Definirea finala si inchiderea proiectului

Activitatile de management de proiect nu se sfarsesc, in mod necesar, odata cu finalizarea fizica a unui proiect industrial. De obicei, raman destule lucruri de incheiat.

1. Inchiderea formala a proiectului

Asa cum, pentru inceperea proiectului, a fost nevoie de un document oficial de autorizare a cheltuielilor, si sfarsitul proiectului trebuie marcat printr-o notificare oficiala.

Inchiderea conturilor de cheltuieli

Poate cel mai important motiv pentru care se emite un document formal de incheiere a proiectului este de a se interzice continuarea cheltuielilor pe codurile de costuri ale proiectului. Acest lucru este important in special in cazurile in care se doreste sa se evite erodarea unor profituri dobandite cu greu prin continuarea inregistrarilor pe fisele de pontaj doar pentru simplul fapt ca nu sunt inchise conturile. Se stie foarte bine ca in inregistrarea numarului de ore-om in fisele de pontaj pot aparea abuzuri; angajatii mai putin scrupulosi pot fi tentati sa "strecoare" ore nelucrate in proiectele mari, sperand ca vor trece neobservati. Evident, un bun supervizor stie sa reduca la minimum acest risc, dar o cale mult mai eficienta este sa programeze computerul sa respinga orice noua inregistrare pe fisele de pontaj la un proiect finalizat.

Pentru a colecta cele cateva costuri din finalul proiectului, contabilii companiei pot dori sa mai mentina conturile deschise si dupa data oficiala a inchiderii. Desi, inregistrarile din fisele de lucru nu se mai iau in considerare, mai exista totusi anumite articole, cum ar fi facturile intarziate de la furnizori si subcontractori, care trebuie introduse in sistem. In proiectele mari, acestea pot sosi chiar si la cateva luni dupa finalizarea proiectului. Acestea pot reprezenta sume considerabile, dar profitul calculat nu trebuie sa fie afectat in mod semnificativ, deoarece (in afara de cazul cand a existat un control mai redus al subcontractelor si al zilelor de lucru) aceste costuri ar trebui sa fie deja cunoscute si inregistrate in contabilitate, atunci cand au fost angajate (adica la momentul plasarii comenzilor), ca cheltuieli in avans.

Documentul de inchidere a proiectului

Nota formala de inchidere a proiectului trebuie sa fie un simplu formular dar care sa contina urmatoarele informatii:

Denumirea proiectului.

Numarul proiectului.

Data efectiva de inchidere a proiectului.

Motivul inchiderii (de obicei - dar nu intotdeauna - pentru ca proiectul a fost finalizat).

Alte instructiuni speciale.

Semnatura de autorizare a inchiderii proiectului.

Lista celor carora li s-a distribuit documentul. Printre cei care-1 primesc trebuie sa se numere cel putin persoanele care au primit nota de autorizare a inceperii proiectului.

Un exemplu al unui astfel de document este prezentat in fig. 1.

1.3. Autorizarea cheltuielilor post-proiect

Desi dupa sfarsitul proiectului este interzisa orice inregistrare referitoare la orele lucrate, pentru proiecte de dimensiuni mari exista, de obicei, o activitatea birocratica bogata, care se refera la redactarea documentatiei de dupa finalizare. In acest capitol vom trece in revista unele din aceste activitati, dintre care unele pot insemna un efort considerabil, desi o buna parte pot fi realizate de functionari si de ingineri cu grade de conducere mai mici. Calitatea realizarii acestor sarcini depinde intr-o mare masura de cat de multi bani este dispus sa cheltuiasca contractorul cu ele.

Unele firme trateaza documentatia finala ca pe o cheltuiala indirecta, in timp ce altele sunt mult mai "norocoase", avand bugete stabilite prin contract cu clientii si destinate special acestui scop, in sensul ca aceste cheltuieli sunt finantate. Indiferent daca sunt tratate drept cheltuieli indirecte sau cheltuieli recuperabile, activitatile post-proiect trebuie privite ca un grup separat de lucrari, ce pot fi identificate in proiectul principal si carora le corespunde propriul numar de cont bugetar.

