Management de - cadru, procese

Obiectivele cursului

Pana la sfirsitul acestei sesiuni de instruire ar trebui sa puteti sa:

Descrieti si utilizati tehnicile managementului de proiect

Aplicati Managementul de Proiect in propria companie

Stiti cum utilizeaza si apreciaza firmele europene si americane Managementul de Proiect precum si certificarea profesionala a angajatilor sau consultantilor ca Profesionisti in Managementul de Proiect (PMP) ori Manageri de Proiect (standard IPMA).

Continutul cursului

• Managementul de Proiect -Descriere generala
• Managementul de Proiect - Cadru
• Managementul de Proiect - Procese 

MANAGEMENTUL DE PROIECT - DESCRIERE GENERALA

SLIDE 5

De ce Management de Proiect?

• Lumea afacerilor este rapida, repetitiva si complexa.
• Competitia este acerba.
• Pentru a ramine profitabili, trebuie sa lucram mai repede, mai bine si mai ieftin cu mai multi oameni, parteneri diferiti din mai multe tari.

Managementul de Proiect ne face sa lucram mai repede, mai bine, mai ieftin.

Planifica, Coordoneaza, Conduce

SLIDE 6

Proiecte vs. activitate Operationala

Organizatiile dezvolta activitati pentru a-si atinge setul de obiective.

Proiectele si Operatiunile difera in primul rind prin faptul ca operatiunile sunt permanente si repetitive, in timp ce proiectele sunt temporare si unice.

Proiect si Planificare Strategica

• Proiectele sunt mijloace pentru a atinge planul strategic.
• Obiectivele proiectului ar trebui sa fie aliniate la obiectivele strategice.

• Proiectul poate fi initiat ca rezultat al:

Cererii de Piata

Nevoii organizationale

Cererii clientilor

Avansului tehnologic

Cerintelor legale

SLIDE 7

Ce este un Proiect?

Un proiect este o preocupare temporara cu scopul de a crea un produs, serviciu sau rezultat unic.

Ce este Managementul de Proiect (PM)?

PM este aplicarea cunostintelor, abilitatilor, instrumentelor si tehnicilor in activitatile proiectului pentru a indeplini cerintele acestuia.

Managementul Proiectelor include:

• Identificarea cerintelor
• Stabilirea unor obiective clare si realiste
• Echilibrarea cerintelor, aflate in competitie, pentru calitate, scop, timp si cost.
• Adaptarea specificatiilor, planurilor si modului de abordare a diferitelor cerinte si asteptari manifestate de parteneri interesati

SLIDE 8

Ce este un Manager de Proiect? Intelegerea Rolului acestuia.

Managerii de Proiect vorbesc adesea de o "tripla constringere" in managementul cerintelor concurente ale unui proiect:

• Scopul Proiectului
• Timp si
• Cost.

CALITATEA Proiectului este afectata de procesul de echilibrare a acestor trei factori.

In vederea cresterii abilitatilor de a conduce efectiv un proiect trebuie:          

• Dezvoltate abilitatile personale de management a proceselor
• Construite abilitati interpersonale
• Construita o retea suport

SLIDE 9

Responsabilitatile unui Manager de Proiect

• Managementul proiectelor in vederea asigurarii ca volumul de munca este impartit si dus la indeplinire respectind timpul si bugetul propus. 

• Identificarea, urmarirea, managementul si rezolvarea problemelor proiectului.

• Comunicarea Proactiva a informatiilor despre proiect tuturor factorilor implicati.  

• Identificarea, raspunsul si managementul riscurilor proiectului.

• Asigurarea ca solutia gasita este de o calitate acceptabila.

SLIDE 10

Metodologiile Managementului de Proiect (PPM)

Ce este PPM?

• Un sistem comun de procese si tehnici utilizate intr-o disciplina specifica.

• Include cele mai bune practice repetabile, formatele si cunostintele acumulate anterior.

• Ofera un limbaj comun pentru profesie si cultura astfel incit sa faciliteze intelegerea metodologiilor

• Creeaza un mediu ordonat care ofera o sansa mai buna pentru succes.

SLIDE 11

Pe piata exista mai multe metodologii, ca de exemplu:

AEIPRO - IPMA

ISO 10006

Prince 2

PMBok de la PMI (Project Management Institute), din 1969.

• Ghidul PMbok reprezinta suma cunostintelor in cadrul profesiunii de PM

• Obiectivul primar al PMBOK este sa identifice acel subset al Corpusului de Cunostinte al Managementului de Proiect care este in mod general recunoscut ca buna practica;

Identifica: o vedere de ansamblu, nu o descriere detaliata

Este recunoscut in general ca:

Aplicabil marii majoritati a proiectelor, in majoritatea timpului.

Exista un larg consens asupra valorii si utilitatii sale.

• Buna practica: aplicare corecta a abilitatilor, instrumentelor si tehnicilor care pot imbunatati sansele de succes.  

SLIDE 12

Ce este PMBOK® Guide -a treia editie?

PMBOK® Guide este un standard American si procesul de certificare PMI este deasemenea certificat ISO.

• Poate fi utilizat ca fundament pentru:

Programul de Certificare a PMP®

Dezvoltarea si adaptarea metdologiilor PM

Dezvoltarea cursurilor pentru instruirea in PM

• NU este o metodologie de management de proiect ! (companiile private isi dezvolta propriile metodologii bazate pe acesta: IBM, SBS, IIL, TenStep, etc).

SLIDE 13

Structura PMBOK® Guide

• Sectiunea I: Cadrul Managementului de Proiect:

Termeni cheie, descriere generala, mediul in care se desfasoara proiectul etc.

• Sectiunea II: Standardul pentru Managementul de Proiect al unui Proiect:

Procesele Managementului de Proiect pentru un Proiect, grupate in cinci grupe de procese.

• Sectiunea III: Ariile de Cunostinte pentru Managementul de Proiect (noua)

Capitolul 4:   Managementul Integrarii Proiectului

Capitolul 5:   Managementul Scopului Proiectului

Capitolul 6:   Managementul de Timp al unui Proiect

Capitolul 7:   Managementul Costurilor unui Proiect

Capitolul 8:   Managementul Calitatii unui Proiect

Capitolul 9:   Managementul Resurselor Umane din Proiect

Capitolul 10: Managementul Comunicarii in Proiect

Capitolul 11: Managementul Riscului in Proiect

Capitolul 12: Managementul Achizitiilor in Proiect

SLIDE 14

Corpusul de Cunostinte ale Managementului de Proiect

5 Grupe de Procese    

Initierea

Planificarea

Executarea

Controlul

Inchiderea

9 Arii de Cunoastere

Integrare

Scop

Timp

Cost

Calitate

Resurse Umane

Comunicare

Risc

Achizitii

SLIDE 15

Valoarea Proceselor PM

• Creste sansele de succes ale unui proiect.

• Ofera o conexiune directa intre strategia de afaceri si obiectivele proiectului.

• O mai buna utilizare a resurselor.

• Imbunatateste cultura organizationala.

• Mentine cunoasterea organizatiei si faciliteaza procesul de invatare.

• Un control mai bun al managementului

SLIDE 16

Intelegerea Mediului Proiectului

• In mod normal toate proiectele sunt planificate si implementate intr-un context social, economic si de mediu si au impacte pozitive si/sau negative intentionate sau neintentionate.

• Echipa de proiect trebuie sa ia in considerare proiectul in contextul sau cultural, social, international, politic si mediu fizic.

SLIDE 17

Etica Profesionala

• Fiecare profesie are nevoie de un cod etic.

• Ajuta profesia sa castige increderea publicului, angajatorilor, angajatilor, clientilor si membrilor echipei.

• PMI spune ca este vital ca Profesionistii in MP (PMP) sa-si desfasoare activitatea intr-o maniera etica.

• Candidatii PMP trebuie sa semneze "Codul de Conduita Profesionala al unui profesionist in PM" al PMI (www.pmi.org

SLIDE 18

Cadrul Managementului de Proiect           

Ciclul de viata al unui Proiect si organizarea

Ciclul de viata al proiectului

Factorii interesati

Influentele Organizationale

SLIDE 19

Ciclul de viata al unui Proiect

• Managerii de proiect sau organizatiile pot imparti proiectele in faze pentru a avea un control mai bun al managementului acestora si a imbunatati legaturile cu operatiunile in derulare in cadrul organizatiilor. In mod colectiv, aceste faze sunt cunoscute ca ciclul de viata al unui proiect.

• Fiecare faza de proiect finalizata este marcata de un rezultat(e) de livrat si reviziile sale.

- Rezultat de livrat: un produs tangibil, verificabi.

