Comunicarea organizationala

Comunicarea organizationala

Ne confruntam, la debutul secolului XXI, cu o disputa la nivel conceptual in ceea ce priveste comunicarea datorita trecerii de la societatea industriala la societatea informationala. Asta pentru ca in prezent, totul este informatie, totul este comunicare. Si nu am gresi daca am spune ca, in termeni de eficienta, comunicarea inseamna totul pentru o organizatie. Prin urmare, preocupati de eficienta, managerii oricarui tip de organizatie vor acorda maximum de atentie comunicarii.

Pentru management, informatiile reprezinta o conditio sine qua non. Acelasi lucru poate fi spus despre procesul de comunicare din interiorul oricarei organizatii, dat fiind ca, in acest caz, informatia - pentru a nu-si pierde valoarea - trebuie sa ajunga la locul potrivit si la momentul necesar.

Comunicarea este esentiala pentru un management eficient, cu precadere in organizatiile complexe. In cadrul organizatiilor, comunicarea este o relatie in care se face un schimb de informatii intre indivizi, in scopul de a influenta sau chiar schimba comportamentele organizationale.

Pentru "fiinta organizationala" comunicarea este actul care ii poate asigura existenta, ii poate facilita expansiunea sau ii poate determina stagnarea, iar uneori chiar disparitia. Mai ampla sau mai restransa, in functie de dimensiunile activitatilor, stereotipa sau diversificata, pronuntat formala sau nerestrictionata de reguli scrise, facilitand sau restrictionand relatiile interumane, comunicarea in cadrul organizatiei reprezinta un proces cu multiple semnificatii si implicatii, chiar daca acestea nu sunt intotdeauna vizibile si cuantificabile. Comunicarea organizationala insoteste evolutia organizatiei; schimbarile care au loc in cadrul organizatiei antreneaza automat si nevoia schimbarii comunicarii.

Se poate afirma ca, la nivel de organizatie, comunicarea este un proces complex prin care are loc schimbul de mesaje dintre membrii acesteia, cu ajutorul unui sistem comun de simboluri, semne sau comportamente, in vederea realizarii anumitor obiective - individuale si comune si/sau modificarii unor comportamente individuale si/sau de grup.

Pentru organizatiile care activeaza in mediul concurential, cunoasterea procesului comunicational prezinta un interes si o semnificatie aparte, datorita cresterii complexitatii managementului si a dezvoltarii unor mijloace perfectionate de comunicare si decizie.

Termenul de comunicare derivat din latinescul «comunis» (comun) vizeaza schimbul de mesaje intre oameni, ce asigura intelegerea reciproca, impartasirea ideilor si faciliteaza "comunitatea" de gandire si actiune.

Dictionarul Larousse defineste comunicarea ca fiind "actiunea de a transmite, a aduce la cunostinta, a impartasi, a fi in raport cu, a fi legat de, a fi in relatie cu."

Aceasta definitie contine doua semnificatii aparte: pe de o parte, a comunica inseamna a actiona (a transmite, a impartasi, a da), iar pe de alta parte, comunicarea exprima o stare (a fi in relatie cu, a fi legat de).

Marea diversitate a definirii comunicarii, regasita in literatura de specialitate, este determinata de natura - umana sau tehnica, mecanica - a emitatorului si a receptorului.

Comunicare inseamna, pentru cei mai multi autori, punere impreuna de informatii intr-un mesaj, schimb de mesaje, activitate de comunicare si rezultatul acesteia.

Comunicarea umana reprezinta un proces social complex care se realizeaza in sisteme si limbaje complexe prin gesturi, expresii afective standardizate, in principal prin simboluri verbale, efectuarea de actiuni, comportamente atitudinale, precum si prin multiple limbaje artificiale create (logico-matematice, stiintifice, artistice etc.). Oricare ar fi modalitatea si limbajul in care indivizii comunica, trasatura lor obligatorie si esentiala este capacitatea de a asigura schimbul unor semnificatii generalizate (informatii), cu acele elemente cognitive si generalizatoare pe care le percep si le inteleg toti indivizii care comunica intre ei.

Literatura de specialitate sustine ca orice act de comunicare, deci si cel din context organizational, contine urmatoarele elemente:

 emitatorul, adica persoana care initiaza comunicatia, aflat in cadrul organizatiei in ipostaza de manager sau executant;

 mesajul, respectiv forma fizica a informatiei transmise de emitator sau receptor; mesajul imbraca o ipostaza verbala sau una nonverbala;

 canalul, care este calea de transmitere a informatiei, aflata in stransa legatura cu mesajul;

 receptorul, adica persoana / grupul de persoane beneficiare ale mesajului informational, care, in cadrul organizatiei, poate fi in ipostaza de executant sau manager.

