Comert
Analiza sistemului informational existent
ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT
1.1. PREZENTAREA GENERALA A
UNITATII ANALIZATE
. ISTORICUL
EVOLUTIEI UNITATII
ANALIZATE
S .C.
METEXCOM S.A. a fost infiintata in anul 1974 functionand ca
unitate economica de stat. In momentul infiintarii sale, prin
magazinele de desfacere amplasate in toate punctele importante din
municipiul Turnu-Severin, a fost
destinata unei mai bune satisfaceri a nevoilor consumatorilor de toate
varstele si de toate gusturile.
Fiind o unitate economica de stat, sursa de provenienta a
capitalului in momentul infiintarii a fost de natura
publica, fiind in acelasi timp o investitie de amploare in
vederea comercializarii de marfuri.
S. C. METEXCOM S.A. a fost
privatizata in anul 1992 prin metoda MEBO, actionari fiind atat
organele de conducere (managerul general, managerul economic si cel
comercial) , dar si salariatii proprii.
Obiectul
de activitate al S.C. METEXCOM S.A a
ramas in esenta acelasi si anume comercializarea
marfurilor, structura lor dar si ponderea fiind imbunatatita in
primii ani ai tranzitiei economiei romanesti spre economia de
piata.
In
ultimii 4 ani, cifra de afaceri a
inregistrat o usoara crestere, dar in ultimul an s-a observat o
tendinta constanta a acesteia.
In
ceea ce priveste dinamica angajatilor, nu s-au inregistrat
modificari de mare amploare, structura lor ramanand in
esenta aceeasi, astfel:
Personal
conducere.
Personal administrativ.
Personal executie.
In ceea ce priveste dinamica angajatilor, am
prezentat urmatoarele date aferente perioadei 1989-2000:
Tabelul nr. 1
Dinamica
angajatilor
Fig. 1.1. Dinamica angajatilor in perioada 1989 –
2000.
Evolutia
cifrei de afaceri este redata in figura 1.2., astfel:
Fig. 1.2. Evolutia cifrei
de afaceri in perioada 1991 – 2000.
1.1.2. MODUL DE CONSTITUIRE
S.C. METEXCOM S.A. a fost organizata si a
functionat o perioada scurta de timp in conformitate cu Legea nr. 15/1990 privind reorganizarea unitatilor
economice de stat ca regii autonome si societati comerciale.
In anul
1992, S.C. METEXCOM a fost privatizata prin metoda MEBO, functionand in
prezent ca o societate pe actiuni.
Actiunile de care dispun salariatii sunt
actiuni comune, actionarii beneficiind astfel de dividende, conform
legii.
In ceea ce priveste structura actionarilor, ea
este formata din managerul general, economic si comercial,
functionari si vanzatori.
In
ceea ce priveste aportul la capitalul social, managerul general are o
pondere de 60%, ceea ce-i confera si un important drept decizional in
bunul mers al societatii. In figura 1.3. este prezentata
structura capitalului social al societatii:
Fig. 1.3 Structura capitalului
social.
1.1.3. PROFILUL ACTIVITATII
SI OBIECTIVELE UNITATII S.C. METEXCOM S.A.
Obiectul de
activitate al S.C. METEXCOM SA. il
constituie comercializarea marfurilor. Societatea
deruleaza contracte cu zeci de furnizori din tara, printre
acestia numarandu-se: S.C. PLASTOR Oradea, NEI Bucuresti etc.
Societatea
comercializeaza prin magazine proprii de desfacere marfuri de o mare
diversitate. Dintre acestea enuntam cateva:
mobila;
produse
sticlarie;
cosmetice;
jucarii
si rechizite scolare;
articole
imbracaminte si incaltaminte;
articole uz
caznic etc.
S.C. METEXCOM SA nu presteaza servicii.
Pentru viitor, societatea si-a stabilit ca obiectiv principal cresterea cifrei de afaceri. Trebuie avuta in vedere
legatura dintre pretul de achizitie al marfurilor
achizitionate de la furnizori si pretul de vanzare al acestora.
Se are in vedere o reducere a adaosului comercial de la 30 % la 20%.
De asemenea, se urmareste extinderea
retelei proprii de magazine in vederea cresterii cotei de
piata detinute.
Reclama pentru produsele comercializate va fi
imbunatatita si diversificata.
Este posibila
cresterea capitalului social prin emiterea de actiuni.
Fig. 1.4. Obiectivele strategice ale intreprinderii.
1.2. PREZENTAREA SISTEMULUI
INFORMATIC EXISTENT
Inainte de anul 1990, societatea nu era dotata cu
nici un tip de calculator, toate operatiunile ce se inregistrau
efectuandu-se manual.
Incepand cu anul 1990, SC METEXCOM a achizitionat
calculatoare de tipul 286, 486, 686,
pentru ca in prezent in unitate sa existe calculatoare performante de
tipul PENTIUM 2.
Sistemele
de operare utilizate sunt: MS-DOS,
MS-Windows 95 si MS-Windows 98. Software-ul utilizat pentru aplicatii este
MS - Fox Pro. Ca utilitare de birou pot fi mentionate: Norton (pentru
Dos), utilitare de listari,
Microsoft Office, Word (pentru editari).
Serviciul
Marketing este conectat la reteaua
Internet. Imprimantele utilizate sunt
Epson 1050, OKI 3410 si Epson 5000.
Programele
economice sunt grupate pe aplicatii de personal – salarizare,
marfuri, contabilitate generala, gestiunea mijloacelor fixe,
desfacere, sisteme de preturi etc.
Compartimentele dotate cu
calculatoare sunt prezentate in figura 1.5.:
SERVER
SERVER
|
|
|  |
DIRECTOR
ECONOMIC
DIRECTOR
COMERCIAL
Fig. 1.5 Compartimentele
dotate cu tehnica de calcul.
1.3. ANALIZA MEDIULUI EXTERN
SI A RELATIILOR ACESTUIA CU S.C. METEXCOM S.A.
1.3.1. PREZENTAREA PRINCIPALELOR RELATII
CU ALTE FIRME
Principalii furnizori sunt: S.C PLASTOR
Oradea, S.C TRAFICOM Constanta, ECO ELECTRONICS Bucuresti, NEI
Bucuresti. S.C. METEXCOM S.A. deruleaza
contracte de aprovizionare de marfuri cu multi alti furnizori din tara sau din
strainatate.
