Proiectarea organizatorica

PROIECTAREA ORGANIZATORICA

Managementul resurselor umane din organizatii ridica permanent intrebari cum ar fi:

• “Cine ce face?”;
• “Cum ar trebui grupate activitatile?”;
• “Ce circuite si mijloace de comunicare trebuie instituite?”;
• “Cum ar trebui ajutati oamenii sa-si inteleaga rolurile in legatura cu obiectivele organizatiei si cu rolurile colegilor lor?”;
• Se poate spune ca facem tot ceea ce se cuvine facut si nimic din ceea ce nu se cuvine sa facem?”;
• Nu cumva avem prea multe paliere de management care nu sunt neaparat necesare in organizatie?”…

Toate acestea sunt intrebari referitoare la oameni care trebuie sa-I preocupe pe practicienii de Resurse Umane(RU),in capacitatea lor de factori care ajuta intreprinderea sa-si fructifice in mod optim resursele umane.Specialistii de Resurse Umane trebuie sa fie capabili sa contribuie la procesele de proiectare sau reproiectare organizatorica, asa cum vor fi acestea descrise in continuare, deoarece cunosc si inteleg factorii care influenteaza comportamentul organizational si sunt in masura sa adopte o perspective de ansamblu asupra modului in care este organizata intreprinderea—perspectiva pe care sefii celorlalte departamente functionale n-ar putea s-o dobandeasca decat cu mare greutate.

1.Procesul organizarii

Procesul organizarii poate fi descris ca proiectare, realizare si intretinere a unui sistem de activitati coordonate, in care indivizii si grupurile de indivizi muncesc prin cooperare, sub conducerea unor lideri, in directia atingerii unor obiective intelese si acceptate de toti.Cuvantul—cheie in aceasta definitie este cel de “sistem”.Organizatiil sunt siteme care, in functie de influentele exercitate din mediu, au o structura cu elemente atat formale, cat si informale.

Procesul organizarii poate presupune proiectarea generala sau reproiectarea totala a structurii, dar cel mai adesea are ca obiect organizarea anumitor functiuni si activitati, si a bazei pe care sunt gestionate raporturile dintre ele.

Organizatiile nu sunt structuri statice.Se petrec permanent schimbari in interiorul intreprinderii insasi, in mediul in care opereaza intreprinderea si in componenta personalului care muneste in intreprindere.Nu exista o strctura organizatorica “ideala”.Maximum care se poate face este sa se optimizeze procesele prevazute, tinand cont de idea ca orice strctura rezulta de aici, ea va depinde de circumstantele de mediu ale organizatiei, iar unul din obiectivele acesteia este de a atinge “concordanta optima” intre structura si aceste circumstante.

O idee imporanta care trebuie retinuta este ca organizatiile snt alcatuite din oameni care muncesc impreuna, munca lor presupunand un grad mai mic sau mai mare de cooperare.In mod inevitabil, si mai ales la nivelurile manageriale, organizarea trebuie sa fie adaptata pentru a corespunde atuurilor si atributelor particulare ale persoamenor existente.Rezultatul s-ar putea san u fie conform cu idealul, dar este mai susceptibil sa functioneze decat o strucura care ignora elemental uman.Este intotdeauna de dorit sa avem in minte o strctura ideala, dar este la fel de preferabil si s-o modificam pentru a corespunde anumitor circumstante, atat timp cat suntem constienti de problemele care s-ar putea sa apara.Poate parea o idée mai mult decat evidenta, dar este frecvent ignorata de consultantii pe probleme de management, ca si de multi altii care se cantoneaza intr-o abordare doctrinara a organizarii—adesea cu rezultate dezastruoase.

2. Obiectiv

Avand in vedere necesitatea de a recurge la o abordare empirica si contingenta a organizarii, asa cum am sugerat mai devreme. Obiectivul proiectarii organizatorice ar putea fi definit ca fiind acela de a optimiza aranjamentele pentru derularea afacerilor intreprinderii.Pentru a face acest lucru, este necesar, in limita in care o permit imprejurarile:

ANALIZA: Functiile si responsabilitatile familiei ANALIZA: PAFA – victime ale marginalizarii si excluderii sociale

