Aspecte psiho-sociale referitoare la conducerea echipelor de lucru

Aspecte psiho-sociale referitoare la conducerea echipelor de lucru

1. Nelinistea membrilor echipei

Membrii echipei proiectului se simt adesea nelinistiti in privinta rolurilor lor in proiect, in special daca sunt noi in domeniul managementului proiectelor s-ar putea simti mai vizibil aceasta stare decat in managementul sistemelor cu care erau obisnuiti. Ei puteau fi ingrijorati ca nu avanseaza in cariera lor, s-ar putea simti nesiguri de cum va fi afectata viata lor privata de timpul petrecut cu proiectul.

Acestor actori le trebuie liniste, sprijin si raspunsuri la intrebari de genul:

la ce se asteapta echipa sa obtina?

care este rolul meu si al celorlalti membrii ai echipei?

cum voi face treaba? - Nu am mai facut asa ceva pana acum.

cand e nevoie de mine - si pentru cat timp?

cat trebuie sa lucrez - si cu cine?

cine va face treaba mea normala - sau trebuie sa fac si asta si proiectul?

cui ii sunt responsabil? Cel care ma controleaza stie ce se intampla?

cu cine discut despre probleme? Cu cel care ma controleaza sau cu seful proiectului?

am propria autoritate a acestui proiect? Cine imi va face aprecierea personala?

cine ma plateste?

ce se intampla cu mine cand se termina proiectul?

cum ma va avantaja faptul ca lucrez la acest proiect?

Este posibil ca unii membrii ai echipei sa nu raspunda la aceste intrebari, dar poti sa fi sigur ca le-ar placea raspunsurile.

O cheie a succesului echipei este sa definesti "piatra kilometrica" si sa recunosti toate cele dobandite in felul unui grup.

2. De ce unele echipe sunt castigatoare?

Unele echipe sunt castigatoare pentru ca:

fiecare membru crede ca poate castiga;

echipa si organizatia au incredere in conducatorul echipei;

lucreaza impreuna la un scop comun;

stiu ce trebuie facut;

munca lor este planificata, coordonata si controlata;

problemele sunt anticipate;

in loc de a spune: "acesta nu poate fi facut pentru ca ," ei spun: "Vom dobandi cele cautate prin a gasi o cale de a rezolva problema";

nu fac aceeasi greseala de doua ori;

se asculta unul pe altul;

lucrurile care ii afecteaza pe altii sunt lasate in afara echipei.

Referat: Integrarea cerealelor in elaborarea si implimentarea tehnologiei ecologice de producere a fainoaselor aglutenice: produse de panificatie si biscuiti Referat: Documentatia investitiilor si studiul de fezabilitate

Un psiholog american [3] arata: "Oamenii dintr-un lift nu formeaza un grup, doar daca apare o urgenta, aceasta dandu-le oamenilor un scop comun. Tine minte acei oameni din lift si modeleaza-ti echipa astfel ca aceasta sa devina un grup care e angajat sa lucreze impreuna spre finalul comun, finalul ..cu succes al proiectului". A lansa scopuri de scurta durata e util in managementul proiectelor. Data sfarsitului intr-un proiect mare poate fi un obiectiv prea departat pentru un sens continuu al obtinerii.

Daca exista probleme, spune-le membrilor ca acestea exista ca sa se incurajeze intre ei pentru a rezolva problema. Fii specific, unde se poate. Si adu-le amente celor care se jignesc ca putin respect intre ei e foarte bun!

3. Planificarea detaliata a activitatilor pentru un sef de proiect

Cei opt pasi mentionati mai jos prevad o baza care duce la planificarea detaliata a unui proiect. [3]

Pasul 1 - Identifica sarcinile

Decide ce trebuie facut. Unele proiecte pot avea doar cateva sarcini cheie. Intr-un proiect complex cu multe sarcini majore, seful proiectului si o echipa centrala vor face o lista intamplatoare cu sarcini cum le trece prin minte. Sugerarea e un lucru de a face ceea ce trebuie.

