Metodologia de derulare a misiunii de audit intern si valorificarea rezultatelor,pregatirea misiunii de audit intern si elaborarea teoretica a tematicii in detaliu a activitatilor auditabilie

METODOLOGIA DE DERULARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN SI VALORIFICAREA REZULTATELOR,PREGATIREA MISIUNII DE AUDIT INTERN SI ELABORAREA TEORETICA A TEMATICII IN DETALIU A ACTIVITATILOR AUDITABILIE

Pentru stabilirea misiunii de audit intern care urmeaza a se desfasura se analizeaza planul anual al compartimentului de audit intern, unde pentru fiecare misiune sunt prezentate urmatoarele elemente: domeniul de auditat, obiectivele, activitatile care urmeaza sa fie evaluate pentru identificarea riscurilor asociate, perioada supusa auditului, timpul afectat pentru realizarea misiunii si numarul de auditori.

In practica, in mod optional, se poate intocmi o informare - cadru privind misiunea de audit intern care urmeaza a se desfasura cu scopul de a informa propria conducere despre perioada in care se va derula misiunea, obiectivele si auditorii interni implicati si obtinerea aprobarii acesteia pentru inceperea misiunii.

Activitatea de desfasurare a unei misiuni de audit intern este deosebit de laborioasa si de aceea si in informare-cadru trebuie sa se mentioneze:

entitatea publica care va fi auditata;

cadrul legal in baza caruia se va efectua misiunea;

perioada supusa auditarii;

perioada alocata desfasurarii misiunii;

planificarea misiunii, avand ca scop alocarea timpului si a auditorilor care vor efectua activitatile preliminare si presupunand:

prelucrarea informatiilor;

analiza riscurilor asociate si interventia la fata locului;

intocmirea documentelor preliminare;

elaborarea documentelor finale;

activitatile care urmeaza a fi auditate;

instrumentele si tehnicile care vor fi utilizate;

concluzii - prin care fac recomandari in vederea indeplinirii misiunii, cum ar fi de exemplu, respectarea termenelor planificare.

Pe baza informarii - cadru aprobate se procedeaza la intocmirea si transmiterea, cu 15 zile inaintea inceperii misiunii de audit intern, a notificarii privind declansarea misiunii de audit intern. Scopul notificarii este acela ca entitatea publica care urmeaza a fi auditata sa fie instiintata asupra misiunii si principalelor obiective care urmeaza a fi auditate, duratei misiunii, interventiilor la fata locului si eventual sa furnizeze informatiile necesare, materialele care sa solicita prin acesta si, daca este cazul si exista motive intemeiate, sa obtina amanare.

In practica, pe langa misiunile de audit intern, planificate, pot, in mod exceptional, sa fie realizate si misiuni ad-hoc.

Misiunile ad-hoc se desfasoara conform procedurilor prevazute in norme, insa termenul de notificare poate fi redus, dat nu mai putin de trei zile calendaristice.

Specific realizarii misiunilor de audit intern este faptul ca, in etapa de pregatire, notificarea se inainteaza de catre structura de audit intern entitatii publice auditate, insotita de carta auditorului intern, comunicandu-se astfel drepturile si obligatiile auditorilor interni pe parcursul desfasurarii misiunii de audit.

Misiunile de audit intern se desfasoara conform normelor metodologice proprii activitatii de audit intern ale fiecarei entitati, asa cum rezulta din schema urmatoare:

Etapa I: Pregatirea misiunii de audit

Proceduri: 1. Initierea auditului

Documente:- ordinul de serviciu

- declaratia de independenta

- notificarea pv. declansarea misiunii

2. Colectarea si prelucrarea informatiilor

- lista centralizatoare a obiectelor auditabile

3. Analiza riscurilor

- tabelul "puncte tari si puncte slabe"