Obligatiile fata de furnizori sunt achitate prin virament, societatea avand cont deschis
la Banca
Romana de Dezvoltare. Pentru furnizorii care nu au cont la banca,
obligatiile se achita in numerar.
Nu au existat dificultati
in achitarea obligatiilor fata de furnizori, trezoreria societatii fiind
pozitiva, de activ.
S.C. METEXCOM S.A. dispune de magazine proprii de desfacere prin care se realizeaza vanzarea marfurilor.
Disponibilitatile banesti sunt
pastrate la Banca Romana de Dezvoltare. In vederea achitarii
obligatiilor catre furnizori, societatea emite un ordin de plata pe care il depune la BRD, urmand ca banca
sa vireze banii din contul societatii beneficiare in contul
societatii furnizoare.
1.3.2. PREZENTAREA PRINCIPALELOR RELATII CU
INSTITUTILE GUVERNAMENTALE
In calitate
de agent economic S.C. METEXCOM S.A. are fata de bugetul statului o
serie de obligatii legate de
varsarea periodica (lunar, trimestrial, semestrial sau anual) a
unor sume reprezentand impozite si
taxe datorate bugetului de stat. Societatea are obligatia
calcularii sumelor datorate si a evidentierii acestora in
contabilitatea proprie corespunzator reglementarilor emise de
Ministerul Finantelor, cu respectarea legislatiei in vigoare. Dintre
impozitele si taxele datorate bugetului central, local, al
asigurarilor sociale, al asigurarilor sociale de sanatate sau in contul unor
fonduri cu destinatie speciala, poate fi mentionat: impozitul pe profit, pe dividende, pe salarii,
pe cladiri si terenuri, taxe de afisaj si reclama,
pentru mijloacele de transport, contributia la asigurarile sociale,
la fondul special de sanatate, la fondul de somaj etc. Societatea depune la organele de stat
abilitate declaratii periodice din care sa rezulte modul de
dimensionare a obligatiei ( decont de T.V.A., declaratie privind
impozitul pe profit, bilantul exercitiului, dispozitie de
plata tip C.A.S., ordin de plata etc.).
Sumelor virate in plus, si nedatorate statului le
corespund drepturi ale unitatii fata de stat, urmand a se
parcurge procedurile legale de recuperare a sumelor respective.
Principalele obligatii fata de bugetul de
stat se concretizeaza in urmatoarele:
Impozitul pe profit reprezinta
una din formele de baza de alimentare a bugetului de stat, cu resurse pe
seama veniturilor realizate. Se va intocmi Decontul
privind impozitul pe profit, care
cuprinde printre altele si suma datorata ca impozit pe profit.
Impozitul pe dividende este un impozit cuvenit de asemenea bugetului de stat, ca urmare a repartizarii profitului
in favoarea actionarilor.
Impozitul pe salarii este si el un venit cuvenit bugetului de stat si bugetului
local.
Contributia la asigurarile sociale este datorata de
catre societate in procent de 35% aplicabil la fondul de salarii si
se cuvine bugetului asigurarilor
sociale de stat.
Contributia la pensia suplimentara si la
fondul de somaj se retine
salariatilor si se datoreaza de asemenea bugetului
asigurarilor sociale de stat.
Impozitul pe cladiri, pe teren, taxa asupra mijloacelor
de transport se datoreaza bugetului local.
S.C. METEXCOM
S.A. nu prezinta datorii restante catre bugetul de stat, bugetul
asigurarilor sociale de stat si bugetul local. Nu este pusa in
situatia de a plati majorari de intarziere.
In urma
controalelor efectuate de garda
financiara nu au fost constatate nereguli de ordin contabil si
financiar.
1.4. STUDIUL STRUCTURII ORGANIZATORICE A
UNITATII
1.4.2. Prezentarea principalelor relatii si a
fluxurilor de informatii dintre departamentele, compartimentele si
serviciile din S.C. METEXCOM SA in functie de organigrama prezentata
- anexa nr. 1
Directorul general (DG) - este actionarul majoritar al S.C. METEXCOM S.A.
avand 60% din numarul actiunilor existente . Are in subordine
directorul comercial, directorul economic si oficiul juridic.
Primeste informatii de la compartimentele subordonate privind absolut
toate actiunile desfasurate in cadrul intreprinderii.
Directorul comercial (DC) - este subordonat directorului general si are in
subordine: serviciul aprovizionare, serviciul desfacere, serviciul
transport-depozite, biroul de marketing si compartimentul
administrativ-social. Solicita directorului general resursele financiare
necesare functiunii comerciale, reactualizarea valorii marfurilor din
unitate etc.
Directorul economic (DE) - este subordonat directorului general si are in
subordine serviciul financiar, serviciul contabilitate si serviciul de
control financiar. Asigura gestionarea resurselor banesti,
colaboreaza cu directorul comercial in vederea contractarii unui
pret al marfurilor cat mai avantajos, dispune sefului biroului
administrativ luarea de masuri pentru organizarea evidentei
casieriei, prezinta analize directorului general in problemele specificate
etc.
Oficiul juridic - este subordonat directorului general si
asigura toate informatiile legate de cadrul legislativ directorului
general in vederea respectarii legilor in vigoare.
Compartimentul
aprovizionare - reuneste ansamblul atributiilor prin care se
asigura procurarea marfurilor, dar si a altor bunuri necesare
unei mai bune functionari a societatii. Dintre principalele
atributii amintim: participarea la elaborarea strategiei si a
politicii comerciale a firmei impreuna cu directorii superiori, luarea in
considerare a inflatiei in dimensionarea resurselor financiare, elaborarea
necesarului de aprovizionare, emiterea de comenzi la furnizori pe baza
contractelor incheiate de directorii general si comercial, urmarirea
si realizarea contractelor economice, depozitarea marfurilor etc.
Compartimentul vanzare - activitatea de vanzare implica urmatoarele
atributii: participarea la elaborarea strategiei si politicii
comerciale a firmei impreuna cu directorul comercial si general,
elaborarea planului de vanzari pe baza studiului pietei, incheierea
de contracte economice cu clientii cu prealabila consultare a directorului
comercial etc.
