Comunicarea scrisa si audio-vizuala: scrisoare competenta

Obiective:

Sa se insuseasca tehnica citiri cu un scop, altul decat cele ale informarii sau relaxarii

Sa se stie cum trebuie redactata o scrisoare

Sa se cunoasca importanta comunicarii vizuale

Accesorii: de la coala de hartie la internet

Aplicatii:

La sfarsitul cursului, ne vom convinge ca inainte de a scrie este nevoie sa stim sa ascultam

Cursanti vor fi ajutati sa redacteze o adresa catre un beneficiar

Va fi redactat un text pentru o institutie oficiala, pentru presa scrisa, pentru televiziune, pentru o reclama.      

a. Sursele informatiei

Intr-un studiu al unui sistem de scriere, o distinctie de baza trebuie facuta intre materialul crud ( subiect mama) care este studiat si sistemele deduse din el. Vorbitul (sau scrisul) initial reprezinta materia prima a limbajului; o gramatica sau un dictionar prezinta un sistem lingvistic abstract si reconstituit in materialele lui. La fel, textele scrise reprezinta materia prima a scrisului pentru care un alfabet poate fi reconstruit.

Multimea surselor de informatie sustine, comform Enciclopediei britanice, un sistem de scriere:

1. Sursele scrise includ tocmai texte, inscriptii, carti si manuscrise. Abilitatea de a intelege aceste surse poate fi inteleasa in mod traditional din generatie in generatie, ca in cazul scrierilor evreilor sau chinezilor, sau aceasta trebuie sa fie recuperata intr-un proces de descifrare, ca in cazul hieroglifelor egiptene.

2. Liste ale semnelor, alfabete, silaburi, si altele care pot fi descoperite inventii ale unei scrieri in timpul cand scrierea este prima prezentare; sau putea sa fie reconstruita in alte timpuri pentru sursele scrise de profesori sau elevi pentru scopuri didactice sau savante.

3. Studiile au la baza o sursa scrisa sau liste de semne, alfabete, sylabisuri, si altele. Aceste surse pot fi primare, cand ele au la baza direct o sursa, sau secundare, cand ele trebuie sa se bazeze pe studii primare pentru informare.

b. Ce este un text

Oricum am rasuci lucrurile, sustine Cezar Tabarcea, la lectura un text este in primul rand o desfasurare lineara de enunturi lingvistice. Nimic nu ne impiedica, desigur, sa citim intai partea de mijloc sau chiar sfarsitul, dar, in aceasta ultima probabilitate, nu vom citi de fapt sfarsitul textului, ci portiunea din final. A citi numai sfarsitul unui text ar insemna sa "citim" ultimul cuvant si albul paginii care urmeaza dupa el." Dar procedand astfel nu am putea spune la modul serios ca am luat cunostinta de mesajul pe care a intentionat autorul sa-l transmita si nici despre noi nu am putea spune ca am fost autentici receptori. Aceasta, pentru ca "orice text presupune o dezvoltare progresiva din punct de vedere semantic, dezvoltare care se sprijina pe o structura sintactica identificata de cititor gratie competentei sale lingvistice, competenta care il ajuta sa rezolve si eventualele ambiguitati ( de exemplu, daca nu exista o intonatie specifica, adverbul atat de anunta totdeauna aparitia unei consecutive".

Asa cum am subliniat de mai multe ori de-a lungul acestor pagini, limba, cuvintele pe care le rostim, propozitii, frazele, chiar si interjectiile, nu sunt doar manifestari spontane ale organelor vorbirii, ci rezultatul sistemului nostru de gandire. Vorbim cum gandim, deci, si gandim dupa cupa cum traim. Reciproca poate fi la fel de valabila. "In virtutea unei logici pe care am putea-o considera ca fiind determinata in primul rand de propria sa activitate practica, atunci cand "se intampla" ceva, omul stie ca exista un agent al evenimentului, ca acest agent desfasoara o actiune, ca aceasta actiune se rasfrange asupra unui obiect sau pacient si ca este indreptata spre sau porneste de la un alt obiect. Aceasta logica naturala, extrasa in primul rand din actiune, se reflecta nemijlocit in structurile enunturilor verbale, fapt care a determinat chiar noi perspective teoretice in descrierea gramaticala a limbii.

