Notiuni generale privind documentele sistemului de management al calitatii

Notiuni generale privind documentele sistemului de management al calitatii

DOCUMENTATIA

Principalele obiective ale documentatiei unei organizatii (indiferent daca are sau nu sistem de management al calitatii) sunt:

- comunicarea informatiei;

- evidenta conformitatii;

- difuzarea cunostintelor .                                                            

Documentatia trebuie sa fie concisa si sa abordeze punctele esentiale.

Proiectarea, implementarea si functionarea unui Sistem de Management al Calitatii necesita existenta unor documente specifice, care ar trebui sa includa:

• declaratii documentate ale politicii in domeniul calitatii si ale obiectivelor calitatii;
• un manual al calitatii-MC;
• proceduri documentate cerute de standard;
• documente necesare organizatiei pentru a se asigura de planificarea, operarea si controlul eficace ale proceselor sale;
• inregistrari cerute de standard(minim)

Fiecare organizatie stabileste volumul documentatiei cerute si suportul care va fi utilizat.Acesta depinde de factori cum ar fi marimea organizatiei, complexitatea si interactiunea proceselor, complexitatea produselor, cerintele clientului , cerintele de reglementare aplicabile, abilitatile demonstrate ale personalului si masura in care este necesar sa demonstreze indeplinirea cerintelor sistemului de management al calitatii.

Desi in general se apreciaza ca principalul document utilizat in proiectarea sistemului de management al calitatii este Manualul Calitatii, practice fundamentul sistemului de management al calitatii il reprezinta Procedurile/Instructiunile de lucru, documentatia tehnica.O reprezentare sugestiva in acest sens este o piramida constituita din documentele sistemului de management al calitatii.

Difuzare Aplicare

Interna si numai in cazuri                                                    Principii, organizare, responsabilitati, deosebite si externa                                                                componente la nivel de organizatie in privinta calitatii

interna             Domenii de activitate externa compartimente

Numai interna                        Proceduri/Instr. de lucru/proces Detalierea Proiect: Infiintarea filialelor si sediilor secundare ale societatii comerciale pe actiuni Lucrare: Analiza rentabilitatii Desene

Exista diferite cerinte ale lui ISO 9001:2000 prin care organizatia isi poate imbunatatii SMC si demonstra conformitatea prin pregatirea altor documente chiar daca standardul nu le cere in mod special.

Exemplele pot include:

- Harta proceselor,diagrame ale proceselor si/sau descrieri ale proceselor;

- specificatii;

- instructiuni de lucru si/sau de testare;

- documente continand comunicari interne;

- programe de productie;

- lista furnizorilor aprobati;

- planuri de testare si inspectie;

- planuri ale calitatii.

Toate aceste documente trebuie sa fie controlate.

ISO 9000 cere ca, deindata ce au fost stabilite toate procesele referitoare la Sistemul de Management al Calitatii ISO 9000, acestea sa fie transformate in documente, controlate si distribuite personalului competent. Nu exista nici o abordare ISO recomandata cu privire la acest lucru, insa exista mai multe moduri de indeplinire a acestei cerinte. Cea mai des folosita abordare este documentatia dubla - un manual privind calitatea si altul privind productia - dar pentru o firma mica cu un proces de productie simplu se poate utiliza un singur manual.

Multe firme folosesc metoda celor doua documentatii pentru a putea astfel descrie modul de respectare a conditiilor standardului ISO 9000 intr-un document de dimensiuni mici, iar toate metodele si procedurile de productie folosite, le detin intr-un document separat. In acest mod, pot arata clientilor cum sa foloseasca SMC fara sa-si dezvaluie procesele de productie.

Indiferent de document, daca este folosit ca parte a SMC, acesta trebuie supus unei revizuiri, aprobat de o persoana desemnata, iar distribuirea lui trebuie controlata astfel incat, daca apar modificari ale procedurilor scrise, toate documentele vechi sa poata fi depistate si inlocuite. Verificarea documentelor, poate fi efectuata usor prin aplicarea pe fiecare document a unei stampile continand stadiul in care se afla revizuirea si data la care respectivul document intra in vigoare.

Elaborarea documentatiei necesare certificarii ISO

In vederea certificarii ISO, standardele internationale presupun intocmirea unei documentatii specifice si aplicarea ei in cadrul organizatiei. In principiu documentatia unui sistem de management este compusa din:

a. Politica organizatiei privind domeniul de aplicare a sistemului de management:

Document care reda tendintele generale dorite de conducerea organizatiei in privinta calitatii produselor/serviciilor, calitatii mediului, sigurantei alimentului etc..

b. Manualul sistemului.

Majoritatea standardelor sistemelor de management cer ca firma sa descrie intr-un document modul in care cerintele standardului, respectiv organizarea sistemului de management, sunt indeplinite.

c. Procedurile interne.

Standardele sistemelor de management, prin cerintele lor, implica existenta in cadrul documentatiei specifice a unor documente din care sa reiasa modul in care o parte din procesele existente in firma se deruleaza. Procedurile sunt acele documente prin care conducerea isi impune punctul de vedere privind ceea ce trebuie facut in procesele din firma.

d. Instructiunile de lucru.

Pentru ca activitatile mai complexe sa fie mai usor de inteles de catre personalul din firma este nevoie de o detaliere a modului in care acestea trebuie realizate.

e. Formularele necesare in certificarea ISO.

Sunt acele documente folosite de personalul firmei pentru a culege informatii. Standardele le prezinta ca fiind dovezi ale dezvoltarii proceselor sau inregistrari. Pe baza formularelor completate se poate dovedi conformitatea proceselor ce se desfasoara in firma cu procedurile sau cerintele impuse de conducerea firmei. De asemenea, unde este necesar, consultantul atrage atentia si asupra aspectelor legale care trebuie respectate in procesele de certificare ISO.

f. Instruirea personalului privind documentatia sistemului de management si asistenta in implementare

In aceasta etapa consultantul, alaturi de reprezentantul managementului numit de firma face o prezentare a documentatiei catre personalul care o aplica. Mai mult, in timpul utilizarii documentatiei consultantul va sprijini personalul in ideea de a intelege foarte bine ce se cere de la acesta astfel incat sa poata fi bine respectate cerintele standardului implementat.