Aceste activitati, toate desfasurate pe plan local aflate sub supervizare interna trebuie sa fie relativ usor de controlat si monitorizat. In anumite cazuri, este bine ca numarul persoanelor autorizate sa se limiteze la doar cateva, numite special pentru aceste lucrari, limitandu-se astfel si fisele de pontaj care se transmit computerului dupa incheierea proiectului.

In figura 1 este prezentat un formular de inchidere a proiectului care reprezinta, de asemenea, un document de autorizare a unui anumit nivel al cheltuielilor destinate grupului de activitati post-proiect. Acest exemplu nu este in nici un caz generic, pentru ca, in practica, un asemenea document trebuind adaptat la conditiile proiectului si sistemelor de management proprii fiecarui contractor. Exemplul demonstreaza totusi o metoda prin care se poate face o incheiere ordonata a unui proiect. Versiunea din figura 1 prezinta bugetele permise si numerele de cont ce pot fi folosite pentru inregistrarile din fisele de pontaj. Ea include, de asemenea, o lista de verificare a tuturor activitatilor, impreuna cu cateva decizii manageriale referitoare la ce anume trebuie facut cu documentele.

Fig. 1. Nota de inchidere a unui proiect, impreuna cu lista de verificare

Asa cum am mai spus, este o idee buna sa se mentina numarul persoanelor insarcinate cu aceste activitati la un nivel scazut, iar in computer sa se introduca doar fisele de pontaj specificate (identificate, de obicei, pe baza codurilor de personal, de pontaj sau de stat de salariu al angajatului respectiv). Documentul de inchidere a proiectului poate cuprinde o lista a tuturor activitatilor ce trebuie realizate cu ocazia finalizarii acestuia.

2. Inregistrarile costurilor finale ale proiectului

Informatiile contabile finale referitoare la costuri furnizeaza o importanta banca de date, pe baza careia se pot face studii comparative asupra costurilor estimate pentru proiectele viitoare. Acestea sunt utile, in special, pentru inregistrarile privitoare la numarul de ore-om, inregistrarile referitoare la costurile materialelor, echipamentelor achizitionate si numarului de ore-om exprimate in termeni de costuri salariale si costuri indirecte sunt mai putin utile, deoarece, pe masura trecerii timpului, sunt afectate de nivelul inflatiei. Sarcina celor care vor dori sa consulte informatii provenite din aceste inregistrari va fi sensibil usurata daca toate datele sunt introduse pe baza unui sistem logic de codificare a costurilor, aplicat in mod consecvent.

3. Eliminarea surplusurilor de materiale de stoc

Referat: CALIVITA INTENATIONAL - obiectivele firmei Calivita International Eseu: Functiunile intreprinderii

Pe durata unui proiect se aduna cu siguranta o seama de surplusuri de materiale si componente. Gasirea unei metode eficiente din punctul de vedere al costurilor prin care acestea sa fie eliminate trebuie tratata cu o deosebita atentie.

Unele componente speciale pot fi vandute clientului ca piese de schimb. Celelalte articole trebuie examinate pentru a se decide daca trebuie returnate in stoc, vandute sau (daca este necesar) aruncate.

Nu trebuie lasat sa se acumuleze stocuri nefolositoare. Indiferent daca sunt pastrate la magazia de materiale in stocul proiectului sau sunt realocate scriptic in alta parte, ele reprezinta investitii inutile de timp si spatiu. Se poate argumenta ca aceste cantitati pot fi foarte mici, ca articolele pot fi ieftine si ca nu ar ocupa prea mult spatiu, reprezentand o investitie nesemnificativa ("merita sa fie pastrate, fiindca intr-o zi s-ar putea dovedi utile"). Totusi, la fiecare inventar anual, ele pot costa timp si bani. Daca materialele si componentele ramase de la un proiect nu mai sunt utilizate niciodata, este de asteptat ca valoarea lor sa se tinda constant spre zero, pe masura ce se deterioreaza sau se perimeaza.

4. Definirea finala a proiectului: sfarsitul unui proces continuu

In toate proiectele mai substantiale, indiferent daca sunt de productie sau de constructie, definirea proiectului continua pana la incheierea acestuia, pana la actualizarea, inregistrarea si indosarierea ultimului docu­ment.

