Comunicarea intr-o firma medie - de ce si cum comunica o firma medie

Comunicarea intr-o firma medie - De ce si cum comunica o firma medie

Atunci cand o afacere creste, apar probleme noi care trebuie gestionate in maniere foarte diferite. Comunicarea unei intreprinderi cu doua sute de angajati este diferita ca mijloace si amplitudine a obiectivelor fata de comunicarea unei mici firme cu o echipa de trei-cinci persoane. Unul dintre primele aspecte ce trebuie dezvoltate se refera la cresterea importantei comunicarii interne si la maniera de motivare a angajatilor.

Este mult mai greu de comunicat cu o echipa de dimensiuni largite. In plus, imaginea deja obtinuta si proiectata despre firma trebuie intretinuta cu grija. De multe ori, in asemenea situatii, notorietatea exista, dar extinderea afacerilor implica folosirea publicitatii si o amploare mai mare a relatiilor publice. In plus, obiectivele de comunicare sunt mai complexe si mai detaliate, prioritatile se schimba si ele. Iar atunci cand produsele oferite sunt mai multe, canalele de distributie sunt si ele mai numeroase iar partenerii se diversifica - toate aceste aspecte trebuie gestionate cu grija si din punctul de vedere al imaginii.

1. Comunicarea interna inainte de toate

Comunicarea interna intr-o firma in dezvoltare conteaza nu doar din prisma motivarii si antrenarii, ci si ca urmare a faptului ca proprii angajati reprezinta multiplicatori de imagine la exterior. Gestionarea comunicarii interne intr-o afacere in crestere nu mai poate urma linii intuitive de actiune, ci trebuie sa se bazeze pe reguli clare si principii specifice.

Comunicarea interna cuprinde ansamblul actelor comunicationale care se produc in interiorul unei intreprinderi. Modalitatile sale de realizare variaza de la o firma la alta. Fiecare are propriile obisnuinte: de la tutuirea sistematica la folosirea riguroasa a exprimarii cu "Domnule, Doamna"; de la politica usilor deschise la cea a birourilor inchise; de la dialoguri informale la reuniuni periodice.

Fluxurile spontane de informare interna (zvonuri, discursuri paralele cu cele oficiale ale intreprinderii) sunt, de regula, folosite (sau ar trebui folosite) de catre firma, chiar daca nu sunt provocate de conducere. Dar trebuie tinut cont ca aceste forme comunicationale pot avea influente negative. De aceea, este de dorit ca firma sa le directioneze, sa se serveasca de ele pentru potentarea imaginii sale favorabile. Insa pentru realizarea unui asemena obiectiv, se presupune si o "ascultare" atenta a "zgomotului" firmei. Comunicarea interna nu presupune deci numai emiterea de mesaje catre colaboratorii sai, ci trebuie, in egala masura, sa foloseasca instrumente de masura si de analiza a ceea ce comunica angajatii atat formal, cat si informal.

Ca urmare a faptului ca fiecare angajat poate reprezenta in anumite grupuri (ca de exemplu, in propria familie, printre cunoscuti etc) un lider informal de opinie, atitudinea favorabila a acestuia fata de propria firma  este un element fundamental in mentinerea imaginii pozitive a intreprinderii. Mai mult, atasamentul fata de valorile companiei si interiorizarea acestora de catre salariat se pot constitui in purtatori ai identitatii percepute a firmei. Este ideal ca orice angajat sa reflecte (in cercul din care face parte) compania unde lucreaza in mod pozitiv, favorabil si mai ales convins.

Cum pot fi deci motivati angajatii, cum se poate realiza aceasta atitudine favorabila a acestora fata de companie?

Exista doua mari tipuri de motivare: negativa (atunci cand se adopta masuri si comportamente coercitive, de genul "faci asta sau nu esti platit") si pozitiva (cand actiunile vizeaza consolidarea sentimentului de echipa). Fiecare tip de motivare are avantajele si inconvenientele sale.

Motivarea negativa, in ciuda numelui, are anumite puncte care pledeaza in favoarea sa. Desi, pe de o parte, ea determina anumite limite si rigiditati in comportamentul personalului, pe de alta parte, prezinta avantajul conciziei si al responsabilitatilor clar definite.

In domenii specifice, precum industria, acest tip de motivare este des folosit.Astfel, Paul Stirbu, patronul S.C. Divers Construct S.R.L. din Buzau, foloseste adesea comunicarea ierarhica si formala in relatiile cu cei peste 150 de muncitori din subordine. Firma se ocupa de o nisa de pe piata constructiilor, in speta cu intretinere si constructii de cai ferate, respectiv de poduri.