Compartimentul de marketing - prin acest compartiment se asigura studierea
pietei interne si externe, cunoasterea necesitatilor
si comportamentului consumatorilor in vederea stabilirii celor mai
importante modalitati de orientare a vanzarii marfurilor.
Informatiile obtinute trebuie comunicate directorului comercial,
directorului general.
Compartimentul transport - depozite – asigura transportul
marfurilor de la furnizori in depozitele proprii.
Compartimentul administrativ – social - rezolva problemele legate de
salarizarea personalului propriu etc. Deciziile luate se bazeaza pe
acordul directorului comercial.
Compartimentul financiar - cuprinde ansamblul activitatilor prin care se
asigura resursele financiare necesare atingerii obiectivelor firmei,
precum si evidenta valorica a miscarii intregului
patrimoniu. Dintre principalele atributii pot fi amintite: fundamentarea
politicii financiare a societatii in stransa colaborare cu
directorul economic si general; elaborarea bugetului de venituri si
cheltuieli colaborandu-se evident cu compartimentul contabilitate; stabilirea
preturilor si a tarifelor pentru marfurile vandute, adaosul
comercial stabilindu-l directorul general impreuna cu cel economic;
repartizarea profitului cu respectarea prevederilor legale etc.
Compartimentul contabilitate - cuprinde ansamblul proceselor prin care se
inregistreaza si evidentiaza valoric resursele materiale
si financiare.
Serviciul control - ansamblul proceselor prin care se verifica
respectarea normelor legale cu privire la existenta, integritatea si
utilizarea valorilor materiale si banesti cu care societatea
este dotata. Din cadrul atributiilor amintim: organizarea controlului
financiar preventiv, executarea controlului financiar de fond asupra
gospodaririi mijloacelor materiale si banesti.
1.5 ANALIZA FUCTIONALA A ACTIVITATII
DESFASURATE
1.5.1. PREZENTAREA SUCCINTA A
FUNCTIUNILOR COMPARTIMENTULUI IN
CARE SE DESFASOARA ACTIVITATEA STUDIATA – COMPARTIMENTUL CONTABILITATE-
Contabilitatea - reuneste ansamblul proceselor prin care se
inregistreaza si evidentiaza valoric resursele materiale
si financiare din cadrul societatii.
Calitatea evidentei contabile care contine un important volum de informatii,
constituie unul din elementele cheie ce conditioneaza eficacitatea
procesului managerial, si in primul rand, a celui decizional.
Atributiile
contabile sunt:
Evidenta
analitica si sintetica a stocurilor de produse finite.
Decontarile
cu clientii si furnizorii.
Decontarile
cu bugetul statului si alte organisme.
Evidenta
veniturilor.
Evidenta
cheltuielilor.
Evidenta
activelor imobilizate.
Evidenta
salariilor.
Casieria
si portofoliul de valori.
Conturi
curente si credite.
Contabilitate
operatiunilor de trezorerie.
Inventariere
si evaluare.
In
contabilitate operatiunile sunt inregistrate in mod cronologic si sistematic
pe baza documentelor justificative.
Contabilitatea financiara, care are caracter obligatoriu,
pentru toate unitatile patrimoniale, are ca obiectiv principal
furnizarea de informatii:
pentru
necesitatile proprii;
privind
relatiile societatii cu asociatii sau actionarii;
privind
relatiile cu furnizorii de imobilizari, materii prime, materiale
consumabile, combustibil etc.
in
relatiile cu clientii, bancile, organele fiscale etc.
1.5.2. PREZENTAREA MODULUI DE CONECTARE SI A RELATIILOR DINTRE COMPARTIMENTUL CONTABILITATE SI
CELELALTE COMPARTIMENTE DIN CADRUL UNITATII
Fig. 1.7. Schema relatiilor
dintre compartimentele unitatii.
Compartimentul contabilitate - consemneaza operatiile economice si
financiare in momentul efectuarii lor, in documente justificative, pe baza
carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte
documente contabile, dupa caz.
Acest
compartiment furnizeaza serviciului
financiar informatii legate de valoarea obligatiilor fata de
stat, furnizori, alte persoane fizice sau juridice. Odata cu achitarea
acestor obligatii, pe baza informatiilor primite de la serviciul
financiar, contabilitatea inregistreaza in conturi, pe baza documentelor
primite, operatiunile economico-financiare.
In
ceea ce priveste legatura cu
serviciul aprovizionare, contabilitatea furnizeaza informatii
legate de pretul de achizitie la care se pot procura marfuri in
vederea vanzarii lor, legate de valoarea totala a
aprovizionarilor dintr-o perioada de timp etc. Documentele pe baza
carora au fost achizitionate marfuri sunt aduse la contabilitate
in vederea inregistrarii in conturi.
In
ceea ce priveste legatura cu serviciul vanzare,
contabilitatea furnizeaza
informatii legate de valoarea totala a vanzarilor dintr-o
perioada de timp, pretul optim de vanzare etc. In urma
operatiunilor de vanzare, documentele sunt aduse la contabilitate in
vederea inregistrarii in conturi.
1.5.3. LEGISLATIA IN VIGOARE CU
PRIVIRE LA CONTABILITATEA GENERALA
Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, regiile autonome,
societatile comerciale, societatile bancare si
celelalte persoane juridice, precum si persoanele fizice care au calitatea
de comerciant denumite unitati patrimoniale, consemneaza
operatiile economice si financiare, in momentul efectuarii lor,
in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in
jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz.
Documentele justificative trebuie sa cuprinda
urmatoarele elemente principale, prevazute in structura formularelor
aprobate:
Denumirea documentului.
Denumirea si sediul unitatii patrimoniale care
intocmeste documentul (cand este cazul).
Numarul documentului si data intocmirii acestuia.
Mentionarea partilor care participa la efectuarea
operatiei economice si financiare (daca este cazul).
Continutul operatiei economice si financiare, iar atunci
cand este necesar si temeiul legal al efectuarii ei.
Datele cantitative si valorice aferente operatiei economice
si financiare efectuate.
Numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor
care raspund de efectuarea operatiei economice si financiare
patrimoniale, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv
si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiile respective,
dupa caz.
Alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a
operatiilor in documente justificative.
Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor in
contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in cazurile
in care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele
legale in vigoare.
Inscrisurile provenite din relatiile de
cumparare ale unor bunuri de la persoane fizice pot fi inregistrate in
contabilitate numai in cazurile in care
se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective. In cazul in
care documentele respective se refera la cheltuieli pentru prestari
de servicii efectuate de persoane fizice, pentru a fi inregistrate in
contabilitate acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau
conventii, intocmite in acest scop in conformitate cu reglementarile
legale in vigoare.
Documentele contabile - jurnale, fise etc. - care servesc la prelucrarea,
centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiilor
consemnate in documentele justificative, intocmite manual sau in
conditiile utilizarii tehnicii de calcul, trebuie sa
cuprinda elemente cu privire la:
felul,
numarul si data documentului justificativ;
sumele
corespunzatoare operatiilor efectuate;
conturile
sintetice si analitice debitoare si creditoare;
semnaturile
pentru intocmire si verificare.
In
cazul in care prelucrarea documentelor justificative se face de catre unitatile prestatoare de servicii
de informatica, in relatiile dintre aceste unitati
si cele beneficiare este necesar ca, pentru asigurarea
inregistrarilor in contabilitate, sa se respecte urmatoarele
reguli:
Documentele
justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre
unitatile beneficiare, care raspund de realitatea datelor
inscrise in acestea.
Documentele
contabile, intocmite de unitatile de informatica pe baza
documentelor justificative trebuie predate unitatilor beneficiare la
termenele stabilite prin contractele sau conventiile incheiate,
unitatile de informatica raspunzand de corectitudinea
prelucrarii datelor.
Unitatile
beneficiare trebuie sa efectueze verificarea documentelor contabile
obtinute de la unitatile de informatica in sensul
cuprinderii tuturor documentelor justificative preluate pentru prelucrare,
respectarii corespondentei conturilor si exactitatii
sumelor inregistrate.
In vederea inregistrarii in jurnale, fise
si celelalte documente contabile a operatiilor economice si
financiare consemnate in documentele justificative, potrivit formelor de
inregistrare contabila utilizate de unitati, se poate face
contarea documentelor justificative indicandu-se simbolurile conturilor
sintetice si analitice debitoare si creditoare, in conformitate cu
planul de conturi general elaborat de Ministerul Finantelor.
Inregistrarile in contabilitatea
sintetica si analitica se
fac pe baza de documente justificative, document cu document sau a unui
centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al
caror continut se refera la operatii de aceeasi natura
si perioada.
Inregistrarile
in contabilitate se pot face si pe baza de note de contabilitate, in
cazul operatiilor pentru care nu se intocmesc documente justificative, ca
de exemplu, stornarile, repartizarea profitului realizat etc.
In
cazul stornarilor, pe documentul initial se memoreaza
numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat
stornarea operatiei, iar in nota de contabilitate de stornare se
mentioneaza documentele, data si numarul de ordine al
operatiei care face obiectul stornarii.
Inregistrarile in contabilitate
se fac cronologic prin respectarea succesiunii documentelor dupa data
de intocmire sau de intrare a acestora
in unitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice , in
conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare.
Inregistrarile
in contabilitate se pot face manual sau
cu ajutorul tehnicii de calcul.
In
cazul utilizarii echipamentelor informatice pentru intocmirea documentelor
justificative si pentru prelucrarea si inregistrarea datelor in
contabilitate, registrele contabile si formularele comune pe economie
privind activitatea financiara si contabila pot fi adaptate in
functie de specificul si necesitatile persoanelor
prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, cu conditia
respectarii continutului de informatii si a normelor de
intocmire si utilizare a acestora.
Registrele contabile, altele decat cele obligatorii prevazute de art.21 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, editate cu ajutorul
tehnicii de calcul , vor fi numerotate, snuruite, parafate si
inregistrate in evidenta unitatii.
Neintocmirea, intocmirea eronata
si /sau neutilizarea
documentelor justificative si financiar contabile, conform prevederilor
prezentelor norme metodologice, se sanctioneaza potrivit
dispozitiilor legale.
Lipsa documentelor care sa ateste natura si provenienta
bunurilor, atat pe timpul transportului, cat si la locul de depozitare
si vanzare, in momentul controlului efectuat de organele abilitate se
sanctioneaza potrivit legislatiei in vigoare cu amenda
si confiscarea bunurilor respective, acestea fiind considerate bunuri
fara documente justificative de provenienta.
Operatiile privind evidenta si gestionarea
mijloacelor fixe, a valorilor materiale si banesti si a
altor valori ale unitatilor patrimoniale se considera valabile
numai daca sunt justificate cu documente originale, intocmite sau
reconstituite potrivit prezentelor norme.
Unitatile patrimoniale au
obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a documentelor
contabile, precum si a documentelor justificative, care stau la baza
inregistrarilor in contabilitate. Termenul de pastrare a documentelor
justificative si contabile este de 10
ani cu incepere de la data incheierii exercitiului in cursul
caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii
si a bilantului contabil care se pastreaza 50 de ani.
1.6. ANALIZA
DOCUMENTELOR PRIVIND ACTIVITATEA STUDIATA
1.6.1.
