Activitati desfasurate in cadrul departamentelor firmei de exercitiu

MANAGER / VICEMANAGER

coordoneaza activitatea intregii firme

elaboreaza organigrama F.E.

repartizeaza elevii pe departamente

stabileste relatiile dintre departamente

elaboreaza planul de afaceri al firmei impreuna cu vice managerul si sefii de departamente

stabileste obiectivele ,planurile si programele de actiune

asigura buna comunicare intre departamente,organizand la fiecare intalnire sedinta cu sefii de departamente

creeaza un sistem corespunzator de recompense si sanctiuni in concordanta cu prevederile in viguare legale

ia decizii in legatura cu bunul mers al societatii

este presedintele A.G.A. si C. A.

asigura conditiile unei bune comunicari cu mediul extern firmei

asigura un climat stimulativ incurajand creativitatea angajatilor

stabileste impreuna cu vice managerul si seful dep. R.U. responsabiltatile si standardele de performanta ale angajatilor

evalueaza rezultetele in functie de standardele de performanta si aplica sistemul de recompense si sanctiuni

controleaza activitatea dedepartamentelor, luand masuri pentru eficientizarea acestora

DOCUMENTE

1. PREZENTAREA SOCETATII PE SUPORT ELECTRONIC
2. organigrama societatii
3. contractul de societate
4. statutul F.E.
5. documentatia de infiintare F.E.
6. stampila F.E.
7. planul de afaceri
8. fisele postului pe departamente
9. Planul sedintelor A.G.A, C.A.
10. agenda de lucru
11. program de control activitate departamente
12. registru sedinte A.G.A, C.A.
13. lista angajatilor pe posturi
14. fisa de evaluare a angajatilor pe posturi
15. indicatori de performanta pentru sistemul de recompense si sanctiuni
16. programul firmei
17. raportul de activitate privnd evaluarea angajatilor

DEPARTAMENT SECRETARIAT, JURDIC - ADMINISTRATIV

ATRIBUTII

1. inregistreaza si urmareste intrarile/ iesirile documentelor emise, corespondenta
2. tine videnta in registrul de telefoane
3. completeaza agenda zilei pe probleme
4. coordoneaza aprovizionarea cu consumabile
5. colecteaza necesarul de materiale pe departamente
6. realizeaza centralizatorul COMANDA
7. primeste facturile si le inregistreaza
8. urmareste achitarea facturilor
9. distribuie consumabilele catre departamente
10. asigura comunicarea eficienta intre departamente si in exteriorul firmei (confirma primirea documentelor catre expeditori)
11. preia corespondenta si asigura evidenta acesteia
12. intampina toti vizitatorii intrprinderii furnizeaza informatii asupra activitatii firmei
13. fixeaza intalniri pentru actualii si noii clienti
14. raspunde la telefon inainte ca acesta sa sune de trei ori
15. inmaneaza in aceeasi zi mesajele primite catre destinatari
16. tine evidenta datelor intreprinderii in dosare, asigura confidentialitatea informatiilor clientilor si firmei
17. sprijina toate activitatile firmei dupa cum i se cere
18. indeplineste orice atributii stabilite de conducerea ierarhica
19. raspunde de operatiile de zi cu zi mentinandu-le la un anumit standara si creand o atmosfera prietenoasa intre clienti si personalul care acorda asistenta de calitate in afaceri
20. raspunde de completarea condicii de prezenta si pontajul angajatilor
21. ajuta la activitatile care sprijin serviciile pentru clienti
• seminarii- intocmeste programul
• strange informatii pentru rapoarte
• strange informatii si date locale
• realizeaza traduceri de materiale    

DOCUMENTE

1. registru intrari/iesiri corespondenta
2. tipuri de scrisori
3. documente de secretariat
4. repertoar telefon
5. ecusoane, carti de vizita
6. jurnal de cumparari
7. condica de prezenta
8. agenda zilei
9. registru necesar consumabile pe departamente
10. facturi aprovizionare consumabile
11. bonuri de consum pentru consumabile
12. lista pontaj lunar/anual
13. evidenta concedii angajati
14. modele de adeverinte pentru angajati
15. registru de evidente decizii, dosar decizii

