Activitatea comerciala’

Activitatea comerciala’

Subiecte: A.- Activitatea comerciala

a)- Continutul si evolutia functiei comerciale

b)- Fundamentul activ.comerciale ale intreprind

c)- Obiectivile comerciale ale intreprinderii

d)- Aprovizionarea tehnico-materiala

e)- Activitatea de vinzare

f)- Subsistemul comercial al intreprinderii

g)- Activitatea de aprovizionare a intreprinderii

h)- Tehnica negocierilor

a)- Continutul si evolutia functiei comerciale

In economia de piata, activitatea comerciala are un rol determinant in ansamblul functiilor intreprinderii.

Rolul actual al acestei functiuni este rezultatul unei evolutii pe etape, si anume:

*-este specifica revolutiei industriale, in care conducatorii intreprinderii erau preocupati de rezolvarea sarcinilor de productie. In aceasta perioada se urmarea diminuarea costurilor de productie prin producerea unui volum cat mai mare de bunuri, iar functiunea comerciala avea un rol secundar, indeplinit chiar de responsabilului cu productia;

a aparut dupa marea criza economica din perioada 1929-1933, in care predominanta era vanzarea; in aceasta etapa a devenit clar ca nivelul actiunii intreprinderii nu depinde numai de oferta de produse, ci si de cererea exprimata de consumator. S-au creat astfel structuri organizatorice comerciale capabile sa vanda produsele fabricate de intreprinderi, dar totusi functia comerciala ramane dispersata intre diferite compartimente ale intreprinderii;

este aceea a implementarii in cadrul structurii organizatorice a intreprinderii, a compartimentului de marketing. Aceasta noua conceptie a aparut datorita accelerarii progresului tehnic, care face sa apara tot mai multe produse noi si a ascutirii concurentei.

Pentru a putea sa reuseasca, intreprinderea trebuie sa studieze in permanenta piata, consumatorul, in scopul cunoasterii apte de a satisface nevoile care se manifesta.

Cu toate acestea, conceptia de marketing, care este o stare de spirit ce trebuie sa domneasca in intreprindere, nu se manifesta intotdeauna printr-o atitudine de subordonare. In raport cu piata ea nu poate semnifica fie actiunea indreptata asupra nevoilor, crearea de nevoi noi, respectiv dominatia asupra consumatorilor.

b)- Fundamentul activ.comerciale ale intreprind

Fundamentul activitatilor comerciale a intreprinderii, cunoasterea pietei si satisfacerea nevoilor

Cunoasterea pietei este o activitate deosebit de complexa, ce reprezinta si fundamentul activitatii comerciale a intreprinderii si ea presupune cunoasterea categoriilor de nevoi a mobilurilor si obstacolelor cumpararii.

In functie de criteriul utilitatii, obiectivele nevoii pot fi grupate in:

nevoi primare,

nevoi secundare,

nevoi de prisos.

Din momentul satisfacerii nevoilor primare, fundamentale, care asigura supravietuirea individului, acesta se orienteaza catre satisfacerea celorlalte nevoi.

O alta clasificare a nevoilor este cea inspirata din teoria motivatiei, dupa care nevoile se impart in nevoi de intretinere si nevoi de dezvoltare.

Nevoile de intretinere asigura subsistenta individului, siguranta sa, adaptarea la cerintele sociale.

Nevoile de dezvoltare asigura implinirea individului, cultura sa generala.

O alta distinctie se poate face intre nevoile individuale si nevoile generale, colective.

Necesitatile colective sunt cele care satisfac nevoi de ordin colectiv, cum ar fi educatia, protectia sociala, justitia, satisfacerea lor, intrand in concurenta cu satisfacerea nevoilor individuale.

In ceea ce priveste mobilurile cumpararii, se poate spune ca actul de cumparare are la baza doua mari categorii de mobiluri: mobiluri afective si mobiluri economice.

Mobilurile afective conduc la actul de consum ca o consecinta a motivatiilor egoiste, egoaltruiste, altruiste si chiar idealiste.

