Aspecte privind controlul

1 Notiunea si scopul controlului

Controlul este acea functie a administratiei prin care se realizeaza conformitatea activitatii administratiei cu prevederile legale si programul de activitate, cu respectarea cerintelor sociale si indeplinirea interesului general.

Legea recunoaste necesitatea exercitarii unui control administrativ si financiar din partea statului, dar care trebuie sa se exercite in limitele si conditiile prevazute de lege.

Principiul consultarii cetatenilor in solutionarea problemelor locale de interes deosebit este cosacrat expres in dispozitiile articolului 2 din Legea nr. 215/2001 si este completat de dispozitiile articolului 43, alin. 2, care detaliaza in mod concret problemele care sunt discutate intotdeauna in sedinta publica si in legatura cu care primarul poate propune consultarea cetatenilor prin referendum.

Hotararile privind bugetul local, precum si cele ce stabilesc impozitele si taxele locale se adopta cu votul majoritatii consilierilor in functie din majoritatea membrilor prezenti ai Consiliului Local.

Scopul controlului este de a verifica modul in care institutiile controlate si-au indeplinit sarcinile, si-au realizat competentele in concordanta cu obiectivele generale ale administratiei publice. Controlul urmareste verificarea daca si cum se executa deciziile Administratiei, iar prin propunerile pe care le face organul de control sa fie corectate actele administratiei, sa fie respectata legea, actiunile administratiei sa fie in conformitate cu realitatile sociale in dinamica evolutiei acestora.

2 Modalitati si forme de control

1. Modalitati de control. Obiectul controlului il caonstituie verificarea actiunilor si inactiunilor autoritatilor administratiei publice sau a functionarilor acestora, modul in care si-au realizat atributiile incredintate, daca s-a respectat principiul legalitatii. Orice element al activitatii administrative poate constitui obiectul unei aprecieri a controlului.  Controlul poate fi analitic si priveste activitatea functionarilor si sintetic cand priveste organizarea si functionarea diferitelor compartimente administrative. Printre modalitatile de control retinem:

a) controlul de materialitate care priveste verificarea elementelor concrete, pentru care aprecierea se reduce doar la prezenta sau absenta factorilor masurabili.

b) controlul de regularitate ce consta in raportarea, confruntarea elementelor supuse controlului cu o norma juridica. Cum normele juridice sunt interpretabile inseamna ca organul de control va cere explicatii celui controlat asupra considerentelor ce au stat la baza emiterii actelor sau realizarii faptelor administrative ori a operatiunilor financiare.

c) controlul de rentabilitate si eficienta utilizeaza cu precadere metode contabile si urmareste evaluarea costurilor administratiei in raport cu resursele umane si materiale folosite, deci o comparatie intre investitie si rezultat. Se are in vedere verificarea modului de folosire a tuturor resurselor umane, financiare, materiale ale administratiei, daca au fost realizate atributiile administratiei si cerintele sociale, daca in general activitatea autoritatilor administratiei este eficienta. Administratia urmarind scopuri morale in beneficiul colectivitatii nationale sau locale, eficienta activitatii sale se masoara nu numai prin raportare la costuri, ci in primul rand la rezultate, la realizarea cerintelor sociale. Costurile sunt importante dar aceasta nu inseamna ca o anumita cerinta sociala importanta sa nu fie realizata datorita costului ridicat.

2. Forme de control. Controlul este o activitate complexa care poate fi exercitata incepand cu seful ierarhic al celui controlat pana la un control exercitat de Parlament, de organele de justitie, folosindu-se diferite criterii.

In raport cu momentul actiunii administratiei controlul poate fi:

Control prealabil sau preventiv;

Control concomitent;

Control posterior sau ulterior.

Dupa natura sutoritatii care il realizeaza, pot fi retinute patru tipuri de control:

Controlul exercitat de Parlament;

Controlul exercitat de autoritati ale administratiei publice;

Controlul exercitat de autoritatile judecatoresti;

Controlul social prin presa etc.

3 Controlul exercitat de autoritatile administratiei publice

Este denumit si control administrativ si poate fi la randul sau intern sau extern. De asemenea, exista si o forma de jurisdictie administrativa, realizata de organe specializate prevazute de lege.