Pasul 2 - Pune sarcinile intr-o ordine logica

Sorteaza lista accidentala intr-o ordine logica. Lista contine:

sarcini care se preocupa de conducerea proiectului, administrarea proiectului;

sarcini care se ocupa cu continutul muncii actuale a proiectului.

Pasul 3 - Studiaza implicatiile

Alte proiecte se pot ridica de la sarcinile identificate intr-un proiect. Studierea timpurie a sarcinilor cheie in faza detaliata inseamna ca mai multe proiecte pot progresa pentru a se potrivi cu timpul proiectului din care fac parte. Aici trebuie raspuns la cateva intrebari.

Proiectul va afecta:

politica companiei?

contabilitatea sau procesul calculatoarelor?

proiectele deja executate?

clientii, publicul, mediul?

echipajul si relatiile industriale?

Pasul 4 - Evaluarea resurselor cerute

In prima faza sa evaluezi cererile in domeniul indemanarii, timpului, echipamentului, banilor. Acum rafineaza acestea in lumina informatiilor suplimentare si fa-le sa fie aprobate. Intr-un proiect, pentru a promova distributia informatiilor primite in organizatie, s-ar putea sa ai nevoie doar de o persoana cu urmatoarele priceperi:

cunostinte despre proceduri existente in organizatie;

capacitatea de a analiza nevoile organizatiei.   

Un proiect mai complex va avea de asemenea nevoie de aceste priceperi si va cere oameni cu:

1.                                           cunostinte in informatica;

2.                                           experienta in contabilitate;

3.                                           cunostinte despre dezvoltarea umana si a resurselor si relatii industriale;

4.                                           experienta administrativa/secretariat.

Pasul 5 - Identifica ierarhia proiectului

Managerul proiectului si echipa de conducere continua cu planificarea detaliata a proiectului numai cand sunt satisfacuti ca au ales cine e directorul oficial al proiectului, managerul proiectului si un grup de control de calitate. In unele cazuri, aceste roluri vor fi stabilite devreme, ori in termeni de referinta. Daca nu, nu ar putea fi intelept sa continui cu munca.

Pasul 6 - Clarifica cine poate sa adopte decizii

Nivele de autoritate preluata de ierarhia proiectului sunt incluse in munca depusa. Arata exact ariile de responsabilitate pentru fiecare persoana.

Pasul 7 - Monitorizeaza si controleaza

Pentru a grupa procedurile necesare monitorizarii si controlarii proiectului vei avea nevoie sa definesti ce trebuie sa fie monitorizat si controlat. Spre exemplu:   

costul sau evidenta bugetului;

desenele modificate de responsabili autorizati sau respectarea bugetului;

schimbarile si efectul lor asupra proiectului si organizatiei;

calitatea muncii;

valabilitatea resurselor.

Va trebuie sa definesti cum trebuie sa fie controlat proiectul. Spre exemplu, incepe in  munca ta scurta:

canale specifice de comunicare;

tipurile si frecventa intalnirilor;

durata si prezentarea raporturilor oficiale;

ce consimtaminte sunt necesare si cand.

Pasul 8 - Respecta anumite reguli de grup

Cand echipa e formata, informeaza-i ce este asteptat ca o norma a grupului. Iata cateva intrebari folosite ca reguli de baza la care trebuie raspuns:

cine semneaza rapoartele - managerul proiectului, managerul proiectului si echipa, sau numai persoana sau persoanele care le scriu?

cine frecventeaza ce fel de intalniri?

luarea deciziilor va fi un proces in consens, directiv sau democratic?

la cine trebuie sa apeleze membrii echipei pentru a rezolva un conflict personal -  managerul proiectului sau persoana care ii controleaza?

cine face evaluarea personala a membrilor, cum si cand e gata?

In prima faza trebuie verificat daca aceste indicatii se regasesc in ghidul politicii proiectului, in caz contrar trebuie identificate abaterile, care de cele mai multe ori sunt generate de specificitatea proiectului, care impun anumite nuantari in aplicarea metodologiei prezentate.