Mobilurile economice se deosebesc de cele afective in masura in care dovedesc o anumita rationalitate.

In calea cumpararii pot aparea obstacole, cum ar fi: pretul, inhibitiile, prejudecatile si temerile. Cunoasterea acestora constituie puncte de plecare in aprofundarea cunostintelor intreprinderii despre piata. De asemenea, intreprinderile trebuie sa cunoasca structura pietei pe care opereaza, precum si categoria de consumatori.

Notiunea de piata totala include ansamblul clientilor intreprinderii, ai concurentei, non consumatorii absoluti si relativi.

Piata unui domeniu sau a unui produs include clientii intreprinderii, cat si pe cei a concurentei. Piata potentiala a intreprinderii se estimeaza prin clientii intreprinderii la care se adauga consumatorii ce pot fi atrasi de la concurenti si nonconsumatorii relativi care pot fi transformati in cumparatori efectivi.

Cunoasterea de catre intreprindere a pietei sale presupune cunoasterea clientelei dar si a concurentilor sai. Elaborarea unui studiu de piata presupune folosirea unui volum mare de date, care in principiu pot fi obtinute din trei surse:

Sursa interna, in care datele provin din interiorul intreprinderii si se refera chiar la intreprinderea respectiva.

Surse documentare, care sunt procurate de la alte persoane sau institutii, cum ar fi administratii sau organisme publice, organizatii profesionale si centre de studiere a pietei.

Surse externe, care in obtinerea datelor se bazeaza pe metode exhaustive sau pe metodele prin esantionare, adica stondajele si studiile de motivatii.

c)- Obiectivile comerciale ale intreprinderii

Obiectivele comerciale decurg din optiunile strategice fundamentale ale intreprinderii in materie de produse de piata si tehnologii.

Obiectivele comerciale ase refera la modul in care intreprinderea se va implanta pe piata sa si la rezultatele obtinute in urma actiunii fortei sale de vanzare.

In functie de nivelul de decizie la care se situeaza obiectivele intreprinderii, pot fi diferite:

in primul rand pe nivelul strategic obiectivele comerciale ale intreprinderii se refera la produsele de lansat, de abandonat sau de promovat. Segmentele de constituit si pietele de abandonat si se poate calcula un indice de marfa bruta;

pe nivelul de optimizare in functie de partile de piata detinute si de echilibrul pietelor intreprinderea va opta pentru un anumit nivel al cheltuielilor de publicitate-promovare si se poate calcula indicele de fidelitate fata de marfa;

pe nivelul operational intreprinderea poate determina numarul de persoane care au intrat in contact cu anuntul publicitar, costul publicitar pe o persoana, putandu-se determina indicele de crestere a vanzarilor in urma unei campanii publicitare.

Alegerea unei politici comerciale consta de fapt in definirea variabilelor de marketing. Deciziile de politica comerciala referitoare al produs vizeaza in principal diferentierea produselor dar si studiul comercial al produselor.

Diferentierea produsului este data de caracteristicile inerente acestuia si serviciile pe care le aduce in procesul consumului, de gama din care face parte si marca sub care este produs, si care se refera la atribute distincte protejate prin lege.

Studiul comercial al produsului urmareste adaptarea acestuia la diferite categorii de nevoi si clientela.

Deciziile de politica comerciala referitoare la distributie vizeaza in primul rand reteaua de distributie.

Aceasta este reprezentata de ansamblul circuitelor care permit ajungerea produsuli la consumator.

In practica exista mai multe combinatii de intermediari, al caror numar defineste lungimea circuitului de distributie.

Deciziile de politici comerciale referitoare la pret presupun stabilirea urmatoarelor categorii de preturi:

determinarea pretului psihologic, care este rezultatul echilibrului dintre avantajele si inconvenientele unui pret prea scazut si ale unui pret prea ridicat;

pretul economic este pretul care permite obtinerea unei bune utilizari a rezultatelor intreprinderii, in functie de rentabilitatea urmarita;

preturile fixate in functie de politica comerciala aplicata de catre intreprindere pentru produsele noi;

deciziile de politica comerciala referitoare la publicitate si promovare.