- Obiectivul reviziei fazei finale:

Acceptarea faptului ca munca s-a terminat

Se determina daca mai este ceva de facut

Decizia de a incheia faza

SLIDE 20

De luat in considerare:          

1) Definitia Ciclului de Viata a unui Proiect poate ajuta managerul de proiect sa clarifice daca sa trateze studiul de fezabilitate ca prima faza a proiectului sau separat, ca un proiect de sine statator.

2) Fazele ciclului de viata al unui proiect nu sunt aceleasi cu Grupurile Managementului de Proiect.

3) Tranzitia de la o faza la alta in cadrul ciclului de viata al unui proiect in general implica, si este in mod uzual definit de, unele forme de transfer tehnic sau livrare.

4) Rezultatele de livrat dintr-o anume faza a unui proiect sunt in mod uzual revizuite pentru corectare si finalizare si sunt aprobate inainte de a incepe munca la o noua faza. Totusi, se poate intampla ca urmatoarea faza a proiectului sa inceapa inainte de a primi aprobarea pentru rezultatele fazei anterioare, in momentul in care se considera ca riscurile implicate sunt la un nivel acceptabil.

5) Nu exista un mod unic de a defini un ciclu de viata ideal pentru un proiect. Unele organizatii au stabilit politici care standardizeaza toate proiectele cu un singur ciclu de viata, in timp ce altele permit echipei de manangement a proiectului sa aleaga cel mai bun ciclu de viata pentru proiectele echipei.

SLIDE 21

Ciclul de viata al unui Proiect in general defineste:

• Ce activitate tehnica trebuie depusa in fiecare faza.

• Cand trebuie generate rezultatele de livrat in fiecare dintre faze si cum fiecare din aceste rezultate trebuie revizuit, verificat si validat.

• Cine este implicat in fiecare faza (de ex: inginerii cer ca implementatorii sa fie implicati in analiza nevoilor si design).

• Cum trebuie controlata si aprobata fiecare dintre faze.

Descrierea Ciclului de Viata al unui Proiect poate fi facuta foarte general sau foarte detaliat. Descrieri foarte amanuntite a ciclurilor de viata pot include formate prestabilite, grafice, liste de verificare pentru a prezenta structura si controlul.

SLIDE 22

Stabilirea unei agende jalonate

Jaloanele sunt toate evenimente semnificative care trebuie sa apara in timpul executiei proiectului. Jalonul este un steag sau semnal in puncte clar definite in proiect.

Un jalon este un eveniment semnificativ, masurabil in ciclul de viata al unui proiect.

Unele din evenimentele comune care dau statutul de jalon pentru un proiectului sunt:

Completarea unui sarcini cheie, ca de ex: livrarea unui rezultat catre o terta parte.

Finalizarea unuia dintre rezultatele proiectului.

Un punct in auditul financiar.

Un unct in auditul de proiect.

Un audit de calitate.

Un punct de decizie importanta.

SLIDE 23

Cele mai multe cicluri de viata ale unui proiect impart un numar de caracteristici commune:

- Fazele sunt in general secventiale si in mod uzual definite de un formular de transfer de informatie tehnica sau o componenta tehnica de livrare.

- Costul si nevoile de personal la inceput sunt mici, varfurile fiind in fazele intermediare, si apoi scad rapid in momentul in care proiectul se indreapta catre final.

SLIDE 24

Caracteristicile Ciclului de Viata al unui Poiect

Ciclul de viata al unui proiect defineste fazele prin care se conecteaza inceputul proiectului de sfarsitul acestuia.

SLIDE 25

Secvente tipice ale fazelor unui Ciclu de Viata al unui Proiect

SLIDE 26

Documente cheie in PCM

SLIDE 27

Factorii interesati intr-un Proiect

Factorii interesati de un proiect sunt persoane fizice sau organizatii care sunt activ implicate in proiect, sau al caror interese pot fi afectate ca rezultat al implementarii sau finalizarii unui proiect. Acestia pot la randul lor sa exercite influenta asupra obiectivelor sau rezultatelor proiectului.

Echipa de management a proiectului trebuie sa identifice toti factorii interesati, sa le determine cerintele si asteptarile lor si, pe cat posibil, sa incerce sa canalizeze influenta lor pentru o desfasurare cu success a proiectului.

SLIDE 28

Factorii Interesati

Managerul de  Proiect	Persoana responsabila cu managementul proiectului
Client/Utilizator	Persoane sau organizatii care vor beneficia de rezultatele proiectului. Clientii sai utlizatorii pot fi entitati diferite.
Organizatia implementatoare	Oeganizatia ai carei angajati sunt implicati in mod direct in implementarea/executarea proiectului.
Echipa de proiect	Cei care executa /implementeaza proiectul.
Echipa de  management a proiectului	Membri ai echipei de proiect care sunt direct implicati in activitatile de management ale proiectului.
Sponsori	Persoana sau grupul care ofera resurse financiare pentru proiect.
Influentatori	Persoane sau grupuri care pot influenta pozitiv sau negativ cursul proiectului.
PMO Lucrare: Definitia si fizica culorilor - valuarea prin culoare Referat: Proiect la gestiunea financiara a intreprinderii	PMO poate fi un factor interesat daca are responsabilitati legate de  rezultatele proiectului.

SLIDE 29

Managementul Factorilor Interesati in Proiect

Lucrul in buna armonie cu factorii interesati pot face ca implementarea proiectului sa se desfasoare mai usor. Ignorarea lor duce insa aproape garantat la esec.

Imbunatatiti-va sansele pentru a obtine un proiect de succes printr-un management bun al relatiei cu partenerii implicati in proiect:

Incercati sa va cunoasteti factorii interesati: identificati orice grup sau persoana care poate influenta sau poate fi afectat de proiect. Luati in considerare atat oamenii din interiorul companiei, cat si din afara acesteia. Intalniti-va cu acestia (daca este posibil) ca sa le puteti afla asteptarile de la dvs. si sa le descoperiti prioritatile.

Intelegeti care este puterea dvs. si influenta asupra lor: daca acestea sunt formale (autoritate de pozitie) sau informale (autoritate implicata) si veti avea cel putin ceva control asupra unora dintre factorii interesati prin simplul fapt ca sunteti liderul de proiect.

Dezvoltati strategii de lucru cu fiecare factor interesat: Nu toti sunt la fel. Combinati cunostintele dvs. cu ale factorilor interesati si puterea lor cu faptul ca dvs. va cunoasteti nevoile dvs. si puterea de a dezvolta tacticile necesare de comunicare cu factorii interesati, implicandu-i sau nu in mod direct.  

SLIDE 30

Influentele Organizationale

• Proiectele, in mod general, sunt parte a unei organizatii care este mai mare decat proiectul in sine. Exemple de organizatii: corporatii, agentii guvernamentale, internationale, institutii medicale, asociatii profesionale, s.a.

• Chiar daca proiectul este extern (parteneriat, joint ventures), acesta va fi totusi influentat de modul de organizare al organizatiei care l-a initiat.

• Maturitatea organizatiei in ceea ce priveste stilul de management de proiect, cultura, stilul, structura organizationala si biroul de management de proiect pot deasemenea influenta proiectul.

SLIDE 31

Cultura si Stilul Organizational

Cele mai multe organizatii si-au dezvoltat culturi unice. Acestea sunt reflectate in numerosi factori, incluzand dar fara a se limita la:

Valori impartasite, norme, credinte si asteptari

• Politici si proceduri
• Viziune asupra relatiilor de autoritate
• Munca cu alte etnii si programul de munca.

SLIDE 32

Procesele Managementului de Proiect

SLIDE 33

Introducere

Managementul de Proiect se realizeaza prin procese - utilizand cunostintele de management de proiect (PM), abilitatile, instrumentele si tehnicile - primesc intrari si genereaza iesiri (rezultate).

Pentru ca un proiect sa fie de succes, echipa de proiect trebuie sa:

• Selecteze acele procese din Grupul de Procese PM necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului.
• Sa utilizeze o abordare adaptata la specificatiile produsului si sa planifice atingerea cerintelor de produs si ale proiectului.
• Sa se supuna cerintelor partenerilor, nevoilor, asteptarilor acestora.
• Sa echilibreze cerintele de scop, timp, cost, calitate, resurse, risc -aflate competitie unele cu altele - pentru a realiza un produs de calitate.    

SLIDE 34

Grupele de Procese

1) Initierea: defineste si autorizeaza proiectul sau o faza a acestuia

2) Planificarea: defineste si revizuieste obiectivele si planifica cursul actiunii necesare in vederea atingerii obiectivelor si scopului propus al proiectlui.