Daca in relatia cu maistrii si cu personalul care se ocupa de contabilitate si de asigurarea calitatii, comunicarea se poarta adesea in mod informal (angajatii sunt vechi cunoscuti din perioada in care se lucra la intreprinderi de profil de stat), lucrurile stau altfel in relatia cu muncitorii. Patronul, vechi inginer recunoscut ca experienta in domeniu si cu un prestigiu ce i-a adus multe din comenzile firmei, are obiceiul de a vizita saptamanal fiecare santier sau punct de lucru, pentru controlul periodic al situatiei din teren. Relatia cu muncitorii este una stricta, cerandu-le seriozitate si respectarea termenelor; in caz contrar, li se taie din salariu. Cum regulile de baza din contractul de munca sunt respectate de conducere, acelasi lucru li se cere si angajatilor.

Cu toata rigiditatea aparenta a relatiei astfel stabilite, ea se mentine in mod armonios, ca urmare a unor anumite particularitati. In primul rand, o asemenea comunicare are succes atunci cand este fundamentata prin raporturi de corectitudine reciproca. In al doilea rand, in acest caz anume, multi dintre angajati sunt muncitori disponibilizati de la CFR si care au astfel de lucru in continuare si mai ales, in acelasi domeniu.

Politica de recrutare la aceasta firma are drept criteriu principal angajarea pe baza de recomandari de la personalul propriu, ceea ce determina un anumit grad de coeziune interna. Afacerea este un succes: de la o echipa de 15 persoane si o investitie initiala de cca. 7000 de dolari, azi sunt de zece ori mai multi angajati si o dotare tehnica de peste un miliard de lei.

In ceea ce priveste motivarea pozitiva, aceasta se bazeaza pe amplificarea satisfactiei salariatilor in urma muncii depuse, ca urmare a realizarii sarcinilor atribuite. Diferitele tehnici de motivare de acest tip sunt cunoscute generic sub denumirea de "team building' (in engleza, "constructia echipei").

Tehnicile de "team building" presupun o buna cunoastere a specificului fiecarei firme, dar si creativitate. Ele se pot grupa astfel:

Diversele modalitati de sustinere a motivarii pozitive demonstreaza, prin ele insele, necesitatea implicarii conducerii in gestionarea comunicarii interne, indiferent daca aceasta este periodica sau ocazionala, strategica sau tactica.

Astfel, comunicarea interna poate face sa fie acceptate (de catre personal) mai usor deciziile, alegerile, orientarile stabilite de management. In plus, poate fi folosita pentru a determina intelegerea de catre salariati a diverselor hotarari. Un alt efect care poate fi obtinut se refera la crearea unui climat favorabil conducerii, prin valori comune, sensibilizare si antrenare.

Exista situatii in care firma, mai ales din domenii foarte precise, decide sa realizeze campanii de tip "public larg", mai putin costisitoare (de exemplu, prin afisaj pe mijloacele de transport in comun din zonele de productie). Acestea sunt aparent lipsite de sens, deoarece publicurile-tinta sunt mai degraba restranse si clientii pot fi atrasi prin modalitati mai precise, gen reviste specializate. Dar, de fapt, aceste campanii externe sunt destinate publicului intern, intaririi sentimentului ca salariatii lucreaza pentru o firma valoroasa, sustinand si notorietatea generala a companiei.

Principalele obiective pe care le urmareste comunicarea interna sunt:

Comunicarea interna se prezinta sub trei forme: descedenta, ascedenta si laterala. Cea mai des intalnita este comunicarea descedenta de tip ierarhic. Este folosita pentru informare, conducere, antrenare si motivare. Comunicarea ascedenta sau "de jos in sus" se transforma in flux anarhic si creeaza tensiuni atunci cand nu este scapata de sub control. In cazul in care este bine delimitata de catre conducere, comunicarea ascedenta reprezinta totalitatea demersurilor care permit cunoasterea opiniilor, ideilor sau frustarilor angajatilor. Intr-o asemenea situatie, ea se transforma in posibilitati reale de ameliorare a coeziunii si a competentelor intreprinderii. Comunicarea laterala apare in afara ierarhiei si indiferent ca este spontana sau organizata, ea permite crearea de legaturi reale intre angajati care determina spiritul informal al firmei.

Ideal este sa se reuseasca transformarea comunicarii descedente in comunicare laterala prin intalniri, week-end-uri comune, meciuri amicale etc.

Exista mai multe tipuri de instrumente care pot fi folosite pentru realizarea comunicarii interne eficiente. Ele difera dupa necesitati, dimensiunile firmei si disponibilitati de buget.