Procedurile de modificare si schimbare formala a proiectului fac si ele parte din acest proces. Inginerii din cadrul unui proiect trebuie sa se asigure ca toate schemele si desenele care au fost modificate au fost returnate pentru a fi incluse in documentatia proiectului. Uneori aceasta se poate dovedi o problema dificila, in special in cazul activitatilor de constructie care se desfasoara in locuri aflate departe de birourile locale ale contractorului. In continuare, in capitolul de fata, vom discuta despre problema documentarii versiunilor de proiect si a modului in care aceste documente se pot arhiva in siguranta.

5. Documentatia pentru proiectele ingineresti

La inregistrarea proiectelor ingineresti, este nevoie in primul rand sa se pastreze un set de schite si desene de ansamblu si de executie ale proiectului. Uneori, clientul care a platit pentru toata munca de proiectare, poate considera ca toate desenele reprezinta proprietatea sa. Totusi, contractorul poate si el sa pastreze un set de desene care pot fi sub forma unor folii imprimate, a unor microfilme sau inregistrate sub o forma electronica, in sistemul de proiectare asistata de calculator pe care il are.

Fig. 2. Borderoul de desene

In borderourile de desene sunt cuprinse toate plansele necesare proiectului. Acestea pot fi folosite, de asemenea, pentru inregistrarea anumitor aspecte ale desfasurarii lucrarilor (versiunea prezentata trebuie sa arate starea aprobarilor date de client pentru proiectele ce i-au fost inaintate). Acest formular prezinta continutul de baza al unui borderou de desene. In practica, borderoul trebuie realizat sub forma computerizata, astfel incat fiecare desen si revizia sa corecta sa poata fi actualizate cu usurinta. Atunci cand proiectul s-a incheiat, borderoul de desene (impreuna cu borderoul de control al achizitiilor) trebuie sa contina numai versiunile finale ale acestora.

Desenele sunt indexate pentru completare si folosire, in conformitate cu sistemul de numerotare propriu, care trebuie insa sa cuprinda si numerele diferitelor versiuni aparute de-a lungul executiei, numere care se afla in borderoul final de desene (fig. 2). Pentru proiectele de productie in loturi multiple, instrumentul de control este constituit dintr-un borderou de desene mult mai complicat, numit borderoul de versiuni (fig. 3), descris in continuare.

Fig. 3. Borderou de versiuni

Borderoul de versiuni este utilizat pentru clarificarea situatiei modificarilor si a continutului exact al unui proiect de productie. Este util in special pentru definirea articolelor tehnice ale unui proiect in care exista mai multe versiuni. Acest lucru se realizeaza prin listarea tuturor desenelor si a documentelor asociate, impreuna cu numerele de revizie corespunzatoare fiecarui lot sau unitati definite. Borderoul poate fi intocmit manual (ca aici) sau pe baza unui sistem computerizat.

Calculele de proiectare sunt o parte vitala a arhivelor proiectului. Este esential ca acestea sa fie numerotate, indexate si stocate cel putin cu tot atata grija ca aceea acordata dosarelor cu desenele principale. Acestea pot fi necesare ulterior, in situatiile neplacute in care apar defectiuni sau deficiente structurale (in special in cazurile de ranire a unor persoane).

Toate abaterile de la proiect si modificarile, actele aditionale, rapoartele inspectiilor finale precum si alte documente similare ce pot fi utile in stabilirea starii si calitatii finale a unui proiect trebuie indosariate si indexate.

6. Documentatia pentru echipamentele achizitionate

Sa presupunem, de exemplu, ca un client a acceptat predarea unei sectii complexe de productie, rezultatul unui foarte mare proiect de constructie la cheie. Totul a fost rezolvat pentru client, inclusiv constructia de cladiri, achizitionarea si instalarea masinilor, macaralelor si a altor echipamente, precum si comenzile finale. Evident, contractorul inca mai are responsabilitati fata de client - service pentru perioada de garantie, asistenta tehnica acordata pentru problemele de operare - si trebuie sa fie capabil (daca i se cere) sa execute modificari sau extinderi viitoare ale sectiei.

