SISTEMUL INFORMATIONAL - sistemul informational al intreprinderii, sistemul informational pentru management

SISTEMUL INFORMATIONAL

1.Informatia si caracteristicile informatiei

Informatia reprezinta suportul material al deciziei. Informatiile pe care le primesc managerii influenteaza semnificativ deciziile luate de acestia care, la randul lor, influenteaza activitatile intreprinse in organizatie, aceasta determinand succesul sau esecul organizatiei. O serie de teoreticieni ai managementului considera ca informatiile au o importanta atat de mare pentru procesul de management, incat definesc managementul ca fiind procesul de transpunere a informatiilor in actiuni, prin procesul de luare a deciziilor¹⁾.

Procesul de dobandire a informatiilor incepe prin culegerea anumitor fapte sau statistici, care se numesc date. Acestea sunt culese, analizate, prelucrate in diferite modalitati, fiind transformate in informatii.

De exemplu, managerii culeg date privind salariile pe care le primesc angajatii in diferite sectoare de activitate pentru a dobandi informatii legate de modul in care pot sa stabileasca salarii competitive, date privind materialele periculoase care pot provoca accidente pentru a dobandi informatii despre modul in care pot sa imbunatateasca siguranta salariatilor la locul de munca, precum si date despre aspectele demografice ale clientilor pentru a dobandi informatii privind cererea viitoare de produse. 

Informatiile au o anumita valoare, in functie de avantajul care poate fi obtinut de organizatie prin folosirea lor.

Valoarea informatiilor este determinata de o serie de  factori cum ar fi :

−oportunitate, respectiv obtinerea informatiei in timp real, deoarece intarzierea luarii unor decizii creeaza perturbatii in cadrul sistemului organizational ;

−relevanta consta dintr-o informatie clara si concisa, care sa asigure exprimarea sintetica si clara a mesajului informational, in caz contrar aparand ambiguitati, confuzii, pierderi de timp in descifrarea mesajului;

- realism inseamna informatie care reflecta realitatea asa cum este;

- dinamism, respectiv reflectarea situatiilor, a faptelor in evolutia lor;

in caz contrar aparand ambiguitati, confuzii, pierderi de timp in descifrarea mesajului;

- complexitate inseamna informatie completa care identifica toti factorii cheie ai unei probleme;

- dinamism, respectiv reflectarea situatiilor, a faptelor in evolutia lor;

- fiabilitate, adica extragerea si conservarea informatiei semnificative pentru trecutul, prezentul si perspectiva sistemului productiv, in caz contrar aparand lipsa de continuitate, inconsecventa decizionala.

Valoarea asteptata a informatiilor este comparata cu costul asteptat pentru obtinerea acestor informatii. De aceea este necesar un proces de evaluare a informatiilor, prin care se stabileste daca se justifica sau nu efortul depus pentru obtinerea informatiilor.

2.Sistemul informational al intreprinderii

Functionarea oricarei organizatii se bazeaza pe existenta unui sistem informational care sa asigure culegerea si prelucrarea multitudinii de date si informatii vehiculate.

Sistemul informational al intreprinderii cuprinde ansamblul integrat al operatiilor de culegere, transmitere si prelucrare a datelor, analiza stocare si valorificare a informatiilor, fiind constituit din urmatoarele elemente: date si informatii; circuite si fluxuri informationale; proceduri informationale; tehnologia informatiei.

1.     Date si informatii

Data este rezultatul unor observatii si fapte ce reflecta un singur aspect al realitatii cum ar fi: numar de ore lucrate, numar de piese fabricate, cantitatea de produse vandute..

Informatia reprezinta acele date care au fost procesate prin diferite metode (trieri, stocari, calcule, analize), astfel incat sa aduca un plus de cunoastere. Informatia consta din acele date care sunt analizate, grupate si interpretate, astfel incat sa fie utile in luarea deciziilor.

2. Circuite si fluxuri informationale

Circuitul informational reprezinta traseul parcurs de informatie de la generarea pana la eliminarea sa, fiind conditionat de o serie de factori cum ar fi: scopul informatiei, capacitatea canalelor de comunicatie.

Fluxul de informatii se refera la desfasurarea unei anumite operatii, actiuni sau activitati. Se caracterizeaza prin: continut, volum, frecventa, calitate, forma, suport, proces de obtinere si cost.

Fluxurile informationale integreaza intr-un tot unitar cele trei procese de management: planificarea, organizarea si controlul (fig. 1).

Referat: Integrarea cerealelor in elaborarea si implimentarea tehnologiei ecologice de producere a fainoaselor aglutenice: produse de panificatie si biscuiti Referat: Documentatia investitiilor si studiul de fezabilitate

Astfel, prin fluxuri informationale specifice se asigura, pe de o parte, legatura organica dintre cele trei procese ale managementului, iar pe de alta parte controlul exercitarii atat al fiecarui proces in parte, cat si a celor trei procese in ansamblu.