3) Executia: integreaza resursele umane si de alta natura astfel incat sa implementeze planul managmentului de proiect pentru proiect.

4) Monitorizarea si Controlul: In mod regulat masoara si monitorizeaza progresul si identifica variantele din planul de management astfel incat sa poate fi efectuate actiuni corective daca este necesar, in vederea atingerii obiectivelor proiectului.

5) Inchiderea: formalizeaza momentul acceptarii produsului, serviciului sau rezultatului si aduce proiectul sau o faza a acestuia la o inchidere formala.

SLIDE 35

Grupul de Procese de Initiere

Grupul de procese de Initiere consta in procesele care faciliteaza autorizarea formala pentru startul unui nou proiect sau o noua faza.

Grupul de procese de Initiere include urmatoarele procese de management de proiect:

1) Dezvoltarea Cartei Proiectului; este procesul necesar pentru documentarea nevoilor afacerii si pentru noul produs, serviciu sau alt rezultat care se intentioneaza sa satisfaca aceste cerinte. Aceasta carta leaga proiectul de activitatea curenta a organizatiei si autorizeaza proiectul.

SLIDE 36

Grupul de Procese de Initiere

Schitarea Scopului proiectului; acesta este un proces necesar pentru producerea unei bune definiri a proiectului, utilizind Carta Proiectului si alte intrari pentru procesele de intializare. ©

SLIDE 37

Grupul de Procese de Planificare

Echipa de management de proiect utilizeaza Grupul de Procese de Planificare (PPG) si procesele sale constituente precum si interactiunile in vederea planificarii si asigurarii managementului unui proiect de succes pentru organizatie.

PPG dezvolta planul de management al proiectului. Aceste procese deasemnea identifica, definesc si maturizeaza scopul proiectului, costul acestuia, calendarul de activitati care apar in cursul proiectului.

In timpul planificarii proiectului, echipa de proiect trebuie sa implice partenerii necesari in functie de influenta lor asupra proiectului si rezultatelor acestuia.

Interactiunile intre procese in cadrul PPG sunt dependente de natura proiectului.

SLIDE 38

Grupul de Procese de Planificare

PPG faciliteaza planificarea proiectului prin procese multiple.

PPG include urmatoarele procese de management de proiect

1) Dezvolta Planul Managementului de Proiect:

Acest proces este necesar pentru definirea, pregatirea, integrarea si coordonarea tuturor planurilor subsidiare Planului Managementui de Proiect (vezi PMBok Sectiunea 2 Capitoul 3, pag. 62.).

Planul de Management de Proiect devine sursa primara de informatie despre cum este planificat, executat, monitorizat si controlat si inchis proiectul.

SLIDE 39

2) Planificarea Scopului:

Procesul necesar in crearea planului de management pentru scopul proiectului documenteaza cum va fi definit scopul proiectului, verificat si controlat, si cum va fi definita structura pachetelor de lucru (WBS).

3) Definirea Scopului: necesara pentru desvoltarea unui scop detaliat al proiectului ca baza pentru deciziile viitoare.

SLIDE 40

4) Crearea Structurii Pachetelor de Lucru (WBS): necesara pentru impartirea principalelor iesiri (rezultate) ale proiectului si ce trebuie facut pentru obtinerea lor in componente mai mici si mai usor de coordonat.

WBS este un mod convenabil de a prezenta grafic ce trebuie facut in proiect, intr-un format usor de inteles;

SLIDE 41

Retineti ca:

WBS NU arata dependentele; doar grupeaza activitatile sub fiecare stadiu cheie.

Nu are la baza alocari de timp - nu exista scara timpului pe acest grafic.

5) Definirea Activitatii: necesara pentru identificarea activitatilor specifice care trebuie executate pentru a produce diferitele rezultate ale proiectului.

6) Secventialitatea Activitatii: identificarea si documentarea dependentelor dintre diferitele activitati planificate

7) Estimarea resurselor necesare Activitatii:  estimarea tipurilor si cantitatilor de resurse necesare pentru a executa fiecare din activitatile propuse.

8) Estimarea duratei Activitatii: estimarea numarului de perioade de executie necesare in vederea finalizarii fiecarei activitati individuale planificate.

9) Dezvoltarea agendei: analiza secventelor de activitati, durata, resursele si constringerile de timp in vederea creearii unei agende a proiectului.

SLIDE 42

10) Estimarea Costului: estimarea costurilor resurselor necesare in vederea finalizarii activitatilor proiectului.

11) Bugetarea Costului: proces necesar pentru agregarea costurilor estimate cu activitatile individuale sau pachetele de lucru, in vederea stabilirii unei fundamentari de cost.

12) Planificarea calitatii: identificarea standardelor de calitate care sunt relevante proiectului si determinarea modului de satisfacere a acestora.

13) Planificarea Resurselor Umane: identificarea si documentarea rolurilor in proiect, a responsabilitatilor si relatiilor de raportare, ca si crearea unui plan de management a resurselor umane ale proiectului.

14) Planficarea comunicarii: determinarea nevoilor de informare si comunicare a factorilor interesati in proiect.

15) Planificarea Managementului Riscului: necesar pentru a decide cum va fi abordat, planificat si executat managementul riscurilor care pot pune in pericol activitatile proiectului.

Riscul este o proprietate inerenta oricarei activitati in schimbare si in special proiectelor.

SLIDE 43

Managementul Riscului este procesul de management a incertitudinii care intotdeauna exista in activitatile proiectului si arata modul in care se pot minimiza sau evita "stopurile" care pot costa sume mari pentru a fi corectate

Orice Risc intotdeauna are o cauza si, daca apare, va avea o consecinta pozitiva sau negativa.

16) Identificarea Riscului: necesara pentru a determina ce riscuri pot afecta proiectului si documentarea caracteristicilor acestora.

17) Analiza de Risc Calitativa: necesara pentru prioritizarea riscurilor pentru o analiza ulterioara mai detaliata sau initierea unei actiune, prin analizarea si combinarea probabiltatilor lor de a aparea si a impactului acestora.

18) Analiza de Risc Cantitativa: proces necesar pentru analiza numerica a efectului global asupra obiectivelor proiectului din partea riscurilor identificate.

19) Planificarea Raspunsului la Risc: necesar pentru dezvoltarea optiunilor si actiunilor in vederea imbunatatirii oportunitatilor si reducerii amenintarilor care planeaza asupra obiectivelor proiectului.

SUCCESUL tau este dependent de mentinerea unui INALT GRAD DE DEDICARE in aplicarea procedurilor de management al riscului de-a lungul proiectului.

SLIDE 44

20) Planificarea Achizitiilor: Acesta este procesul necesar pentru determinarea a ce trebuie cumparat/achizitionat, cand si cum.

21) Planificarea Contractarilor: proces necesar pentru documentarea cerintelor produselor, serviciilor si rezultatelor si identificarea potentialilor vanzatori.

De RETINUT: planificarea de succes nu se intampla pur si simplu. Acordati timp procesului de planificare pentru a evita un volum de munca mai mare, mai tirziu. Planificarea inseamna deasemenea punerea urmatoarelor intrebari:

Ce actiuni trebuie intreprinse?

Cand trebuie intreprinse?

Cine le va intreprinde?

Ce echipamente si instrumente sunt necesare?

Ce nu se va face?

SLIDE 45

Grupul de Procese de Executie

Grupul de procese de Executie consta in procesele utilizate pentru finalizarea activitatilor definite in planul de management al proiectului pentru indeplinirea cerintelor proiectului.

Acest grup de procese implica coordonarea resurselor umane si a celorlate resurse ca si integrarea si executarea activitatilor proiectului in concordanta cu planul de management al proiectului.

Grupul de Procese de Executie include urmatoarele procese de management de proiect:

1) Indrumarea si Managementul executiei proiectului: acesta este procesul necesar pentru directionarea diferitelor interfete tehnice si organizationale care exista in proiect si definesc volumul de munca de executat.

2) Asigurarea executiei de Calitate: necesara in vederea aplicarii sistematice a activitatilor de asigurare a calitatii planificate, pentru a ne asigura ca proiectul angajeaza toate procesele necesare pentru indeplinirea cerintelor/obiectivelor.

3) Gasirea echipei de proiect: necesara in vederea obtinerii necesarului de resurse umane in vederea executiei proiectului.

4) Dezvoltarea Echipei de Proiect: necesara pentru imbunatatirea competentelor si interactiunilor membrilor echipei in vederea imbunatatirii performatelor proiectului.

SLIDE 46

5) Distribuirea Informatiei: acesta este un proces necesar pentru a facilita ajungerea informatiei la toti factorii interesati, in timp util.

