Functionarea societatilor comerciale - administratorii societatii

Functionarea societatilor comerciale

Societatea comerciala functioneaza gratie organelor sale: adunarea generala, administratorii si cenzorii societatii.

1. Adunarea generala

Adunarea generala este organul de deliberare si decizie al societatii comerciale. Ea este formata din totalitatea asociatilor societatii. Potrivit legii, adunarea generala exprima vointa sociala, care decide in toate problemele esentiale ale activitatii societatii, inclusiv numirea celorlalte organe ale societatii (administratorii si cenzorii societatii). Adunarea generala apare ca organul suprem de conducere a societatii.

Legea nr. 31/1990 reglementeaza adunarea generala, ca atare, numai in cazul societatii pe actiuni sau in comandita pe actiuni si societatii cu raspundere limitata.

a) Felurile adunarii generale

Adunarea ordinara. Aceasta adunare se intruneste cel putin o data pe an, in cel mult 4 luni de la incheierea exercitiului financiar. Ea se va tine la sediul societatii si in localul indicat in convocare.

Adunarea ordinara poate sa discute si sa decida asupra oricarei probleme inscrisa in ordinea de zi. Potrivit legii, adunarea generala este obligata sa discute, sa aprobe sau sa modifice situatia financiara anuala, pe baza rapoartelor prezentate de consiliul de administrati, respectiv de directorat si de consiliul de supraveghere, de cenzori sau, dupa caz, de auditorul financiar si sa fixeze dividendul cuvenit asociatilor (actionarilor); sa aleaga si sa revoce membrii consiliului de administratie, respectiv ai consiliului de supraveghere, si cenzori; sa se pronunte asupra gestiunii  consiliului de administratie, respectiv a directoratului; sa stabileasca bugetul de venituri si cheltuieli si, dupa caz, programul de activitate pe exercitiul financiar urmator etc. (art.111 din Legea nr.31/1990).

In societatea pe actiuni sau in comandita pe actiuni, pentru validitatea deliberarilor adunarii ordinare este necesara prezenta actionarilor care sa reprezinte cel putin o patrime din numarul total de drepturi de vot; hotararile se iau cu majoritatea voturilor exprimate, daca in actul constitutiv sau in lege nu se prevad cerinte mai ridicate de cvorum majoritate (art. 112 din Legea nr. 31/1990). Daca nu se realizeaza prezenta ceruta sau majoritatea necesara luarii hotararilor, adunarea ce se va intruni, dupa o a doua convocare, poate sa delibereze asupra acelorasi probleme indiferent de cvorumul intrunit, luand hotarari cu majoritatea voturilor exprimate.

In societatea cu raspundere limitata, asupra problemelor obisnuite, adunarea decide prin votul reprezentand majoritatea absoluta a asociatilor si a partilor sociale (art. 192 din Legea nr. 31/1990).

In cazul societatii in nume colectiv si societatii in comandita simpla, hotararile se iau prin votul asociatilor care reprezinta majoritatea absoluta a capitalului social.

Adunarea extraordinara. Aceasta adunare se intruneste ori de cate ori este nevoie a se lua o hotarare in probleme care reclama modificarea actelor constitutive ale societatii. Asemenea probleme sunt: prelungirea duratei societatii; marirea sau reducerea capitalului social; schimbarea obiectului ori a formei societatii; mutarea sediului; fuziunea cu alte societati; dizolvarea anticipata a societatii etc. (art. 113 din Legea 31/1990).

Intrucat vizeaza probleme grave pentru viata societatii, conditiile de cvorum si majoritate sunt mai riguroase.

In societatea pe actiuni sau in comandita pe actiuni, pentru validitatea deliberarilor adunarii extraordinare, cand actul constitutiv nu prevede altfel, este necesara prezenta actionarilor detinand cel putin o patrime din numarul total de drepturi de vot, iar hotararile se iau cu majoritatea voturilor detinute de actionarii prezenti sau reprezentati (art. 115 din Legea nr. 31/1990). Daca aceste conditii nu sunt indeplinite, la convocarile urmatoare, pentru validitatea deliberarii este necesara prezenta actionarilor reprezentand cel putin o cincime din numarul total de drepturi de vot, hotararile fiind luate de majoritatea voturilor detinute de actionarii prezenti sau reprezentati.

Potrivit dispozitiilor legale adunarea generala extraordinara poate delega consiliului de administratie sau, dupa caz, administratorului unic, in conditiile stabilite de actul constitutiv sau de hotararea adunarii generale, exercitiul unora dintre atributiile sale (mutarea sediului societatii, schimbarea obiectului de activitate al societatii, majorarea capitalului social, reducerea capitalului social sau reintregirea lui prin emisiunea de noi actiuni si conversia actiunilor dintr-o categorie in cealalta (art. 114 din Legea nr. 31/1990)).

