicii electronice si informatice de birou, functionarul devine utilizator curent al sistemelor informatice de birou prin accesul direct la utilizarea microcalculatoarelor si mijloacelor moderne de comunicare si telecomunicatii.

Informatizarea muncii de birou isi propune sa faciliteze comunicarea orala si scrisa din activitatea de birou, procesarea informatiei orale si scrise, memorarea si arhivarea acesteia cu importante economice si sociale, cum sunt:

eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabila a acestuia;

eliminarea efortului fizic si intelectual solicitat de scrierea si transcrierea manuala a informatiilor;

Document online: Test grila management Document online: Managementul inovarii, spiritul de initiativa si de intreprinzator

eliminarea efortului uman solicitat de lectura si controlul exactitatii documentelor primite sau emise;

reducerea timpului de receptie, prelucrarea si transmiterea informatiilor orale sau scrise din activitatea administrativa;

cresterea exactitatii proceselor informationale, a capacitatii de memorare si a vitezei de regasire a informatiei;

cresterea, fara precedent, a calitatii si productivitatii muncii administrative;

scaderea considerabila a costului informatiei si deciziei;

Activitatile contin multa rutina, proceduri care se pot automatiza. Luarea deciziei intarzie daca datele semnificative sunt dificil de prelucrat in timp util si, din aceasta cauza, profitul va fi de cele mai multe ori diminuat.

Utilizarea echipamentelor de birou duce la:

1)            cresterea eficientei in operatiunile specializate de prelucrare a informatiilor de birou;

2)            marirea operativitatii in luarea deciziilor in timp real a agentiei angajate in activitati concurentiale;

3)            cunoasterea, la nivel general, a arsenalului reprezentativ de echipamente (hardware) si aplicatii (software) utile in automatizarea activitatilor de birou.

In birotica intra orice echipament care contribuie la imbunatatirea circulatiei informatiei in activitatile de birou si care faciliteaza comunicarea personalului cu lumea exterioara informationala.

Se crede ca pachetele de prelucrare a textelor vor conduce la inlocuirea masinilor de scris clasice, neelectronice. In schimb, exista astazi felurite masini de scris care poseda facilitati pentru retinerea in propria memorie locala a unui numar de pagini si a unor posibilitati de editare sau redactare. Ele fac uneori oficiul unui PC dedicat pentru aplicatia de procesare a textului.

Marile beneficii ale biroticii sunt urmatoarele:

tratarea mai unitara a datelor, care sunt pastrate intr-un mod mai putin redondant si chiar intr-o maniera distribuita, deci mult mai sigura;

circulatia mai rapida si mai securizata a datelor intre birou si alti agenti economici ce folosesc echipamente si canale de comunicatie digitalizate tot mai mult.

Echipamentele pe care urmeaza sa le instaleze un agent economic trebuie sa conduca in final la:

imbunatatirea modalitatii de preparare a documentelor;

reducerea duratei de regasire a informatiei in ideea luarii deciziei "in timp util";

inlocuirea curierului cu circulatia mult mai rapida si mult mai securizata a informatiei cu diferite grade de confidentialitate;

comunicarea cu clienti mult mai facilitata prin intermediul aparaturii de teletransmisie.

Ce nu a putut pana in prezent realiza automatizarea lucrarilor de birou a fost reducerea volumului de hartie. Multi manageri ai oficiilor prefera sa automatizeze o mica parte din lucrari. La aparitia unui nou model de PC se prefera cumpararea acestuia, ceea ce este bine. Partea rea o constituie faptul ca acel manager isi propune sa foloseasca acest nou echipament in acelasi mod, desi puterea sa prin software-ul care poate fi rulat pe el, ii ofera posibilitati mult imbunatatite. La fel procedeaza si in cazul unui copiator mai rapid sau unui model de imprimanta mai sofisticat, in loc sa treaca in mod hotarat la completa automatizare a oficiului.

3. PROCESE INFORMATIONALE

Utilizarea pe scara larga a informatiei si a sistemelor moderne de tratare electronica a acesteia a condus la existenta unei largi game de prelucrari electronice ale informatiei, generand chiar o tipologie a acestor procese informationale.

Clasificarea proceselor informationale se poate realiza dupa mai multe criterii, dar cel mai util criteriu pentru circumscrierea domeniului de studiu al biroticii il constituie natutra informatiei prelucrate.

In raport cu natura lor specifica, informatiile se proceseaza diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informationale:

a) procesarea datelor se caracterizeaza prin tratarea informatiei numerice dupa reguli matematice si logice si este larg raspandita in activitatile care solicita un mare volum de calcule, situatii si rapoarte : economie, proiectare, management, statistica etc.

Prelucrarea datelor in sistemele informatice se realizeaza in mod diferit in functie de modul de organizare al acestora in colectii de date.

