Functii, activitati si roluri manageriale

FUNCTII, ACTIVITATI SI ROLURI MANAGERIALE[1]

Cuvinte cheie - autonomie, responsabilizare, echitate, initiativa, autoritate, putere, prevedere si planificare, organizare, comanda, coordonare si control, decizie, antrenare, evaluare

1. Functiile managementului sunt definite pentru prima oara de H. Fayol. Din punctul lui de vedere activitatea manageriala cuprinde cinci categorii de activitati: prevederea si planificarea, organizarea, asigurarea personalului coordonarea si controlul.

Numarul si natura functiilor managementului se raporteaza la atributiile conducatorilor si la sfera lor de competenta.

Prevederea este activitatea de evaluare a viitorului, surprinderea tendintelor, conjuncturilor probabile in care vor actiona factorii de influenta. Exista trei tipuri de activitati previzionale:

- prognoza - pe termen lung, peste 10 ani, caracterizeaza deciziile strategice la nivelul ierarhic superior,

- planificarea - pe termen mediu, de la cativa ani la un semestru, produsul planificarii este planul,

- programarea - pe termen scurt, decada, saptamana, schimb, amanuntita in ceea ce priveste actiunile intreprinse, mijloacele si resursele utilizate pentru realizarea planului.

Decizia este un element cheie in orice activitate de management si consta in alegerea unei modalitati de actiune din mai multe posibile. Presupune trei etape:

- pregatirea deciziei include identificarea problemelor, obtinerea informatiilor necesare despre aceste probleme, selectionarea, organizarea si prelucrarea informatiilor, elaborarea variantelor de actiune si a proiectelor planurilor de masuri.

- adoptarea deciziei implica o activitate de analiza si comparare a avantajelor si dezavantajelor fiecarei variante, urmata de alegerea variantei celei mai avantajoase sau celei mai putin dezavantajoase.

- aplicarea deciziei implica o serie de activitati de natura organizationala si motivationala - comunicarea deciziei, explicarea si argumentarea ei, organizarea actiunii practice, controlul executarii deciziei, reglarea actiunii, adoptarea unor decizii de corectare a deciziei initiale.

Organizarea cuprinde ansamblul de activitati prin intermediul carora se stabilesc si se delimiteaza procesele de munca fizica si intelectuala, componentele acestora, realizandu-se gruparea lor pe compartimente, formatiuni de lucru. Prin intermediul organizarii se combina rational si armonios toate elementele functionarii normale (resurse, mijloace etc.).Organizarea ca functie a managementului are doua aspecte distincte: structura organizatiei (configuratia compartimentelor, atributiile fiecarui post), organizarea personalului si a resurselor materiale.

Coordonarea se refera la asigurarea cooperarii dintre compartimente si oameni, armonizarea actiunilor acestora, pentru a se evita paralelisme si suprapuneri, risipa de forte si mijloace. Coordonarea se exprima in priceperea managerului de a interveni operativ in functionarea partilor sistemului in vederea armonizarii lor unele cu altele, precum si cu ansamblul, atat in ceea ce priveste factorii tehnici, cat si cei umani, materiali, economici, financiari.

Antrenarea implica actiunea managerului de a-i determina pe subordonati sa participe activ, responsabil si creator la indeplinirea sarcinilor ce le revin, in conditii optime. Se realizeaza prin comanda si motivare.

Realizarea antrenarii prin comanda presupune formularea unor ordine simple si directe, clare, ordinele sa nu depaseasca competenta angajatilor, promovarea unei discipline reale in munca etc.

Controlul consta in supravegherea functionarii sistemului condus, compararea rezultatelor obtinute cu cele planificate sau cu obiectivele stabilite.

Controlul preventiv este realizat cu scopul de a preveni abaterile potentiale, erorile posibile si previzibile.

Controlul corectiv are scopul de a corecta abaterile de la traseul initilal centra pe obiective.

Etapele realizarii controlului sunt:

- stabilirea obiectivelor urmarite,

- alegerea criteriilor de masurare si a standardelor la care se vor raporta rezultatele analizate,

- obtinerea rezultatelor despre aceste activitati,

- compararea acestora cu standardele sau obiectivele activitatii controlate,

- adoptarea unor decizii privind continuitatea activitatii sau imbunatatirea ei.

Evaluarea este un proces de obtinere a informatiilor asupra activitatii analizate, de comparare cu obiective sau standarde, de adoptare a unor decizii privind ameliorarea activitatii evaluate. Evaluarea este mai complexa decat controlul si se poate efectua si altfel decat prin acest mijloc.

