UNIVERSITATEA “BABES-BOLYAI”

FACULTATEA DE STIINTE POLITICE SI ADMINISTRATIVE

Programul Phare

Coeziune Economica si Sociala

Dezvoltarea Resurselor Umane in contextul restructurarii industriale

I. Cadrul general

Conform Raportului privind progresele Romaniei in pregatirea aderarii la Uniunea Europeana „cresterea gradului de educatie si transparenta in administratia publica locala si centrala reprezinta o provocare majora pentru Romania'. Sunt necesare eforturi sustinute pentru reforma administratiei publice care in prezent este intarziata prin fragmentarea structurilor administrative si ambiguitatea descentralizarii resurselor si responsabilitatilor la nivel local, prin lipsa de personal instruit. Asa cum s-a hotarat in Consiliul Europei de la Lisabona si Nisa, politicile care sustin reforma administrativa, inclusiv printr-un proces de educatie continua sunt obiective comune atat la nivelul UE cat si in planurile de actiune la nivel national.

La inceputul secolului 21 se remarca din ce in ce mai acut necesitatea ridicarii calitatii serviciilor catre cetatenii. Depasind mentalitati invechite in care importanta era doar realizarea planului de munca, acum cetateanul nu este numai principalul beneficiar al serviciilor puse la dispozitia lui de catre angajatii institutiilor administratiei publice locale ci si evaluatorul calitatii acestor servicii.

In momentul de fata exista o tendinta generala de ridicare a gradului de cunostinte necesare deservirii serviciilor catre cetatean printr-un proces de invatare continua, de insusire a notiunilor legislative si de management operational. Primaria municipiului Cluj-Napoca, parte componenta a administratiei publice locale, incearca sa se alinieze acestor standarde.

Intr-o institutie mare cum este Primaria municipiului Cluj-Napoca, care cuprinde aproximativ 450 de angajati cu diferite grade de specializare educationala, cu nivele diferite de expertiza in administratia publica, dar unde absolut toti sunt in slujba cetateanului, este normal sa existe o preocupare continua pentru imbunatatirea calitatii prestatiei lor profesionale.

Prea putina cunoastere a notiunilor de specialitate (administratie publica) in randul angajatilor Primariei, impreuna cu carentele de comunicare observate in relatia cu cetateanul se constituie in necesitati evidente de specializare percepute si la nivelul Primariei municipiului Cluj-Napoca. Asocierea conceptului de cetatean cu cel de consumator, in cazul nostru, al serviciilor oferite de municipalitate, trebuie sa devina o adevarata prioritate si obisnuinta cotidiana pentru angajatii Primariei.

Este evidenta necesitatea perfectionarii tuturor angajatilor Primariei, atata vreme cat relatia de comunicare cu cetateanul si comunicarea intra-institutionala este deficitara. Dovada a acestui fapt sunt desele reclamatii primite de angajatii Primariei la adresa calitatii muncii si a atitudinii lor. De asemenea, este tot atat de adevarat ca ritmul de schimbare, modificare si adaugire a cadrului legislativ international care reglementeaza activitatea functionarilor publici este foarte alert, aceasta necesitand un proces de perfectionare si reinnoire a cunostintelor angajatilor.

Scopul si obiectivele proiectului

Proiectul nostru isi propune sa contribuie la procesul de schimbare a mentalitatilor privind calitatea actului administrativ oferit de institutiile administratiei publice locale beneficiarului - cetateanul municipiului.

Scopul proiectului este imbunatatirea calitatii serviciilor oferite de angajatii Primariei catre cetatenii municipiului Cluj-Napoca, prin cresterea gradului de instruire a lor.

Obiectivul general este cresterea calitatii serviciilor oferite de catre angajatii Primariei cetatenilor municipiului Cluj-Napoca precum si dezvoltarea abilitatilor de comunicare si cresterea gradului de cunostinte a celor 450 de angajati din Primaria municipiului Cluj-Napoca.

Obiective specifice

a)      Informarea angajatilor Primariei si a cetatenilor municipiului asupra pasilor si actiunilor care vor fi intreprinse pentru atingerea scopului proiectului

b)      Instruirea functionarilor publici

c)      Realizarea unor servicii transparente si de calitate puse in slujba cetateanului

d)      Verificarea si evaluarea competentelor dobandite in urma acestei specializari.

e)      Imbunatatirea dialogului functionar-cetatean, o mai buna intelegere a nevoilor si asteptarilor reciproce

Grupul tinta este constituit din angajatii cu norma intreaga ai Primariei municipiului Cluj-Napoca - 450 persoane iar numarul de beneficiari directi si indirecti ai proiectului sunt toti cetatenii municipiului. Indiferent ca acestia opereaza ca persoane fizice sau sunt reprezentantii unor organizatii nonguvernamentale, ale altor institutii ale administratiei publice locale sau centrale sau sunt membrii comunitatii de afaceri sau media, ei se constituie in potentiali beneficiari ai serviciilor oferite de catre angajatii municipalitatii.