6) Cererea de Raspunsuri de la Vanzatori: proces necesar in vederea obtinerii informatiei, cotatiilor, ofertelor, licitatiilor si propunerilor.

7) Selectarea Vanzatorilor: proces necesar pentru analiza ofertelor si alegerea dintre potentialii vanzatori si negocierea unui contract scris cu vanzatorul.

SLIDE 47

Grupul de Procese de Monitorizare si Control (MCPG)

Este format din acele procese executate pentru a urmari executia proiectului astfel incit potentialele probleme sa poata fi identificate in timp util si sa se introduca actiuni corective cand este necesar, in vederea controlarii executiei proiectului.

Avantajul cheie al acestui Grup de Procese este acela ca implementarea proiectului este observata si masurata in mod regulat pentru a se identifica variatiile de la planul de management al proiectului.

MCPG include, de exemplu:

Monitorizarea activitatilor proiectului care se afla in desfasurare versus planul de management si standardul de performanta stabilit.

Influentarea factorilor ce pot determina schimbari in asa fel incat numai schimbarile aprobate sa fie implementate.

SLIDE 48

Avantajele Grupului de Procese de Monitorizare si Control

Monitorizarea continua ofera echipei de proiect informatii despre sanatatea proiectului si subliniaza orice arie care necesita o atentie speciala.

MCPG nu numai monitorizeaza si controleaza activitatile executate in cadrul unui grup de procese dar monitorizeaza si controleaza si intregul efort depus in cadrul proiectului.

In proiecte multi-faze MCPG ofera deasemenea si feedback-ul intre fazele proiectului, pentru a putea fi implementate actiuni corective sau preventive pentru a aduce proiectul in concordanta cu planul de management al proiectului.

SLIDE 49

MCPG include urmatoarele procese de management de proiect

1) Monitorizeaza si Controleaza Activitatile depuse in Proiect: acesta este un proces necesar pentru colectarea, masurarea si diseminarea de informatii privind implementarea si masoara trendul efectelor aduse de procesele de imbunatatire.

Acest proces include monitorizarea riscului pentru a se asigura ca riscurile suint identificate in faza incipienta, statusul acestora este raportat si planuri de control ale acestora sunt executate.

2) Controlul Integrat al schimbarii: proces necesar pentru a controla factorii care creaza schimbari, pentru a ne asigura ca aceste schimbari sunt benefice, determinand daca a aparut o schimbare si asigurand managementul schimbarilor aprobate.

Acesta este un proces care se executa pe tot parcursul proiectului, de la faza intiala pana in cea finala.

SLIDE 50

3) Verificarea Scopului: necesar pentru a formaliza momentul acceptarii rezultatelor finale ale proiectului.

4) Controlul Scopului: necesar pentru controlarea schimbarilor in scopul proiectului.

5) Controlul Graficului: necesar pentru controlul schimbarilor in agenda proiectului.

6) Controlul Costului: procesul de influentare a factorilor care creaza variatii si controlul schimbarilor care apar in bugetul proiectului.

Un bun control al costurilor este efectiv daca toate costurile sunt masurate, inclusiv costurile cu resursele umane implicate in proiect. ©

De aceea procesul de monitorizare trebuie sa includa bune masuratori ale:

Timpului cheltuit pentru fiecare sarcina.

Resursele utilizate pe toate sarcinile.

Costurile tuturor materialelor folosite.

Costul timpului de folosire a echipamentelor utilizate.

Cheltuielile de capital.

Cheltuielile cu profitul.

SLIDE 51

In mod normal aceste masuratori sunt facute pe o perioada specifica de timp de doua sau patru saptamani ori luni calendaristice.

Pentru un Control al Costurilor efectiv si eficient aveti nevoie de urmatoarele informatii:

Bugetul de proiect fixat in cazul proiectelor de afaceri.

Bugetul alocat operatiunilor proiectului, un total cumulativ bazat pe WBS.

Costurile din perioada fiscala curenta.

Costurile calculate de la inceputul proiectului pana la data crenta.

Graficul de activitati pana la sfirsitul proiectului vs. graficul din perioada curenta.

Volumul total de munca pentru activitati planificate a fi finalizate pana la data curenta

Volumul de munca depus in perioada curenta.

Volumul total de munca pana la data curenta.

Structura pachetelor de lucru (WBS) reprezinta de fapt instrumentul esential de construire a bugetului care devine apoi buget operational. Apoi se masoara costurile de implementare a proiectului, pe masura ce acesta se deruleaza, si se compara cu acest buget.

SLIDE 52

7) Executarea Controlului de Calitate: necesar pentru monitorizarea rezultatelor specifice ale proiectului pentru a determina daca acestea sunt in concordanta cu standardele relevante de calitate si a se identifica caile prin care se pot inlatura cauzele care pot produce efecte negative.

8) Managementul Echipei de Proiect: necesar pentru a urmari performantele membrilor echipei, a oferi feedback-ul, a rezolva probleme aparute si a coordona schimbarile necesare pentru a imbunatati performantele proiectului.

9) Raportarea Performantelor: necesar pentru colectarea si distribuirea informatiilor privind performantele. Aceasta include raportarea statusului curent, masurarea progresului efectuat si previzionarile.

10) Managementul Factorilor Interesati: necesar pentru managementul comunicarii ce poate satisface cerintele acestora si conduce la rezolvarea problemelor aparute, impreuna cu factorii interesati.

11) Monitorizarea si Controlul Riscului: necesar in vederea urmaririi riscurilor identificate, monitorizarea riscurilor reziduale, identificarea noilor riscuri si implementarea unui plan de rapuns la riscuri.

12) Administrarea Contractului: necesar pentru managementul contractului si a relatiilor intre cumparator si vanzator, inclusiv relatia contractuala cu cumparatori din afara proiectului.

SLIDE 53

De luat in considerare:

Urmariti proiectul: urmarirea este procesul prin care progresul proiectului este masurat prin monitorizare.

Modificarile la graficul proiectului: sunt inregistrate pe masura ce apar pentru a le utiliza in proiecte viitoare.

Raportarea progresului: verificarea cu clientul si sponsorul proiectului daca primesc toate informatiile esentiale de care au nevoie.               

SLIDE 54

Evitati crearea unui munte de hartii. Incercati sa faceti rapoarte scurte, utilizand formate prestabilite, dar ganditi-va sa faceti o prezentare detaliata a proiectului cu prilejul unei revizuiri complete a acestuia.

Concentrati-va rapoartele pe jaloanele proiectului

Scurt sumar despre progresele inregistrate

Jaloane atinse

Jaloane care sunt in pericol de intarziere

Actiuni corective luate pentru recuperarea intirzierilor

Probleme aparute si care sunt in asteptarea deciziilor

Noi probleme aparute care trebuie prezentate sponsorului

Previzionati data de incheiere a proiectului

Previzionati costurile pana la finalul proiectului

Orice schimbari semnificative necesare si actiuni propuse/executate.

SLIDE 55

Sedinte pentru urmarirea progresul proiectului: Toata lumea uraste sedintele dar intalnirile regulate pentru urmarirea progresului proiectului sunt o parte importanta a proceselor de control ale proiectelor, pentru a revizui statusul curent in orice moment. Efectuati actiuni specifice pentru a face sedintele eficiente.

Amintiti-va ca timpul petrecut intr-o sedinta este timp pierdut pentru munca in proiect asa ca:

Scurtati timpul alocat intalnirilor ce urmaresc progresele proiectului - maximum o ora.

Pastrati intalnirea la obiect si concentrata pe exceptii.

Evitati diversiunile si rezolvarea problemelor.

Incepeti si incheiati la timp.

Mentineti un bun control.

Sa aveti la indemina graficul Gantt actualizat, pentru a va referi la el.

Identificati problemele presante dar nu incercati sa le rezolvati in cadrul intalnirii, incercati sa propuneti o alta intalnire cu persoanele relevante implicate.

SLIDE 56

In timpul intilnirii solicitati echipei sa prezinte:

Ce a fost finalizat la timp.

Orice exceptii de la munca efectuata.

Ce actiuni asupra s-a convenit anterior nu sunt finalizate.

Cand vor fi finalizate actiunile corective.

Ce jaloane au fost atinse.

La ce jaloane sunt intarzierit?

Daca exista in plan actiuni corective pentru intarziate.

Riscurile care s-au transformat in probleme reale.

Probleme care inca asteapta sa fie rezolvate.

Previzionarea schimbarilor de resurse

Ce trebuie facut in urmatoarea perioada?

Ce jaloane trebuie atinse in urmatoarea perioada?