INVENTARUL DOCUMENTELOR
Tabelul nr. 1.1.
|
CODUL DOCUMENTULUI
|
DENUMIREA
|
FORMATUL
|
CODUL DE CLASIFICARE
|
NUMAR EXEMPLARE
|
TIP SURSA INFORMATIONALA
|
|
FACTURA
|
A4
|
|
|
I/E
|
|
NOTA DE INTRARE RECEPTIE
|
A4
|
14-3-1 A
|
|
I
|
|
BON DE PREDARE
TRANSFER-RESTITUIRE
|
1/2 A4
|
14-3-3A
|
|
I
|
|
BON DE CONSUM
|
1/2 A4
|
14-3-4A
|
|
I
|
|
FISA LIMITA DE CONSUM
MATERIALE
|
A4, A5
|
14-3-4 Ba
|
|
E
|
|
DISPOZITIA DE LIVRARE
|
A5
|
14-3-5A
|
|
I
|
|
AVIZ INSOTIRE A MARFII
|
A4
|
14-3-6A
|
|
I/E
|
|
LISTA DE INVENTARIERE
|
A4
|
14-3-12/a
|
|
I/E
|
|
BON DE MISCARE A MIJLOACELOR
FIXE
|
A5
|
14-3-3A
|
|
I/E
|
|
PROCES VERBAL DE SCOATERE DIN
FUNCTIUNE
|
A4
|
14-2-3A/a
|
|
I
|
|
PROCES VERBAL DE RECEPTIE
|
A4
|
|
|
I
|
|
CHITANTA
|
A--6
|
14-4-1/a
|
|
I
|
|
DISPOZITIA DE INCASARE
CATRE CASIERIE
|
A6
|
|
|
I
|
|
DISPOZITIA DE PLATA
CATRE CASIERIE
|
A6
|
14--4-4/a
|
|
I
|
|
CEC NUMERAR
|
A5
|
|
|
I
|
|
STAT DE PLATA AL SALARIILOR
|
A3
|
|
|
I
|
|
LISTA AVANSULUI
|
A4,A5
|
14-5-1/e
|
|
I
|
|
FISA DE MAGAZIE
|
A5
|
|
|
I/E
|
CODUL DOCUMENTULUI
|
DENUMIREA
|
FORMATUL
|
CODUL DE CLASIFICARE
|
NUMAR EXEMPLARE
|
TIP SURSA
INFORMATIONALA
|
|
ORDIN DE PLATA
|
A6
|
14-A-4
|
|
I
|
|
EXTRAS DE CONT
|
A5
|
14-A-3
|
|
I
|
|
REGISTRU JURNAL
|
A4
|
|
|
I/E
|
|
NOTA CONTABILITATE
|
A4
|
14-6-2/Aa
|
|
I/E
|
|
FISA DE CONT OPERATIUNI
DIVERSE
|
X4
|
|
|
I/E
|
|
JURNAL VANZARI
|
X4
|
14-6-12/a
|
|
E
|
|
JURNAL CUMPARARI
|
X4
|
14-6-17/b
|
|
E
|
|
REGISTRU DE CASA
|
A4
|
|
|
I/E
|
|
BALANTA DE VERIFICARE
|
A3
|
|
|
I/E
|
|
BILANT
|
A
|
|
|
I/E
|
1.6.2. FISA DE ANALIZA A
DOCUMENTELOR
Tabelul
nr. 1.2.
|
NR.
CRT
|
SIMBOL
|
DENUMIREA
|
NR. EXEMPLARE
|
EMITENT
|
RECEPTOR
|
PERIOADA
|
|
FACT
|
FACTURA
|
|
FURNIZOR
|
APROVIZIONARE
|
ZILNIC
|
|
NIR
|
NOTA DE INTRARE RECEPTIE
|
|
COMISIA
RECEPTIE
|
CONTABILITATE
|
ZILNIC
|
|
BPTR
|
BON DE PREDARE TRANSFER
RESTITUIRE
|
|
APROVIZIONARE
|
CONTABILITATE
|
SAPTAMANAL
|
|
BC
|
BON DE CONSUM
|
|
PRODUCTIE
|
CONTABILITATE
|
SAPTAMANAL
|
|
FLCM
|
FISA LIMITA DE CONDSUM
MATERIALE
|
|
PRODUCTIE
|
CONTABILITATE
|
SAPTAMANAL
|
|
DL
|
DISPOZITIA DE LIVRARE
|
|
VANZARI
|
GESTIUNE
|
ZILNIC
|
|
AINSM
|
AVIZ INSOTIRE A MARFII
|
|
VANZARI
|
CONTABILITATE
|
ZILNIC
|
|
LINV
|
LISTA DE INVENTARIERE
|
|
COMISIA INVENTARIERE
|
CONTABILITATE
|
TRIMESTRIAL
|
|
NR.CRT
|
SIMBOL
|
DENUMIREA
|
NR. EXEMPLARE
|
EMITENT
|
RECEPTOR
|
PERIOADA
|
|
BMISC
|
BON DE MISCARE A MIJLOACELOR
FIXE
|
|
MECANIC-SEF
|
CONTABILITATE
|
SAPTAMANAL
|
|
PROCV
|
PROCES VERBAL DE SCOATERE DIN
FUNCTIUNE
|
|
MECANIC-SEF
|
CONTABILITATE
|
SAPTAMANAL
|
|
PROCR
|
PROCES VERBAL DE RECEPTIE
|
|
COMISIA DE RECEPTIE
|
CONTABILITATE
|
OCAZIONAL
|
|
CHIT
|
CHITANTA
|
|
CASIERIA
|
CONTABILITATE
|
ZILNNIC
|
|
DISPI
|
DISPOZITIA DE INCASARE
CATRE CASIERIE
|
|
CONTABILITATE
|
CASIERIE
|
SAPTAMANAL
|
|
DISPP
|
DISPOZITIA DE PLATA
CATRE CASIERIE
|
|
CONTABILITATE
|
CASIERIE
|
SAPTAMANAL
|
|
CECN
|
CEC NUMERAR
|
|
CONTABILITATE
|
CONTABILITATE
|
LUNAR
|
|
STATP
|
STAT DE PLATA AL
SALARIILOR
|
|
CONTABILITATE
|
CASIERIE
|
LUNAR
|
|
LISTA
|
LISTA AVANSULUI CHENZINAL
|
|
CONTABILITATE
|
CASIERIE
|
LUNAR
|
|
FISM
|
FISA DE MAGAZIE
|
|
CONTABILITATE
|
GESTIUNE
|
ZILNIC
|
|
OP
|
ORDIN PLATA
|
|
CONTABILITATE
|
BANCA
|
ZILNIC
|
|
EC
|
EXTRAS DE CONT
|
|
CONTABILITATE
|
UNITATE DEBITOARE
|
ZILNIC
|
|
REGJ
|
REGISTRU JURNAL
|
|
CONTABILITATE
|
CONTABILITATE
|
ZILNIC
|
|
NCONTA
|
NOTA CONTABILITATE
|
|
CONTABILITATE
|
CONTABILITATE
|
ZILNIC
|
|
FISOP
|
FISA DE CONT OPERATIUNI
DIVERSE
|
|
CONTABILITATE
|
CONTABILITATE
|
ZILNIC
|
|
JURNV
|
JURNAL
VANZARI
|
|
CONTABILITATE
|
CONTABILITATE
|
ZILNIC
|
|
JURNC
|
JURNAL CUMPARARI
|
|
CONTABILITATE
|
CONTABILITATE
|
ZILNIC
|
|
REGC
|
REGISTRU DE CASA
|
|
CASIERIE
|
CONTABILITATE
|
ZILNIC
|
|
BALVER
|
BALANTA DE VERIFICARE
|
|
CONTABILITATE
|
CONTABILITATE
|
LUNAR
|
|
BIL
|
BILANT
|
|
CONTABILITATE
|
CONTABILITATE
|
ANUAL
|
|
DENUMIREA
INFORMATIILOR
|
CECN
|
OP
|
EC
|
REGJ
|
NCONTA
|
FISOP
|
JURNV
|
JURNC
|
REGCA
|
BAL
|
BIL
|
|
NR. COLONA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
UNITATEA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SOLD
INITIAL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
RULAJE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTAL
SUME
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SOLD
FINAL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
NR ACT
CASA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
NR
ANEXA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
DENUMIRE
CONT
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SECTIA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
DATE
GENERALE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CONSTATARI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CONCLUZII
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SUMA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
GESTIUNEA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
LOC
DEPOZITARE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CODUL
FISCAL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
FURNIZOR
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CUMPARATOR
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
COD
FISCAL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VANZATOR
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TELEFON
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
NR REG
COMERT
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SEDIUL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
JUDET
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
FORMA
DE PROPRIETATE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CONT
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BANCA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
NR
DOCUMENT