II. Descrierea activitatilor

Profesionalizarea functionarilor asigura baza consolidarii institutionale a reformei administratiei publice, managementului resurselor umane fiind un obiectiv principal al programului. Municipalitatea, prin angajatii si programele-servicii pe care le deruleaza este pusa, in totalitate in slujba cetateanului, deci este moral ca functionarul public sa tinda si sa beneficieze de un statut profesional cat mai inalt.

Societatea civila, prin vectorul sau cetateanul este evaluatorul activitatii functionarilor, a celor responsabili cu oferirea serviciilor si solutiilor administrative. Rezolvarea problemelor de comunicare, imbunatatirea relatiei angajat-cetatean prin ridicarea cunostintelor, va aduce beneficiu intregii comunitati, nu numai grupului tinta.

Se doreste intarirea capacitatii institutionale si administrative de a implementa aquis-ul comunitar, familiarizarea cu politicile si procedurile comunitare pe care functionarii vor trebui sa le aplice. Punctual, cresterea gradului de cunostinte a functionarului, va contribui la eficientizarea relatiei cu beneficiarul, pentru stabilirea unui contact profesional de calitate. De asemenea, municipalitatea, ai carei angajati vor fi mult mai informati profesional si mai increzatori in fortele proprii, in relatia cu cetateanul, va avea siguranta unei imagini institutionale mult imbunatatite.

Activitati principale

Dezvoltarea identitatii si capacitatii organizationale a echipei de lucru prin formare si informare reciproca a membrilor echipei de lucru in legatura cu actiunile comune care vor fi desfasurate.

Campanie de informare desfasurata in cadrul grupului tinta si in mass media

Desfasurarea propriu-zisa a modulelor educationale, in cadrul Primariei municipiului Cluj-Napoca.

Alcatuirea bazei de date a proiectului pentru evaluare progresului facut in comunicare cu cetatenii de catre angajatii primariei prin folosirea de date statistice cu privire la numarul de solicitari depuse de cetateni, natura lor, modalitatea de rezolvare, raspunsurile primite sau alte probleme specifice.

Evaluarea proiectului prin monitorizarea activitatilor si actiunilor, a desfasurarii proiectului pe toata durata sa.

Descrierea detaliata a activitatilor:

Activitatea 1

Sesiune de lucru inaugurala

- dezvoltare organizationala

- comunicare, organizarea si structurarea echipei de lucru

Referat: Cat de mare este puterea legislativa a Parlamentului European? Eseu: Consiliul uniunii europene (consiliul de ministri) - modalitatile de vot

- viziune, norme si valori ale grupului de lucru

- formularea misiunii si a cartei echipei

Activitatea 2

Sesiune de lucru pregatitoare pentru prezentarea materialelor de curs si a metodologiei individualizate

prezentarea curriculei detaliate

etapizarea cursurilor

stabilirea componentei grupelor

impartirea responsabilitatilor pentru grupul de lucru

stabilirea componentei grupurilor de cursanti si succesiunea modulelor

Sesiune de lucru pregatitoare pentru identificarea modalitatilor de intalnire cu membrii grupului tinta

Activitatea 3

Sesiune de lucru

Multiplicarea suporturilor de curs, sustinerea administrativa (pregatirea desfasurarii)

Activitatea 4

Sesiuni de lucru

Desfasurarea propriu-zisa a cursurilor si seminariilor

Evaluarea cunostintelor la sfarsitul modulelor

Activitatea 5

Campania de mass-media pentru informarea opiniei publice asupra activitatilor proiectului

- Scrierea de articole, elaborarea materialelor pentru emisiuni radio-TV

- Participarea la emisiuni pentru diseminarea informatiei

Activitatea 6

Urmarirea performantelor inregistrate in derularea proiectului prin reflectarea impresiei/interesului publicului/cetateanului pentru serviciile oferite de municipalitate

Activitatile 7

Monitorizarea si evaluarea proiectului

- Monitorizarea se va desfasura pe toata perioada de implementare a proiectului.