Pentru a putea sa furnizeze astfel de servicii, contractorului ii trebuie arhive tehnice adecvate cu privire la echipamentele achizitionate de la furnizori externi. Aceste inregistrari trebuie sa fie obtinute de la vanzatori, pe parcursul derularii proiectului, sub forma de desene de ansamblu, specificatii tehnice, instructiuni de intretinere si operare, liste cu piesele de schimb recomandate, graficele de lubrifiere, certificatele de testare etc.

In cele mai multe cazuri, copiile acestor documente sunt trimise clientului, dar un contractor ar fi neinspirat daca nu si-ar pastra si el un set. Desi, teoretic, daca apar probleme, putem intotdeauna sa ne adresam din nou vanzatorului, nu trebuie uitat ca multi dintre ei au prostul obicei de a mai da faliment sau de a-si schimba identitatea prin fuziuni sau preluari. Pastrarea unor arhive detaliate asupra echipamentelor cumparate poate avea inca un avantaj (considerabil), pentru ca pot fi utilizate pentru specificarea echipamentelor necesare in cazul unor viitoare proiecte (chiar fara legatura cu cel incheiat). Cheia pastrarii tuturor acestor informatii este varianta finala a borderoului de urmarire a achizitiilor. Cu acest document trebuie sa se poata identifica orice detaliu relevant referitor la specificatii, comenzi si furnizori.

7. Conditia finala a unui proiect de productie simplu

Pentru a arata ce inseamna conditia finala, de facto, a unui proiect, putem incepe cu un exemplu simplu, acela al unui proiect privind producerea si furnizarea unui singur articol de echipament. Definitia ramane valabila si pentru situatiile in care produsul final este complex si de dimensiuni mari. Teoretic, tot ce trebuie facut este sa se enumere toate desenele, specificatiile si documentele care descriu conceptia, configuratia si continutul proiectului (neuitand sa includem numerele de serie si de revizie corecte pentru toate documentele). In documente trebuie incluse toate modificarile de natura tehnica, astfel incat acestea sa fie in stare finala. Arhiva trebuie sa mai contina si copii de rezerva ale instructiunilor de intretinere si operare, atat pentru intregul proiect, cat si pentru fiecare componenta achizitionata care a fost folosita.

Daca toate aceste materiale sunt pastrate intr-un sistem corespunzator si sigur de indexare, atunci n-ar trebui sa existe nici o problema de accesare pentru persoanele care urmeaza sa faca modificari, reparatii, lucrari de intretinere sau sa opereze echipamentul in viitor.

8. Conditia finala a unui proiect de productie multiplu

In cazul multor contracte de productie, desi se porneste de la un singur proiect initial, in final rezulta mai multe produse. Chiar daca toate produsele finale pornesc de la acelasi proiect, daca acestea nu sunt fabricate in acelasi lot, este foarte posibil sa apara modificari de la un lot la altul. Este posibil chiar ca schimbarile sa se produca in timpul unui singur lot. Asemenea probleme apar si in cazul in care produsul este obtinut in linii de productie si asamblare continue.

Exemple

Un client a comandat sapte unitati remorcabile de testare a avioanelor militare. Prima dintre ele era un prototip complet functional. Ultimele sase realizau aceleasi functii dar, pe baza experientei dobandite cu prima, au fost construite putin diferit. Existau diferente chiar si intre cele sase unitati, dar toate erau construite pe baza acelorasi desene (care purtau numere de versiune diferite). Fiecare instrument de testare cuprindea un mare numar de piese ce puteau fi schimbate intre toate cele sapte unitati. Pentru scopuri de intretinere si service, era absolut necesar sa se cunoasca versiunea finala a fiecarei unitati de testare, inclusiv a fiecarei piese intersanjabile.

Un subcontractor din domeniul industriei de aparare construia un dispozitiv electronic de ghidare a rachetelor. Exista o versiune prototip si o versiune pre-productie, amandoua produse in cantitati mici si cu modificari ale desenelor, produse in diferite puncte ale programului general. Prin urmare, existau mici schimbari de versiune de la un dispozitiv la altul.

Un exemplu mult mai familiar este acela al unui producator de automobile, care poate introduce modificari pe parcursul intregului ciclu de productie al vehiculului respectiv. Atunci cand cineva isi duce masina la reparat, atelierul trebuie sa cunoasca versiunea exacta a acesteia (de obicei, este data de anul de fabricatie si de numarul de serie al sasiului sau motorului).