Controlul administrativ intern se realizeaza de catre persoane sau de catre compartimente din interiorul organului administrativ. Controlul administrativ intern este un control ierarhic care se realizeaza de catre seful ierarhic superior asupra compartimentelor din subordine, de seful compartimentului asupra functionarilor din compartiment sau de compartimente specializate, precum cel financiar, denumit „controlul financiar intern”, de compartimentul juridic asupra actelor cu caracter juridic emise de alte compartimente. Avantajele controlului intern consta in operativitate si costuri reduse - Directia Audit.

Controlul administrativ extern este un control ierarhic specializat, de supraveghere generala sau tutela administrativa. Controlul ierarhic se exercita de autoritatile ierarhic superioare celei controlate, este un control tipic administrativ si are la baza regula ca autoritatea administrativa ierarhic superioara are responsabilitate si pentru actele autoritatii ierarhic subordonate. Acest control este necesar pentru a mentine unitatea sistemului organelor administratiei publice. Controlul de supraveghere generala se realizeaza de catre Guvern cu ajutorul corpului sau de control sau a prefectilor, care sunt reprezentanti ai Guvernului in teritoriu – Curtea de Conturi si Corpul de Control sl Primului Ministru.

Controlul administrativ specializat poate fi realizat de structuri administrative special constituite, cu un grad sporit de specializare, cu activitate permanenta sau temporara. In aceasta categorie de structuri administrative putem enumera urmatoarele:

Controlul exercitat de organe special constituite cum ar fi Curtea de Conturi sau Garda Financiara; este un control foarte complex.

Controlul exercitat de Inspectiile de Stat din cadrul ministerelor, ale altor organe centrale ale administratiei publice sau ale autoritatilor administrative autonome locale.

Controlul exercitat de organe administrative cu caracter jurisdictional, cu prilejul exercitarii cailor administrative de atac formulate de catre cei administrati.

Controlul jurisdictional asupra administratiei este un control necesar care se realizeaza prin intermediul autoritatilor administrative cu competenta in domeniu, iar controlul judiciar prin contenciosul administrativ presupune exclusivitatea autoritatii judecatoresti la actul de control, chiar daca in multe situatii s-a desfasurat anterior procedura administrativ jurisdictionala.

8. Resursele umane in institutia analizata

De resursele umane din cadrul Municipiului Bucuresti de ocupa cu Directia Personal. Aceasta isi desfasoara activitatea pe baza legislatiei urmatoare: Legea nr. 215/2001, Legea nr.1/1970, Hotararea de Guvern nr.775/1998, modificata prin Legea nr.57/1999 privind modul de evaluare, organizare si desfasurare a concursurilor, Legea nr.40/1991, Legea nr.154/1998 – ambele privitoare la salarizare, OG nr.24/2000, OG nr.42/2001, Legea 187/2001.

8.1 Compartimente din structura organizatorica care sunt specializate in domeniul activitatilor de personal

Directia personal este subordonata Primarului General, structura organizatorica a directiei fiind urmatoarea: Serviciul organizare, salarizare; Serviciul resurse umane, coordonare institutii publice; Serviciul organizare institutii de cultura, regii autonome, societati comerciale.         

Principalele atributii ale directiei sunt:

Elaboreaza in colaborare cu celelalte compartimente Regulamentul de organizare si functionare;

Elaboreaza regulamentul de ordine interioara, dispozitii de angajare, de organizare si constituire de comisii pe probleme care sa asigure buna functionare a activitatii PMB;

Elaboreaza structuri organizatorice, organigrama aparatului PMB si supune spre aprobare CGMB, in functie de cerintele permanente;

Elaboreaza statul de functii si supune spre aprobare, asigura respectarea legislatiei in vigoare privind salarizarea personalului;

Opereaza in conformitate cu legea, transformarile de posturi solicitate pentru aducerea la indeplinire a sarcinilor si necesitatile din etapa respectiva;

Analizeaza si evalueaza posturile prevazute si stabileste fisele posturilor pentru fiecare activitate, pe baza propunerilor compartimentelor;