Care sunt problemele ce pot fi anticipate pentru urmatoarea perioada?

Orice risc care ar putea afecta munca pe perioada urmatoare.

Orice probleme cu terte parti contractuale anticipate pentru urmatoarea perioada.

Orice probleme ce poate afecta performantele echipei

Daca planul de afaceri este inca valid.

SLIDE 57

Intotdeauna sa aveti un flip-chart in sala de sedinte pentru a inregistra actiunile convenite pe hartie, pe masura ce apar, asociind si responsabilitatile si data pana cand acestea trebuie indeplinite.

In acest fel nu ar trebui sa existe temeri in echipa despre cine este responsabil pentru care actiuni si nici nu se mai pierde timp pentru a se lamuri. Evitati:

Rapoartele verbale lungi despre ceea ce a fost facut.

Nu incercati sa rezolvati probleme in cadrul intalnirii- scoteti-le din discutie.

Dezbateri lungi - acestea distrag si produc devieri de la scopul si obiectivul intalnirii.

Negocierile - in general incercati sa le excludeti.

Orice alte probleme care nu sint pe agenda de zi - cel mai mare consumator de timp!!!

SLIDE 58

Grupul de Procese de Inchidere (CPG) ©

In acest punct, de multe ori membrii echipei se simt iritatati despre viziunea pe care o au alti factori interesati despre continutul documentatiei de inchidere, aprobarile necesare, s.a. ©

Din acest motiv este important sa depuneti un extra efort in vederea incheierii cu succes a proiectului.

CPG include procesele utilizate pentru a incheia formal toate activitatile unui proiect sau a unei faze a acestuia, inmanarea unui produs finalizat catre altii sau incheierea unui proiect abandonat.

Acest grup de procese, cand este complet executat, verifica daca toate procesele definite sunt incheiate in cadrul tuturor Grupurilor de Procese astfel incat sa incheie proiectul sau o faza a acestuia cat mai apropiat de ce s-a prevazut si in mod formal stabileste daca proiectul sau o faza s-a incheiat.   

SLIDE 59

Grupul de Procese de Inchidere include urmatoarele procese de management de proiect:

1) Inchiderea Proiectului: acesta este un proces necesar pentru a finaliza toate activitatile din cadrul Grupuluide Procese care formal incheie proiectul sau o faza a acestuia.

2) Incheierea Contractului: proces necesar pentru completarea si incheierea fiecarui contract, incluzand rezolvarea oricarei problem ramase deschisa si incheirea fiecarui contract aplicabil proiectului sau unei faze a acestuia.

SLIDE 60

De luat in considerare:

Pentru incheirea cu succes a unui proiect, ganditi-va in felul urmator:

Incheiati munca la proiect; este responsabiltatea voastra de a va asigura ca rezultatele proiectului (noul produs, serviciu, politica sau proces) este utilizat asa cum s-a prevazut si a fost livrat in termenii comerciali stabiliti.

Usurati tranzitia membrilor echipei; vizibilitatea dumneavoastra ar trebui sa fie mai mare decat in orice alt moment al proiectului. Trebuie sa fiti foarte bine organizati, sa tineti liste actualizate cu "ce este de facut" si sa reamintiti membrilor echipei ce responsabilitati au si sa-i ajutati in indeplinirea acestora.   

Coordonati relatia cu clientii: proiectul dvs. are un client sau mai multi clienti - indivizi care vor beneficia de pe urma acestui proiect.

Procesul de acceptare a rezultatelor proiectului de catre clienti fiind oarecum formal, este bine sa se mentina nu numai o relatie buna cu clientul dar si sa faceti cunoscute realizarile membrilor echipei.

SLIDE 61

Lista de verificare a acceptarii proceselor:

Pentru cele mai multe proiecte este usor pentru echipa sa identifice pasii esentiali pentru inchidere si livrarea rezultatelor. Stabiliti o lista de verificare pe care trebuie sa o agreati cu clientul si grupul utilizator.

Lista de verificare include o lista de activitati care trebuie sa fie finalizate inainte de confirmarea acceptarii si poate include intrebari relativ la:

Activitatile mai putin imporante, neterminate

Sarcinile de proiect executate.

Rezultate livrabile obtinute.

Standarde de calitate implementate.

Furnizarea de echipamente.

Instalarea, testarea si validarea echipamentelor.

Manualele de documentare.

Noi proceduri standard de operare.

Definirea de programe de instruire.

Infiintarea unui birou de asistenta.

Probleme in asteptarea unei rezolvari

Cine monitorizeaza activitatile ulterioare proiectului?

Depasirile de buget.

SLIDE 62

Sedinta de Inchidere

Pregatiti bine echipa inainte de aceasta sedinta importanta - faceti o revizuire detaliata si riguroasa a statusului proiectului. Verificati daca toata munca este terminata la timp si nu exista sarcini uitate ce sunt asteptate inca a fi efectuate.

Concentrati-va pe problemele deosebite si alocati responsabilitatile pentru fiecare cu date clare pentru rezolare. Cand sunteti satisfacut si credeti ca aveti totul sub control confirmati data sedintei de inchidere. La aceasta intalnire trebuie sa:

Revizuiti rezultatele obtinute in proiect.

Treceti prin lista de verificare inmanata tuturor celor prezenti la sedinta.

Confirmati si explicati planurile de actiune pentru orice actiune mssi deosebita ce trebuie ordonata.

Confirmati si explicati planurile de actiune pentru orice problema aparuta.

Agreati si confirmati responsabilitatile planificate pentru orice activitate in desfasurare sau sprijinul alocat.

Confirmati cine este responsabil pentru monitorizarea beneficiilor proiectului.

Multumiti echipei si factorilor interesati pentru toate eforturile si sprijinul acordat.

Multumiti clientului si finantatorilor pentru sprijinul si implicarea lor.

SLIDE 63

Harta Proceseloor de Management de Proiect

SLIDE 64

Impartiti succesul cu echipa dvs., fara aceia pentru care rezultatele au fost diferite.

Acordati recunosatere contributiei fiecarei persoane implicate.

SLIDE 65

Interactiunile proceselor

Grupurile de Procese de Management de Proiect sunt legate de obiectivele pe care le produc. Rezultatul unui proces devine intrare in alt proces sau este un rezultat de livrat al proiectului.

Grupul de procese de Planificare ofera Grupului de Procese de Executie un documentat plan de management si un scop al proiectului definit, si de multe ori actualizeaza planul de management pe masura progreselor inregistrate de proiect.

SLIDE 66

In cadrul grupelor de procese si a proceselor pe care le includ, rezultatele proceselor sunt relationate si au impact asupra altor Grupe de Procese. Exemplu: incheierea unei faze de design necesita aprobarea de catre client a documentul de design. Apoi acest document defineste descrierea produsului pentru Grupul de Procese de Executie ce urmeaza.

Totusi, doar unele din procese vor fi necesare in toate proiectele si nu toate interactiunile se vor aplica tuturor proiectelor sau fazelor de proiect.

SLIDE 67

Evaluarea Post - Proiect

De ce Evaluare?

Evaluarea este procesul utilizat pentru a revizui proiectul si a identifica: ce a mers bine, ce a mers rau; si orice variante comparative la buget.

Ce este evaluat?

Sunt evaluate: munca tehnica, rezultatele atinse, procesele proiectului si managementul de proiect.

Evaluarea nu inseamna a gasi vinovati pentru ce nu a mers bine. Evaluare se face in trei moduri:

Evaluare Activa- in timpul implementarii proiectului.

Evaluare post-proiect initiala - chiar la sfirsitul proiectului

Evaluare post-proiect finala - la o perioada fixa dupa inchiderea proiectului.

SLIDE 68

Transferarea "lectiilor invatate"

Organizatiile care sunt pe un drum rapid al imbunatirii invata cum sa benficieze de orice experienta pentru fololsul intregii organizatii.

Unul din cele mai bune moduri de a impartasi aceste beneficii ale proiectului dincolo de frontierele sale si de a sprijini procesul de imbunatire continua a managementului de proiect in cadrul organizatiei dvs. este de a realiza un studiu de lectii invatate.

Executarea de revizuiri sistematice ale experientelor de pe proiecte va va ajuta sa intelegeti natura ambelor tipuri de experiente: pozitive si negative - lectii pe care le puteti transfera altor manageri de proiect din cadrul companiei dvs.

Prima parte a studiului lectiilor invatate este pentru echipa dvs. si se refera la revizuirea documentatiei despre problemele legate de managementul de proiect, pe care le-ati inventariat pe parcursul intregului proiect.

Cea de a doua parte este largirea bazei de cunostinte prin executarea unei revizuiri totale (la 360s), solicitand opinii de la toti factorii interesati implicati.