4. Elaborarea programului de AI

- programul de audit

- programul preliminar al interventiilor la fata

locului

5. Sedinta de deschidere

- minuta sedintei de deschidere

Etapa II: Interventia la fata locului

1. Colectarea dovezilor

- lista de verificare

- teste

- fisa de identificare si analiza a problemelor

2. Constatarea si raportarea iregularitatilor

- formular de constatare si raportare a

iregularitatilor

3.Revizuirea documentelor de lucru

Eseu: Subsistemul metodologic managerial Lucrare: Oboseala in munca - cauzele oboselii

- nota centralizatoare a documentelor de lucru

4. Sedinta de inchidere

- minuta sedintei de inchidere

Etapa III: Raportul de audit

1. Elaborarea proiectului de raport de AI

- proiect de raport

2. Transmiterea proiectului de raport de AI

3. Reuniune de conciliere

- minuta reuniunii de conciliere

4. Raportul final

- raportul final

5. Difuzarea Raportului de AI

Etapa IV: Urmarirea recomandarilor

1. Urmarirea recomandarilor

- fisa de urmarire a recomandarilor

2. Supervizarea

- lista de supervizare a documentelor

Autorizarea efectuarii misiunii de audit intern se realizeaza prin intocmirea si transmiterea ordinului de serviciu echipei de auditori interni. Rolul acestui document este de a repartiza sarcinile pe auditori pentru ca acestia sa poata demara misiunea de audit intern. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de structura de audit intern si se intocmeste de catre coordonatorul acesteia pe baza planului de audit intern si a informarii-cadru privind efectuarea misiunii de audit intern.

Asigurarea independentei auditorilor fata de entitatile publice auditate se realizeaza prin intocmirea declaratiei de independenta, al carei scop este verificare incompatibilitatilor personale ale auditorilor interni fata de conducere si personalul entitatii auditate. Astfel un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilitati personale, decat daca repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducatorului structurii de audit intern.

Procedura de colectare si prelucrare este de fapt pregatirea informatiilor in vederea efectuarii analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile in vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit.

Cunoasterea domeniului auditabil ii ajuta pe auditori sa se familiarizeze cu entitatea (structura) auditata.

Colectarea informatiilor din etapa de pregatire a desfasurarii misiunii de audit intern faciliteaza realizarea procedurilor specifice si in mod deosebit procedura de analiza a riscurilor.

Concret, auditorii interni:

- poarta discutii cu conducerea pentru a li se prezenta cadrul general de functionare a entitatii cand se vor solicita principalele documente: organigrama, regulamentul de organizare si functionare, fisele posturilor, regulamentele interne;

- se deplaseaza la fiecare compartiment implicat in misiunea de audit, unde se desfasoara activitatile cuprinse in plan si se familiarizeaza cu activitatea ce va fi auditata si solicitata: posturi cuprinse in schema, circulatia documentelor si situatia de la fata locului, modul de derulare a activitatii cu caracter general, procedurile, normele interne, circulare, iar daca nu au proceduri formalizate retin aceasta problema pentru etapa urmatoare de analiza a riscurilor.

Realizarea procedurii de colectare si prelucrare a informatiilor presupune din partea auditorilor un dialog profesional cu cei auditati, carora trebuie sa le comunice ca sunt prezenti pentru a intelege specificul activitatii lor si a-i sprijini pentru imbunatatirea acesteia.

Identificarea si analiza riscurilor reprezinta poate cea mai importanta procedura de pregatire a misiunilor de audit intern si se realizeaza in vederea elaborarii programului de audit (vezi paragraful tratat anterior Planificarea Auditului Intern).

Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu participarea auditorilor interni, sefului compartimentului si a personalului entitatii (structurii) auditate.

Scopul sedintei de deschidere il reprezinta intalnirea cu reprezentantii entitatii (structurii) auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmarite si modalitatile de lucru privind misiunea de audit si aducerea la cunostinta a programului de interventie la fata locului.