Prin publicitate se urmareste atragerea atentiei consumatorilor, incitarea intereselor acestuia, promovarea dorintei de cumparare si declansarea achizitionarii respective.

Promovarea vanzarilor este actiunea la locul de vanzare si care are drept scop influentarea cererii. Abordarea politicii comerciale a intreprinderii se face in functie de ciclul de viata pe care il parcurge produsul respectiv, si anume:

a)         In faza de lansare a produsului, intreprinderea poate opta pentru una din urmatoarele politici comerciale:

politica pentru produsele de inalta calitate;

politica de patrundere masiva pe piata;

politica de patrundere selectiva;

politica pentru produse de calitate modesta.

b)                In faza de crestere in conducere, in care concurenta este ridicata iar preturile sunt in scadere, intreprinderea trebuie sa-si mentina eforturile de publicitate si promovare.

c)         In faza de maturitate intreprinderea trebuie sa intensifice publicitatea si promovarea si sa modifice radical produsul prin inovatie.

d)                In faza de declin intreprinderea poate opta fie pentru mentinerea produsului respectiv, fie pentru retragerea acestuia de pe piata.

d)- Aprovizionarea tehnico-materiala

Desfasurarea procesului de productie intr-o unitate economica impune organizarea activitatii de aprovizionare cu mijloace materiale de tipul materiei prime, materialelor, combustibil, energie, apa, utilaje si masini.

Organizarea aprovizionarii tehnico-materiale trebuie astfel facuta incat sa contribuie la asigurarea completa, complexa si la timp a unitatii economice cu mijloacele de munca si obiectele muncii, asigurarea conditiilor optime de depozitare a resurselor materiale, alimentarea rationala a locurilor de munca cu resursele materiale necesare si utilizarea rationala a resurselor materiale astfel incat sa se respecte normele de consum stabilite si stocurile de productie determinate.

Pentru indeplinirea acestor cerinte, conducerea intreprinderii poate realiza organizarea aprovizionarii tehnico-materiale dupa unul din urmatoarele sisteme:

Eseu: Economia – componenta de baza a sistemului stiintelor economice Proiect: Tematica-‘‘abordarea sistematica a intreprinderii’’

sistemul functional,

sistemul de organizare pe grupe de materiale,

sistemul de organizare in functie de destinatiade consum a resurselor materiale,

sistemul mixt de organizare a activitatii de aprovizionare.

Conform sistemului functional, activitatile sunt grupate functional pe urmatoarele sectoare si anume:

sistemul de programare,

sistemul de materiale,

sistemul de depozite de mariale.

In cadrul sistemului de organizare pe grupe de materiale, se constituie sectoare de aprovizionare-depozittare pentru fiecare grupa principala de materiale, iar fiecare sector curpinde in aceasta organizare totalitatea activitatilor pe care le solicita aprovizionarea si depozitarea grupei respective, adica stabilirea necesarului de materiale, depozitarea si alimentarea sectiilor.

Sistemul de organizare in functie de destinatia de consum a resurselor materiale se aplica in situatia in care materialele ce se consuma difera de la o sectie la alta, in acest scop organizandu-se sectoare care se ocupa cu aprovizionarea si depozitarea materialelor pentru fiecare sectie in parte.

Sistemul mixt de organizare a aprovizionarii tehnico-materiale presupune ca pentru unele resurse materiale, in special pentru materialele auxiliare sa se constituie sectoare speciale de aprovizionare, depozitare, aferente grupelor respective de materiale iar la alte materiale, mai ales cele principale, sa se organizeze sectoare care sa se ocupe de aprovizionarea si depozitarea pentru fiecare sectie.

In cadrul procesului de aprovizionare tehnico-materiala, un loc important il ocupa elaborarea programului de aprovizuionare tehnico-materiala.

