Utilizarea grupurilor (listelor) de discutii prin posta electronica

1. INTRODUCERE

2. FACILITATI

3. ALEGERE

4. FOLOSIRE

5. CONCLUZIE

1. INTRODUCERE

Aparitia grupurilor de discutii (denumite si liste de discutii) a reprezentat o evolutie fireasca a postei electronice (mesagerie electronica-MEL) permitind comunicarea rapida intre grupuri de persoane legate prin afinitati comune. Grupurile de discutii usureaza comunicarea intre persoane prin automatizarea trimiterii si primirii de mesaje mel.

Pentru a intelege mai bine avantajele folosirii grupurilor de discutii trebuie sa luam un exemplu. Sa presupunem ca exista un grup de persoane care au un interes comun,de exemplu literatura moderna. Atunci cind cineva doreste sa trimita un mesaj mel tuturor persoanelor din grup el poate sa scrie mesajul si apoi sa-l trimita pe rind fiecaruia dintre cei carora le este destinat avind grija sa nu uite nici o adresa. Daca lista destinatarilor este mare si mesajul contine si atasamente transmiterea este greoaie si uneori costisitoare.

Siturile care ofera gratuit posibilitatea infiintarii unor grupuri de discutii au reusit sa faca mult mai usoara comunicarea intre persoane cu interese comune. O persoana care face parte dintr-un grup trimite doar un singur mesaj pe adresa grupului,iar acest mesaj este apoi prelucrat de robotul sitului ofertant al grupului. Robotul copiaza mesajul si il trimite tuturor membrilor grupului,operatiune care dureaza citeva secunde. Fiecare membru al grupului isi primeste astfel copia sa intr-un interval de timp extrem de scurt.

2. FACILITATI

Automatizarea trimiterii de mesaje catre grupuri mari de persoane este cel mai important serviciu oferit de siturile specializate in grupuri de discutii insa nu este nici pe departe singurul.

Legat de trimiterea si primirea mesajelor exista citeva facilitati extrem de importante si anume:

Primirea mesajelor sub forma de compilatie ('digest') care include intr-un singur mesaj mare toate mesajele schimbate intr-o zi de membrii grupului.

Primirea mesajelor in formatul preferat HTML sau TEXT(in acest caz mesajele HTML sint reformatate de robot).

Stergerea tuturor atasamentelor de catre robot pentru a preveni raspindirea virusilor.

Participarea la un grup de discutii (abonare,dezabonare,trimitere si primire de mesaje) se poate face avind doar un simplu cont de posta electronica. Accesul complet la Internet permite insa beneficierea de multe alte facilitati puse la dispozitia grupurilor de discutii. Fiecarui grup de discutii i se aloca o pagina Web pe care sint disponibile toate serviciile oferite. Toate grupurile de discutii sint ordonate dupa categorii si prezente in niste cataloage ce pot fi consultate pe paginile principale ale siturilor.

Arhivarea mesajelor este cea mai importanta facilitate de care beneficiaza internautii cu acces complet la Internet si ea consta in publicarea mesajelor sub forma de pagini Web care pot fi accesate de pe pagina grupului. Mesajele sint ordonate in ordine cronologica (ani, luni, zile) si uneori respectind firul ('thread') discutiilor existente la un moment dat. Uneori este posibila consultarea arhivelor si folosind serviciile I-Mel dar acest lucru este destul de greoi.

Arhivele unui grup pot fi publice,caz in care oricine le poate citi de pe situl Web sau private, accesibile doar membrilor grupului. Exista si posibilitatea de a nu arhiva mesajele ca si posibilitatea de a modifica arhivele,stergind anumite mesaje.

Alte facilitati oferite sint :

Calendar, Liste de Planificare si Notificari.

Spatiu de depozitare a unor fisiere (de ex. poze).

Organizarea de sondaje de opinie pentru membrii grupului.

Taifas ('chat') intre membrii grupului aflati on-line.

3. ALEGERE

Infiintarea unui grup de discutii la un sit specializat sau la altul este o chestie de preferinta personala pentru ca serviciile oferite sint similare si gratuite. Inainte de a lua o hotarire este bine sa fie citite paginile care detaliaza oferta ('tour') precum si paginile de ajutor ('help') si cele cu intrebari puse frecvent ('FAQ'). Astfel sint aflate toate facilitatile de baza ca si cele suplimentare ale ofertei in cauza dar si limitarile acesteia.