Putem presupune deci in mod simplu:

Cineva / ceva - face - ceva -    a) pentru cineva / ceva

b) in defavoarea cuiva / a ceva

Sintactic, schema corespunde structurii:

Subiect - predicat - compliment direct - compliment indirect

Un astfel de model exista atat in mintea receptorului, cat si a emitatorului, atunci cand se declanseaza o naratiune. El este, desigur, asezat pe axa timpului, fapt sugerat in schema de chiar dezvoltarea pe orizontala, de la stanga la dreapta.

Pornind de la Karl Buhler, Sextil Puscariu face o analogie sugestiva pentru ceea ce inseamna alcatuirea unui enunt complet, corespunzator modelului conceptual al vorbitorului: "Cand construiesc o propozitie e ca si cand as lua pe cineva de mana si l-as duce pe o strada intr-o locuinta. Verbul - elementul esential al frazei - e adapostul pe care I-l dau. Pentru ca sa se simta bine, trebuie sa-i mobilez casa. Cine? pe cine? Si cui? Sunt patul, masa si scaunul, fara de care o locuire nu se prea poate imagina. Cum? Cand? Unde? De ce? etc. sunt mobilele accesorii: un dulap, o etajera, o oglinda, un covor, niste perdele etc., toate mai mult sau mai putin de lux, fara de care putem locui, dar nu ne simtim in largul nostru".

"Asadar, in momentul in care un povestitor deschide" o naratiune el (ar trebui sa) stie si ca o va "inchide", asa cum si ascultatorul sau (ar trebui sa) stie acest lucru. Dupa Michel Butor  "un text se sfarseste acolo unde nici o conexiune inversa nu mai este pretinsa de lectura sau, cu alte cuvinte, textul se sfarseste cand conexiunea inversa nu mai aduce nici o informatie importanta".

Desi multi au incercat sa explice esenta artei, incepand cu psihologii si terminand cu moralistii, "cei care au stiut in egala masura la ce serveste o opera si cum se produce au fost mai cu seama creatorii de arta, putin interesati sau neinzestrati cu talentul particular al explicatiei. Poate ca li se parea totul prea evident ca sa mai fie nevoie de explicatii. Cei care au incercat totusi, s-au impiedicat in mod obisnuit de limbaj. Pentru ca limbajul a fost din totdeauna bariera de nedepasit in drumul spre explicarea artelor si spre "bucuria" pe care ne-o ofera (folosim un termen nepotrivit in lipsa altuia mai bun)."

Borges scria in 1960: "Fapt e ca fiece scriitor isi creeaza precursorii. Opera sa modifica conceptia noastra despre trecut, precum va modifica si viitorul. In aceasta corelatie nu are nici o importanta identitatea sau pluralitatea oamenilor".   

In cadrul comunicarii scrise se pot distinge urmatoarele forme:

sugestii

notite

note interne

scrisori

c) o  scrisoare competenta

Un mesaj scris trebuie sa aiba cateva caracteristici pentru a-si atinge scopul. Aceste caracteristici sunt: claritatea, corectitudinea, adecvarea si continutul.

Claritatea

Mesajul scris trebuie sa fie usor de citit. Limbajul folosit trebuie sa tina seama de nivelul de cultura a cititorului, de specificul meseriei lui. Este necesar ca limbajul sa fie simplu si nepretentios. Constructia propozitiilor si a frazelor trebuie sa fie simpla, sa nu complice mesajul; in partile complicate ale frazelor, reduceti propozitiile ca lungime si folositi diateza activa.

Impartiti pagina in paragrafe. Ele sa contina o singura idee. Paragrafele sa nu contina mai mult de 5-6 propozitii.