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
DATA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
DOCUMENTUL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
EXPLICATII
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SIMBOL
CONTURI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
NR DIN
JURNAL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SUME
DEBIT.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SUME
CREDIT.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CONTURI
CORESPONDENTE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SOLD
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BANCA
PLATITOR
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PLATITOR
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
BANCA
BENEFICIAR
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SUMA
PLATII
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VALOAREA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
NEIMPOZABILE
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
EXPORT
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
IMPORT
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
INCASARI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PLATI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CUMPARARI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VANZARI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | | | | | | |
1.6.4 DESCRIEREA FLUXULUI GENERAL
PRIVIND
CONTABILITATEA
GENERALA SI EVIDENTA PRIMARA
Ansamblul operatiilor economico financiare trebuiesc
reflectate in contabilitate. Contabilitatea generala, prin noul sistem ce
se va proiecta, va trebui sa reflecte existenta tuturor elementelor
patrimoniale in cadrul societatilor comerciale.
Intrarea
bunurilor economice in cadrul unitatii se face pe baza de factura. Aceasta este un document primar de intrare a elementelor
de activ, fiind un document cu regim special, intocmindu-se intr-un singur
exemplar, avand ca destinatie compartimentul de contabilitate.
Receptia bunurilor intrate se face pe baza notei de intrare receptie si constatare de diferente,
acest document primar intocmindu-se in 3 exemplare. Primul trebuie inmanat
contabilitatii pentru evidenta contabila, al doilea
gestionarului pentru inregistrarea in mod operativ, iar al treilea
departamentului aprovizionari. Acest document e intocmit de comisia de
receptie la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul,
dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In cazul in care
bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste un formular pentru
fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul
de insotire a marfii.
Evidenta operativa se face pe baza fisei
de magazie, document de evidenta la locul de depozitare a
intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale,
intocmit intr-un singur exemplar. Asadar, toate valorile materiale intrate
in unitate sunt evidentiate in acest document ce se intocmeste
separat pentru fiecare material si se completeaza de catre
compartimentul financiar contabil la deschiderea fisei (datele din antet)
si la verificarea inregistrarilor (data si semnatura de
control) – in primul rand - si de catre gestionar sau persoana
desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari,
iesiri si stoc-in al doilea rand.
Mai
departe, informatiile circula pentru completarea jurnalului de cumparari de catre
compartimentul financiar-contabil pe baza documentelor tipizate privind
cumpararile de valori materiale sau prestari de servicii. Se
intocmeste un jurnal separat pentru cumparari de bunuri si
servicii pentru nevoile firmei si, separat, pentru cumparari de
bunuri care se vand ca atare. Documentul circula la compartimentul
financiar contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a
respectarii dispozitiilor legale referitoare la taxa pe valoare
adaugata. Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.
In cadrul unitatilor patrimoniale se dau in
consum bunuri pentru producerea altora destinate vanzarii. In acest sens
se intocmeste fisa limita
pentru consum materiale, in 2 exemplare la inceputul lunii sau
lansarii produsului (comenzii) sau lucrarii, de compartimentul de
planificare (tehnic), sau de lansare, pe baza programului de productie
si a consumurilor normate. Unul este destinat sectiei, si altul
magaziei. Acest document circula la persoanele autorizate sa semneze
pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare), la persoanele
autorizate sa aprobe inlocuirea, suplimentarea, sau diminuarea
cantitatilor de materiale, la magazia de materiale pentru inscrierea
cantitatilor eliberate (exemplarul 1), la sectie, atelier
(exemplarul 2), la compartimentul financiar-contabil pentru inscrierea in
contabilitatea sintetica si analitica (ambele exemplare). Este
arhivat la compartimentul financiar-contabil. Datele din acest document sunt
preluate in bonul de consum, care
este un document de iesire. Se intocmeste in doua exemplare, pe
masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum, de
compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza programului de
productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale
unitatii care solicita materiale pentru a fi consumate.
Documentul circula la persoanele autorizate sa semneze pentru
acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare), la magazia de materiale,
pentru eliberarea cantitatilor prevazute (ambele exemplare), la
compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in
contabilitatea sintetica si analitica (ambele exemplare). Se
arhiveaza la compartimentul financiar contabil. Urmeaza apoi
inregistrarea in evidenta operativa pe baza fisei de magazie realizandu-se
astfel iesirea valorilor materiale din evidenta societatii.