In activitatea de elaborare a programului de aprovizionare se parcurg doua etape:

A.       Etapa de pregatire a intocmirii programului de aprovizionare. In cadrul ei se culeg si se prelucreaza toate datele necesare intocmirii programului.

Astfel se stabileste lista de resurse materiale pentru produsele si lucrarile prevazute in programul de productie.

Lista de resurse materiale cuprinde toate categoriile de materii prime, energie, apa, abur si combustibil de care are nevoie unitatea economica, grupate dupa anumite principii si indexate dupa un anumit sistem de indexare.

Norma de consum specific de aprovizionare reprezinta cantitatea maxima dintr-un anumit material prevazuta pentru consum specific de aprovizionare reprezinta cantitatea maxima dintr-un anumit material prevazuta pentru consum in scopul obtinerii unei unitati de produs sau executarii unei unitati de lucrari in anumnite conditii tehnico-organizatorice specifice unitatii economice.

B.       A doua etapa – elaborarea propriu-zisa a programului de aprovizionare.

Organizarea aprovizionarii tehnico-materiale cuprinde doua parti:

necesarul de resurse materiale,

sursele de acoperire a necesarului de resurse materiale.

In partea de necesar de resurse materiale trebuie sa se fundamenteze urmatorii indicatori:

necesarul propriu-zis pentru fabircarea productiei programate,

stocul la sfarsitul perioadei de program,

necesarul total de resurse materiale.

In partea de resurse, pentru acoperirea necesarului de resurse materiale se curpind urmatorii indicatori:

stocul de la inceputul perioadei de program,

resursele interne ce pot fi folosite in cursul anului,

necesarul de aprovizionat.

Dimensionarea corecta a stocurilor de resurse materiale influenteaza pozitiv

e)- Activitatea de vinzare

Vanzarea produselor reprezinta activitatea prin care se asigura valorificarea rezultatelor productiei, ea reprezentand un moment al activitatii de desfacere care finalizeaza toate actiunile intreprinderii producatoare si ale agentului sau de vanzari, pentru ca produsul fabricat sa fie solicitat si acceptat de beneficiari.

Prin vanzare se realizeaza scopul celui care produce si/sau vinde, anume acela de a-si recupera cheltuielile de fabricatie si pregatire a produsului pentru desfacere, obtinand si un anumit profit.

Principalele cai prin care se poate efectua vanzarea sunt:

pe baza de contract incheiat anticipat la cererea clientului;

pe baza de comanda ferma urmata de onorarea imediata a acesteia;

la cererea neprogramata dar previzibila onorata prin magazinele si depozitele proprii sau ale retelei comerciale.

Calea care va fi aleasa este in functie de natura produselor, sfera lor de utilizare, potentialul de cumparare al clientilor si caile de distributie utilizate.

Indiferent de calea prin care se asigura vanzarea produselor un rol important revine fortei de vanzare, actiunilor de promovare si de informare a viitorilor utilizatori despre caracteristicile produsului si conditiile de vanzare.

Pentru a se realiza aceste obiective se apeleaza si la vanzarile convexe.

Vanzarile convexe reprezinta o forma speciala de desfacere a produselor, compusa din ansamblul de livrari de produse si servicii aferente intre care se creaza legaturi de antrenare, interconditionare si interdependenta coordonate sdau efectuate de un singur furnizor in beneficiul unui singur utilizator.

Forta de vanzare este alcatuita in principal din ansamblul personalului comercial care se ocupa cu vanzarea de marfuri.

Personalul comercial cuprinde echipa de vanzare, sefii vanzarilor si sefii de produs. Echipa de vanzare cuprinde toate persoanele care participa direct la operatiunile de vanzare si anume:

personalul operativ,

personalul functional.

Personalul operativ efectueaza vanzarea propriu-zisa citre clienti si este alcatuita din patru categorii, si anume:

vanzatori,

reprezentantii intreprinderii in randul clientilor,

tehnicienii comerciali, al caror rol este legat de utilizarea produsului vandut.