- Evaluarea proiectului se va face la termene prestabilite: evaluari intermediare, la sfarsitul fiecarui modul educational, si alte evaluari la finalul proiectului.

Activitatile privind cursurile si seminariile acopera o arie de cunostinte de specialitate necesare oricarui functionar public. Propunerea de cursuri de specializare cuprind nu numai cunostinte teoretice, dar determina si formarea unor aptitudini de reactie si asumarea unor responsabilitati necesare in activitatea cu publicul.

Pregatirea curriculei si a suporturilor de curs are in vedere urmatoarele domenii:

Managementul institutiilor publice (comunicare, relatii cu cetatenii),

Informatica aplicata,

Notiuni de politici publice si regionale,

Legislatie administrativa ( Constitutia Romaniei, Legea Administratiei Publice Locale, Legea privind statutul functionarului public, Legea finantelor publice locale)

Bazele economiei de piata si contabilitate primara

Activitatile abordate in cadrul perfectionarii angajatilor au relevanta, prin continutul lor, pentru imbunatatirea activitatilor din functia publica. In contextul activitatilor pentru aderarea la UE, procesul de reforma al administratiei publice romanesti, incluzand perfectionarea functionarilor publici, devine o prioritate.

Proiectul nostru urmareste stimularea initiativei functionarilor, a increderii in fortele proprii, avand ca principal rezultat imbunatatirea relatiei cu cetateanul, indiferent de departamentul de activitate al functionarului. Profesionalizarea activitatii angajatilor primariei, cresterea nivelului de cunostinte va avea impact in primul rand la nivelul individului prin accentuarea sentimentelor pozitive in ceea ce priveste propria persoana si dezvoltarea sa, si rolul pe care fiecare functionar poate sa-l indeplineasca la ridicarea prestigiului institutiei printr-o activitate calitativ superioara, pusa in folosul comunitatii.

Functionarii care vor urma aceste serii de cursuri de perfectionare vor trece la un nivel superior de dezvoltare profesionala, cu noi posibilitati de operare si implementare a cadrului legislativ la nivel national si comunitar.

Avand la baza un corp de functionari bine pregatiti profesional, institutia va dobandi un plus de seriozitate, competenta, consecventa si calitate in serviciile oferite cetatenilor. Exista sansa formarii unui corp de functionari publici, neimplicati politic, capabili sa demareze si deruleze o reforma administrativa reala, asemanatoare cu cea din tarile unde aceasta practica are deja radacini adanci. O astfel de structura, flexibila, moderna si adaptabila ar aduce numai avantaje municipalitatii si comunitatii clujene.

Programul de perfectionare va avea impact si asupra calitatii managementului din Primarie, prin implementarea conceptului de management responsabilizant, concentrarea in special asupra obiectivelor si nu asupra indeplinirii unor sarcini. Constientizarea misiunii de functionar public, care sa lucreze doar in folosul comunitatii, al cetateanului, va duce la realizarea interesului general, la practicarea unor servicii de calitate.

III. Analiza situatiei

In contextul iminentei aderari la Uniunea Europeana, Romania este inca deficitara la capitolul de reforma in administratia publica. Nici Primaria Cluj-Napoca nu face exceptie de la aceasta situatie. In relatia cu Primaria, cetatenii sunt tratati ca subordonati, nevoile si asteptarile lor sunt ignorate, deoarece institutia functioneaza inca dupa un model traditionalist, caracterizat prin rigiditate, inaccesibilitate, lipsa de transparenta si impersonalitate in rezolvarea problemelor contribuabililor.

Cetateanul intampina nenumarate dificultati in rezolvarea unei probleme datorita unui circuit anevoios al documentelor in cadrul institutiei, datorita unei atitudini de cele mai multe ori ostile a functionarilor publici, datorita unor carente in pregatirea acestora sau datorita deficientelor majore in organizarea activitatii Primariei.

Arborele problemei

EFECTE

Lipsa cunostintelor de dr. administrativ

Lipsa cunostintelor de management institutional

Lipsa cunostintelor de limba engleza si IT

Lipsa cunostintelor  de politici publice si politici regionale

CAUZE

IV. Analiza Obiectivelor – Arborele obiectivelor

Nivel ridicat al calitatii serviciilor oferite cetatenilor

EFECTE

CAUZE

La finalul celor 12 luni de instruire, functionarii publici din Primaria municipiului Cluj-Napoca vor detine un set de cunostinte si aptitudini care le va permite sa se adapteze cerintelor tot mai ridicate, referitor la functia publica. Va fi stimulat spiritul de echipa si initiativa din partea functionarilor. Imbunatatirea imaginii, a procesului de comunicare, a intelegerii mecanismelor specifice acestui domeniu vor inlesni procesele profesionale si relatia functionar - cetatean, in beneficiul  cresterii calitatii si eficientei.