In
urma procesului de productie, pe baza bonului
de predare, transfer, restituire,
bunurile obtinute vor fi predate la magazie. Acesta este intocmit in trei
exemplare de catre sectia care preda produsele: unul este
destinat contabilitatii, al doilea ramane la magazie pentru
evidenta operativa, iar al treilea ramane la sectie pentru
evidenta necesara. Documentul circula asadar la inginerul
sef, directorul tehnic sau conducatorul societatii pentru
certificarea executarii efective a produselor de natura masinilor,
utilajelor, instalatiilor sau a altor mijloace fixe de aceeasi
natura; la magazia de produse
finite, semnandu-se de predare de catre sectie si de primire in
gestiune de catre gestionar (toate exemplarele); la compartimentul CTC
pentru efectuarea controlului tehnic de calitate (toate exemplarele); la
compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in
contabilitatea sintetica si analitica; la compartimentul care
urmareste realizarea productiei. Documentul se arhiveaza la
compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenta
(exemplarul 1); la compartimentul care urmareste realizarea
productiei (exemplarul 2). Intervine apoi evidenta operativa
prin intermediul fisei de magazie evidentiind intrarile de
bunuri economice ca urmare a procesului de productie.
Produsele finite obtinute in urma procesului de
productie, sunt destinate vanzarii.
Serviciul desfacere intocmeste dispozitia
de livrare in doua exemplare pe baza graficului de vanzari
lunare. Documentul circula la magazie, pentru eliberarea produselor,
marfurilor sau altor valori materiale si pentru inregistrarea in
evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator
pentru cantitatile livrate (ambele exemplare); la compartimentul
desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in
evidentele acestuia si pentru intocmirea avizului de insotire a
marfii sau facturii, dupa caz (exemplarul 2). Documentul se
arhiveaza la magazie (exemplarul 1) si la compartimentul desfacere
(exemplarul 2). Pe baza acestei dispozitii de livrare, va fi
intocmita factura de vanzare de
catre acelasi compartiment. Factura va fi intocmita intr-un
singur exemplar si este destinata cumparatorului. Mai
departe, pe baza avizului de
insotire a marfii, se insotesc marfurile pe
timpul transportului. De asemenea, vor trebui sa se inregistreze toate
datele si in evidenta operativa pe baza fisei de magazie,
respectiv bunurile vandute vor fi scazute din unitate. Compartimentul
financiar contabil va intocmi zilnic jurnalul
de vanzari pe baza facturilor intocmite privind vanzarile de
valori materiale sau prestarile de servicii. Acesta este intocmit intr-un
singur exemplar, avand paginile numerotate, in care se inregistreaza
zilnic sau lunar, dupa caz, fara stersaturi si
spatii libere, elementele necesare pentru determinarea corecta a
T.V.A. colectata datorata. Documentul circula la compartimentul
financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a
respectarii dispozitiilor legale referitoare la taxa pe valoare
adaugata, arhivandu-se in cadrul aceluiasi compartiment
financiar contabil.
Periodic bunurile
sunt inventariate pe baza listei de
inventariere, document ce se intocmeste in 3 exemplare la locurile de
depozitare, in situatiile prevazute de dispozitiile legale, din
care un exemplar de catre gestionar, iar doua exemplare de catre
un membru al comisiei de inventariere, pe gestiuni si conturi de
materiale, marfuri si ambalaje si se semneaza de catre
membrii comisiei de inventariere, de gestionar si contabilul care
tine evidenta gestiunii. Documentul circula la gestionar pentru
semnarea fiecarei file a listei, la membrii comisiei de inventariere,
pentru semnarea fiecarei file a listei, calcularea listelor de
inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice etc.; la compartimentul contabilitatii unde se
efectueaza confruntarea intre raportul de gestiune predat la contabilitate
si valoarea totala a inventarului faptic; la conducatorul
compartimentului financiar contabil si la oficiul juridic; la
conducatorul unitatii pentru a decide asupra
solutionarii diferitelor propuneri facute. Este arhivat la
compartimentul financiar contabil (exemplarul 1); la compartimentul de
verificari gestionare (exemplarul 2).
Bonul de
miscare a mijloacelor fixe este un
document justificativ de predare primire
a mijloacelor fixe intre doua locuri de folosinta ale
unitatii. Se intocmeste in doua exemplare de catre
persoana desemnata de compartimentul care dispune miscarea
mijloacelor fixe. Circula la persoana care aproba miscarea
mijlocului fix in cadrul unitatii (ambele exemplare); la sectia
predatoare, pentru semnare de predare catre responsabilul cu mijloace
fixe si pentru semnare de primire de catre delegatul sectiei
primitor (ambele exemplare); la sectia primitoare pentru inregistrarea in
evidenta la locul de folosinta (exemplarul 1); la compartimentul
financiar-contabil pentru inregistrarea miscarii mijlocului fix
(exemplarul 1). Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 1); la sectia predatoare (exemplarul 2).
Procesul
verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe /de declasare a unor bunuri materiale - se intocmeste in doua
exemplare, separat pentru mijloace fixe, obiecte de inventar in
folosinta si bunuri materiale aflate in gestiunea unui singur
gestionar, pe baza documentatiei prevazute in normele legale.
Documentul circula la persoana autorizata sa aprobe scoaterea
din folosinta a mijloacelor fixe (ambele exemplare); la sectie
pentru inregistrarea in evidenta la locul de folosinta a
mijloacelor fixe scoase din folosinta (ambele exemplare); la magazie,
pentru descarcarea gestiunii, respectiv inregistrarea in
evidenta a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare); la
magazia primitoare, pentru semnare de catre gestionar a primirii in
gestiune (ambele exemplare); la compartimentul financiar-contabil pentru
verificarea si inregistrarea operatiilor privind scoaterea din
folosinta a mijoacelor fixe (exemplarul 1); la compartimentul care a
facut propunerile de scoatere din functiune, din uz sau de declasare,
pentru inregistrare in evidenta (exemplarul 2). Documentul se arhiveaza
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); la compartimentul care
tine evidenta mijloacelor fixe (exemplarul 2).