Cu toate ca nu este consacrata de lege, solutia unanimitatii asociatilor se impune si in cazul modificarilor aduse actului constitutiv, in cazul societatii in nume colectiv si societatii in comandita simpla.

b) Convocarea adunarii generale

Adunarea generala se convoaca de consiliul de administratie, respectiv de directorat in cazul societatilor pe actiuni, de administratori si de catre asociati.

Administratorii sunt obligati sa convoace adunarea generala cel putin o data pe an sau ori de cate ori este necesara (art. 117 si 190 din Legea nr. 31/1990). Solutia este aplicabila oricarei societati comerciale, indiferent de forma sa.

Convocarea trebuie adusa la cunostinta asociatilor. Modalitatea de incunostintare a asociatilor este diferita tinand seama de forma societatii, in special de numarul asociatilor .

In cazul societatilor pe actiuni sau in comandita pe actiuni, care au un numar mare de actionari, instiintarea se face prin publicarea convocarii in Monitorul Oficial, precum si intr-unul dintre ziarele raspandite din localitatea in care se afla sediul societatii sau din cea mai apropiata localitate ( art. 117 alin.3 din Legea nr. 31/1990).

c) Sedinta adunarii generale

Calitatea de asociat confera dreptul asociatului de a participa la adunarea generala. Acest drept se exercita personal de catre fiecare asociat. Legea permite si reprezentarea asociatilor la adunarea generala, dar in conditii speciale.

Actionarii nu vor putea fi reprezentati in adunarea generala decat prin alti actionari, in baza unei procuri speciale, in afara de cazul cand prin actul constitutiv s-a prevazut altfel.

Sedinta adunarii generale se va tine in ziua, ora si locul aratate in convocare.

Dreptul de vot este strans legat de participarea la capitalul social.

Potrivit legii, orice actiune achitata da dreptul la un vot in adunarea generala, daca prin actul constitutiv nu s-a prevazut altfel (art. 101 din Legea nr. 31/1990).

Exercitiul dreptului de vot este suspendat pentru actionarii care nu au achitat varsamintele ajunse la scadenta.

In cazul societatii cu raspundere limitata, dreptul de vot al asociatilor se bazeaza pe acelasi principiu, ca si in cazul societatii pe actiuni sau in comandita pe actiuni; fiecare parte sociala da dreptul la un vot (art. 193 din Legea nr. 31/1990).

Pentru a-si exercita dreptul de vot in adunarea generala, asociatii trebuie sa faca dovada calitatii lor, in conditiile legii.

In sfarsit, legea interzice actionarilor care au calitatea membri ai consiliului de administratie, directoratului sau consiliului de supraveghere sa voteze, chiar in baza actiunilor pe care le poseda, descarcarea gestiunilor sau o problema in care persoana sau administratia lor ar fi in discutie. Ei pot vota insa situatia financiara anuala daca nu se poate forma majoritatea prevazuta de lege sau de actul constitutiv (art. 126 din Legea nr. 31/1990).

Hotararile adunarii generale se iau prin vot deschis. In mod exceptional, votul secret este obligatoriu pentru alegerea membrilor consiliului de administratie, respectiv membrii consiliului de supraveghere si a cenzorilor/auditorilor interni, pentru revocarea lor si pentru luarea hotararilor referitoare la raspunderea  membrilor organelor de administrare, de conducere si de control ale societatii (art. 130 din Legea nr. 31/1990).

Eseu: Decizie - model Referat: Contract de colaborare pentru prestari servicii

Lucrarile adunarii trebuie consemnate intr-un proces verbal semnat de presedinte si secretar.

d) Hotararile adunarii generale

Hotararile luate de adunarea generala cu respectarea legii si actului constitutiv sunt obligatorii pentru toti asociatii.

Cu privire la societatea pe actiuni sau in comandita pe actiuni, legea prevede expres ca hotararile adunarii generale sunt obligatorii chiar si pentru actionarii care nu au luat parte la adunare ori au votat contra (art.132 din Legea nr. 31/1990).

Pentru a fi opozabile tertilor, hotararile adunarii generale trebuie publicate in conditiile legii.

Hotararile adunarii generale adoptate cu incalcarea legii ori a actelor constitutive pot fi anulate pe cale judecatoreasca.