SLIDE 69

In final, nu generati doar o lista cu "ce a mers bine" si "ce nu a mers bine". Aceasta nu va ajuta pe nimeni sa aplice ceea ce dvs. ati invatat. Ar trebui insa sa faceti urmatoarele:

Documentati problemele aparute si impactul acestora: De ce probleme isi amintesc partenerii dvs. sa fi aparut? Care a fost impactul acestora?

Explorati radacina cauzelor: Care este parerea dvs. despre la aparitia unei anumite probleme? Ce puteti face pentru a verifica cauzele acesteia? De ce nu a fost problema anticipata? (cautati problemele in planificare, monitorizare si control)

Pastrati sugestiile pentru imbuntatire: Cum pot echipele viitoare sa evite problema? Daca nu poate fi eliminata in totalitate, cum poate fi detectata mai devreme? Ce actiuni pot ajuta la minimizarea impactului? Exista o baza de date centralizatoare unde vaputeti documenta ideile dvs? Daca nu, puteti ajuta la crearea uneia?

SLIDE 70

Principalele documente de Proiect

Exista trei documente importante in cadrul PMBOK Guide si fiecare are un obiectiv specific.

• Carta de Proiect: autorizeaza formal proiect. Documenteaza nevoia pentru facerea respectiva, justifica proiectul, ofera o intelegere a nevoilor curente ale clientului, si noul produs, serviciu sau rezultat care intentioneaza sa satisfaca aeste cerinte.

• Scopul Proiectului: declara ce munca trebuie depusa si ce rezultate trebuie atinse.

• Planul de Management de Proiect: descrie cum trebuie sa fie depusa munca.

Planul de Management de Proiect este compus din planuri si documente generate de procese variate. Acestea sunt planuri subsidiare si componente ale planului de management de proiect.

SLIDE 71

Ariile de cunoastere ale Managementului de Poriect

SLIDE 72

Fiecare arie de cunoastere contine cateva sau toate procesele managementului de proiect.

9 Arii de Cunoastere

Integrarea

Scopul

Timpul

Costul

Calitatea

Resursele Umane

Comunicarea

Riscul

Achizitiile

SLIDE 73

Managementul Integrarii Proiectului

Aria de cunoastere a managementului integrarii include procese si activitati necesare pentru identificarea, definirea, combinarea, unificarea si coordonarea diverselor procese si activitati de management de proiect in cadrul grupurilor de procese de management de proiect.

In contextul managementului integrarii proiectului se includ caracteristicile unificarii, consolidarii, actiunilor de articulare si integrare care sunt cruciale pentru incheierea proiectului, atingerea cu succes a cerintelor clientului si ale altor factori interesati ai proiectului, si managementul asteptarilor.

SLIDE 74

Procesele integrative ale managementului de proiect includ:

1) Dezvoltarea cartei proiectului; aceasta autorizeaza formal un proiect sau o faza a proiectului.

2) Dezvoltarea unei definiri preliminare a scopului proiectului; acesta ofera o descriere foarte clara a scopului.

3) Dezvoltarea unui plan de management de proiect; documentarea actiunilor necesare de definire, pregatire, integrare si coordonare a tuturor planurilor subsidiare intr-un plan de management de proiect.

4) Managementul executiei proiectului; executarea muncii definite in planul de management de proiect pentru a atinge cerintele proiectului definite in scopul acestuia.

SLIDE 75

5) Monitorizarea si controlul muncii pe proiect; monitorizarea si controlul proceselor utilizate pentru initializarea, implementarea si inchiderea proiectului, in vederea atingerii performantelor si obiectivelor definite in planul de management al proiectului.

6) Controlul Integrat al Schimbarii; revizuirea tututror schimbarilor necesare, aprobarea acestora si controlul schimbarilor relative la rezultatele de livrat si procesele organizationale.

7) Inchiderea proiectului; finalizarea tuturor activitatilor si a grupurilor de procese de management pentru a inchide din punct de vedere formal proiectul sau o faza a proiectului.

SLIDE 76

Dezvoltarea Cartei Proiectului

Graficul de Proiect este un document care autorizeaza formal un proiect si ofera managerului de proiect autoritatea de a pune in slujba activitatilor acestuia tot necesarul de resurse organizationale.

Carta Proiectui, in mod direct sau prin referire la alte documente, ar trebui sa ofere urmatoarele informatii:

• Cerintele care satisfac finantatorii proiectului si alte nevoi, cerinte si asteptari ale factorilor interesati implicati.
• Desemneaza Managerul de Proiect si nivelul de autoritate.
• Inventariaza graficul jaloanelor.
• Influentele factorilor interesati.
• Ipotezele organizationale, de mediu si externe proiectului.
• Un sumar al bugetului.   

SLIDE 77

2) Dezvoltarea unei definiri Preliminare a Scopului Proiectului (PSS)

Declararea Scopului Proiectului este definitia proiectului.

Declaratia Scopului proiectului include:

• Proiectul si obiectivele sale
• Cerintele de Produs sau serviciu si caracteristicile acestuia
• Criteriile de acceptare pentru produs/serviciu
• Limitele/frontierele proiectului
• Cerintele proiectului si rezultatele de livrat
• Constrangeri ale proiectului si ipoteze
• Organizarea intiala a proiectului
• Riscurile definite initial
• Jaloanele programate
• WBS Initiala
• Marimea costurilor estimate
• Cerintele managementului configuratiei proiectului
• Aprobarile necesare.

SLIDE 78

3) Dezvoltarea Planului Managementului de Proiect

Include actiunile necesare de definire, integrare si coordonare a tuturor subsidiarelor planului intr-un plan de management de proiect.

Planul de management de proiect documenteaza toate rezultatele de livrat pe proiect si toate procesele de planificare din cadrul Grupului Proceselor de Planificare, si include:

• Procesele managementului de proiect selectate de catre echipa de management a proiectului.
• Nivelul de implementare a fiecarui proces selectat.
• Descrierea instrumentelor si tehnicilor de utilizat in vederea executiei acestor procese.
• Cum va fi utilizat un anumit proces pentru a implementa un anumit proiect.
• Cum va fi executata munca in vederea atingerii obiectivelor proiectului
• Cum vor fi monitorizate si controlate schimbarile.
• Nevoia si tehnicile de comunicare folosite intre partenerii proiectului
• Revizuirea continutului, limitelor si timpului in vederea facilitarii si adresarii in timpul util a tuturor problemelor si a deciziilor care asteapta sa fie luate.

SLIDE 79

Managementul executiei proiectului

Acest process cere din partea Managerului de Proiect si a echipei de proiect sa execute actiuni multiple in vederea executiei proiectului si a atingerii obiectivelor si rezultatelor de livrat, definite in scopul proiectului. Unle dintre aceste actiuni sunt:

• Executia activitatilor in vederea atingerii obiectivelor proiectului.
• Folosirea eforturilor si cheltuirea fondurilor in vederea atingerii obiectivelor.
• Angajarea, instruirea si managementul membrilor echipei de proiectului stabilite.
• Obtinerea de cotatii, oferte, propuneri ori de cite ori este nevoie de-a lungul proiectului.
• Selectarea furnizorilor cu care se va lucra.
• Obtinerea, managementul si utilizarea resurselor: materiale, instrumente, echipamente, birouri.
• Crearea, controlul, verificarea si validarea rezultatelor de livrat in proiect.
• Managementul riscului si implementarea activitatilor de raspuns la risc.
• Managementul furnizorilor.
• Stabilirea si mangementul canalelor de comunicare, atat externe cat si interne echipei de proiect.
• Colectarea datelor de proiect si raportarea costurilor, urmarirea planificarii si a progresului tehnic si calitativ al proiectului.
• Colectarea si documentarea lectiilor invatate si implementarea proceselor aprobate in vederea imbunatatirii cursului proiectului.

SLIDE 80

Monitorizarea si controlul executiei proiectului

Este executat pentru monitorizarea proceselor associate cu initierea, planificarea, executarea si inchiderea. Actiuni corective sau preventive sunt luate pentru a controla derularea proiectului.

Monitorizarea include colectarea, masurarea si diseminarea informatiei privind performanta si evaluarea masuratorilor si trendului pentru efectuarea de imbunatatiri in cursul proiectului.

Monitorizarea si controlul proceselor de executie a proiectului consta in:

• Compararea stadiului actual al poiectului vs. planul de management al proiectului.
• Analizarea, urmarirea si monitorizarea riscurilor proiectului in vederea asigurarii ca riscurile au fost identificate, stadiul lor este raportat si planurile adecvate pentru contracararea acestora sunt executate.
• Oferirea de informatii pentru a sustine raportarea stadiului, masurarii progresului si previziuni.
• Furnizarea previziunilor in vederea actualizarii costurilor curente si informatiilor privind graficul.
• Monitorizarea implementarii schimbarilor aprobate, pe masura ce acestea apar.