Principalele modalitati de concretizare a comunicarii interne intr-o IMM[2] sunt:

Comunicarea interna se poate confrunta cu anumite limite inerente, cum ar fi pericolul alunecarii catre limbajul de lemn, mai ales in cazul raporturilor ierarhice. Folosirea si directionarea zvonurilor poate avea efecte nedorite. De asemenea, comunicarea interna care nu este bine gestionata poate fi usor afectata de incercari manipulatorii.

Chiar daca este asociata de obicei cu motivarea personalului, comunicarea interna nu trebuie in nici un caz confundata cu aceasta, pentru ca raspunde si unor necesitati extene ale firmei . Astfel, acest tip de comunicare serveste imbunatatirii relatiilor dintre interiorul si exteriorul companiei si realizarii diverselor obiective externe ale firmei.

Comunicarea interna are drept scop final armonizarea intre interesele individuale de crestere si dezvoltare personala a salariatilor si obiectivele strategice si tactice ale firmei. Punerea in practica a unei strategii de comunicare interna se bazeaza pe cinci notiuni fundamentale:

definirea obiectivelor, in concordanta cu strategia globala a firmei;

participarea intregului personal la realizarea si difuzarea cu succes a mesajelor;

ascultarea permanenta a "zgomotului" firmei si evaluarea a ceea ce se comunica in diverse feluri in interior;

adaptarea mesajelor la obiectivele strategice care trebuie realizate;

implicarea constanta a conducerii in demersurile de comunicare.

In final, gradul de reusita al comunicarii interne depinde de corecta dozare a masurilor formale si informale, de corelarea a ceea ce se comunica in interior cu strategia generala de imagine a firmei.

2. Relatii publice mai ample

O afacere care creste si are succes inseamna o notorietate deja obtinuta si care trebuie consolidata, respectiv dezvoltata. De asemena, ar fi ideal ca marca care sustine identitatea companiei si a produselor / serviciilor oferite de catre aceasta, sa existe deja; in acest moment, ar urma sa fie intarita prin diverse acte comunicationale. Practica intreprinderilor mici si mijlocii din Romania arata insa ca intreprinzatorii sunt interesati de sustinerea imaginii acesteia abia dupa ce au demarat afacerea.

Activitatea de relatii publice trebuie sa ia, in asemenea momente, alte dimensiuni si sa fie mai bine adaptata strategic si tactic obiectivelor generale ale firmei. Intreprinzatorul poate fi propriul comunicator iar pentru aceasta, are nevoie sa cunoasca cateva reguli.

Fara indoiala, atunci cand afacerea se dezvolta, mai ales cand apartine unor sectoare vizibile publicului larg, managerul devine el insusi un factor important de sustinere a identitatii firmei. Relatiile cu partenerii sunt mult influentate de imaginea conducatorului, de felul in care el intervine in realizarea comunicarii de ansamblu a organizatiei. Implicarea managerului in comunicare este absolut necesara deoarece este unicul purtator de cuvant ,,generalist" al intreprinderii. El se poate adresa la fel de bine salariatilor, presei locale sau mediilor financiare. Dar este foarte important ca interventiile managerului sa fie strict reglate. Ar fi de dorit ca directorii de firme sa stie sa raspunda pe scurt unui ziarist, sa poata conduce o reuniune publica sau sa cunoasca cateva trucuri in fata camerelor de luat vederi; in caz contrar, va incredinta aceasta sarcina unui colaborator special angajat sau care are printre atributii si sarcina de a vorbi in numele companiei.

La o dimensiune mai amre a necesitatii de comunicare, definirea obiectivelor specifice reprezinta o conditie indispensabila pentru masurarea eficientei viitoarei campanii de relatii publice. Fixarea a ceea ce este de urmarit pe plan comunicational trebuie sa tina cont de o multime de factori: celelalte elemente ale mixului de marketing, constragerile financiare, actiunile concurentei, trasaturile pietei etc.

Unul din "trucurile" care poate fi folosit cu succes in gestionarea comunicarii unei firme este construirea unei relatii personale cu clientii Unele companii si-au castigat reputatia de prieten al consumatorului si au reusit sa creeze un climat de acceptare a produselor, reclamelor si actiunilor lor de promovare a vanzarilor. Sunt companiile care au inteles ca este mult mai ieftin sa-ti pastrezi un client decat sa castigi unul nou, iar tehnicile care sustin asemenea actiuni sunt simple si relativ ieftine:

linii "fierbinti" pentru clienti (varianta cu cel mai mare impact o reprezinta liniile verzi, prin care nu il costa nimic pe cel care apeleaza);

scrisori personalizate pentru clientii care fac achizitii importante, peste un anumit prag minim predeterminat;

cadouri simbolice tip bonus etc.