ACTIVITATI

o       STABILESTE OBIECTIVELE ANUALE

o       elaboreaza formulare personalizate:hartie cu antet,comanda, confirmare de comanda,nota telefonica

o       creaza un dosar cu:istoricul firmei,departamente, structura organizatorica,organigrama, fisele de post

o       stabileste contacte cu firma partenera

o       proceseaza intrarili si iesrili prin posta

o       foloseste internetul pentru transmiterea raspunsurilor

o       primeste partenerii de afaceri

o       achizitioneaza si administreaza materialele de birou

o       administreaza baza de date de adrese

o       intocmeste procese verbale

o       organizeaza arhiva

o       administreaza agenda managerului

ATRIBUTII- JURIDIC ADMINISTRATIV

urmareste legalitatea activitatii

o       realizeaza banca de date legislativa

o       da aviz juridic documentelor emise de manager

o       intocmeste documentatia de constituire a firmei

o       intocmeste R.O.I.

o       administreaza activele firmei

o       realizeaza contractele de

o       vanzare -cumparare

o       prestari servicii

DOCUMENTE

1. statutul firmei, contractul de societate CONFORM CERINTELOR ROCT
2. certificatul de inregistrare
3. opis legislatie, REGULAMENTUL DE ORDINE INTERIOARA, colectie de legislatie
4. codul muncii
5. modele de decizii
6. modele de contracte de munca, vanzare -cumparare, prestari servicii, presa,

DEPARTAMENTUL CONTABILITATE , FINANCIAR

ATRIBUTII

1. INREGISTREAZA OPERATIILE ECONOMICO FINANCIARE IN EVIDENTA CONTABILA
2. INTOCMESTE DOCUMENTE DE PLATA; STATE SALARII, FACTURI ,CECURI , ETC.
3. tine evidenta contabila la zi a furnizorilor, clientilor
4. intocmeste documentele de sinteza si raportare contabila
5. furnizeaza informatii in relatiile cu banca si organele fiscale
6. obtine informatiile financiare necesare firmei
7. efectueaza viramente la banca ROCT
8. inregistreaza

- constituirile capitatului in natura si in numerar

- cheltuielile de constituire a F.E.

- intrarile si iesirile         (operatii)

- mijloacele fixe, consumabilele, fondul de marfa

DOCUMENTE

1. REGISTRUL DE ACTIONARI
2. REGISTRUL DE CASA
3. FACTURI
4. DOCUMENTE DE PLATA
5. STATE DE PLATA SALARII
6. CECUR PENTRU PLATA OPERATIUNILOR INTRE FIRME
7. OBLIGATII FISCALE- ROCT
8. PLATI IN NUMERAR (DOAR LA TARGURI)
9. BALANTE
10. BILANT LUNAR, TRIMASTRIAL ANUAL
11. SITUATII STATISTICE    ; SOFT CONTABILITATE

ACTIVITATI DE BAZA

INREGISTREAZA IN PRIMA FAZA constituirea ( capitalul social, cheltuielile de constituire)

inregistreaza toate operatiunile

plata datoriilor se face ori de cate ori este cazul pe baza ordinelor de plata si a documentelor justificative (facturi)

plata chiriei in contul 35.11.100

plata contributiilor, a taxelor si impozitelor in contul 35.21.100

TVA se plateste in contul 35.31.100

se primeste de la ROCT extrasul de cont cu inregistrarea platii

salariile personalului , se calculeaza si se depun la ROCT, prin ordin de plata , in contul de salarii, cont deschis penrtu FE

se tine evidenta platii salariilor , analitic pe fiecare angajat

(SALARIILE SE CHELTUIESC PRIN ACHIZITII EFECTUATE DE FIECARE ANGAJAT

intocmeste

- registrul de casa, registrul jurnal de incasari si plati, fisa de cont pentru operatii diverse, fise de cont analitice, registrul Cartea Mare

- efectueaza platile prin CEC, chitanta, pentru intreaga firma;

- intocmeste declaratii TVA, IMPOZITE

- verifica, ordoneaza, numeroteaza, conteaza, inregistreaza in conturi, intocmeste note contabile

11. intocmeste lunar balanta de verificare

12. intocmeste declaratiile privind obligatiile de plata la bugetul satatului,asigurari sociale, somaj

13. elaboreaza bilantul

14. organizeaza arhiva contabila

Lucrare: Plan de asigurare a calitatii Referat: Contract de finantare nerambursabila

ACTIVITATI legate de procesul de achizitie/ vanzare

I. FE are calitatea de CUMPARATOR

- procesul de achzitie

Se inregistreaza factura in evidenta contabila (cantitativ si valoric)