3. Procedura informationala se caracterizeaza prin operatiile efectuate asupra datelor si informatiilor vehiculate pe anumite trasee si inregistrate in documente tipizate.

De exemplu, in circuitul informational stabilit intre o sectie de productie si serviciul CTC circula documentele: nota de rebut si centralizatorul rebuturilor. Procedurile aplicate notei de rebut sunt: inregistrarea rebutului (denumire, cod, cauza), inregistrarea numarului de piese rebutate, calculul pierderilor de material (fizic si valoric). Pentru centralizatorul rebuturilor se utilizeaza procedurile de insumare a rebuturilor pe categorii si cauze, calculul pierderilor, ponderea costului..

Tehnologia informatiei reprezinta activitatea de achizitie, procesare, stocare si triere a informatiei, folosind reprezentari grafice, textuale si numerice obtinute prin utilizarea unei combinatii intre tehnica electronica de calcul si telecomunicatii.

Calculatoarele ofera managerilor capacitatea de a inregistra cantitati imense de date financiare, date legate de stocuri, precum si alte tipuri de date care pot fi oricand accesate pentru a lua deciziile zilnice. Aceste decizii sunt diverse si se pot focaliza pe probleme cum ar fi: facturarea eficienta a clientilor, situatia sumelor de bani care trebuie sa fie primite de catre firma, comandarea materialelor si materiilor prime in cantitati adecvate, plata la timp a furnizorilor, precum si urmarirea ca proiectele planificate sa se deruleze conform graficului.

Utilizarea mijloacelor moderne de telecomunicatii de tipul retelelor locale de calculatoare, postei electronice, intranetului si extranetului contribuie la imbunatatirea profitabilitatii.

De exemplu, o retea locala de calculatoare permite raportarea rapida a datelor din diferite compartimente ale intreprinderii catre un calculator central unde acestea vor fi combinate, sintetizate si analizate.

Posta electronica poate fi utilizata pentru a permite o comunicare rapida intre partenerii firmei.

Reteaua de intranet permite salariatilor sa comunice rapid unii cu altii si sa aiba un acces rapid la bazele de date ale firmei pentru a afla mai multe lucruri despre probleme de tipul locurilor de munca disponibile, al profilului clientilor sau al specificatiilor de productie.

Extranetul permite celor din afara firmei sa intreprinda activitati cum ar fi solicitarea comenzilor si verificarea situatiei comenzilor lor.

De asemenea, instrumentele legate de internet, de tipul World Wide Web-ului,permit managerilor sa dispuna de o locatie pentru informatie (site), disponibila in permanenta si utila tuturor partenerilor firmei. Site-ul firmei si paginile de pe acest site pot fi concepute pentru a indeplini scopuri de tipul promovarii produselor firmei si al ajutarii clientilor sa descopere magazinele care desfac produsele firmei.

3.Sistemul informational pentru management

Sistemul informational pentru management (SIM) este o retea formala infiintata in cadrul unei organizatii pentru a oferi managerilor informatii care-i vor ajuta in luarea deciziilor. De exemplu, SIM ofera managerilor, in mod normal, rapoarte permanente despre activitati semnificative din cadrul organizatiei, cum ar fi: vanzarile, productivitatea, fluctuatia fortei de munca. Pe baza informatiilor pe care le obtin prin intermediul SIM managerii iau decizii care urmaresc sa imbunatateasca rezultatele organizatiei. Intrucat un SIM impune folosirea calculatoarelor, managerii pot folosi SIM pentru a avea acces prin intermediul calculatoarelor la inregistrarile si informatiile sintetice din organizatie sub forma sintezelor si a rapoartelor.

Pe ansamblu, SIM reprezinta un mecanism planificat care ofera managerilor informatii relevante intr-un mod sistematic.

Intrucat scopul de baza al unui SIM este acela de a-i ajuta pe manageri sa ia decizii in timp util, una din modalitatile de stabilire  a nevoilor de informatii ale managementului este aceea de a analiza:

−domeniile in care managementul va lua decizii;

−deciziile specifice pe care va trebui sa le ia managementul pentru fiecare domeniu in parte;

−alternativele care trebuie evaluate pentru a lua aceste decizii specifice.

Nevoile de informatii difera in functie de nivele de management astfel:

a)Managementul de varf are nevoie de informatii sintetice care sa reflecte performantele organizatiei in ansamblul sau (costuri globale, venituri globale) cat si de informatii referitoare la macrosistemul din care face parte organizatia - informatii privind evolutia mediului exterior (evolutia preturilor, cererea, oferta, posibilitatea obtinerii de credite, evolutia dobanzilor, etc.). Din corelarea informatiilor interne cu cele externe, rezulta informatii sintetice necesare pentru luarea deciziilor strategice care privesc dezvoltarea in perspectiva a firmei.

b)Managementul de mijloc asigura coordonarea si controlul unor activitati interdependente, care se desfasoara la nivel de serviciu, directie, departament. La acest nivel este nevoie de informatii analitice si sintetice privind desfasurarea si performantele activitatilor din domeniile functionale, informatii care pot fi preluate din evidentele tehnice, contabile sau statistice. La acest nivel, se intercoreleaza cerintele informationale ale managementului de varf cu cele ale managementului operational.

c)Managementul operational reprezinta nivelul conducerii inferioare sau de supraveghere a unor activitati de executie. La acest nivel, necesarul de informatii se refera la estimarea resurselor necesare, deplasarea si depozitarea materialelor, desfasurarea proceselor tehnologice de executie ale produselor.