Corectitudinea

Scrisoarea va trebui sa respecte regulile gramaticii si sa aiba o punctuatie corecta. O singura greseala de ortografie va vorbi despre nivelul de educatie a celui ce scrie. De aceea reciteste scrisoarea dupa redactare. Respecta regulile de scriere si de asezare in pagina ale unei scrisori.

Adecvarea

Mesajul trebuie sa respecte anumite reguli in functie de persoana catre care este trimis si de pozitia ei in societate. Scrisoarea va trebui sa aiba tact. Va fi scrisa intr-un mod politicos si cu un ton cald. Evitati detaliile stufoase, frazele trebuie sa acopere subiectul si sa poata justifica concluziile. Opiniile pe care dorim sa le exprimam si sa le transmitem destinatarului nu trebuie afirmate, ci trebuie sa rezulte din fapte si din modul de abordare a subiectului, din cercetarea lui. Fiti precauti cu recomandarile, daca acestea nu au fost solicitate, nu va grabiti sa dati sfaturi, fiindca, in general, nu de sfaturi au nevoie destinatarii scrisorilor noastre. Amintiti-va replica unui umorist: nu-mi dati sfaturi, fiindca stiu sa gresesc si singur! Scrisoarea sa nu prezinte un ton de nesiguranta, de teama sau de aparare ori de autojustificare. Nu exagerati cu scuzele, ca sa nu patiti ca in schita lui Gogol Stranutul. Mesajul trebuie sa exprime clar ce se doreste si ce se asteapta ca rezultat al comunicarii. De aceea mesajul trebuie sa cuprinda toate elementele explicative necesare unor concluzii.

Ratiunea

Mesajul in continutul sau va trebui sa aduca si o componenta de ratiune. Procesul gandirii va trebui sa inceapa inainte de scriere, nu in timp ce este scris mesajul. Si, fireste, nu trebuie uitat ca dupa ce am trimis mesajul nu prea mai avem ce face, degeaba devenim intelepti dupa ce a ajuns plicul la receptor, a fost dessigilat si citit. De aici si sfatul lui Anton Pann, vorba pe und-ti-a iesit, mai bine sa fi tusit!

Subiectul mesajului trebuie sa fie gandit si redactat intr-un mod care sa demonstreze competenta celui ce l-a scris. Analizarea concluziilor trebuie sa fie justificata prin date si fapte. Mesajul trebuie sa fie analizat obiectiv. El trebuie sa aiba putere de convingere si sa fie corect din punct de vedere etic.

Procesul de elaborare

Scrierea se face cu scopul de a informa, de a instrui, de a intari si incuraja, de a convinge si de a influenta. Procesul elaborarii unei scrisori incepe cu intrebarile pe care si le pune autorul:

1. Este oportuna folosirea comunicarii prin scris ?
2. Cine va citi scrierea ?
3. Ce reactie asteptam in urma citirii mesajului ?

Urmatorul pas in procesul elaborarii este clarificarea si sistematizarea gandurilor.

Procesul gandirii cuprinde trei faze: generarea, sistematizarea si organizarea materialului scrisorii. Cel din urma pas consta in scrierea mesajului incepand cu scrierea ciornei, continuand cu editarea, revizuirea si finalizarea mesajului. Etapa de gandire constituie aproximativ 40% din timpul intocmirii unei scrisori iar etapa a doua de scriere propriu-zisa 60% din timpul intocmirii scrisorii.

Redactarea - editarea

Redactarea scrisorii este un proces de creatie. Editarea este un proces analitic. Redactarea este scrierea in ciorna a mesajului. Scopul redactarii este de a aduna gandurile intr-o structura care sa aiba la baza o schita si sa contureze forma finala.Editarea nu trebuie sa aiba loc pe masura ce se redacteaza. Intre redactare si editare trebuie lasat un interval de timp pentru a asigura revizuirea ciornei cu 'alti ochi'. In concluzie ca regula de baza a comunicarii eficiente si eficace prin scris putem rezuma: Spuneti cititorului clar si simplu, ceea ce vrea sa stie !