Se stabileste obligatia de plata catre furnizor

Se intocmeste cecul pentru stingerea obligatiilor catre furnizor

Se transmite cecul pentru plata la ROCT

Se efectueaza platile

Activitati privind procesul de achizitie PENTRU ANGAJATI

INREGISTREAZA FACTURILE IN FISA FURNIZORULUI SI FISA ANGAJATULUI

EFECTUEAZA PLATILE CATRE FURNIZORI PE BAZA ORDINULUI DE PLATA IN LEI

SCADE DIN GESTIUNEA DEP.ACHIZITII IN BAZA dispozitiei de livrare

Se plateste prin cec de plata transmis la ROCT banca virtuala

Sa emite CEC de plata a sumei totale din contul de salarii in contul curent al firmei alimentandu-se astfel contul cu sumele care se platesc la furnizori pentru cumparaturile efectuate de angajati

II. FE are calitatea de FURNIZOR

Activitati

inregistreaza factura in evidenta contabila (cantitativ si valoric)

URMARESTE INCASAREA FACTURII

TOATE OPERATIUNILE SE DESFASOARA PRIN E-MAIL SAU POSTA

DEPARTAMENTUL MARKETING

ATRIBUTII

1. REALIZEAZA CERCETARI DE MARKETING ASUPRA PIETEI
2. elaboreaza programele de marketing
3. realizeaza previziuni asupra vanzarilor
4. elaboreaza idei de produs nou pe baza datelor furnizate de cercetarea pietei
5. testeaza produsele noi
6. fundamenteaza propunerile de preturi
7. stabileste circuitele optime de dstributie
8. organizeaza promoverea produselor
9. analizeaza piata-cererea,oferta, produsele noi, vanzarile, preturile, concurenta
10. analizeaza consumatorii -clientii- obiceiurile de cumparare, experienta in folosirea produsului preferintele consumatorilor
11. analizeaza eficienta mijloacelor de informare
12. analizeaza concurenta si distribuitorii
13. realizeaza organigrama departamentului
14. informeaza operativ conducerea privind structura si evolutia pietei
15. tine evidenta tuturor FE din tara ,identificand potentialii furnizori si clienti
16. realizeaza catalogul cu produsele firmei
17. redacteaza oferta, pliante, pagina web, sigla, motto-ul firmei
18. traduce materialele promotionale
19. participa la targuri, organizeaza targuri si expozitii
20. face reclama firmei
21. negociaza contractele cu clientii

DOCUMENTE

CHESTIONARE DE STUDIERE A PIETEI, CLIENTILOR, FURNIZORILOR, CONCURENTEI

oferte

catalog de prezentare la targuri

materiale pentru presa

invitatii MODELE

pliante, afise

fluturasi

planul de marketing

pagina WEB

liste de preturi

repertoare adrese -furnizori , clienti

identificarea clientelei fidele- fisa clientului

fisa furnizorilor

portretul clientului firmei

DEPARTAMENTUL COMERCIAL -APROVIZIONARE- VANZARE- GESTIONARE STOCURI

ATRIBUTII

1. CULEGE INFORMATII CU PRIVIRE LA NECESARUL DE MATERIALE
2. SOLICITA OFERTE
3. calculeaza preturi
4. factureaza produsele livrate catre clienti
5. elaboreaza oferte de vanzare a produselor
6. verifica inregistreaza comenzile intrate
7. stabileste necesarul de aprovizionat impreuna cu celelalte departamente
8. negociaza vanzarea -face parte din echipa de negociatori
9. efectueaza operatiuni de vanzare cumparare
10. intocmeste graficul de aprovizionare-livrare
11. incheie contracte cu furnizorii , clientii
12. tine evidenta clientilor/ furnizorilor
13. evalueaza furnizorii
14. raspunde de recuperarea banilor de la clienti
15. participa la sedintele de vanzari
16. contacteaza si viziteaza clientii pentru obtinerea de comenzi
17. consolideaza s extinde permanent portofoliul de clienti
18. se implica in activitatea de marketing direct
19. descopera oportunitatile de afaceri
20. planifica activitatea de vanzare
21. urmareste derularea optima acontractelor
22. face lunar rapoarte de activitate

DOCUMENTE

cereri de oferta

NIR

fise de magazie

centralizator necesar de aprovizionat pe clienti (angajati) furnizori

bonuri de consum

contracte de vanzare -cumparare

avize de insotire a marfurilor

scrisori de oferta

facturi

fisele furnizorilor/clientilor

repertoar furnzori./ clienti

scadentar de plati facturi

dosar facturi primite

dosar oferte

mapa targului

ACTIVITATI IN PROCESUL DE ACHIZITIE/ VANZARE

Procesul de cumparare

DEPARTAMENTUL COMERCIAL- APROVIZIONARE-RELATII CU FURNIZORII

F.E. are calitatea de CUMPARATOR (BENEFICIAR)

ETAPE activitati:

• se compara ofertele primite de la diverse firme FURNIZOARE, sunt selectate ofertele cele mai bune,
• se emite COMANDA
• se transmite comanda la FE furnizor
• se primeste confirmarea de comanda de la FE furnizor
• se inregistreaza comanda in Registrul de comenzi
• se primeste de la FE furnizor, FACTURA si avizul de expeditie
• se inregistreaza bunurile achizitionate in

• fisa de magazine
• fisa de receptie
• Registrul de comenzi cu certificarea facturii

DEPARTAMENTUL CONTABILITATE- activitati:

• inregistreaza factura in evidenta contabila (cantitativ si valoric)
• stabileste obligatia de plata catre furnizor
• intocmeste CECUL de plata catre furnizor
• transmite CECUL de plata la ROCT
• efectueaza platile

PROCESUL DE ACHIZITII PENTRU PERSONALUL FIRMEI

Activiati:

o       transmite prin departamentului secretariat formularele de prezentare a nevoilor de produse a angajatilor: NOTA DE COMANDA A ANGAJATULUI

• secretariatul transmite formularele catre departamente

• formularele se completeaza de fiecare angajat

• centralizeaza informatiile din formulare in Centralizatorul pentru nevoile angajatilor

• cere departamentului contabilitate informatii despre sumele aflate la dispozitia

angajatilor

• emite cereri de oferta adresate furnizorilor din lista furnizorilor

• studiaza ofertele

• intocmeste comenzile

• transmite comenzile catre furnizori

• primeste factura de la furnizori

• INREGISTREAZA INTRARILE DE MARFURI IN Registrul de intrari marfuri

• face receptia bunurilor, intocmeste Nota de Intrare Receptie

• primeste bunurile in depozit si confrunta facturile cu receptia acestora, completeaza

fisele de magazie;

• repartizeaza bunurile (scazandu-se din gestiune pe baza dispozitiei de livrare ,sau a bonului de consum operand in fisele de magazie)catre angajati conform formularului de nevoi ale angajatilor

PROCESUL DE VANZARE

DEPARTAMENTUL COMERCIAL- DESFACERE -RELATII CU CLIENTII

FE are calitatea de FURNIZOR

ETAPE activitati:

• se transmite oferta la client

• se primeste comanda

• se confirma primirea comenzii

• se transmite la FE CLIENT factura si avizul de expeditie

• se inregistreaza in Registrul de comenzi primate ,comanda

• se inregistreaza iesirea bunurilor din depozit pe baza avizului de expeditie sau facturii

• se transmite factura:   ex 1 - la firma client, ex 2 - la contabilitate, ex 3 - ramane la department

DEPARTAMENTUL CONTABILITATE

ACTIVITATI:

• inregistreaza factura in evidenta contabila (cantitativ si valoric)
• URMARESTE INCASAREA FACTURII

DEPARTAMENTUL RESURSE UMANE

ATRIBUTII

1. STABILESTE NEVOIA DE RECRUTARE CU PERSONAL PE FIECARE DEPARTAMENT IN PARTE
2. RECRUTEAZA PERSONALUL
3. PROSPECTEAZA POSIBILITATILE DE ANGAJARE
4. INTERVIEVEAZA SI TESTEAZA ANGAJATII
5. INTOCMESTE CONTRACTELE DE MUNCA
6. STABILESTE COORDONATELE STRATEGIEI DE SELECTIE, PROMOVARE SI MOTIVARE A ANGAJATILOR
7. INTOCMESTE FISA POSTULU FIECARUI ANGAJAT IMPREUNA CU SEFUL DEPARTAMENTULUI RESPECTIV
8. ADUCE LA CUNOSTINTA ANGAJATULUI, SUB SEMNATURA, DREPTURILE SI OBLGATIILE CE II REVIN CONFORM FISEI POSTULUI
9. adopta deciziile finale de angajare