Din prisma relatiilor publice, imaginea este obiect de patrimoniu. Ea trebuie gestionata tinandu-se seama de faptul ca o imagine buna asigura succesul activitatii, in timp ce una negativa poate duce la consecinte care sa afecteze grav compania.

Pentru o firma care incepe sa se ocupe in mod tot mai planificat de gestionarea comunicarii sale, este foarte important sa stie care sunt cele mai avantajoase activitati din punctul de vedere al raportului costuri-rezultate. Atunci cand nu isi permite finaciar sa angajeze pe cineva care sa se ocupe special de tot ceea ce tine de imaginea firmei, intreprinzatorul poate fi chiar el propriul agent de relatii publice. In afara aspectelor legate de definirea clara a obiectivelor si a publicurilor-tinta, acesta trebuie sa stie sa aleaga mesajele cele mai potrivite si canalele de comunicare cele mai adecvate.

O afacere in dezvoltare implica tot mai multe relatii cu exteriorul si de naturi mult mai complexe. Incep sa devina necesare comunicarea cu comunitatea, cu investitorii si, daca este cazul, cu mediul financiar etc.

3. Relatiile cu presa locala

Dat fiind vizibilitatea crescuta a companiei, este momentul ca intreprinzatorul sa acorde o tot mai mare atentie relatiilor pe care le are cu presa locala. O atitudine favorabila din partea presei duce la o buna reflectare a imaginii firmei, la relatari favorabile referitor la activitatile acesteia etc. Contactul cu jurnalistii locali are meritul de a pune bazele unei colaborari care sa mentina legatura cu publicul larg al consumatorilor.

Materialele trimise mass-mediei trebuie sa aiba anumite calitati spre a le capta interesul:

sa fie actuale, deoarece informatia perimata nu va fi niciodata preluata de catre ziaristi;

sa evite relatari senzationale;

sa contina relatari de interes pentru publicurile vizate.

Intreprinderea poate transmite informatiile dorite catre presa si, implicit, catre publicul tinta sub mai multe forme: stirea, comunicatul, conferinta, briefingul sau dosarul de presa. O IMM va utiliza cu precadere stirea si comunicatul de presa iar in cazuri exceptionale (o inventie, un eveniment foarte important si cu impact la nivelul comunitatii etc.), se pot organiza conferinte de presa.

Stirea de presa reprezinta relatarea sau descrierea in maniera jurnalistica a unui eveniment. Ea este destinata exclusiv publicarii  si, drept urmare, este preluata si difuzata ca atare de catre mass-media. De aceea, trebuie acordata o atentie speciala modalitatii de redactare.

Stirea de presa se construieste dupa modelul "piramidei inversate", ceea ce presupune ca informatiile cele mai importante sa fie amplasate in primele paragrafe. La redactarea stirii de presa trebuie respectate urmatoarele reguli:

o structura tip introducere-cuprins-incheiere;

un antet cu toate coordonatele firmei (nume, adresa, telefon, fax, e-mail, web);

introducerea de maxim 30 de cuvinte (un paragraf) care sa raspunda la urmatoarele intrebari: cine, ce, unde, cand

cuprins din mai multe paragrafe de cate 30 de cuvinte, cu detalii despre ceea ce se relateaza si care raspund la intrebarile ce, de ce

in cuprins nu se repeta informatiile din introducere;

mentionarea obligatorie a persoanei de contact, a coordonatelor acesteia si a datei.

Comunicatul de presa, spre deosebire de stirea de presa, este destinat informarii presei si nu publicarii ca atare. Prin comunicat se informeaza mass media despre actiuni prezente sau viitoare ori se ofera informatii suplimentare despre actiuni trecute. La redactarea comunicatelor se foloseste tot tehnica "piramidei rasturnate" si se raspunde la aceleasi intrebari: cine, ce, unde, cand, cum, de ce. Dat fiind faptul ca reprezinta surse oficiale de informare pentru presa, comunicatele nu trebuie folosite in exces.

Atat stirea, cat si comunicatul de presa trebuie sa fie de maxim o pagina A4. O atentie aparte trebuie acordata titlului comunicatului de presa. Se recomanda ca acesta sa fie simplu, scurt, concis si atragator pentru jurnalist.

Comunicatele de presa pot fi de informare (atunci cand se transmit invitatii sau diverse alte informatii) sau persuasive (atunci cand se transmite o luare de pozitie a companiei).

Cea mai frecventa modalitate de transmitere a comunicatelor si a stirilor de presa este prin fax.