Ordinea de zi a sedintei de deschidere trebuie sa cuprinda: prezentarea auditorilor interni; prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; stabilirea termenelor de prezentare la conducerea structurii (entitatii) auditate a stadiului verificarilor; prezentarea tematicii in detaliu; acceptarea calendarului intalnirilor; comunicarea modului de realizare a interventiei la fata locului; asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii de audit public intern.

In faza de interventie la fata locului se vor avea in vedere, fara a se limita la acestea, urmatoarele:

a). cunoasterea activitatii (sistemului, procesului) supus verificarii si studierii procedurilor aferente;

b). intervievarea personalului auditat;

c). verificare inregistrarilor contabile;

d). evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne;

e). analiza datelor si informatiilor;

f). realizarea de testari;

g). Verificarea modului de indeplinire a recomandarilor aprobate prin rapoarte de audit anterioare.

Pentru realizarea obiectivelor care ii stau in fata, auditorul , in etapa interventie pe teren va apela la tehnicile si instrumentele specifice muncii de audit (verificare, observarea directa, interviul, analiza, chestionare).

In situatia descoperirii de iregularitati exista o procedura speciala de raportare a lor catre conducerea entitatii,din cauza gravitatii, dar si pentru stoparea rapida a efectelor negative pe care le pot produce pentru entitatea auditata. Astfel, cand auditorii ajung la concluzia ca s-a comis o iregularitate, ei sunt obligati sa raporteze cel mai tarziu a doua zi, conducatorului structurii de audit intern, prin transmiterea "Fisei de constatare si raportare a iregularitatilor".

Revizuirea documentelor de lucru se efectueaza de catre auditorii interni inainte de intocmirea proiectului raportului de audit intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite in mod corespunzator si ca acestea furnizeazai un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile/probele adunate in timpul misiunii de audit intern. Procedura de revizuire se concretizeaza in elaborarea "Notei centralizatoare a documentelor de lucru".

Dosarul de audit intern sunt proprietatea entitatii publice si sunt confidentiale. Ele trebuie pastrate pana la indeplinirea recomandarilor din raportul de audit intern, dupa care se arhiveaza in concordanta cu reglementarile legale privind arhivarea.

Sedinta de inchidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatarilor si a recomandarilor preliminare, precum si discutarea unui plan de actiune, insotit de un calendar de implementare a acestora, ocazie cu care se intocmeste minuta sedintei de inchidere.

In cadrul sedintei de inchidere auditorii urmaresc sa se asigure ca recomandarile si constatarile sunt clare, obiective, fundamentale, relevante, usor de inteles si nu vor permite interpretari. Constatarile trebuie sa fie fundamentale pe documente doveditoare si sa faca trimitere la reglementarile nerespectate. Aceasta sedinta de inchidere este planificata cu acordul entitatii auditate si a conducatorului entitatii auditoare.

Elaborarea proiectului raportului de audit intern, care mai poarta numele de raport intermediar, presupune respectarea urmatoarelor cerinte:

a). constatarile trebuie sa apartina domeniului (obiectivelor) misiunii de audit intern si sa fie sustinute prin documente justificative corespunzatoare;

b). recomandarile trebuie sa fie in concordanta cu constatarile si sa determine reducerea riscurilor potentiale;

c). raportul trebuie sa exprime o opinie bazata pe constatarile efectuate;

d). raportul se intocmeste pe baza fiselor de identificare si analiza a personalului si a celorlalte documente de lucru.

La redactarea proiectului raportului de audit intern trebuie sa fie respectate urmatoarele principii:

constatarile sa fie prezentate intr-o maniera pertinenta si incontestabila;

evitarea utilizarii expresiilor imprecise: "se pare", "in general", "uneori", "evident", a stilului eliptic de exprimare si a limbajului abstract;

promovarea unui stil de exprimare concret si a limbajului cat mai uzual;

evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;

ierarhizarea constatarilor, numai cele importante vor fi prezentate in sinteza sau la concluzii;

evidentierea aspectelor pozitive si a inbunatatirilor constatate de la ultima misiune de audit intern.