Elaboreaza normative de structuri organizatorice, norme de munca si de personal;

Intocmeste schema de incadrare a personalului angajat;

Intocmeste formele de transfer, angajare, pensionare;

Tine evidenta concediilor de odihna;

Tine evidenta sarcinilor, intocmeste decizia de sanctionare dupa efectuarea cercetarii prealabile;

Face formele preliminare de desfacere a contractelor de munca pentru personalul care absenteaza nemotivat sau are abateri grave de la disciplina muncii;

Anunta scoaterea la concurs a posturilor vacante si intocmeste formele de examane sau concurs;

Intocmeste formele de detasare pentru personalul detasat la alte unitati sau alte unitati centrale;

Intocmeste formele de angajare, verifica actele originale, autentifica copii dupa acte originale, solicitari de recomandari;

Evidenta personalului in structura pe nivelul studiilor, grupe de functii, etc.;

Intocmeste, completeaza si tine la zi carnetele de munca ale personalului;

Intocmeste dosarele de pensionare

Stabileste si reactualizeaza sporul de vechime cuvenit;

Intocmeste formele de trecere in gradatii superioare a personalului in conformitate cu legislatia in vigoare;

Urmareste fluctuatia fortei de munca si duce o politica de eficientizare a acesteia;

Recruteaza personalul specializat in functie de modificarile in structura;

Elaboreaza programul de perfectionare al personalului din aparatul propriu in functie de necesitati;

Analizeaza utilizarea fortei de munca, propune masuri pentru asigurarea necesarului de personal corespunzator volumului de lucrari si cerintelor locurilor de munca;

Intocmeste proiecte de hotarari pentru CGMB si dispozitii Primarului general, specifice activitatii

Pune in aplicare prevederile din hotarari CGMB si din dispozitiile Primarului general;

Propune modificari de legislatie specifica.

Atributiile serviciilor in cadrul Directiei Personalului sunt:

8.2 Atributiile Serviciului organizare, salarizare

Pregateste documentele necesare organizarii si salarizarii personalului din aparatul propriu;

Lucrare: Scoala geopolitica romaneasca Referat: Organizarea Tribunalul de Prima Instanta

Pregateste documentatia necesara elaborarii ROF, ROI si a altor instructiuni necesare bunei functionari a aparatului propriu al PMB, precum si a structurilor organizatorice(organigrama);

Elaboreaza fisele postului impreuna cu celelalte compartimente din aparatul PMB si le actualizeaza in funtie de modificarile care apar;

Intocmeste dispozitiile privind indexarea salariilor, promovarii, salariul de merit, etc.;

Intocmeste dispozitiile privind indexarea acordarea de ore suplimentare personalului din aparatul propriu al PMB

Participa la analize si controale dispuse de conducerea directiei;

Constituirea de comisii pe probleme care sa asigure buna functionare a activitatii PMB;

Alte atributiuni.

8.3 Atributiile Serviciului resurse umane, coordonare institutii publice

Intocmeste schema de incadrare a personalului din aparatul propriu si reactualizarea ei;

Analiza utilizarii fortei de munca, propunerea de masuri pentru asigurarea necesarului de personal, corespunzator volumului de lucrari si cerintelor locurilor de munca;

Intocmirea de dispozitii de angajare si incetare contracte de munca;

Intocmirea formelor de transfer, angajare, pensionare;

Evidenta concediilor de odihna, sanctiunilor, intocmeste decizia de sanctionare dupa efectuarea cercetarii prealabile;

Organizarea eficienta a legislatiei in vigoare, a concursurilor de angajare;

Elaborarea programului de perfectionarea a personalului din aparatul propriu;

Intocmirea de adeverinte, note, referate, etc.;

Coordonarea in probleme de organizare, salarizare a institutiilor publice

Avizarea pe baza propunerilor institutilor publice a organigramelor acestora si prezentarea spre aprobare;

Avizeaza sau intocmeste documentatia de concurs a institutiilor publice;

Verificarea propunerilor institutiilor publice pentru state de functii si propunerea spre aprobare;