Pentru functionarea adecvata a SIM este necesar parcurgerea in ordine logica a sase etape (fig. 2).

Fig. 2. Etapele necesare functionarii SIM

Utilizarea tehnologiei informatiei a facut posibila constituirea de sisteme suport pentru decizie.

Un sistem suport pentru decizie(SSD) contine urmatoarele elemente: baza de date a firmei; una sau mai multe baze de date ale utilizatorilor; o serie de instrumente cantitative incluse intr-o  baza model.

a)Baza de date a firmei contine toate datele si informatiile semnificative privind activitatea si operatiunile organizatiei, cuprinzand atat date financiare, cat si date nefinanciare. O baza de date este un depozit de date organizat in mod corespunzator pentru a satisface nevoile de informatii ale diferitelor nivele de management. Datele sunt astfel structurate incat sa faciliteze luarea deciziilor. De exemplu, baza de date  a unei intreprinderi productive poate sa contina urmatoarele fisiere:

programul sortimental de productie-contracte, livrare;

materii prime si materiale corespunzatoare portofoliului de produse fabricate;

norme de consum de materii prime si materiale;

norme de calitate pentru materii prime si produse finite;

date generale privind furnizorii de materii prime;

costuri specifice;

- capacitati de productie si de depozitare.

b)Baza de date a utilizatorului este o baza de date conceputa de un manager sau de un alt utilizator. Acestea pot fi derivate din baza de date a firmei, dar nu se limiteaza in mod neaparat la aceasta. Ele tind sa abordeze probleme specifice care se incadreaza in aria de preocupari a utilizatorului. De exemplu, managerul de productie ar putea fi interesat sa analizeze problema specifica a micsorarii costurilor de productie. Pentru aceasta, managerul ar putea concepe o baza de date simpla care cuprinde date din cadrul compartimentului de executie, privind rata respingerilor de materiale achizitionate de la diversi furnizori. Managerul ar putea sa micsoreze costurile de productie prin renuntarea la achizitia de materiale de la furnizorii ale caror materiale au inregistrat cea mai mare rata a respingerilor.

c)Baza model este constituita dintr-o serie de programe cantitative de calculator care pot sprijini utilizatorii SSD in analiza datelor incluse in baza de date. Baza model permite simularea unei situatii specifice a activitatii, folosind date oarecum diferite pentru domeniile de decizie alese. Cele mai frecvente sunt simularile privind evolutia profitului in functie de variatia factorilor care il determina. De exemplu, se analizeaza profitul in conditiile cresterii costurilor cu diferite procente sau in conditiile modificarii preturilor de vanzare.

Evolutiile tehnologice ale microcalculatoarelor au facut ca folosirea SSD sa devina un concept fezabil care poate fi aplicat de toti managerii din prezent.

In conceperea si folosirea celui mai avantajos SIM posibil, managementul firmei trebuie sa se asigure ca utilizatorii SIM dispun de echipamente adecvate pentru operarea cu SSD, au un acces corespunzator la bazele de date, au baze model adecvate si dispun de o capacitate de dialog corespunzatoare.

Concluzii

Informatia reprezinta suportul material al deciziei.

Valoarea informatiilor depinde de o serie de caracteristici cum ar fi: oportunitate, acuratete, relevanta, complexitate, dinamism, fiabilitate.

Sistemul informational al intreprinderii cuprinde ansamblul integrat al operatiilor de culegere, transmitere si prelucrare a datelor, analiza stocare si valorificare a informatiilor, fiind constituit din urmatoarele elemente: date si informatii; circuite si fluxuri informationale; proceduri informationale; tehnologia informatiei.

Sistemul informational pentru management (SIM) este o retea formala infiintata in cadrul unei organizatii pentru a oferi managerilor de la fiecare nivel ierarhic, informatii care-i vor ajuta in luarea deciziilor.

Sistemul suport pentru decizie (SSD) reprezinta o serie interdependenta de elemente legate de calculator, care vin in sprijinul deciziilor. SSD contine: baza de date a firmei, una sau mai multe baze de date ale utilizatorilor, o serie de instrumente cantitative incluse intr-o baza model.

Test de autoevaluare

1.     Care este rolul informatiei in management?

2.     Care este structura sistemului informational al firmei?

3.     Ce reprezinta tehnologia informatiei si care este rolul acesteia in management?

4.     Ce reprezinta baza de date a firmei?

5.     Ce reprezinta o baza model si ce rol are ?