SLIDE 81

6) Controlul Integrat al Schimbarii

Procesul de control integrat al schimbarii este executat inca din faza de initiere, pana la inchiderea proiectului.

Acest proces include urmatoarele activitati de management al schimbarii in diferite nivele de detaliere, bazate pe finalizarea executiei procesului:

• Identifica faptul ca o schimbare a aparut sau este nevoie sa apara.
• Revizuirea si aprobarea schimbarilor necesare.
• Managementul schimbarilor aprobate cand si pe masura ce apar, prin reglarea ritmului de schimbari cerute.
• Revzuirea si aprobarea tuturor actiunilor preventive si corective care sunt recomandate pentru a fi efectuate.
• Controlul si actualizarea scopului, costului, bugetului, graficului si cerintelor calitative, pe baza schimbarilor aprobate, prin coordonarea schimbarilor de-a lungul intregului proiect.
• Documentarea impactului complet al schimbarilor cerute.
• Validarea repararii defectului.
• Controlul calitatii proiectului conform standardelor, in baza rapoartellor de calitate.

SLIDE 82

7) Inchiderea Proiectului

Inchiderea proiectului implica executarea etapei de inchidere din planul de management de proiect.

Acest proces include finalizarea tuturor activitatilor indeplinite din toate grupele de procese de management ale proiectului pentru a inchide formal proiectul sau o faza a proiectului si transferarea proiectului care a fost incheiat sau abandonat, dupa cum este cazul.

SLIDE 83

Managementul Scopului Proiectului (PSM)

Include procesele necesare in vederea asigurarii ca proiectul include toata munca si numai munca necesara pentru a finaliza cu succes proiectul.

PSM are ca scop defininirea si controlarea a ce este si ce nu este inclus in proiect.

Procesele PSM includ urmatoarele

SLIDE 84

• Planificarea Scopului: crearea unui plan de management a scopului proiectului, care documenteaza cum va fi definit, verificat si controlat scopul proiectului si cum WBS-ul va fi creat si definit.

Fiecare proiect are nevoie de o atenta echilibrare a tuturor instrumentelor, datelor, metodologiilor, proceselor si procedurilor si a altor factori pentru a asigura ca eforturile depuse pentru scopurile si activitatile proiectului sunt comensurabile cu marimea proiectului, complexitatea si importanta acestuia.

• Definirea Scopului: dezvoltarea unei definitii detaliate de scop ca baza pentru viitoarele decizii de luat. Definirea include: analiza de podus, identificarea alternativelor (diverse abordari in executie si implementare), judecata expertilor, analiza partilor interesate .

• Crearea WBS: subdivizarea rezultatelor majore de livrat in componente mai mici si mai usor de manevrat.

SLIDE 85

• Verificarea Scopului: formalizarea aprobarii rezultatelor livrate.

• Controlul Scopului: controlarea schimbarilor intervenite in scopul proiectului.

Aceste procese interactioneaza unele cu celelalte, ca si cu procesele din alte arii de cunoastere. Fiecare proces necesita efort de la una sau mai multe persoane sau grupuri de persoane.

In contextul proiectului, termenul scop se poate referi la:

• Scopul Produsului: caracteristicile si functiunile care caracterizeaza produsul, serviciul sau rezultatul.

• Scopul Proiectului: munca care trebuie depusa pentru a livra produsul, serviciul sau rezultatul cu functiunile si caracteristicile specificate.

SLIDE 86

Managementul Timpului Alocat Proiectului

Include procesele necesare pentru atingerea rezultatelor la timp si incheierea proiectului. Managementul Timpului include deasemenea:

• Definirea Activitatii; identificarea graficului de timp pentru acele activitati care trebuie executate pentru a produce diferitele rezultate ale proiectului.

• Secventialitatea activitatilor; identificarea si documentarea dependentei dintre activitati si modul cum este influent graficul.

• Estimarea resurselor necesare pentru activitati; estimarea tipului si cantitatii de resurse necesare pentru indeplinirea fiecarei activitati din grafic.

• Estimarea duratei activitatilor; estimarea numarului de perioade de executie care vor fi necesare pentru a completa fiecare activitate individuala din cadrul graficului.

• Dezvoltarea agendei; analizarea secventelor activitatii, durata, secventele, resursele, cerintele, si constringerile pentru crearea agendei de activitati/graficul proiectului.

• Controlul asupra agendei; controlul asupra schimbarilor care influenteaza agenda.

SLIDE 87

Managementul Costurilor Proiectului

Managementul Costurilor Proiectului include procesele implicate in planificarea, estimarea, bugetarea si controlarea costurilor astfel incat proiectul sa poata fi dus la indeplinire in bugetul aprobat.

Include de asemenea:

• Estimarea Costurilor; aproximarea costurilor resurselor necesare in vederea incheierii proiectului.

• Bugetarea Costurilor; agregarea costurilor estimate pentru fiecare activitate individuala sau pentru pachete de activitati pentru a stabili o baza de cost.

• Controlul Costurilor; influentarea factorilor care creaza variatii de cost si controlarea schimbarilor care apar in bugetul proiectului.

Managementul Costurilor Proiectului are in primul rand ca scop manevrarea costurilor resurselor necesare pentru executarea activitatilor proiectului.

SLIDE 88

Planul Managementului Costurilor stabileste:

• Nivelul de precizie; planificarea costurilor estimate se va face prin rotunjiri de o precizie specificata, ca de ex: $100, $ 1000, bazat pe scopul fiecarei activitati si poate include si o suma pentru eventuale cheltuieli neplanificate.

• Unitatile de masura; fiecare unitate utilizata pentru masurare este definita, ca de ex: orele de munca ale membrilor echipei, zilele de munca, saptamana, etc., pentru fiecare din resurse.

• Conectarea procedurilor organizationale; componenta WBS utilizata pentru calcularea costurilor proiectului este denumita cont de control (CA). Fiecarui cont de control ii este atribuit un cod sau numar de cont care este legat direct la sistemul performant de contabilitate al organizatiei.

• Limitele de control; varianta limitelor pentru costuri sau alti indicatori (ex.zile-expert, volumul produselor) la anumite momente de timp de-a lungul duratei proiectului pot fi definiti sa indice o anume variatie de suma admisa.

SLIDE 89

• Regulile valorii adaugate; trei exemple:

1) Formule de calcul pentru valoarea adaugata sunt definite pentru a determina valorile estimate.

2) Criteriile de credit pentru valoarea adaugata (ex.0-100, 0-50-100, etc.) sunt stabilite.

3) Definirea nivelului WBS la care analiza tehnica pentru valuarea adaugata va fi efectuata.

• Formatele de raportare; sint definite formate pentru diverse rapoarte de costuri.

• Descrierea proceselor; descrierea fiecaruia dintre cele trei procese de management a costurilor sunt documentate.

Toate cele de mai sus, ca si alte informatii sunt incluse in planul de management al costurilor, fie ca text in corpul planului, fie ca anexe la acesta.

Efortul de planificare a planului de management al costurilor apare in stagiile initiale al proiectului si seteaza cadrul pentru fiecare din procesele de management ale costurilor, astfel incat performanta acestora sa fie eficienta si coordonata.

SLIDE 90

Managementul Calitatii Proiectului

Procesele de management a calitatii proiectului includ toate activitatile pe care le executa organizatia si care determina politicile de calitate, obiectivele si responsabilitatile astfel incat proiectul sa satisfaca necesitatile pentru care a fost initiat.

Procesele de management al calitatii proiectului includ urmatoarele:

• Planificarea calitatii; identificarea standardelor de calitate care sunt relevante pentru proiect si determinarea modului in care acestea pot fi satisfacute. Este unul din procesele cheie cand se defineste Grupul de Procese de Planificare si in timpul dezvoltarii planului de management de proiect. 

• Asigurarea Calitatii; aplicarea activitatilor planificate, sistematic, astfel incat sa se asigure ca proiectul angajeaza toate procesele necesare in vederea atingerii obiectivelor.

• Controlul Calitatii; implica monitorizarea anumitor rezultatelor ale proiectului pentru a determina daca acestea se supun standardelor relevante de calitate si identifica modurile da a elimina cauzele unor performante negative.

SLIDE 91

Printre alte subiecte, echipa poate gasi util sa stie diferentele intre urmatoarele perechi de termeni;

• Prevenire (a tine erorile in afara procesului) si inspectie (a tine erorile departe de client).