In cazul societatii pe actiuni sau in comandita pe actiuni, legea prevede ca hotararile adunarii generale contrare legii sau actului constitutiv pot fi atacate in justitie de oricare dintre actionarii care nu au luat parte la adunarea generala sau au votat contra si au cerut sa se insereze aceasta in procesul verbal al sedintei (art. 132 alin.2 din Legea nr. 31/1990).

Dispozitiile prevazute pentru societatile pe actiuni, in ce priveste dreptul de a ataca hotararile adunarilor generale, se aplica si societatilor cu raspundere limitata (art. 196 din Legea nr. 31/1990).

Cererea de anulare a hotararii adunarii generale se poate face in termen de 15 zile de la data publicarii ei in Monitorul Oficial.

Odata cu intentarea actiunii in anulare, reclamantul poate cere instantei suspendarea executarii hotararii atacate (art.133 din Legea nr.31/1990).

2. Administratorii societatii

Vointa sociala a oricarei societati comerciale exprimata de adunarea generala este adusa la indeplinire prin actele de executare ale persoanelor anume investite, care realizeaza administrarea societatii.

Societatea comerciala este administrata de unul sau mai multi administratori.

In cazul societatii pe actiuni administratorii, daca sunt mai multi, formeaza consiliul de administratie.

Prin actul constitutiv se poate stipula ca societatea pe actiuni este administrata de un directorat si de un consiliu de supraveghere(art. 137).

Consiliul de administratie poate delega o parte din atributii unuia sau mai multor directori, numind pe unul din ei director general.

In societatea in comandita pe actiuni, administrarea societatii este incredintata unuia sau mai multor asociati comanditati (art.188).

In societatea cu raspundere limitata, administrarea societatii este realizata de unul sau mai multi administratori (art.197).

Din dispozitiile citate rezulta ca o societate comerciala, indiferent de forma ei juridica, este administrata de un administrator ori de mai multi administratori.

In cazul unei pluralitati de administratori, legea face o distinctie; in cazul societatii in nume colectiv, societatii in comandita simpla si societatii cu raspundere limitata, pluralitatea de administratori nu este organizata; in cazul societatii pe actiuni sau in comandita pe actiuni, pluralitatea de administratori este organizata sub forma unor organe colegiale de administrare (consiliul de administratie si directorii societatii). In cat priveste societatea pe actiuni, administrarea si conducerea societatii se poate realiza, la alegerea asociatilor, prin consiliul de administratie si directorii societatii (sistemul unitar) sau prin directorat si consiliul de supraveghere ( sistemul dualist).

In cele ce urmeaza, vom examina, mai intai, aspectele generale privitoare la administrarea societatii prin administratori indiferent ca este singur sau sunt mai multi si formeaza un consiliu de administratie, iar administrarea societatii pe actiuni in sistem unitar sau dualist va fi examinata in cadrul sectiunii consacrate acestei forme de societate.

a) Statutul administratorilor

In calitate de administrator este numita, in mod obisnuit, o persoana fizica. S-a admis posibilitatea ca functia de administrator sa fie indeplinita si de o persoana juridica.

Avand in vedere rolul care revine administratorului in gestiunea societatii, persoana care este desemnata in aceasta calitate trebuie sa indeplineasca conditiile cerute de lege.

Intrucat administratorul incheie acte juridice pentru realizarea scopului societatii, persoana fizica desemnata ca administrator trebuie sa aiba capacitate de exercitiu deplina.

Persoana desemnata ca administrator trebuie sa aiba o moralitate nestirbita. Calitatea de administrator nu poate fi indeplinita de o persoana care a fost condamnata pentru gestiune frauduloasa, abuz de incredere, fals, uz de fals, inselaciune, delapidare, marturie mincinoasa, dare sau luare de mita, precum si pentru alte infractiuni pedepsite de legea societatilor comerciale.

Administratorul poate avea calitatea de asociat ori poate fi neasociat.

Administratorii sunt desemnati la constituirea societatii sau, ulterior, de catre adunarea generala.

In scopul cunoasterii de catre terti a persoanelor care administreaza si reprezinta societatea, legea instituie anumite formalitati de publicitate.

Activitatea administratorului este, in principiu, o activitate remunerata. Organul competent sa decida asupra remunerarii administratorilor este adunarea asociatilor.

Art.72 din Legea nr.31/1990 dispune: 'Obligatiile si raspunderea administratorilor sunt reglementate de dispozitiile referitoare la mandat si cele special prevazute in aceasta lege'.

Reglementarea mandatului administratorului este contractuala si legala. Aceasta dubla natura - contractuala si legala - a obligatiilor si raspunderii defineste functia de administrator al societatii comerciale si, in acelasi timp, o deosebeste de alte functii juridice.