Personalul functional asigura prelucrarea si executia comenzilor.

Sefii de vanzari isi asuma responsabilitatea bunei functionari, a compartimentelor de vanzare. Acestia delega o parte din atributii inspectorilor de vanzari, al caror rol este de a organiza si control activitatea reprezentantilolr intreprinderilor in randul clientilor.

Sefii de produs fac parte din personalul functional, fiind subordonati direcotrului comercial si au rolul de a administra unul sau mai multe produse incepand cu faza de proiectare si terminand cu vanzarea si serviciile de vanzare.

h)- Tehnica negocierilor

In activitatea unei intreprinderi negocierile reprezinta un moment esential. Acest lucru rezulta din urmatoarele considerente:

negocierile se deruleaza intotdeauna cu o dubla participare si anume ca a unui vanzator si a unui cumparator;

din punct de vedere  al vanzarii, negocierea reprezinta finalitatea intregii activitati a firmei, concretizarea tuturor eforturilor tehnice si economice;

din punct de vedere  al cumpararii, negocierea reprzeinta un moment care precede celelalte activitati ale firmei, un moment important de ale carui rezultate depinde eficienta tuturor fazelor ulterioare.

Negocierea reprezinta in esenta totalitatea actiunilor si a documentelor care conduc la finalizarea unei tranzactii.

Obiectul negocierii il poate constitui orice activitate umana din orice sfera sau domeniu de activitate.

Negocierile se desfasoara in mai multe etape distincte din punct de vedere  al continutului, si anume:

pregatirea negocierilor care presupun stabilirea necesarului negocierii, stabilirea echipei de negociatori si stabilirea mandatului echipei care defineste de fapt obiectivul negocierilor, strategia negocierilor precum si competenta sefului echipei de negociatori.

De obicei, in cazul tratativelor comerciale prin care se negociaza un contract de vanzare-cumparare se stabilesc urmatoarele obiective si anume: pretul, cantitatea, calitatea si termenul de livrare.

Strategia negocierii se stabileste prin mandat iar odata cu stabilirea acesteia este necesara stabilirea rolului fiecarui membru al echipei de negociatori si pregatirea materialelor documentare necesare.

Elaborarea contractelor preliminare prin care se convine asupra datei si locului negocierilor.

Efectuarea negocierilor propriu-zise.

In cadrul acestei etape exista mai multe momente si anume:

a.                   identificarea obiectivelor declarate ale partii adverse;

b.                   intuirea obiectivelor reale ale partenerului;

c.                    adoptarea pe parcurs a unor tehnici adecvate atingerii obiectivelor urmarite.

Finalizarea negocierilor se poate concretiza in:

intocmirea unui contract scris care trebuie sa prevada toate clauzele necesare derularii sale, eliminand orice posibilitate de interpretare sau de ambiguitate;

printr-un acord care consemneaza intelegerile la care s-a ajuns, precizandu-se modalitatile de continuarela momentul oportun  a negocierilor;

prin acorduri tacite, nescrisre, prin care partile se obliga sa efectueze livrari, sa presteze servicii sau sa adopte anumite pozitii convenite in probleme de interes comun.

f)- Subsistemul comercial al intreprinderii

Structura subsistemului comercial este formata din compartimentele de marketing si de vanzari ale intreprinderii. Compartimentul de marketing are urmatoarele atributii:

- alegerea produselor care se vor dezvolta, lansarea industriala a productiei, lansarea comerciala, organizarea publicitatii si promovarii, colectarea informatiei asupra compartimentului produselor si al pietei si prelucrarea lor.

Compartimentul de vanzari se ocupa cu punerea in functiune a fortei de vanzar la intreprinderi, cu executia vanzarilor si colectarea informatiilor cu privire la concurenta si la atitudinea clientilor si a intentiilor lor de cumparare.

