Deprinderi de interpretare a mesajelor in comunicare

Interpretarea mesajelor se refera la procesul de atribuire de intelesuri si semnificatie unui mesaj scris sau oral. Managerul trebuie sa faca aceasta interpretare pe baza rationamentului logic, care implica analiza si sinteza tuturor elementelor mesajului sau in legatura cu mesajul: elemente de limbaj verbal (cuvinte, propozitii, fraze, paragrafe etc.), paralimbaj (caracteristici ale vocii, parametri vocali, separatori vocali etc.), limbajele neverbale (gesturi, mimica, postura, miscare etc.) si a semnelor si simbolurilor (spatiale, temporale, grafice, culoare etc.). In legatura cu mesajul scris sunt importante elementele de aspect, structura, format si stil, care confera un anumit ton si impact mesajului.

Analiza si sinteza. In contextul comunicarii, analiza se refera la identificarea corecta a elementelor mesajului care a fost emis; acestea vor constitui "ingredientele" pentru interpretare. Analiza unui mesaj (intregul) necesita deci identificarea si interpretarea elementelor care tin de limbajele, simbolurile si semnele folosite in redarea mesajului.

Sinteza se refera la combinarea "intelesurilor" tuturor acestor elemente, adeseori confuze sau contradictorii, intr-o anumita forma sau un anumit sens, o anumita imagine care poseda semnificatie - mesajul receptionat.

Analiza si sinteza sunt procese complementare care permit interpretarea mesajului prin intermediul unor procese de gandire numite rationamente logice.

Interpretarea corecta a mesajului se bazeaza pe deprinderile managerului de a analiza si sintetiza informatiile legate de mesaj pentru a determina sensul corect al acestuia. Odata insusite aceste deprinderi, interpretarea devine o abilitate a managerului fara de care nici un proces de comunicare nu se poate desfasura eficace si eficient.

Comunicam neverbal chiar prin simpla prezenta (cum aratam) sau prin lucrurile din jurul nostru (cum le alegem sau le aranjam). Comunicam astfel fara sa vrem si fara sa ne dam seama. Este practic imposibil sa blocam comunicarea neverbala, asa cum putem face cu cea verbala.

Exista mai multe tipuri de comunicare neverbala: comunicarea neverbala denumita senzoriala, deoarece se bazeaza pe ceea ce receptionam prin intermediul simturilor vazului, auzului, mirosului, tactil si gustativ; comunicarea neverbala estetica (pictura, muzica, dans, imagine etc.), care are loc prin intermediul diferitelor forme de exprimare artistica si comunica diferite emotii artistice; comunicarea neverbala bazata pe folosirea semnelor (steaguri, insigne, uniform etc.) si a simbolurilor specifice ca, de exemplu, cele legate de religie (cruce, altar, icoane etc.) sau statut social (gradele de ofiteri, decoratiile, titulatura etc.).

Comunicarea prin expresia fetei include mimica, incruntarea, ridicarea sprancenelor, incretirea nasului, tuguierea buzelor etc.), zambetul (prin caracteristici si momentul folosirii) si privirea (contactul sau evitarea privirii, expresia privirii, directia privirii etc.).

In legatura cu mimica, stim ca fiecare parte a fetei noastre comunica: fruntea incruntata semnifica preocupare, manie, frustrare; sprancenele ridicate cu ochii larg deschisi - mirare, surpriza; nas incretit - neplacere; nari largite - manie, buze stranse - nesiguranta, ezitare, ascunderea unor informatii.

Zambetul este un gest foarte complex, capabil sa exprime o gama larga de stari, de la placere, bucurie, satisfactie, la promisiune, cinism, jena (zambetul Mona Lisei este renumit ca semnificatie, dar si ca ambiguitate).

Se spune ca ochii sunt "oglinda sufletului". Modul in care privim si suntem priviti are legatura cu nevoile noastre de aprobare, acceptare, incredere si prietenie.

