Etapele studiului de perfectionare a comunicarii organizationale - stabilirea obiectului cercetarii

1.Pregatirea cercetarii

1.1.Identificarea necesitatii schimbarii in domeniul comunicarii organizationale

Schimbarea comunicationala trebuie facuta astfel incat sa nu functioneze ca o entitate distincta, ci sa se asimileze ansamblului comunicational din organizatia respectiva. Privita din interiorul organizatiei, schimbarea comunicationala este un proces complex denumit de unii autori "mecanism de incorporare". Potrivit acestora, prin schimbarea comunicarii din interiorul organizatiei se obtine o identitate profesionala in ascensiune si o mare deschidere la schimbare a angajatilor.

Aceasta etapa declanseaza studiul prin culegerea unor date si informatii referitoare la dificultatile generate de comunicarea organizationala, precum si la efectele resimtite la nivelul climatului de lucru. Culegerea acestor date prin interviuri cu angajatii si prin observatii de teren nu indica decat nevoia schimbarilor in comunicare. Validarea acestei nevoi de catre managementul de nivel superior poate declansa cercetarea propriu-zisa.

.Stabilirea obiectului cercetarii

In functie de gravitatea dificultatilor inregistrate si a extinderii lor, obiectul cercetarii poate viza:

v     Diagnosticarea capacitatii de comunicare a personalului, depistare si eliminarea blocajelor comunicationale;

v     Promovarea unui nou sistem comunicational, in concordanta cu strategia si cultura organizationala, adoptate de managementul de nivel superior.

.Delimitarea sferei de cuprindere a cercetarii

Primul obiectiv poate fi fixat la nivelul unuia sau al mai multor compartimente ale organizatiei, in functie de frecventa cu care acestea apar ca loc de manifestare a dificultatii. Daca se opteaza pentru promovea unui nou sistem de comunicare, aria de cercetare trebuie insa extinsa la intreaga organizatie.

1.4.Constituirea si organizarea echipei de cercetare

In functie de obiectiv si sfera de cuprindere a cercetarii, se stabilesc numarul si structura echipei. Pentru a diagnostica efectul la unul sau la mai multe compartimente, echipa poate fi alcatuita din 3-4 membri, in timp ce in cazul reproiectarii, echipa se extinde la 7-8 persoane. De mentionat este faptul ca din componenta echipei fac parte specialisti in diagnosticare, comunicare, psihologie, sociologie, recrutati de regula din afara unitatii.

2.Analiza comunicarii organizationale

2.1 Prezentarea generala a organizatiei

Specificul comunicarii organizationale este generat de identitatea economica, culturala si organizationala a fiecarei forme si de aceea culegerea datelor cu privire la caracteristicile tipologice este strict necesara in demersul de particularizare a sistemului comunicational.

Analiza caracteristicilor comunicarii organizationale

Aceasta etapa vizeaza colectarea datelor pentru componentele comunicarii ce pot fi surprinse prin discutii, interviuri, rapoarte. Unele componente nu vor putea fi insa supuse si caracterizate la modul global. De exemplu, nu pot fi studiate global mesajele in ceea ce priveste muzica, partea invizibila a mesajului, caracteristica oricarei situatii, efemera si interpretabila. Din aceleasi considerente este greu de evaluat in mod obiectiv contextul in care fiecare comunicare se desfasoara in organizatie.

• Caracteristicile participantilor la comunicarea organizationala

Pentru a oferi o imagine veridica, se intocmeste o fisa de evaluare pentru compartimentele vizate sau pentru fiecare compartiment al structurii, in cazul in care se opteaza pentru toata organizatia.

Document online: Legislatia fiscala referitor la activitatea antreprenoriala Lucrare: LUCRARE DE LICENȚA Afaceri internaționale - piața interna și externa a automobilelor Renault-Dacia

Deoarece comunicarea este puternic influentata de capacitatea de conducere si stilul de management, se recomanda culegerea unor date relevante pentru managerii de nivel superior si mediu, ale caror conceptii si comportamente constituie repere pentru intregul personal. Personalitatea unui manager inhiba de multe ori comunicarea dintre parteneri si de aceea este important sa se determine rolul pe care fiecare partener il are in procesul comunicational.

• Caracteristici ale canalelor de comunicare

In vederea caracterizarii canalelor de comunicare, a eficientei lor, trebuie analizate traiectele comunicationale dintre anumite posturi, mai precis modul de concretizare a unor relatii organizatorice. Pentru a fi relevante, fisele de evaluare vor fi realizate pentru aceleasi compartimente analizate cu ocazia participantilor la comunicare. Instrumentele utilizate pentru descrierea modului de functionare a canalelor de comunicare sunt cele furnizate de analiza sistemului informational, reprezentarea orizontala sau flowchart-ul si reprezentarea verticala a sistemului informational.

• Caracterizarea mijloacelor de comunicare

Mijloacele de comunicare pot influenta viteza de vehiculare, corectitudinea mesajului si costul comunicarii. Printre cele mai utilizate mijloace de comunicare organizationala se numara: telefonul, faxul, internetul (e-mailul).