Administratorul societatii poate face toate operatiile cerute pentru aducerea la indeplinire a obiectului societatii, afara de restrictiile aratate in actul constitutiv (art.70). In conditiile prevazute de lege, administratorul este indreptatit sa reprezinte societatea in raporturile juridice ale societatii (art.7 si art.8).

Administratorul este in drept sa incheie actele de administrare si actele de dispozitie pe care le impune gestiunea societatii.

In privinta actelor de dispozitie de o anumita gravitate, legea cuprinde dispozitii speciale (art.44¹).

Puterea de a reprezenta societatea este distincta de puterea de administrare a societatii. Puterea de reprezentare exista numai daca ea a fost conferita administratorului. Exceptional, in cazul societatilor in nume colectiv, in comandita simpla si cu raspundere limitata, dreptul de a reprezenta societatea apartine fiecarui administrator, afara de stipulatie contrara in actul constitutiv.

Functia de administrator al societatii inceteaza prin: revocare, renuntarea administratorului, moartea, incapacitatea administratorului.

Revocarea este de competenta adunarii generale, in conditiile legii.

Intrucat calitatea de administrator are caracter intuitu personae, revocarea administratorilor este o revocare ad nutum, adica revocarea poate interveni oricand si independent de vreo culpa contractuala a administratorului.

Administratorul revocat se poate plange instantei judecatoresti, dar instanta nu poate sa il reintegreze in functie, chiar daca ar constata ca revocarea este fara o justa cauza. Actiunea administratorului nu poate fi decat o actiune in daune. Daca se constata ca revocarea este fara o justa cauza, ea da nastere unei raspunderi.

b) Raspunderea administratorilor

Administratorii raspund fata de societate pentru nerespectarea obligatiilor izvorate din contractul de mandat. Aceasta raspundere este o raspundere civila contractuala.

Administratorii raspund si pentru nerespectarea obligatiilor prevazute in sarcina lor de legea privind societatile comerciale. Intrucat nerespectarea unei obligatii legale poate fi o fapta ilicita civila (delict civil) ori o infractiune, raspunderea administratorilor va fi, dupa caz, o raspundere civila delictuala sau o raspundere penala.

Raspunderea civila a administratorilor este supusa dispozitiilor Legii nr.31/1990 si principiilor generale ale raspunderii civile.

Administratorii raspund fata de societate pentru nerespectarea obligatiilor care le-au revenit in baza mandatului incredintat.

In cazul pluralitatii de administratori, fara a distinge dupa forma juridica a societatii, legea prevede raspunderea solidara a administratorilor pentru nerespectarea unor obligatii (art.73).

In afara de raspunderea obisnuita pentru faptele proprii, administratorii raspund, in anumite cazuri, si pentru faptele prejudiciabile ale altor persoane. Potrivit art.144² alin.2 din Legea nr.31/1990 administratorii raspund fata de societate pentru actele indeplinite de directori sau de personalul incadrat, cand dauna nu s-ar fi produs daca ei ar fi exercitat supravegherea impusa de indatoririle functiei lor.

Administratorii societatii sunt solidar raspunzatori cu predecesorii lor imediati, daca, avand cunostinta de neregularitatile savarsite de acestia, nu le denunta cenzorilor (art.144² alin.4 din Legea nr.31/1990).

Raspunderea administratorilor fata de societate pentru prejudiciile suferite de aceasta se angajeaza in conditiile dreptului comun al raspunderii civile.

Cu privire la exonerarea de raspundere a administratorului sunt aplicabile regulile generale ale dreptului comun (art.1083 C.civ.). Legea nr.31/1990 cuprinde insa anumite dispozitii specifice pluralitatii administratorilor.

Cu referire la consiliul de administratie, art.148 alin.5 din lege prevede ca raspunderea pentru actele savarsite sau pentru omisiuni nu priveste si pe administratorii care au facut sa se constate, in registrul deciziilor consiliului, impotrivirea lor si au instiintat despre aceasta pe cenzori sau auditorii interni si auditorul  financiar.

Principiul avut in vedere in cazul analizat este deopotriva aplicabil si in cazul in care administratorul a absentat de la sedinta consiliului de administratie care a luat decizia pagubitoare.

In conceptia legii, actiunea in raspundere impotriva administratorilor este o actiune sociala; ea apartine societatii, iar nu asociatilor.

In mod exceptional, actiunea in raspundere poate fi introdusa si de actionarii soccietatii.