Miscarea corpului comunica prin gesturi, pozitia corpului si prin modul de miscare a corpului.

Strangerea pumnilor denota ostilitate si manie sau, depinzand de context, solidaritate, stres; bratele deschise - sinceritate, acceptare; mana la gura - surpriza si acoperirea gurii cu mana - ascunderea a ceva, nervozitate. Capul sprijinit in palma semnifica plictiseala, dar palma (degetele) pe obraz, dimpotriva, denota interes extrem. Mainile tinute la spate pot sa exprime superioritate sau incredere, autocontrol.

Urmarirea posturii corpului ne da informatii si despre atitudine, emotii, grad de curtoazie, caldura sufleteasca.

O persoana dominanta tinde sa tina capul in sus, iar cea supusa in jos. In general, aplecarea corpului in fata semnifica interesul fata de interlocutor, dar, uneori, si neliniste si preocupare. Pozitia relaxata, inclinat pe scaun spre spate, poate indica detasare, plictiseala sau autoincredere excesiva si apare la cei care considera ca au statut superior interlocutorului.

Analiza: Metode si tehnici de masurare a nivelului calitatii Analiza: Chestionar pentru autodiagnosticarea stilului managerial

Miscarile laterale ale corpului sunt in special vizibile la darea mainii; daca managerul isi misca bratele in laturi, in miscare circulara si are tendinta de a efectua miscari predominant pe lateral, este un bun comunicator, el poate sa fie foarte bun in functii care presupun in mod deosebit un anume simt al directionarii in actiune.

Miscarile fata-spate caracterizeaza  pe omul de actiune. Managerul care face acest fel de miscari isi extinde mainile direct in fata cand da mana, iar cand vorbeste se inclina in fata.

Miscarile verticale - in timp ce da mana, persoana se va desfasura pe verticala, iar la asezarea pe scaun se va aduna si va tine bratele in jos. Acest individ are putere de convingere si este util in organizatiile cu moral scazut.

Exista anumite atitudini privind legatura dintre forma corpului, aspectul exterior si personalitate. Distingem trei tipuri de fizic: ectomorf (fragil, subtire si inalt), endomorf (gras, rotund, scurt) si mezomorf (musculos, atletic). Datorita conditionarilor sociale am "invatat" ce sa ne "asteptam" de la oamenii apartinand diferitelor categorii. Astfel, tindem  sa-i percepem pe ectomorfi ca fiind tineri, ambitiosi, suspiciosi, tensionati, nervosi, mai putin masculini; pe endomorfi ii percepem ca fiind demodati, mai putin rezistenti fizic, vorbareti, buni la suflet, agreabili, de incredere, prietenosi, dependenti de altii; pe mezomorfi ii percepem ca fiind incapatanati, puternici, aventurosi, maturi in comportare, plini de incredere in sine, vesnic invingatori.

Edward Hall a pus prin lucrarile sale bazele teoriei limbajului spatiului si a unei stiinte numita proxemica. Proxemica este studiul modului in care oamenii tind sa-si structureze spatiul din jur si distanta dintre ei in interactiunile zilnice, sa aranjeze spatiul in incaperi, cladiri, orase. Dupa Hall, elementele principale ale limbajului spatiului sunt orientarea relativa, distanta fata de interlocutor, spatiul personal ales intr-o incapere.

Limbajul spatiului trebuie interpretat simultan in functie de cinci dimensiuni: marime, grad de intimitate, inaltime, apropiere-departare, inauntru-in afara.

Relatiile spatiale influenteaza calitatea si cantitatea comunicarii prin aceea ca prea mult sau prea putin spatiu poate inhiba scurgerea libera a informatiei. Fiecare dintre noi avem preferinte in legatura cu distanta fata de cel sau cei cu care comunicam, in functie de relatia cu acestia si de contextul comunicarii. Astfel, ne autodefinim spatiul intim, spatiul personal, spatiul social si spatiul public.