Analiza propunerilor de modificare a  organigramelor institutiilor publice, in functie de schimbarea atributiilor si propunerea spre aprobare;

Avizarea pe baza propunerilor institutiilor publice a proiectelor de ROF  si prezentarea spre aprobare;

Intocmeste lucrari privind acordarea de ore suplimentare, sporururi pentru conditii grele, stabilirea indemnizatiei de conducere, a gradatiilor pentru institutiile publice; intocmirea de proiecte de hotarari CGMB;

Organizeaza concurs si intocmeste documentatia pentru numirea si eliberarea din functia de director pentru institutiile publice din subordine si le supune spre aprobare CGMB;

Participa la analize, controale dispuse de conducerea Directiei ;

Alte atributii

8.4 Atributiile Serviciului organizare institutii de cultura, regii autonome, societati comerciale

Raspunde de cunoasterea si aplicarea legislatiei privind organizarea personalului din institutiile de cultura;

Verificarea propunerilor institutiilor publice de cultura subordonate pentru state de functii si propunerea spre aprobare;

Analiza propunerilor de modificare a organigramelor institutiilor publice de cultura subordonate, in functie de schimbarea atributiilor si propunerea spre aprobare;

Intocmeste lucrari privind orele suplimentare, acordarea sporului pentru conditii periculoase, stabilirea indemnizatiei de conducere, gradatii, salarii de merit;

Propune proiecte de acte normative, hotarari;

Propuneri de modificare a legislatiei in vigoare, specifica activitatii;

Organizeaza concurs si intocmeste documentatia pentru numirea si eliberarea din functia de conducere (director) de la institutiile de cultura si le supune spre aprobare CGMB;

Participa la analize si controale dispuse de conducerea directiei;

Analizeaza sau intocmeste  documentatia necesara organizarii concursurilor de la institutiile de cultura;

Intocmeste documentatia necesara urmaririi,controlarii, analizarii CGMB a activitatii institutiilor de cultura;

Intocmeste documentatia necesara, prevazuta de lege, privind infiintarea de agenti economici de interes local;

Organizeaza concurs si intocmeste documentatia pentru numirea si eliberarea din functie a managerilor la regiile autonome de sub autoritatea CGMB;

Participa la intocmirea contractelor de management si actelor aditionale la regiile autonome de sub autoritatea CGMB;

Coordoneaza si intocmeste documentatia privind numirea membrilor in consiliile de administratie la regiile autonome de sub autoritatea CGMB;

Alte atributii.

8.5 Statul de functii in cadrul Directiei Personal:

Modul de desfasurare a proceselor de selectie, recrutare, promovare, motivare a personalului in PMB reiese din Hotararea Guvernului nr.1068/2001 privind organizarea si desfasurarea concursurilor si examenelor pentru ocuparea functiilor publice. Astfel hotararea reglementeaza modul de organizare si desfasurare a concursurilor si examenelor pentru ocuparea functiilor publice din cadrul autoritatilor si institutiilor publice, cu exceptia autoritatilor si institutiilor publice cu atributii in domeniul sigurantei nationale.

Referitor la conditiile pentru organizarea concursurilor, hotararea stabileste faptul ca concursul pentru ocuparea functiilor publice se organizeaza numai in limita posturilor ramase vacante dupa efectuarea operatiunilor de avansare a functionarilor publici in grad, clasa si categorie, potrivit prevederilor legale, dupa asigurarea de catre Agentia Nationala a Functionarilor Publici a incadrarii intr-o functie publica corspunzatoare a functionarului public care nu mai detine functia publica din motive neimputabile lui, precum si dupa aplicarea prevederilor legale referitoare la transferuri.

Conducatorul autoritatii sau institutiei publice care organizeaza concurs poate stabili, prin ordin sau dispozitie, conditii specifice de participare  pe baza cerintelor din fisa postului pentru fiecare dintre functiile publice vacante.Pentru stabilirea conditiilor specifice de participare, compartimentele de resurse umane vor prezenta conducatorilor autoritatilor si institutiilor publice fisele posturilor vacante pentru care se organizeaza concurs.Autoritatile si institutiile publice care organizeaza concurs pentru ocuparea functiilor publice vacante au obligatia de a instiinta in scris Agentia Nationala a Functionarilor Publici cu 60 de zile inainte de data organizarii concursului.