2. Rolurile manageriale

Analiza activitatii manageriale zilnice a condus la concluzia ca managerii trebuie sa-si asume 10 seturi de comportamente (roluri) coordonate, care pot fi grupate in trei categorii generale : roluri interpersonale, roluri informationale, roluri decizionale.

a. Rolurile interpersonale - trei roluri din acest tip intra in joc atunci cand managerul trebuie sa angajeze relatii interpersonale :

- rolul figurativ, care actioneaza atunci cand in organizatie este ceruta o activitate de natura ceremoniala (seful de restaurant isi primeste clientii importanti la usa, etc.). Acest rol este de rutina, cu mica doza de comunicare serioasa si fara importanta decizionala. Dar, importantta lui nu trebuie scapata din vedere pentru ca la nivel interpersonal el ofera membrilor si nemembrilor organizatiei un sens a ceea ce este organizatia si asupra tipului de oameni pe care organizatia ii recruteaza.

- rolul de lider, coordonarea si controlul muncii subordonatilor managerului ; acest rol poate fi exercitat direct sau indirect, angajand, formand si motivand. Toate acestea presupun contact direct cu subordonatii. Cu toate acestea, stabilirea asteptarilor privind calitatea muncii, stabilirea responsabilitatii sau timpul de angajare in munca reprezinta rezultate ale rolului de lider.

- rolul de legatura, contacte cu alte persoane din organizatie, din afara organizatiei, in vederea completarii muncii realizate in departament sau in unitatile subordonate managerilor (pentru obtinerea de informatii sau resurse din afara autoritatii lor). In ultima instanta, rolul de legatura il face capabil pe lider sa dezvolte o retea in vederea obtinerii de informatii externe, necesare si utile in realizarea activitatii curente si viitoare.

b. Rolurile informationale - monitor, diseminator si purtator de cuvant - aceste roluri sunt create ca rezultat al efectuarii setului de roluri interpersonale, managerul plasandu-se in postura de nou centru informational al unitatii, responsabil de adunarea, primirea si transmiterea informatiei care priveste pe membrii unitatii de munca.

- rolul de monitor, presupune continua scrutare a mediului, pentru obtinerea de informatii asupra unor activitati si evenimente care pot constitui posibilitati sau amenintari la adresa functionarii unitatii. Multe din informatiile necesare managerului sunt obtinute si prin intermediul rolurilor interpersonale.

- rolul diseminator, informatia colectata de manager ca monitor trebuie sa fie evaluata si transmisa in mod corespunzator membrilor organizatiei. Transmiterea acesteia constituie diseminarea propriu-zisa.

- rolul de purtator de cuvant, (spokes person) - rolul de a vorbi, ocazional, in numele unitatii de munca, fie membrilor organizatiei, fie altora din afara. Aceasta se poate petrece in efortul de a obtine resurse, sau de a apela la persoane influente care pot sprijini unitatea, etc.

c. Rolurile decizionale - cel mai important set de roluri ale managerului : roluri de antreprenor, manuitor al disfuntiilor, alocator de resurse si negociator.

- rolul de antreprenor, consta in efortul de a perfectiona activitatea unitatii prin adoptarea de noi strategii, politici, programe, de noi tehnologii, adaptandu-se la anumite situatii particulare sau modificarea celor vechi, adoptarea de noi metode inovative, etc.

- rolul de manuitor al disfunctiilor, din pacate, organiztiile nu functioneaza atat de lin (fara piedici incat managerii sa nu fie confruntati si cu presiuni nedorite). In aceste cazuri ei trebuie sa actioneze rapid pentru a aduce stabilitatea organizatiei (solutionarea problemelor create de persoane dificile, greve, conflicte, tensiuni etc.).

- rolul de alocator de resurse, implica luarea de decizii, stabilirea cantitatii de resurse ce vor fi dispersate (bani, timp, putere, echipament, personal) si stabilirea destinatiei acestora catre compartimente, formatii de lucru etc. Cand ai de toate, acest rol este usor de indeplinit dar, cum mai tot timpul se lucreaza in conditiile existentei unor resurse limitate, exrecitarea acestui rol este dificila. In acest caz, nu numai alocarea este importanta, ci si coordonarea distribuirii resurselor pentru asigurarea indeplinirii efective a sarcinilor si obiectivelor.

- rolul de negociator, angajare in negocieri, in postura de persoana cu dreptul de a dispune de resursele organizatiei (cu privire la contracte, angajarea de personal calificat, furnizori, clienti etc.)