Referat: Management de proiect - cadru, procese Referat: Evolutia gandirii manageriale - scoala clasica

Foarte importante sint paginile care contin termenii contractuali ('Terms of Service') pentru ca sa fie clar ce fel de comportamente nu sint tolerate (de ex. trimiterea de mesaje publicitare nesolicitate-SPAM) si care este politica in domeniul drepturilor de autor ('Copyright') in privinta continutului mesajelor arhivate.

In tabelul de mai jos sint oferite legaturi catre siturile cu cele mai bune oferte :

Yahoo Groups Topica Smart Groups

EZ Board Coollist Free Lists

Gasirea unui grup de discutii specializat pe un anumit domeniu se face cautind manual in cataloagele ordonate pe categorii sau apelind la motoarele de cautare prezente pe paginile principale ale siturilor ce ofera grupuri de discutii.

Exista si situri specializate care au indexat foarte multe din grupurile de discutii de pe Internet si le-au ordonat apoi dupa categorii sau subiectul principal de discutie. In tabelul de mai jos sint oferite legaturi catre unele din aceste situri:

Paml Index Tile-Net Ro List Index (ro)

4. FOLOSIRE

O persoana care doreste sa participe la discutii in cadrul unui grup trebuie mai intii sa se inscrie ('register') ca utilizator al sitului care ofera grupul de discutii respectiv. Inscrierea consta in alegerea unui nume de utilizator ('username') si a unei parole ('password') si apoi completarea unui scurt formular in care de multe ori nu se cere in mod obligatoriu decit furnizarea unei adrese de mel viabile.

Dupa ce se trece de acest prim pas urmeaza inscrierea ca membru al grupului de discutii dorit. Aici lucrurile devin mai complicate in sensul ca desi la majoritatea grupurilor inscrierea este libera (automata) la unele din ele ea este supravegheata de moderatorul grupului si acesta poate refuza inscrierea din anumite motive ce tin de regulamentul interior al grupului. Daca inscrierea este acceptata noul membru incepe sa primeasca imediat mesajele trimise de ceilalti membri si poate el insusi sa trimita mesaje pe lista.

Abonarea, dezabonarea, trimiterea de mesaje si respectarea regulilor de comportament in raport cu ceilalti membri ai grupului sint principalele lucruri pe care trebuie sa le stie o persoana care face parte dintr-un grup de discutii. Sa luam un exemplu imaginar, acela al unui grup de discutii numit XYZ gazduit de Yahoo Groups, grup la care inscrierea este libera.

O persoana care doreste sa se inscrie trebuie sa trimita un mesaj gol (fara continut si fara titlu) la adresa xyz-subscribe@yahoogroups.com .

Daca aceeasi persoana doreste sa trimita un mesaj catre ceilalti membri va scrie mesajul si il va trimite la adresa xyz@yahoogroups.com .

Daca persoana doreste sa nu mai fie membru va trimite un mesaj gol (fara continut si fara titlu) la adresa xyz-unsubscribe@yahoogroups.com .

Inscrierea, trimiterea de mesaje si dezabonarea pot fi facute si direct de pe pagina Web a grupului respectiv.

Daca o persoana doreste intemeierea unui grup de discutii trebuie sa inceapa tot prin a se inscrie ca membru al sitului care ofera posibilitatea de infiintare de grupuri de discutii. Al doilea pas este infiintarea propriu-zisa a grupului care consta in completarea unui formular simplu in care trebuie specificate numele grupului (si o denumire prescurtata pentru adresa de mel), o scurta descriere a subiectelor de discutat si limba de desfasurare a discutiilor. Robotul sitului va verifica daca nu exista un grup cu o denumire identica si apoi va inregistra grupul. Din acel moment pot incepe inscrerile in grup (fondatorul e deja inscris).

Fondatorul grupului are privilegii speciale in cadrul grupului printre care acceptarea sau excluderea de membri si posibilitatea de desfiintare a grupului. Unele din aceste privilegii pot fi delegate si altor membri care se vor numi moderatori. Numele acestora vine de la grupurile de discutii 'moderate' in cadrul carora mesajele trimise pe adresa grupului sint filtrate in prealabil iar cele care sint in concordanta cu regulamentul interior al grupului (sint la subiect, au un limbaj civilizat, etc.) sint transmise mai departe tuturor membrilor.

In functie de modul in care membrii unui grup pot posta mesaje grupurile de discutii se pot imparti in :'moderate'(toate mesajele sint in prealabil filtrate de moderatori), 'nemoderate'(mesajele ajung direct la toti membrii) si 'partial moderate'(doar mesajele unor membri, in general cei nou inscrisi, sint moderate).