8.1. Identificarea unitatilor individuale

Prima cerinta este ca fiecare unitate fabricata sa fie identificata printr-un semn sau un numar care sa o distinga de celelalte unitati de acelasi fel. Acest obiectiv se realizeaza, de obicei, prin alocarea unui numar de lot sau serie. Acestea, impreuna cu tipul sau numarul de subansamblu, permit identificarea oricarei unitati fara teama de a gresi.

Astfel un generator de curent alternativ de tipul 10256 cu numarul de serie 1023 nu lasa nici cea mai mica urma de indoiala in privinta identificarii. Daca unitatea este returnata la fabrica pentru service, modificare sau reparare, nu exista nici o indoiala privind originea acesteia: versiunea de proiect este stiuta. Prin consultarea desenelor generale de ansamblu, a listelor de piese si materiale pentru generator, se pot afla numerele tuturor desenelor si specificatiilor de prelucrare ce au stat la baza producerii lui.

8.2. Numerele de revizie a documentelor

Singure, numerele de serie ale documentelor nu constituie o descriere suficienta. Trebuie ca intotdeauna sa fie posibila gasirea numerelor de revizie importante si a starii modificarii desenelor si a specificatiilor care se refera la un anumit produs identificat printr-un numar de serie sau de lot.

Sa presupunem ca generatoarele de curent alternativ de tipul prezentat mai sus au fost furnizate in cadrul unui proiect care s-a desfasurat pe durata mai multor luni sau ani. Toate produsele se numesc generatoare de curent alternativ de tipul 10256 - dar nu toate sunt la fel. De-a lungul timpului, au fost introduse mai multe modificari, astfel incat diferite loturi de productie contin diferente de proiectare mici dar semnificative. Cum poate spune cineva exact cum au fost realizate unele dintre ele, cunoscand doar numarul tipului si numarul de serie? Cea mai buna metoda de scapa de aceasta problema este de a realiza un borderou al versiunilor. Aceasta ar fi o sarcina cam plictisitoare dar, uneori, de neevitat.

8.3. Borderoul de versiuni

Un borderou de versiuni este o lista care cuprinde toate desenele si specificatiile utilizate pentru fabricarea fiecarei unitati, impreuna cu numarul corect de revizie pentru fiecare desen inclus. Daca exista desene compuse din mai multe planse, trebuie furnizate numerele de revizie ale fiecareia. Se poate face un borderou de versiuni pentru fiecare articol din proiect, care este fabricat si asamblat ca unitate de sine statatoare, dar se poate folosi si un singur borderou, care sa cuprinda un numar de articole realizate in cadrul aceluiasi lot.

Formularele de tipul celui prezentat in figura 3 permit inregistrarea tuturor detaliilor esentiale, desi este mult mai probabil ca un astfel de raport sa fie obtinut printr-un sistem computerizat.

Pentru micile ansamble, borderourile de versiuni pot fi compilate individual, iar pentru intregul proiect, pot fi prezentate sub forma unui raport compus din mai multe pagini. Nu ar avea nici un sens sa se pastreze borderouri de versiuni ale unor unitati cu diferite standarde de versiune, daca nu pot fi pastrate si informatiile privind desenele de executie. Prin urmare, trebuie pastrate fisiere de referinta pentru toate reviziile relevante ale desenelor implicate in asemenea cazuri.

De asemenea, este bine sa nu va bazati pe presupunerea confortabila ca ultima editie a unui desen este si cea corecta. De fapt, se poate uneori intampla sa fie folosite, in acelasi timp, diferite versiuni ale aceluiasi desen, in cazurile in care o fabrica are de-a face cu ansamble si loturi aflate in diferite etape de modificare.

Etichetarea produselor

Borderoul de versiuni trebuie evident insotit de un sistem de etichetare al produselor. Fiecare eticheta trebuie sa contina numarul de subansamblu si numarul de serie sau de lot. Unele companii prevad spatii pe etichete in care sa se poata inscrie numarul de identificare al modificarilor pe masura ce acestea sunt realizate (se includ si modificarile realizate pe loc).