In ceea ce priveste conferintele de presa, trebuie tinut cont de necesitatea stabilirii acestora in tronsonul orar 10-14, pentru a lasa suficient timp ziaristilor ca sa redacteze apoi materialele de publicat despre eveniment. Organizarea unei conferinte de presa necesita sa se tina cont de urmatoarele aspecte:

alegerea unei sali incapatoare dotata cu mese si scaune pentru ziaristi, surse de energie si sistem de amplificare, masa si scaune pentru cei care sustin conferinta; .

pregatirea unui scurt material introductiv pentru a-i familiariza pe jurnalisti cu subiectul propus;

stabilirea participantilor la conferinta;

alcatuirea unei liste cu intrebari si raspunsuri posibile;

pregatirea dosarelor de presa pentru ziaristi;

amenajarea unui mic bufet;

anuntarea presei din timp (2-3 zile inainte), precizandu-se locul si ora desfasurarii, participantii precum si subiectul abordat;

asigurarea de locuri de parcare pentru ziaristi.

Etapele unei conferinte de presa sunt:

1.     primirea si salutarea ziaristilor;

2.     anuntarea temei si a duratei;

3.     prezentarea invitatilor;

4.     inceperea conferintei propriu-zise;

5.     intrebarile ziaristilor si raspunsurile;

6.     anuntarea apropierii de final;

7.    multumiri ziaristilor pentru participare

Briefingul de presa este asemanator conferintei de presa numai ca supune atentiei mass media un singur subiect mai restrans si mai putin complex decat in cazul conferintei de presa. Briefingul este sustinut de catre o singura persoana, de obicei un specialist in domeniul abordat si nu trebuie sa dureze mai mult de 20 de minute.

Dosarul de presa este alcatuit din materiale informative destinate presei, mult mai detaliate decat intr-un comunicat de presa si este folosit cu diverse ocazii cum ar fi conferintele de presa, lansarile, calatoriile de presa etc.

Un dosar de presa trebuie sa contina:

coperta (pe care apare sigla si antetul organizatiei, data emiterii si tema dosarului);

sumarul materialelor din dosar (intotdeauna la inceputul dosarului).;

un text sub forma unui comunicat care sa sintetizeze tema respectiva;

alte documente suplimentare (2-3 pagini cu diverse materiale ajutatoare);

Bunele relatii cu jurnalistii locali se mentin prin tehnici asemanatoare celor folosite 1n comunicarea interna, cum ar fi trimiterea de martisoare ziaristelor cu ocazia zilei de 1 martie etc. Dar trebuie tinut cont ca aceste relatii sa fie bine delimitate astfel incat sa nu dea nastere la interpretari nefavorabile.

4. Evenimentele

Folosirea de relatii publice mai ample implica organizarea de diverse evenimente care genereaza imagine pozitiva. Acestea difera in functie de obiective, de publicurile vizate, de specificul activitatii firmei si de bugetul alocat. Principalele tipuri de evenimente se clasifica astfel:

evenimente de lansare (a firmei, a unei noi game de produse / servicii);

evenimente de mentinere / intretinere a relatiei cu publicurile vizate (periodice sau ocazionale);

evenimente festive, pentru ocazii speciale (de la aniversarea managerului la ziua nationala).

Indiferent de natura evenimentului, organizarea sa implica strategii de comunicare atat interna, cat si externa. Printre diferitele evenimente posibile se incadreaza, de regula, si cele destinate motivarii personalului. Lor li se adauga evenimente externe, de multe ori mai eficiente decat publicitatea clasica.

De exemplu, sa luam un magazin de cosmetice si de parfumuri dintr-un oras de provincie care incearca sa se pozitioneze pe segmentul de clienti cu venituri ridicate. In scopul fidelizarii acestuia, este recomandabil sa se privilegieze activitatile de relatii publice strict orientate. Daca s-ar dori mai degraba utilizarea publicitatii, posibilitatile de alegere ar fi foarte reduse. Presa locala, atat scrisa, cat si audiovizuala, este aproape intotdeauna generalista si nu se constituie intr-un bun canal pentru mesaje elitiste (din punct de vedere finaciar si socio-profesional). In asemenea conditii, solutiile aparent mai putin conventionale vor fi mai eficiente. Magazinul poate opta pentru cluburi ale clientilor, seri dedicate parfumurilor, petreceri periodice etc.

De altfel, evitarea anunturilor prin media clasice se recomanda pentru toate lansarile de produse / servicii care se doresc a fi mai speciale. Cea mai buna strategie pentru acestea consta in organizarea de evenimente care sa duca la crearea de zvonuri (ceea ce se defineste in vocabularul de specialitate prin termenul de "buzz"). Acest lucru se realizeaza eficient prin oferirea produsului unor lideri de opinie sau prin rezervarea lui doar unor anumite locatii de distributie. Evenimentul initial de lansare va juca un rol foarte important pentru credibilitatea pozitionarii.