Totusi, teama de urmari nu trebuie sa ne inhibe incat sa nu mai putem asterne nici un rand pe hartie. Horatiu ne avertizeaza ca fuga de greseala duce la o greseala si mai mare. Iar cand se refera la lipsa de talent, el scrie, in Ars poetica:

Multi dintre noi .

Ne amagim cu iluzia ca-i bine: concizia-i tinta,

Insa obscur sunt in scris; urmarind unu-n stil eleganta,

Nerv si avant ii lipsesc .

Vrand in chip uimitor sa prefaca subiectele simple,

Iti zugraveste-n paduri un delfin, un mistret intre valuri;

Fuga de rau ne impinge-n mai rau daca arta lipseste".

Sfaturi pentru redactare 

Scrierea eficienta depinde atat de claritatea si usurinta citirii, dar si de continut. Organizarea si desfasurarea ideilor dv, unitatea si coerenta prezentarii si modul in care formati propozitiile, gramatica si dictia sunt importante, ca si tehnica redactarii - ortografie, punctuatie si altele. Secretul comunicarii cu succes este folosirea corecta a limbii. Cand este vorba de o lucrare scrisa, ce se cere este gasirea cuvintelor, a frazelor, a propozitiilor si a paragrafelor care va exprima ideile si gandurile in mod precis si care pot sa para interesante pentru ceilalti. Mai este inca un aspect al limbii demn de luat in seama. In ultimii ani, scriitorii, profesorii si editorii au devenit din ce in ce mai mult preocupati de conotatia sociala a limbii. Autorul atent va evita formularile ce reflecta sau implica generalizari nefondate despre varsta, clasa economica, originea etnica, orientarea sexuala, orientarea religioasa sau politica, rasa, sau sexul cuiva. Limbajul dumneavoastra, in alte cuvinte, nu trebuie sa sugereze predilectie sau antipatie fata de vreun grup. De exemplu, multi autori nu mai folosesc pronumele personal "el" pentru a se referi la cineva caruia nu i se cunoaste sexul - "doctor", "director". Pentru informatii cu privire la practica actuala, consultati indrumatorul dv. de lucrare, daca elaborati o licenta, profesorul de tehnici de redactare, sau un ghid. Apelati, de pilda, la lucrarea lui Umberto Eco, cunoscutul scriitor, intitulata Cum se face o teza de licenta. E un excelent indrumator practic.

Asadar, nu scrieti si nu spuneti:

Romanii sunt, italienii nu sunt

Oameni sunt cei care

Batranii gresesc (sau nu gresesc), atunci cand

Multa lume este de parere ca

Nimeni nu stie ca

Un dictionar bun este o unealta esentiala in scriere. Deoarece dictionarele difera in continut cu privire la scrierea cu cratima si ortografie, ar trebui sa folositi un singur dictionar pentru o lucrare. Ar trebui, de asemenea, sa ai la indemana un ghid pentru redactare demn de incredere. O selectie a ghidelor de redactare, clasificate in trei capitole - manuale de compozitie, dictionare uzuale si carti de stilistica - se poate consulta. Pentru cei care redacteaza in limba romana, trebuie avut mereu pe masa Dictionarul explicativ al limbii romane, precum si un Indreptar ortografic, ortoepic si de punctuatie.

Atitudinea in comunicarea scrisa

Expeditorul, pentru a realiza o relatie in momentul trimiterii unei scrisori, va trebui sa adopte o atitudine pozitiva. Atitudinea pozitiva presupune o gandire pozitiva, sentimente pozitive si tendinta actionarii pozitive.

d) atitudinea pozitiva

Promptitudinea

Promptitudinea trimiterii unui raspuns reprezinta un element al atitudinii pozitive. Raspunsul prompt comunica politete si consideratie prin limbajul timp.