In functie de importanta ce li se acorda structurilor comerciale ale intreprinderilor, compartimentul de marketing poate avea rolul de stuidiu al pietei si poate fi plasat in pozitie functionala, iar in functie de evolutia functiunii comerciale, compartimentul de Mehedinti  se poate afla in pozitie ierarhica si coordoneaza ansmblul activitatilor comerciale.

In practica pot exista patru tipuri de structuri organizatorice comerciale:

structura pe functiuni, caracterizata prin divizarea functiunii comerciale intr-un anumit numar de functiuni specializate;

structura pe produse, care foloseste produsul drept criteriu de repartizare a sarcinilor comerciale;

structura pe regiuni care presupune repartizarea sarcinilor operationale pe sectoare geografice;

structura mixta, aparuta datorita complexitatii politicii comerciale.

g)- Activitatea de aprovizionare a intreprinderii

1. Principalele atributii si obiective ale aprovizionarii

Aprovizionarea este reprezentata de ansamblul operatiunilor care au ca obiectiv punerea la dispozitia intreprinderii a produselor si serviciilor de care aceasta are nevoie si ope care le procura din afara intreprinderii.

Se poate spune ca procesul de aprovizionare include atat cumpararea resurselor materiale cat si gestiunea stocurilor.

Principalele atributii ale aprovizionarii sunt:

procurarea la termenele stabilite a materiilor prime, materialelor de care intreprinderea are nevoie;

urmarirea evolutiei pietelor produselor pe care intreprinderea le utilizeaza;

stabilirea modalitatilor de aprovizionare pe care trebuie sa le respecte compartimentele intreprinderii;

elaborarea programelor de aprovizionare in functie de planul de fabricatie al intreprinderii;

stabilirea regulilor de control al marfurilor aprovizionate;

stabilirea criteriilor pentru o buna gestiune a stocurilor.

Responsabilii cu aprovizionarea trebuie, pe de o parte, sa aduca in intreprindere si sa stocheze resursele materiale necesare la un cost cat mai mic, iar pe de alta parte sa asigure disponibilitatea lor in scopul satisfacerii nevoilor celor care le utilizeaza.

Pentru a se face o aprovizionare la un cost cat mai scazut trebuie sa se respecte urmatoarele cerinte:

sa se cumpere la un pret cat mai scazut dar tinandu-se cont de conditiile de calitate cerute;

costul de stocare sa fie cat mai mic, adica sa se stocheze cantitati cat mai mici posibil;

prin stocare sa se imobilizeze cat mai putini bani.

Produsele stocate si destinate a fi livrate trebuie sa indeplineasca un anumit nivel de servire pe care intreprinderea il doreste. Acest coeficient de servire se poate calcula ca raport intre cantitatatile cerute si cantitatile furnizate sau la raportul intre numarul de cereri satisfacute si numarul total de cereri.

In general se cauta ca aprovizionarea si stocarea sa se faca la costuri cat mai mici, tinandu-se cont de un anumit coeficient de servire.

2. Politica de aprovizionare

Este conditionata de un anumit numar de parametri care pentru responsabilii cu aprovizionarea reprezinta tot atatea restrictii.

Acesti parametri sunt:

Marimea capitalului disponibil pentru a fi investit in stocuri si anume politica ce va fi aleasa va trebui sa tini cont de posibilitatile financiare ale intreprinderii.

Consumul pe perioade. O buna politica de aprovizionare nu poate fi conceputa decat prin previziunea productiei.

Costuri. Exista mai multe categorii de costuri de care trebuie sa se tina seama:

a.                   costul de stocare, care include cheltuielile de depozitare, deprecierile sau deteriorarile produselor stocate precum si costurile financiare de natura dobanzilor;

b.                   costul de derulare a comenzilor care cuprinde cheltuielile administrative ocazionate de aprovizionare, precum si costul livarii;

c.                    costul de penurie, care are in vedere o eventuala ruptura de stoc si implica cheltuieli suplimentare pentru intreprindere.