Este foarte important ca un eveniment sa nu se organizeze numai pentru a fi in pas cu ceilalti. El trebuie bine gandit si integrat in strategia de ansamblu, orientat catre atingerea obiectivelor specifice. Nu se recomanda aceleasi tipuri de evenimente pentru publicuri diferite. Petrecerile si concertele in aer liber sunt potrivite pentru firmele producatoare de bere, caravanele se recomanda fabricantilor de produse de larg consum (detergent, pasta de dinti etc.), show-room-urile[3] se organizeaza pentru produsele de valoare si grad tehnologic ridicate (automobile, echipamente industriale, instalatii etc.).

Organizarea unui eveniment presupune nu numai planificare, ci si foarte multa inspiratie. Exista tipuri de evenimente mai potrivite pentru anumite publicuri, dar modalitatile efective de punere in practica difera de la o situatie la alta. O firma cu posibilitati bugetare mai mari poate organiza petreceri la restaurante de lux, in timp ce o firma care incearca sa cheltuiasca mai putin, poate opta pentru seri tematice (de tipul seara romaneasca la un local cu specific taranesc). In functie de orientarea catre publicul tinta, rezultatele pot fi la fel de bune in ambele cazuri.

Practica de la noi arata o tendinta de crestere a importantei barterelor[4] in activitatea de organizare de evenimente. Aceste schimburi imbraca forme diferite. De exemplu, o firma poate presta anumite servicii, care fac obiectul activitatii sale, unui restaurant (training, contabilitate, reduceri la achizitii etc.), in schimbul rezervarii localului pentru anumite seri.

Este necesar sa se acorde o atentie speciala comunicarii de proximitate: saptamani tematice, sesiuni de informare a clientilor, ziua portilor deschise, participari la actiuni locale de interes pentru comunitate. Acestea din urma sunt recomandabile in cazul in care intreprinderea are nevoie de o imagine sociala (produce sau distribuie bunuri farmaceutice, cosmetice etc.) si imbraca diverse forme: sponsorizari, asocieri sau parteneriate etc.

In anumite domenii precum industria de software sau a modei, exista o tendinta pronuntata de organizare de evenimente in locatii aparte (muzee, crame, expozitii de arta etc.). Este vorba despre reuniuni formale sau informale care se desfasoara in alte locuri decat cele utilizate de obicei. Este foarte important ca un asemenea loc sa fie adaptat specificului evenimentului. Nu se alege aceeasi locatie pentru o reuniune cu bancheri si oficiali din administratia publica ca pentru o prezentare de produs in fata propriului personal. De aceea, este recomandat:

sa se defineasca data, durata si numarul participantilor;

sa se evalueze contextul psihologic: nu se anunta un plan de reducere a costurilor intr-o sala luxoasa;

sa se viziteze locul inainte de inchiriere;

sa se verifice incadrarea in bugetul stabilit.

Uneori, cu bugete mai mici, pot fi inchiriate locuri insolite (de exemplu, pensiuni agroturistice). Pe de alta parte, costurile tehnice inerente (electricitate, paza) pot fi destul de ridicate. La aceasta se adauga si alte constrangeri, cum ar fi interzicerea fumatului in galeriile de arta.

Organizarea evenimentului trebuie sa urmeze pasi foarte bine definiti si, pentru a fi eficienta, sa fie urmarite cu atentie diversele elemente implicate. Din punctul de vedere al cronologiei, se pot bifa urmatoarele detalii organizatorice pe lista unui eveniment[5]:

5. Relatii publice pe Internet

Folosirea Internetului reprezinta o oportunitate noua pentru activitatile comunicationale ale firmelor, cu atat mai mult ale IMM-urilor, datorita unor avantaje speciale, cum ar fi viteza de transmitere a datelor, tintirea individualizata a publicurilor sau costurile reduse.

NTIC reprezinta prescurtarea de la "noile tehnologii de informatie si comunicare". Domeniul nu este luat in discutie numai din prisma influentelor sale asupra comertului, productivitatii, ci si in ceea ce priveste utilizarea NTIC ca "noile media". Noile media reprezinta mai mult decat Internet sau versiunea online a ziarelor cotidiene. Ele sunt date de toate interconexiunile dintre sistemul mediatic "traditional" (televiziune, radio, presa scrisa) si tehnologiile digitale (sau NTIC), respectiv de mutatiile pe care aceste legaturi le determina in practica si teorie.