Politetea

Politetea este un atribut elementar care face parte din firea oricarui om civilizat. Orientare spre cititor

Empatia se manifesta prin orientarea mesajului catre cititor. Cuvinte pasnice, calde, pline de sensibilitate pot aduce bucurie unui suflet descurajat si obosit. Mesajul se va centra pe un ton pozitiv, prompt si cu limbaj fara conotatii negative. Curtenia, claritatea si amabilitatea - acestea sunt elemente fundamentale ale relatiilor noastre publice, fie ca legaturile sunt prin scris sau prin vorbire directa.

Mesaj personalizat

Este bine ca numele personale sa fie folosite la persoana a doua: Dumneavoastra. Adresarea sa fie facuta folosindu-se numele destinatarului. Deci nu Stimate Domn, ci Stimate domnule Vasilescu. Stimate domnule inginer Dan Vasilescu (incluzand si prenumele) este si mai bine. Aceste personalizari vor da sentimentul cititorului ca este apreciat si important.

Tact in comunicare

Atunci cand cineva scrie un mesaj critic va trebui sa tina cont de punctul de vedere si perceptia cititorului, de modul in care va 'simti' acesta mesajul. Exprimarea preocuparii si intelegerii cu privire la punctul de vedere al cititorului denota tact.

Conciziune, completitudine si claritate

Conducatorul care scrie un mesaj are intreaga responsabilitate pentru eficienta mesajului transmis. Scrisoarea trebuie sa fie un tot unitar, clar, concis si complet.

Conciziunea

Conciziunea mesajului este obtinuta prin folosirea de propozitii scurte si eliminarea informatiilor nenecesare. Fiecare cuvant pastrat trebuie sa fie important. Formularile repetitoare, aceeasi idee exprimata in mai multe propozitii prin alte cuvinte, trebuie evitate. Ele pot jigni.

Claritatea

Mesajul va fi asigurat printr-un limbaj adecvat, o gramatica corecta si o folosire buna a structurilor paralele va contribui la claritatea mesajelor.

Completitudine

Un emitator eficient se evidentiaza prin introducerea in text a tuturor informatiilor necesare indeplinirii scopului propus. Este de dorit ca in final, cel care a primit mesajul sa ia o decizie in directia continutului expus de scrisoare.

rapoarte

articole de ziar

stiri de presa.

e) Comunicare prin imagine

Se realizeaza cu ajutorul  diverselor instrumente de comunicare cum ar fi: televizor, video, calculator, retroproiector, diapozitive etc. Este genul de comunicare exploziva, aflata in prim proces de extindere. De data aceasta mentionam doar nevoia moderna de a insoti orice conferinta publica de imagini, care pot reprezenta: produsul ca atare, fotografia lui, schema de functionare, parti componente, harti, grafice, fotografii cu beneficiari care apreciaza realizarea respectiva. Pentru lucratorul social imaginile cu persoane care au beneficiat de o interventie sunt cea mai buna dovada a existentei sanselor si pentru destinatarul mesajului.

Cei mai multi oameni atunci cand nu reusesc sa comunice eficient ce aveau de spus arunca vina pe factorii externi: s-a taiat esentialul, redactorul nu l-a lasat sa spuna ce-a vrut, lumina a fost proasta, au fost stresati din cauza camerei de luat vederi, au fost intrerupti. Este momentul sa transcriem o vorba celebra a scenografului Robert Edmund Jones cu referinta la celebrul actor Antony Quinn: "Numai un actor prost se intreaba unde cade lumina reflectorului; un actor bun poarta lumina in el".

Avantajele comunicarii vizuale

Instrumentele vizuale au cel putin doua caracteristici speciale: impact vizual si manevrabilitate deosebita.

Impact vizual

O imagine reda instantaneu ceea ce s-ar putea scrie in sute de pagini. Instrumentele vizuale au un impact deosebit deoarece ele folosesc alaturi de prezentator cele mai eficace canale de comunicare interpersonale: dialog cu auditorul si relevare deosebita prin vizual.

Manevrabilitate

Instrumentele vizuale sunt eficace, deoarece pot fi utilizate relativ usor si transporta mesajul pentru a fi preluat de ascultator. In acelasi timp, ajuta ascultatorul sa receptioneze mai usor mesajul si sa-l inteleaga.