Cu privire la conditiile de participare la concurs, acestea sunt prevazute in Legea nr.188/1999, privind statutul functionarilor publici in care se prevede ca poate ocupa o functie publica persoana care indeplineste urmatoarele conditii:

-are numai cetatenie romana si domiciliul in Romania

-cunoaste limba romana scris si vorbit

-are varsta de 18 ani impliniti

-are capacitate deplina de exercitiu

-are o stare de sanatate corespunzatoare functiei pe care candideaza, atestata pe baza de examen medical de specialitate

-indeplineste conditiile de studii prevazute de lege pentru functia publica

-nu a fost condamnat pentru savarsirea unei infractiuni care l-ar face incompatibil cu exercitarea functiei publice

-a castigat concursul sau a promovat examenul or ganizat pentru ocuparea functiei publice

Comisiile de concurs

In vederea ocuparii functiilor publice vacante pentru care se organizeaza concurs, in cadrul PMB se constituie cxomisii de concurs si comisii de solutionare a contestatiilor.

Comisiile de concurs constituite pentru ocuparea functiilor publice de excutie din cadrul PMB sunt compuse din 3-5 membri, astfel:

2-3 functionari publici care sa aiba cel putin categoria, clasa si gradul functiilor publice vacante pentru care se organizeaza concursul

1-2 persoane din afara PMB, de regula specialisti din invatamantul superior de specialitate sau reprezentanti desemnati prin ordin sau dispozitie a conducatorului institutiei publice ierarhic superioare

Comisiile de concurs au urmatoarele atributii :

-stabilesc bibliografia de concurs si subiectele pentru proba scrisa

-verifica indeplinirea conditiilor de participare la concurs de catre candidati

-selecteaza dosarele de inscriere ale candidatilor si stabilesc candidatii care vor participa la concurs

-transmit, prin secretarul comisiei, compartimentelor de resurse umane rezultatele selectiei si ale concursului pentru a fi comunicate candidatilor

Procedura de organizare si desfasurare a concursului

Functiile publice ramase vacante pentru care se organizeaza concurs se dau publicitatii, prin grija compartimentelor de resurse umane, cu cel putin 30 de zile inainte de data organizarii concursului, printr-un anunt in presa locala, precum si prin afisarea la sediul PMB .

In termen de doua zile de la sustinerea ultimei probe a concursului, comisia de concurs intocmeste lista cu rezultatele candidatilor in ordine descrescatoare a notelor finale ale concursurilor, cu mentiunea “admis” sau “respins” pentru fiecare candidat.

8.6 Modalitati de evaluare si control al personalului

Evaluarea si controlul personalului se face pe baza fiselor de evaluare si a fiselor posturilor.Se intocmesc fise de evaluare atat la angajare, cat si dupa angajare.In cazul ambelor fise de evaluare se regasesc indicatori care fac referire la:

Rezultate obtinute: - cantitatea,calitatea lucrarilor si sarcinilor realizate

nivelul de indeplinire a sarcinilor si lucrarilor in termenele stabilite

eficienta lucrarilor si sarcinilor rezultate in contextul atingerii obiectivelor propuse

Adaptarea la complexitatea muncii:

- adaptarea la conceptia de alternative de schimbare sau de solutii noi   (creativitatea)

- analiza si sinteza riscurilor, influentelor si consecintelor evaluate

-evaluarea volumului lucrarilor si sarcinilor de rutina (repetitive)

Asumarea responsabilitatii:

- intensitatea implicarii si rapiditatea interventiei in realizarea atributiilor

-evaluarea nivelului riscului decizional

Capacitatea relationala si disciplina muncii

- capacitatea de evitare a starilor conflictuale si respectarea relatiilor ierarhice

- adaptabilitatea la situatii neprevazute

Astfel rezulta 10 criterii de evaluare, pe baza carora se vor acorda note carora le corespund calificative, dupa cum urmeaza: 3 = foarte bine; 2 = bine; 1 = satisfacator; -1 = nesatisfacator.