Internetul a reprezentat o oportunitate reala de afaceri pentru multi tineri intreprinzatori in ultimii ani, inclusiv in Romania. Dincolo de orice fel de speculatie referitor la noua economie, cum sunt denumite generic relatiile tranzactionale desfasurate online, Internetul trebuie vazut, inainte de toate, ca fiind un canal de comunicare care ofera oportunitati sporite de transmitere a mesajului si de atingere a publicurilor vizate. Exista o tendinta reala de a supraestima impactul pozitiv al Internetului, ca urmare a posibilitatilor de contactare a unui mare numar de oameni, in foarte scurt timp si in mod direct. Cu toate acestea, publicul a dezvoltat la randul sau comportamente de protectie fata de avalansa de informatii nesolicitate.

Relatiile publice reprezinta un element esential in valorizarea si dinamizarea credibilitatii unei marci. Una dintre cele mai noi si eficiente maniere de realizare a lor se desfasoara astazi prin intermediul Internetului. Majoritatea firmelor opteaza pentru varianta realizarii unui site al companiei, cu prezentari mai mult sau mai putin sofisticate ale ofertei proprii. In functie de audienta vizata, s-au dezvoltat si in Romania campanii de publicitate online sau evenimente pe Web. Accesul la Internet nu este inca generalizat, dar rata sa de crestere este una exponentiala, de unde rezulta potentialul utilizarii sale ca si mediu de comunicare.

Indiferent ce se alege din modalitatile multiple oferite de catre Internet pentru realizarea comunicarii firmei, trebuie tinut cont de faptul ca spiritul marcii respective trebuie sa ramana intotdeauna coerent. Imaginea vehiculata pe Internet trebuie sa fie aceeasi ca cea care apare pe publicatiile firmei, site-ul sa aiba acelasi logo ca cel de pe semnele exterioare traditionale de comunicare.

De exemplu, daca se opteaza pentru un site prea sofisticat si in alte culori decat cele folosite prin mijloacele traditionale de catre marca, exista riscul ca publicul-tinta sa fie confuz. Un alt risc care poate aparea consta in a fi depasit de functiile tehnice posibile ale site-ului. O IMM care ofera posibilitatea vizitatorilor site-ului sa comande produsele sale online, dar care nu este capabila sa asigure livrarea acestor produse, are toate sansele sa isi piarda definitiv clientii.

Crearea unei pagini web este de dorit pentru o firma, din motive de fidelizare a clientilor si pentru a se putea comunica mai usor cu consumatorii, astfel incat sa se construiasca relatii bidirectionale cu acestia

Ca orice activitate ce tine de imagine, si constructia paginii web trebuie gandita metodic. Inainte de a incepe realizarea site-ului firmei, este bine sa se definitiveze obiectivele care se doresc a fi atinse prin intermediul paginii web. Acestea pot fi:

o mai buna vizibilitate a companiei;

realizarea unei legaturi directe cu publicul-tinta;

promovarea valorilor firmei.

Urmatorii pasi ai proiectarii paginii web se vor referi la deciziile care se iau cu privire la structura si continutul acesteia. In ceea ce priveste faza de creatie, exista doua posibilitati:

a)     sa se apeleze la o firma  specializata, de design web; eventual, se stabileste ca aceasta firma sa se ocupe de lansarea site-ului pe Internet;

b)     pagina Web sa fie realizata de catre oameni din interiorul firmei.

Trebuie retinut faptul ca nu este atat nevoie de o pagina web extrem de sofisticata tehnic, cat de una care sa raspunda adecvat obiectivelor care au stat la baza crearii ei. Un aspect important este legat de domeniul online, cum se cumpara acesta si ce mesaj transmite numele paginii. Un site cu nume de genul. www.comunicare.go.com anunta de la bun inceput ca este vorba despre o pagina web gazduita gratuit pe www.go.com., ceea ce poate da impresia de insecuritate. Inregistrarea unui domeniu pe Web nu este scumpa, costuile situandu-se, de regula, la cca. 50 de dolari. Este o varianta care este ieftina si care asigura, in acelasi timp, increderea clientilor.

Pagina Web are nevoie de un continut interesant si de o grafica coerenta cu identitatea vizuala a marcii respective, dar, cel mai mult, are nevoie de vizibilitate. Internetul este un excelent mijloc de comunicare atat timp cat este cunoscut.

Una dintre cele mai uzuale modalitati de a obtine vizibilitate este inregistrarea intr-un motor de cautare, datorita traficului pe care acestea le genereaza. Se estimeaza ca aproximativ 80% din public ajunge la site-uri prin intermediul motoarelor de cautare.[6] Majoritatea ofera posibilitatea inregistrarii cu plata, ceea ce duce la o plasare mai avantajoasa in listarea cautarilor conform termenilor-cheie utilizati. O asemenea inregistrare poate costa pana la 199 de dolari, cum este cazul pentru Yahoo.com. Atunci cand se opteaza pentru o inregistrare platita, se poate alege varianta cumpararii exclusivitatii anumitor cuvinte-cheie de cautare.