Conditiile de cumparare. Acestea se refera la durata de aprovizionare;

Natura produselor. Politica de aprovizionare trebuie sa tina cont de natura produselor stocate, adica de numarul acestora si periodicitatea aprovizionarii lor.

Coeficientul de servire cerut. Un coeficient ridicat de servire va permite livrari rapide in cazul intreprinderilor comerciale si deci o buna servire a clientilor.

Alegerea unei politici de aprovizionare este conditionata in mod hotarator de regularitatea iesirilor de produse.

Aceasta va permite efectuarea de comenzi la intervale regulate de timp si intr-o marime constanta.

Atunci cand consumul variaza in timp sunt avute in vedere cel putin trei variante de politici de provizionare, si anume:

o prima optiune are in vedere comenzi la date fixe in cantitati variabile. In acest caz, din momentul in care s-a fixat periodicitatea aprovizionarii, este suficient sa se calculeze marimea cantitatilor necesare pentru a satisface nevoile productiei pana la urmatoarea livrare.

A doua optiune se refera la comenzi in cantitati constante efectuate cu o periodicitate variabila. In acest caz din momentul in care cantitatile sunt fixate urmeaza numai calcularea datelor la care trebuie sa se efectueze comenzile tinandu-se cont de stocul la un moment dat, de previziunile iesirilor si de termenele de livrare stabilite.

A III-a optiune presupune efectuarea de comenzi in cantitati variabile si cu o periodicitate variabila. In acest caz intreprinderea consulta in permanenta stocul si face comenzi pentru cantitatile fixate in functie de obiectivele care se urmaresc.

*-Procesul de aprovizionare

Procesul de aprovizionare cuprinde mai multe etape:

decizia de cumparare

procesul administrativ al cumpararii

receptia.

In cadrul deciziei de cumparare, o mare importanta o are alegerea furnizorilor, care se face tinand seama de doua cazuri specifice si anume:

in primul caz intreprinderea are furnizori cunoscuti, cu care are relatii comerciale neintrerupte;

in al doilea caz, intreprinderea va cauta in permanenta cele mai bune conditii oferite de piata.

O mare importanta prezinta culegerea informatiilor asupra furnizorilor. Acestia sunt, in general, selectionati pe baza urmatoarelor criterii:

a.           pretul propus care, de cele mai multe ori, este hotarator,

b.           calitate,

c.            termenele de livrare si regularitatea livrarilor,

d.           facilitati de plata,

e.           reputatia furnizorului.

In practica exista doua modalitati de efectuare a cumpararii si anume:

contractul de cumparare unic, care contine cantitatile ce urmeaza a fi livrate la o data stabilita,

contractul la termen, care prevede aprovizionari ritmice pentru o perioada destul de lunga.

Procesul administrativ de cumparare antreneaza executia unui numar mare de activitati si elaborarea de documente cum ar fi:

cererea de cumparare sau de aprovizionare emisa de compartimentul solicitantului,

comanda redactata in scris de catre compartimentul de cumparari;

urmarirea comenzii care are un caracter preventiv.

Receptia cuprinde operatii care constau in compararea continutului livarii cu elementele comenzii. Operatiile de receptie sunt realizate de compartimentele specializate astfel:

un prim control se face asupra aspectului fizic si calitativ al livrarii;

al doilea control se face prin comparatie cu continutul efectiv al lucrarii.

Dupa receptie se face verificarea facturii prin compararea urmatoarelor documente si anume:

bonul de comanda emis initial,

bonul de comanda corectat cu ocazia recpetiei,

factura furnizorului.

Depozitarea

Depozitele intreprinderii se prezinta intr-o mare varietate:

depozite de vanzare, si reprezinta locurile unde sunt pastrate marfurile si la care are acces clientela,

depozite de produse finite care reprezinta de fapt antrepozite pentru marfurile aflate pe punctul de a fi vandute,

depozite de materii prime sau alte produse intermediare care sunt stocate in vederea satisfacerii nevoilor productiei,

depozite de furnituri si de utilaje destinate sa alimenteze diversele compartimente ale intreprinderii.