Datele organizate sub forma fisierelor de date se proceseaza cu ajutorul unor programe de firma, denumite interpretoare sau compilatoare care difera in functie de

limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL SI PASCAL.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe numite sisteme de gestiune a bazelor de date din care mai raspandite sunt: dBASE, FOXPRO si RAPADOX.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaza fie folosind pachete de soft specializate, cum sunt procesoarele de tabele LOTUS 1-2-3,EXCEL, fie folosind functiile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilitati integrate, de tratare a informatiei (texte, tabele, baze de date, grafica) cum sunt sistemele WORKS, OPEN, ACCES.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezinta un interes deosebit datorita usurintei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele si a imbinarii procesarii datelor cu procesarea de texte in cadrul foii de calcul electronic.

a)            procesarea textelor reprezinta un ansamblu de operatii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesarii, textul, structurat in pagini, paragrafe, fraze si

cuvinte, este supus unor operatii vizand forma caracterelor si marimea acestora, forma si marimea paginii, modul de asezare a textului in pagina.

Procesarea textelor presupune de asemenea, operatii lingvistice, cum sunt despartirea automata a cuvintelor in silabe, controlul gramatical, lexical si ortografic al textului analizat. In urma acestor operatii rezulta un document de tip text care poate fi consultat prin afisare pe ecran ori imprimat pe hartie sau microfilm in vederea arhivarii.

Procesarea textelor se realizeaza fie cu programe specializate, cum sunt procesoarele de texte WORDSTAR, WORD, WORD PERFECT, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avand alta destinatie principala, spre

exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) si ale sistemelor integrate (WORKS).

c)procesarea documentelor reprezinta un mod de utilizare modern si eficient a tehnicilor informatice si electronice in vederea receptarii, memorarii si prelucrarii grafice a imaginilor continute in documente. Un document poate contine informatii provenite din surse diverse: situatii si rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente continand texte obtinute in urma procesarii textelor, tabele si reprezentari grafice realizate de un procesor de tabele, schite si desene tehnince, grafica tridimensionala realizata cu ajutorul unor programe speciale de grafica, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini si fotografii scanate.

Procesarea informatiei vizuale, organizata sub forma documentelor, se realizeaza de catre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, COREL DRAW) sau de catre functii specializate ale procesoarelor de texte sau tabele. Documentele astfel procesate se memoreaza pe suporturi tehnice de date avand o anumita organizare, pentru a putea fi apoi usor refolosite, consultate la terminal, imprimate pe hartie sau microfilm, comunicate la distanta sau introduse intr-un nou proces de prelucrare grafica.

d) procesarea de imagini (imagini in miscare) completeaza gama posibilitatilor oferite de celelalte genuri de tratare a informatiei si constituie una din realizarile cele mai moderne ale electronicii si informatiei. Informatia vizuala, dinamica, este rezultatul afisarii si perceperii unui numar de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secunda), generand privitorului senzatia vizuala de miscare. Sursele de informatie video (imagini in miscare)sunt diverse: realitatea surprinsa de tehnici de filmat (camera de luat vederi alb-negru si color), imagini transmise (analog sau digital), prin sistemele de comunicare video de natura profesionala precum si imagine (animatie profesionala, filme de specialitate), realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice si logice. In mod curent,

prelucrarea informatiei vizuale este insotita si de prelucrarea informatiei sonore, dupa cum imaginea este insotita de sunet sau voce umana.

e) procesarea sunetului imbraca forme diferite, de la vocea umana (mesaje, convorbiri telefonice, intalniri, conferinte) la sunete obtinute prin sinteza electronica, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informatie sonora sau auditiva, perceputa analogic si convertita in forma digitala, ofera materia prima ce urmeaza a fi procesata digital cu ajutorul unor echipamente si programe specializate in tratarea informatiei sonore, cum este sistemul Sound Blaster care poate functiona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaza in acest mod o interfata acustica a sistemului informatic cu sistemele audio analogice.

4. TEHNOLOGII PENTRU REALIZAREA COMUNICATIILOR BIROTICE

4.1 TEHNOLOGIA CLIENT/SERVER

Aplicatiile comunicatiei birotice se realizeaza in prezent in asa-numitul mediu client/server, adica clientilor -utilizatorilor finali li se pun la dispozitie prestatiile centrale de catre servere. Fiecare computer al unui loc de munca, conectat in retea, este subordonat unui server. Pe aceste servere se gestioneaza centralizat toate datele si programele. Pentru accesul la resursele centrale, fiecarui utilizator i se confera drepturile corespunzatoare. Componentele logice ale aplicatiilor si anume:

logica aplicatiei (prelucrarea propriu-zisa);

gestiunea datelor si a documentelor;

prezentarea (transpunerea grafica a informatiei pe ecran), sunt impartite intr-un mod specific intre client si server.