Potrivit Legii nr. 31/1990, unele fapte savarsite de administratorii societatii sunt incriminate si pedepsite ca infractiuni. In Titlul VIII al legii (art. 271-282) sunt prevazute infractiunile, precum si sanctiunile corespunzatoare.

Controlul gestiunii societatii comerciale

Buna functionare a unei societati comerciale implica necesitatea asigurarii unui control asupra actelor si operatiunilor administratorilor. Un atare control se exercita in mod diferit.

In societatile de persoane, care, in general, au un numar mic de asociati si se bazeaza pe incredere intre asociati, controlul se exercita de toti asociatii, cu exceptia celor care au calitatea de administrator.

In societatile de capitaluri si societatea cu raspundere limitata, datorita complexitatii lor, controlul privind gestiunea societatii este incredintat unor persoane anume investite, care sunt auditorii financiari si cenzorii societatii.

Situatiile financiare ale societatilor comerciale, care intra sub incidenta reglementarilor contabile armonizate cu directivele europene si standardele internationale de contabilitate, vor fi auditate de catre auditori financiari, persoane fizice sau persoane juridice, in conditiile prevazute de lege.

Societatile comerciale ale caror situatii financiare anuale sunt supuse, potrivit legii, auditului financiar vor organiza auditul intern potrivit normelor elaborate de Camera Auditorilor Financiari din Romania.

In cazul societatilor comerciale ale caror situatii financiare anuale nu sunt supuse, potrivit legii, auditului financiar, adunarea generala ordinara a actionarilor va hotari contactarea auditului financiar sau numirea cenzorilor dupa caz.

Societatea pe actiuni sau in comandita pe actiuni va avea trei cenzori si tot atatia supleanti, daca in actul constitutiv nu se prevede un numar mai mare. In toate cazurile insa, numarul cenzorilor trebuie sa fie impar (art. 159 si art. 187 din Legea nr. 31/1990).

In privinta societatii cu raspundere limitata, ale caror situatii financiare anuale nu sunt supuse obligatiei legale de auditare poate avea unul sau mai multi cenzori. Daca numarul asociatilor trece de cincisprezece, numirea cenzorilor este obligatorie (art. 199 din Legea nr. 31/1990).

Regulile privind desemnarea cenzorilor, drepturile, obligatiile si raspunderile acestora sunt reglementate unitar prin lege.

Cenzorii societatii sunt desemnati in mod diferit. In societatea pe actiuni sau in comandita pe actiuni, cenzorii sunt stabiliti prin actele constitutive, care trebuie sa prevada datele de identificare ale cenzorilor (art. 8 din Legea nr.31/1990). Ulterior, cenzorii sunt alesi de catre adunarea generala ordinara (art. 111 din Legea nr. 31/1990).

In societatea cu raspundere limitata, cenzorii se aleg de adunarea asociatilor (art. 199 din Legea nr. 31/1990).

In toate cazurile, durata mandatului cenzorilor este de trei ani, putand fi realesi.

Legea cere ca unul dintre cenzori sa fie contabil autorizat sau expert contabil.

Cenzorii pot fi actionari, cu exceptia cenzorului expert contabil sau contabil autorizat, care poate fi un tert ce exercita profesia individual ori in forme asociative reglementate de lege.

Cenzorii isi pot indeplini mandatul lor privind controlul gestiunii societatii gratie drepturilor si obligatiilor prevazute de lege.

Drepturile cenzorilor sunt menite sa asigure informarea cenzorilor privind activitatea societatii.

Cenzorii au dreptul sa participe la adunarile administratorilor, fara sa aiba drept de vot. Ei au dreptul sa obtina in fiecare luna de la administratori o situatie despre mersul operatiunilor comerciale.

Cenzorii sunt obligati sa supravegheze gestiunea societatii, sa verifice situatia financiara anuala daca este legal intocmita si in concordanta cu registrele. Ei trebuie sa verifice daca registrele sunt regulat tinute si daca evaluarea patrimoniului societatii s-a facut potrivit regulilor stabilite pentru intocmirea bilantului.

Cenzorii vor intocmi impreuna raportul privind situatia financiara anuala destinata adunarii generale. Tot impreuna vor delibera si asupra propunerilor asupra repartizarii beneficiilor.

Pentru celelalte obligatii impuse de lege, cenzorii vor putea lucra separat.

Potrivit legii, cenzorii vor trece intr-un registru special deliberarile lor, precum si constatarile facute in timpul exercitarii mandatului lor (art. 165 din Legea nr. 31/1990).

Obligatiile si raspunderea cenzorilor sunt guvernate de regulile mandatului si de dispozitiile legii societatilor comerciale (art. 166 din Legea nr. 31/1990).