Indiferent de maniera aleasa, inregistrarea trebuie facuta conform publicului-tinta. Este recomandabila listarea in motoare specializatre daca site-ul apartine unor firme care activeaza in domenii speciale, de tipul subramurilor industriale. Daca site-ul se adreseaza unui public regional, precum cel romanesc, este mai eficienta inregistrarea in motoarele de cautare nationale, precum www.kappa.ro, www.home.ro etc.

Alte modalitati de promovare a propriului site constau in:

schimbul de link-uri;

utilizarea de bannere;

e-mail-uri nesolicitate (spam-uri).

Link-ul reprezinta o legatura directa dintr-un site in alt site. Schimbul de link-uri nu se poate realiza la intamplare; este de dorit ca acesta sa se desfasoare intre site-uri care se adreseaza unor publicuri-tinta relativ apropiate ca tipologie.

Bannerele reprezinta varianta online a publicitatii prin intermediul presei scrise si au forme multiple din punct de vedere grafic. Ele contribuie in mare masura la constientizarea existentei marcii pe care o promoveaza. Larg utilizate pe Internet, au determinat si comportamente de auto-protectie din partea consumatorilor, asa-numita "banner blindness", adica tendinta vizitatorilor site-ului de a ingnora bannerele, chiar daca ele contin informatii cautate.

E-mail-ul reprezinta o modalitate simpla si ieftina de a se face cunoscut, cu posibilitatea targetarii[7] exacte a consumatorilor care sunt prezinta interes pentru firma. Cu toate acestea, exista tendinta oamenilor de a dezvolta comportamente de aparare la spam-uri, sa filtreze automat mesajele nesolicitate sau sa aiba o atitudine de adversitate fata de marca careia promovata de spam.

Principalele activitati de relatii publice care se realizeaza pe Internet, in functie de tipologia publicului-tinta sunt:

Public

Alte forme de realizare a relatiilor publice pe Internet cuprind:

sponsorizarile de continut (brosurile electronice, grupurile de discutii);

construirea de comunitati virtuale (mai ales pentru fidelizarea consumatorilor);

desfasurarea de evenimente online (este nevoie insa de asigurarea vizibilitatii lor, de multe ori prin intermediul unor canale clasice de comunicare);

asigurarea de servicii online pentru consumatori (sfaturi, service, comenzi pe Internet etc.);

e-mail-ul.

E-mail-ul, ca instrument de relatii publice, prezinta cateva avantaje clare pentru orice tip de afaceri. E-mail-ul este ieftin, convenabil si foarte rapid. De exemplu, prin folosirea e-mail-ului se economisesc costurile legate de folosirea faxului sau a telefonului, dar in anumite situatii, nu le poate inlocui. E-mail-ul poate fi scris si trimis in orice moment, urmand a fi citit atunci cand doreste receptorul. Transmisia unui e-mail dureaza, de regula, doar cateva secunde, indiferent in ce parte a lumii este trimis. Daca are atasate documente care contin cantitati mari de informatie, transmiterea poate dura cateva minute.

Pentru firmele mici, e-mail-ul este un instrument extrem de eficient de realizare a diverselor acte comunicationale. Astfel, e-mail-ul poate fi folosit pentru:

informarea consumatorilor referitor la oferte, preturi sau cu privire la lansari de noi produse;

trimiterea de scrisori de informare a consumatorilor (newsletter-uri) in mod regulat, fara a mai plati costurile de imprimare si de expediere postala;

trimiterea de materiale de presa catre jurnalisti;

Gestionarea activitatilor desfasurate prin e-mail se face cu aceeasi acuratete ca si alte activitati ale firmei, ca urmare a problemelor care pot aparea. Una dintre problemele majore se refera la tonul e-mail-ului, ceea ce determina necesitatea unei instruiri despre cum se foloseste acest instrument. E-mail-ul trebuie tratat cu aceeasi seriozitate ca si o scrisoare, chiar daca exista tendinta de a se folosi un limbaj mai boem sau mai glumet.

Exista cateva reguli uzuale in ceea ce priveste modalitatea de construire a mesajului care se transmite prin e-mail. In acest sens, trebuie avute in vedere cateva aspecte:

semnarea mesajului, pentru a se asigura transparenta, respectiv credibilitatea sursei;

controlarea ortografiei si a punctuatiei, ca pentru orice scrisoare;

nu se recomanda folosirea scrierii cu majuscule in interiorul e-mail-ului, deoarece acest fapt inseamna, in limbaj Web, ca se striga in mod nepoliticos.