Conceptele client/server sunt deosebit de adecvate solutiilor pentru comunicatiile birotice, pentru ca aici este vorba de aplicatii care:

preiau informatii din diverse surse (server);

constau din componente legate de sarcini, care sprijina fluxurile individuale de lucru ale utilizatorilor (clientilor) ca si din alte componente, legate de

date si functii, care garanteaza punerea la dispozitie a datelor, functiilor si a altor resurse(servere);

Gestiunea datelor in cadrul unui sistem de comunicatii birotice va fi preluata in mod rational de un modul server, in timp ce nivelul de utilizare se realizeaza la client, prin ghidarea cu meniuri, evaluari grafice etc.

4.2  INTERNET-UL CA PLATFORMA DE BAZA

Integrarea sistemelor de comunicatie birotica cu Internet-ul s-a realizat deja in cadrul multor sisteme informatice si castiga din ce in ce mai mult teren.

Internet-ul a schimbat deja enorm lumea inteprinderilor si o va face pe viitor intr-un mod si mai radical. Astfel tranzactiile de afaceri si procesele de comunicatie ale firmelor se realizeaza tot mai mult sub noi forme. Acest fapt are desigur consecinte enorme pentru organizarea firmelor si pentru cerintele fata de angajatii intreprinderilor si administratiilor.

In principiu, Internet-ul si Intranet-ul (Internet-ul folosit ca retea interna de firma) aduc cu sine numeroase provocari fata de strategia tehnologiei informationale. Tehnologiile Internet/ Intranet au potentialul de a putea invinge limitele sistemice existente, putand sa fie instalate si ulterior pentru aproape toate calculatoarele electronice si platformele de sistem; ele se pot integra intr-un mod nebanuit anterior.

Internet-ul se poate defini ca o retea de calculatoare ce folosesc un protocol de comunicare comun (Internet Protocol sau IP). Fiecare utilizator de Internet este conectat la un server local, care poate fi gestionat fie de un provider (in acest caz este necesar un abonament), fie de o universitate, o institutie sau o firma. Acest server este legat la alte servere prin retele publice sau particulare, ele insele legate unele de altele. Ca urmare a acestei organizari, accesul la un calculator de pe Internet permite, din aproape in aproape, accesul la ansamblul celorlalte calculatoare.

Internet-ul ofera cinci tipuri de aplicatii:

Consultarea de informatii sub forma de texte, fotografii, scurte secvente video sau sunete. Dupa natura lor aceste informatii se prezinta in forme deosebite (de exemplu, FTP, Gopher, Web pentru texte; MPEG pentru imagini animate).

Mesageria poate avea mai multe forme: posta electronica de la persoana la persoana (e-mail), grupurile de discutii (newsgroup) pe diverse teme, serviciile de dialog in direct (Internet Relay Chat).

Serviciile tranzactionale cu ajutorul carora este posibil sa comanzi un produs, in general dand numarul cartii de credit personale.

Accesul la calculatoare departate: aplicatia Telnet, cu ajutorul careia un utilizator se poate conecta la un calculator mai puternic, ca si cum calculatorul sau nu ar fi decat un simplu terminal - de exemplu, pentru a face calcule complexe sau pentru a lucra paralel cu alti utilizatori.

Editarea si difuzarea de informatii: utilizatorii Internet-ului pot sa editeze si sa puna la dispozitia celorlalti utilizatori texte, sunete, imagini, creandu-si pagini personale.

Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. Acesta realizeaza integrarea diferitelor servicii la acelasi nivel si dispune de capacitatea de a genera si de a utiliza documente hiper-media. Astfel, o publicatie poate fi oferita in mod simplu cu acoperirea mondiala prin World Wide Web(prescurtat WWW), putandu-se apela sunetele, vorbirea, muzica, imaginile color, animatiile, videoclipurile si textele, toate conectate hiper-medial. Pe de alta parte, prin intermediul WWW informatiile pot fi apelate interactiv si directionat.

Se pot avea in vedere urmatoarele caracteristici ale WWW:

pentru a fi prezent in Internet se instaleaza un asa numit Web-Site pe un Web-Server. Acesta din urma este un computer conectat la Internet;

un site Web tipic consta dintr-o Home page (pagina-antet), din pagina de start si dintr-un numar oarecare de alte pagini (pages), cu diferite continuturi;

limbajul tuturor documentelor Web se numeste HTML (Hyper Text Markup Language -limbajul de markare al hiper- textului);

Web-Browser (navigatoare Web) sunt programe care permit redarea paginilor Web pe computere si navigarea in Web:

navigarea in WWW se face prin Hyperlinks (hiper-legaturi) si cu etichete pe care se poate executa clic cu mouse-ul. Prin hiper-legaturi se inteleg portiuni de text pe fond colorat din paginile Web, care contin adresele altor pagini Web. Ajunge un clic cu mouse-ul pe acestea pentru a ajunge la alte pagini.