Scopul elaborarii proiectului raportului de audit intern este de a prezenta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor interni. Pentru elaborarea acestuia se au in vedere dovezile de audit prezentate anterior.

Procedura de realizare a proiectului raportului presupune parcurgerea urmatoarelor faze:

Auditorii:

o      redacteaza proiectul raportului de audit intern;

o      indica pentru fiecare constatare din proiect dovada corespunzatoare;

o      transmite sefului structurii de audit intern proiectul, impreuna cu dovezile constatarilor.

Supervizorul:

o      analizeaza proiectul raportului de audit intern si formuleaza propuneri de modificare, daca este cazul;

o      stabileste daca proiectul in intregime sau doar parti din el trebuie sa fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuire.

Auditorii:

o      efectueaza schimbarile propuse de catre supervizor, pe care le-au acceptat;

o      indosariaza proiectul raportului de audit intern in dosarul permanent, sectiunea A.

Proiectul raportului de audit intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite in maximum 15 zile de la primirea punctelor sale de vedere, care trebuie analizate apoi de catre auditorii interni.

Netransmiterea punctelor de vedere in termenul mentionat mai sus presupune acordul tacit al structurii auditate in legatura cu proiectul raportului de audit intern. In aceste conditii reuniunea de conciliere nu-si mai are obiectul. Scopul transmiterii proiectului raportului de audit intern entitatii (structurii) auditate este de a-i da posibilitatea acesteia de a analiza si a formula un punct de vedere la constatarile si recomandarile auditorilor.

In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata, in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile, in vederea acceptarii recomandarilor formulate, ocazie cu care se intocmeste minuta reuniunii de conciliere. Scopul reuniunii de conciliere il constituie acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori in proiectul raportului de audit intern si prezentarea calendarului de implementare a recomandarilor.

Rolul pregatirii reuniunii de conciliere revine in totalitate auditorilor, care au in vedere urmatorii pasi:

pregatesc intalnirea in termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere al entitatii (structurii) auditate;

informeaza entitatea (structura) auditata asupra locului si datei reuniunii, la care va participa si supervizorul;

analizeaza constatarile si concluziile din proiectul raportului de audit intern in vederea acceptarii recomandarilor formulate;

discuta situatia privind recomandarile ce urmeaza a fi implementate de serviciul contabilitate.

Auditorii intocmesc minuta reuniunii de conciliere si o indosariaza in dosarul permanent, sectiunea B.

Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit intern va fi insotit de o sinteza a acestuia.

Seful structurii de audit public intern trebuie sa informeze Uniunea Centrala de Armonizare a Auditului Public Intern (UCAAPI) sau organul ierarhic imediat superior despre recomandarile care au fost vizate de conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi insotite de documentatia de sustinere.

Scopul acestei proceduri este prelucrarea proiectului raportului de audit intern in vederea redactarii finale dupa discutiile din cadrul reuniunii de conciliere, cand el devine complet prin includerea punctului de vedere al entitatii (structurii) auditate.

Procedura de intocmire a raportului de audit intern este realizata de catre auditori, care:

constata introducerea in raport a tuturor modificarilor aprobate in proiectul raportului de audit intern;

finalizeaza raportul de audit intern;

constata existenta unei liste complete si corecte pentru difuzarea raportului de audit intern;

semneaza raportul de audit intern pe fiecare pagina.

Seful structurii de audit transmite raportul de audit intern impreuna cu rezultatele concilierii si punctul de vedere al entitatii (structurii) auditate conducatorului entitatii publice care a aporobat misiunea, pentru analiza si avizare. Dupa avizare, raportul de audit intern, in copie, va fi remis structurii auditate.

Curtea de Conturi are acces la raportul de audit intern in timpul verificarilor pe care le efectueaza.