Depozitele au ca sarcina aprovizionarea compartimentelor cu produsele de care acestea au nevoie, iar in acest scop trebuie sa asigure evidenta produselor stocate, prin inregistrarea sistematica a iesirilor si intrarilor de materiale, sa informeze compartimentul cumparari despre situatia stocurilor si sa declanseze comenzile de aprovizionare si sa asigure conservarea si manevrarea serviciilor pe care le au in primire.

Intrarile si iesirile de materiale in cadrul depozitelor sunt inregistrate in diferite moduri:

intrarile se intregistreaza prin bonurile de receptie sau prin cele de intrare emise de catre compartimentul de receptie, iar iesirile sunt inregistrate pe bonul de iesire emis de catre compartimentul care solicita materialul.

Reunirea tuturor informatiilor referitoare la un articole din stoc se face cu ajutorul fisei de stoc care cuprinde:

a)         informatii permanente referitoare la articol, cum ar fi: culoarea, dimensiunea si diverse specificatii,

b)                informatii relative la gestiunea stocului, cum ar fi consumul lunar al articolului, stocul de siguranta, punctul de comanda, cantitatea de comandat si statisticile privind iesirile,

c)         informatii relative la miscarile produselor cum ar fi intrarile, iesirile, cantitatile in curs de a fi comandate dar neintrate in fabricatie, precum si acele cantitati rezervate pentru o anumita intrebuintare,

d)                informatii relative la cumpararea articolului si anume: furnizori, pret de cumparare, termeni si referinte privind comenzile in curs de executie.

Fisa de stoc poate fi tinuta numai din punct de vedere  cantitativ sau atat cantitativ cat si valoric in cadrul unui inventar permanent al stocurilor.

*- Gestiunea stocurilor

Administrarea in mod economic a stocurilor presupune minimizarea ansamblului costurilor legate de aprovizionare in conditiile asigurarii unui anumit nivel al coeficientului de servire.

Principalele probleme ce se impun a fi rezolvate se refera la doua aspecte:

determinarea nivelului stocurilor care presupune determinarea in principal a doua categorii de stocuri:

a)                   stocul minim sau curent al unui produs corespune consumului produsului respectiv pe durata intervalului ded aprovizionare,

b)                  stocul de siguranta reprezinta o rezerva permanenta pentru a face fata situatiilor neprevazute legate de ritmul consumului si al termenelor de livrare,

c)                   stocul de alerta sdau pragul de declansare a comenzii reprezinta cantitatea in stoc sub nivelul careia trebuie sa fie facuta comanda.

Determinarea cantitatii economice de comandat..

Avandu-se in vedere aceasta problema, pot fi luate in considerare doua politici de aprovizionare:

a)         presupune un numar mic de comenzi bazate pe cantitatile mari de produse comandate,

b)         presupunem un numar mare de comenzi bazate pe cantitati mici de produse comandate.

*-Structura subsistemului de aprovizionare a intreprinderii

Existenta compartimentelor autonome de aprovizionare depinde in mod esential de interesul cu care intreprinderea doreste sa indeplineasca aceasta functiune, de marimea cheltuielilor cu aprovizionarea si de dimensiunea intreprinderilor.

In cadrul structurii organizatorice a intreprinderii pot exista urmatoarele situatii:

plasarea compartimentului de aprovizionare in subordinea directiei generale a intreprinderii,

plasarea compartimentului de aprovizionare in subordinea directiei comerciale a intreprinderii,

plasarea compartimentului de aprovizionare in subordinea directiei de productie.

Constituirea intr-un compartiment distinct a activitatii de aprovizionare implica indeplinirea de catre aceasta a urmatoarelor atributii:

definirea politicii de aprovizionare a intreprinderii,

elaborarea obiectivelor pentru compartimentele de cumparari si depozite din cadrul intreprinderii.