• Probarea atributelor (rezultatele se conformeaza sau nu) si probarea variabilelor (rezultatele sunt catalogate pe o scara continua care masoara nivelul de conformitate).

• Cauze speciale (evenimente neobisnuite) si cauze comune (variatie de proces normala).

• Tolerante (rezultatul este acceptabil daca se incadreaza in limitele specificate de toleranta) si limitele de control (procesul este tinut sub control daca rezultatul se inscrie in limitele de control).

Fiecare proces apare macar o data in fiecare proiect si in una sau mai multe faze ale unui proiect, daca acesta este divizat in faze. Abordarea primara la managementul de control a calitatii descris in aceasta sectiune este intentionata sa fie compatibila cu cea a Organizatiei Internationale pentru Standardizare (ISO).

SLIDE 92

Managementul de calitate modern completeaza managementul de proiect. De exemplu, amandoua disciplinele recunosc importanta

• Satisfacerii clientului; intelegerea, evaluarea, definirea si managementul asteptarilor astfel incit cerintele clientului sa fie indeplinite.

• Prevenirii in locul inspectiei; costul preveneirii greselilor este in general cu mult mai mic decit costul corectarii acestora, dupa cum demonstreaza inspectia.

• Responsabilitatea managementului; succesul necesita participarea tuturor membrilor echipei, dar revine responsabilitatea managementului de a procura resursele necesare pentru a atinge succesul.

• Imbunatatirea continua; ciclul Planifica-Executa-Verifica-Actioneaza este baza pentru imbunatatiri de calitate.

SLIDE 93

Managementul Resurselor Umane din Proiect

Include procesele care organizeaza si conduc echipa de proiect. Echipa de proiect este formata din persoane care au roluri si responsabilitati stabilite pentru a duce la bun sfarsit proiectul. Implicarea de la inceput a membrilor echipei adauga expertiza in timpul procesului de planificare si intareste implicarea si dedicarea acestora proiectului.

Tipul si numarul membrilor de care are nevoie proiectul de multe ori se poate schimba, pe masura ce proiectul progreseaza. Echipa de management a proiectului este un subset a echipei de proiect si este responsabila pentru managementul activitatilor proiectului ca: planificarea, controlarea si inchiderea.

Pentru proiecte mai mici, reposnsabilitatile echipei de management pot fi impartite cu intreaga echipa.

SLIDE 94

Managementul resurselor umane necesare pe proiect include:

• Planificarea resurselor umane; identificarea si documentarea rolurilor in proiect, responsabilitatilor si relatiilor de raportare ca si crearea unui plan de management a staff-ului.

• Gasirea echipei de proiect; obtinerea resurselor umane necesare pentru executarea si ducerea la bun sfarsit a proiectului.

• Dezvoltarea echipei de proiect; imbunatatirea competentelor si interactiunilor intre membrii echipei in vederea imbunatatirii performantelor proiectului.

• Managementul echipei de proiect; urmarirea performantelor membrilor echipei, oferirea de feedback, rezolvarea problemelor si coordonarea schimbarilor pentru a imbunatati performantele proiectului.

SLIDE 95

Managementul Comunicarii pe Proiect

Managementul comunicarii pe proiect este aria de cunostinte care intrebuinteaza procesele cerute pentru a asigura generarea, colectarea, distribuirea, pastrarea, retragerea si punerea la dispozitie in final a informatiilor potrivite si in timp util pentru proiect.

Procesele de management a comunicarii ofera legaturile critice intre oameni si informatia care este necesara pentru o comunicare de succes si include urmatoarele:

• Planificarea comunicarii; determinarea informatiilor si nevoilor de comunicare ce exista intre partile interesate.

• Distribuirea informatiei; a face ca informatia necesara sa fie pusa la dispozitia partilor interesate in timp util.

• Raportarea performantelor; collectarea si distribuirea informatiilor privind performanta. Aceasta include: raportarea statutului, masurarea progresului si previziunile.        

SLIDE 96

• Managementul partilor interesate; managementul comunicarii pentru a stisface cerintele si rezolva problemele cu partile interesate.

Arta comunicarii este un subiect larg si implica un volum mare de cunostinte, incluzand:

• Modele de trimitere-primire. Bucle de feedback si barierele de comunicare.

• Alegerea mijloacelor de comunicare. Cind sa comunici in scris in loc de oral, cind sa scrii un memo informal in loc de un raport formal, cind sa comunici fata-in-fata in loc de prin e-mail. Mijlocul care este ales pentru activitatile de comunicare va depinde in functie de situatie.

• Stilul de scriere. Diateza activa vs pasiva, structura propozitiilor si alegerea ordinii cuvintelor.

• Tehnica de prezentare. Limbajul/gestica corporala si ajutoarele vizuale.

• Tehnica de management a intilnirilor/sedintelor. Prepararea unei agende si rezolvarea conflictelor.     

SLIDE 97

Managementul de Risc al Proiectului

Managementul de Risc al Proiectului include procesele care implica conducerea planificarii managementului riscului, identificarea, analiza, raspunsurile si monitorizarea si controlul; cele mai multe dintre aceste procese sunt reactualizate de-a lungul proiectului.

Obiectivele Managementul de Risc al Proiectului sunt sa creasca probabilitatea si impactul evenimentelor prozitive si sa minimizeze probabilitatea si impactul evenimentelor adverse proiectului.

SLIDE 98

Procesele Managementului de Risc al Proiectului includ urmatoarele:

• Planificarea managementului de risc; deciderea cum trebuie facuta abordarea, planificarea si executarea activitatilor de management ale riscurilor pentru proiect. Planul de management a riscului include:
• Metodologia
• Rolurile si Responsabilitatile
• Bugetarea
• Categoriile de risc
• Definirea probabilitatii de aparitie si a impactului riscurilor.

• Identificarea riscurilor; determinarea riscului care poate afecta proiectul si documentarea carcateristicilor acestuia.

• Analiza de risc calitativa; prioritizarea riscurilor pentru o viitoare analiza detaliata sau actiune prin evaluarea si combinarea probabilitatii de aparitie si a impactului.

SLIDE 99

• Analiza de risc cantitativa; analiza numerica a efectulului riscurilor identificate asupra obiectivelor proiectului.

Planificarea raspunsului la risc; dezvoltarea optiunilor si actiunilor pentru a imbunatati opotunitatile si a reduce amenintarile la obiectivele proiectului.

Monitorizarea si controlul riscurilor; urmarirea riscurilor identificate, monitorizarea riscurilor reziduale, identificarea noilor riscuri, executarea planurilor de raspuns la riscuri si evaluarea eficientei acestora de-a lungul duratei de valabilitate a proiectului.       

SLIDE 100

Managementul Achizitiilor pe Proiect

Managementul achizitiilor pe Proiect include procesele de cumparare/achizitie a produselor, servicilor sau rezultatelor necesare din afara echipei proiectului in vederea executarii sarcinii.

Managementul achizitiilor pe proiect include managmentul contractelor si proceselor de control necesare pentru administrarea contractelor sau ordinelor de cumparare emise de catre membrii autorizati ai echipei.

Procesele de managementului achizitiilor pe proiect includ urmatoarele:

• Planificarea achizitiilor si cumpararilor; determinarea a ce, cand si cum trebuie achizitionat/cumparat.

SLIDE 101

• Planificarea contractarii; documentarea cerintelor produselor, serviciilor si  rezultatelor si identificarea potentialilor vanzatori.

• Cererea de oferte; obtinerea informatiei, cotatiilor, ofertelor sau propunerilor, dupa cum este cazul.

• Selectia vanzatorilor; analiza de oferte, alegerea dintre potentialii vanzatori si negocierea contractelor cu fiecare ofertant.

• Administrarea contractelor; managementul contractelor si a relatiei dintre comparator/vanzator, revizuirea si documentarea prestatiei fiecarui vanzator pentru a stabili actiuni corective, daca este cazul si a oferi baza pentru viitoare relatii cu vanzatorul, managementul schimbarilor de contract si, cand este cazul, managementul relatiei contractuale cu cumparatorii proiectului din afara.

• Incheierea contractului; completarea si punerea in ordine a fiecarui contract, incluzand rezolvarea oricarei probleme aparute si incheierea tuturor contractelor aplicabile proiectului sau a unei faze a proiectului.      

SLIDE 102

Va multumim forate mult pentru timpul si atentia acordata!!!

"Organizatiile din toata lumea vor imbratisa, aprecia si utiliza managementul de proiect

si vor atribui succesele lor acestuia"

Project Management Institute (PMI)