Prin intermediul codificarii si decodificarii emitatorul si receptorul apeleaza la anumite simboluri pentru a facilita intelegerea mesajului, transmiterea si interpretarea informatiei ce face obiectul comunicatiei; prin codificare emitatorul apeleaza la simboluri variate (sunete, cifre, gesturi etc.) pentru a transmite si a se face inteles de catre receptor, iar acesta, prin decodificare, asigura interpretarea mesajului si convertirea simbolurilor intr-o informatie pertinenta.

In orice proces de comunicare, elementul esential pe care il urmareste emitatorul este efectul produs asupra receptorului. De aceea, pentru a obtine efectul dorit, este necesar ca, in procesul de comunicare, cel care transmite mesajul, sa respecte cateva principii care se refera la:

 cunoasterea sistemului de valori adoptate de catre cei care receptioneaza mesajul;

 utilizarea unui cod comun de simboluri, semne, comportamente, agreat de catre toti interlocutorii;

 stabilirea exacta a scopului comunicarii;

 cunoasterea personalitatii receptorilor;

 formularea simpla si concisa a mesajului.

Pe traseul parcurs de informatie, intre emitator si receptor pot sa apara factori perturbatori, obiectivi sau subiectivi, care pot denatura continutul si calitatea mesajului. Daca factorii perturbatori obiectivi sunt determinati de capacitatea redusa a canalelor de comunicare si de calitatea deficitara a mijloacelor de comunicare (zgomot, bruiaj s.a.), cei subiectivi au la origine limitele fiziologice, psihologice, nivelul de pregatire al receptorului, interesele etc.

In ceea ce priveste comunicarea organizationala, ne intereseaza in primul rand sa gasim un raspuns la intrebarea "de ce se comunica intr-o organizatie?". S-a constatat ca practica si teoria comunicationala au formulat, in mod coerent, unele explicatii unanim acceptate:

1. functiile managementului nu pot fi operationalizate in lipsa comunicarii. Procesele de stabilire a obiectivelor, de realizare a concordantei cu structura organizatorica si informationala, de armonizare a actiunilor cu obiectivele initiale si de eliminare a deficientelor, de antrenare a personalului se bazeaza pe primirea si transmiterea de mesaje. Comunicarea este deci cruciala pentru existenta si succesul organizatiei, prima responsabilitate a fiecarui manager;

2. comunicarea stabileste si mentine relatiile dintre angajati, oferindu-le informatiile necesare orientarii si evaluarii propriei munci in raport cu a celorlalti, cu cerintele organizatiei, in ansamblul sau, si a mediului acesteia;

3. prin feedback-ul realizat, comunicarea releva posibilitatile de imbunatatire a performantelor individuale si generale ale organizatiei;

4. aflata la baza procesului de motivare, comunicarea face posibila identificarea si utilizarea corecta a diferitelor categorii de nevoi si stimulente pentru orientarea comportamentului angajatilor spre performanta si satisfactii;

5. contribuie la instaurarea relatiilor corecte si eficiente, de intelegere si acceptare reciproca intre sefi si subordonati, colegi, persoane din interiorul si exteriorul organizatiei.

Daca se tine cont ca procesul comunicarii prezinta particularitati diferite la nivelul relatiei interpersonale si de grup, consideram justificat a recurge la abordarea distincta, in cele ce urmeaza, a celor doua forme ale comunicarii:

- comunicarea intre indivizi, numita si comunicare interpersonala;

- comunicarea intre diferite subdiviziuni si grupuri ale organizatiei, numita comunicare organizationala.

Aceste doua forme de comunicare sunt interdependente, comunicarea interpersonala fiind aproape intotdeauna parte componenta a comunicarii organizationale.

Comunicarea interpersonala exista atunci cand un ins transmite o idee, opinie sau informatie unui alt ins sau unui grup.

In ceea ce priveste gradul de eficacitate a comunicarii interpersonale, acesta depinde de masura in care ideea perceputa de receptor este identica (sau se apropie) de cea lansata de emitator. Este cunoscut faptul ca receptorul poate retine mai mult sau mai putin din mesaj, insa niciodata integralitatea mesajului, totul depinzand de interesul pe care il prezinta mesajul pentru acesta, de capacitatea lui de intelegere si de judecata. De aceea, feedback-ul receptorului joaca un rol extrem de important, asigurand eficacitatea actului de comunicare interpersonala.

Un alt element important pentru realizarea comunicarii interpersonale este perceptia, definita ca ansamblul proceselor utilizate de oameni pentru a receptiona si interpreta informatiile din mediul exterior. Perceptia presupune cunoasterea, intelegerea, interpretarea, ea nelimitandu-se doar la cercetarea mediului cu ajutorul celor cinci simturi de baza. Asa cum lesne se poate deduce, perceptia are o influenta semnificativa asupra calitatii comunicarii, deziderat ce presupune selectare, organizare si interpretare adecvata a informatiei.