9. Inregistrarea versiunilor in cazul proiectelor de investitii

Desi borderourile de versiuni descrise mai sus sunt folosite mai ales in proiectele de productie, versiunile trebuie inregistrate si in cele din minerit, petrochimie, constructii civile etc. sau in cele de capital. Daca contractorul vrea sa-si poata onora cum trebuie obligatiile post contractuale fata de client, acest lucru este vital. Lista, desi poate fi voluminoasa, este mai simpla decat in cazul proiectelor de productie cu loturi multiple deoarece exista doar un singur set de desene si specificatii care trebuie luate in considerare si doar cateva exceptii (daca exista si acelea), astfel incat versiunea finala a unui desen este intotdeauna cea corecta.

Formatul unui borderou de versiuni este cel din figura 2, desi aceasta forma este recomandata pentru utilizare manuala. In practica, este foarte probabil ca documentul sa fie produs intr-un sistem computerizat. Versiunea finala si completa a borderoului de versiuni trebuie sa contina numarul fiecarui desen folosit in proiect impreuna cu numarul de revizie corect. Echipamentele achizitionate in cadrul proiectului sunt definite de versiunea finala borderoului de urmarire a achizitiilor, care trebuie sa contina lista tuturor specificatiilor de achizitie, numarul corespunzator al solicitarii de achizitie precum si comenzile de achizitie rezultate si numerele lor. Aceste borderouri, impreuna cu registrele si fisierele cu documentele provenite de la furnizori, furnizeaza toate detaliile necesare.

Versiunile de desene si liste de achizitii trebuie realizate in seturi si subseturi, in functie de sistemele de numerotare ale sectiilor si subsectiilor uzinei si in concordanta cu structura de defalcare pe lucrari a proiectului.

10. Corespondenta si documentele interne

Scrisorile de la si catre furnizori trebuie indosariate impreuna cu fisierele ce contin comenzile de achizitie corespunzatoare, fiind inregistrari de natura contractuala sau tehnica. Corespondenta de alt tip, inclusiv cea cu clientul, poate fi indosariata in ordinea datei calendaristice.

Cand ia sfarsit un proiect de dimensiuni mari, poate aparea uneori o problema neplacuta, in sensul ca raman arhive constituite in cel putin doua locuri, de exemplu in arhiva centrala si in departamentul de proiectare. O metoda de a transforma aceasta dificultate in avantaj este de a arhiva intreaga corespondenta legata de un proiect in functie de subiecte si in concordanta cu structura defalcarii pe activitati a proiectului. Daca fisierele proiectului sunt gestionate corect, ele pot fi adaugate la arhiva centrala odata cu finalizarea lui. Aceasta modalitate de indosariere face posibila obtinerea oricarui document pentru care sunt cunoscute fie data, fie subiectul.

Corespondenta interna intre departamente este, de obicei, mai putin importanta, dar daca este necesar, poate fi pastrata impreuna cu fisierele pe subiecte corespunzatoare.

11. Istoricul sau agenda proiectului

Daca are suficienti bani si timp pentru acest lucru, uneori este util ca managerul de proiect sa scrie un scurt istoric sau sa intocmeasca o agenda a proiectului. Documentul nu trebuie sa reprezinta o capodopera literara, ci doar sa inregistreze fiecare eveniment semnificativ si sa prezinte o lista cu toate problemele serioase aparute, impreuna cu solutiile lor. Daca sunt indosariate alaturi de specificatii, minutele sedintelor si alte documente cheie, un astfel de istoric al proiectului se poate dovedi o resursa valoroasa, daca in viitor apar diferite probleme, legale sau de alta natura, privind proiectul respectiv. Referirea la istoricul unui proiect mai poate ajuta si la formularea strategiilor pentru proiecte noi, iar cunoasterea greselilor trecute ii poate face pe manageri sa nu le mai repete in viitor.

Gestionarea fisierelor si arhivelor

Volumul de munca necesar la sfarsitul unui proiect pentru a inchide dosarele si a stoca in siguranta informatiile este invers proportional cu atentia si grija acordate intretinerii fisierelor pe parcursul desfasurarii acestuia.