Cea mai importanta sarcina a fondatorului si moderatorilor este mentinerea in activitate a grupului. Fondatorul si moderatorii au sarcina de a mentine o atmosfera de discutii deschise si civilizate in cadrul grupului, temperind spiritele atunci cind discutiile in contradictoriu se incing si limbajul folosit depaseste limitele limbajului civilizat. Desi certurile intre membrii unui grup sint nocive si au un potential disruptiv asupra grupului putind duce la scindari, ele arata ca grupul are activitate si lucrurile se pot intoarce la normal. In momentul in care din diverse motive schimbul de mesaje intre membrii grupului se diminueaza considerabil exista pericolul ca grupul sa intre intr-o stare de letargie din care sint putine sanse sa mai iasa. Grupul isi va pierde cu timpul cei mai multi dintre membri si nici nu va fi capabil sa atraga unii noi.

Fondatorul si moderatorii trebuie deci sa faca in asa fel incit sa incurajeze discutiile fara a le lasa sa degenereze. Ei trebuie sa-i incurajeze pe toti membrii sa-si exprime parerea si in acelasi timp trebuie sa incerce sa atraga permanent noi membri in grup care sa dea un suflu nou dezbaterilor. De asemenea trebuie mentinuta permanent comunicarea cu membrii grupului in legatura tocmai cu probleme de administratie si trebuie facute sondaje care sa scoata la iveala preferintele dar si nemultumirile membrilor. In acest fel este posibil ca grupul sa traiasca multi ani de zile iar membrii sai sa devina cu adevarat o comunitate.

Mai multe informatii despre functionarea grupurilor de discutii pot fi gasite consultind paginile ajutatoare ('help') ale siturilor specializate. Acest lucru este indicat in special pentru fondatori si moderatori care trebuie sa stie sa utilizeze toate facilitatile care le sint puse la dispozitie.

Este foarte indicat ca fondatorul unui grup sa schiteze un Regulament de Ordine Interioara care sa poata fi citit de oricine pe pagina Web a grupului sau sa fie trimis oricui doreste sa devina membru in asa fel incit sa se stie care sint drepturile dar si indatoririle unui membru.

Un astfel de REGULAMENT este prezentat intr-o pagina separata, care poate fi accesata facind clic pe hiperlegatura din aceasta fraza.

Regulamentul este prezentat ca model si poate fi adaptat pentru orice grup de discutii.

5. CONCLUZIE

O lista de discutii trece in general prin trei etape in decursul existentei sale si anume:

1) Etapa de Dezvoltare, manifestata printr-o crestere constanta a numarului de abonati si a numarului de mesaje schimbate.

2) Etapa de Platou, in care cresterea se opreste.

3) Etapa de Declin, in care abonatii incep sa se retraga, iar numarul de mesaje schimbate scade continuu, ajungind in final la zero.

Aceasta evolutie duce la aparitia listelor fantoma, proprietarii acestora neavind nici macar puterea sa accepte declinul iremediabil al listelor pe care le-au infiintat si sa ia masura desfiintarii lor.

Evolutia catre declin a unei liste de discutii nu este insa o regula, existind liste (foarte putine, e adevarat) care se mentin inca viabile la citiva ani de la infiintarea lor.

Garantia succesului unei liste este data de :

1) Alegerea unor Subiecte de Discutie Interesante si care sa fie accesibile abonatilor avind virste cit mai variate.

2) Existenta unui Nucleu de Abonati care sa contribuie regulat cu mesaje si subiecte de discutie noi.

3) Existenta unui Moderator care sa stie sa arbitreze discutiile intre abonati, fara a fi exagerat de permisiv sau de autoritar.

4) Publicitate continua facuta listei, eventual pe mai multe situri Web, in asa fel incit numarul de abonati noi sa depaseasca numarul celor care se retrag de pe lista.

Sarcina cea mai importanta a unui proprietar de lista ramine deci mentinerea in viata a listei, prin trimiterea regulata de mesaje, in speranta ca acele mesaje vor declansa discutii care vor mai inviora atmosfera pentru un timp. Din cauza faptului ca proprietarul listei trebuie sa fie nu numai un moderator al discutiilor cit mai ales principalul autor de mesaje, foarte multe liste de discutii nu mai sint functionale. Cei care au infiintat listele respective nu s-au simtit bine decit in postura de moderatori si nu si in aceea de autori si de aceea deznodamintul a fost retragerea treptata a tuturor abonatilor si transformarea listei de discutii in lista fantoma, pe care nu s-au mai schimbat mesaje de citeva luni.