O alta componenta importanta este impactul psihologic si cresterea increderii de sine pe care un bagaj de cunostinte adecvat il va conferi angajatilor. Avand rol deosebit in motivarea individului, perfectionarea profesionala confera un plus de eficienta si calitate activitatii la locul de munca.

Toate acestea vor determina imbunatatirea calitatii serviciilor oferite cetatenilor de catre functionarii Primariei Cluj-Napoca.

V. Implementarea proiectului

Implementarea proiectului se va face prin intermediul unor serii de cursuri si seminarii de perfectionare - proiectate pentru o perioada de 12 luni - in care vor fi implicati toti angajatii Primariei. Cele 5 module importante vor constitui tot atatea sesiuni de perfectionare, existand posibilitati de evaluare a cunostintelor la fiecare sfarsit de  modul , nu numai la finalul programului.

Activitatile de formare imbina dezvoltarea competentei tehnice cu capacitatea organizationala, punand accent atat pe stimularea dezvoltarii personale cat si pe dezvoltarea echipei in ansamblul sau. Seminariile desfasurate pe parcursul proiectului vor avea ca rezultat informarea grupului tinta, ridicarea nivelului lor de cunostinte, coeziunea institutionala si oferirea de servicii publice de calitate cetateanului.

Este dovedit faptul ca o buna instruire se poate face prin intermediul unor serii de cursuri si seminarii, urmate de evaluari periodice, urmand ca punerea in practica a tuturor cunostintelor insusite sa se realizeze personalizat. Analiza studiilor de caz propuse in modulele de specialitate, discutiile pe marginea conceptelor teoretice au rolul de a dezvolta capacitatea indivizilor de a pune in practica notiunile dobandite.

Se va opta pentru lucrul in echipe restranse de max. 20-25 de persoane pentru a favoriza participarea si implicarea efectiva a cursantilor la procesul de acumulare a cunostintelor. Cursurile au rol de transmitere a cunostintelor in timp ce seminariile se axeaza pe schimbul de idei, sustinerea teoriilor si implicarea individului.

Un proces de invatare care s-ar adresa intregului corp al functionarilor si in care ar fi cuprinse module absolut necesare pentru activitatea tuturor angajatilor unei primarii, ar fi benefic pentru intreaga comunitate, nu doar pentru membrii grupului tinta.

Pe toata durata desfasurarii proiectului vor fi monitorizate activitatile desfasurate. Evaluarea rezultatelor se va realiza prin:

A. Monitorizarea proiectului pe toata durata lui de desfasurare.

B. Evaluarea activitatii seminariilor prin teste de cunostinte si aptitudini si evaluarea experientei informative.

C. Evaluarea satisfactiei beneficiarilor directi privind atitudinea fata de furnizarea serviciilor si privind cresterea capacitatii  functionarilor de solutionare a problemelor.

Actuala conducere a municipalitatii ar trebui sa fie constienta de importanta prezentata de derularea unui asemenea proiect. O crestere a gradului de profesionalizare a functionarilor este de dorit de catre orice echipa de conducere. De asemenea, astfel de proiecte de eficientizare a serviciului prin cresterea nivelului de cunostinte profesionale ar trebui sa se bucure de sustinere totala si neconditionata din partea oricaror conducatori de institutii publice.

In cazul finantarii din fonduri UE a proiectului si dupa o evaluare pertinenta a cunostintelor dobandite, este recomandabil ca rezultatele proiectului sa fie incluse in politica de conducere si perfectionare a calitatii muncii functionarilor din institutie.

Avand in vedere angajamentul politic sustinut atat de Guvernul Romaniei cat si de celelalte structuri politice din tara, una din componentele importante ale politicii de reforma generala este evidentiata si de reforma administrativa. Primii pasi in aceasta directie sunt profesionalizarea functionarilor si cresterea gradului de constientizare a importantei relatiei lor cu cetateanul.

Proiectul va duce la imbunatatirea atitudinii functionarului fata de cetatean prin realizarea unei analize mai amanuntite si mai eficiente a nevoilor acestora. La nivel de politica manageriala, aplicarea metodelor de management public va asigura incetatenirea conceptelor de eficienta si eficacitate a muncii, asigurand o evolutie ascendenta a calitatii serviciilor.