In prima parte a fisei de evaluare se aduna notele obtinute la fiecare criteriu.Rezultatul, care reprezinta suma punctajelor obtinute la fiecare criteriu, va corespunde calificativului final. Intre –1 si –10 calificativul este “nesatisfacator”, intre 0 si 27 calificativul este “satisfacator”, pentru 28 se acorda calificativul “bun”, pentru 29 – “foarte bun”, iar pentru 30 – “exceptional”.

Comisia de evaluare este alcatuita din presedinte, membrii comisiei si un secretar.

Criteriile de evaluare a postului, conform fisei postului sunt:

formarea profesionala : pregatirea de baza corespunzatoare (studii absolvite); pregatire de specialitate; autoperfectionare, perfectionari in domeniu pentru mentinerea competentei de post;

adaptabilitatea la locul de munca : experienta in munca; experienta in specialitatea postului; perioada de proba;

dificultatea si complexitatea operatiilor : activitate de conceptie; activitate de analiza si sinteza; activitate de rutina (repetitiva);

responsabilitate implicita : pentru obtinerea si utilizarea informatiilor in vederea pregatirii unor decizii;

capacitatea relationala : gradul de solicitare din partea structurilor interne din institutie; gradul de solicitare din afara institutiei, din partea cetatenilor si/sau serviciilor;

8.7 Particularitati ale stilului de conducere

In vederea evidentierii particularitatilor stilului de conducere trebuie cunoscute trasaturile muncii celor care ocupa posturi de conducere, anume acestia :

se manifesta in dubla ipostaza, de conducator si specialist intr-un anumit domeniu, in ambele solicitandu-i se competenta ridicata

trebuie sa se manifeste creativ in cea mai mare parte a cazurilor pe care urmeaza a le rezolva, deoarece peste 70% din acestea sunt probleme inedite puse de subordonati, de functionarea institutiei ori de mediul contextual

trebuie sa fie un exemplu pentru subordonati in tot ceea ce face, sa fie capabil , “sa-i puna pe altii sa faca treaba”

ocupa un post care dispune de sarcini, autoritate si responsabilitati net superioare oricarui post de executie din subordinea sa.Exercitarea in conditii de eficienta a acestora solicita competenta din partea celor ce ocupa posturi de conducere in cadrul institutiei

Stilul de management (de conducere) constituie maniera de operationalizare a cunostintelor, calitatilor si aptitudinilor ocupantilor posturilor de conducere in relatiile cu subordonatii, colegii si  cei ce ocupa posturi de conducere, aflati pe niveluri ierarhice superioare.

Stilul de conducere poate fi stabilit astfel :

In functie de abordarea bidimensionala (care tine cont de preocuparea pentru oameni, respectiv preocuparea pentru obiective)- stilul de conducere specific PMB si, implicit Directiei Buget este cel  participativ-reformist, caracterizat prin urmatoarele:

Directorul considera ca poate fi realizata restructurarea din mers cu asigurarea unui parteneriat al salariatilor, acestia fiind convinsi ca ce se intreprinde este in interesul lor

spirit inovator-creator

curaj in asumarea riscurilor

capacitate ridicata de antrenare

disponibilitate pentru comunicare

flexibilitate in situatii de criza sau conflict de munca

strategii clare

masuri preventive de evitare a crizelor

In functie de abordarea tridimensionala, care ia in considerare trei caracteristici ale valorii unui manager: preocuparea pentru sarcini, preocuparea pentru contacte umane si preocuparea pentru randament, stilul de management regasit in cadrul PMB este cel realizator.

In functie de ponderea factorului determinant in exercitarea managementului – autoritarismul, stilul de management regasit este cel participativ, care are urmatoarele trasaturi:

accentul pe relatiile organizatorice de cooperare

competenta manageriala ridicata

abordarea in comun a unor probleme majore ale domeniului ale domeniului condus

folosirea pe scara larga a delegarii

asigurarea unui climat de munca destins, favorabil dezvoltarii subordonatilor