1. Stocarea

Se intampla prea adesea ca, intr-un timp foarte scurt, dosarele sa creasca substantial. Ele ajung sa ocupe spatii costisitoare de birou. Cu catva timp in urma, am afirmat ca nu exista o companie care sa dureze la nesfarsit pentru simplul motiv ca, pe masura ce timpul tinde spre infinit, se va sufoca sub propriile ei dosare. In ultimii ani, s-au inventat o serie de tehnologii care ajuta la depasirea acestei situatii: la inceput microfilmele, iar apoi stocarea sub forma digitala pe diferite suporturi.

Daca documentele voluminoase incep sa creeze probleme iata, in continuare, cateva optiuni ce pot fi luate in considerare:

Inchirierea de spatii pentru pastrarea fisierelor inactive, eventual in depozite sigure gestionate de una din companiile specializate in arhivare. Aceasta metoda are dezavantajul ca fisierele respective ajung iute sa fie uitate, singurul lucru care ne mai aduce aminte de ele fiind factura de plata a chiriei pentru spatiul respectiv.

Etichetarea evidenta a fiecarui fisier cu o data de revizuire, la care sa se decida daca dosarul se transfera pe microfilm si/sau se distruge.

Investitii in echipamente de arhivare cu mare eficienta in folosirea spatiului de stocare. Dulapurile inalte cu usi ocupa mai putin spatiu decat cele joase, cu sertare, ocupand mai bine spatiile dinspre nivelul plafonului.

Volumul de fisiere poate fi foarte mult redus prin utilizarea microfilmelor. Desenele se inregistreaza pe filme de 35 de mm sau pe alte tipuri de suporturi de celuloid. Documentele se pot stoca pe filme de 16 mm montate in casete (pentru fisierele semiactive) sau in plicuri speciale. Microfilmele sunt adecvate in cazul pastrarii indelungate, pentru tipariri si accesari ulterioare, in timp ce desenele, in cazul in care este probabil sa fie folosite din nou la o scara normala, trebuie pastrate in forma originala.

Daca se recurge la stocarea digitala sau pe microfilm, trebuie luate masuri de asigurare a echipamentelor care sa fie, si pe viitor, compatibile cu forma de stocare aleasa.

2. Indexarea si accesarea

Regasirea oricarui document intr-o arhiva de dimensiuni mari, indiferent daca este sub forma de microfilm, copie digitala sau normala, impune folosirea unui sistem de indexare foarte atenta. Asadar, sistemul trebuie sa permita ca o anumita scrisoare de la un client sa poata fi cautata printr-o referire fie la subiectul acesteia, fie la data documentului, fie la ambele. Daca mediul de stocare este digital, cea mai usoara metoda de regasire a informatiilor trebuie sa fie utilizarea unor cuvinte cheie.

3. Securitatea

Arhivele sunt supuse, de obicei, anumitor riscuri legate de incendii, inundatii sau pierdere. De aceea, este bine sa se pastreze si copii de siguranta (pornind de la filozofia ca o nenorocire nu loveste niciodata in doua locuri simultan). Totusi, daca se produce un incendiu care distruge fisierele originale, copiile de siguranta nu vor fi foarte utile daca nu exista un index privitor la continutul lor. De aceea, alaturi de copiile de siguranta trebuie sa existe si un index al fisierelor principale.

Securitatea fisierelor computerizate este, evident, importanta si trebuie sa intereseze orice angajat insarcinat cu activitatile informatice ale companiei. Persoana respectiva trebuie sa aiba grija sa-si realizeze copii de siguranta pe care sa le stocheze in fisiere off-line sau in alte zone sigure.

La momentul inchiderii proiectului, nici informatiile ramase in calculatoare nu trebuie uitate. Fisierele inutile trebuie sterse. Daca mai raman cateva fisiere nedorite pe dischete, aceasta nu reprezinta o problema. Dar uitarea si pastrarea on-line, pe harddisc, a unor fisiere de management al proiectului, printre care se pot numara exercitiile de analiza a retelei, borderourile de desene si borderourile de urmarire a achizitiilor reprezinta o risipa inutila. Prin urmare, fisierele care nu trebuie sa faca parte din baza de date on-line trebuie sterse sau transferate in sisteme de stocare off-line, mai potrivite.