Culoarea, dincolo de perceptia si trairea ei afectiva, este o oglinda a personalitatii noastre si deci influenteaza comunicarea. Dupa psihologul roman Fl. Stefanescu - Goanga, culorile regleaza din exterior metabolismul, in sensul ca: albastrul inchis al cerului noaptea este culoarea linistii, a pasivitatii, iar galbenul stralucitor al luminii zilei este culoarea sperantei si a activitatii.

Gandirea creatoare are loc in mod optim intr-o camera cu mult rosu, iar cea de perfectare a ideilor intr-o camera cu mult verde. Culorile stralucitoare sunt alese de oamenii de actiune, comunicativi, extrovertiti, iar cele pale - de timizi, introvertiti.

Culoarea afecteaza comunicarea si sub urmatorul aspect: culorile calde (galben, portocaliu, rosu) stimuleaza comunicarea, in timp de culorile reci (albastru, verde, gri) inhiba comunicarea; monotonia, precum si varietatea excesiva de culorilor, inhiba si distrag pe comunicatori.

In legatura cu limbajul timpului precizam ca cronemica este stiinta care se ocupa cu studiul limbajului timpului. Modul in care putem comunica prin limbajul timpului este corelat cu precizia timpului, lipsa timpului si timpul ca simbol.

A veni mai tarziu sau mai devreme la o intalnire de afaceri sau a fi punctual sau nu la o sedinta are anumite semnificatii in societatea noastra: comunica atitudinea fata de interlocutor sau fata de activitatea respectiva, perceptia statului, respectul si importanta acordata. Intarzierea poate irita si insulta.

Timpul ca simbol tine de anumita obisnuinta, cum este ritmul (de exemplu: mancam de trei ori pe zi si la anumite ore). Similar, anotimpurile impun anumite activitati si un anume fel de viata clar situate in timp.

Limbajul paraverbal este o notiune folosita uzual in comunicare.

Pentru un manager deprinderea de a folosi in mod adecvat limbajul paraverbal este foarte importanta in comunicarea de influentare, de convingere si suportiva. Poate adauga bogatie comunicarii, dar si multa confuzie.

Paralingvistica (stiinta vocii umane) are in vedere in contextul comunicarii urmatoarele aspecte: calitatile vocii (domeniu de frecvente, controlul miscarii buzelor, articularea cuvintelor, ritmul, rezonanta vocii si viteza de vorbire); caracteristicile vocale (ras, plans, soptit, oftat); parametrii vocali (intensitatea, inaltimea si extensia vocii); separatorii vocali (ii, aa, mm, aa), pauzele etc.

Ticurile, ezitarile, repetarea necontrolata a unor cuvinte etc. sunt erori de paralimbaj; ele trebuie constientizate si eliminate.

Comunicarea neverbala poate sprijini, contrazice sau substitui comunicarea verbala, avand in acelasi timp si rol regulator si de control al acesteia (de exemplu, prin gesturile care simbolizeaza dorinta de a prelua conversatia, aprobarea/dezaprobarea, incurajarea interlocutorului sa vorbeasca etc.).

Mesajul verbal este cel mai apropiat de realitatea emitentului si este cel caruia i se acorda de catre interlocutor atentia cea mai mare. De exemplu, constatam adeseori ca, desi interlocutorul sustine ca spune adevarul, noi "simtim" ca minte. Care este acest "al saselea simt" care receptioneaza informatia neexprimata verbal de emitent?

Se considera ca femeile ar avea acest "al saselea simt" mai bine dezvoltat decat barbatii ("intuitie feminina"?). O explicatie posibila a acestui fapt ar fi aceea ca femeile sunt mult mai abile in a interpreta limbajele neverbale, avand in genetica lor experienta cresterii copiilor care, in primii ani de viata, comunica predominant prin limbaje neverbale. O alta explicatie posibila ar fi aceea a dezvoltarii acestei abilitati pentru compensarea lipsei lor de forta fizica.