Procesul
verbal de receptie - se
intocmeste in trei exemplare la data punerii in folosinta a
mijloacelor fixe. Circula la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele
1, 2,3); la compartimentul care efectueaza operatiunea de control
financiar preventiv (exemplarul 2); la compartimentul financiar-contabil pentru
verificarea si inregistrarea procesului verbal de receptie
(exemplarele 2 si 3). Este arhivat la furnizor in cadrul compartimentului
financiar-contabil (exemplarele 2 si 3), iar la beneficiar in cadrul
compartimentului financiar-contabil (exemplarul 1).
Achitarea
obligatiilor catre furnizori se face pe baza dispozitiei de plata intocmita de catre compartimentul
financiar-contabil. Incasarea drepturilor de creanta de la
clienti se va face pe baza dispozitiei
de incasare.
Achitarea obligatiilor catre salariati se
face pe baza statului de salarii.
Acesta se intocmeste in doua exemplare, lunar pe sectii, servicii,
etc. de catre compartimentul caruia ii revine aceasta
sarcina pe baza documentelor de evidenta a muncii si a
timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor
individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc. Documentul circula
la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si
sa aprobe plata (exemplarul 1); la casieria unitatii pentru
efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1); la compartimentul financiar contabil, ca
anexa la exemplarul 2 al registrului de casa, pentru inregistrarea in
contabilitate (exemplarul 1); la compartimentul care a intocmit statele de
salarii (exemplarul 2). Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil,
separat de celelalte acte justificative de plati (exemplarul 1); la
compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2). De asemenea,
achitarea drepturilor salariale se face si pe baza listei de avans chenzinal, intocmit lunar, de
catre compartimentul ce are aceasta atributie, pe baza
documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv.
Documentul circula la persoanele autorizate sa exercite controlul
financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1); la casieria
unitatii pentru efectuarea platii avansurilor cuvenite
(exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil, ca anexa la
exemplarul 2 al registrului de casa, pentru inregistrarea in contabilitate
(exemplarul 1); la compartimentul care a intocmit lista de avans pentru a servi
la intocmirea statelor de salarii la sfarsitul lunii (exemplarul 2). Se
arhiveaza la compartimentul financiar - contabil, ca anexa la
exemplarul 2 al registrului de casa (exemplarul 1); la compartimentul care
a intocmit lista de avans (exemplarul 2).
Chitanta
reprezinta un document
justificativ pentru depunerea unei sume, in numerar, la casieria
unitatii. Se intocmeste in doua exemplare de catre
casierul unitatii si se semneaza de acesta pentru primirea
sumei in numerar. Circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila
unitatii), exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca
document de verificare a operatiilor inregistrate in registrul de
casa. Se arhiveaza la compartimentul financiar –contabil, dupa
utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).
Ca situatie de iesire, intalnim in acest caz registrul de casa intocmit zilnic
de catre casierie. Acesta este intocmit in doua exemplare de
catre casierul unitatii sau de alta persoana
imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si
plati. Circula la compartimentul financiar-contabil pentru
verificarea exactitatii sumelor inscrise si respectarea
dispozitiilor legale privitoare la efectuarea operatiilor de
casa (exemplarul 2). Exemplarul 1 ramane in carnet. Este arhivat la
casierie (exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2)
Inregistrarea operatiilor economico - financiare in
conturi se face numai de catre serviciul contabilitate. Nota de contabilitate este un document
justificativ de inregistrare in contabilitatea sintetica si
analitica, de regula pentru operatiile care nu au la baza
documente justificative. Se intocmeste intru-n singur exemplar, de
compartimentul financiar-contabil. Circula la persoana autorizata
sa verifice si sa semneze documentul; la persoana care conduce
Registrul-jurnal pentru inregistrare; la persoana care asigura contabilitatea
sintetica si analitica in cadrul compartimentului
financiar-contabil. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Registru-jurnal serveste ca document obligatoriu de inregistrare
cronologica si sistematica a modificarii patrimoniului
societatii, dar si ca proba in litigii. Se intocmeste
zilnic sau lunar, dupa caz, prin inregistrare cronologica,
fara stersaturi si spatii libere, a documentelor
in care se reflecta miscarea patrimoniului societatii. Nu
circula, fiind document de inregistrare contabila. Se arhiveaza
la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele
justificative care au stat la baza intocmirii lui.
Fisa de cont pentru operatiuni diverse – serveste la tinerea contabilitatii
analitice a conturilor de clienti, debitori, furnizori, creditori etc.,
dar si la tinerea contabilitatii sintetice a
operatiilor economice si financiare in unitatile care
inregistreaza forma de inregistrare contabila “maestru-sah”
simplificat. Se intocmeste intr-un singur exemplar pentru fiecare element
patrimonial in parte. Nu circula, fiind document de inregistrare
contabila. Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil.
Balanta
de verificare – intocmita pe baza
fiselor de cont pentru operatiuni diverse, serveste la
verificarea exactitatii inregistrarilor, la controlul
concordantei dintre contabilitatea sintetica si analitica,
la intocmirea situatiei trimestriale a principalilor indicatori
economico-financiari, a situatiei lunare a calculului impozitului pe profit
si a bilantului anual. Este intocmit intr-un singur exemplar. Nu
circula, fiind document de sinteza. Se arhiveaza la
compartimentul financiar-contabil.
Pe baza balantei de verificare, la finele anului
financiar, se intocmeste bilantul
contabil - document oficial de sinteza al tuturor unitatilor
patrimoniale. Dupa aprobarea de catre adunarea generala, acesta
impreuna cu raportul cenzorilor este transmis pana la data de 15
aprilie a anului urmator la Directiile Generale ale Finantelor
Publice judetene si a
Municipiului Bucuresti, in vederea verificarii si
centralizarii. Dupa verificare, un exemplar se depune la Registrul
Comertului iar o sinteza a bilantului propriuzis este
transmisa spre prelucrare in Monitorul Oficial. Este pastrat in unitate
timp de 50 de ani.
 |
|
Comert
|
|
|
Lucrari pe aceeasi tema
|
|
| Ramai informat |
Informatia de care ai nevoie
Acces nelimitat la mii de documente. Online e mai simplu. |
Contribuie si tu!
Adauga online documentul tau.
|
|
|
| |