DOCUMENTE

plan selectie si angajare

chestionare angajare/ recrutare, /promovare

plan anual de pregatire profesionala

evaluarea periodica/anuala a angajatilor

contracte de munca

teste sociometrice

tipuri de chestionare pentru interviuri de angajare

CV-uri

teste evaluare cunostinte angajati

fisa protectiei muncii

scrisori de intentie-modele

dosarul personal al fiecarui angajat

contracte individuale de munca

declaratii angajati

fisa postului

pontajul angajatilor

statul de salarii

documente solicitate de ROCT-BANCA VIRTUALA

ELABOREAZA ANUNTURILE IN PRESA PRIVIND VACANTAREA UNOR POSTURI /SAU SCOATEREA ACESTORA LA CONCURS

ACTIVITATI

1. ELABOREAZA DOSARELE DE PERSONAL
2. COMPLETEAZA CONTRACTELE INDIVIDUALE DE MUNCA
3. ELABOREAZA STATELE DE SALARII SI FLUTURASII
4. INCADREAZA ANGAJATII PE FRACTIUNE DE NORMA CORESPUNZATOR ORELOR EFECTUATE IN FIRMA (2-3 ORE)
5. tansmite e-mail la ROCT pentru inregistrarea contractelor de munca(un tabel nominal cu toti angajatii document WORD- nr. Crt., numele si prenumele, functia, departamentul, salariul negociat, nr. de ore/ saptamana ) contractele de munca se pastreaza la firma
6. realizeaza teste interviu pentru incadrarea personalului, negociaza salariile, transmite documente justificative catre contabilitate privind plata salariilor
7. elaboreaza fise de evaluare a personalului

PROCESUL DE cumparare-vanzare in firma de exercitiu

I. F.E. are calitatea de CUMPARATOR (BENEFICIAR)

DEPARTAMENTUL COMERCIAL APROVIZIONARE- RELATII CU FURNIZORII

ETAPE activitati:

se compara ofertele

se emite comanda

se transmite comanda la FE furnizor

se primeste confirmarea de comanda de la FE furnizor

se inregistreaza comanda in Registrul de comenzi

se primeste de la FE furnizor, FACTURA si avizul de expeditie

se inregistreaza bunurile achizitionate in

• fisa de magazine
• fisa de receptie
• Registrul de comenzi cu certificarea facturii

DEPARTAMENT CONTABILITATE

ETAPE activitati

inregistreaza factura in evidenta contabila (cantitativ si valoric)

stabileste obligatia de plata catre furnizor

intocmeste CECUL de plata catre furnizor

transmite CECUL de plata la ROCT

efectueaza platile

II. FE are calitatea de FURNIZOR

DEPARTAMENTUL COMERCIAL VANZARE, DESFACERE-RELATII CU CLIENTII

ETAPE activitati:

se transmite oferta la client

se primeste comanda

se confirma primirea comenzii

se transmite la FE CLIENT factura si avizul de expeditie

se inregistreaza in Registrul de comenzi primate ,comanda

se inregistreaza iesirea bunurilor din depozit pe baza avizului de expeditie sau facturii

se transmite factura

o       ex 1 - la firma client

o       ex 2 - la contabilitate

o       ex 3 - ramane la department

DEPARTAMENTUL CONTABILITATE

ETAPE activitati:

inregistreaza factura in evidenta contabila (cantitativ si valoric)

URMARESTE INCASAREA FACTURII

PROCESUL DE ACHIZITII PENTRU PERSONAL

DEPARTAMENTUL COMERCIAL APROVIZIONARE- ACHIZITII

ETAPE activitati

o       transmite prin departamentul secretariat formulare de prezentare a nevoilor de produse a angajatilor: NOTA DE COMANDA A ANGAJATULUI

o       secretariatul transmite formularele catre departamente

o       formularele se completeaza de fiecare angajat

o       centralizeaza informatiile din formulare in Centralizatorul pentru nevoile angajatilor

o       cere departamentului contabilitate informatii despre sumele aflate la dispozitia angajatilor

o       emite cereri de oferta adresate furnizorilor din lista furnizorilor

o       studiaza ofertele

o       intocmeste comenzile

o       transmite comenzile catre furnizori

o       primeste factura de la furnizori

o       INREGISTREAZA INTRARILE DE MARFURI IN Registrul de intrari marfuri

o       face receptia bunurilor, intocmeste N.I.R.

o       primeste bunurile in depozit si confrunta facturile cu receptia acestora, intocmeste fisele de magazie;

o       repartizeaza bunurile (scazandu-se din gestiune pe baza dispozitiei de livrare , operand in fisele de magazie)catre angajati conform formularului de nevoi ale angajatilor

DEP. CONTABILITATE

Activitati privind procesul de achizitie

INREGISTREAZA FACTURILE IN FISA FURNIZORULUI SI FISA ANGAJATULUI

EFECTUEAZA PLATILE CATRE FURNIZORI PE BAZA ORDINULUI DE PLATA IN LEI

SCADE DIN GESTIUNEA DEP.ACHIZITII IN BAZA dispozitiei de livrare

Se plateste prin ordin de plata transmis la ROCT banca virtuala

Sa emite ordin de plata a sumei totale din contul de salarii in contul curent al firmei alimentandu-se astfel contul cu sumele care se platesc la furnizori pentru cumparaturile efectuate de angajati

Fisa repartizare sarcini

DEPARTAMENT__________ ______ ____ _____

DATA

JURNAL FE___________________

DATA