Comunicarea prin telefon are un grad mai inalt de spontaneitate decat cea in scris, chiar daca lipseste contactul vizual. Avantajele sale sunt posibilitatea utilizarii elementelor paralingvistice in comunicare, schimbul rapid si direct de idei si informatii. Prin urmare, telefonul este din ce in ce mai folosit in mediul economic.

Un dezavantaj al comunicarii prin telefon (in afara de lipsa contactului vizual) este faptul ca acesta se poate transforma intr-un factor perturbator la locul de munca, el producand intreruperi ce au efecte negative asupra performantei. Cel mai adesea, mesajele transmise prin telefon nu sunt inregistrate.

In ultimii ani, raspandirea e-mail-ului (a postei electronice) ca modalitate de comunicare in cadrul organizatiei este tot mai pronuntata. Considerat de unii forma ideala de comunicare in afaceri, e-mail-ul este obiectiv, rece, neutru, simplist. Este mult mai usor sa se raspunda acestei "scrisori" decat celei traditionale. Expedierea se face rapid si sigur, mesajul ajunge la destinatar aproape in momentul trimiterii.

E-mail-ul poate fi folosit atunci cand avem urgent nevoie de informatii, cand este necesar un raspuns rapid, cand documentele care trebuie trimise sunt mai lungi.

.Analiza climatului de comunicare

Climatul organizational reprezinta atmosfera din organizatie, care incurajeaza sau descurajeaza comunicarea. El poate fi suportiv sau represiv. Climatul suportiv este unul democratic, spontan, orientat catre individ si evita evaluarea bazata pe etichete rigide. Cel represiv este manipulativ, bazat pe evaluare distincta si un criticism excesiv.

Analiza climatului comunicational dintr-o organizatie se poate face prin metode cantitative si calitative. Cele calitative au avantajul unor costuri reduse si economisesc timp, insa dezavantajul este reprezentat de faptul ca rezultatele sunt orientative si nu permit formularea unor concluzii generale. Metodele de tip cantitativ insa permit procurarea unor date suficient de relevante pentru a constitui un tablou al realitatii existente in organizatie, pe baza caruia sa se imbunatateasca comunicarea.

Cea mai utilizata metoda este ancheta bazata pe chestionar, care se adreseaza deopotriva managerilor si executantilor. In cazul in care investigarea se desfasoara pe o arie restransa, e necesara utilizarea lui pentru intreg personalul. In cazul extinderii sferei de cuprindere la toata organizatia, se urmaresc dimensiunea si reprezentativitatea esantionului supus cercetarii.

.Concluzii privind caracteristicile comunicarii organizationale

Prelucrarea si combinarea datelor obtinute in urma aplicarii chestionarului precum si corelarea cu cele furnizate de etapele anterioare pot oferi o imagine de ansamblu asupra specificului comunicarii organizationale.

• Aspectele pozitive ale comunicarii organizationale cuprind dotarile recente cu mijloace de comunicare in numarul si structura determinate de nevoile comunicarii.
• Aspectele negative ale comunicarii organizationale cuprind utilizarea in exces a sedintei ca mijloc de comunicare, cauzata de creditul exagerat oferit managementului de tip superior.

3. Perfectionarea comunicarii organizationale

.Constientizarea nevoii de schimbare a comunicarii organizationale

Aceasta etapa presupune transmiterea rezultatelor cercetarii managementului de nivel superior. In conditiile in care obiectivitatea si seriozitatea cercetarii sunt admise, iar aspectele negative sunt si ele acceptate, nevoia de schimbare este declarata. Avizul managementului de nivel superior este necesar pentru a declansa etapa de finalizare a cercetarii.

3.2.Antrenarea personalului in schimbarea  comunicarii organizationale

Antrenarea personalului reprezinta ansamblul actiunilor managerile de la diferite niveluri ierarhice ce urmaresc influentarea membrilor organizatiei in participarea eficienta a acestora la realizarea obiectivelor organizatiei. In indeplinirea acestei functii, rolul managerului este acela de a-i determina pe membrii organizatiei sa inteleaga ca utilizandu-si cat mai bine propriul potential, isi pot indeplini obiectivele lor si in acelasi timp pot contribui la realizarea obiectivelor organizatiei.

Aceasta etapa presupune utilizarea unor instrumente de stimulare a creativitatii, cu ajutorul carora sunt antrenate persoane din compartimentul inclus in cerecetare dar si din alte compartimente ale organizatiei, in scopul colectarii unor solutii de perfectionare a comunicarii. Solutiile selectate sunt inaintate de sefii grupurilor de creativitate catre colectivul de cercetare pentru includerea lor in procesul schimbarii.

3.3.Elaborarea recomandarilor de perfectionare a comunicarii organizationale

Materialul astfel finalizat, cuprinzand si solutiile grupurilor de creativitate, e prezentat spre analiza si avizare managementului de nivel superior. Recomandarile considerate aplicabile, oportune si importante vor fi avizate si transformate in decizii de schimbare.

.Aplicarea si controlul schimbarii comunicarii organizationale