• Sa se clarifice scopurile de ansamblu ale organizatiei—principalele teluri strategice care dicteaza ce anume face si cum functioneaza;
• Sa se defineasca, cat mai précis posibil, activitatile—cheie necesare pentru atingerea acestui scop;
• Sa se grupeze logic aceste activitati, pentru a se evita suprapunerile inutile si dubla executare;
• Sa se asigure conditiile pentru integrarea activitatilor si realizarea efortului de colaborare si a muncii in echipa, in vederea atingerii unui scop comun;
• Sa se prevada de la bun inceput flexibilitatea in system, astfel incat configuratiile organizatorice sa se poata adapta rapid la noile circumstante si dificultati;
• Sa se asigure conditiile necesare pentru o comunicare rapida a informatiilor in toate compartimetele organizatiei;
• Sa se defineasca rolul si functia fiecarei unitati organizatorice, astfel incat toti cei implicate sa stie ce partitura are de interpretat in atingerea obiectivului comun tuturor;
• Sa se clarifice rolurile, raspunderile si autoritatile la nivel individual;
• Sa se proiecteze posturi care sa le fructifice ocupantilor la maximum aptitudinile si capacitatile sis a le asigure niveluri inalte de motivatie intrinseca;
• Sa se planifice sis a se implementeze activitati de dezvoltare a organizatiei care sa asigure derularea diverselor procese ale acesteia de o maniera care sa contribuie la eficacitatea organizationala;
• Sa se constituie, in functie de cerinte, echipe si collective de proicet care sa aiba in responsabilitate activitati specifice de prelucrare, de dezvoltare, de specialitate profesionala sau administrative, sau pentru derularea proiectelor.

3.Desfasurarea studiilor organizatorice

Studiile organizatorice se deruleaza in urmatoarele etape:

1. analiza;
2. diagnostic;
3. plan;
4. implementarea planului.

Analiza organizatorica

Punctul de plecare al unui studiu organizatoric il constituie analiza circumstantelor curente, a structurii existente si a proceselor organizatiei si evaluarea problemelor strategice care ar putea afecta organizatia in viitor.Aceasta se refera la:

mediul extern;

mediul intern;

problemele si obiectivele strategice;

activitatile;

strctura;

Diagnoza organizatorica

Diagnosticul facut trebuie sa aiba la baza analiza organizatorica si acordul general al celor implicate asupra scopurilor urmarite prin organizare.Date fiind scopurile urmarite, dar si cerintele viitoare, se poate face o analiza a aranjamentelor organizatorice curente, pentru a se evalua masura in care sunt sau nu satisfacute aceste scopuri si cerinte.

Se cuvine sa repetam aici ca nu exista standarde absolute pentru judecarea unei structuri organizatorice.Niciodata nu exista un singur mod de a face ceva si nu exista principii absolute care sa guverneze optiunea organizationala.Moda curenta a aplatizarii structurilor organizatorice are multe avantaje care sa o recomande, dar poate uneori sa mearga prea departe, aruncand in deriva unitati intregi de activitate si indivizi, fara nici o indrumare clara in privinta modului cum se incadreaza in structura si a modului in care ar trebui sa colaboreze si ingreunand sarcina manageriala de coordonare a activitatilor.

Indicatii generale de organizare.

Nu exista “reguli” sau “principii” de organizare ca atare, dar exista anumite indicatii generale, care merita tinute minte atunci cand se face un studio organizatoric.Acestea sunt:

• repartizarea muncii;
• diferentiere si integrare;
• munca in echipa;
• flexibilitatea;
• clarificarea rolului;
• descentralizarea;
• aplatizarea structurii.

Proiectarea organizatorica este urmata firesc de planificarea organizatorica—evaluarea implicatiilor pe care schimbarile structurale le vor avea asupra cerintelor viitoare de personal si luarea masurilor necesare pentru satisfacerea acestor cerinte.

Planificarea organizatorica

Este procesul de transformare a analizei in conceptie de proiectare organizatorica.Determina structura, relatiile, rolurile, cerintele de resurse umane si directiile in care trebuie implementate schimbarile.Nu exista o singura conceptie optima.Intotdeauna se poate allege intre mai multe variante.Analiza logica ne ajuta in evaluarea variantelor, dar legea adaptarii la situatie trebuie sa prevaleze.Alegerea finala depinde de circumstantele prezente si viitoare ale organizatiei.Ea este puternic influentata de considerente personale si umane—inclinatiile conducerii, atuurile si slabiciunile conducerii in general, disponibilitatea persoanelor necesare pentru a dota cu personal naoua organizatie, si necesitatea de a lua in calcul sentimentele celor care vor fi expusi la schimbare.

Cine face munca de proiectare organizatorica?

Se face la nivelul managerilor de executie, cu sau fara ajutorul membrilor functiunii de personal in calitate de consultanti interni, sau poate fi facuta de consultanti din exterior.